Plan anual de compras

Este proceso tiene por objetivo pronosticar las compras anuales de todos los departamentos
dependientes del Servicio de Salud Metropolitano Sur, en la cual se incorporan bienes y/o
servicios según sus necesidades de acuerdo a la ley 19.886 de compras públicas.

Esta planificación la utilizamos para adquirir mejores precios en el mercado, menores costos
administrativos, ya que realizamos menos tramitaciones al momento ejecutar las compras (como
por ejemplo órdenes de compra o V°B°). Además, esta planificación nos a beneficiado en la pronta
recepción de los insumos en nuestra bodega, previniendo el quiebre de stock de los insumos y
aumentando la satisfacción de los requirentes, ya que podemos programar y distribuir despachos
en un tiempo acotado y evitamos sobrecargas de trabajo.

I) Actividades Relevantes en el proceso Plan Anual de Compras

Nombre de la Etapa Acción/tareas Responsable Documentos o Sistemas

Reunión Informativa Se invita a los encargados Encargada de Plan Planilla Excel con los Bienes
de las planificaciones de Anual de compras y/o servicios incorporados
cada departamento a una o a incorporar, lista de
reunión informativa sobre Asistencia de cada
la planificación anual. En Departamento
esta reunión se exponen
temas como: bienes y/o
servicios a incorporar en la
planificación, problemas
en planificaciones
anteriores, dudas etc.
Recepción de Los encargados de la Encargados de Archivos formato Excel,
planificación de cada planificación anual de planificación anual correo electrónico
Departamento cada Departamento, de cada corporativo
envían sus planificaciones Departamento
anuales a través del correo dependiente del
corporativo, a la Servicio de Salud
encargada del Plan anual Metropolitano Sur
de compras con V°B° de la
jefatura correspondiente.
Solicitar Información La encargada de Plan Encargada de Plan Planilla de seguimiento de
a Gestión de Anual de compras solicita anual de compras, contratos
Contratos a la encargada de Gestión encargada de gestión
de Contratos la de contratos
información sobre los
contratos próximos a
vencer el próximo año,
para incorporarlos a la
planificación
Solicitar Información Se solicita a los jefes de Encargada de Plan Correo electrónico
a jefes de Proyectos cada proyecto Anual, jefes de corporativo
 dependientes del Servicio proyectos
de Salud Metropolitano
Sur, la programación de
las compras para el
próximo año.
Consolidado de La encargada del Plan Encargada de Plan Archivos Excel
Información Anual de Compras revisa Anual de compras
la información, Consolida
la Información de todos
los Departamentos,
Unidades y proyectos para
generar solo una lista de
Bienes y/o Servicios
Clasificación de La encargada del Plan Encargada de Plan Archivos Excel
Información Anual de Compras Clasifica Anual de Compras
los insumos por Categoría
(Insumos Clínicos, de
Aseo, Escritorio,
Ferretería, etc)
Solicitar Información Se envía la Información a Encargada de Plan Archivos Excel y Sistema de
a Bodega Bodega para cruzar la Anual de Compras y gestión de Bodega
información de las personal de Bodega
cantidades a comprar v/s
lo disponible en Bodega
para su entrega y así
evitamos Insumos con
sobre stock.
Cotizar Bienes y/o Luego de saber las reales Encargada de Plan Portal Mercado Público
Servicios cantidades a adquirir, se Anual de Compras
cotizan los bienes y/o
Servicios
Elección de Se selecciona la Encargada de Plan Archivo Excel
Metodología de metodología de compra Anual de Compras
Compra que me mejor se adapte
de acuerdo a la ley de
compras públicas, estas
pueden ser Convenio
Marco, Compra Ágil,
Contratación Directa,
Licitación Pública o Fondo
Fijo.
Envío de propuesta a La encargada del Plan Encargada de Plan Certificado de Compra y
la Subdirección Anual de Compras Anual de Compras, Disponibilidad
Administrativa presenta la propuesta al SDA, jefe Presupuestaria
subdirector Administrativo Departamento de
(SDA), quien en conjunto Finanzas SSMS.
con el jefe del
Departamento de Finanzas
 del Servicio deben
revisarlo para aprobar o
rechazar la propuesta
Propuesta Aceptada El SDA envía la propuesta SDA, jefe del Certificado de Compra y
(o Certificado de Compra y Departamento de disponibilidad
Disponibilidad Finanzas presupuestaria, Certificado
Presupuestaria) al de Disponibilidad
Departamento de Finanzas Presupuestaria
del Servicio, en donde se
realiza el Certificado de
Disponibilidad
Presupuestaria (CDP).
Propuesta Rechazada El SDA envía la propuesta SDA, encargada de Certificado de Compra y
a la encargada del Plan Plan Anual de disponibilidad
Anual de compras para Compras presupuestaria,
corregir y/o eliminar Memorándum de SDA
insumos, cantidades, etc. indicando cambios
Luego la encargada del
plan anual de compras
debe enviar nuevamente
la propuesta con los
ajustes solicitados por el
SDA.
Informar al La encargada del plan Encargada del Plan Archivos Excel
Requirente anual de compras, luego Anual de Compras
de Aceptada la propuesta
por el SDA y el jefe del
Departamento de
Finanzas, se envía la
programación final a cada
encargado de la
planificación de los
Departamentos o
Unidades, indicando si hay
cambios.
Solicitud de Cuando ya contamos con Encargada del Plan Memorándum, Certificado
Resolución la planificación Aceptada Anual de Compras, de Compra y disponibilidad
por el SDA e Informada a Dirección del presupuestaria
los Departamentos, la Servicio de Salud
encargada del Plan Anual, Metropolitano Sur.
solicita a la Dirección del
Servicio de Salud
Metropolitano Sur, a
través de un
Memorándum, la
Resolución que aprueba la
planificación aceptada en
conjunto con la lista de
 Bienes y/o Servicios
Tramitación de La Dirección del Servicio Dirección SSMS, Certificado de Compra y
Resolución de Salud Metropolitano Departamento de Disponibilidad
Sur, solicita al Jurídica. Presupuestaria
Departamento de Juridica
la emisión de la
Resolución Exenta
Publicación del Plan La encargada del Plan Encargada del Plan Resolución Exenta y portal
anual de Compras anual de Compras, luego Anual de Compras www.mercadopublico.cl
de emitida la Resolución
que aprueba la
planificación, lo publica en
el portal Mercado Público
según lo establecido en la
ley 19.886.
Realizar compras La encargada del plan Encargada del Plan Portal
anual de compras realiza Anual de Compras www.mercadopublico.cl
las ordenes de compra
según lo planificado en el
PAC y coordina entrega
con los proveedores
(despachos parcializados)

II) Propuesta de mejora al PAC del SSMS

Actividad Propuesta de Mejora

Envío de propuesta a la Subdirección La revisión en este punto, debería solo realizarla el
Administrativa Subdirector Administrativo, ya que luego de
revisada y aprobada la planificación, igualmente el
La encargada del Plan Anual de Compras presenta documento es enviado al Departamento de
la propuesta al subdirector Administrativo (SDA), Finanzas, en donde la Jefatura puede volver a
quien en conjunto con el jefe del Departamento de aprobarla o rechazarla por algún motivo.
Finanzas del Servicio deben revisarlo para aprobar
o rechazar la propuesta
Solicitud de Resolución Si la planificación ya fue aceptada por la SDA, en
ese mismo instante, la dirección del Servicio podría
Cuando ya contamos con la planificación Aceptada Solicitar la creación de la Resolución Exenta al
por el SDA e Informada a los Departamentos, la Departamento de Jurídica.
encargada del Plan Anual, solicita a la Dirección del
Servicio de Salud Metropolitano Sur, a través de un
Memorándum, la Resolución que aprueba la
planificación aceptada en conjunto con la lista de
Bienes y/o Servicios

Tramitación de Resolución Como indicamos en el punto anterior, la solicitud

de Resolución exenta al departamento de jurídica
La Dirección del Servicio de Salud Metropolitano la podrían realizar en el instante en que la
Sur, solicita al Departamento de Juridica la emisión
de la Resolución Exenta
planificación en aprobada, o bien, La Encargada del
Plan Anual de compras podría solicitar
directamente la Resolución Exenta al
Departamento Jurídico del Servicio y economizar
tiempo en la tramitación.