MANUAL DE PROCESOS Y Fecha: 08/07/2016

PROCEDIMIENTOS
Versión: 2.0
DESVINCULACIÓN DE ASOCIADOS
Código: MPR-RRHH-DA-05

DESVINCULACIÓN DE ASOCIADOS

A. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la desvinculación de asociados mediante el
cumplimiento de los requisitos y garantizar su retiro conforme a la
normatividad vigente.

B. PROPIETARIO
El propietario de este proceso es el Jefe de Recursos Humanos, quien es
responsable de hacerlo cumplir, así como de la actualización, revisión y
adaptación cada vez que sea necesario o se produzca un cambio en el mismo.

C. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Los documentos que hacen referencia a este procedimiento y que sirven como
medios de apoyo para su objetivo, son los siguientes:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Manual Manual de Organización y Funciones Descripción del puesto
Política Política de Recursos Humanos En actualización
Política Políticas de Créditos y Cobranzas Versión 2015
Política Políticas de Ventas Versión 2015
Manual Manual de Procedimientos de Gestión de Siniestros. 2014

D. DOCUMENTOS DE ENTRADA
Los documentos necesarios para la realización de este procedimiento son:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Documento Carta de renuncia. Ninguna
Correo Electrónico Comunicación de desvinculación del asociado. Ninguna

E. DOCUMENTOS INTERNOS
Los documentos que se manejan internamente, que sirve para el control
interno y para que el propietario del proceso haga un correcto seguimiento del
mismo y así tomar las previsiones según sea el caso.

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Archivo Legajo delasociado Es el lugar físico y/o virtual donde se guarda
toda la documentación e información de
cada asociado de la organización.
Formato Acta de Entrega de Cargo Documento escrito en el que el asociado de
salida, da cuenta a quien lo sustituye u otro
representante de la institución, sobre los
bienes y documentación que estuvieron a su
cargo y cualquier otra información relevante
que haya estado bajo su responsabilidad.
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Formato Requerimiento de Información Documento en el cual las áreas dan fe de

que el asociado de salida no cuente con
pendientes en sus áreas.

Formato Encuesta de Salida Permite recabar la opinión del asociado al

retirarse de la organización, por lo que es
muy útil para conocer “desde dentro” las
características, problemas y oportunidades
de mejora dentro de la organización.

F. DOCUMENTOS DE SALIDA
Los documentos que se emiten de este procedimiento y que sirven como
control del mismo y como documentos de entrada de otros procedimientos,
son:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

La liquidación de beneficios sociales es la
cancelación de todo adeudo que tiene la
empresa al término de la relación laboral por
Documento cualquier causa (vacaciones, gratificaciones,
Liquidación de Beneficios Sociales
Administrativo CTS y remuneraciones truncas) sin importar
la razón de la extinción (renuncia, acuerdo,
término del plazo contractual, jubilación,
despido, etc.).
Archivo Legajo del asociado cesado. En el cual se archivará toda la
documentación generada en el proceso de
desvinculación.

G. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades de este procedimiento recaen en:

ROL PUESTO RESPONSABILIDADES

Líder del proceso Jefe de Recursos Humanos Monitorear, enseñar el proceso; así como
proponer mejoras.
Seguimiento Jefe inmediato Da seguimiento al proceso de desvinculación
del asociado que estuvo a su cargo. Así como
el responsable final de la entrega del cargo
del asociado.
Liquidación de pagos al Analista de Compensaciones Responsable de generar la liquidación de
asociado de salida beneficios sociales y determinar el monto
total a pagar que implique la salida del
asociado.
Encuestar y Entrevistar Analista de Integración Entrevistar y encuestar al asociado por su
salida.
Deshabilitar accesos al Asistente de Soporte e Infraestructura Garantizar que todos los accesos del asociado
sistema y correo al sistema, así como el correo organizacional
electrónico sean deshabilitados.
Conformidad de no Áreas Involucradas (Jefe de Área, Garantizar que a la salida formal del asociado
adeudos o pendientes Administrador de sedes, Créditos, Caja, no haya pendientes monetarios o no
Almacén, Recursos Humanos, monetarios con la organización.
Suministros, TIC, devoluciones y bajas).
Certificar entrega de Asistente de Suministros Garantizar que el asociado de salida entregue
cargo de activos. Asistente de Soporte e Infraestructura todos los activos en su custodia. En caso de
equipo de cómputo el encargado será el
Asistente de Soporte.
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H. DEFINICIONES
Desvinculación Laboral
Es el proceso mediante el cual se despide o finaliza el contrato, ya sea de uno
o más asociados que cumplen alguna labor dentro de la organización.

Desvinculación Voluntaria
Situación en la cual el mismo asociado determina sudesvinculación de la
empresa.

Desvinculación Involuntaria
Situación en la cual la organización determina si despide o cesaun asociado.

Abandono del puesto

La comisión de falta grave como el abandono de trabajo por más de tres días
consecutivos, las ausencias injustificadas por más de cinco días en un período de
treinta días calendario o más de quince días en un período de ciento ochenta días
calendario, hayan sido o no sancionadas disciplinariamente en cada caso, la
impuntualidad reiterada, si ha sido acusada por el empleador, siempre que se hayan
aplicado sanciones disciplinarias previas de amonestaciones escritas y suspensiones.

Entrega de Cargo:
Es el acto mediante el cual, toda persona que presta servicios para la
organización, independientemente de su vínculo laboral o contractual que,
definitiva o temporalmente cesa en las funciones o deja de prestar sus servicios
para el cual fue designado o contratado, da cuenta a quien lo sustituye u otro
representante de la institución, sobre los bienes y documentación que
estuvieron a su cargo, información sobre los actos o procedimientos ejecutados
o pendientes de ejecución y cualquier otra información relevante que haya
estado bajo su responsabilidad.

I. RECURSOS

TIPO FUNCION OBSERVACIONES

Humano Departamento de Recursos Humanos,
Jefe o Gerente de área y demás áreas
involucradas.
Medios de Medios de comunicación (internet,
Comunicación telefonía celular, etc.)
Material Formatos y manuales.
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J. FLUJOGRAMA
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K. DESCRIPCIÓN

Proceso de desvinculación

1. En caso de desvinculación voluntaria: renuncia

1.1 El asociado dirige y envía sucarta de renuncia al Jefe de Recursos
Humanos.
1.2 El Jefe de Recursos Humanos, apenas este informado de la
renuncia, informará inmediatamenteal Jefe Inmediato del asociado
renunciante.
1.3 El Jefe Inmediato junto al Jefe de Recursos Humanos evaluarán la
salida del asociado. En caso de ameritar retención del asociado el
Jefe de Recursos Humanos procederá con la negociación respectiva;
caso contrario se procesará la renuncia.
1.4 La carta de renunciaes archivada en el legajo del asociado.

2. En caso de desvinculación involuntaria: despido, no renovación de

contrato.
2.1 El Jefe Inmediato, apenas haya tomado la decisión de despido o no
renovación, informará inmediatamente al Jefe de Recursos
Humanos, vía correo electrónico y verbalmente.
2.2 El Jefe de Recursos Humanoscon la debida reserva del
casocomunicará al asociado verbalmente de la decisión adoptada.
2.3 En caso de despido por apropiación ilícita ver manual de procesos y
procedimientos MPR-RRHH-AI-06Gestión de Siniestros: Apropiación
Ilícita de Cuentas por Cobrar.

3. El Jefe de Recursos Humanos, con la debida reserva y anticipación

(antes de la salida oficial y física del asociado), informa mediante
correo electrónico, a las siguientes áreas involucradas en el presente
proceso, para la correcta salida del asociado.
- Gerencia de Administración y Finanzas
- Jefatura de Tecnologías de Información y Comunicación
- Áreas involucradas en la conformidad de no adeudo y pendientes
mediante formato FRM-RRHH-RI-5.2.1(Formato de requerimiento de
información).

Sub Proceso 1: Deshabilitar accesos al sistema y correos electrónicos

1. El Jefe de RRHH informa mediante correo electrónico al Jefe de TIC con

copia al Asistente de Soporte e Infraestructura el retiro del asociado.
2. El Asistente de Soporte e Infraestructura procede a deshabilitar el
correo institucional y los accesos al sistema.
3. El Asistente de Soporte e Infraestructurainforma el término y los
resultados de la actividad al Jefe de TIC, vía correo electrónico.
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4. El Jefe de TIC informa al Jefe de RRHH el término y los resultados de la

actividad, vía correo electrónico.
5. En caso que el asociado cuentecon equipo de cómputo, ver Sub Proceso
3 de entrega de cargo

Sub Proceso 2: Entrevista y Encuesta de Salida.

1. El Jefe de Recursos Humanos informa mediante correo electrónico al

Analista de Integraciónla salida del asociado.
2. El Analista de Integraciónprepara e imprime la encuesta para que sea
llenada por el asociado, según Formato FRM-RRHH-ES-5.1.
3. El Analista de Integracióncita al asociado en un ambiente privado, para
proceder con la entrevista y encuesta.
4. Antes de iniciar la encuesta, el Analista de Integración realiza una
entrevista para conocer los principales motivos de la renuncia del
asociado y conocer su percepción de la organización.
5. Posteriormente el Analista de Integración, antes de encuestar al
asociado de salida,le explicael objetivo y la importancia del llenado de
la encuesta.
6. ElAnalista de Integración recoge la encuesta, una vez que haya sido
llenada por el asociado de salida. Posteriormente procesa los resultados
y losenvía al Jefe de Recursos Humanos, para fines necesarios en la
gestión de recursos humanos.
7. El Analista de Integraciónarchiva la encuesta de salida y sus resultados
en el legajo del asociado.

Sub Proceso 3: Entrega de Cargo

1. La entrega de cargo se hará al jefe inmediato o persona designada por

el jefe inmediato para tal efecto o quien lo sustituye o reemplaza en el
cargo.
2. La entrega del cargo se formaliza por escrito, conforme al FormatoFRM-
RRHH-EC-5.3.1(Acta de entrega de cargo) el cual será llenado por el
asociado con la validación de la persona designada para la entrega del
cargo.
3. El Asistente de Suministros y el Asistente de Soporte e Infraestructura,
informados por RRHH de la salida del asociado se apersonarán para
certificar la entrega de cargo en cuanto a activos y resguardo de
información virtual, en coordinación con la persona designada para la
entrega del cargo.
4. El Asistente de Suministros cotejaráaquellos activos que se encuentren
en la posición del asociado de salida con la ficha de activos del puesto;
así como el estado en que se encuentren éstos. En caso de pérdida o
deterioro de algún activo, el Asistente de Suministros
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procederá,mediante el reconocimiento de descuento,para que se

tramite el descuento respectivo o caso contrario dará conformidad de
no pendientes con su área mediante formato FRM-RRHH-RI-5.2.1
(Requerimiento de Información).
5. El Asistente de Suministros se encargará de la recepción y resguardo de
los activos del puesto.
6. El Asistente de Soporte e Infraestructura de TIC procede con la
generación de una copia de seguridad de la información contenida en el
equipo de cómputo. Por otro lado, verifica el estado del equipo de
cómputo. En caso no haya reemplazo en el cargo, el asistente de
soporte se encargará de la recepción y resguardo del equipo de
cómputo.
7. Terminada la entrega de cargo, el acta (FRM-RRHH-EC-5.3.1) será
suscrita por quien entrega y recibe el cargo, así como por el Asistente
de Soporte e Infraestructura, el Asistente de Suministros y el Jefe
Inmediato.
8. El Jefe Inmediato enviará el original de dicha Acta al Jefe de Recursos
Humanos para el archivo correspondiente en el legajo de la persona que
entrega el cargo.
9. Se sacará una copia para los suscribientes del acta.

Acciones adicionales para la entrega de cargo del Asesor Comercial

1. En caso de la salida de un Asesor Comercial se procede con el barrido de

la zona, dirigido por su Jefe Inmediato y antes de la salida formal del
asociado.
2. Terminado el barrido de zona, el Jefe Inmediato deberá presentar un
informe basado en la planilla de cobranza de la zona y dirigido al
departamento de créditos y al Administrador en caso de sede, el cual
determinará la conformidad de la zona o caso contrario, la
identificación de pendientes con problemas. El plazo máximo para la
presentación de éste informe es de 15 días a partir del inicio del
barrido de zona y deberá ser validado por el departamento de créditos
en una semana. De requerir más tiempo, deberá presentar el sustento
respectivo ante La Jefatura de Créditos y Cobranzas. De no presentarse
el informe en el tiempo establecido, se procederá con las sanciones
respectivas al Jefe Inmediato y el departamento de créditos procederá
con el barrido de la zona, todo pendiente encontrado será
responsabilidad del Jefe inmediato.
El Jefe Inmediato o el Administrador en caso de sede, deberá anexar el
informe de barrido de zona al Formato FRM-RRHH-EC-5.3.1 (Acta de
entrega de cargo) y enviarlo al Jefe de Recursos Humanos.
3. En caso de encontrar pendientes monetarios por Apropiación Ilícita de
Cuentas por Cobrar se deberá accionar mediante proceso MPR-RRHH-AI-
06 (Gestión de Siniestros). Por otro lado si fueran pendientes monetarios
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diferentes a un causal por apropiación ilícita; así como pendientes no

monetarios, el Jefe Inmediato realizará las coordinaciones con el
asociado de salida para la regularización de los mismos.
4. De no encontrar pendientes o caso contrario haberlos regularizado el
Jefe Inmediato dará conformidad mediante Formato FRM-RRHH-RI-5.2.1
(Requerimiento de Información).
5. El asesor comercial que ingrese en reemplazo del asociado saliente,
deberá al mes, presentar su informe de conformidad de zona con el
deslinde correspondiente según formato FRM-RRHH-EC-5.3.1
(Conformidad de zona). En caso el nuevo asociado no reconozca cuentas
pendientes de la anterior gestión con problemas, con la validación
correspondiente, la cobranza de esas cuentas será de responsabilidad
conjunta del supervisor de ventas y cobranzas y del supervisor de
créditos y cobranza.

Sub Proceso 4: Liquidación y Documentos de Salida.

1. El Jefe de Recursos Humanos informa vía correo electrónico, del cese

del asociado al Analista de Compensaciones, quien procede a dar de
baja al asociado en el T Registro SUNAT, vía página web.
2. El Analista de Compensaciones, revisa el historial del asociado para
realizar los cálculos respectivos para generar el pago final por el retiro
del asociado (liquidación de beneficios sociales y otros pagos); así como
determinar los pendientes del asociado con el área.
3. Para la entrega del pago final y documentos de salida al asociado en
proceso de desvinculación; se deberádefinir los pendientes con los que
cuenta el asociado con las demás áreas de la empresa, para ello el
analista de Compensaciones envía el Formato FRM-RRHH-RI-5.2.1
(Requerimiento de información).
4. Los responsables de las áreas designadas para ésta labor, deberán
revisar la información relacionada con la actividad del asociado y definir
los pendientes tanto monetarios como no monetarios. Cada área
realizará esta revisión a nivel de documentos, sistema, proyectos,
mercadería y dinero.
5. El responsable del área deberá de validar el formato en un plazo
máximo de 02 días, con los pendientes resueltos,caso contrario el área
asumirá los pendientes identificados que sean de su entera
responsabilidad.
6. En cuanto a los pendientes monetarios, los responsables de las áreas
deberán presentar el sustento del caso, junto con la autorización del
asociado de salida para realizar el descuento respectivo en su
liquidación.
7. En caso de pendientes no monetarios el responsable del área, no dará la
conformidad del caso hasta que elasociado de salida regularice su
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pendienteen un plazo máximo de 02 días; de no regularizar en el plazo

establecido el área asume el pendiente.
8. En paralelo al envío del Formato FRM-RRHH-RI-5.2.1 (Requerimiento de
información), el Analista de Compensacioneselabora la liquidación de
beneficios sociales en base al historial analizado previamente,
generando tres copias del documento (asociado, contabilidad y legajo).
9. Adicionalmente elabora la boleta de pago del mes.En caso la salida del
asociado se produzca fuera del cierre del mes,el pago es considerado
con la liquidación de beneficios sociales.
10. Posteriormente el analista de Compensacioneselabora los distintos
documentos de salida como el certificado de trabajo, carta liberatoria
de CTS y el Certificado de Renta de Quinta Categoría (cuando
corresponda).
11. Contando con todas las conformidades del Formato FRM-RRHH-RI-5.2.1
(Requerimiento de información), el Analista de Compensacionesrecoge
el formato. En caso de presentarse descuentos, el Analista de
Compensacionesdetermina el monto total a descontarse del pago final
al asociado.
12. El Analista de Compensacionesadjunta al file del personal cesado,
toda la documentación generada para su salida como: Liquidación de
beneficios sociales, el Formato FRM-RRHH-RI-5.2.1 (Requerimiento de
Información)con todas las conformidades de las áreas junto con el
sustento correspondiente en caso de descuentos, el formato de entrega
de cargo FRM-RRHH-EC-5.3.1 junto con el informe de barrido de zona en
caso de vendedor, boleta de pago, el certificado de trabajo, carta
liberatoria de CTS, el Certificado de Renta de Quinta Categoría (según
corresponda) y la baja del T registro.
13. El Analista de Recursos Humanos envía todo el legajo al Jefe de
Recursos Humanos para la validación y firma correspondiente.
14. Validadatoda la documentación por el Jefe de Recursos Humanos,el
Analista de Compensacionesenvía el file del asociado de salida al
Asistente de Finanzas para generar el gasto en el ERP; así como los
cheques correspondientes. En caso de descuentos, el Asistente de
Finanzas, realizará dos cheques, uno para que se proceda con el
endose a favor de la empresa y el otro por el saldo del pago final al
asociado.
15. El Asistentede Finanzas, derivará el legajo del personal cesado con los
cheques generados a Gerencia Adjunta o representante legal para la
firma correspondiente.
16. La Gerencia Adjunta o representante legal, firma los cheques yderiva el
legajo del personal al Analista de Compensacionespara la entrega de
todos los documentos de salida al asociado, así como la liquidación de
pagos correspondiente.
17. El asociado de salida firmará todos los cargos dando conformidad de
recepción de la documentación de salida; así como de la liquidación de
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todos los pagos adeudados por la empresa al asociado (liquidación de

beneficios sociales, sueldo y otros pagos). En caso de descuento
endosará el cheque correspondiente a favor de la empresa,
posteriormente el Analista de Compensacionesenviará el cheque al
Asistente de Finanzas paralas acciones necesarias.
18. En caso el asociado de salida contara con garantías, éstas se le serán
entregadas dentro de los 30 a 90 días a partir de su salida formal.
19. El Analista de Compensacionesactualiza la base de datos del personal;
así como da de baja al personal cesado en el ERP.
20. El Analista de Compensacionesarchiva el legajo del ex asociado y deriva
una copia de la liquidación de beneficios sociales para Contabilidad
archivo.

Nota Importante: En caso de sede, el Administrador hará las coordinaciones

necesarias en línea con el Jefe de Recursos Humanos, para el cumplimiento de todo
el procedimiento de desvinculación de asociados.

M. ANEXO

ANEXO DESCRIPCIÓN
MPR-RRHH-AI-06 Gestión de Siniestros: Apropiación Ilícita de cuentas por cobrar
FRM-RRHH-RI-5.2.1 Formato de Requerimiento de Información
FRM-RRHH-EC-5.3.1 Formato de Entrega de Cargo
FRM-RRHH-ES-5.1.1 Formato de Entrevista de Salida

N. INDICADORES

Los indicadores que se manejan mediante este procedimiento, son:

INDICADOR OBSERVACIONES
Motivo de Salidas N°1/ Total Salidas
Tiempo en entrega de liquidación total al ex asociado.

O. REVISIONES

EDICIÓN MOTIVO DE LA REVISIÓN FECHA

1.0 Propuesta de Desarrollo Organizacional. 2014/09/23

2.0 Actualización de Recursos Humanos 2016/07/08