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12 Consejos para

organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un éxito.
12 Consejos para organizar un evento de empresa
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Tabla de contenidos

1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente

2. Las ventajas de los eventos de empresa

3. Cómo definir adecuadamente los objetivos

4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos

5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades

6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)

7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)

8. Los nuevos formatos de eventos

9. La comunicación previa al evento

10. La comunicación post­evento

11. Cinco consejos para administrar los gastos

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos

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12 Consejos para organizar un evento de empresa
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1.  Para  qué  sirve  un  evento  de  empresa  y  cómo


organizarlo satisfactoriamente

Con  una  facturación  anual  superior  a  los  5.000  millones   de  euros  y  un  porcentaje
de  penetración  en  el  total  del  sector  turístico  de   más  cercano  al  12%,  la
organización  de  eventos  en  España  se  ha  convertido  en   un  sector  económico
potentísimo,  con  unas  perspectivas  de  crecimiento, a pesar de  las crisis, realmente
envidiables.  Prácticamente  todas  las  empresas  y  compañías  aspiran  a   organizar
uno  o varios eventos anuales de calidad  e impactantes, invirtiendo para ello mucho
esfuerzo  y  dinero.  Pero  ¿por  qué  son   tan  importantes   los  eventos?,  ¿cuáles  son
sus  ventajas?  ¿cómo  hay  que  organizarlos?  A   continuación,  ofrecemos   las
respuestas a estas y otras preguntas.

¿Para qué sirve principalmente un evento?

Independientemente  de  la  forma  que  adopten:  congreso,  jornada,  meeting,  etc.,  los
eventos  o  reuniones  de  empresas  son  instrumentos  de  comunicación  muy
potentes  y  eficaces.  Su  principal  utilidad  es   establecer,  potenciar   e  intensificar  los
contactos  personales,  tanto  externo  como  internos.  Es   lo  que  se  conoce  como
networking.

El  networking  es   un  elemento  clave  en cualquier estrategia de crecimiento  o desarrollo  de


una  empresa,  puesto  que  permite,  entre  otras   cosas,  obtener   reconocimiento  y
protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Otras ventajas adicionales

Además   de  para  posibilitar  y   potenciar  las   relaciones  cara  a  cara  (face  to  face),  los
eventos de empresa tienen otra serie de ventajas como:

● Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una
misma empresa.
● Generar y difundir contenido corporativo.
● Potenciar los negocios y las ventas.
● Premiar logros y reconocer éxitos

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Cómo organizar adecuadamente un evento

Aunque  a  priori  pueda  parecer  sencillo,  lo  cierto  es   que  organizar  eficazmente  un
evento  no  es  una  tarea  sencilla.  Para  considerar  un  evento  como  exitoso,  este  debe
servir  para  generar  contactos  de  valor  y   lograr  otros   objetivos   como:  aumentar  ventas,
generar  contenidos  con  valor  añadido  y  ofrecer  una  imagen  positiva  de  la  empresa
organizadora.

Otra  cuestión  básica  es  controlar  los  gastos   y  adecuar   el  presupuesto  correctamente con
el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión.

Principales trucos y estrategias

A  continuación,  citamos   los  que,  a  nuestro  parecer,  son  las   estrategias  y   trucos  más
adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.

1. Definir los objetivos adecuadamente

Detallar  los  objetivos  del  evento  de  la  forma  más  pormenorizada  posible,  de
manera  que  se  puedan  medir cualitativa  y/o cuantitativamente es  fundamental para
que,  posteriormente,  el  desarrollo  del  acto  sea  sencillo,  fluido  y   adecuado  al
mensaje que se quiere ofrecer.

2. Priorizar el contenido sobre el continente

Por  encima  del  lugar  y   el  escenario  donde  se  realice  (lo  que  se  conoce  como
continente),  lo  verdaderamente  importante  de  un  evento  son  los   temas   que  se
traten y la forma de exponerlos, es decir, el contenido.

Un  buen  contenido  nos   servirá  para  lograr  y   mantener  contactos  de  calidad  y
alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.

3. Utilizar la tecnología

Hoy   en  día  la  tecnología  aplicada  a  eventos  está  muy   desarrollada  y   se  pueden
conseguir  uno  resultados,  tanto  de  creación  y   difusión  de  contenidos   como
estéticos realmente espectaculares.

Las   posibilidades  son  ilimitadas  y  en  constante  evolución:  videos


tridimensionales,  videoconferencias  en  alta  calidad,  clases  on  line,  mapping,  etc.
Estas   técnicas  abre  un  gran  espectro  de  propuestas  originales   e  imaginativas  y

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nuevos formatos.

4. Mantener un flujo de comunicación

No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar  un  flujo  de
comunicación  constantes, que hoy en día es muy fácil gracias a las redes
sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con
clientes y colegas.

5. Administrar adecuadamente los gastos

Ceñirse  al  presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no


solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar
bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar
algún software específicos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

6. Añadir un plus de originalidad

Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar


huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y
decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos
estandarizados o demasiado vistos.

7. Recurrir a empresas especializadas.

La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable


recurrir a empresas  especializadas  en  su  organización. De esta forma, se gana
en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.

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Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su


atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes
de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores

A lo largo de los diversos capítulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos
relacionados con la organización de eventos, con un enfoque eminentemente práctico y
poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos, plantear
estrategias, elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad.

2. Las ventajas de los eventos de empresa

Se  calcula  que,  únicamente  en  España,  la  organización  de   eventos  de  empresas
genera  un  volumen  de  negocio  de  aproximadamente  5.000  millones   de  euros.  Esta
considerable  cifra  se  justifica  por  la  gran   importancia  de   estas  actividades  para
fomentar  y  fortalecer  relaciones  interpersonales,  fidelizar  y,  en  definitiva,  cerrar
ventas y hacer negocios.

Ventajas de los eventos corporativos

El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa,


pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades lúdicas
para los empleados.

Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en
las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas  que  enumeramos  a
continuación:

1) Los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación  muy


eficaces tanto a nivel interno como externo.

Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o
servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compañías del
sector, como para poner en marcha campañas de información internas y
estrechar lazos entre los propios empleados.

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2) Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales

Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de
contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros
profesionales.

3)  Mejoran la motivación y el clima laboral

Pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y
ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrés provocado por la rutina
laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y
trabajo en un destino atractivo.

Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un


campeonato de paintball o una jornada gastronómica, donde los empleados de una
empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en
la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

4) Sirven para premiar logros o reconocer éxitos

La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para
reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos
alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.

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5) Potencian los negocios y la venta

Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que


permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto
promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el


face to face continúa siendo uno de los métodos más eficaces para
conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales

Organizar  un  evento  rentable  y  eficaz  no  es  una  tarea  fácil, puesto que hay que
considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos
humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc. En los próximos
capítulos, vamos a exponer una serie de consejos, eminentementes prácticos, a  tener
muy en cuenta en la organización de este tipo de actos corporativos.

3. Cómo definir adecuadamente los objetivos

Como  ocurre  con  cualquier  proyecto,  los  objetivos  son  la   parte  más  importante  de
un  evento.  Definirlos  clara  y  detalladamente  es  fundamental  para   poder  desarrollar
adecuadamente  el  resto  de  etapas  del  evento   y  tomar  las  decisiones  correctas,
tanto a nivel estratégico como organizativo.

Consejos que pueden ayudar a definir objetivos

A la hora de planificar  los  objetivos de un evento, reunión, cena de empresa, actividad


lúdica o cualquier otro acto de este tipo, conviene  tener  muy  presente  los  siguientes
puntos:

1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles

Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar
ventas y mejorar mi red de contactos». Los objetivos deben ser mucho más claros
y concretos. Por ejemplo, «nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas
anuales de un producto específico, por ejemplo un software financiero, tras
realizar una presentación del mismo»  o «vamos a organizar un congreso de tres

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días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre
300 y 400 personas».

2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo

En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma


cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, número de servicios contratados,
profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa, etc.

Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o
la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica, que son
muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. No obstante,
siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observación de la
actitud de los empleados, etc.

3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo

Los eventos son actos de comunicación en vivo que, fundamentalmente, sirven


para lograr que un determinado colectivo pase a la acción.

Teniendo en cuenta esta máxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo
de acción: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar
contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias,
mejorar la cohesión de un equipo de trabajo, etc.

4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales

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Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar
más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones
puramente formales.

Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace
poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoración o
la animación, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.

En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de


“Meeting Architecture”, el cual potencia y prioriza los contenidos de
los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos
meramente formales o continente

La definición concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un


enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de
beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo.

4.  Beneficios y  ventajas  de un  planteamiento  óptimo  de


los objetivos

La  definición  adecuada  de  los


objetivos  de  un  evento,  para  cuya
consecución  es  muy  recomendable
el  seguimiento  de  los  consejos
explicados  en  el  capítulo  anterior,
supone  una  serie  de  ventajas  y
beneficios  tanto  en  la  esfera
organizativa,  como  en  la
consecución  de  las  metas  marcadas
y el ahorro de costes.

Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos

Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden

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dividir en estos cuatro grupos:

1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento

Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarán un


base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento.
Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y
qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más
adecuada, el lugar adecuado, a quién invitar, el contenido a tratar y cómo
presentarlo.

2) Consecución efectiva de las metas

La única forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es


tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si además estos objetivos se rigen por el
concepto y el marco teórico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente,
lograr dichas metas se multiplican.

El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el


contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicación,
ponentes, formatos de exposición, formas de interactuación con los asistentes,
etc.

3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado

La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy
variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo económico para
las empresas.

Obviamente, todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión, lo


que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos
previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.

Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes


presupuestarios, hoy en día las empresas suelen calcular y medir con
mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se
hacen, por qué se hacen, cuánto cuestan y, sobre todo, qué retorno
o rentabilidad se espera conseguir

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4) Evitar consecuencias no deseadas

Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque


parezca paradójico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban
proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios
empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.

Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de
recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes
de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la
organización es deficiente. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo
los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución.

Como hemos visto, la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa
totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa
de manera fluida, eficaz y rentable.

5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades

Hasta  hace  muy  poco,  la  inmensa  mayoría  de  eventos   se  celebraban  en  hoteles,
pero  hoy  en  día  existen  multitud  de  espacios  alternativos   que  pueden  aportar  un
plus  añadido  de  originalidad  y  capacidad  de  impactar.  Esto  significa  que,  a  través
de  la  elección  de  un  espacio  o  continente  diferente,  se  ha  abierto  una  puerta  más
de  creatividad  que  ayude  a  crear  una  experiencia  distinta  y  más  gratificante  del
acto.

El hotel o “viejo continente”

Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clásico para la organización de eventos tanto
internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos
(presentaciones de productos, demostraciones, etc).

De hecho, hoy en día sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:

● Es una apuesta clásica y segura.
● Se cuenta con todos los servicios  y  comodidades: salas espaciosas y
habilitadas, recursos tecnológicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,

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aperitivos y pernoctaciones, etc.


● Precio  cerrado, ya que se suele ofertar un pack de reunión por personas
asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala, proyectores
audiovisuales y otros recursos tecnológicos, servicio de comidas, etc.

Las alternativas

En los últimos tiempos han surgido un sinfín de nuevas posibilidades, tanto de hostelería
como en organización de eventos, que han conseguido romper el “monopolio” de los
hoteles. Nos referimos a:

● Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fábricas, museos…


● Fincas, masías.
● Pisos particulares tipo lofts.
● Etcétera.

Las posibilidades son múltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de
estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos
con el fin de sacarles un rendimiento económico que ayuden a su mantenimiento.

Aunque estos nuevos espacios suelen resultar más caros que el


clásico hotel, a veces suponen un ahorro en decoración adicional, del
tipo flores y otros ornamentos, porque ya la llevan incluida o bien la
espectacularidad del lugar lo hace innecesario

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Ventajas de los lugares singulares

Celebrar un evento en una finca rústica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes
ventajas:

● Supone un plus  de  originalidad  y  creatividad, por lo que se consigue mucho


más impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.
● La experiencia  del evento es mucho  más gratificante y se mantiene  por más  en
la  memoria  de  los  asistentes. Además, estos tenderán a comentarlo con otros
colegas de profesión y amigos, logrando una repercusión adicional del acto.
● Se pueden conseguir  efectos  decorativos  diferentes  y  muy  interesantes  sin
necesidad de un gran desembolso económico.

El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino también la decoración:


iluminación, ornamentación adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos
conviene buscar  la  originalidad  de  la  mano  de  profesionales  especializados y, en el
caso de elegir espacios alternativos, trata de aprovechar las características
arquitectónicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos
decorativos personalizados y adaptados al medio, como por ejemplo una tenue
iluminación con velas.

6. El contenido del evento: configuración y recursos (I)

Como  hemos  comentado,  tanto  las  empresas  que  encargan  eventos   como  las  que
los  organizan  han  ido  desplazando  del  continente  al  contenido   los  recursos
utilizados,  el  interés  y  la  importancia  otorgada,  entendiendo  que  lo  que  se trate  en
un acto es prioritario para la consecución de las metas y objetivos.

A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y


consideración por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticación
y variedad de formatos y recursos utilizados.

Los cuatro vectores de los contenidos

En la actualidad, el contenido de un evento, reunión o cualquier otra actividad corporativa


puede representarse como una figura geométrica con cuatro vectores, cuya correcto
tratamiento y potenciación adecuada y equilibrada dará como resultado un cuadrado

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perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y
pretensiones.

Estas cuatro  líneas  maestras  de  configuración  de  los  contenidos de un evento son:
la idea, los recursos  multimedia, las actividades  colectivas y los recursos  humanos
externos.

1) La idea

El contenido de cualquier evento debe basarse  en  una  idea que sea clara,
potente,  fácil  de  recordar para lo asistentes y que esté  presente en todo el
proyecto.

Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la


experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada
y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atención durante
mucho tiempo

Otras características de esta idea central dels evento es que se trate de un


concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo.
Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto, sino
también antes y después del mismo.

Por último, también es importante crear un slogan o claim fácil de recordar que
sirva para sintetizar, en una sola frase, la clave principal y la filosofía del evento,
así como un logo atractivo.

2) Recursos multimedia

Actualmente, los impresionantes avances tecnológicos permiten la creación de


contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de
una espectacularidad y belleza estética extraordinaria.

De entre las muchas posibilidades destacaríamos, por su impacto en los


asistentes, las siguientes :

1. Proyección  de  videos  más o menos sofisticados en 2D y, últimamente,


también en 3D.
2. Realidad  aumentada, que constituye un versión aún más realista y

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espectacular de la imagen tridimensional.


3. Hologramas. Imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que
las personas se encuentran levitando.
4. Mapping. Es el último grito y consiste en la proyección de imágenes en 3D
sobre cualquier tipo de superficie.

Para lograr el máximo impacto e intensificar el interés de los asistentes de un evento es


recomendable combinar el uso del mayor número de recursos tecnológicos posibles,
aunque, obviamente, todo depende de las posibilidades económicas de la empresa
organizadora.

En el próximo capítulo desarrollamos los otros dos puntos básicos del contenido: las
actividades colectivas y los recursos humanos externos.

7. El contenido del evento: configuración y recursos (II)

En  el  capítulo  anterior  hablamos  de  dos  aspectos relativos  a los contenidos de los


eventos  corporativos:  la  idea  y  los  recursos  multimedia.  A   continuación,  vamos  a
tratar  las  actividades  colectivas  y  los  recursos  humanos externos, que son las dos
líneas o vectores que cierran el proceso.

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3) Las actividades colectivas

Los  asistentes  a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carácter


interno, no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. Tienen que implicarse
y  participar  de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a
completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa. Si no es así, el acto
habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en
todo su nivel y potencial.

Este tipo de actividades dinámicas y grupales, conocidas también como team building,
pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de
cocina o de botánica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuación
inducida con los ponentes, una votación o el envío de comentarios a través de algún
medio digital.

La formación experiencial

En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye,


teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación  experiencial, que son
herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades.

La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la


empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo
de comunicación o de ausencia de un líder destacado, en el conjunto de los empleados
de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha
algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento
de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y
detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la
empresa.

4) Los recursos humanos externos

Se trata de contratar  a profesionales  para dinamizar el acto, entretener,  aportar valor


añadido,  capta  la  atención  y  sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan
enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía, por lo que
cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.

Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con
gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que

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realicen intervenciones de carácter «formal». Dentro de este grupo se encontrarían: gurús


o teóricos de una determinada materia y también, profesionales o exprofesionales de
prestigio en una actividad laboral o deportiva.

En una línea de actuación totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se
recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para
dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show.

Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a
organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar
ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística.

Aunque algunas empresas comienzan a estar más abiertas a


las propuestas originales y la innovación, todavía hay mucho temor a
organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas, por
lo que lo más habitual sigue siendo el contenido estándar y los
eventos tradicionales

Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa


utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la
animación, alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los
organizadores de cualquier evento. Si además se le añade, siempre en su justa y
equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos
aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes.

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12 Consejos para organizar un evento de empresa
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8. Los nuevos formatos de eventos

Las  conferencias  tradicionales,  donde  una  serie  de  ponentes  daban   largos
discursos,  de  forma  unidireccional  y  prácticamente  sin   apoyos  visuales   (o  como
mucho  con  algunas  diapositivas)  han  pasado  la  historia.  De   las  manos  de  los
nuevos  avances  tecnológicos,  actualmente  priman  nuevos  formatos basados en  la
interactividad  y  el  feedback con la audiencia, el dinamismo, la brevedad y el uso  de
contenidos audiovisuales.

Los nuevos formatos de evento

Hoy en día, la mayoría de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de


los nuevas tecnologías: aplicaciones para tablets y smartphones, contenidos
audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez más rápido y la
combinación de técnicas.

En esta línea de protagonismo de las nuevas tecnologías y del uso de la imagen por
encima de los textos y los discursos tradicionales se están imponiendo una serie de
nuevos formatos, entre los que destacan:

Presentaciones Pecha Kucha

Formato de presentación en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal


y de una forma muy rápida y dinámica, puesto que se limita el número de diapositivas a
20 y la duración a 10 minutos.

Se trata de un término de origen japonés que imita el sonido de una conversación y en un


principio se utilizaba para presentaciones artísticas y creativas, aunque en los últimos
tiempos se ha trasladado, con gran éxito y aceptación, al mundo de los negocios.

Conferencias TED

Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas,


espontáneas y bidireccionales, así como por el uso de elementos visuales simples y
eficaces.

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Videoconferencias

En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que


no podían acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares
específicos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el
uso de video y audio en alta definición, con la posibilidad de compartir todo tipo de
archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.

Aplicaciones para smartphones y tablets (Apps)

Desde sus propios dispositivos móviles, los usuarios pueden implicarse al máximo e
interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse información, etc.
Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad
participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de
geolocalización.

Webinars

Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de


pantalla interactiva.

Formatos híbridos

La tendencia actual de muchos eventos es ser híbridos, mezclando actividades y


exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.

Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptación,


son muy cómodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones,
en ningún caso van a sustituir las reuniones presenciales, puesto que siguen siendo la

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mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto
significa que que los formatos virtuales tienen un función complementaria.

9. La comunicación previa al evento

Con  anterioridad  a  la  organización  del  propio   evento,  es   muy  importante  llevar  a
cabo  un  trabajo  de  comunicación  previo  con   el  objeto   de  generar  interés  sobre  el
mismo,  captar  ponentes  y  asistentes  y  facilitar  la  consecución   de  contactos  y  el
intercambio de información.

La importancia de la etapa previa

Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o
reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de
comunicación, promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito, y
estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.

Mediante un adecuado  trabajo  y  tratamiento  de  la  fase  de  comunicación  previa  es
posible conseguir los siguientes objetivos:

● Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente


interesadas.
● La captación de los asistentes y ponentes que nos interese.
● Saber qué tipos de eventos, formatos o temas suscitan más interés para,
posteriormente, organizar el acto de acuerdo a estas líneas.
● Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información.

Herramientas de comunicación

Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fáciles de usar y la


mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias
de comunicación.

● Webs o blogs

Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo


nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A través de la web o blog
del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información, interactuar con los

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usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios


o sugerencias para luego incorporarlos al acto.

● Redes sociales

El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o


publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en
día, es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para
informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto,  lo  ideal  es
tratar  de  viralizar  la  información, para lo que también se puede abrir un canal de
video, en YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al máximo de gente
posible.

● Teasers

Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video)


donde se ofrece información parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o
humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que
pueden ser reales o virtuales.

● Sistemas de gestión de citas previas

Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los


profesionales que acuden a un evento es ampliar  su  red  de  contactos  o
networking. A través de webs, redes sociales y aplicaciones específicas para
dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos
mediante sistemas de gestión de citas previas, aproximación de intereses e
intercambio de mensajes e información.

Los sistemas de gestión de citas previas están todavía en una


fase muy incipiente, por lo que sería muy interesante su desarrollo
para que los asistentes a un determinado evento o reunión se
pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales
por los que están verdaderamente interesados

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Un adecuado trabajo de comunicación  pre­evento actúa  como  un  potente  imán con
el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de interés profesional (networking)
interés, expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad.

10. La comunicación post­evento

La  organización  de  un  evento  supone  un   esfuerzo, tanto  de horas de trabajo como


económico,  que  puede  llegar  a  ser  muy  elevado.  Por  este  motivo,  se  debe  intentar
alargar al máximo la experiencia del mismo mediante la comunicación post­evento.

El contenido es el rey

Como ocurre con Internet, el  rey  de los eventos también es  el contenido. Obviamente,


durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas
jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.

Para que este contenido sea útil, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y
formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para
que actúe como recordatorio a través de los siguientes canales.

● Redes sociales

Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se
han creado en el proceso de comunicación previa, o bien poner en marcha

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nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin límites temporales.

A través de esta red se puede ir enviando, periódicamente y con carácter


recordatorio si lo consideramos apropiado, todo tipo de información relacionada
con este evento y, si procede, con nuevas ediciones: documentos en pdf, vídeos,
presentaciones en streaming, etc.

● Utilización de contenidos como recordatorio: making of, fotos, etc.

Crear un making off en forma de video o montaje fotográfico que resuma el acto y
utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es
fundamental. También se pueden utilizar otros formatos de contenido, como
newsletters, eBooks, etc. Lo importante es darle pequeños estímulos al clientes
que actúen como nexo de unión entre empresa y usuario clientes y aporten algún
valor añadido.

Utilización del evento como marketing de contenidos

El contenido  generado  en  un  evento  puede utilizarse  dentro  de  una  estrategia  de
marketing  de  contenidos, que consiste en detectar las necesidades de información de
los clientes u otros profesionales y entregársela de manera relevante y en el formato
adecuado para así generar contactos, ventas, negocios o mejorar las relaciones internas.

11. Cinco consejos para administrar los gastos

El  coste  de  un  evento  puede  oscilar  desde  una   cantidad  mínima  para  una  simple
cena  de  empresa,  a  una  partida  muy  importante  si,  por  ejemplo,  se  trata  de  un
congreso  de una semana en un hotel de lujo  en un paraje exótico. Aunque  el coste
de  un  evento  es  relativo,  ya  que  todo  depende   de  los  beneficios  que  se consigan,
siempre hay que tratar, y más en épocas de crisis, de ahorrar costes.

Cinco consejos para controlar el presupuesto

A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y


optimizar gastos en la organización de un evento.

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1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico

Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio
con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fácil de
calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora
del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca.

De cualquier modo, siempre es primordial plantear  el ROI como un  objetivo básico  del


evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas
herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de
forma aproximada, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que
servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.

Una dificultad añadida para calcular el ROI, es que el evento


normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que
incluye otras canales y medios, por lo que es muy complicado
determinar qué porcentaje de logros corresponde realmente al propio
acto

2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente

Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando, aún hoy existe una tendencia en
centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los
aspectos puramente formales, como la decoración. Esto es un error, puesto que, como
hemo visto a lo largo del eBook, la verdadera importancia está  en los  contenidos y es
ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.

3)  Tratar  de  potenciar  las  relaciones  personales  tanto  en  el  propio  evento como  en
las etapas pre y post

Por encima incluso de los contenidos generados, lo  más  importante  de los eventos lo
constituyen las relaciones  personales  o  networking. Por ello, es importante
potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas
tecnologías: redes sociales, webs, apps. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de
no ser necesario disponer de un gran presupuesto.

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4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia

La contratación de un  buen presentador  o moderador o un speaker que tenga empatía


y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos
hacer. Es más, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de
actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atención
dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.

Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios


de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación, decorados, etc., ya que
con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella
en su memoria.

5)  Valorar la totalidad de gastos del proyecto

En la organización de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta


complejidad, entran  en  juego  muchos  factores,  todos  ellos  generadores  de  gastos:
organización, alquiler del espacio, decoración, audiovisuales, estrategias de
comunicación de antes y después del evento, logística etc.

Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es


indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante  la  utilización  de
algún  software  específico (programa o aplicación) se consigue simplificar  y optimizar
este tipo de cálculos.

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Uno  de  estos  softwares  es  Captio www.captio.net, una aplicación para dispositivos
móviles que permite  gestionar  de  forma  automatizada  los  pequeños  gastos
relacionados  con  los  eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma
totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio,
los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el
sistema se encarga de extraer automáticamente la información, almacenarla en la nube,
generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Además, esta información digital
está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.

El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos


y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más
posible los objetivos previamente definidos.

12.  Perspectivas,  oportunidades  y  aspectos  de  mejora


en los eventos corporativos

Los  datos  hablan  por  sí  solos  de  la  extraordinaria   importancia  empresarial  y
económica  de  los  eventos. Según datos de la IBTA  (Asociación Ibérica de Gestores
de  Viajes  de  Negocio)  las  empresas  españolas  invierten  en   reuniones  y
convenciones  más  de  5.000  millones  al  año   sin  contar  PYMES  y  multinacionales,
por  lo  que  la  cifra  final es mucho mayor. Por otra parte, se calcula que un  12% de la
recaudación  turística  en  España  está  relacionada  con   los  actos   corporativos.  Otro
dato,  en  este  caso  de  fuera  de  nuestras  fronteras,  es  que  el  sector  de  los  eventos
ocupa el tercer puesto de generación de PIB en los EEUU.

Perspectivas de futuro

La magnitud de estos datos hacen que, pese a la crisis, el futuro  de  los  eventos,
especialmente en España por su potencial turístico y magníficas infraestructuras, solo
puede ser visto de forma positiva y halagüeña.

La captación de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos


personales cara a cara (face to face) con otros profesionales, en definitiva lo que se

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conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el
objeto de deseo de las empresas.

Y como está demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y
reuniones, su crecimiento está plenamente garantizado.

Oportunidades

El contexto para desarrollar  el  negocio  del  sector  de  los  eventos  presenta retos pero
también grandes  oportunidades, sobre todo por los grandes avances tecnológicos en
distintas esferas y niveles.

Hoy en día es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos


audiovisuales, intercambiar información de toda clase en las redes sociales, celebrar
videoconferencias, impartir clases on line con la máxima calidad y un largo etcétera. Y
todo ello, además, sin necesidad de disponer de un gran presupuesto.

Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atención, dejar huella en su


memoria y generar contenido de calidad y valor añadido se encuentra más al alcance
que nunca. No existen otros límites que la propia imaginación y el deseo de romper
moldes y salirse un poco de lo estándar y seguro.

Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, técnicas y estrategias y


tecnología a utilizar son hoy en día innumerables y en constante crecimiento y evolución.
Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la
consecución de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables
opciones a escoger y estrategias a implantar, así como los innumerables aspectos a
considerar han aumentado mucho la complejidad  del  proceso  de  organización  de
cualquier evento.

Ante esta nuevas situaciones y formas mucho más estimulantes, pero a la vez
complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo más
recomendables es contratar  los  servicios  de  empresas  especializadas  en  la
organización  de  eventos. Es la mejor vía para asegurarse el éxito, la adecuación a los
objetivos y el control del presupuesto.

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Aspectos de mejora

Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que
todavía necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:

● Actividades  lúdicas. Se recurre demasiado a las opciones estándar como: un


mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este
aspecto, hay que ser mucho más innovador y tomar decisiones un poco más
arriesgadas.
● Contenidos. No se están aprovechando en todo su potencial las posibilidades
actuales de generación, difusión y creación de nuevos formatos.
● Networking  previo. Aunque ya se
están dando algunos pasos en este
sentido, aún hay mucha labor pendiente en
lo que respecta al desarrollo de
aplicaciones informáticas que potencien
los contactos, la concertación de
reuniones y el intercambio de información
antes del evento, para que cuando se
celebre sea mucho más fácil y efectivo
tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.

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Agradecimientos:

Fernando Le Monnier

Business Development Manager en Eventoprix.es.


Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de
eventos.

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