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PRESUFACIL – MANUAL 1

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INDICE
IT E M DESCRIPCION PÁGINA

1 CONFIGURACION INICIAL DEL SISTEMA 2

2 CONFIGURACION INICIAL DE EXCEL 3

3 UBICACIÓN DE PRESUFACIL 4

4 ENTRANDO A PRESUFACIL 5

5 PARTES DE PRESUFACIL 6

6 CREACION DE PRESUPUESTO NUEVO 9

7 TRABAJO EN PRESUPUESTO CREADO 10

8 CREACION DE ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS 11


(CREAR APU)
9 GUARDAR ANALISIS DE PRECIO UNITARIO 14
(GUARDAR APU)
10 USAR UN APU GUARDADO EN EL PRESUPUESTO 15
(VINCULAR APU)
11 MODIFICAR O INSERTAR LOS PORCENTAJES DE 17
COSTOS INDIRECTOS Y EL VALOR TOTAL
12 OTRAS OPCIONES DEL MENU PRESUFACIL EN EL 18
PRESUPUESTO
13 CALCULO DE CANTIDADES DE MATERIALES 18

14 COMPILACION DE PRESUPUESTO Y APU EN UNA 20


SOLA LISTA
15 TRABAJAR CON LAS OPCIONES BASICAS DE 21
PRESUFACIL
16 CREAR UN ANALISIS DE PRECIOS BASICOS (APB) 21

17 IR A UN ANALISIS BASICO CREADO O ANALISIS 24


UNITARIO GUARDADO
18 TRABAJAR CON DIFERENTES LISTAS DE PRECIOS E 25
INCREMENTOS
19 PREGUNTAS MAS FRECUENTES 27
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CONFIGURACION INICIAL DEL SISTEMA

Para que el software funciones correctamente, y no presente problemas en su funcionamiento, debe


verificar la configuración regional y de idioma del equipo, esta opción la encuentra en el Panel de
Control

Debe colocar como separador de decimales “El Punto” Y separador de miles “la Coma”

Símbolo decimal: “El Punto”

Separador de miles: “la Coma”

Separador de listas: “El Punto”

Luego presione Aceptar ...


y listo!!!!!
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2. CONFIGURACION INICIAL DE EXCEL

Entre a Excel y verifique el nivel de seguridad :

Verifique inicialmente
Que el Excel tenga el nivel de
seguridad “medio”

Este paso solo lo hace una vez


… Excel guarda esta
configuración.

Con este nivel de seguridad


se puede ejecutar “presufacil”
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3. UBICACIÓN DE PRESUFACIL

Si su Presufacil fue enviado por correo electrónico, usted descargó el siguiente archivo:

Verifique que el archivo comprimido esté en el c:\ (En el directorio raiz del disco duro C)

Haga clic con el botón derecho del Mouse, y escoja la opción “extraer Aquí”

Automáticamente se crea una carpeta con el nombre C:\presufacil2007

Que contiene los siguientes archivos:

Nota: Para que el software funcione los archivos Presufacil y plantilla deben estar en esta
carpeta ( c:\presufacil2007)
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Si su Presufacil fue entregado en CD, solo copie la carpeta presufacil2007 al disco duro c:\

La estructura del presufacil debe quedar así:

4. ENTRANDO A PRESUFACIL
Entre a la carpeta
“c:\presufacil2007” y abra el
archivo presufacil.xls”

En esta pantalla debe


cliquear “habilitar macros”

Si esta pantalla no aparece, debe repetir la configuración de Excel (Vea paso 2, en la página 3 de este
manual)

Nota: Para agilidad en el trabajo con presufacil, debe imprimir el archivo “listado Presufacil
Guia.xls” aquí se encuentran los insumos divididos por categorías. Uselo como guia de códigos de
materiales, herramientas y equipos.
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5. PARTES DE PRESUFACIL

La información en este capítulo es muy importante, le ayudará a utilizar de una manera óptima el
software.

Archivo presufacil.xls:

En el archivo presufacil.xls se encuentran las siguientes hojas:

Portada, Insumos, Basicos, APUGuargados, nits, y otras

- La hoja de portada:

Desde aquí tiene la opción de Registrar el producto, Acceder a las opciones Básicas de presufacil y
de crear un presupuesto nuevo.
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- El listado de Insumos:

Es un listado de todos los materiales, herramientas, equipos y mano de obra que se puede usar para
los análisis de precios unitarios (APU) o en los análisis de precios básicos o Sub – Análisis (APB);
tiene una columna de código, nombre, unidad de Medida, Precio Base y precios de otras referencias
(estas referencias pueden ser los precios de ese insumo en diferentes ciudades, o de diferentes
clientes, etc).

Si desea agregar cualquier insumo, solo debe colocar un código con su respectivo nombre, medida y
precio, hecho esto, puede utilizarlo en los APU o en los APB

Si desea modificar algún precio, solo modifíquelo en esta hoja y automáticamente cambiará en todo
su proyecto.

Entre los archivos enviados del programa, existe un archivo que se llama presufacilguia.xls, este
archivo tiene los insumos divididos por categorías, es de vital importancia que se tenga este listado o
el que usted agregue a la mano para facilitar el ingreso de los códigos en los APU o APB

- El listado de Análisis Básicos:

Los análisis básicos se conocen también como Sub-análsis, y son aquellos creados para facilitar el
cálculo de un Análisis de Precios Unitarios, por ejemplo: concretos, morteros, etc.

Presufacil los tiene en una lista y solo desde esta lista se pueden crear nuevos, cada vez que se crea
un APB, se crea una hoja en el archivo presufacil.xls que tiene el nombre del APB.
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Para agregar un básico solo coloque un código, la descripción y medida, luego en el menú de
Basicos (que se obtiene presionando CTRL + K) seleccione la opción “Crear APB” y siga las
indicaciones de pantalla (ver pagina 22 de este manual).

Una vez creado, lo puede usar en cualquier APU.

Listado de Insumos Listado de Análisis Básico

En el listado de Análisis básicos (columna F1), usted puede determinar con que columnas de precios
trabajará, por defecto presufacil viene configurado para la referencia 1, pero puede trabajar con
cualquier referencia de precios.

- Los Análisis de Precios Unitarios Guardados:

Se entiende como Análisis de Precio unitario el desglose de una actividad para determinar su costo,
y se obtiene analizando en una unidad que cantidades se gasta de materiales, equipos, herramientas y
mano de obra.

Cuando se crea un APU (ver pagina 11 de este manual), se hace en el libro de presupuesto, y queda
allí; pero cuando se guarda (ver pagina 15 de este manual), Presufacil lo guarda automáticamente en
el archivo Presufacil.xls, y de esta manera en cualquier presupuesto que esté haciendo, lo podrá
vincular (ver página 16 de este manual).

Es de igual manera necesario a medida que va guardando APU, tener el listado para su fácil manejo.
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6. CREACION DE PRESUPUESTO NUEVO

Haga clic para crear un presupuesto


nuevo

Si cliqueó “Crear archivo de


trabajo” debe hacer clic en esta
opción.

Introduzca el nombre con el que desea


guardar el presupuesto y presione
“Enter” o “Aceptar”.

Los presupuestos creados son


almacenados en la carpeta
c:\presufacil2007\

Presufacil internamente hace una copia del archivo plantilla.xls y la guarda con el nombre que usted
colocó.
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7. TRABAJO EN PRESUPUESTO CREADO

Archivo de presupuesto:

Este archivo consta de: Hoja de presupuesto Detallado, hoja de cantidades, un formato en blanco
APU, y una hoja del presupuesto resumido.

Si no le sale esta pantalla sino un error “Archivo no encontrado”, es que tiene mal ubicado los
archivos, cierre todo y coloque los archivos en la carpeta c:\presufacil2007\

Esta hoja de presupuesto se debe llenar con los datos de la obra, fecha, propietario, y las cantidades
suministradas para cotizar:

En este espacio puede colocar el Logo de la empresa,


si necesita mas espacio para el logo no amplié el
numero de filas, solo amplié el ancho.

Nota: si coloca el logo en el libro planilla.xls, cuando


cree un presupuesto nuevo vendrá con esa
configuración

La separación
siempre será (,)

Nota: La separación usada en el numero del ítem debe ser la coma ( , ) por ejemplo 1,0 2,1 2,1,1
si coloca otro separador, Presufacil tendrá problemas cuando calcule las cantidades de
insumos del proyecto o cuando haga el presupuesto resumido.

Una vez llena esta información pueden empezar a crear los APU o a vincularlos si ya los tiene
creados.
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8. CREACION DE ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS (CREAR APU)

Para crear un APU debe acceder al menú de Presufacil (presione la tecla “Ctrl” seguida de la tecla
“K” o sea Ctrl + K ), y se despliega el siguiente menú:

Con la opción “Crear APU” solo tiene que indicarle la fila de Excel en la que se encuentra el ítem
del que desea crear el APU y darle aceptar o “Enter”.

Si la información aquí es correcta, haga clic en


“Crear APU” o simple mente oprima la tecla
“Enter”.

Presufacil creará una hoja con el nombre del


APU y vinculará el valor del APU al presupuesto
automáticamente
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Toda esta información se
llena automáticamente
Hoja de APU creado:

Esta referencia de Precios


debe modificarla solo en
libro Presufacil.xls en la
hoja “basicos” en la celda
“F1”

El desperdicio lo puede manejar


de forma general en el
FormatoEnBlancoAPU o en
cada APU
Si el código que
Solo debe coloca es de un
colocar el básico, debe colocar Coloque su rendimiento
código del aquí la letra “b” o
insumo a usar cualquier letra

Este incremento corresponde al porcentaje de


expansión de materiales, o perdidas por
desperdicio.

Se colocan en cada uno o para manejarlos


globalmente modifíquelo en el cuadro
especificado en FormatoEnBlancoAPU para
tal fin.

El % de aportes será incrementado al valor de mano de obra


directamente, pero al igual que los porcentajes de AIU e IVA
NO los debe modificar en esta hoja, sino en la hoja
FormatoEnBlancoAPU (a menos que lo necesite)
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El APU está dividido en tres partes: Materiales, Herramientas Equipos y Transporte y Mano de
Obra; Si desea insertar una fila, puede hacerlo, pero debe copiar y pegar la formula de otra fila.

Nota de Básico: El Código 40314


pertenece a un básico, por lo que esta celda
no puede quedar vacía, coloque la letra b o
cualquier letra.

Si usted quiere ir rápidamente a cambiar


un precio de un insumo en la base de
datos, solo colóquese en la celda donde
está el insumo y haga clic en la bolita.

En la base de datos es el único lugar


donde podrá cambiar un precio.

Nota: Para agilidad en la utilización codigos, imprima el archivo “listado presufacil Guia.xls”

Para volver al presupuesto,


haga clic en el precio.

Otra formas es en el Menú


de Presufacil (Ctrl+K)
seleccione “Ir a Presupuesto
Detallado”
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Este es el precio vinculado


al APU creado

9. GUARDAR ANALISIS DE PRECIO UNITARIO (GUARDAR APU)

Si usted cree que un APU lo va usar frecuentemente, puede guardarlo con la siguiente opción en el
Menú de Presufacil ( CTRL + K )

Coloque el número de la fila donde se encuentra el APU que desea guardar:

Coloque el código que usted usará para vincular el APU y haga clic en guardar:

Le da “guardar” y listo, Presufacil lo guarda en el libro presufacil y lo tiene disponible para este o
para futuros presupuestos.
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10. USAR UN APU GUARDADO EN EL PRESUPUESTO (VINCULAR APU)

Si desea vincular el APU guardado de


Adoquin10 a este ítem, haga siguiente:

Seleccione en el menú de Presufacil la siguiente opción:

Especifique en que fila se encuentra el item actual y oprima “Enter” o haga clic en “Aceptar”:

Aquí puede escribir el código y darle “Buscar”


Si el código es correcto le da “Vincular”

Otra alternativa es hacer clic aquí y


seleccionar de una lista el APU
Guardado, darle buscar y una vez
aparezca la Actividad hacer clic en
“Aceptar”
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Presufacil trae el APU guardado, con el nombre del APU y lo vincula con el nuevo
APU, si quiere modificarlo, haga clic en el número del ítem y listo.

Se hizo el
cambio de
código y
Presufacil
cambia todo

El precio cambia automáticamente en


el presupuesto. Si desea guardar este
APU repite el procedimiento.
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11. MODIFICAR O INSERTAR LOS PORCENTAJES DE COSTOS INDIRECTOS Y EL


VALOR TOTAL

Para insertar los porcentajes de costos indirectos en el presupuesto, tiene dos alternativas:

1) En la hoja FormatoEnBlancoAPU

Puede introducir los porcentajes, y Presufacil automáticamente los coloca en cada APU creado

2) Otra alternativa de acuerdo como se lo exijan, es detallarlos por separado cuando haya
terminado su presupuesto, por lo que es necesario seleccionar la opción “Insertar Total y AIU” en el
menú de Presufacil

Seleccione si ha colocado
subtotales en el presupuesto

Si ya colocó el AIU en la hoja


FormatoEnBlancoAPU, Presufacil
colocará solo el Valor Total

Numero de Fila de Excel en la que


va a insertar el Costo Directo

Si el valor que coloca es el


porcentaje, selecciones aquí, si es
dinero seleccione la otra opción
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Presufacil inserta este


cuadro y escribe el valor
en letras

12. OTRAS OPCIONES DEL MENU PRESUFACIL EN EL PRESUPUESTO

Ir a Presupuesto Detallado:
Desde cualquier hoja solo seleccione esta
opción y lo envía a la hoja de Presupuesto

Ir a Base de datos de insumos:


Lo deja en la hoja “Insumos” del libro
Presufacil

13. CALCULO DE CANTIDADES DE MATERIALES

Una vez terminado el presupuesto, puede generar la lista de lo que usa en la obra (materiales,
herramientas, equipos, mano de obra, etc), seleccionando solamente:

Debe especificar en el momento que Presufacil le pida la fila de inicio y luego la fila final en la que
quiere analizar las cantidades:
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Presufacil le da la opción de seleccionar si desea desglosar básicos, si su elección es “NO”

En la hoja CANTIDADES le aparece lo siguiente:

Nótese que el mortero está de forma


global

Si por el contrario selecciona que desea “Si” desglosar cada básico, el cuadro es el siguiente:

Nótese que el mortero está desglosado


en los componentes, pero la sumatoria
debe dar siempre igual.
Lo ideal es sacar cantidades cuando a finalizado su
Presupuesto, pero si hace modificaciones en precios o cantidades, debe generar Cantidades
nuevamente.
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14. COMPILACION DE PRESUPUESTO Y APU EN UNA SOLA LISTA

A medida que trabajaba con los APU, Presufacil creaba una hoja por cada uno de ellos, para efectos
de revisión esto no puede resultar muy útil por el papel que se desperdiciaría, pero a nivel de
licitaciones, si usted quiere una propuesta más voluminosa, puede preferir imprimir cada APU en
una hoja.

Por su versatilidad y para estar al nivel de todos los programas de presupuestos del mercado, usted
puede seleccionar en el Menú de Presufacil la opción:

Solo debe especificar el numero de la fila hasta la que desea hacer el compilado y darle aceptar

Presufacil en la hoja “PresupuestoResumido” le deja este cuadro para que usted lo ajuste a sus
requerimientos. Lo ideal es hacer el resumido cuando a finalizado su Presupuesto, pero si hace
modificaciones en precios o cantidades, debe generarlo nuevamente.
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15. TRABAJAR CON LAS OPCIONES BASICAS DE PRESUFACIL

Selecciones el archivo presufacil en la ventana de Windows

Para acceder al menú de las Opciones Básicas de Presufacil presione la tecla “Ctrl” seguida de la
tecla “K” (o sea Ctrl + K ), automáticamente se despliega el siguiente menú:

Va a la página inicial de Presufacil


(Hoja Portada)

Lo lleva a la base de datos de


insumos, allí podrá introducir nuevos
Insumos o modificar precios (ver
pagina 6 de este manual)

Lo lleva al listado de Análisis


Básicos, desde allí podrá crear
nuevos Básicos o imprimir esa lista
para fácil manejo del programa

demuestra el listado de los APU que


usted ha guardado. Para guardar un
APU vea pagina 14 de este manual

16. CREAR UN ANALISIS DE PRECIOS BASICOS (APB)

Para crear un análisis Básico es necesario que selecciones la opción “Ir a Listado de Análisis Básico”
o haga clic en la hoja “Basicos”

En esta hoja se encuentran el listado de todos los Sub-Analisis o Básicos que usted a creado, si desea
agregar uno nuevo siga los siguientes pasos:
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- Escriba un código, la descripción del Básico y la médida, como en el ejemplo:

- Seleccione la opción:

- Escriba la fila en la que se encuentra el básico:

- En el cuadro de confirmación verifique que ese sea el Básico que esté creando y oprima “Enter” o
haga clic en “crear”

Automáticamente Presufacil crea una hoja con el nombre “Concreto” que contiene un formato en
blanco listo para colocar los códigos, cantidades y rendimientos que usted considere para ese básico.
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Cuadro de Análisis de Precios Básico creado:

Una vez creado el Análisis Básico, ya lo puede usar en cualquier Análisis de Precio Unitario pero
deberá especificar en el APU que el código que usa es de un básico y no de un insumo de la
siguiente manera:

En el APU Deberá colocar aquí la letra


“b” o cualquier texto o valor para que
presufacil lo identifique como un básico
(lo importante es que no quede en
blanco)
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17. IR A UN ANALISIS BASICO CREADO O ANALISIS UNITARIO GUARDADO

Desde el menú de Presufacil (Ctrl + K) puede acceder a cualquier Análisis Básico Existente o APU
guardado, solo basta con hacer clic en el menú desplegable y luego seleccionar el Nombre y darle
“Ir”

1) Haga Clic aquí para que se


desplieguen los básicos existentes

2) Haga Clic aquí para seleccionar


el Básico que quiere ver

3) Haga Clic en Ir para que lo lleve


a la hoja del básico y pueda
analizarlo o modificarlo

Siga los mismos pasos si requiere ver un Análisis de Precios guardado:

1) 2) 3)
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18. TRABAJAR CON DIFERENTES LISTAS DE PRECIOS E INCREMENTOS

Estando en el libro Presufacil.xls, usted puede trabajar con diferentes listas de precios; en la hoja
“insumos” cada elemento puede tener varias columnas de precios, estas columnas están dadas por
referencias:

Nota. El nombre de las referencias se puede personalizar colocando el nombre que usted prefiera,
identificando si las columnas de precios pertenecen a diferentes ciudades, fechas, clientes, etc.

Precio en referencia 1 (base)

Precio en referencia 2 (Ref 2)

Para observar como se comporta el presupuesto con las diferentes referencias, debe seleccionar la
hoja “básicos” usando el menú de Presufacil o directamente seleccionándola .

Coloque aquí la Si quiere incrementar Si quiere es hacer 10% de


referencia a usar (por el 10% a cada insumo, descuento, coloque en
defecto trae: 1) coloque en porcentaje porcentaje este valor
este valor: 10 Negativo, ejemplo: -10
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Ejemplo de trabajo con diferentes referencias

Colocando en la hoja “Básicos”


El valor de 1, automáticamente
Cambia los precios en los
insumos y deja indicado en el
presupuesto con que lista
trabaja

Colocando en la hoja “Básicos”


El valor de 2, automáticamente
Cambia los precios en los
insumos y deja indicado en el
presupuesto con que lista
trabaja

Tenga presente que el insumo debe contener un precio en todas las referencias que vaya a trabajar,
esto lo puede comprobar fácilmente al sacar cantidades o compilar presupuesto verificando que
ningún precio esté en “0”

Gracias a las personas que han dado ideas para el perfeccionamiento del programa.

Cualquier información adicional, consejo de mejora del software o Actualizacion de Precios,


escriba a vladnavas@hotmail.com ingvladimirnavas@gmail.com vladnavas@gmail.com o
llame al celular 300 6523392 en Colombia
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19. PREGUNTAS MAS FRECUENTES

P/ Cuando le doy Crear archivo y coloco el nombre del archivo aparece ERROR 51 Archivo no
encontrado
R/ Recuerde que Presufacil funciona en el directorio c:\presufacil2007, lo único que debe hacer es
cerrar Excel, y colocar la carpeta presufacil2007 con sus archivos en c:\

P/ Cuando genero cantidades de materiales veo que hay errores


R/ Los números de ítem deben estar separados con comas ( , ) si los ha separado con punto va a tener
ese error; cambie el punto por la coma tanto en el nombre de la hoja como en el numero del ítem y
déle nuevamente generar cantidades de materiales.

P/ Como logro que cuando le diga crear presupuesto en blanco … ya tenga mi membrete .. y no
tener que colocarlo siempre
R/ Entre los archivos entregados existe uno que se llama plantilla.xls, este archivo es la plantilla que
usa presufacil, solo entre a este archivo y coloque su membrete tanto en la hoja de presupuesto como
en la de los APU, recuerde antes de guardar el archivo dejarlo en la hoja de presupuesto.

P/ Cuando doy CTRL+K en mi presupuesto no hay respuesta


R/ El archivo Presufacil siempre debe estar abierto, Cuando abre el archivo presufacil.xls debe
habilitar las macros.

P/ Cuando cambio un precio en la hoja insumos no cambia en los APU’s ni en el presupuesto


detallado
R/ Lo más probable es que tenga varias carpetas donde se encuentre presufacil, y el presupuesto
abierto no esté con el vínculo con presufacil.xls, cierre todo y abra su presupuesto y el archivo
presufacil nuevamente

Gracias a las personas que han dado ideas para el perfeccionamiento del programa.

Cualquier información adicional, consejo de mejora del software o Actualizacion de Precios,


escriba a vladnavas@hotmail.com ingvladimirnavas@gmail.com vladnavas@gmail.com o
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