ACTIVIDAD 3

ESTUDIO DE CASO: EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PRESENTADO POR
JEIMMY LORENA REYES TELLEZ
CAROL ASTRID OLAYA QUITIAN

PRESENTADO A

DOCTOR PABLO EMILIO LUNA GUTIERREZ

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PRINCIPIOS GERENCIALES

2021
Procesadora de Materiales (PM. S.A.S) actualmente la podemos clasificar como
una empresa que pertenece al sector económico manufacturero o industrial de
tamaño mediano su principal actividad económica es la producción,
comercialización y distribución de grasas y aceites de origen vegetal y animal,
realizando un análisis exhaustivo de su situación actual y tomando como base el
proceso administrativo de una organización se observan diferentes falencias que
tiene la empresa y la situación actual de esta, a continuación se muestra en la
tabla 1 un breve resumenla situación actual de la empresa

Tabla 1, situación actual de la empresa, elaboración propia

SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA

FUNCION SITUACION
Directamente la toma de decisiones la tiene la gerencia
Mayoría de los clientes son del canal institucional y requieren
productos
VENTAS
personalizados
Productos de línea, mismo tipo de cliente
Producción
PROCESO
Comercialización
ECONOMICO
Distribución
CAPTACION DE Relacionamiento
CLIENTES
Voz a voz
Accionistas
FUENTES DE
Entidades financieras
ENDEUDAMIENTO
Proveedores
Misión
DIRECCIONAMIENTO
Visión
ESTRATEGICO
Valores corporativos
En base a lo que se aprecia en la tabla anterior se podrían tomar diferentes
decisiones dentro de la empresa con el fin de mejorar muchas áreas de esta e
incorporar nuevas áreas garantizando así un mejor funcionamiento, dando orden
y coherencia a cada uno de los procesos que se deben tener en cuenta,
analizando cada uno de estos aspectos se plantea el siguiente cuadro en el que
se pueden apreciar las diferentes soluciones que se pueden tener incorporando a
la empresa nuevas áreas necesarias para su óptimo funcionamiento, que a
continuación se describen:
Tabla 2, posibles soluciones, elaboración propia

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTADO ACTUAL FUNCIONES DEL AREA PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION O

CONTROL

ADMINISTRACION O Actualmente la empresa Organizar los recursos de la Crear una lista de cada una Tener claro cada una de las Llevar un seguimiento del
cuenta con el área de entidad. Definir a donde se va de las funciones que debe principales funciones de las correcto funcionamiento de
GERENCIA GENERAL gerencia, la cual toma a dirigir la empresa en un tener esta área y delegar diferentes áreas de la empresa cada una de las funciones
diferentes decisiones corto, medio y largo plazo funciones a las demás áreas y organizar esta información delegadas
importantes como la toma de de la empresa para que sea difundida a estas
decisiones respecto a las áreas
ventas, sus decisiones
carecen de estudios que lo
respalden
ADMINISTRACION DE No se cuenta con esta área La administración de Esta área debe tener total Realizar un estudio detallado Seguir este plan de
operaciones consiste en la control de la planeación de ingeniería para crear un producción con el fin de
OPERACIONES planificación, dirección, respecto a que se fabrica, plan de producción aumentar la producción y
organización y control de los cuanto se fabrica y como se disminuir gastos
procesos productivos de la fabrica
empresa con el fin de crear
valor.
ADMINISTRACION No se tiene una posición Mantener un sano equilibrio Evaluar el estado actual de la Analizar cada uno de los entender la importancia de
clara de esta área entre liquidez y rentabilidad. empresa, verificar la resultados obtenidos llevar el estado financiero de la
FINANCIERA Distribuir los fondos entre las rentabilidad de esta y realizar anteriormente y aplicar nuevas empresa actualizado y en
diversas áreas de la empresa un flujo de caja con el fin de ver estrategias a la empresa orden para evitar
el estado actual de esta inconvenientes a futuro

ADMINISTRACION DEL Carece de objetivos
estratégicos claros y definidos
DESARROLLO
(POTENCIAL HUMANO)
ADMINISTRACION Co se tiene un área de
mercadeo ni ventas
COMERCIAL O MAKETING
La Administración de Diseñar un plan de Definir objetivos general y llevar a cabo informes y
Recursos Humanos consiste negociospara la empresa específicos para la empresa, seguimientos cada vez que se
en la organización, desarrollo, establecer la importancia del requiera tomar una decisión
planeación y coordinación de personal dentro de la empresa que afecte a la empresa o a los
estrategias para promover el y en la toma de decisiones miembros de esta
desempeño eficiente del
personal
Investigación de mercados y Realizar un análisis del Identificar el nicho de mercado realizar diferentes tipos de
de la competencia. entorno interno y externo de la más adecuado para la tomas de datos con el fin de
Planeación y desarrollo de empresa empresa verificar si se tomó la decisión
estrategias de marketing. adecuada o si hay aspectos a
Promoción de ventas. considerar
Comunicación.
Posibilitar e l p r o c e s o
de
marketing.
1) FALTA DE ÁREA COMERCIAL ESTRUCTURADA: De acuerdo al caso
anterior se puede observar que una de las falencias más importantes es la falta de un
área comercial estructurada. A pesar que la gerencia apunta su esfuerzo al canal
institucional como la mayoría de sus clientes, la parte comercial es fundamental en
cualquier compañía, ya que es la responsable de establecer la relación entre la
compañía y los clientes, de buscar nuevos canales, nuevos nichos de mercado, de la
consecución de objetivos de venta entre otros. En este sentido, una propuesta sería
permitir la creación de un cargo como Director o coordinador comercial, no dejarle
esa área y tarea únicamente a Gerencia; por lo contrario, buscar una persona bajo el
perfil requerido, es decir la parte comercial. Esa persona tenga su grupo de trabajo
ya sean directos o freelance, todos bajo ciertos parámetros, metas de venta,
objetivos comerciales y distribuidos según el tipo de cliente (Persona individual,
pyme, grandes empresas, cadenas de mercado etc.)

2) ENDEUDAMIENTO CON ACCIONISTAS, ENTIDADES FINANCIERAS

Y/O PROVEEDORES: En primer lugar la deuda con accionistas a nuestro punto
de vista únicamente sería favorable si esa deuda va ligada directamente a nuevas
fuentes de inversión que generen mayor capital para la empresa, pero si dicho
endeudamiento con los accionistas se hace por ejemplo para pagar deberes de la
empresa como lo son pago de otras deudas, pagos de nómina entre otros pasivos, la
empresa estaría cayendo en un abismo total, pues estaría cubriendo un deber y
destapando otros al tiempo. Adicional a esto, cuando una empresa se endeuda el
riesgo de los accionistas se incrementa y así mismo aumentará la rentabilidad
exigida por ellos. La empresa para poder cumplir con sus obligaciones y el estar
endeudada con los terceros (accionistas y proveedores), la cual se puede dar para
hacer crecer el negocio o búsqueda de crecimiento de la empresa a través de la
creación de nuevos mercados. Sin embargo, no se debe permitir llegar al
sobreendeudamiento, es decir donde los ingresos y patrimonio no alcancen para
 pagar las deudas adquiridas, pues indudablemente esto pone en peligro y juego los
bienes y ganancias de los socios accionistas y de la empresa en general.

3) FALTA DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CLAROS: Esta falencia es de vital

importancia, ya que, si se carece de un plan de acción estructurado, no se
encuentran definidos, publicados y compartidos unos objetivos claros que permitan
dar visión para alcanzar las metas propuestas, los empleados de la empresa van a
desconocer hacia dónde se quiere ir y lo que se quiere lograr como organización.
Así mismo, los trabajadores no van tener claro la importancia de agregarle valor a
cada una de las tareas que ejecutan. Hay que destacar que los objetivos son las
metas de negocio que se tienen, sin ellos no hay una dirección o camino que seguir
ni a corto, mediano o largo plazo.

4) NO MONITOREAR EL AVANCE DE LOS OBJETIVOS: Este proceso es

fundamental, la empresa debe tener un área o persona encargada de diseñar, ejecutar
y analizar indicadores de gestión que midan y controlen el cumplimiento de los
diferentes objetivos que se planean en la Organización. Este proceso de seguimiento
y control facilita ir conociendo el estado actual de la empresa, y de acuerdo a ello y
los resultados obtenidos, poder tomar las medidas correctivas o preventivas
pertinentes, realizar proyecciones y efectuar mejoras en los procesos. Hay que
recordar que analizar el estado actual e ir comparando el proceso, los cambios, las
mejoras o desmejoras a nivel administrativo, recurso humano o financiero ayudará
al crecimiento de toda la empresa.

5) ACCIONES FINANCIERAS EN MANOS DE LOS ACCIONISTAS

MAYORITARIOS: En este aspecto, generalmente en cualquier empresa la toma
de decisiones financieras u organizacionales no se deja en las manos de los
accionistas, sino que son ellos quienes delegan a una persona como “gerente” que
los represente y partiendo del conocimiento y análisis de la situación en la que se
encuentra la empresa se reúne con ellos para plantear estrategias y comunicar los
 posibles caminos a tomar. La toma de decisiones indudablemente es un proceso de
bastante influencia en todas las áreas de la empresa, para lo cual el gerente debe
conocer y tener claros los lineamientos con los que se evalúan las decisiones a
diario, ya que de estas decisiones dependerá el éxito o el fracaso de la organización.
Una vez evaluada cada una de las áreas, de identificar cada una de las variables
internas y externas que llevan a tomar una decisión, ese Gerente que se escogió se
puede reunir ahí si con los accionistas y analizar cada una de las decisiones e
identificar si son de inversión o de financiamiento y entonces hacer partícipe a los
accionistas.

6) NO SE CUENTA CON GESTIÓN DOCUMENTAL: Contar con un área o

departamento de gestión documental es de vital importancia ya que aquí se reúnen
tareas y herramientas dirigidas a recolectar, revisar, recuperar y almacenar toda la
información y documentación importante que maneja cada una de las áreas de la
empresa. Gestionar y administrar adecuadamente la información y los documentos
ayuda a optimizar el manejo de confidencialidad y valor a la información, además
que ahorra tiempo y espacio, ayudando a organizar e incluso a eliminar y disponer
de aquella documentación que ya perdió vigencia o que no es necesaria conservarla.

Partiendo de cada una de las falencias encontradas anteriormente y de su incidencia

en la empresa, se puede inferir el papel esencial que juega un Gerente en cualquiera
que sea la organización, así como no lo plantea (Drucker, P. 1957): El Gerente es
ese elemento indispensable en la empresa ya que por medio de su accionar le da
vida al negocio, su calidad y desempeño va a permitirle a la empresa obtener una
ventaja competitiva, ya que es quien va a actuar como medio de control para la
organización sistemática de los recursos y ente propulsor del mejoramiento humano.

Tabla 1, situación actual de la empresa, elaboración propia ...............................................................2

Tabla 2, posibles soluciones, elaboración propia.................................................................................1