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-EM-TALLER 04-

 Nombre de la actividad.
Taller 04-Información documentada ISO 14001:2015

 Competencia diagnosticada.
Competencia interpretativa: lograr que los participantes interpreten las situaciones presentadas y propongan una solución al planteamiento
propuesto.

 Objetivo de la actividad.
Evaluar en los participantes la aplicación de sus conocimientos adquiridos en la interpretación de los requisitos sobre información documenta
ISO 14001:2015 y dar respuesta a los interrogantes planteados.

 Desarrollo de la actividad.
1. Lea la norma ISO 14001:2015 e identifique en cada capítulo las frases “mantener información documentada” y “conservar información
documentada” con el fin de construir un inventario de la documentación solicitada por la norma.
2. Relacione en la columna “Requisito solicitado” en tabla a continuación, qué requisitos solicita la norma de acuerdo con si es de “mantener
información documentada” o de “conservar información documentada”.
3. Señale con una X en las columnas “mantener información documentada” o “conservar información documentada” de acuerdo al tipo de
requisito identificado.
4. Responda las preguntas asociadas de acuerdo con la interpretación del requisito identificado.

Nota 1: los verbos “mantener” y “conservar” también podrán identificarse de manera conjugada por ejemplo “mantenerse” o “conservarse”,
entre otros.
Nota 2: Sólo relacionar los requisitos que se asocien a información documentada, ya que se podrán encontrar otras expresiones de mantener y
conservar, pero no relacionadas con la documentación,

Actividad a desarrollar

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Numeral Requisito solicitado Mantener Conservar ¿Cuál cree es la intención de la Como responsable del SGA Como auditor ¿qué esperaría
información información norma al solicitar éste tipo de ¿qué propondría para dar evidenciar por medio de ésta
documentad documentad información documentada? cumplimiento con el requisito información documentada
a a identificado de información solicitada?
documentada?
4.3 El alcance se debe X Que la organización tenga claros Tener un documento donde se Que el alcance se adecue a lo
mantener como los límites del SGA, así como las establezca el alcance de acuerdo auditado, que tenga las evidencias
información documentada partes interesadas a lo establecido por numeral necesarias para asegurar su control
puede estar en físico o digital
y debe estar disponible
para las partes interesadas
5.2 La política ambiental debe: X La política de ambiental es el Puede estar en medio físico, Cumpla con los requisitos de la
– mantenerse como documento que rige el SGA, el video realizado por la alta norma, le dé marco al SGA de la
información documentada; que establece hacia dónde va la gerencia, en la web de la organización y que se encuentre
organización y cuáles son sus empresa entendida e interiorizada por cada
compromisos. Para que sea uno de los miembros de la
conocido por todas las partes organización y sea comunicada a las
interesadas se debe documentar partes interesadas
6.1.1 La organización debe X La misma norma lo dice para Matriz de riesgos y Alineación entre los planes y los
mantener la información tener la confianza de que se oportunidades, con definición riesgos identificados, eficacia de la
documentada de sus: identifican y gestionan los riesgos de acciones, responsables, ejecución. Así mismo los procesos
– riesgos y oportunidades y oportunidades fechas de ejecución y involucrados.
que es necesario abordar; verificación de eficacia
– procesos necesarios
especificados desde el
apartado 6.1.1 al apartado
6.1.4, en la medida
necesaria para tener
confianza de que se llevan
a cabo de la manera
planificada.
6.1.2 La organización debe X El propósito de tenerlo Matriz de aspectos e impactos Identificación de los aspectos e
mantener información documentado es que la ambientales por proceso, impactos ambientales y su gestión,
documentada de sus: organización identifique, evaluando su significancia y alineación con objetivos y control
– aspectos ambientales e gestione y pueda comunicar los definiendo acciones para su operacional
impactos ambientales aspectos e impactos ambientales mitigación
asociados; asociados a sus operaciones
– criterios usados para
determinar sus aspectos
ambientales significativos;
– aspectos ambientales
significativos

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6.1.3 La organización debe X Matriz de requisitos Validar que se encuentran
mantener información legales y de otra identificados e implementados los
documentada de sus índole por proceso, requisitos legales y de otra índole de
Asegurar que la organización se definiendo la manera de acuerdo al alcance del SGA
requisitos legales y otros tome el trabajo de identificar los cumplirlo y verificando su
requisitos. requisitos legales y otros que le eficacia
aplican según su alcance y como
los cumple
6.2.1. La organización debe X Tener una trazabilidad en el Matriz de objetivos anuales con Verificar el progreso de la
conservar información cumplimiento y mejora de los su planificación, seguimiento y organización en el tiempo y como
documentada sobre los objetivos medición aseguraran su cumplimientos
objetivos ambientales
7.2 La organización debe X Asegurar que el personal que Certificados de estudio Corroborar mediante las evidencias
conservar información incide en los impactos Certificados de experiencia presentadas que el personal que
documentada apropiada, ambientales de la compañía sean laboral incide en los impactos ambientales
como evidencia de la competentes Evaluaciones de competencia cumple con las competencias
competencia. técnica identificadas por la organización
Evaluaciones de desempeño para su personal
7.4.1 La organización debe X Verificar si la información Matriz de comunicaciones Verificar que la organización ha
conservar información identificada es comunicada a identificando cuales son las identificado la información a ser
documentada como todas las partes interesadas evidencias que se dejan según el comunicada, el medio y la evidencia,
evidencia de sus tipo de información y la parte hacer trazabilidad de su
comunicaciones, según interesada a la que se dirige cumplimiento
corresponda.
8.1 La organización debe X Mantener el know how de la Depende de cada actividad y de Los procesos misionales y de apoyo
mantener la información compañía los receptores de la de la compañía tengo una
documentada en la medida Tener la información clara de información, se pueden realizar descripción clara para que los
necesaria para tener la cómo se hacen las actividades en documentación escrita como ejecutantes lo puedan realizar para
confianza en que los la compañía procedimientos, listas de alcanzar los objetivos propios de
procesos se han llevado a Material para capacitar y guiar chequeo, videos, cada actividad o proceso y
cabo según lo planificado. al personal en la ejecución de sus presentaciones, documentación minimizar los riesgos de tener
actividades virtual entre otros. impactos ambientales por
desconocimiento
8.2 La organización debe X Asegurar que la organización Plan de respuesta a emergencia Puede evaluar si de acuerdo al
mantener la información identifica los potenciales ambiental alcance y los procesos de la
documentada en la medida escenarios de emergencia, así organización se tienen identificados
necesaria para tener como definir las acciones a seguir toso los escenarios de emergencia y
confianza en que los para evitar o minimizar como se responde ante ellos para
procesos se llevan a cabo impactos ambientales por minimizar los impactos ambientales
de la manera planificada. situaciones de emergencia
9.1.1 La organización debe X Asegurar que la organización ha Indicadores Identificar por proceso, servicio,
conservar información establecido métodos para hacer Informes producto la metodología de

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documentada apropiada Reportes evaluación del desempeño, sus
como evidencia de los Reuniones de resultados y toma de decisiones
resultados del seguimiento, seguimiento
la medición, el análisis y la seguimiento y desempeño de los
evaluación. procesos, y que este produce
resultados para ser analizados y
tomar decisiones
9.1.2 La organización debe X Asegurar que la organización a Fotos, informes, listas de Verificar con respecto a la matriz de
conservar información tomado las acciones necesarias cheque, auditorias, requisitos legales la ejecución de las
documentada como para cumplir con los requisitos acciones para cumplir los solicitado
evidencia de los resultados legales y de otra indole por ellas con la frecuencia definida
de la evaluación del
cumplimiento.
9.2 La organización debe X Garantizar que la organización Programa de auditoria anual Evidenciar el programa de
conservar información programa auditorías internas Informe de auditoria auditoria, su ejecución a través de
documentada como para verificar la conformidad del Estándar de auditoria que los informes mediante auditores
evidencia de la SG con la norma y sus procesos, asegure la idoneidad de los competentes
implementación del así como los resultados para auditores para evaluar el SGC
programa de tomar acciones de mejora
auditoría y de los
resultados de ésta.
9.3 La organización debe X Asegurar que la alta dirección Acta de reunión Poder evaluar con la alta dirección
conservar información realiza la revisión del SGA para Informe de revisión gerencial de la organización la ejecución de la
documentada como verificar su estado, la necesidad revisión por la dirección donde se
evidencia de los resultados de recursos para que se pueda verificar su compromiso con
de las revisiones por la mantenga y mejore, el SGA, que este dando el apoyo
dirección. oportunidades de mejora necesario mediante los recursos,, la
identificación de oportunidades de
mejora, necesidades de cambio,
acciones para lograr el
cumplimiento de objetivos no
cumplidos
10.2 La organización debe X Asegurar que las desviaciones Estándar de gestión de no Verificar que las no conformidades
conservar información encontradas en el SGC sean conformidades y acciones identificadas mediante auditorias o
documentada como tratadas para ser corregidas y correctivas en otras instancias se encuentren
evidencia de: mejoradas Base de datos con la gestión de tratadas, es decir tienen análisis de
– la naturaleza de las no las no conformidades causa y definición de plan de acción.
conformidades y cualquier identificadas y seguimiento de Poder verificar la gestión del plan
acción tomada las acciones correctivas de acciones para corregir la no
posteriormente, y conformidad y su causa.
– los resultados de
cualquier acción correctiva.

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VIDEO SUSTENTACION: https://youtu.be/DIbWGFf0vgQ

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