Rodriguez Ayala

5. ACTOS PROTOCOLARIOS DE
ACUERDO AL TIPO DE EVENTUALIDAD
Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de
productos y servicios.

● La idea es presentar un
nuevo producto
● Fomentar relaciones y
reforzamiento de la marca
● Feedback para la empresa
 Protocolo a seguir

● Recepción de invitados y
periodistas
● Discurso: Se impone un breve
discurso de apertura con
contenido. Puede realizarlo un
alto directivo de la empresa.
 Protocolo a seguir
● Presentación: Es muy recomendable realizarla con apoyo de imágenes, y/o
video institucional. Junto a la presentación, dependiendo del producto, se
puede invitar a degustar el mismo, o realizar una demostración del producto.
● Cóctel o Cena formal
● Regalos empresariales y cierre
 5.2 Conferencias y Convenciones

Una conferencia es una

reunión de personas en las que
se trata un tema específico

Interés social, religioso, político,

corporativo, académico o de
otro tipo.
Introducción
Se identifica el tema de la conferencia y se define claramente el
objetivo.

Desarrollo
Esta parte se comprende la información relevante que se quiere
transmitir al público, se presentan todos los datos tema: hechos,
análisis, evaluaciones, y las ideas materializadas.

Conclusión
Se generalizan las ideas fundamentales, es decir, se
resume toda la información expuesta y se da fin al tema
expuesto.
 Estructura

1. Presentación del orador

2. Exposición del discurso
3. Sesión de preguntas y
respuestas
4. Agradecimientos al
conferencista
 Convención

Una convención, es un
evento o un acto, que puede
ser de carácter público o
privado; es decir, puede
estar organizado por una
empresa privada o por el
propio Estado.
 OBJETIVOS

● Generar conciencia sobre algún motivo determinado.

● Lanzamiento de una nueva marca, o un nuevo
producto.
● Generar relaciones entre hombres y mujeres de
negocios.
● Presentación de estudios, informes y observaciones a
interesados.
● Motivación de la propia compañía, o su personal.
● Convivencia entre miembros de una misma compañía.
 En una conferencia está el orador y
el tema suele ser único.

En una convención están los

delegados de diferentes grupos
geográficos y exponen su opinión.
 5.4. Presentaciones Comerciales.
Objetivo: Que la empresa o
el equipo comercial, logren
la venta (o negociación) con
el cliente potencial.
El éxito depende, en gran medida, del primer impacto del cliente con nosotros.
Pasos:
● Presentación de la empresa
● Presentación de la oferta
● Características del producto o
servicio
● Presentación de oferta de venta
● Cierre de negociación
● Agradecimientos y entrega de
obsequios.
5.5 Cursos de Capacitación e incentivo
para público interno
 Liderazgo transformador.
Tiene el objetivo de potenciar el
desarrollo de competencias de un
líder humanamente efectivo y
negociador, con énfasis en la
capacidad de identificar obstáculos
y desarrollar e implementar
estrategias que generen nuevas
alternativas de acción, para lograr
objetivos personales y
organizacionales.
 Técnicas modernas de ventas.

El equipo de comerciales desarrolla

habilidades para conducir un
proceso de ventas, utilizando un
modelo complementado de
herramientas comunicacionales
que les permiten interactuar
efectivamente con sus clientes
 Inteligencia emocional

Tiene como objetivo principal descubrir

y desarrollar las habilidades personales
necesarias para desempeñar un rol,
utilizando las claves que aporta la
inteligencia emocional e involucrando
al participante en un compromiso que
impacte positivamente en todas las
áreas de su quehacer humano.
 Trabajo en equipo

Al finalizar el curso, los

participantes serán capaces de
potencializar las destrezas y
habilidades, tanto personales
como las de su grupo de trabajo,
para lograr una mayor sinergia
que produzca mejores
relaciones personales y
resultados más productivos.
 Negociación

A través de técnicas
efectivas de comunicación
persuasiva y estratégica se
desarrollan competencias
para la negociación
ganar–ganar en las
diferentes situaciones
laborales.
 Primeros auxilios
Ofrecen una capacitación para
poder enfrentarse a cualquier
situación de emergencia con
más calma, sabiendo
exactamente lo que hay que
hacer en cada momento y
según el caso.
5.6 Reuniones y acciones con la prensa

La gestión del protocolo debe ser

uno de principales los aspectos a
tener en cuenta para que el acto
sea un éxito, tanto a nivel
organizativo, como a nivel
mediático, aparte de la estrategia
de comunicación y del diseño de
los mensajes y contenidos.
Un fallo de protocolo en la organización
puede terminar acaparando los titulares de
los medios, relegando de este modo los
mensajes corporativos a un segundo plano.

De ahí la importancia de elaborar una

meticulosa planificación protocolaria para
asegurar que la estrategia mediática alcance
sus objetivos.
 Fase de preparación

● Espacios para prensa en llegada: en el caso de altas

autoridades se dispondrá de un espacio para prensa
gráfica para que puedan tomar imágenes de la llegada
de las autoridades.
● Elaboración de ficha de protocolo: en este
documento deberán aparecer los siguientes datos:
título del acto / fecha / lugar de celebración /
autoridades y directivos que asisten / composición de
presidencia / desarrollo del acto minutado. Este
documento se compartirá y validará con los diferentes
gabinetes de protocolo implicados en la organización.
Uso de tratamientos en documentación y materiales
de prensa: es importante que en los materiales se
especifiquen los tratamientos protocolarios de las
autoridades (Excmo. Sr. D., Ilmo., etc…). Aportar este
detalle ayudará a la elaboración de los saludos en los
discursos.

Coordinación con gabinetes de protocolo: Se deben

contemplarse los siguientes aspectos: quién ejercerá
de anfitrión, quién será el invitado de honor y quién
presidirá el acto. En ocasiones es recomendable ser
flexibles en la cesión de presidencias, con deferencia
a las autoridades invitadas y en la línea del objetivo
institucional por el cual se celebra el evento.
Coordinación con gabinetes de prensa: con
dichos departamentos se compartirá la
convocatoria y la nota de prensa a enviar a
medios. Normalmente el resto de entidades
implicadas elaborarán sus propias notas de
prensa. Si queremos que nuestros mensajes
vayan incluidos en el resto de comunicados
debemos compartirlas con ellos con la
suficiente antelación.
5.7 Participación
en Ferias y
Exposiciones
 ¿DIFERENCIA?

FERIA
Una feria es un evento que se
realiza de forma periódica en el
cual empresas de un mismo
sector exponen sus productos
y/o servicios. Normalmente en
las ferias hay novedades de las
empresas y demostraciones.
EXPOSICIÓN
Una exposición es un evento
cuyo objetivo es el intercambio
de información y la generación
de negocios, pero al ser un
público más especializado no se
realizan transacciones en el
momento.
 OBJETIVOS GENERALES
FERIA
Son una importante
herramienta del marketing y un
medio de comunicación y
escaparate comercial muy
importantes. Las ferias tienen
una vertiente publicitaria y una
estrategia de venta.
EXPOSICIÓN
La empresa presenta a todos
los visitantes sus productos, su
precio, su distribución, su
publicidad, su promoción y su
fuerza de ventas, poniendo más
énfasis en alguno de estos
elementos, de conformidad con
los objetivos que pretenda
alcanzar.
 Acto protocolario en Ferias y Exposiciones

1. Planificar y elaborar un plan de acción con

suficiente antelación.

● Establecer los objetivos

● Calcular el potencial de tu evento
● Definir un presupuesto
● Elaborar un plan de marketing
● Hacer un listado de posibles recintos para el
evento
● Servicios incluidos y complementarios
● Hacer una estimación de tus necesidades de
material, personal, etc.
2. Encontrar el espacio perfecto para tus
necesidades y las de los asistentes.

Facilitar el alcance de los objetivos que se han

planteado al acudir.

❏ ¿Cuales son tus necesidades y la de los

asistentes?
❏ ¿Que tan atractiva y accesible es?
❏ ¿Cuento con resolución de imprevistos?
❏ ¿Cuento con varios accesos?
❏ ¿Cual es el número de asistentes previstos?
 3. Escoger una fecha que no coincida con otros eventos importantes.

4. Encontrar patrocinadores/colaboradores

● Lo ideal es conseguir varios pequeños patrocinadores o uno

principal.

● Se recomienda que sean con experiencia en tu sector objetivo y

ser considerado un experto por parte de los asistentes.

5. Tomar las decisiones correctas para la ejecución del plan de marketing.

● Venta de entradas y stands.

● Escoger un sistema de venta de entradas/inscripciones online.

● Utilizar un sistema de control de acceso.

6. Preparar animaciones, comida y bebida.

● Consolidar el entusiasmo de los visitantes y de las

empresas asistentes.

● Facilitar entornos de networking.

7. Hacer un seguimiento tras el evento.

● Mantener en el tiempo una relación positiva y de confianza

con los diferentes actores.
 5.8 CEREMONIAL Y
PROTOCOLO APLICADO A
EVENTOS EMPRESARIALES
PROTOCOLO EN EVENTOS EMPRESARIALES

Un protocolo de eventos
empresariales es el conjunto de
normas establecidas para saber
cómo actuar dependiendo de la
situación que se dé en el
acontecimiento. Busca cuidar la
imagen y los valores de la
empresa de cara al exterior y a
los propios empleados.
Fases del protocolo de eventos empresariales

● Protocolo empresarial en la fase previa al evento:

Se establecen los primeros detalles teniendo en cuenta aspectos como el
lugar, hora, número de invitados y el programa del evento.
 Habrá que seguir ciertas normas y
modos de actuación para mantener
en todo momento las reglas
establecidas de protocolo y montaje
de eventos corporativos.

1. Bienvenida de los invitados

2. Entrega de documentos
3. Comida y bebida.

● Protocolo empresarial durante el evento

 La despedida física en el lugar
donde se ha celebrado,
tendrá que llegar
acompañada de una serie de
actividades posteriores.

1. Nota de agradecimiento
2. Fotos del evento
3. Resultados del evento

● Protocolo empresarial después del evento

CEREMONIAL EN EVENTOS EMPRESARIALES

El ceremonial se centra en la organización de todos los aspectos y

formas concernientes a la organización de un, acto o ceremonia
(público o privado).

El rol del ceremonial en el ámbito de las instituciones, empresas y

organizaciones comunitarias, se redimensiona y cobra valor en
virtud de la complejidad del medio en el que se desarrolle,
preservando su identidad y multiplicando sus resultados.
 1)Espacio-Temporales

Materiales e inmateriales que darán las

condiciones estéticas propias a cada evento.

2) Personales
constitutivos

La etiqueta o signos de identidad que

individualizan y/o al tiempo socializan a los
Elementos

participantes en el evento empresarial.

3) Normativos
Las reglas de ordenación en el espacio - tiempo
que rigen en las empresas que tienen lugar
estas ceremonias, especialmente las normativas
internas de esta organización.
 IMPORTANCIA

En la actualidad, según Silvia Graciela

Molinari, autor del libro El Ceremonial
Institucional y de los Negocios, la
actividad de ceremonial y protocolo se
vincula directamente al desarrollo de las
organizaciones y su adecuada
implementación, aporta los elementos
necesarios para incrementar el prestigio
de la identidad corporativa, a través del
constante cuidado de la imagen y las
formas de sus eventos.
5.9 sponsoring y
auspicios
 ¿ QUÉ SIGNIFICAN?

Sponsoring
Es un convenio entre dos o
varias empresas, donde una de
ellas se patrocina dentro de los
canales de la otra.
Auspicios
Es una garantía para la
organización de un evento que
se puede solicitar a entidades
públicas o privadas con el fin de
darle una mayor importancia al
encuentro que se está
organizando.
 CARACTERÍSTICAS

Sponsoring Auspicios
● Tipo de auspiciador dependiendo la
relación de las empresas con los
Presencia fija eventos que se quiere realizar.
CPM (Coste por Mil) ● Se hace por medio de productos
CPC (Coste por Click
que la empresa elabora o bien por
CPL (Coste por Lead)
los servicios que presta.
● Relacionado con actividades BTL.
● Estas no son financiadas
Elementos auxiliares
Lonas
● Cartelería, rollups y pósteres
● Paneles decorativos
● Merchandising
● Folletos, flyers y catálogo
● Photocall
 5.10 Eventos subsidiarios
Un evento es una herramienta de gestión táctica del área de marketing y de
relaciones públicas de una empresa o institución. Aporta beneficios tanto para la
prosecución de los objetivos comerciales, como para los comunicacionales e
institucionales.
entonces un evento subsidiario es toda aquel que cuenta con ayuda u apoyo de
distintas organizaciones para el patrocinio del mismo, como ejemplo podemos
poner los conciertos musicales donde cuentan con varios patrocinadores para
llevar a cabo el evento.
 APA:
● C. (2018, 18 mayo). Cursos más solicitados por empresas y capacitación de personal
de Adecco. Blog Adecco.
https://blog.adecco.com.mx/2018/05/18/cursos-para-empresas-adecco-capacitacion
-personal/
● (Mexíco), B. (2019). StuDocu. Obtenido de
https://www.studocu.com/es-mx/document/bachillerato-mexico/lectura-expresion-oral-y-escrita-
ii/conferencia-caracteristicas/8920118
● Morales, F. C. (25 de febrero de 2021). Economia. Obtenido de Convencion:
https://economipedia.com/definiciones/convencion.html
● S. (2020, 24 diciembre). Montaje y protocolo de eventos empresariales: la importancia de dejarse

asesorar. Meetings & Events.

https://www.vinccihoteles.com/blog-expert/montaje-y-protocolo-de-eventos-empresariales/