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1. OBJETIVO

Suministrar a la organización el personal competente para ejercer de la manera

más idónea las funciones de su cargo.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal administrativo y operativo que

labore en la empresa.

3. RESPONSABLE

Jefe de Recursos Humanos: Asegurar el cumplimiento del procedimiento.

Asistente de recursos humanos: Brindar apoyo a las funciones del jefe de

recursos humanos

4. DEFINICIONES

Perfil de cargo: Documento en el cual se describe las funciones y las

competencias del cargo en cuanto a educación, experiencia, habilidades y
formación.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Cabe anotar que en esta organización, se tienen dos tipos de personal:

personal administrativo y personal operativo. En ciertos apartes de este
procedimiento se habla de ellos independientemente mientras que en otros se
tratan en conjunto.

5.1 Determinación de los perfiles

Los perfiles de cada uno de los cargos están establecidos en el manual de

funciones, dicho documento se verifica anualmente por el Jefe del proceso de
Recursos Humanos.

5.1.1. Personal Administrativo

El Gerente General o Sub Gerente solicita al Jefe de Recursos Humanos, de

manera verbal, la necesidad de contratar personal para cubrir una vacante en
el área administrativa, el cual por sugerencia de sus superiores, amigos o
allegados; solicita hojas de vidas de los recomendados. Después de comparar
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el perfil del cargo, el cual esta detallado en el manual de funciones, con las
diferentes hojas de vida y en común acuerdo con sus superiores eligen a la
persona o personas.

5.1.2. Personal Operativo

El director, ingeniero residente o supervisor del proyecto de forma verbal o por

correo electrónico manifiesta la necesidad al área de recursos humanos con el
fin de diligenciar el formato Lista de Personal Requerido, la cual debe ser
llevada después para la firma del solicitante, de quien lo aprueba y del gerente
general que es quien lo autoriza. Estas solicitudes por cargo se realizan
teniendo en cuenta los perfiles de los cargos que se encuentran descritos
detalladamente en el manual de funciones.

Antes de seleccionar un trabajador nuevo se realiza la verificación de la

experiencia y educación certificada en la hoja de vida del trabajador y el
director de proyectos decide si es apto o no. Las habilidades son evaluadas
por observación directa según se describe en el numeral 4.7 de este
procedimiento.

5.2. Identificación de necesidades

5.2.1. Personal Administrativo

Normalmente el Gerente General, de manera autónoma o por sugerencia de un

subalterno, detecta la necesidad de contratar algún personal en el área
administrativa.

5.2.2. Personal Operativo

Al planear una obra el Director del Proyecto, realiza un estudio de las diferentes
actividades por ejecutar en esta, con base en el presupuesto y la programación
de la obra determina la cantidad de personal que se necesita y los cargos que
van a ejecutar, se hace la solicitud al área de recursos humanos como se ha
detallado en el numeral anterior, dando prioridad a los trabajadores que
frecuentemente han laborado con la empresa.
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5.3 Contratación

Los pasos que se deben seguir para vincular en la empresa a la(s) persona(s)
son:

5.3.1 Presentación de los documentos y / o certificados que evidencien los

requerimientos del cargo descritos en el manual de funciones.

5.3.2 Revisión completa de la Hoja de Vida.

5.3.2.1 Cuando es por primera vez, se siguen los siguientes pasos:

a. Previa verificación de EPS y AFP suministrados por el trabajador, se

diligencian el formato de vinculación de EPS y AFP y se entregan al
trabajador diligenciados para que estos sean radicados por él mismo.
b. Realización de los exámenes de ingreso según los profesiogramas de la
organización
c. Al devolver los formatos de EPS y AFP radicados a la oficina de
Recursos Humanos, se inscribe en ARL y se le indica al trabajador la
fecha y hora de ingreso a la obra.
d. Enviar al director de proyectos las copias de las afiliaciones de ARL,
EPS y AFP con sus fechas de radicación.

5.3.2.2 Si el trabajador es antiguo, se siguen los siguientes pasos:

a. Se repiten los pasos a, b, c y d del numeral 4.3.2.1

5.3.3 Diligenciamiento y firma del contrato por parte del Trabajador y de la

organización en cabeza del jefe de recursos humanos.

5.4 Inducción y/o Re- inducción

Antes de iniciar las labores, las personas reciben una inducción de la empresa
en la cual se tocan los siguientes aspectos:

 Presentación de la firma e información de los Sistemas de Gestión

dando a conocer la misión, visión, política y objetivos entre otros.
 Información sobre procedimientos aplicable al cargo.
 Información de seguridad industrial, Salud en el Trabajo y medio
ambiente para dar a conocer normas manejadas en INSER EQUIPOS
SAS en estos temas. La inducción de seguridad contiene los siguientes
puntos:

 Generalidades de la empresa.
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 Aspectos generales y legales en SSTA.

 Política de Prevención de Consumo de Sustancias Psicoactivas.
 Políticas de integral y Medio Ambiente.
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
 Comité Paritario de SST.
 Comité de convivencia.
 Plan de Emergencia.
 Factores de Riesgos y sus Controles.
 Aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo.
 Procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea.
 Funcionamiento de la Brigada de Emergencias.
 Derechos y deberes del Sistema de riesgos laborales.

La evidencia de la inducción se establece en el acta de capacitación

(marcando con una x “inducción”).

Una vez realizada la inducción se evalúa la eficacia por escrito.

La inducción será aplicable también a los contratistas que realizan labores en

las obras.

La Re inducción se realiza de manera periódica, 1 vez al año, o cuando se

realizan cambios internos como el sitio de trabajo, cargo, cambios en los
procesos, o cuando no se evidencia conocimiento de los aspectos básicos del
SG-SSTA.

Se considera aprobada la inducción o re inducción con mínimo 5 preguntas

respondidas correctamente.

5.5 Control de labores

Una vez realizada la afiliación a la Seguridad Social, los documentos se envían

con copias para que diligencie el ingreso del personal con la empresa cliente
donde se ejecutaran los trabajos.

5.6 Formación

El área de Recursos Humanos teniendo en cuenta las necesidades de

formación sugeridas en las evaluaciones de desempeño, por el Coordinador de
calidad o por el Coordinador HSE a través de la matriz de identificación de
peligros, aspectos ambientales, evaluación, control de riesgos e impactos
ambientales, la matriz de requisitos legales, las acciones
correctivas/preventivas y resultados de las evaluaciones de desempeño,
establece la programación de actividades de formación ya sea de capacitación,
curso y/o entrenamiento para un periodo de 1 año en el formato plan de
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formación y desarrollo en caso de requerirse recursos logísticos y

económicos para la ejecución de alguna de las actividades de formación se
procede a solicitar información por parte de la gerencia. Dicho plan puede ser
actualizado según sea necesario durante el transcurso del año. El cumplimiento
de la capacitación se evidencia con el acta de capacitación firmada por el
facilitador o entidad facilitadora.

Las capacitaciones tendrán cuatro tipos de temas generales:

 Operativos y / o Técnicos.
 Seguridad en el Trabajo.
 Sicológicos y de superación personal.
 Sistema de Gestión de la Calidad.

Es responsabilidad del área de Recursos Humanos, asegurarse que todo el

personal planificado para asistir a una capacitación asista a la actividad
programada. Este control se maneja a través del formato Seguimiento de
capacitación por persona.

5.6.1 Evaluación de la eficacia de las Capacitaciones

Para evaluar la eficacia de las capacitaciones se puede utilizar una de las

siguientes técnicas:
 Escrita: Se hace un examen en donde se cuestionan los temas tratados
en la charla. Para ello se elabora un cuestionario previamente diseñado
por el instructor o se utiliza el formato Evaluación de la Capacitación o
el formato diseñado que traiga el facilitador.

 Práctica: Se realizan ejercicios prácticos relacionados con la teoría

recibida y se observa si la persona está implementando la teoría
impartida en la capacitación en su rutina de trabajo.

5.6.2 Impacto de la capacitación

Para medir el impacto de la capacitación, el Jefe inmediato elabora un informe

en el formato de Evaluación de la Capacitación, el cual es diligenciado
máximo un mes después de la fecha de la capacitación. A través de este
informe el Jefe Inmediato emite su concepto sobre como el empleado ha
aplicado la capacitación en su puesto de trabajo.

La capacitación es aprobada cuando el puntaje es igual o mayor a 80%.

Se considera un impacto satisfactorio cuando el trabajador tiene una

calificación “buena” en el informe del Jefe Inmediato.
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5.6.3 Evaluación de habilidades /Ascenso y Promoción de empleados

Para evaluar las habilidades del personal nuevo se utiliza el registro de

Evaluación de habilidades personal administrativo cuando el cargo es de
tipo administrativo o Evaluación de habilidades personal operativo cuando
el cargo es de tipo operativo.
Para el personal operativo de obras civiles, sus habilidades se miden a través
del registro Evaluación de habilidades operativo civil.

La evaluación es realizada máxima a los primeros quince días del inicio de

labores.

Un trabajador operativo podrá ser ascendido o promovido de un cargo a otro

siempre y cuando este cumpla con los criterios para el acenso descritos en la
Evaluación de habilidades personal operativo. Este registro es aprobado
por el Director de proyectos quien es el único facultado para realizar el ascenso
o promoción de un trabajador. Este documento es enviado al área de
Recursos Humanos para que este se sirva como soporte del ascenso con el
visto bueno del gerente o subgerente de la organización.

5.7 Evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño, es diligenciada por el jefe inmediato del cargo

tanto para la parte operativa como la administrativa. Los resultados de las
evaluaciones son enviados al área de recursos humanos quien a su vez
retroalimenta a los trabajadores sobre las fortalezas y debilidades detectadas
en la evaluación.

La frecuencia de esta evaluación es anual, su fecha de realización es

determinada por el área de Recursos Humanos.

Los criterios para evaluar el desempeño del personal aparecen definidos en el

respectivo registro de evaluación de desempeño

La interpretación cualitativa del desempeño según el puntaje obtenido puede

ser: Sobresaliente, Satisfactorio, Necesita Mejorar y No Satisfactorio.
Para llegar a esta interpretación se utiliza la Escala de puntuación del
desempeño laboral que aparece al final del registro. Se considera que una
evaluación de desempeño está aprobada cuando su puntuación supera el
rango de 2.53 hasta 4.00 puntos.

5.8 Cancelación del contrato

Un contrato se puede dar por terminado cuando se presenten los siguientes

eventos.
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 Conclusión del plazo estipulado.

 Retiro voluntario del trabajador.
 Despido justificado de sus superiores.
 Terminación de la obra o labor contratada.

5.8.1 Retiro de empleados

Cuando un trabajador es retirado del proyecto, el Director de mismo o el

Ingeniero Residente, informa oportunamente al área de Recursos humanos
para que esta proceda a retirarlo de la seguridad social y se envíe al trabajador
a realizar los exámenes de retiro. El informe por escrito puede ser vía e- mail.

5.9 Expedición de certificados laborales

Los certificados o constancia laborales, expedidos por la organización para sus

trabajadores, se emitirán por solicitud explicita del trabajador, previa
verificación con el programa de nómina y deben ser firmada por el área de
Recursos Humanos.
El texto del certificado constará de los siguientes incisos:
 Fecha de Expedición del certificado.
 Nombre de la organización.
 Nombre completo del trabajador.
 Número de identificación del trabador (cédula).
 Tiempo laborado.
 Cargo.
 Tipo de contrato.

Los incisos anteriores deben servir como guía para la elaboración del
certificado o constancia laboral y no como de cabal y obligatorio cumplimiento.
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6. REGISTROS
NOMBRE
Contrato de Trabajo
Acta de Capacitación
Plan de Formación y desarrollo
Descripción del Cargo (en el manual de
funciones )
Evaluación de desempeño
Evaluación de habilidades personal operativo
Evaluación de habilidades personal
administrativo
Seguimiento de Capacitación por persona

7. CONTROL DE MODIFICACIONES

Versión Fecha Descripción de modificaciones

000 12-Jun-14 Creación del documento
001 22- ABR- 15 Se incluye responsable y definiciones en el
procedimiento y se incluyó en el ítem 5.4
realizar inducción a contratistas.