MGPP PS02.02 Admin - Almacen Aprobado

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL PROCESO DE SOPORTE NIVEL 01
PS02.02 ADMINISTRACIÓN DEL ALMACEN
Versión 01
DEL MACROPROCESO DE NIVEL 0 “GESTIÓN LOGÍSTICA”
Rol Nombres Cargo Fecha Firma
Elaborado Carlos Eduardo Trujillo Jefe(e) de la Firmado digitalmente por TRUJILLO

/ / TASAYCO Carlos Eduardo FAU
por: Tasayco Unidad de Logística 20551178294 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 28.12.2018 16:14:38 -05:00
Graciela Orbegoso Jefe de la Oficina Firmado digitalmente por

ORBEGOSO FLORES Graciela Del
/ / Carmen FAU 20551178294 soft
Flores de Administración tivo: Soy el autor del documentoMo
ha: 28.12.2018 16:47:06 -05:00
Fec
Jefe de la Oficina
Revisado Norma Gladys García
de Planificación y / /
por: Molina
Presupuesto
Jefe de la Oficina
Edgar Marlon Ardiles
de Asesoría / /
Chacón
Jurídica
Haydee Violeta Chacón

Aprobado Secretaria Técnica
Cabanillas de Martínez / /
por: del Sineace
Vargas
Firmado digitalmente por BARRIGA

ARAUJO Julio Cesar FAU
20551178294 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 28.12.2018 15:41:34 -05:00
Código: MGPP-PS02.01
MGPP
“Administración del Almacén”
Versión: 1
ÍNDICE
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO .............................................................................3

2 ALCANCE ..............................................................................................................3
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...............................................................................3
4 BASE LEGAL.........................................................................................................4
5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS02.02 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN ..6
6. INVENTARIO DE PROCESOS...............................................................................8
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ................................9
7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.01 Recepción de Bienes y
Suministros por Almacén.....................................................................................9
7.2 Ficha Técnica de Proceso-PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia
del Almacén.........................................................................................................13
7.2.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.02.01Control del Stock Mínimo de
Existencias en el Kárdex del Almacén ..............................................................15
7.2.2 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.02 Conciliación Mensual ..........18
7.2.3 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.03 Ingreso y Salida de Bienes
Patrimoniales del Almacén.................................................................................21
7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.03 Despacho de Bienes y
Suministros por Almacén...................................................................................24
7.4 Ficha Técnica de Procedimiento- PS02.02.04 Inventario de Almacén ............28
8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.32
9. FICHAS DE INDICADORES.................................................................................33
9.1 Ficha de Indicador PS02.02-I01 - Diferencias en la conciliación entre SIAF y
SIGA.....................................................................................................................33
9.2 Ficha de Indicador PS02.02–I02 Diferencias entre el Kárdex del SIGA y el
inventario físico del almacén .............................................................................34
2
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Versión: 1
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
1.1 El presente Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP), busca instruir e

informar a los colaboradores que intervienen en el desarrollo de los procesos y
procedimientos que conforman el Proceso PS02.02 “Administración del Almacén” del
Macroproceso de nivel 0 “Gestión Logística”, con la finalidad de que éstos sean
ejecutados en el marco de la Gestión por Procesos en forma eficaz y eficiente.
2 ALCANCE
2.1 El presente documento es de aplicación en la Unidad de Logística de la Oficina de

Administración del Sineace, Oficina de Administración, Oficina de Planificación y
Presupuesto, Alta Dirección y dependencias usuarias del Sineace.
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Dependencias: Alta Dirección, direcciones, oficinas y unidades funcionales que

conforman la estructura funcional
3.2 Nota de Entrada en Almacén (NEA): Documento fuente del ingreso de bienes al
almacén de la Entidad.
3.3 Pedido comprobante de salida (PECOSA): Documento a través del cual el Área de
Almacén de la Unidad de Logística realiza la entrega del bien o bienes al área usuaria
correspondiente.
3.4 Prestación: Es la conducta del contratista durante la ejecución de un contrato sea cual
sea su naturaleza.
3.5 Proveedor: Persona natural o jurídica que comercializa bienes y/o presta servicios en
general y otros según el rubro comercial al que pertenece.
3.6 Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA): Sistema desarrollado por el

Ministerio de Economía y Finanzas con la finalidad de ordenar y simplificar los
procesos administrativos, el cual abarca los procesos técnicos de abastecimiento
(requerimiento, certificación, elaboración de orden de compra y orden de servicio,
registro de contratos), Gestión Patrimonial y Gestión de Almacén.
3.7 Requerimiento: Pedido de compra o servicio elaborado por el área usuaria en el

Sistema integrado de Gestión Administrativa - SIGA, el cual incluye las
especificaciones técnicas o términos de referencia en el que se describe la totalidad de
la necesidad que desea satisfacer, incluyendo además los requisitos de calificación
que debe cumplir el proveedor.
3.8 Términos de Referencia (TDR): Se utiliza para la contratación de servicios en general.

Formato mediante el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de
las características fundamentales y relevantes para cumplir con la finalidad pública de
la contratación y las condiciones en la que debe ejecutarse, el cual debe incluir además
los requisitos de calificación que se consideren necesarios.
3.9 Especificaciones Técnicas (EE.TT): Se utiliza en caso de bienes. Formato mediante

el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de las características
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Versión: 1
fundamentales del bien requerido, y las condiciones en la que debe ejecutarse para
cumplir con la finalidad pública de la contratación, el cual debe incluir además los
requisitos de calificación que se consideren necesarios.
3.10 Diagrama de Flujo: Es una descripción visual de las actividades implicadas en un

proceso mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión
de cada actividad y su relación con las demás; se utilizará la metodología BPMN:
Business Process Management Notation.
3.11 Dueño de Proceso: Persona que ocupa el cargo y tiene la responsabilidad del manejo
de la dependencia o área usuaria quién realiza la ejecución o desarrollo de un proceso
y garantiza que el bien y servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al ciudadano
o destinatario del mismo. También se le conoce como dueño o propietario del proceso.
3.12 Gestión por Procesos: Enfoque metodológico que sistematiza actividades y

procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la "cadena de valor, a fin de
convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen
impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.
3.13 Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y
servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en
periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar
periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos
planificados.
3.14 Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP): Es el documento

técnico descriptivo que contiene la descripción detallada de las acciones que realiza
cada uno de los procesos de la entidad.
4 BASE LEGAL
4.1 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

4.2 Ley N° 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública y modificatorias.
4.3 Ley Nº 28740 - Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación
de la Calidad Educativa.
4.4 Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y modificatorias.
4.5 Ley Nº 29622 que modifica la Ley Núm. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Control y de la Contraloría General de la República, y amplía las facultades en el
proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.
4.6 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.
4.7 Ley Nº 30220 - Ley Universitaria.
4.8 Decreto Ley Nº 25632, que establece la obligación de emitir comprobantes de pago
en las transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de
servicios de cualquier naturaleza.
4.9 Decreto Legislativo Nº 1063, que aprueba la Ley de Adquisiciones Estatales a través
de las bolsas de productos.
4.10 Decreto Legislativo N°1436, que aprueba el Marco de la Administración Financiera del
Sector Publico.
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Versión: 1
4.11 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27658,

Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.
4.12 Decreto Supremo N°043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública.
4.13 Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley del
Código de Ética de la Función Pública.
4.14 Decreto Supremo N° 018-2007-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 28740,
Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Educativa.
4.15 Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la Ley
29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
4.16 Decreto Supremo N° 159-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Adquisiciones a través de las Bolsas de Productos.
4.17 Decreto Supremo N° 304-2012-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
4.18 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
4.19 Decreto Supremo N°133-2013-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del
Código
Tributario.
4.20 Decreto Supremo N° 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 30225,
Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.
4.21 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General
4.22 Decreto Supremo Nº 380-2017-EF, que establece el valor de la UIT para el año 2018.
4.23 Resolución Nº 158-97-SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado y Directiva que norma su aplicación.
4.24 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de
Comprobantes de Pago y modificatorias.
4.25 Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, que aprueba las “Normas de
Control Interno”.
4.26 Resolución Nº 003-2012-SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado”
4.27 Resolución Nº 046-2015-SBN, que aprueba la Directiva Nº 001-2015/SBN
“Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
4.28 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc 093-2015-SINEACE/CDAH-
P, que aprueba la Norma que Define la Estructura Funcional no Orgánica Transitoria
del Ente Rector del Sineace y modificatorias.
4.29 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc N° 193-2017-
SINEACE/CDAH-P, que aprueba el documento de gestión denominado "Mapa de
Procesos de nivel 0 del Sineace”.
4.30 Resolución Jefatural N°335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración
de Almacén para el sector Público Nacional
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Versión: 1
5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS02.02 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN
FICHA TECNICA DEL PROCESO NIVEL 1

Nombre Administración de Almacén Clasificación SOPORTE
Código PS02.02 Versión 01
Garantizar la existencia y el abastecimiento oportunamente a las Oficinas y Unidades de
Objetivo
los recursos materiales que requieren para el correcto desarrollo de sus actividades
Responsable Jefe(a) de Unidad de Logística
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias
Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración
Financiera del Sector Público.
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas
Base Legal/ reglamentarias, modificatorias y complementarias.
normativa aplicable Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Jefatura N°335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administración de Almacén para el sector Público Nacional
Oficina de Administración
Unidad de Logística Unidad
Áreas Participantes de Contabilidad
Dependencias del Sineace
DESCRIPCION DEL PROCESO

Cliente o
Listado de Código de Responsable
Destinatario
Proveedores Entradas Procesos Procesos del Procesos Salidas de los bienes
Nivel 2 Nivel 2 Nivel 2 y servicios
Proveedores de
bienes y
suministros del Acta de no
Bienes y/o
Sineace conformidad del
suministros producto.
- Recepción
- Orden de Jefe(a) de la - Conformidad Proveedor
PS02.02.02.01 de bienes y
compra PS02.02.01 Unidad de -Unidad de
Control del suministros de Ingreso al
- Guías de Logística Logística
Stock mínimo por almacén Almacén.
Remisión
de existencias -Conformidad de
- Facturas
en el Kárdex compra
del almacén
Informe de
mercadería con
stock mínimo PS02.02.01
- Pedido de Recepción de
Compra en el bienes y
Kárdex del SIGA suministros
SIGA por almacén
- Informe
- Almacén del - SIGA Control de Mensual de -Unidad de
Jefe(a) de la Conciliación Logística
Sineace existencias
PS02.02.02 Unidad de -Unidad de
- Órdenes de en custodia
Logística - Informe Contabilidad
Proveedores de Compra del almacén
bienes - Ordenes de mensual de
Servicio ingreso y salida -Oficina de
- PECOSAS de bienes Administració
patrimoniales del n
almacén Unidad de
- Informe de Contabilidad
depreciación
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Pedidos por
Bienes y
SIGA Correo Despacho
suministros
electrónico de Bienes y Jefe(a) de la
-Dependencias - Pedido de -
(requerimient Suministros PS02.02.03 Unidad de
del Sineace Comprobante de Dependencias
o de por Logística
Salida del Sineace
dependencia) Almacén
(PECOSA)
Acta de
Inventario
Comité de - Informe de
Jefe(a) de la
Inventario Kárdex del Inventario sobrantes o Unidad de
PS02.02 .04 Unidad de
- Almacén de SIGA de Almacén faltantes Logística
Logística
Sineace -Informe de
conformidad de
inventario
INDICADORES DEL PROCESO
Código de Denominación del
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador indicador
Saldo del movimiento
acumulado de la cuenta
del mayor 1301
(Auxiliar Estándar SIAF)
Diferencias en la – el saldo actual de la Detectar alguna diferencia en la
PS02.02.-I01 conciliación entre SIAF y conciliación entre almacén y
Cta. Ctble 1301 Bienes
SIGA y Suministros de contabilidad
funcionamiento
(Resumen Contable del
Almacén SIGA)
(Valor Total de las
Diferencias entre el Kárdex existencias del Kárdex Detectar alguna diferencia entre
PS02.02-I02 del SIGA y el inventario del SIGA) - (Valor Total el Kárdex del SIGA y el
físico del almacén del Inventario Físico del inventario físico del almacén
Almacén)
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Carlos Eduardo Trujillo Tasayco
Jefe(e) de Unidad de Logística Graciela del Carmen Orbegoso
Silvia Gushiken Kishimoto Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Jefe(a) de la Unidad de Modernización Jefe(a) de la Oficina de
Especialista en Almacén Administración
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Versión: 1
6. INVENTARIO DE PROCESOS
Proceso de Soporte "0" Proceso de Soporte "1" Proceso de Soporte "2" Proceso de Soporte "3"
PS02.02.01 Recepción de Bienes y Suministros por

Almacén
Control del Stock Mínimo

PS02.02.02.01 de Existencias en el
Kárdex del Almacén
PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia del

Gestión Administración de Almacén PS02.02.02.02 Conciliación Mensual
PS 02 PS02.02
Logística Almacén
Ingreso y Salida de
PS02.02.02.03 Bienes Patrimoniales del
Almacén
PS02.02.03 Despacho de Bienes y Suministros por

Almacén
PS02.02.04
Inventario de Almacén
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Versión: 1
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.01 Recepción de Bienes y

Suministros por Almacén
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Recepción de Bienes y Suministros por Almacén Clasificación Soporte
Código PS02.02.01 Versión 1
Garantizar que los bienes y suministros ingresados al almacén cumplan las especificaciones
Objetivo técnicas solicitadas y en las cantidades solicitadas por el área usuaria, siendo correctamente
manipulados hasta su almacenamiento final dentro de las instalaciones del Sineace.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema
Base Legal/ Nacional de Bienes Estatales.
normativa Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional
aplicable de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Jefatural N°335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de
Almacén para el sector Público Nacional
Unidad de Logística
Alcance
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Cliente o Destinatario de los
Proveedores Entradas Salidas
bienes y servicios
Acta de no
conformidad del
Proveedores de bienes y Bienes y/o suministros
suministros del Sineace - Orden de compra (O/C) producto.
- PS02.02.02.01 Control del - Orden de servicio (O/S) - conformidad de Proveedor
Ingreso al - Unidad de Logística
Stock mínimo de existencias - Guías de Remisión
en el Kárdex del almacén - Facturas Almacén.
- conformidad de
compra.
Código de Nombre del Dependencia Registro de
la actividad Actividades puesto ejecutor del Ejecutor ejecución
Emitir y escanea orden de O/C u O/S, y Especialista Correo
1 enviar por correo electrónico al proveedor, (Encargado de la LOG electrónico
CC al almacén Adquisición) institucional
Correo
Tomar conocimiento de la O/C u O/S Empleado(a) del Empresa
electrónico
adjudicada Proveedor Proveedora
2 institucional
Especialista Correo
Paralelamente al paso anterior, toma
3 (Encargado de LOG electrónico
conocimiento de la O/C u O/S adjudicada
Almacén) institucional
Confirma recepción y aceptación
Correo
mediante correo electrónico (Correo Empleado(a) del Empresa electrónico
dirigido a Encargado de Adquisiciones, y Proveedor Proveedora
institucional
4 Encargado de Almacén)
Especialista
(Encargado de
Correo
Tomar conocimiento de la aceptación de Adquisiciones) y
5 LOG electrónico
la O/C u O/S Especialista
(Encargado de institucional
Almacén)
Preparar mercadería para despacho Empleado(a) del Empresa
6 según O/C u O/S Proveedor Proveedora
Emitir guía de remisión y factura original y Empleado(a) del Empresa
7 copias por triplicado Proveedor Proveedora
Correo
Coordinar por correo la fecha y hora para Empleado(a) del Empresa
electrónico
la entrega de la mercadería al almacén Proveedor Proveedora
8 institucional
Especialista
Recibir propuesta de fecha y hora de
9 (Encargado de LOG
recepción de mercadería
Almacén)
9
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Versión: 1
Cuando se trate de bienes y suministros

de oficina o de aseo.
Confirma al proveedor la fecha y hora
para recepción de la mercadería,
mediante correo electrónico (Continua en Especialista
el paso 13) (Encargado de LOG
De lo contrario, enviar correo electrónico Almacén)
a la dependencia solicitante con la fecha y
hora propuesta para la entrega de la
10 mercadería
Correo
Toma conocimiento y confirma persona Responsable de Dependencia del
electrónico
designada para revisar la mercadería Dependencia Sineace
11 institucional
Toma conocimiento de la designación
Especialista Correo
para la verificación y confirmar fecha y
12 hora de entrega al proveedor mediante (Encargado de LOG electrónico
correo electrónico Almacén) institucional
Empleado(a) del Empresa
Tomar conocimiento
13 Proveedor Proveedora
En la fecha establecida, entregar bienes
y/o suministros al Almacén del Sineace
según orden de compra/servicio y con sus
respectivas Guías de Remisión / Guías de
Facturas. Si se trata de Remisión /
Proveedor Proveedora
Bienes/Suministros de oficina o de aseo, Facturas
continuar en el paso siguiente. De lo
14 contrario ir al paso 29
Bienes/Suministro de oficina o de aseo
Especialista
Verificar guía de remisión y factura vs
(Encargado de LOG
O/C u O/S, así como del cumplimiento de Almacén)
15 las cantidades solicitadas.
Verificar que los productos cumplan las Especialista
EETT según TDR y verifica la calidad del (Encargado de LOG
16 producto. Almacén)
Si está conforme respecto a la recepción,
Conformidad
Firmar recepción de guía de remisión y
factura de ser el caso, y emitir la de compra-
conformidad de compra y la conformidad Especialista Conformidad
de ingreso y enviar a la jefatura para (Encargado de LOG de ingreso-
conocimiento (Continua en el paso Almacén) Acta de no
siguiente). conformidad
De lo contrario ir al paso 25 del producto
17
Recibe conformidades, lo registra en el Asistente(a) Registro en
LOG
18 SGD e ingresa al Despacho. Administrativo(a) el SGD
Toma conocimiento y derivar documentos
a Analista o Especialista de Ejecución
Contractual e Ir al proceso PS02.01.13 Jefe(a) de la LOG LOG
Gestión de Conformidades
19 (Fin del Procedimiento)
Paralelamente al paso 18 Especialista
Consultar si se realizó el devengado al (Encargado de LOG
20 Especialista de Contabilidad. Almacén)
Si se realizó el devengado, ubicar
Especialista
productos en los anaqueles
correspondientes. De lo contrario, (Encargado de LOG
continua en el paso 23 Almacén)
21
Realiza el Registro en el Kárdex del
Especialista
SIGA, en base a los productos derivados
de una OC u OS (Encargado de LOG
(Fin del procedimiento) Almacén)
22
Elaborar informe, comunicando al Jefe(a)
Especialista
de la LOG de los productos no se
(Encargado de LOG
encuentran devengados. Continúa en el
paso 19. Almacén)
23
10
MGPP
Versión: 1
Emite acta de no conformidad por

Especialista
triplicado y lo remite a la jefatura para
(Encargado de LOG
conocimiento y al proveedor para
Almacén)
24 subsanar
Recibe acta de no conformidad, lo registra Asistente(a) Registro en
LOG
25 en el SGD, lo ingresa al Despacho. Administrativo(a) el SGD
Tomar conocimiento
Jefe de LOG LOG
26 (Fin del Procedimiento)
Paralelo a la actividad 25
Tomar conocimiento y efectúa acciones
Proveedor Proveedora
27 para levantar no conformidades
Coordinar la fecha y hora del ingreso de
Correo
la mercadería con el almacén para Empleado(a) del Empresa
electrónico
levantamiento de no conformidad (va al Proveedor Proveedora
institucional
28 paso 9
Diferente de Bienes/Suministro de
oficina o de aseo Especialista
Verifica la guía de remisión y factura vs (Encargado de LOG
O/C u O/S, así como del cumplimiento de Almacén)
29 las cantidades solicitadas.
Paralelo al paso 29, verifica el
cumplimiento de las EETT y la calidad de Personal Asignado
Dependencia
la mercancía ingresante al almacén. Si de la Dependencia
solicitante
está conforme, continuar en el paso solicitante
30 siguiente. De lo contrario ir al paso 36
Personal Asignado
Comunicar la conformidad del producto a Dependencia
de la Dependencia
Almacén solicitante
31 solicitante
Personal Asignado
Dependencia
Emite conformidad de compra de la Dependencia
solicitante
32 solicitante
Paralelo al paso 32 Especialista
Firmar recepción de guía de remisión y (Encargado de LOG
33 factura de ser el caso. Almacén)
Especialista
Emite la conformidad de ingreso (Encargado de LOG
34 Almacén)
Registra conformidad de compra en el Asistente(a) Dependencia
35 SGD y lo deriva a la LOG. Ir al paso 19 Administrativo(a) solicitante
Emite acta de no conformidad por Personal Asignado
Dependencia
triplicado y envía original a la LOG, una de la Dependencia
solicitante
36 copia al proveedor y otra para archivo solicitante
Recibe acta de no conformidad, lo registra
Asistente(a) Dependencia Registro en
en el SGD, lo remite la LOG y al proveedor
Administrativo(a) solicitante el SGD
37 para subsanación
Recibe acta de no conformidad, lo registra Asistente(a) Registro en
LOG
38 en el SGD, lo ingresa al Despacho Administrativo(a) el SGD
39 Toma conocimiento. Continua el paso 27 Jefe(a) de la LOG LOG
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de Denominación
indicador del indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica

Jefe(e) de la Unidad de Logística Silvia Gushiken Kishimoto
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Unidad de Jefe(a) de la Oficina de Administración
Julio Cesar Barriga Araujo Modernización
Especialista en Almacén
11
MGPP
Versión: 1
Flujograma
12
MGPP
Versión: 1
7.2 Ficha Técnica de Proceso-PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia del

Almacén
FICHA TECNICA DEL PROCESO NIVEL 2
Nombre Control de Existencias en Custodia del Almacén Clasificación SOPORTE
Garantizar el cuidado, la seguridad y la existencia de bienes y suministros en custodia del
almacén, a fin de contar con el nivel de inventario oportuno para abastecer los
Objetivo requerimientos de los usuarios, mediante el control de las existencias almacenadas que
concilien con las unidades de Contabilidad y Logística (Patrimonio)
Responsable Jefe(e) de la Unidad de Logística

Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración
Financiera del Sector Público.
normativa Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo
aplicable Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Jefatural N°335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración
de Almacén para el sector Público Nacional
Oficina de Administración - OA
- Unidad de Logística - LOG
Áreas
- Unidad de Contabilidad - CONT
Participantes
- Dependencias del Sineace
DESCRIPCION DEL PROCESO

Cliente o
Listado de Código de Responsable
Destinatario
Proveedores Entradas Procesos Procesos del Procesos Salidas de los bienes
Nivel 3 Nivel 3 Nivel y servicios
Almacén del
Informe de Sineace
Control de mercadería Dependencias
Stock mínimo Jefe(a) de la con stock del Sineace
-Almacén del - Kárdex del
de existencias PS02.02.02.01 Unidad de mínimo PS02.02.01
Sineace SIGA
en el Kárdex Logística - Pedido de Recepción de
del almacén Compra en el bienes y
SIGA suministros por
Almacén
Unidad de
Jefe(a) de la Informe
-Almacén del Conciliación Logística
- SIGA PS02.02.02.02 Unidad de Mensual de
Sineace Mensual -Unidad de
Logística Conciliación
Contabilidad
Informe
mensual de
Órdenes de Ingreso y ingreso y
Proveedores Oficina de
Compra Salida de Jefe(a) de la salida de
de bienes bienes Administración
- Ordenes Bienes PS02.02.02.03 Unidad de
-Almacén del patrimoniales -Unidad de
de Servicio Patrimoniales Logística
Sineace del Almacén Contabilidad
- PECOSAS del Almacén
-Informe de
depreciación
INDICADORES DEL PROCESO
indicador indicador
Saldo del movimiento acumulado de la cuenta
del mayor 1301 (Auxiliar Estándar SIAF) – el
Diferencias en la Detectar alguna diferencia
saldo actual de la Cta. Ctble 1301 Bienes y
PS02.02-I01 conciliación entre en la conciliación entre
Suministros de funcionamiento (Resumen
SIAF y SIGA almacén y contabilidad
Contable del Almacén SIGA)
13
MGPP
Versión: 1

Jefe (e) de Unidad de Logística
Silvia Gushiken Kishimoto
Jefe(a) de la Unidad de Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Modernización Jefe(a) de la Oficina de Administración
14
MGPP
Versión: 1
7.2.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.02.01Control del Stock Mínimo de

Existencias en el Kárdex del Almacén

Control del Stock Mínimo de Existencias en el Kárdex del
Nombre Clasificación Soporte
Almacén
Código PS02.02.02.01 Versión 1
Velar por que el almacén no se desabastezca de los bienes y suministros que han sido
Objetivo programados por las dependencias del Sineace.
Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del
Sector Público.
normativa
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de
aplicable
Bienes Muebles del Estado”
Alcance Unidad de Logística
Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Informe de Almacén del Sineace
mercadería con - Dependencias del Sineace
Almacén del Sineace Kárdex del SIGA stock mínimo - PS02.02.01 Recepción de
- Pedido de compra bienes y suministros por
en el SIGA Almacén
Código de Nombre del Dependencia Registro de
la actividad Actividades puesto ejecutor del Ejecutor ejecución
En la jornada laboral diaria, Ingresa al Especialista
1 Kárdex del SIGA y verifica si existen ítems (Encargado de LOG
con stock mínimo Almacén)
Si no existen avisos de stock mínimo en el
Kárdex, elaborar informe comunicando no
existencia de Stock Mínimo (Fin del Especialista
2 procedimiento).Si existe stock mínimo de (Encargado de LOG
suministros de limpieza y aseo, elabora Almacén)
informe sobre ítems con stock mínimo,
dirigido al Jefe(a) de la LOG.
Registro en el
Sistema de
Registra documento en el SGD y lo pone en Asistente(a) Trámite
3 LOG
el Despacho Administrativo(a) Documentario
(SGD)
Toma conocimiento y lo deriva al
especialista encargado de compra para su
4 Jefe(a) de la LOG LOG
atención (con copia al Jefe de la OA para
conocimiento)
Recibe documento, lo registra en el SGD y
lo deriva al Especialista en cargado de
compra para su atención (va al paso 9). Asistente(a) Registro en el
5 LOG
Paralelamente, envía una copia a la OA Administrativo(a) SGD
para conocimiento, continua en el paso
siguiente.
Recibe copia del documento enviado al
Asistente(a) Registro en el
6 especialista de compras, registra en el SGD OA
y lo deriva al Despacho Administrativo(a) SGD
Toma conocimiento y dispone su archivo
7 Jefe(a) de la OA OA
Registra en el SGD y archiva (Fin del Asistente(a) Registro en el
8 OA
procedimiento). Administrativo(a) SGD
15
MGPP
Versión: 1
Si se trata de suministros de limpieza y aseo,

gestiona la compra con proveedor e ir
al procedimiento PS02.02.01 Recepción de
bienes y suministros por almacén (Fin del Especialista (de
9 procedimiento).De lo contrario, emite LOG
compra)
documento con suministros con stock
mínimo dirigido a la dependencia usuaria
del Sineace para que solicite la compra.
Registra documento en el SGD y lo deriva a Asistente(a) Registro en el
10 LOG
la dependencia usuaria destino Administrativo(a) SGD
Registra en el SGD y coordina viabilidad de Dependencia
11 efectuar pedido de la mercadería con stock Usuaria del
mínimo. Administrativo(a) Sineace SGD
Responsable de la Dependencia
Toma conocimiento y decide si se debe
12 Dependencia Usuaria del
efectuar el pedido de la mercadería Usuaria Sineace
Si no se requiere efectuar el pedido de
mercadería, se registra en el SGD y se
archiva el documento (Fin del Dependencia
Asistente(a)
13 procedimiento).De lo contrario, genera Usuaria del
Administrativo(a)
pedido de compra en el SIGA y deriva a la Sineace
OA.
Recibe documento, lo registra en el SGD y Asistente(a) Registro en el
14 OA
lo deriva al Jefe(a) de la OA Administrativo(a) SGD
Toma conocimiento y dispone envío de
15 Jefe(a) de la OA OA
pedido a la LOG para su compra
Registra en el SGD y lo deriva al Jefe(a) de Asistente(a) Registro en el
16 OA
la LOG Administrativo(a) SGD
17 Recibe documento y registra en el SGD LOG
Administrativo(a) SGD
Toma conocimiento y dispone su
18 Jefe(a) de la LOG LOG
asignación al especialista para compra
Registra documento en el SGD y lo deriva Asistente(a) Registro en el
19 LOG
al especialista de compra Administrativo(a) SGD
Gestiona la compra según pedido hecho en
el SIGA e ir al procedimiento PS02.02.01 Especialista (de
20 LOG
Recepción de bienes y suministros por compra)
almacén (Fin del procedimiento).
indicador del indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Unidad de
Jefe(a) de la Oficina de Administración
Julio Cesar Barriga Araujo Modernización
16
MGPP
Versión: 1
Flujograma
17
MGPP
Versión: 1
7.2.2 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.02 Conciliación Mensual

Nombre Conciliación Mensual Clasificación Soporte
Objetivo Formular el informe mensual de conciliación para ser remitido a la Unidad de Contabilidad
Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del
Sector Público.
normativa
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de
aplicable
Bienes Muebles del Estado”
Unidad de Contabilidad
Cliente o Destinatario
Proveedores Entradas Salidas de los bienes y
servicios
Informe Mensual Unidad de Logística
Almacén del Sineace SIGA
de Conciliación - Unidad de Contabilidad
Código Registro
de la Nombre del Dependencia de
Actividades
actividad puesto ejecutor del Ejecutor ejecución
Emisión del Informe de Conciliación mensual Especialista
1 según plazo (Encargado de LOG
Emitir los reportes Contables del SIGA Almacén)
Especialista
Descargar la BD del Parte contable de salidas de
2 (Encargado de LOG
almacén y el resumen del Kárdex
Almacén)
Analizar las base de datos para emitir resumen de Especialista
movimientos de Almacén por cuenta contable (Encargado de LOG
3 especificando los montos fenecidos y vigentes Almacén)
Especialista
4 Emitir reportes de movimientos del almacén (Encargado de LOG
Almacén)
Analizar base de datos del resumen del Kárdex
Especialista
para determinar el inventario al cierre de mes
5 (Encargado de LOG
especificando los montos fenecidos y vigentes por
Almacén)
cuenta contable
Especialista
Emitir reporte de inventario al cierre de mes (Encargado de LOG
6 Almacén)
Especialista
Fotocopia y escanea las PECOSAS firmadas y O/C
7 (Encargado de LOG
u O/S
Almacén)
Especialista
Consolidar información y elaborar informe mensual
8 (Encargado de LOG
de entradas y salidas del Almacén en el SGD
Almacén)
Recibir informe, lo registra en el SGD y lo ingresa al Asistente(a) Registro
9 LOG
Despacho de la LOG Administrativo(a) en el SGD
Tomar conocimiento y dispone su envío al Jefe(a) Jefe(a) de la
LOG
10 de la Unidad de Contabilidad, con copia a OA LOG
Recibir documentación, registra en el SGD y Registro
11 Especialista CONT
entrega al Jefe(a) de CONT en el SGD
Jefe(a) de
Tomar conocimiento y dispone acciones CONT
12 CONT
Ingresar montos al SIAF y verificar si existen
13 Especialista CONT
diferencias con el Reporte Contable de Almacén. Si
18
MGPP
Versión: 1
existen diferencias, continuar en el paso siguiente.

De lo Contrario fin del procedimiento.
Comunicar a Almacén diferencia entre el Reporte Jefe(a) de
14 CONT
Contable de Almacén y el Analista de Cuenta SIAF CONT
Especialista
Coordinar con Contabilidad levantamiento de
(Encargado de LOG
observaciones
15 Almacén)
Especialista
Elaborar informe de diferencias entre el SIAF y
16 (Encargado de LOG
SIGA. Continúa en el paso 9
Almacén)
A solicitud de Contabilidad
Emite proyecto de documento solicitando el Informe Especialista CONT
17 de Conciliación Mensual de almacén
Jefe(a) de
18 Firma documento y dispone su envío CONT CONT
19 Registra documento en el SGD y lo remite a la OA Especialista CONT
Recibe documento, registra en el SGD y lo ingresa Asistente(a)
20 OA
al Despacho Administrativo(a)
Toma conocimiento y dispone su derivación a la
Jefe(a) de la OA OA
21 Unidad de Logística
Asistente(a)
Registra en el SGD y lo deriva a la LOG OA
22 Administrativo(a)
Unidad de
23 Logística -
LOG
Toma conocimiento y dispone su derivación al Jefe(a) de la
encargado del almacén LOG LOG
24
25 LOG
Especialista
Toma conocimiento y agiliza la emisión del Informe
(Encargado de LOG
Mensual de Conciliación. Continúa en el paso 1.
26 Almacén)
indicador indicador
Jefe(a) de la Unidad de Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Modernización Jefe(a) de la Oficina de Administración
19
MGPP
Versión: 1
Flujograma
20
MGPP
Versión: 1
7.2.3 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.03 Ingreso y Salida de Bienes

Patrimoniales del Almacén

Nombre Ingreso y Salida de Bienes Patrimoniales del Almacén Clasificación Soporte
Controlar mensualmente las entradas y salidas de los bienes patrimoniales al almacén del
Objetivo Sineace y su socialización a la Unidad de Contabilidad para los fines pertinentes
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del
normativa Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional
aplicable de Bienes Muebles del Estado”
Unidad de Contabilidad
Informe mensual
Órdenes de de ingreso y
Compra salida de bienes
Proveedores de bienes Oficina de Administración
-Ordenes de patrimoniales
- Almacén del Sineace -Unidad de Contabilidad
Servicio del almacén
- PECOSAS - Informe de
depreciación
Código de la Nombre del Dependencia Registro de
actividad Actividades puesto ejecutor del Ejecutor ejecución
Especialista
El primer día hábil del mes, verificar si (Encargado de
1 LOG
ingresaron bienes patrimoniales al Almacén)
almacén
Informe
Si no ingresaron, fin del procedimiento. mensual de
De lo contrario, emite Informe mensual de Especialista ingreso y
ingreso y salida de bienes patrimoniales (Encargado de salida de
del almacén LOG
Almacén) bienes
(adjunta Órdenes de Compra/servicio y
patrimoniales
PECOSAS) y lo envía a su Jefatura
2 del almacén
Recibe informe, registra en el SGD y Asistente(a) Registro en
Administrativo(a) LOG el SGD
3 lo ingresa al Despacho
Toma conocimiento y dispone su Jefe(a) de la
4 LOG
derivación al encargado del patrimonio LOG
Registra en el SGD y lo entrega al Asistente(a) Registro en
destinatario Administrativo(a) LOG el SGD
5
Especialista
Toma conocimiento y emite el Informe (Encargado de Informe de
LOG depreciación
de depreciación y lo deriva a su jefatura Patrimonio)
6
Recibe informe, lo registra en el SGD y Asistente(a) Registro en
7 Administrativo(a) LOG el SGD
lo ingresa al Despacho
Toma conocimiento y dispone su envío al Jefe(a) de la
8 LOG
Jefe(a) de CONT con copia a la OA LOG
Registra en el SGD y deriva documento a Asistente(a) Registro en
Administrativo(a) LOG el SGD
9 CONT, con copia a la OA
Recibe documentación, registra en el SGD Registro en
Especialista CONT el SGD
10 y lo entrega al Jefe(a) de CONT
Toma conocimiento y dispone acciones Jefe(a) de
11 CONT CONT
(Fin del procedimiento)
Código de
indicador Denominación del indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
21
MGPP
Versión: 1
Saldo del movimiento

acumulado de la cuenta del
mayor 1301 (Auxiliar Estándar
SIAF) – el saldo actual de la Detectar alguna diferencia
Diferencias en la conciliación
PS02.02-I01 Cta. Ctble 1301 Bienes y en la conciliación entre
entre SIAF y SIGA
Suministros de funcionamiento almacén y contabilidad
(Resumen Contable del
Almacén SIGA)
Jefe(e) de la Unidad de Logística Graciela del Carmen
Orbegoso Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Jefe(a) de la Oficina de
Modernización
22
MGPP
Versión: 1
Flujograma
23
MGPP
Versión: 1
7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.03 Despacho de Bienes y

Suministros por Almacén

Nombre Despacho de Bienes y Suministros por Almacén Clasificación Soporte
Abastecer a las dependencias del Sineace de los recursos materiales que requieren para el
Objetivo
correcto desarrollo de sus actividades que se encuentran en custodia del almacén
Base Legal/
normativa
aplicable
Dependencias
Bienes y suministros
Pedidos por SIGA
-Correo electrónico
-Dependencias del -Pedido de -Dependencias del Sineace
(requerimiento de
Sineace Comprobante de Salida
dependencia)
(PECOSA)
Código
de la Nombre del Dependencia Registro de
Actividades
actividad puesto ejecutor del Ejecutor ejecución
Cuando exista la necesidad de mercadería Asistente(a) Dependencia
del almacén, Ingresar al SIGA y verificar Administrativo(a) del Sineace - Kárdex del
1
ítem y cantidades disponibles en el Kárdex x Centro de solicitante SIGA
del SIGA Costo
Si No existe stock disponible, gestiona el
Asistente(a)
pedido de compra y va al proceso PS02.01 Dependencia
.03 Contratación Directa (Fin del Administrativo(a)
del Sineace
Procedimiento). De lo contrario elaborar e x Centro de
solicitante
imprime el pedido Costo
2
Asistente(a)
Dependencia
Elabora pedido, e imprime y lo deriva al Administrativo(a)
3 del Sineace
responsable de la dependencia x Centro de
solicitante
Costo
Responsable de Dependencia
Firma pedido y dispone su envío a la LOG la dependencia del Sineace
4 solicitante solicitante
Registro en el
Asistente(a)
Dependencia Sistema de
Administrativo(a)
5 Registra en el SGD y lo deriva a la OA del Sineace Trámite
x Centro de
solicitante Documentario
Costo - SGD
Recibe pedido, registra en el SGD y lo Asistente(a) Oficina de Registro en el
6 deriva al Despacho Administrativo(a) Administración SGD
Jefe(a) de la
Toma conocimiento y dispone su derivación Oficina de
7 Oficina de
a la LOG Administración
Administración
Asistente(a) Oficina de Registro en el
Registra en el SGD y lo deriva a la LOG
8 Administrativo(a) Administración SGD
Recibe pedido, registra en el SGD y lo Asistente(a) Unidad de Registro en el
9
ingresa al despacho Administrativo(a) Logística SGD
24
MGPP
Versión: 1
Toma conocimiento y dispone su derivación Unidad de

Jefe(a) de la LOG
10 a almacén Logística
Asistente(a) Unidad de Registro en el
11 Registra en el SGD y lo deriva al almacén
Administrativo(a) Logística SGD
Especialista
Verifica y autoriza las cantidades a
(Encargado de LOG
despachar
12 Almacén)
Especialista
Genera la PECOSA por triplicado mediante
13 (Encargado de LOG PECOSA
SIGA y las firma Almacén)
Especialista Correo
Coordina la fecha y hora de entrega del (Encargado de LOG electrónico
pedido con dependencia solicitante Almacén) institucional
14
Asistente(a)
Dependencia Correo
Confirma la fecha y hora de recepción del Administrativo(a)
15 x Centro de del Sineace electrónico
pedido
Costo solicitante institucional
Toma conocimiento y actualiza (Anota la Especialista
salida de cada ítem) las Tarjetas de Control (Encargado de LOG
16 Visible Almacén)
Especialista
Cargos
17 Embala la mercadería a despachar (Encargado de LOG
firmados
Almacén)
Especialista
En la fecha establecida, entrega mercadería
(Encargado de LOG
a la dependencia solicitante
18 Almacén)
Recibe mercadería y firma PECOSA en Asistente(a)
Dependencia
señal de conformidad (el asistente Administrativo(a) PECOSA
19 del Sineace
administrativo y el Responsable de la x Centro de firmada
solicitante
Dependencia) Costo
Especialista
Envía PECOSA a la LOG para firma (Encargado de LOG
20 Almacén)
Recibe PECOSA, registra en el SGD y Asistente(a) Registro en el
21 LOG
deriva al despacho Administrativo(a) SGD
PECOSA
Firma PECOSA en señal de conformidad Jefe(a) de la LOG LOG
22 firmada
Recibe PECOSA firmada, archiva original.
Envía 2 copias a almacén (continua el paso
23 siguiente), envía copia de PECOSA por LOG
Administrativo(a) SGD
SGD en respuesta al pedido inicial
(continua en el paso 25)
Especialista Copia de
Recibe copia de PECOSA, y archiva (fin del
(Encargado de LOG PECOSA
procedimiento)
24 Almacén) firmada
Firma documento adjuntando copia de
25 PECOSA Jefe(a) de la LOG LOG
Recibe, registrar y remitir a Dependencia Asistente(a)

solicitante Administrativo(a) LOG
26
Asistente(a) Dependencia Copia de
Recibe copia de PECOSA y procede a su
27 Administrativo(a) del Sineace PECOSA
archivo (Fin del procedimiento)
x Centro de Costo solicitante firmada
indicador del indicador
25
MGPP
Versión: 1

Jefe(e) de la Unidad de Logística Graciela del Carmen Orbegoso
Jefe(a) de la Unidad de Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Modernización Jefe(a) de la Oficina de
26
MGPP
Versión: 1
Flujograma
27
MGPP
Versión: 1
7.4 Ficha Técnica de Procedimiento- PS02.02.04 Inventario de Almacén

Nombre Inventario de Almacén Clasificación Soporte
Sincerar el Kárdex del SIGA respecto al inventario físico de la mercadería que se
Objetivo
encuentra en custodia del almacén.
Base Legal/
normativa
aplicable
Comité de Inventario
Alcance - Oficina de Administración (OA)
- Unidad de Logística
Acta de Inventario
- Informe de sobrantes
Comité de Inventario o faltantes
Kárdex del SIGA - Informe de Unidad de Logística.
- Almacén de Sineace
conformidad de
inventario
Código de Nombre del puesto Dependencia Registro de
la actividad Actividades ejecutor del Ejecutor ejecución
Iniciar coordinaciones para la
Presidente de Comité Comité de
1 realización del Inventario de de Inventario Inventario
Almacén
Comité de
Presidente de Comité
Inventario/
de Inventario/
Empresa
Representante de la
2 Coordinar la fecha del inventario Inventariadora
Empresa
Externa/Unidad
Inventariadora/Jefe(a)
de Logística
de la LOG
(LOG)
Comunicar por escrito la fecha del Presidente de Comité Comité de
3
inventario, registrar en el SGD de Inventario Inventario
Oficina de
Recibir documento y registra en el Asistente(a)
4 Administración
SGD Administrativo(a)
(OA)
Oficina de
Tomar conocimiento y disponer su
5 Jefe(a) de la OA Administración
envío a la LOG
(OA)
Oficina de
Registrar en el SGD y remitir Asistente(a)
6 Administración
documento a la LOG Administrativo(a)
(OA)
Recibir documento y registra en el Asistente(a) Unidad de
7
SGD Administrativo(a) Logística (LOG)
Tomar conocimiento dispone su Unidad de
8 Jefe(a) de la LOG
derivación a almacén Logística (LOG)
Registrar en el SGD y remite Asistente(a) Unidad de
9
documento a almacén Administrativo(a) Logística (LOG)
Recibir documentación y solicitar el
cierre temporal del almacén para Especialista
Unidad de
10 que se desarrolle el inventario del (Encargado de
Logística (LOG)
almacén Almacén)
28
MGPP
Versión: 1
Preparar proyecto de memorándum

circular indicando el cierre temporal Unidad de Proyecto de
11 del almacén y dispone su envío a la Jefe(a) de la LOG
Logística (LOG) Memorándum
OA
Registrar en el SGD y remitir Asistente(a) Unidad de
12
documento a la OA Administrativo(a) Logística (LOG)
Oficina de
Recibir documento, registra en el Asistente(a)
13 Administración
SGD y derivar a su Jefatura Administrativo(a)
(OA)
Oficina de
Firmar memorándum circular y
14 Jefe(a) de la OA Administración Memorándum
dispone su distribución
(OA)
Registrar documento en el SGD y Oficina de
Asistente(a)
15 remitir Memorándum a las Administración
Administrativo(a)
dependencias para conocimiento. (OA)
Paralelamente al paso 10, ordenar Especialista
Unidad de
16 y prepara el almacén para visita de (Encargado de
Logística (LOG)
inventariadores Almacén)
Inventario
En la fecha establecida, realiza
inventario comparando tarjeta visible Empresa
17 del Kárdex vs Stock en físico por Inventariadores Inventariadora
cada bien o suministro en custodia Externa
del almacén
Compara lo encontrado vs la base Empresa
18 de datos o el monto contable de los Inventariadores Inventariadora
bienes y suministros Externa
Fin Inventario
Si existen faltantes, emite reporte
de productos faltantes.
Si existe sobrantes, emite reporte Empresa
19 Inventariadores Inventariadora Reporte
de productos sobrantes.
Si no existen diferencias, emite Externa
reporte de productos conformes
Empresa
Proyecto de
20 Proyecta informe de inventario Inventariadores Inventariadora
Informe
Externa
Representante de la Empresa
Firma informe de inventario y lo
21 Empresa Inventariadora Informe
presenta al Sineace para la OA
Inventariadora Externa
Ir al procedimiento PS06.01.01
22 Ingreso de Documentación de
Fuente Externa
Recibir, informe de inventario, Oficina de
Asistente(a)
23 registra en el SGD y lo deriva a Administración
Administrativo(a)
Jefatura (OA)
Oficina de
Tomar conocimiento y dispone su
envío a la LOG
(OA)
Oficina de
Registra en el SGD y lo deriva a la Asistente(a)
25 Administración
LOG Administrativo(a)
(OA)
Recibir documento, registra en el Asistente(a) Unidad de
26 SGD y deriva a Jefe de la LOG Administrativo(a) Logística (LOG)
Tomar conocimiento y dispone su Unidad de
27 Jefe(a) de la LOG
derivación a almacén Logística (LOG)
29
MGPP
Versión: 1
Emitir informe con levantamiento de Especialista

Unidad de
28 observaciones sobre faltantes y (Encargado de Informe
Logística (LOG)
sobrantes Almacén)
Tomar conocimiento y dispone su Unidad de
29 Jefe(a) de la LOG
envía a la OA Logística (LOG)
Registrar en el SGD y remitir Asistente(a) Unidad de
30 informe a la OA Administrativo(a) Logística (LOG)
Recibir, informe de levantamiento Oficina de
Asistente(a)
31 de observaciones, lo registra en el Administración
SGD y lo deriva a Jefatura Administrativo(a)
(OA)
Oficina de
envío a la Empresa Inventariadora (OA)
Recibir, informe, lo registrar en el
Oficina de
SGD y derivar a UATCDA para su Asistente(a)
33 entrega a la Empresa Administración
Administrativo(a)
Inventariadora (OA)
34
Despacho de Documentos
Representante de la Empresa
Recibir informe de levantamiento de
35 Empresa Inventariadora
observaciones
Inventariadora Externa
Representante de la Empresa Informe de
Emitir Informe de Inventario final y
36 Empresa Inventariadora Inventario
lo entrega al Sineace para la OA
Inventariadora Externa Final
37 Ingreso de Documentación de
Fuente Externa
Recibir, informe de inventario final, Oficina de
Asistente(a)
38 lo registra en el SGD y lo deriva a Administración
Administrativo(a)
Jefatura (OA)
Oficina de
envío al Comité de Inventario
(OA)
Recibe documento, registra en el
Asistente(a) Unidad de
40 SGD y deriva al Comité de
Administrativo(a) Logística (LOG)
Inventario
Recepcionar y dar conformidad al
Presidente de Comité Comité de
41 servicio de inventario del almacén.
Fin del Procedimiento de Inventario Inventario
indicador indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
Diferencias entre el (Valor Total de las existencias
Detectar alguna diferencia
Kárdex del SIGA y el del Kárdex del SIGA) - (Valor
PS02.02- I02 entre el Kárdex del SIGA y el
inventario físico del Total del Inventario Físico del
inventario físico del almacén
almacén Almacén)
Jefe(e) de la Unidad de Logística Silvia Gushiken Kishimoto Graciela del Carmen Orbegoso
Flores
Julio Cesar Barriga Araujo Jefe(a) de la Oficina de
Modernización
30
MGPP
Versión: 1
Flujograma
31
Código: MGPP-PS
MGPP
Versión:
8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Implementado (I)
Código
Proceso de Soporte "0" Proceso de Soporte "1" Proceso de Soporte "2" Proceso de Soporte "3" Nombre indicador /Por Implementar
Indicador
(PI)
Diferencias en la
PS02.02-I01 conciliación entre SIAF PI
y SIGA
Diferencias entre el
Kárdex del SIGA y el
PS02.02-I02 PI
inventario físico del
almacén
Diferencias en la
PS02.02-I01 conciliación entre SIAF PI
Control de y SIGA
PS Gestión Administración Existencias en
PS02.02 de Almacén PS02.02.02
02 Logística Custodia del Ingreso y Salida de Bienes Diferencias en la
Almacén PS02.02.02.03 Patrimoniales del PS02.02-I01 conciliación entre SIAF PI
Almacén y SIGA
Diferencias entre el
Inventario de Kárdex del SIGA y el
PS02.02.04 PS02.02-I02 PI
Almacén inventario físico del
almacén
32
MGPP
Versión: 1
9. FICHAS DE INDICADORES
9.1 Ficha de Indicador PS02.02-I01 - Diferencias en la conciliación entre SIAF

y SIGA
FICHA DE INDICADOR
Diferencias en la conciliación PS02.02.02.03-
Denominación: Código:
entre SIAF y SIGA I02
Código y nombre del
Proceso de Nivel 0 - PS02 Gestión Logística
N0
Proceso de Nivel 1 - PS02.02 Administración de Almacén
N1
Proceso de Nivel 2 - PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia del Almacén
N2
Proceso de Nivel 3 - PS02.02.02.03 Ingreso y Salida de Bienes Patrimoniales del Almacén
N3
Descripción del Es un indicador de eficacia que permitirá detectar alguna diferencia en la conciliación
Indicador entre el SIAF y el SIGA
Unidad de Medida Soles
Objetivo del Indicador Detectar alguna diferencia en la conciliación entre almacén y contabilidad
Saldo del movimiento acumulado de la cuenta del mayor 1301 (Auxiliar Estándar
Forma de Cálculo SIAF) – el saldo actual de la Cta. Ctble 1301 Bienes y Suministros de funcionamiento
(Resumen Contable del Almacén SIGA)
Fuentes de - Auxiliar Estándar SIAF

Información -Resumen contable del almacén
Periodicidad de
Medición (Frecuencia) Mensual
Responsable de
Medición Responsable de Almacén
Meta Por definir
33
MGPP
Versión: 1
9.2 Ficha de Indicador PS02.02–I02 Diferencias entre el Kárdex del SIGA y el

inventario físico del almacén
FICHA DE INDICADOR
Diferencias entre el Kárdex del
PS02.02.04 –
Denominación: SIGA y el inventario físico del Código:
I04
almacén
Proceso de Nivel 0 - PS02 Gestión Logística
N0
Proceso de Nivel 1 - PS02.02 Administración de Almacén
N1
Proceso de Nivel 2 - PS02.02.04 Inventario de Almacén
N2
Proceso de Nivel 3 -
N3
Descripción del Es un indicador de eficacia que nos permitirá detectar alguna diferencia entre el
Indicador Kárdex del SIGA y el inventario físico del almacén
Unidad de Medida Soles
Objetivo del Indicador Detectar alguna diferencia entre el Kárdex del SIGA y el inventario físico del almacén
(Valor Total de las existencias del Kárdex del SIGA) - (Valor Total del Inventario
Forma de Cálculo
Físico del Almacén)
Fuentes de - SIGA
Información - Informe Final del Inventario Físico del Almacén
Periodicidad de
Medición (Frecuencia) Anual
Responsable de
Medición Responsable de Almacén
Meta Por definir

MGPP
Versión: 1
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
N° Fecha de
Ítem Descripción del Cambio Versión
Correlativo Vigencia
35

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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL PROCESO DE SOPORTE NIVEL 01

PS02.02 ADMINISTRACIÓN DEL ALMACEN

DEL MACROPROCESO DE NIVEL 0 “GESTIÓN LOGÍSTICA”

Rol Nombres Cargo Fecha Firma

Elaborado Carlos Eduardo Trujillo Jefe(e) de la Firmado digitalmente por TRUJILLO

Graciela Orbegoso Jefe de la Oficina Firmado digitalmente por

Haydee Violeta Chacón

Firmado digitalmente por BARRIGA

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO .............................................................................3

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

1.1 El presente Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP), busca instruir e

2.1 El presente documento es de aplicación en la Unidad de Logística de la Oficina de

3.1 Dependencias: Alta Dirección, direcciones, oficinas y unidades funcionales que

3.6 Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA): Sistema desarrollado por el

3.7 Requerimiento: Pedido de compra o servicio elaborado por el área usuaria en el

3.8 Términos de Referencia (TDR): Se utiliza para la contratación de servicios en general.

3.9 Especificaciones Técnicas (EE.TT): Se utiliza en caso de bienes. Formato mediante

3.10 Diagrama de Flujo: Es una descripción visual de las actividades implicadas en un

3.12 Gestión por Procesos: Enfoque metodológico que sistematiza actividades y

3.14 Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP): Es el documento

4.1 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

4.11 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27658,

5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS02.02 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

FICHA TECNICA DEL PROCESO NIVEL 1

DESCRIPCION DEL PROCESO

PS02.02.01 Recepción de Bienes y Suministros por

Control del Stock Mínimo

PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia del

PS02.02.03 Despacho de Bienes y Suministros por

7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.01 Recepción de Bienes y

Cuando se trate de bienes y suministros

Emite acta de no conformidad por

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

7.2 Ficha Técnica de Proceso-PS02.02.02 Control de Existencias en Custodia del

Responsable Jefe(e) de la Unidad de Logística

DESCRIPCION DEL PROCESO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

7.2.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.02.01Control del Stock Mínimo de

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Si se trata de suministros de limpieza y aseo,

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

7.2.2 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.02 Conciliación Mensual

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

existen diferencias, continuar en el paso siguiente.

7.2.3 Ficha Técnica de Procedimiento-PS02.02.02.03 Ingreso y Salida de Bienes

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Saldo del movimiento

7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.02.03 Despacho de Bienes y

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Toma conocimiento y dispone su derivación Unidad de

Recibe, registrar y remitir a Dependencia Asistente(a)

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

7.4 Ficha Técnica de Procedimiento- PS02.02.04 Inventario de Almacén

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Preparar proyecto de memorándum

Emitir informe con levantamiento de Especialista

8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9.1 Ficha de Indicador PS02.02-I01 - Diferencias en la conciliación entre SIAF

Unidad de Medida Soles