INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO

FACULTAD VIRTUAL Y A DISTANCIA

ADMINISTRACIÓN EN SALUD

GERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS Y MEDICAMENTOS

A9: REJILLA DE CONCEPTOS

ANDREW JACOB FILIGRANA DIAZ

GRUPO: 7493

DOCENTE

VÍCTOR ALFONSO SILVA MONTEALEGRE

JAMUNDÍ VALLE DEL CAUCA, 2024

 Introducción

La gestión eficiente del proceso de recepción en una Institución Prestadora de Servicios de

Salud (IPS) es fundamental para garantizar la disponibilidad oportuna de suministros
médicos y farmacéuticos necesarios para la atención de los pacientes. Uno de los aspectos
clave de este proceso es el cotejo de la mercancía, que implica la comparación meticulosa
de los productos recibidos con la información registrada en los documentos de envío. En
este contexto, el cotejo de la mercancía no solo asegura la exactitud y la integridad de los
productos recibidos, sino que también contribuye al cumplimiento normativo, la
optimización de recursos y la prevención de fraudes en una IPS.
 Objetivos

1.1 Garantizar la Calidad y Seguridad del Paciente: El objetivo principal es asegurar que los
suministros médicos recibidos estén en condiciones óptimas y cumplan con los
estándares de calidad necesarios para la atención médica, mediante una rigurosa
comparación con la información registrada en los documentos de envío.
1.2 Cumplir con Normativas y Regulaciones Sanitarias: Se busca cumplir con las
regulaciones establecidas por las autoridades sanitarias, garantizando la trazabilidad y el
control de calidad de los suministros médicos recibidos, a través de un proceso de cotejo
meticuloso y documentado.
1.3 Optimizar la Gestión de Recursos y Costos: Se pretende minimizar pérdidas y
desperdicios, así como optimizar el uso de recursos financieros al evitar errores en la
recepción de mercancía y asegurar la eficiencia en la gestión de inventarios, mediante
una comparación precisa entre los productos recibidos y la documentación asociada.
 PROCEDIMIENTOS Y/O ELEMNTOS FUNDAMENTALES
CONCEPTOS JUSTIFICACIÓN
Es el proceso mediante el cual se compara la mercancía Es un proceso
recibida con la información registrada en los documentos de fundamental que debe
envío; como facturas, órdenes de compra, listas de empaque, llevarse a cabo con
entre otros. Su objetivo principal es verificar la exactitud y la rigurosidad y atención al
integridad de los productos recibidos, asegurándose de que detalle en todas las
coincidan con lo solicitado y se encuentren en las condiciones etapas de la cadena de
esperadas. suministro en una
COTEJO DE LA Su procedimiento es: institución de salud; el
MERCANCIA 1. Recepción de la mercancía cotejo de la mercancía
2. Verificación de documentación en una IPS no solo es
3. Inspección visual una práctica necesaria
4. Conteo y verificación física para garantizar la
5. Pruebas de calidad (sí corresponde) calidad y la seguridad de
Su establecimiento de elementos fundamentales: los suministros médicos
1. Precisión de la documentación; es fundamental que la y farmacéuticos, sino
información registrada en los documentos de envío sea que también contribuye
precisa y esté actualizada. al cumplimiento
2. Rigurosidad en la inspección física; se deben examinar normativo, la
tanto el embalaje como los productos individuales en optimización de
busca de cualquier daño, defecto o irregularidad. recursos y la prevención
de fraudes y robos.
Es un documento comercial que certifica la entrega de
mercancías o la prestación de servicios, el cual es utilizado El uso del albarán en una
como evidencia de la transferencia de propiedad o IPS es fundamental para
responsabilidad sobre los bienes o servicios entre el proveedor garantizar un control
y el cliente. efectivo de inventario,
Su proceso procedimiento es: cumplir con
1. Primero se realiza la reparación del albarán regulaciones y
2. Segundo damos paso a la verificación de la mercancía normativas, gestionar
3. Tercero se debe realizar la firma y aceptación costos y facturación, y
4. Cuarto se hace entrega de copias facilitar el seguimiento
ALBARÁN Establecimiento de elementos fundamentales: de entregas y
1. Descripción detallada de los productos; se debe incluir responsabilidades, el
una descripción detallada de los productos entregados, cual para esta práctica
incluyendo información como nombres, códigos, contribuye a una gestión
cantidades y cualquier otra característica relevante eficiente de los
para identificar los productos de manera precisa. suministros médicos y la
2. Cantidades y unidades de medidas; es un punto prestación de servicios
fundamental ya que se identifique claramente las de salud de calidad a los
cantidades de cada producto entregado, así como las pacientes.
unidades de medida utilizadas (por ejemplo, unidades,
kilogramos, litros, etc.).
3. Condiciones de entrega; en este punto se debe tomar
muy a detalle las condiciones de entrega acordadas
entre el proveedor y el cliente, de tal manera la fecha y
hora de entrega, el lugar de entrega y cualquier otro
 punto o caracteriza que este relacionada con la
mercancía de entrega
4. Firma de aceptación; es un elemento fundamental que
certifica la recepción de la mercancía y la aceptación
de las condiciones establecidas en el documento.
Es un documento utilizado para registrar la recepción de La implementación de
mercancías, materiales o bienes en una empresa o entidad una hoja de recepción
(IPS). Es una herramienta fundamental en el proceso de control en una IPS contribuye
de inventario y gestión de almacenes, ya que permite llevar un significativamente a la
registro detallado de los artículos recibidos gestión eficiente de los
Sus procedimientos: suministros médicos, el
1. Primero se realiza la reparación de la hoja de recepción cumplimiento de
2. Segundo de tiene una recepción de la mercancía normativas y
3. Tercero se realiza una actualización de la hoja de regulaciones, la gestión
recepción de costos y
4. Cuarto se lleva acabo la firma de aceptación presupuestos, y la
Establecimiento de elementos fundamentales: mejora de la eficiencia
1. Detalles de la mercancía; la hoja de recepción debe operativa, todo lo cual
HOJA DE incluir detalles específicos sobre los productos se traduce en una
RECEPCIÓN recibidos, como nombres, descripciones, cantidades y atención de calidad y
cualquier otra información relevante para identificar los segura para los
artículos de manera precisa. pacientes.
2. Información del proveedor; es importante registrar el
nombre del proveedor y cualquier información adicional
relacionada con la entrega, como números de
referencia o números de pedido, para facilitar la
trazabilidad y la comunicación con el proveedor en caso
de ser necesitado.
3. Fechas y horarios; es muy importante incluir la fecha y
hora de recepción de la mercancía, así como cualquier
información relacionada con plazos de entrega
acordados o restricciones horarias.
4. Observaciones y firmas; se realizan para registrar
cualquier observación relevante sobre la mercancía
recibida, así como para recoger las firmas del personal
responsable que confirman la recepción y aceptación
de la entrega.
IMPORTE Es el valor total de una transacción o actividad económica que La base imponible es
CORRESPONDIENTE está sujeto a gravámenes como el impuesto sobre el valor fundamental en una IPS
A LA BASE DE agregado (IVA) o el impuesto sobre la renta (ISR), una vez se han para cumplir con
IMPONIBLE deducido ciertos descuentos, bonificaciones u otros ajustes obligaciones fiscales,
permitidos por la legislación fiscal. gestionar
Sus procedimientos: financieramente de
1. El primer paso consiste en identificar la transacción o manera efectiva, evaluar
actividad económica que está sujeta a impuestos; la rentabilidad de los
determinación de la base imponible servicios y mantener la
2. El segundo paso se basa en deducir los descuentos, transparencia y
bonificaciones u otros ajustes permitidos por la rendición de cuentas,
 legislación fiscal antes de determinar la base con una gestión
imponible; aplicación de descuentos y bonificaciones adecuada de la base
3. El cálculo del Importe Correspondiente a la Base imponible contribuye al
Imponible es importante porque una vez que se hayan éxito y la sostenibilidad
hecho los descuentos, se calcula el importe de la IPS a largo plazo.
correspondiente a la base imponible sumando o
restando los ajustes pertinentes al valor total de la
transacción o actividad económica.
Establecimiento de elementos fundamentales
1. Valor total de la transacción; se determina con
precisión el valor total de la transacción o actividad
económica, incluyendo todos los componentes
relevantes
2. Descuentos y bonificaciones; identificar y documentar
adecuadamente los descuentos, bonificaciones u otros
ajustes aplicados a la transacción antes de calcular la
base imponible.
3. Registro y documentación; los cálculos y ajustes
realizados para determinar el importe correspondiente
a la base imponible deben estar debidamente
registrados y documentados en los registros contables
de la empresa.
Es un enfoque contable que identifica y asigna costos a La aplicación del Método
actividades específicas basadas en su consumo de recursos, el ABC en una IPS ofrece
cual implica identificar las actividades asociadas con la una serie de beneficios
prestación de servicios médicos y asignar los costos que van desde una
correspondientes a esas actividades de manera más precisa asignación más precisa
que los métodos tradicionales de contabilidad de costos. de costos hasta una
Sus procedimientos: mejor toma de
1. Como primer paso es identificar todas las actividades decisiones estratégicas
relacionadas con la prestación de servicios médicos y una mayor eficiencia
incluyendo actividades como actividades como operativa, lo que puede
consultas médicas, procedimientos quirúrgicos, contribuir
pruebas de laboratorio, etc. significativamente a la
2. Determinación de los Costos de los Recursos; se mejora de la calidad y la
calculan los costos asociados con cada recurso, sostenibilidad financiera
incluyendo costos directos (por ejemplo, salarios del de la institución.
METODO ABC personal médico) y costos indirectos (por ejemplo,
costos de mantenimiento de equipos médicos).
3. Asignación de Costos a las Actividades; se asignan los
costos identificados a cada actividad en función del
consumo de recursos necesarios para llevar a cabo
dicha actividad.
4. Cálculo de los Costos por Actividad; se calculan los
costos totales asociados con cada actividad sumando
los costos asignados a esa actividad.
Establecimiento de elementos fundamentales:
 1. Identificación de Actividades Clave; es fundamental
identificar las actividades clave relacionadas con la
prestación de servicios médicos.
2. Asignación precisa de costos; se realiza para identificar
y asignar costos específicos a cada actividad en función
del consumo real de recursos.
3. Mejora de la toma de decisiones; al proporcionar una
visión detallada de los costos asociados con cada
actividad se proporciona una mejor toma de decisiones
sobre la asignación de recursos.
4. Optimización de los recursos, al comprender mejor
cómo se asignan los costos a las actividades, una IPS
puede identificar áreas de ineficiencia y oportunidades
para optimizar el uso de recursos.
Son representaciones gráficas de datos que se utilizan para La implementación del
identificar de manera única productos, activos o pacientes en código de barras en una
el contexto de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, IPS ofrece una serie de
consisten en una serie de líneas verticales paralelas y espacios beneficios tangibles,
de diferentes anchuras que codifican información específica, la incluyendo una gestión
cual puede ser leída por un escáner óptico. más eficiente de
Sus procedimientos: inventarios, una
1. El primer paso es generar los códigos de barras para los atención más segura
productos, activos o pacientes que se desean para los pacientes, la
identificar. reducción de errores en
2. Impresión de Etiquetas o Tarjetas; una vez que se han la administración de
generado los códigos de barras, se imprimen en medicamentos, una
etiquetas autoadhesivas o tarjetas plásticas, según el mayor trazabilidad y
tipo de aplicación. control de calidad, así
3. Escaneo de Códigos de Barras; cuando se necesita como una mejora en los
acceder a la información asociada con un código de procesos
barras, se utiliza un escáner óptico que lee el código de administrativos y de
barras mediante un láser facturación. Estos
CODIGOS DE 4. Acceso a la Información; una vez escaneado el código beneficios contribuyen
BARRAS de barras, el sistema informático de la IPS interpreta la en última instancia a una
información codificada y accede a la base de datos atención de salud más
correspondiente para obtener más detalles sobre el segura, eficaz y centrada
producto, activo o paciente identificado por el código en el paciente.
de barras.
Establecimientos de elementos fundamentales:
1. Unicidad; cada código de barras debe ser único para
garantizar la identificación individual de cada producto,
activo.
2. Precisión; los códigos de barras deben ser impresos
con alta precisión para asegurar que puedan ser
escaneados correctamente por los lectores ópticos.
3. Integración con el Sistema Informático; es esencial que
los códigos de barras estén integrados con el sistema
 informático para facilitar el acceso rápido y preciso a la
información asociada.
4. Seguridad, los códigos de barras utilizados en una IPS
deben cumplir con estándares de seguridad para
proteger la privacidad y confidencialidad de la
información del paciente.
Es una actividad que se lleva a cabo en empresas o El cotejo de la
instituciones para verificar la exactitud y la integridad de los mercancía en una IPS es
productos recibidos, la cual consiste en comparar físicamente esencial para garantizar
la mercancía entregada con la información registrada en los la calidad y seguridad de
documentos de envío, como facturas, órdenes de compra o los suministros
listas de empaque. médicos, cumplir con
Sus procedimientos: las regulaciones
1. Preparación para la Recepción: el personal encargado sanitarias, y optimizar la
se prepara para recibir la mercancía en el área gestión de recursos y
designada para ello. costos. Estas
2. Verificación de Documentación; se procede a revisar justificaciones se basan
los documentos asociados con la mercancía recibida en la importancia crítica
para asegurarse de que coincidan con las de este proceso para el
especificaciones previamente acordadas, como funcionamiento efectivo
cantidades, descripciones de productos y precios. y la atención de calidad
3. Inspección Visual; se realiza una inspección visual de la en una IPS.
mercancía para identificar cualquier daño evidente o
discrepancia en las cantidades.
4. Cotejo Físico; se procede a comparar físicamente los
PROCESO DE productos recibidos con la información registrada en
RECEPCIÓN los documentos de envío.
CUANDO 5. Registro de Resultados; se documentan los resultados
HABLAMOS DEL del proceso de cotejo, incluyendo cualquier
COTEJO DE LA discrepancia identificada, daño en la mercancía o
MERCANCÍA cualquier otra observación relevante.
Establecimiento de elementos fundamentales:
1. Documentación Precisa; es esencial contar con
documentación precisa y completa que detalle las
especificaciones de la mercancía esperada.
2. Inspección Rigurosa; se debe realizar una inspección
rigurosa de la mercancía recibida para identificar
cualquier problema o discrepancia.
3. Registro Detallado; es importante mantener un registro
detallado de los resultados del proceso de recepción,
incluyendo cualquier discrepancia encontrada,
acciones correctivas tomadas y comunicaciones con
proveedores o departamentos internos.
 Conclusión

El cotejo de la mercancía en una IPS es un proceso esencial que garantiza la calidad,

seguridad y conformidad de los suministros médicos recibidos. A través de este proceso, se
asegura la disponibilidad oportuna de los productos necesarios para la atención médica, se
cumplen las regulaciones sanitarias establecidas y se optimiza la gestión de recursos y
costos en la IPS. La implementación efectiva de este proceso contribuye significativamente a
mejorar la calidad de la atención y a mantener altos estándares de seguridad para los
pacientes atendidos en la IPS.
 Bibliografía

- https://sd34d9884534e5c5a.jimcontent.com/download/version/1564285414/module
/7325357951/name/DOCUMENTO%20DE%20APOYO%20Recepci%C3%B3n%20de%
20mercanc%C3%ADas.pdf
- https://www.mygestion.com/blog/que-es-albaran-para-que-sirve
- https://onerp.es/que-es-un-albaran/
- https://www.noegashop.com/es/blog/66_recepcion-y-registro-de-mercancias-en-
almacen
- https://tugesto.com/blog/que-es-la-base-imponible-y-como-se-calcula/