SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y

DISTRIBUCION DE DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS

Fecha: ENERO 2016 Versión: 1
Revisado por: Aprobado por: Gerencia
Johanna Alexandra Prato Vera

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento para la selección, adquisición, recepción, almacenamiento y

distribución de los dispositivos Médicos que se utilizan en los diferentes servicios de la IPS,
garantizando la disponibilidad, accesibilidad, calidad, racionalidad, pertinencia, suficiencia, uso
adecuado de ellos, cumplimiento en la entrega, condiciones de eficacia y seguridad requeridas por
el fabricante hasta la distribución final al profesional

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia desde la selección, y finaliza con la distribución final de los dispositivos
médicos e insumos a cada uno de los servicios.

3. DEFINICIONES

3.1 SELECCIÓN DE DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS: (según resolución 1403 de 2007) 

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y

participativa se  realizan  en  una  institución  de  salud, Para definir los dispositivos con que se
debe contar para asegurar la prestación del servicio teniendo en cuenta su seguridad, eficacia,
calidad y costo.

3.2. PEDIDO DE DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS:

Proceso donde por escrito y bajo parámetros establecidos se solicita al proveedor la cantidad de
dispositivos médicos que se requiere para la prestación del servicio.

3.3. RECEPCION DE DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS:

Proceso mediante el cual se recibe un dispositivo médico, previa comparación de lo pactado con el
proveedor, teniendo en cuenta lo que estipula la legislación vigente y lo descrito en el producto.

3.4. RECEPCION ADMINISTRATIVA

La recepción administrativa se refiere a la verificación de las especificaciones administrativas de los

dispositivos médicos. Se inspecciona la solicitud de dispositivos médicos, orden de compra,
remisión y factura de compra.
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3.5. RECEPCION TECNICA

La recepción es la inspección de las características propias del producto, en donde se tiene en

cuenta características de calidad como transporte, proveedor, laboratorio, cantidad, número de lote,
registro INVIMA, fecha de vencimiento, fabricación condiciones generales del producto.

3.6. LOTE

Cantidad de un producto de calidad homogénea que se elabora en un mismo ciclo controlado de

fabricación y posee un código de identificación especifico.

3.7. FECHA DE VENCIMIENTO/ EXPIRACION O CADUCIDAD

Es la fecha impresa en el producto que se indica el tiempo máximo hasta el cual se garantiza la
potencia, pureza, características fisicoquímicas y las demás que corresponden a la naturaleza de un
dispositivo médico y que se recomienda con base en los resultados de los estudios de estabilidad
realizados al efecto.

3.8 CUARENTENA

Situación de los dispositivos médicos que se encuentran aislados físicamente, o de otra forma
efectiva, mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo.

3.9 DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE DISPOSITIVOS MÉDICOS.

Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el dispositivo médico e insumos que
se encuentra en la IPS sean entregados oportunamente al usuario final (profesionales de la salud),
para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio de
almacenamiento, estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el trabajador y los
canales de distribución.

4. REALIZACIÓN

Documento o
Actividad Detalle Responsable
registro
Identificar la necesidad de dispositivos
médicos e insumos para la atención del
1. Identificación de la Auxiliar de
usuario, teniendo en cuenta los usos más
necesidad enfermería
frecuentes y el stock mínimo a
almacenar.
Elaborar el listado de dispositivos Médicos
2. listado de dispositivos e Auxiliar de
a solicitar al proveedor.
insumos enfermería
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Revisar el pedido, y aprobarlo

3. Aprobación y solicitud al Sub Gerente
proveedor administrativa

Enviar al proveedor por cualquier medio

4. Solicitud de insumos al Sub Gerente
de comunicación, el listado de dispositivos
proveedor administrativo
médicos e insumos que se necesitan
Recibir el pedido de insumos y
dispositivos médicos. Provenientes del
5. Recepción administrativa proveedor; verificando que dicha Sub gerente
Factura de compra
(verificación de la compra) mercancía cuente con la factura de adminstrativa
compra (describiendo los productos,
cantidad, precio.).
Cuantificar el número de dispositivos
médicos, verificando las condiciones
físicas en que se encuentran cuando
llegan ya sea rotos, empaques abiertos,
6. Verificación de Sub gerente
deteriorados o en mal estado; si esto se
condiciones físicas del Administrativa Factura de compra
presenta de inmediato se procede a
producto
tramitar la devolución respectiva al
proveedor, dejando la observación de los
dispositivos en la misma factura de
compra.
Recepción de dispositivos médicos:
Realizar la recepción técnica de los
dispositivos médicos e insumos teniendo
en cuenta:

 La fecha en la que se realiza la Formato de

recepción de los insumos y/o control de
dispositivos. Auxiliar de dispositivos
7. Recepción técnica
 Descripción enfermería médicos e
 Serie (si aplica) insumos
 Numero de factura
 Marca del dispositivo
 Registro sanitario
 Vida útil
 Clasificación de acuerdo al riesgo

Una vez son verificados Ubique los

8. Almacenamiento de
insumos y/o dispositivos según Auxiliar de
dispositivos e
corresponda en el área de enfermería
insumos
almacenamiento.
9. Control de fechas de El control de fechas vencimiento debe ser Auxiliar de
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realizado trimestralmente.
Al realizar la revisión, los dispositivos
médicos próximos a vencer deben
ubicarse inmediatamente en el área de
cuarentena para agilizar su salida o para
Vencimiento. hacer su devolución al proveedor para su enfermería
cambio.
Nota: como política de la IPS, no se
reciben dispositivos médicos e insumos
con menos de 6 meses de fecha de
vencimiento
Cuando el dispositivo se encuentre
Acta de baja de
vencido y/o deteriorado debe darse de
10. Baja de dispositivos Auxiliar de Dispositivos
baja para realizar su disposición final.
médicos e insumos enfermería médicos vencidos.
Registre en el formato establecido.
11. Distribución de
Se reparte en cada consultorio lo Auxiliar de
Dispositivos
solicitado por cada profesional. enfermería
médicos e insumos

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