Proveedores Entradas Ciclo Actividades Salidas Clientes o

PHVA usuarios
Proceso Plan de desarrollo Identificar normas y definir
Direccionamiento Directrices para el criterios para la gestión
Estratégico mantenimiento y documental.
mejoramiento del Proceso
Proceso SIGI Elaborar y/o actualizar la tabla de Criterios o políticas Direccionamiento
Comunicación retención documental. institucionales de Estratégico
Organizacional del Estructura operación para la
SIGI orgánica, planta de Asegurar la disponibilidad de gestión Proceso
cargos, manual de recursos. documental. comunicación
Usuarios Externos funciones y organizacional
competencias Identificar los recursos necesarios Tablas de
Usuarios Internos laborales para la gestión documental. proceso
P retención
documental. documental
Archivo General de Políticas de Planificar la Gestión Documental.
la Nación comunicación Necesidades de Procesos del SIGI
recursos.
Gobierno Nacional Comunicaciones y
documentos

Directrices para la
Gestión
Documental

Normatividad
aplicable al
proceso
Proceso Gestión Tablas de Recepcionar y/o producir la Entrega de Cliente o usuario
Documental retención documentación correspondencia externo
documental generada por las
Procesos del SIGI Solicitud de Radicar y digitalizar la información diferentes Procesos del SIGI
asesoría y/o recibida y producida en la entidad Secretarias del
Cliente interno y capacitación en la Despacho y Áreas Cliente o usuario
externo organización de los Distribuir y tramitar la de la interno y externo
documentos en los correspondencia, conservar y administración
Proceso Gestión de archivos de gestión custodiar los archivos de gestión, municipal.
recurso físico y central e histórico.
logístico Solicitud de Asesorar y capacitar en la Custodia de
Proceso Gestión consulta de H organización de los documentos documentos en el
del Talento documentos en los archivos de gestión. archivo de gestión,
Procesos sistemas Recursos Coordinar la implementación central e histórico
de información e requeridos y (actualización y/o ajustes) de la Asesoría y
infraestructura suministrados tabla de retención documental. capacitación en la
tecnológica Bienes y servicios Evaluar la satisfacción de los organización de los
Proceso contratados clientes documentos en los
adquisiciones Conceptos archivos de gestión
Proceso soporte jurídicos Prestar el servicio de consulta de
jurídico Normatividad los documentos en archivo Documentos
aplicable controlados
Entidades Documentos Documentos
gubernamentales Directrices de la conservados
del Orden Nacional Gestión
y Departamental Documental
Proceso de Registro de Determinar, recopilar y analizar los Análisis de la Proceso gestión
Gestión productos o productos o servicios no conforme. gestión del documental
Documental servicios no Realizar seguimiento y medición al proceso
conformes proceso y al servicio (planes Indicadores Proceso análisis y
Proceso Evaluación Indicadores de aplicables e indicadores) analizados mejoramiento
y control de la gestión V Realizar interventoría a los Riesgos continuo
Gestión Resultados de la servicios contratados controlados
gestión del Realizar acciones de Hallazgos
proceso autoevaluación (Informes de Auditorias
Informes de actividades, actas) analizados
auditoría Analizar los riesgos de mayor
Mapa de riesgos probabilidad.
Proceso gestión Indicadores 1. Aplicar acciones de Acciones Proceso evaluativo
documental analizados mejora. correctivas independiente
Acciones
Hallazgos de A preventivas Proceso
auditoria Acciones de mejoramiento
analizados mejora (Planes de continuo.
mejoramiento)