MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo

Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera
Proceso: AP-01.1 Soporte Administrativo
Subproceso: AP-01.1.2 Administración de Bienes
Procedimiento: AP-01.1.2.03 Asignar y reasignar bienes
Especialista en Administración de
Dueño del Procedimiento:
Bienes 3

Versión: 03

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Elaborado por:

Nombre Cargo Área Firma

Dirección Nacional de
Ing. Marcos Lavayen Técnico en Gestión Organización y
Métodos

Revisado por:

Nombre Cargo Área Firma

Ing. Jaime Miranda
Dirección Nacional Firmado digitalmente
por JAIME RICARDO
Director Nacional Administrativa MIRANDA GARCIA
Fecha: 2018.04.19
16:29:29 -05'00'

Cpa. Tania Bastidas
Ing. Jessica Ramírez
Especialista en
Dirección Nacional
Administración de
Administrativa
Bienes 3
Firmado digitalmente
Dirección Nacional de por JESSICA
ELIZABETH RAMIREZ
Directora Nacional Organización y TORRES
Fecha: 2018.05.11
Métodos 12:05:59 -05'00'

Aprobado por:

Nombre Cargo Firma

Superintendenta de Compañías, Valores y Firmado digitalmente por SUAD

Ab. Suad Manssur V. RAQUEL MANSSUR VILLAGRAN

Fecha: 2018.06.19 14:11:41

Seguros -05'00'

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha
Sección y/o
Versión Descripción de la modificación de la
página
Modificación
Manuales actualizados según el Estatuto
02 1-39 Orgánico de Gestión Organizacional por 07/01/2014
Procesos
Manual actualizado por reforma al
Reglamento General para la
03 1-32 19/04/2018
Administración, Utilización y Control de los
Bienes e Inventarios del Sector Público

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
NORMATIVA ................................................................................................................4
GLOSARIO...................................................................................................................4
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................6
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................8
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................9
FLUJOGRAMA ...........................................................................................................15
FORMULARIOS .........................................................................................................27

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

OBJETO
Describir el procedimiento para la asignación, devolución y reasignación de bienes,
estableciendo los controles necesarios para su completo seguimiento.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la asignación del bien al servidor requirente y culmina con
el archivo del formulario correspondiente. Incluye la devolución de Bienes de
Propiedad, Planta y Equipo o de Control Administrativo.

NORMATIVA
 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento.
 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado publicado en Registro
Oficial No.78, del 01 de diciembre de 2009.
 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los
Bienes e Inventarios del Sector Público. publicado en Registro Oficial suplemento
No.150, del 29 de diciembre de 2017.
 Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. publicado en
Registro Oficial suplemento No.755, del 16 de mayo de 2016.
 Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
Superintendencia de Compañías.
 Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías.

GLOSARIO
 Bienes de Control Administrativo.- Son bienes no consumibles de propiedad de
la entidad u organismo, tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados
en las actividades de la entidad. La clasificación de los bienes se realizará de
acuerdo a la funcionalidad dependiendo de la naturaleza y misión institucional.
Estos bienes no serán sujetos a depreciación ni revalorización. La responsabilidad
en el uso de estos bienes corresponderá al Usuario Final al cual le hayan sido
entregados para el desempeño de sus funciones.
 Bienes de Propiedad, Planta y Equipo.- Son aquellos destinados a las
actividades de administración, producción, suministro de bienes, servicios y
arrendamiento. Dentro de los mencionados se incluirán aquellos bienes de
4

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

Infraestructura; Patrimonio Histórico Artístico-Cultural; Biológicos; e Intangibles.

Los mismos serán reconocidos como tal, siempre y cuando cumplan los siguientes
requisitos:
o Ser destinados para uso en la producción o suministro de bienes y servicios,
para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos.
o Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal.
o Generar beneficios económicos o potencial de servicio público; adicional a los
que se darían si no se los hubiera adquirido.
o Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión institucional.
o Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las finanzas
públicas para este tipo de bienes.
 eSByE.- Sistema de Bienes y Existencias del sector público.
 Materiales o Suministros- Son activos identificados como materiales o
suministros consumibles durante el proceso de producción, en la prestación de
servicios o conservados para la venta o distribución, en el curso ordinario de las
operaciones. Para ser considerados inventarios deberán tener las siguientes
características:
o Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año.
o Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación de
servicios y ser susceptibles de ser almacenados.

 Sistema de Bienes de Consumo Interno.- Es el Sistema que controla los bienes

de consumo interno (existencias, materiales de oficina, etc).
 Unidad Requirente.- Es una dirección general o equivalente a la que se le
confieren atribuciones específicas en el reglamento interno.
 Usuario Final.- Será el custodio, responsable del cuidado, buen uso, custodia y
conservación de los bienes e inventarios a él asignados para el desempeño de sus
funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado, conforme a
las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.

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 CARACTERIZACIÓN

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 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 19/04/2018
MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 03
PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Ing. Marcos Lavayen
SUBPROCESO: Administración de Bienes APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez
PROCEDIMIENTO: Asignar y reasignar bienes

CONTROLES

NORMATIVA:
INDICADORES: - Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
- Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento
- Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de
- Total de bienes asignados las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
- Total de bienes devueltos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado.
- Total de bienes reasignados - Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de los Bienes
e Inventarios del Sector Público.
- Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas.
- Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la
Superintendencia de Compañías.
- Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de Compañías.
- Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
- Código de Ética.

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES

Especialista en Servidores de la
Administración de - Formulario AP-01.1.2.01-F1 - Acta de asignación - reasignación Institución
Bienes Solicitud de bienes y suministro ASIGNAR Y - Reporte de traspaso masivo de
Servidores de la REASIGNAR BIENES bienes
Institución - Nota de egreso
- Formulario AP-01.1.2.03-F1
Devolución de Bienes

TECNOLÓGICOS: HUMANOS:

- Sistema eSByE - Responsable Unidad Requirente

- Sistema de Bienes de Consumo Interno - Especialista en Administración de Bienes 3
- Especialista en Administración de Bienes 1-2
- Usuario Final
- Secretaria de Unidad Requirente
- Responsable de Bienes Regional

RECURSOS
 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE
 Designar custodio del bien.
 Revisar y firmar el formulario Solicitud de Bienes y Suministros.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS

VECES
 Recibir y verificar el bien en bodega.
 Registrar en el sistema eSByE los traspasos masivos de bienes al Responsable
de Bienes Regional.
 Verificar registros y actualización de información en el sistema eSByE.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
 Verificar en el sistema que los bienes requeridos existan en bodega.
 Registrar y actualizar en el sistema eSByE al custodio del bien.
 Remitir Acta de asignación – reasignación de bienes.
 Entregar el/los bien(es) al Usuario Final.
 Remitir formulario Nota de Egreso por Traslado.
 Enviar por valija el/los suministro(s).

USUARIO FINAL
 Revisar el/los bien(es).
 Firmar la conformidad en el Acta de asignación – reasignación de bienes.
 Devolver el bien físicamente a bodega.
 Solicitar informe técnico del bien.
 Remitir formulario Devolución de Bienes.

SECRETARIA DE LA UNIDAD REQUIRENTE

 Elaborar formulario Solicitud de Bienes y Suministros.

RESPONSABLE DE BIENES REGIONAL O QUIEN HAGA SUS VECES

 Revisar el/los bien(es) y el/los suministro(s).
 Firmar formulario Traspaso masivo de bienes.
 Firmar formulario Nota de Egreso por Traslado.

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

PROCEDIMIENTO
PARA EL CASO DE ASIGNACIÓN Y REASIGNACIÓN DE BIENES DE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE

1. Designa el custodio del bien a recibir.
2. Llena formulario AP-01.1.2.01-F1 Solicitud de bienes y suministros, para solicitar
el bien, y lo remite al Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus
veces:
2.1. En caso de que el bien no sea un equipo tecnológico: Continúa actividad
3.
2.2. En caso de que el bien sea un equipo tecnológico:
2.2.1. Solicita a la Unidad de Mantenimiento, se habilite las instalaciones
eléctricas.
2.2.2. Solicita a la Dirección Nacional de Tecnología de la Información y
Comunicación se habiliten las conexiones de datos y comunicación.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS

VECES
3. Revisa y remite formulario Solicitud de bienes y suministros, al Especialista en
Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
4. Verificar en el sistema que los bienes requeridos existan en bodega.
4.1. En caso que los bienes no existan en bodega:
4.1.1. Solicita la adquisición de los mismos. Continúa Procedimiento AP-
01.1.1.01 Preparar Adquisición.
4.1.1.1. En caso que la adquisición requiera modificación del PAC:
4.1.1.1.1. Devuelve la solicitud al responsable de la unidad
requirente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
4.1.1.2. En caso que la adquisición del bien no requiera
modificación del PAC: Ver procedimiento AP-01.1.2.01
Consolidar las necesidades de bienes y suministros.
4.2. En caso que los bienes si existan en bodega:
4.2.1. En caso que el bien sea entregado en las oficinas de Guayaquil o
Quito:

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

4.2.1.1. Registra en el sistema eSByE al custodio del bien, selecciona

el/los bien(es) a asignar y genera el Acta de asignación –
reasignación de bienes.
4.2.1.2. Remite Acta de asignación – reasignación de bienes al
Usuario Final.
4.2.1.3. Entrega el/los bien(es) al Usuario Final y solicita su firma de
recibido en el formulario respectivo, continúa actividad 5.
4.2.2. Si el bien es entregado en oficina de Intendencias Regionales:
4.2.2.1. Registra en el sistema eSByE al Responsable de Bienes
Regional o quien haga sus veces, selecciona el/los bien(es) a
asignar y genera el Formulario Traspaso Masivo De Bienes.
4.2.2.2. Remite vía e-mail el formulario Traspaso masivo de bienes al
Responsable de Bienes Regional o quien haga sus veces para
su firma.
4.2.2.3. Envía por valija el/los bien(es) al Responsable de Bienes
Regional o quien haga sus veces. Continúa actividad 9.

USUARIO FINAL
5. Revisa el/los bien(es).
6. Firma la conformidad en el Acta de asignación – reasignación de bienes y lo
entrega al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
7. Entrega una copia del Acta de asignación – reasignación de bienes al Usuario
Final.
8. Archiva el original del Acta de asignación – reasignación de bienes. Fin del
Procedimiento.

RESPONSABLE DE BIENES REGIONAL O QUIEN HAGA SUS VECES

9. Revisa el/los bien(es).
10. Imprime y firma formulario Traspaso masivo de bienes y lo remite1 vía valija al
Especialista de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
11. Archiva el original del formulario de Traspaso masivo de bienes. FIN DEL
PROCEDIMIENTO.

1
Previo al envío por valija, también se lo hace vía e-mail.
10

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 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

PARA EL CASO DE DEVOLUCIÓN DE BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO POR SALIDA DEL
FUNCIONARIO, POR RENUNCIA, TRASLADO DE OFICINA O COMISIÓN DE
SERVICIOS

USUARIO FINAL
12. Completa el formulario AP-01.1.2.03-F1 Devolución de Bienes.
13. Remite formulario al Especialista de Bienes 3 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS

VECES
14. Recibe y verifica documentación.
15. Coordina con Responsable de la Unidad destino de bienes.
15.1. En caso que el bien sea reasignado a otro funcionario:
15.1.1. Continúa actividad 4.2.
15.2. En caso que el bien sea devuelto a bodega:
15.2.1. Recibe, verifica el bien con su respectiva documentación soporte y
remite al Especialista en Administración de Bienes 1 o 2.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
16. Recibe el bien con su respectiva documentación soporte, registra devolución a
bodega y actualiza en el sistema eSByE.
17. Archiva el original de la documentación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

11

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

PARA EL CASO DE DEVOLUCIÓN DE BIENES DE PROPIEDAD PLANTA Y

EQUIPO Y BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

USUARIO FINAL
18. En caso que requiera devolver bien en mal estado:
18.1. Solicita informe técnico del bien, a las Unidades de Tecnología o
Mantenimiento, dicho informe recibido debe de ser anexado al formulario
AP-01.1.2.03-F1 Devolución de Bienes. Continúa actividad 22.
19. En caso que requiera devolver bien en buen estado:
19.1. Completa el formulario Devolución de Bienes.
20. Devuelve el bien físicamente a bodega y entrega el formulario y documentación
soporte al Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus veces.
Continúa actividad 14.

12

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

PARA EL CASO DE PROVISIÓN DE SUMINISTROS

SECRETARIA DE LA UNIDAD REQUIRENTE

21. Elabora el formulario AP-01.1.2.01-F1 Solicitud de Bienes y Suministros.
22. Remite el formulario al Responsable de la Unidad.

RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE

23. Revisa y firma el formulario Solicitud de Bienes y Suministros.
24. Remite el formulario al Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga
sus veces, durante los cinco primeros días hábiles de cada mes2.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS

VECES
25. Recibe y revisa el formulario Solicitud de Bienes y Suministros.
26. Remite el formulario al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga
sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
27. Revisa y analiza el formulario Solicitud de Bienes y Suministros.
27.1. En caso que pedido no procede:
27.1.1. Devuelve el formulario a Unidad Requirente con las
observaciones del caso. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
27.2. En caso que pedido procede:
27.2.1. Verifica en Sistema Bienes de Consumo Interno, stock de los
suministros requeridos.
27.3. En caso de que no existan suministros en bodega:
27.3.1. Solicita la adquisición de los mismos. Continúa Procedimiento
AP-01.1.1.01 Preparar Adquisición.
27.3.2. En caso que adquisición del suministro requiera
modificación del PAC:
27.3.2.1. Devuelve la solicitud a la Unidad Requirente. FIN DEL
PROCEDIMIENTO.

2
Se podrán tramitar solicitudes de bienes en días posteriores a los indicados sólo en casos estrictamente necesarios
debidamente justificados.
13

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 CÓDIGO: AP-01.1.2.03
ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES
VERSIÓN: 03

27.3.3.
En caso que adquisición del suministro no requiera
modificación del PAC. Ver procedimiento AP-01.1.2.01
Consolidar las necesidades de bienes y suministros
27.4. En caso de que si existan suministros en bodega:
27.4.1. En caso que suministros sea entregado en Guayaquil o
Quito:
27.4.1.1. Registra solicitud en el Sistema de Bienes de
Consumo Interno, selecciona el/los suministro(s) a
proveer y genera Nota de Egreso.
27.4.1.2. Entrega el/los suministro(s) a la Secretaria de la
Unidad Requirente, y solicita su firma de recibido en la
Nota de Egreso.
27.4.1.3. Entrega copia de la Nota de Egreso a la Secretaria de
la Unidad Requirente.
27.4.1.4. Archiva Nota de Egreso y Solicitud de Bienes y
Suministros. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
27.4.2. En caso que suministro que sea entregados en Intendencias
Regionales:
27.4.2.1. Registra solicitud en el Sistema de Bienes de
Consumo Interno al Responsable de Bienes Regional
o quien haga sus veces, selecciona el/los suministro(s)
a proveer y genera Nota de Egreso por Traslado.
27.4.2.2. Remite vía e-mail la Nota de Egreso por Traslado al
Responsable de Bienes Regional para su firma.
27.4.2.3. Envía por valija el/los suministro(s) al Responsable de
Bienes Regional o quien haga sus veces.

RESPONSABLE DE BIENES REGIONAL O QUIEN HAGA SUS VECES

28. Revisa el/los suministro(s) recibidos.
29. Imprime y firma Nota de Egreso por Traslado
30. Remite3 vía valija al Especialista de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS

VECES
31. Recibe y archiva documentación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

3
Previo al envío por valija, también se lo hace vía e-mail.
14

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 FLUJOGRAMA

15

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 FORMULARIOS

27

Dirección Nacional de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total

 AP-01.1.2.01-F1 SOLICITUD DE BIENES Y SUMINISTROS

SOLICITUD DE BIENES Y No.

SUMINISTROS

LUGAR Y FECHA:
UNIDAD REQUIRENTE:
ADMINISTRACIÓN DE BIENES ( ) TECNOLOGÍA ( ) COMUNICACIÓN SOCIAL ( )
UNIDAD ESPECIALIZADA:
SERVICIOS GENERALES ( ) SEGURIDAD INTEGRAL ( )
UNIDAD DE CÓDIGO DEL BIEN
ITEM DETALLE DEL BIEN CANTIDAD
MEDIDA ( UNIDAD ESPECIALIZADA)

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Elaborado por: Solicitado por: Recibido por Unidad Especializada

Firma Firma Firma

Nombre: Nombre: Nombre:
Unidad: Unidad: Unidad:
Cargo: Cargo: Fecha:
AP-01.1.2.01-F1
NOTA DE EGRESO
NOTA DE EGRESO POR TRASLADO
ACTA DE ASIGNACION –REASIGNACION DE BIENES
 TRASPASO MASIVO DE BIENES
REPORTE DE TRASPASO MASIVO DE BIENES
 AP-01.1.2.03-F1 DEVOLUCIÓN DE BIENES

DEVOLUCIÓN DE BIENES No.

LUGAR Y FECHA:
UNIDAD REQUIRENTE: TIPO: BIEN ( ) SUMINISTRO( )

BIENES ( ) TECNOLOGÍA ( ) COMUNICACIÓN ( ) ESTADO: FUNCIONANDO ( )

UNIDAD ESPECIALIZADA:
SERVICIOS GENERALES ( ) SEGURIDAD INTEGRAL ( ) CON FALLAS ( ) INUTILIZABLE ( )
UNIDAD DE CÓDIGO DEL BIEN
No. ITEM DETALLE DEL BIEN/SUMINISTRO CANTIDAD
MEDIDA (UNIDAD ESPECIALIZADA)

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Elaborado por: Devuelto por: Forrmulario Recibido por Unidad

Firma Firma Firma

Nombre: Nombre: Nombre:
Unidad: Unidad: Unidad:
Cargo: Cargo: Fecha:
AP-01.1.2.03-F1