Asig P 001 Proceso Asig

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CÓDIGO: ASIG-P-
SENA Empresa 001

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO VERSIÓN:003
DE GESTIÓN
Procedimiento de Administración del Sistema
Integrado de Gestión FECHA: 29-08-
2017
PROCESO: Administración del Sistema Integrado de Gestión

Definir las actividades que se deben desarrollar en el proceso
de Administración del Sistema Integrado de Gestión,
estableciendo medidas para llevar control de la ejecución de
OBJETIVO:
estas y así contribuir al logro de los objetivos propuestos.
Aplica para todas las actividades directamente relacionadas

con el Proceso Administración del Sistema Integrado de
ALCANCE:
Gestión iniciando desde el Diagnóstico Inicial hasta el
mejoramiento continuo.
RESPONSABLE: Gestores de Calidad.
DEFINICIONES:
 Calidad: Grado en que se cumplen unas características inherentes.

 Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un
producto o un servicio destinado a esa persona u organización o requerido
por ella.
 Código: Es la asignación alfanumérica única asignada a los documentos
del Sistema Integrado de Gestión.
 Conformidad: Cumplimiento de los requisitos.
 Contexto de la organización: Combinación de cuestiones internas y
externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para
el desarrollo y logro de sus objetivos.
 Desempeño: Resultado medible.
 Documento: Información y el medio en el que está contenida
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices,
documentos de origen externo; entre otros).
 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se
logran los resultados planificados.
 Información: Datos que poseen significado.
 Mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
 Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse
afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
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 Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa

formalmente su alta dirección.
 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un
proceso.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan
las entradas para proporcionar un resultado previsto.
 Requisito legal: Requisito obligatorio especificado por un organismo
legislativo.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
 Retroalimentación: Opiniones, comentarios y muestras de interés por un
producto, un servicio o un proceso de tratamiento de quejas.
 Sistema Integrado de Gestión (SIG): Conjunto de procesos que se
integran y tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dirección,
articulación y alineación conjuntamente los requisitos de los subsistemas.
 Sistema. Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.
 Subsistema: Es un conjunto de elementos interrelacionados que, en sí
mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior.
 Versión: Número que identifica las veces que un documento ha sido
formalizado, comenzando por 001.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 GTC-ISO/TR 10013 Directrices para la documentación del Sistema de

Gestión de la Calidad.
 ISO 9000/2015. Sistema de Gestión de la Calidad- fundamentos y
vocabulario.
 ISO 9001/2015. Sistema de Gestión de la calidad – Requisitos.
 ISO 14001/2015. Sistema de Gestión Ambiental - Requisitos.
 ISO 45001/2018. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Norma Técnica Colombiana - NTC 1486 Documentación, presentación de
Tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.
 Procedimiento de elaboración y control de documentos
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GENERALIDADES GENERALES
1. Administración del SIG
El proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión es encargado de

direccionar y fortalecer la estrategia SENA Empresa mediante la implementación
de los Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y
Salud en el Trabajo basado en las siguientes normas:
- ISO 9001/2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.

- ISO 14001/2015 Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos.
- ISO 45001/2018 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos.
Por lo tanto, todas las actividades que se desarrollen en SENA Empresa deben estar
ligadas al cumplimiento gradual de los requisitos establecidos en la normatividad
anteriormente nombrada.
El proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión es liderado por los

Gestores ASIG, quienes articulan los Sub-sistemas de Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud en el Trabajo, y Sub-proceso Gestión Documental para lograr el buen
desarrollo de las actividades.
A continuación, se explica de forma general cada uno de los sub-sistemas que conforman
el proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión y los responsables de
cada Sub-sistema:
 Sub-sistema de Calidad: Estrategia que le permite a SENA Empresa

planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias que contribuyen al
logro de los objetivos, a través de la prestación de bienes y/o servicios con
altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los
indicadores; el encargado de este subsistema es denominado según el
organigrama establecido, Líder de Calidad quien se encarga de
administrar, direccionar y controlar todo lo referente al Sub-sistema de
Calidad incluyendo el establecimiento, implementación, mantenimiento y
mejora de los procesos pertinentes, además, de promover la activa
participación en el diseño y ajuste de los documentos del Sistema Integrado
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de Gestión apoyando en la revisión de estos, dando cumplimientos a los

requisitos establecidos en la ISO 9001/2015.
 Sub-sistema Ambiental: Herramienta cuya implantación persigue mejorar el

comportamiento ambiental de SENA empresa, basándose en la
identificación de aspectos e impactos ambientales, y el establecimiento de
controles que permitan minimizar y mitigar los efectos negativos generados
al medio ambiente a través del uso de diversas estrategias; el encargado
de este sub-sistema es denominado según el organigrama
establecido, Líder Ambiental, quien es el encargado administrar, direccionar
y controlar el Sub-sistema de Gestión Ambiental incluyendo la revisión y
actualización de la matriz de aspectos e impactos, de igual manera formular
e implementar medidas necesarias para minimizar o eliminar las causas de
los impactos generados incluyendo la socialización a los diferentes
procesos de los aspectos e impactos significativos y los controles
asociados, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la
ISO14001/2015.
 El Sub-sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo abarca una disciplina

que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, además de la protección y promoción de la salud de
los empleados. Tiene el objetivo de mejorar las condiciones laborales y el
ambiente en el trabajo, además de la salud en el trabajo, que conlleva la
promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los
empleados; el encargado de este sub-sistema es denominado según el
organigrama establecido, Líder del Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo quien es el responsable de administrar, direccionar y controlar el
Sub-sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo realizando
actividades como revisar y actualizar la matriz de identificación de peligros
y riesgos, de esta manera establecer medidas de intervención para cuidar
y conservar la salud de las personas que se vinculan a SENA empresa
basándose en el principio de la prevención, dando cumplimiento a los
requisitos establecidos en la ISO 45001/2018.
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 Sub-proceso Gestión Documental: Tiene como propósito Custodiar,

controlar, organizar, clasificar y distribuir los documentos de cada proceso
de la estrategia SENA Empresa, garantizando la inmediatez de consulta y
salvaguardar la información de manera físico y/o digital, manteniendo la
reserva y confidencialidad de la información y cumpliendo los requisitos
legales como la ley 594 del 2000 Ley de archivos.
2. Roles y responsabilidades
SENA Empresa tiene una estructura jerárquica definida por medio de un
organigrama, en el cual se identifica la estructura de los cargos presentes en el
proceso ASIG, que se encuentra liderado por los Gestores de Calidad y estos
mismos son apoyados por los líderes del subsistema de Calidad, Ambiental,
Seguridad y Salud en el Trabajo, el subproceso Gestión Documental apoya al
subsistema de Calidad, conjuntamente se cuenta con el apoyo de los equipos y
los instructores líderes de equipo.
A partir de la asignación del cargo se asumen roles y responsabilidades, los

cuales se deben cumplir y se mencionan a continuación:
Gestores, líderes y equipos:
 Cumplir con la ejecución de las actividades del plan de acción de manera

oportuna cumpliendo con las especificaciones de calidad.
 Revisar el producto entregable verificando que cumpla con las
especificaciones orientadas por el jefe inmediato y descritas en el plan de
acción.
 Asistir a las reuniones y comités programados por los instructores líderes,
gestores y líderes de subsistema.
 Reportar novedades 20 minutos antes a la entrega del producto, donde
especifique con evidencias los inconvenientes que afectan la entrega
oportuna, por medio de un correo electrónico o WhatsApp al jefe inmediato.
 Gestores y líderes de subsistemas y subprocesos deben realizar los
llamados de atención y reporte por escrito con evidencias y de manera
oportuna.
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 Gestores y líderes de subsistema y subproceso son responsables de

solicitar de manera oportuna asesoría y acompañamiento por parte de los
instructores líderes.
 Líderes de subsistemas y subproceso deben socializar las actividades del
plan de acción al equipo de manera oportuna, indicando productos a
entregar y fechas.
 Gestores y líderes de subsistemas y subproceso deben realizar
seguimiento y acompañamiento al equipo en la ejecución de las actividades
propuestas en el plan de acción.
 Gestores y líderes de subsistemas y subproceso deben suministrar los
documentos necesarios al equipo para la ejecución de las actividades
contempladas en el plan de acción.
 Los Gestores deben solicitar de manera oportuna al Instructor líder de la
titulación lista de los aprendices que presentan acta firmada por el equipo
ejecutor de instructores de la titulación por bajo rendimiento académico,
Instructor líder de equipo:
 Generar espacios para la asesoría y acompañamiento académico y

disciplinario a los gestores, líderes y/o equipos, cuando estos lo soliciten.
 Realizar acompañamiento en las actividades asignadas a los gestores,
líderes y/o equipos.
 Planificar y socializar las actividades de formación y las relacionadas con
SENA Empresa.
 Revisar y aprobar productos que se diseñen y/o actualicen en el Sistema
Integrado de Gestión.
 Realizar llamados de atención y reporte por escrito con evidencias.
 Enviar a los Gestores, lista de los aprendices que presente acta por bajo
rendimiento académico, cuando estos lo soliciten.
3. Llamados de atención y reportes por escrito
En el documento GTH-RI-001 Reglamento interno de SENA Empresa, en el

capítulo V faltas académicas y disciplinarias, se estipula los artículos 12 y 13, los
cuales especifican lo siguiente:
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Artículo 12. Faltas académicas. Están relacionadas directamente con las

actuaciones u omisiones del aprendiz con relación al cumplimiento de los deberes
en SENA Empresa. Al presentarse una falta, se hará dos llamados de atención por
escrito y luego se aplicará un reporte.
Artículo 13. Faltas disciplinarias. Están relacionadas directamente con factores

comportamentales del Aprendiz en SENA Empresa. Se configura la falta
disciplinaria cuando el Aprendiz incurre con su actuación u omisión en una de las
prohibiciones, incumple un deber o se extralimita en el ejercicio de sus derechos
de carácter comportamental.
Se establecen casos concretos para generar llamados de atención y reportes por

escrito, además se especifica esos casos y/o situaciones (críticos) donde se
generan directamente reporte de inconformidad sin haber presentado algún
llamado de atención, esta información está sujeta a actualizaciones, revisar y
describir más casos para reforzar este tema si es necesario.
Casos para generar llamados de atención y reportes de no conformidad por

escrito:
 Incumplimiento en la fecha y/o hora de entrega de productos sin

justificación.
 Se generen más de dos devoluciones de productos para correcciones de
estructura y/o contenido.
 No se presenten evidencias 20 minutos antes por la no entrega de
productos especificadas en el plan de acción
 No se presenten evidencias 20 minutos antes de la no asistencia a
reuniones, capacitaciones y/o sensibilizaciones programadas por
instructores líderes, gestores y/o líderes.
 Gestores y líderes no generen espacio para asesorar a los equipos en la
ejecución de actividades, cuando estos lo soliciten.
 No se entreguen las actividades especificadas en el plan de acción, o las
actividades propuestas por el instructor líder, gestor y/o líderes que no se
contemplan en el plan de acción, pero contribuyen a la formación.
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 Los gestores, líderes y equipos no revisan los productos a entregar y

aprueban él envió al jefe inmediato.
 Se genere copia de la información que suministre los compañeros o de
internet.
 Bajo desempeño académico y/o actitudinal.
Casos críticos para generar directamente reportes de inconformidad:
Se generan directamente reportes de inconformidad, cuando el aprendiz incurre
en los roles y responsabilidades expuestos en el siguiente documento y presente
la siguiente situación:
 El aprendiz presente reporte de novedades por bajo desempeño académico

bajo acta firmada por el equipo ejecutor de instructores de la titulación
Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud
Ocupacional.
Nota: Los Gestores ASIG, deben solicitar al instructor líder de la titulación,
la lista de aprendices que presenten acta por bajo rendimiento académico e
informar a los líderes de los subsistemas y subproceso.
Lineamientos para generar llamados de atención y reportes por escrito:
A partir de los lineamientos especificados en los artículos 12 y 13, se establecen

directrices que los instructores líderes, gestores ASIG, líderes y equipos deben
cumplir, es importante resaltar que esta información solo aplica para los cargos
presentes en el proceso ASIG.
Llamado de atención por escrito:
 Los instructores líderes, gestores de calidad y líderes de subsistemas y

subproceso son responsables de realizar los llamados de atención por
escrito por medio de correo electrónico y/o WhatsApp.
 Los llamados de atención por escrito deben contener nombres, apellidos y

cargo del aprendiz, además de especificar claramente las actuaciones u
omisiones con evidencias que relacionen el incumplimiento de los roles y
responsabilidades.
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 Después del segundo llamado de atención se procede a realizar reporte por

medio del documento GTH-F-003 Reporte de inconformidad.
Reportes:
 Los instructores líderes, gestores de calidad y líderes de subsistemas y

subproceso son responsables de realizar los reportes por medio de correo
electrónico.
 Enviar reportes en el momento que se detecte el incumplimiento al correo
electrónico de los gestores, gestorasig@gmail.com.
 El documento GTH-F-003 Reporte de inconformidad, se debe especificar la
información solicitada de manera clara y con evidencias.
 Realizar una reunión de manera presencial y/o virtual donde se exponga la
inconformidad con evidencias para reportar el aprendiz, de esta manera
firmar el reporte en presencia de las dos partes interesadas (Quien reporta
– reportado).
 Enviar el reporte firmado y las evidencias al correo electrónico de los
gestores y del aprendiz reportado, en el asunto colocar: Reporte – nombres,
apellidos y cargo del aprendiz.
Nota: Si la firma del reporte de las partes interesadas se realiza por medio
de una sesión virtual, se envía copia del video como evidencia.
 Los gestores revisan, aprueban y consolidan los reportes generados por
cada subsistema y los presentan en la reunión de comité del proceso ASIG,
que se realiza cada (15) quince días.
 Los instructores líderes solicitan comités extraordinarios con los equipos
cuando los gestores de calidad manifiesten la generación de 3 o más
reportes en menos de una semana.
 El instructor líder de equipo revisa los reportes y evidencias para
respectivamente aprobarlos.
 Después de dos reportes aprobados por los instructores líderes a un solo
aprendiz, se genera acta firmada por el instructor líder del proceso e
instructores líderes de equipo.
 El instructor líder del proceso ASIG junto con el apoyo de los gestores
organizan actas firmadas por las partes interesadas para entregar a
coordinación académica.
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CICLO PHVA
El Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión se basa en el ciclo

PHVA el cual cada vez que ingrese una Ficha de la titulación Gestión Integrada de
la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y salud Ocupacional a quinto trimestre
debe seguir el ciclo, cumpliendo con cada una de las 7 fases las cuales se
explican a continuación:
PLANEAR HACER
ACTUAR VERIFICAR
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PLANEAR (PHVA)
El Planear cuenta con dos fases las cuales son, diagnóstico y planeación de la
siguiente manera:
FASE 1 DIAGNÓSTICO
El diagnóstico es la fase principal donde se verifica el estado actual del Sistema

Integrado de Gestión con respecto a las normas ISO 9001/2015, ISO 14001/2015,
ISO 45001/2018 y el Procedimiento Organización de Archivos de Gestión Central
e Histórico, para Gestión Documental.
Para realizar el diagnostico se deben de cumplir las siguientes actividades:
REALIZAR DIAGNÓSTICO INICIAL: Se debe realizar un diagnóstico para

conocer el estado actual en que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión de
SENA Empresa, donde se determine el grado de cumplimiento del sistema
referente a los requisitos de las normas internacionales ISO 9001/2015, ISO
14001/2015, ISO 45001/2018 y el Procedimiento Organización de Archivos de
Gestión Central e Histórico, para Gestión Documental.
La metodología que se debe llevar acabo es realizar revisión de la documentación

del Sistema Integrado de Gestión e inspección a las unidades, donde los Gestores
de calidad revisan los documentos Integrados, los líderes con su equipo revisan la
documentación del Sub-sistema al que pertenecen.
El diagnóstico se realizará por separado, con listas de chequeo por cada Sub-
sistema y las herramientas que deben utilizar son:
- Lista de chequeo Sub-sistema Calidad.
- Lista de chequeo Sub-sistema Ambiental.
- Lista de chequeo Sub-sistema SST.
- Lista de chequeo Gestión Documental.
El resultado del Diagnóstico se documenta de manera Integrada, liderada por los

Gestores de Calidad y los líderes de cada Sub-sistema dejando como resultado:
- Lista de chequeo Integrada: Después de realizar el diagnóstico Por sub-

sistema, con lista de chequeo por separado, los Líderes de cada sub-
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sistema y Gestores de Calidad se reúnen e integran los resultados en

ASIG-F-007 LISTA DE CHEQUEO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS.
- Informe del diagnóstico: se deben definir los responsables de la

realización del informe los cuales identificando los hallazgos encontrados
según la ASIG-F-007 LISTA DE CHEQUEO INTEGRADA, redactan el GA-
GAD-F-008 DIAGNÓSTICO INICIAL.
Nota: La lista de chequeo de Gestión documental, no se integra con la de los

demás sub-sistemas.
RESPONSABLE: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo y líder de Gestión documental.
IDENTIFICAR LAS DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y

AMENAZAS: Se debe determinar los factores internos y externos que puedan
afectar o beneficiar el proceso ASIG, la capacidad para lograr los resultados
previstos del sistema y establecer estrategias para alcanzar los propósitos que se
han planteado.
Utilizando la información del diagnóstico inicial realizado al Proceso ASIG, se
deben determinar las debilidades, oportunidades, Fortalezas y amenazas del
Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión, estableciendo
estrategias mediante la GA-GAD-F-001 Matriz DOFA
La matriz DOFA se realiza de manera Integrada, liderada por los Gestores de
Calidad y los líderes de cada Sub-sistema, los cuales deben definir los
responsables de la realización de la Matriz DOFA.
Nota: El cargo de Gestión Documental realiza matriz por separado con el formato
GA-GAD-F-001 Matriz DOFA.
RESPONSABLES: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo y Líder de Gestión Documental.
FASE 2 PLANEACIÓN
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Se debe realizar la planeación de las actividades que se van a ejecutar en SENA

Empresa y para esto se determinan las siguientes etapas:
DETERMINAR EL ALCANCE DEL PROCESO ASIG: Para la determinación del

alcance del Sistema Integrado de Gestión se debe tener en cuenta el alcance que
tenía la ficha anterior y las estrategias que se definan en la Matriz DOFA y si se
cree conveniente modificarlo identificando los límites y su aplicabilidad. El alcance
debe estar disponible y mantenerse documentado.
RESPONSABLES: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.
REALIZAR EL PLAN DE ACCIÓN: Se debe elaborar el plan de acción para

definir las actividades que se llevarán a cabo utilizando el ASIG-F-006 PLAN DE
ACCIÓN, teniendo en cuenta:
- Las 7 fases del proceso ASIG

- El Informe del diagnóstico inicial, la matriz DOFA
- Las acciones de mejora que hayan dejado la anterior ficha SIG
- Las fechas de las actividades estipuladas por SENA Empresa,
Inducción a SENA Empresa: Al ingresar a SENA Empresa se debe realizar la

inducción sobre los objetivos, las políticas y el alcance del Sistema Integrado de
Gestión.
Plan operativo: se entrega al Gerente Administrativo en el cual consiste en

realizar el GA-GAD-F-004 DIAGRAMA DE GANTT, GA-GAD-F-005 PLAN
OPERATIVO, GA-GAD-F-001 MATRIZ DOFA, GA-GAD-F-010 V HEURÍSTICA de
este resultado debe salir la idea de innovación o idea de mejora, la cual es la que
se trabaja en toda la fase SENA Empresa.
Diario de Producción: Se hace de manera individual, donde todos los integrantes
de los equipos deben entregar al líder y el líder lo entrega a los Gestores quienes
lo envían al Gerente Administrativo. En el diario de producción se registran las
actividades que se realicen hasta el viernes a las 12:00 m y las actividades del
viernes en la tarde se registran en el diario de producción de la siguiente semana,
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la herramienta que se utiliza es GCF-F-001 REGISTRO DIARIO DE

ACTIVIDADES.
En el diario de producción solo se deben registrar actividades que sean de su

cargo, y las actividades que se realicen en conjunto se deben de dividir el tiempo
que duraron realizando la actividad.
Ejemplo de actividades que no se registran en el diario de producción:
- Participar en actividades que organicen terceros.

- Recibir asesorías.
Record quincenal: Se deben registrar las actividades que se realizarán en los

siguientes 15 días y se debe de entregar en las fechas estipuladas por SENA
Empresa en físico y con la firma del instructor líder, la herramienta que se utiliza
es GA-GAD-F-003 PROGRAMACIÓN QUINCENAL ÁREA ADMINISTRATIVA.
Informe mensual: El informe mensual se entrega al gerente de producción

mediante el GA-GAD-F-013 FORMATO INFORME MENSUAL, donde deben ir las
actividades que se realizaron con evidencia fotográfica y estadísticas.
Comité Gerencial: son reuniones programadas por parte de SENA Empresa

donde participan los Instructores líderes, Gerentes y Gestores para rendir cuentas
de las actividades hasta el momento realizadas. Para el comité Gerencial los
Gestores de Calidad deben de presentar las actividades que se han realizado
mediante estadísticas y para ello se apoya de los líderes de los Sub-sistemas
quienes le deben proporcionar la información.
Comités ASIG: Se debe realizar en todo el tiempo que se lleven a cabo

actividades en SENA Empresa, y se deben programar en fechas antes del comité
Gerencial y se deben contar con la participación de al menos un instructor líder de
un Sub-sistema.
Socialización de la documentación de SENA Empresa: Esta actividad se debe

realizar para que todo el sistema conozca la documentación del proceso ASIG.
Revisión de la página Compromiso: Esta actividad se puede apoyar con el

video inducción plataforma compromiso, para ingresar a la página compromiso se
debe ir al link http://compromiso.sena.edu.co/ y pueden ingresar para consulta:
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Usuario: consulta
Contraseña: consulta
Nota: Por nuevas directrices del SENA esa cuenta fue cancelada.
Actualización y creación de documentos: Se debe determinar los espacios para
la priorización, actualización y creación de los documentos que se crean
pertinentes, como la realización de las estrategias para las actividades de
sensibilizaciones, divulgaciones e inspecciones.
Ejecución e implementación de actividades: se deben determinar las fechas en

las que se realizará la implementación de los documentos y actividades como
sensibilización, divulgaciones e inspecciones.
Seguimiento mediante indicadores: se deben determinar las fechas, los
métodos para realizar el seguimiento a las actividades programadas y a las
actividades ejecutadas.
Auditoria Interna: Se debe determinar las fechas en que se va a realizar la

auditoria para cada sub-sistema y gestión documental.
Actividades de mejora: se debe determinar las fechas en que se va a realizar la

planificación de las actividades de mejora.
HACER (PHVA)
En el hacer se debe tener en cuenta lo estipulado en el plan de acción teniendo

presente las fases de Diseño e implementación.
FASE 3 DISEÑO
DOCUMENTAR: En la fase de diseño se deben de realizar todas las actividades

propuestas en el plan de acción referentes a la creación, actualización,
modificación de documentos rigiéndose al ASIG-SGC-P-002 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS.
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CONSTITUIR SEMILLERO DE INVESTIGACIÓN: El Semillero de Investigación

del Tecnólogo Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente Seguridad y
Salud Ocupacional se constituye con el propósito de motivar a los estudiantes a la
investigación, innovación y profundización en las competencias adquiridas, El
semillero de investigación se rige a los parámetros que da I+D+I de SENA
Empresa y es liderado por la ficha SIG más antigua.
FASE 4 IMPLEMENTACIÓN
EJECUTAR LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y DOCUMENTADAS: En

esta fase se deben ejecutar todas las actividades propuestas, para ello se tienen
en cuenta las actividades del plan de acción:
- Las actividades de sensibilización, divulgación y capacitaciones que se
realicen a los aprendices de SENA Empresa se deben ejecutar con el
acompañamiento de Talento Humano donde se realice un informe con las
actividades ejecutadas, evidencia fotográfica, listado de asistencia y
gráficas.
- Las actividades de implementación de documentos, inspecciones, se
deben soportar con un acta, con evidencia fotográfica y firma de los
participantes de la actividad.
VERIFICAR (PHVA)
Después de realizar las actividades de diseño e implementación se debe

establecer controles de Seguimiento a las actividades planeadas y ejecutadas
cumpliendo las siguientes fases:
FASE 5 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
El Proceso ASIG realizara seguimiento y medición mediante una matriz de

indicadores y mediante los comités del Sistema Integrado de Gestión.
MATRIZ DE INDICADORES: Cada Sub-sistema establecerá los objetivos, las

actividades, las metas en ASIG-MT-008 LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y
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MEDICIÓN, por medio de la cual se realiza seguimiento al cumplimiento de las

actividades, la mejora del Sistema Integrado y el Impacto que deja en SENA
Empresa.
La matriz se actualizará cada vez que ingrese una Ficha de la titulación SIG a
SENA Empresa, dejando la trazabilidad de la ficha anterior.
Nota: La matriz de indicadores se actualiza una vez ingresado a SENA Empresa,

para tener presente los objetivos a cumplir.
COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: El comité del sistema

Integrado de Gestión tiene como objetivo revisar las actividades que se han
realizado, según el plan de acción, las actividades a ejecutar y aprobación de
documentos.
- El comité del Sistema Integra

- do de Gestión es liderado por los Gestores de Calidad.
- Del comité del sistema Integrado de Gestión sale como resultado un acta
en la cual se deben de registrar los temas tratados y los compromisos
adquiridos.
- el comité del sistema Integrado de Gestión debe contar con la participación
activa de los Instructores líderes del Proceso ASIG.
Nota: las fechas de las reuniones del comité se deben acordar con los instructores
líderes del proceso ASIG.
FASE 6 VERIFICACIÓN
La verificación se realizará mediante la auditoría interna, la revisión por la alta

dirección, comité gerencial, sustentación del SIG, sustentación final de SENA
Empresa.
REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN: Para dar cumplimiento a la revisión por la

alta dirección se rendirán cuentas mediante los comités gerenciales, sustentación
del SIG y sustentación final de SENA Empresa.
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Comité gerencial: se desarrolla con los instructores Líderes, Gerentes y Gestores

de SENA Empresa. Las fechas de los comités gerenciales las establecen los
instructores líderes de SENA Empresa y son divulgadas en la inducción.
En el comité gerencial se debe entregar un informe del proceso ASIG en el cual

estén plasmadas las actividades realizadas por el Sistema Integrado de Gestión,
el informe debe soportarse con graficas las cuales ayuden a la explicación de las
Evidencia de las actividades realizadas, en cuanto, implementación, divulgación,
capacitación y sensibilizaciones realizadas.
El comité gerencial debe dejar como resultado un acta donde se evidencien la

entrega de la información GA-GAD-F-011 ACTA DE REUNIÓN, en esta acta debe
de quedar reflejado lo que se expuso con mayor relevancia quedando copia para
el Sistema Integrado de Gestión.
AUDITORIA INTERNA: La auditoría Interna se realiza para analizar el estado del

Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa rigiéndose a ASIG-PG-001
Gestión de un Programa de Auditoria.
SUSTENTACIÓN DEL SIG: el Proceso ASIG debe sustentar lo realizado en el

tiempo que desarrolló actividades en SENA Empresa, dando a conocer el avance
del Sistema Integrado de Gestión con base a al cumplimiento d los requisitos
según las normas ISO 9001/2015, ISO 14001/2015 e ISO 45001/2018 y la eficacia
del plan de acción, donde los gestores sustentan lo realizado de manera integral y
cada sub-sistema ará lo mismo.
Para cumplir con la revisión por parte de la alta dirección, en la sustentación del
SIG se debe hacer la invitación a la alta dirección de SENA Empresa, donde se
presentará detalladamente el avance del sistema, y si es requerido pedir la
aprobación de documentación o de más requerimientos.
 Cada líder del sub-sistema será encargado de entregar la información de

entrada para la revisión por la dirección, según lo acordado por los
Gestores y líderes de cada sub-sistema para su respectiva consolidación.
 Los responsables de la implementación y desarrollo de las acciones de
mejora definidas en la revisión por la Alta Dirección serán los líderes de los
sub-sistemas y los Gestores de Calidad.
Pág. 18
SENA Empresa 001
DE GESTIÓN
2017
 Los compromisos, acciones y salidas resultantes de la Revisión por la

Dirección deberán ser controladas por cada líder del sub-sistema y los
Gestores de Calidad.
SUSTENTACIÓN FINAL SENA EMPESA: en la sustentación final se debe

presentar lo realizado por parte del proceso ASIG y el impacto que generó a SENA
Empresa, por medio de la sustentación y el informe final que se le entrega al
gerente de SENA Empresa de manera escrita y en diapositivas.
La herramienta que se utiliza es GA-GAD-F-013 FORMATO INFORME
MENSUAL
ACTUAR (PHVA)
FASE 7 MEJORA
ACCIONES DE MEJORA: de acuerdo a los hallazgos obtenidos en la auditoria

interna del proceso ASIG se planifican acciones de mejora para las no
conformidades de acuerdo al procedimiento ASIG-P-004 SALIDAS NO
CONFORMES Y MEJORA CONTINUA
Anexos:
 ASIG-F-007 LISTA DE CHEQUEO INTEGRADA.

 GA-GAD-F-008 DIAGNÓSTICO INICIAL.
 GA-GAD-F-001 Matriz DOFA
 ASIG-F-006 PLAN DE ACCIÓN
 GA-GAD-F-004 DIAGRAMA DE GANTT.
 GA-GAD-F-005 PLAN OPERATIVO
 GCF-F-006 REGISTRO DIARIO DE ACTIVIDADES.
 GA-GAD-F-003 PROGRAMACIÓN QUINCENAL ÁREA ADMISNITRATIVA
 ASIG-SGC-P-002 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS.
 ASIG-PG-001 GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA.
 ASIG-P-004 SALIDAS NO CONFORMES Y MEJORA CONTINUA
 GA-GAD-F-013 FORMATO INFORME MENSUAL
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SENA Empresa 001
DE GESTIÓN
2017
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio Descripción del Fecha del No. De Responsable

realizado cambio cambio versión del cambio
Se agregó roles y
Actualizar y responsabilidades de
Marcela Barrios
agregar gestores, líderes, 17/09/2020 003
Barrios
información equipos e
instructores.
Se modificó en la Andrés Felipe
Toda la
totalidad el 22/09/2019 002 Manrique
estructura
procedimiento Vargas
Yomaira Bonilla
Elaboró Revisó Aprobó
Yate
Gestores de
Cargo Cargo Cargo
Calidad
Fecha 29-08-2017 Fecha Fecha
Pág. 20

Asig P 001 Proceso Asig

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CÓDIGO: ASIG-P-

SENA Empresa 001

PROCESO: Administración del Sistema Integrado de Gestión

Aplica para todas las actividades directamente relacionadas

 Calidad: Grado en que se cumplen unas características inherentes.

 Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa

 GTC-ISO/TR 10013 Directrices para la documentación del Sistema de

1. Administración del SIG

El proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión es encargado de

- ISO 9001/2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.

El proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión es liderado por los

 Sub-sistema de Calidad: Estrategia que le permite a SENA Empresa

de Gestión apoyando en la revisión de estos, dando cumplimientos a los

 Sub-sistema Ambiental: Herramienta cuya implantación persigue mejorar el

 El Sub-sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo abarca una disciplina

 Sub-proceso Gestión Documental: Tiene como propósito Custodiar,

A partir de la asignación del cargo se asumen roles y responsabilidades, los

 Cumplir con la ejecución de las actividades del plan de acción de manera

 Gestores y líderes de subsistema y subproceso son responsables de

Instructor líder de equipo:

 Generar espacios para la asesoría y acompañamiento académico y

3. Llamados de atención y reportes por escrito

En el documento GTH-RI-001 Reglamento interno de SENA Empresa, en el

Artículo 12. Faltas académicas. Están relacionadas directamente con las

Artículo 13. Faltas disciplinarias. Están relacionadas directamente con factores

Se establecen casos concretos para generar llamados de atención y reportes por

Casos para generar llamados de atención y reportes de no conformidad por

 Incumplimiento en la fecha y/o hora de entrega de productos sin

 Los gestores, líderes y equipos no revisan los productos a entregar y

 El aprendiz presente reporte de novedades por bajo desempeño académico

A partir de los lineamientos especificados en los artículos 12 y 13, se establecen

 Los instructores líderes, gestores de calidad y líderes de subsistemas y

 Los llamados de atención por escrito deben contener nombres, apellidos y

 Después del segundo llamado de atención se procede a realizar reporte por

 Los instructores líderes, gestores de calidad y líderes de subsistemas y

El Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión se basa en el ciclo

El diagnóstico es la fase principal donde se verifica el estado actual del Sistema

REALIZAR DIAGNÓSTICO INICIAL: Se debe realizar un diagnóstico para

La metodología que se debe llevar acabo es realizar revisión de la documentación

El resultado del Diagnóstico se documenta de manera Integrada, liderada por los

- Lista de chequeo Integrada: Después de realizar el diagnóstico Por sub-

sistema y Gestores de Calidad se reúnen e integran los resultados en

- Informe del diagnóstico: se deben definir los responsables de la

Nota: La lista de chequeo de Gestión documental, no se integra con la de los

RESPONSABLE: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

IDENTIFICAR LAS DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y

RESPONSABLES: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

Se debe realizar la planeación de las actividades que se van a ejecutar en SENA

DETERMINAR EL ALCANCE DEL PROCESO ASIG: Para la determinación del

RESPONSABLES: Gestores de calidad, líderes de los Sub-Sistemas de Calidad,

REALIZAR EL PLAN DE ACCIÓN: Se debe elaborar el plan de acción para

- Las 7 fases del proceso ASIG

Inducción a SENA Empresa: Al ingresar a SENA Empresa se debe realizar la

Plan operativo: se entrega al Gerente Administrativo en el cual consiste en

la herramienta que se utiliza es GCF-F-001 REGISTRO DIARIO DE

En el diario de producción solo se deben registrar actividades que sean de su

- Participar en actividades que organicen terceros.

Record quincenal: Se deben registrar las actividades que se realizarán en los

Informe mensual: El informe mensual se entrega al gerente de producción

Comité Gerencial: son reuniones programadas por parte de SENA Empresa

Comités ASIG: Se debe realizar en todo el tiempo que se lleven a cabo

Socialización de la documentación de SENA Empresa: Esta actividad se debe

Revisión de la página Compromiso: Esta actividad se puede apoyar con el