PROCEDIMIENTO PARA LA

ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES

1. La organización de los expedientes.

1.1 Se realiza de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

1.2 Se deben retirar copias iguales y documentos en borrador, se tendrán en un recipiente

aparte y se realizará una verificación de los mismos antes de ser descartados, lo
funcionarios no deben eliminar ningún documento, la validación estará a cargo del
respectivo coordinador.
2.3. Se debe retirar todo material como grapas, legajadores y demás material que pueda
dañar los documentos o que interfiera en el proceso de digitalización.
2.4 Cuando se encuentren documentos con tamaño inferior a media carta, estos se deben
pegar (no grapar) en una hoja blanca tamaño carta.

2. Foliación de los expedientes.

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización
archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la
unidad documental o unidad archivística.

Definiciones:

Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en
los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de
cada unidad documental”.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Página: Lo escrito o impreso en una cara.
Paginar: Acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos
diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este
documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

2.1 Todos los documentos deben estar foliados en forma consecutiva de 1 a n en el

extremo superior derecho, sin superar los 200 folios, cuando esto ocurre, se abre otra
carpeta con los documentos restantes iniciando con el folio 201 hasta el final.
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2.2. Si están marcados con folios anteriores, se les sobrepone una línea oblicua y se
procede a darle el número de folio correspondiente. Se debe escribir el número de
manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes,
sellos, textos o numeraciones originales.

3
2 4
1

2.3. La foliación sólo se debe realizar con lápiz negro, es incorrecto foliar con bolígrafo,
con numeradores, al igual que es incorrecto foliar las tapas de los expedientes y hojas en
blanco.
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2.4. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis

6
5A
5

2.5. Foliación de documentos en soportes diferentes: Cuando se encuentren

documentos como CDs, planos, mapas, fotografías u otros, se guardarán en un sobre de
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manila, anteponiendo una hoja en la cual se indique en qué soporte está el documento,
esta hoja se folia según el orden en el que se encuentre. Ejemplo:

3
2 Contiene CD

3. Conformación de la unidad de conservación:

3.1. Los expedientes estarán en la unidad de conservación Carpeta, según diseño
institucional, la cual está conformada por dos tapas legajadoras.

NOTA: Se utilizará esta unidad de conservación sólo después de su digitalización, si se

requiere la apertura de un expediente nuevo y no se ha digitalizado, se realizará la
apertura del mismo en carpeta café.

3.2 Se utilizará solo gancho legajador plástico, el cual debe ubicarse de manera invertida,
lo cual permite la fácil consulta de los documentos más recientes, los cuales van en la
parte de atrás.
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3.3 La marcación de la carpeta debe indicar cuántos tomos del mismo contribuyente
existen, ejemplo: si tiene 3 carpetas, se marcarán: Tomo 1 de 3, Tomo 2 de 3, tomo 3 de
3, con esto sabremos cuántas carpetas tiene un mismo contribuyente, en caso de resultar
documentos que impliquen la apertura de una nueva carpeta, se deberán marcar de
nuevo las existentes; retomando el ejemplo anterior, se borra la marcación Tomo 1 de 3 y
se marca con Tomo 1 de 4.