CODIGO: OP002

PROCEDIMIENTO DESPACHO DE MERCANCIA FECHA: 14-05-2019

VERSION: 2

1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 DEFINICIONES
4 CONDICIONES
GENERALES
Establecer los criterios de despacho de la mercancía en los centros de distribución, con el fin de garantizar que el producto salga de la bodega con los requerimientos exigidos por el cliente.
Este procedimiento aplica para los centros de distribución donde Conalca tiene operación.
3.1 Entrega Documento que contiene la información precisa de la mercancía para despachar al cliente.
3.2 DT (Documento de Transporte) Es un número unico que identifica el despacho que debe asignarse a cada vehículo
Material de despacho que se vende por una cantidad menor a la unidad de medida de embalaje, por lo tanto debe tener un proceso de
3.3 Rearmados separacion y alistamiento.
3.4 Formato de cubicación Documento donde se registra cantidad de paquetes a despachar, peso y volumen.
3.5 Lead Time Tiempo de transito de los vehículos desde su punto de origen hasta su punto de destino.
3.6 Orden de cargue Documento que envía la transportadora confirmando los datos del vehículo que prestará el servicio de entrega de un DT
3.7 Terminales (PDT) Herramienta tecnológica que puede leer codigos de barra e interpretar su numero unico de identificación (Lote)
3.8 Zona de picking Zona de alistamiento de los pedidos a despachar, esta zona es diferente a la zona de almacenamiento
Este documento describe la metodología a aplicar en los despachos de la mercancía en los centros de distribución.

Otros aspectos:
cuellos de
Actividad Frecuencia Objetivo de la actividad Cómo se realiza la actividad Área Responsable Cargo Responsable Recursos
botella, variables críticas, actividades
alternas en otros procesos

El Analista de Operaciones revisa en el sistema cuales son los pedidos que estan
pendientes por despacho, y valida en el (Formato de cubicacion) cuales de ellos se
Cubicar los pedidos para
pueden cubicar; los que no se pueden cubicar quedan a espera de nuevos pedidos, los Computador con
Verificacion de cada ciudad que cumplan Analista Operaciones
Todos los dias y/o que si cubican son incluidos en un DT y se les genera la respectiva entrega. Luego de OPERACIONES CONALCA - acceso a internet,
pedidos pendientes con la ocupacion mínima Conalca - Coordinador
cuando sea requerida consolidar todos los DT en el (Formato de programacion de pedidos para despacho), OPERACIONES ARAUCO Celular, Software,
para despacho de cada tipología de Ventas Arauco
se envia via email al cliente Arauco, y a las areas de Transporte y Almacenamiento de Impresora
vehículo
CONALCA. Posteriormente se imprimen las entregas junto con el formato de cubicación
para entregarlas al supervisor de Bodega
El Supervisor de Bodega junto con el Jefe de Bodega revisan todos y cada uno de los
viajes programados, para identificar la cantidad de rearmados que deben alistarse por
Verificar las cantidades,
cada uno de los DT. Con esta información se da instrucciones para el proceso de Supervisor de Bodega - Computador con
Revisión y analisis Todos los dias y/o destinos, y fechas de
alistamiento de la mercancía, dando prioridad a los DT que tienen cita de entrega 05:00 OPERACIONES CONALCA Jefe de Bodega - acceso a internet,
de los DT cubicados cuando sea requerida entrega de los pedidos
a.m. Al mismo tiempo el area de Transporte verifica los vehículos solicitados y las fechas Coordinador de Transporte Documentos, Celular
cubicados
de entrega, con el fin de iniciar busqueda de los vehículos para el cumplimiento de las
citas de cargue y de entrega.
En caso de que el lead time no se pueda
Confirmar las citas de El Jefe de Bodega confirmará via email, las citas de cargue para el posicionamiento de cumplir por los tiempos establecidos de
Computador con
Confirmacion citas Todos los dias y/o cargue de los vehículos los vehículos, dichas citas serán acorde al lead time .para el cumplimiento de entrega al Jede de Bodega - alistamiento y cargue, el Jefe de Bodega
OPERACIONES CONALCA acceso a internet,
de cargue cuando sea requerida programados para cliente final. Con estas citas el área de transporte organiza los vehículos para el orden Coordinador de Transporte notificará al Director de Almacenamiento,
Documentos
despacho del dia de cargue estipulado. este a su vez validará con el cliente Arauco
el cambio de citas y/o fechas de entrega
El Supervisor de Bodega dará instrucciones de alistamiento a los auxiliares de bodega,
los cuales realizarán el proceso por DT y en el orden establecido por el jefe inmediato,
Alistar la mercancía por dichos pedidos serán colocados en la zona de picking para que posteriormente se Supervisor de Bodega - Personal, Tiempo,
Alistamiento de la Todos los dias y/o
orden de DT para el realice el cargue de la mercancía. El Analista Outbound recibe de parte de los Auxiliares OPERACIONES CONALCA Auxiliares de Bodega - Montacargas,
mercancía cuando sea requerida
proceso de cargue de Bodega la relacion de los lotes que se van a cargar por cada DT, con el fin de cargar Analista Loutbound Documentos, Software
la informacion al sistema, dicha información sera tomada por medio de las terminales
(PDT)
El Coordinador de Transporte confirmará via email las placas de los vehículos que
Confirmar placas de los
cargarán cada uno de los DT programados, los vehículos llegarán al CEDI con 30 Computador con
Confirmacion de vehículos que se Coordinador de Transporte
Todos los dias y/o minutos como mínimo antes de la cita estipulada con el fin de verificar el estado del acceso a internet,
vehículos para posicionarán para el OPERACIONES CONALCA - Director Nacional de
cuando sea requerida mismo. En caso de que el vehículo no llegue a la cita de cargue o en su defecto no se Documentos, Telefóno,
cargar cumplimiento de las Almacenamiento
posicione, el Coordinador de Transporte debe notificar al Director de Almacenamiento Celular
entregas al cliente final
para que este a su vez valide con el cliente la reprogramacion de las entregas
En el momento en que el vehículo se presente en nuestras instalaciones el guarda de
Controlar la llegada de
Recepción del Todos los días y/o seguridad reporta en la Planilla de enturnamiento para darle la información al Supervisor de Bodega - Documentos,
los vehículos que van a OPERACIONES CONALCA
vehículo cuando sea requerida supervisor y posteriormente dar el ingreso del vehículo de acuerdo a las instrucciones de Guarda de Seguridad Información, Espacio
cargar
este último.
Verificación de la
El Supervisor de Bodega junto con el Auxiliar y el conductor verificarán los pedidos que
mercancía que se va a
se van a cargar, la ruta lógica de descargue y la tipología del material a transportar. El
cargar y analisis de la Supervisor de Bodega -
Revisión de la Todos los dias y/o conductor revisará todos y cada uno de los paquetes que se van a cargar con el fin de Documentos, Tiempo,
forma en que se cargará OPERACIONES CONALCA Auxiliar de Bodega -
mercancía cuando sea requerida identificar en el (Formato de Inspección de Mercancía) si hay algun tipo de averia. En Personal
el vehículo para el Conductor
caso afirmativo el conductor debe reportar la cantidad de laminas afectadas y el tipo de
cumplimiento de las
averia
entregas
Verificar que el vehículo
cumple con los El Supervisor de Bodega y/o el auxiliar de bodega realizarán la verificacion del vehículo
Verificación del Todos los dias y/o Supervisor de Bodega - Documentos, Tiempo,
parámetros mínimos para con el Formato (En Revisión), para confirmar que el vehículo es apto para el cargue y OPERACIONES CONALCA
vehículo cuando sea requerida Auxiliar de Bodega Personal
la movilizacion del entrega de la mercancía.
producto
El Auxliar de Bodega dará instrucciones al montacarguista para cargar los paquetes en
Realizar el cargue de la el orden adecuado, garantizando que la carga se acomoda correctamente y que el orden
mercancía en el vehículo, de descargue será acorde con la ruta lógica que seguirá el conductor. Durante el Documentos, Tiempo,
Todos los dias y/o garantizando que el proceso de cargue el Auxiliar dejará registro fotográfico de todos y cada uno de los Auxiliar de Bodega, Personal,
Cargue del vehículo OPERACIONES CONALCA
cuando sea requerida descargue será de paquetes, con el fin de tener evidencia de la entrega del material al conductor. Para los Supervisor de Bodega Montacargas, Camara
acuerdo a la ruta lógica despachos que tienen como destino Barranquilla (Trasbordos) el auxiliar debe marcar fotográfica
de entrega todos y cada uno de los paquetes con el nombre del cliente final con el fin de minimizar
el margen de error (Trocados) en el proceso de trasbordo en la ciudad de Barranquilla)

Auditar, controlar y
El Supervisor de Bodega o el Jefe de Bodega auditarán, verificarán y garantizarán que la
verificar que la mercancía
mercancía que se cargó en el vehículo coincide explicitamente con las cantidades y
Todos los dias y/o que se carga en los Supervisor de Bodega - Documentos, Tiempo,
Auditoria del cargue referencias solicitadas en los DT, verificado al mismo tiempo que el cargue es correcto OPERACIONES CONALCA
cuando sea requerida vehículos coincide con la Jefe de Bodega Personal
en referencia a seguridad de la carga y al correcto descargue viable del producto.
mecancia que se solicitó
Posteriormente se dará instrucciones de amarrar la mercancía y carpar el vehículo.
en los documentos
El Supervisor de Bodega y/o el Auxiliar de Bodega entregará al Analista Outbound el
(Formato Despacho de mercancía) firmado por el conductor, donde se confirma que el
Descargar del inventario
vehículo se cargó de acuerdo al orden establecido de entrega, al mismo tiempo el
la mercancía que se Supervisor de Bodega - Personal Computador
Contabilización y Coordinador de Transporte le entregará al Analista la orden de cargue correspondiente,
cargó en cada uno de los Auxiliar de Bodega - con acceso a internet,
entrega de Todos los dias y/o con este documento el Analista Outbound descargará del inventario los lotes que se
vehículos y entregar al OPERACIONES CONALCA Analista Outbound - Software de inventario,
documentos al cuando sea requerida cargaron en el vehículo y entregará al conductor los documentos con los cuales
conductor la Coordinador de Transporte impresora ,
conductor entregará al cliente final, en dicho documento aparece información relevante como
documentacion para - Conductor Documentos
nombre del cliente, direccion, y cantidad de paquetes a entregar; el conductor firmará los
presentar al cliente final.
documentos y dejará una copia en el CEDI, la cual soporta que el condutor recibe la
mercancía correspondiente al DT cargado.
El Analista Outbound luego de verificar que todos los documentos estan completos y
Salida del vehículo Todos los dias y/o Autorizar la salida del Analista Outbound - Documentos, boleta de
diligenciados de la manera correcta, le entrega al conductor la boleta de salida para que OPERACIONES CONALCA
del CEDI cuando sea requerida vehículo del CEDI Guarda de Seguridad salida, personal
este la presente al guarda de seguridad y pueda salir del CEDI para inciar ruta.
El Analista Outbound verificará al final del día todos y cada uno de los documentos que
se cargaron, verificando que lo mismos esten completos y bien diligenciados, estos
serán archivados por orden de fecha con los siguientes requerimientos:
Verificar que los
- Orden de cargue.
Verificación documentos de despacho Documentos, Tiempo,
Todos los dias y/o - Entregas firmadas por el
documental final por diarios corresponden a la OPERACIONES CONALCA Analista Outbound Computador con
cuando sea requerida conductor. - Formato de cubicación con sus
vehículo cantidad de vehículos acceso a internet
respectivas entregas de alistamiento. - Formato de Inspección de Mercancía
cargados
(Firmada por el conductor) - Formato de (Despacho de mercancía)
Posteriormente enviará un correo al Director
Nacional de Almacenamiento confirmando cuales fueron los DT despachados en el día.