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MAC

LOGO EMPRESA
CDIGO:
XXXX

Documentac
n
Matriz D&I Cont
Auditora

Nota: Los hojas aqu mostradas pueden ser modificadas con la estructura que ms se aju
diligencien todas las hojas del libro para tener un plan de trabajo completo. La informaci

MACROPROCESO DE AUDITORA OPERATIVA

PLAN DE TRABAJO

Documentaci
n
Matriz D&I Controles
Auditora Cartera - Gestin de Cobro

s con la estructura que ms se ajuste a las necesidades del auditor lder; por lo tanto, ninguna se encuentra bloqueada o prote
e trabajo completo. La informacin ac contemplada es para ilustrar un plan de trabajo con fines netamente academico
diferente.

bro

na se encuentra bloqueada o protegida con contrasea. Es importante que se


con fines netamente academicos. Se prohibe por parte del Autor un uso

VERSIN:
V 1.1
FECHA
ACTUALIZACIN:
03-2016

LOGO EMPRESA

Auditora Cartera - Gestin de Cobro


Fecha: 02-04-2016

Propsito: Documentar las normas internas, externas, programas, formatos y herramientas as

NORMAS RE

INTE
Tipo y nmero
Circular Normativa No. 01- 2016
Circular de Bancos
Manual de Gestin Contable y Financiera

EXTE
Tipo y nmero
Resolucin 00724
Ley 1122
Ley 1438

Decreto 4747 De 2007

APLICATIVOS
Nombre
SIIGO
TNI

FORM
Nombre
RCIBO DE CAJA
FORMATO DE CONSIGNACIN
ORDEN DE PAGO

SOLICITUD DE REEMBOLSO
SOLICITUD DE GIRO - COD: 05-01-F-001
INFORME PARA TRAMITE DE CAUSACIN Y PAGO DE LICENCIAS
DE MATERNIDAD E INCAPACIDADES DEL POSC
FORMATO RELACIN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS DE
SALUD AUTORIZADAS PARA GIRO DIRECTO
ESTADO DE CARTERA
ACTA MESAS DE SANEAMIENTO

ARCHIVOS O
Nombre
CONDICIONES ESPECIALES DE PAGO
BASE ACUERDOS DE PAGO
CONCILIACION BANCARIA
INFORME DE CUENTAS POR PAGAR
FLUJO DE CAJA DIARIO
PLAN DE PAGOS

ternas, programas, formatos y herramientas asociadas al subproceso de gestin de cobro.


NORMAS RELACIONADAS
INTERNAS
Tema
Confirmacin deudores de servicios de control de plagas prestados por la emprersa Truly Nolen
Bogot S A
Solicitud al banco para el envo de soporte de consignaciones por identificar
Subproceso de Gestin Tributaria - de Gestin Contable y Financiera - de Gestin de cobro

EXTERNAS
Tema
Plan nico de cuentas para EPS, IPS y Entidades que administren Planes Adicionales de Salud y
Servicios de Ambulancia por Demanda.
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
dictan otras disposiciones (Flujo y Proteccin de los recursos)
Por Medio De La Cual Se Reforma El Sistema General De Seguridad Social En Salud Y Se Dictan Otras
Disposiciones (Pagos A Los Prestadores De Servicios De Salud)
Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores
de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de
la poblacin a su cargo, y se dictan otras disposiciones

APLICATIVOS - PROGRAMAS
Funcionalidad
Software en el cual se registra la informacin contable y financiera

Aplicativo de Consulta: El Programador de servicios consulta la informacin de los clientes ingresada por el cons
programacin de los servicios, facturar y posteriormente el tcnico realizar el servicio.

FORMATOS
Funcionalidad

Formalizar - soportar - Iigresar el pagom de clientes de acuardo al movimiento de bancos y solicitar el soporte a
Formalizar - soportar - enviar a consignar los contados por los servicios prestados a diario.
Formalizar - soportar - en este formato se liquidan los pagos a prestadores y reembolsos mdicos, este formato
a Tesorera. (Integral)

Este formato lo diligencia cada usuario con los respectivos datos para el pago del reembolso, lo remite Cuentas

Formalizar - soportar - Autorizar los giros administrativos, este formato lo realiza cada rea y/o regional que orig
Formalizar - soportar - Autorizar la solicitud de giro por concepto de prestaciones econmicas, este formato lo liq
Econmicas. (Acces - Silo)

Este formato lo remite el Ministerio de Salud y Proteccin Social para legalizar los pagos por concepto de giro dir

Este formato lo remite y realiza Cuentas Truly para soportar pagos de clientes . (Excel)
Este formato lo remite y realiza Gestin a Prestadores para soportar pagos de IPS acordados en las mesas de sa
(Acta)

ARCHIVOS O PLANTILLAS
Funcionalidad
Consultar las los clientes que tienen alguna condicin especial para realizar el pago: plazos para radicar facturas y
gestionar el cobro
Consultar los acuerdos de pago teniendo en cuanta el cronograma para recibo de facturas y servicios prestados al
cliente mensualmente.
Conciliacion de ingresos y egresos registrados en contabilidad frente a extracto bancario
Tomar decisiones de los pagos a realizar (La Vicepresidencia y la Gerencia de tesorera).
Es complemento del informe de Cuentas por Pagar para tomar decisiones de los pagos a realizar (La
Vicepresidencia y la Gerencia de tesorera).
Remitir a la Coordinacin de Tesorera la relacin de pagos pendientes de pago.

Home
PT 001
Auditores: ASESORAR.COM

Fecha
Apr-16
Apr-16
Mayo de 2013

Fecha
Junio de 2008
Enero de 2007
Enero de 2011
Diciembre de 2007

gresada por el consultor comercial para as asignar la

solicitar el soporte al cliente

dicos, este formato lo liquida y remite Cuentas Mdicas

, lo remite Cuentas Mdicas junto con la Orden de Pago.

/o regional que origina el gasto.


s, este formato lo liquida la Direccin de Prestaciones

concepto de giro directo. (emite Minsalud)


en las mesas de saneamiento segn la Circular 030.

Herramienta
Siigo-excel
Siigo-excel
Excel
Excel
Excel
Excel

OBJETIVO

el pago de cotizaciones al sistema de seguridad social, con el fin de atender de manera oportuna las obligaciones contradas no solo con tercero
rganizacionales relacionadas con la administracin del Riesgo y del Siniestro.
ALCANCE

ente a cuentas por pagar y cobrar de terceros asistenciales y administrativos a noviembre de 2015 en el aplicativo APOTEOSYS.
e a noviembre de 2015
y permisos por usuario) con corte a noviembre de 2015.
n contable Apoteosys (Mdulo Tesorera)

ento del proceso, la implementacin de controles, riesgos asociados, debilidades observadas y evidencia documental.

Procedimiento de Giros de Cuentas Por Pagar: Cuentas Administrativas, PAF, PGP, Cpita
Descripcin de Actividades

Responsable-Lder

Auditora Cartera - Gestin de Cobro


Fecha: 15-01-2016
Propsito: Realizar la identificacin de controles asociados al subproceso de gestin de pagos.
Documentado

DISE
No.

CONTROL

C1

Revisar la consistencia de los soportes y de las solicitudes de giro para


su respectiva causacin

C2

Recibir las solicitudes de giro y revisar las firmas de autorizacin del


gasto

C3

Revisar firmas de aprobacin, concepto del pago, tipo de pago,


documentos soporte y reportar plan de pagos

Revisar plan de pagos emitido por cada analista de giro y Analizar


cuentas por pagar por edades, acuerdos y compromisos de pago y
C4
enviarlo a la Gerencia junto con el flujo de caja.

C5

Verificar entre el documento que genera el cargue del archivo plano vs


el plan de pagos.

P
P

Registrar en el sistema de informacin contable la anulacin de


C6 trasferencias del pago especificando la causal del rechazo y recibir aval
de facturacin (documentacin) para realizar nuevamente el egreso

C7 Validar integridad del cheque, soportes y firmas autorizadas

C8 Registrar entrega del cheque en informe control de cheques

Anular:
- Cheques con antigedad de 6 meses de acuerdo al control de
C9
cheques.
La anulacin se registra en apoteosys.

C10 Anulacin de pagos por ventanilla con antigedad superior a 1 mes

Depurar informacin de cuentas por pagar de evento, adicionando los


abonos a facturacin por legalizar (anticipos) y pagos que se
C11 encuentran en Apoteosys y que no se hayan tenido en cuenta en el
estado de cartera, y envar informe a la Gerencia de Tesorera y a la
Coordinacin de Egresos.

e gestin de pagos.

Conclusin

Naturaleza

Frecuencia

Evidencia

Conclusin

IMPLEMENTACIN

Responsable

DISEO

Analista de
Contabilidad / Analista
de Facturacin

Adecuado

Manual

Diario

Inadecuado

Auxiliar de Tesorera

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Analista de Giros de
Cuentas Por Pagar

Adecuado

Manual

Diario

Inadecuado

Coordinacin de
Egresos

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Gerencia de Tesoreria /
Coordinacin de
Egresos

Adecuado

Manual

Diario

Inadecuado

Analista de Ingresos

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Auxiliar de Tesorera /
Coordinacin de
Egresos

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Auxiliar de Tesorera

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Auxiliar de Tesorera

Adecuado

Manual

Diario

Adecuado

Analista de Ingresos

Inadecuado

Manual

Diario

Adecuado

Profesional de Egresos Inadecuado

Manual

Diario

Adecuado

PT: 01
Auditores: ASESORAR.COM

Conclusin Sobre D&I

Prueba No.
en PT

Riesgo

R2

El auxiliar de tesoreria slo valida que el documento contenga las


firmas, el control de verificar el aprobador del gasto lo hace el
analista de giros.

PT-001

R2

R2
Los Analistas de Cuentas Por Pagar manifiestan que s hacen este
control, pero no hay evidencia de ello.

PT-001
R1

PT-002

R3

PT-003

R1
R3
R4

PT-004

R3

PT-005

R4

R3
Las personas autorizadas para firmar cheques: La Gerente de
Tesoreria, Vicepresidente Financiero y Presidente y no hay montos
establecidos

PT-006

R1
R4

El Profesional de Egresos valida los abonos a facturacin que estan


pendientes por legalizar para descontarlos de los saldos de cuentas
por pagar, porque de lo contrario se pagaran valores de ms.

PT-007

R3

PT-007

R3

PT-004

R3

PT-003

R4

Home
Causa del Riesgo Asociada

6. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de


pagos.
7. Falta conocimiento de los aprobadores de gastos y costos.
6. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de
pagos.
7. Falta conocimiento de los aprobadores de gastos y costos.
6. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de
pagos.
7. Falta conocimiento de los aprobadores de gastos y costos.
3. Errores internos inherentes al proceso de verificacin manual
cometidos durante el proceso de causacin.
8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros
inexistentes, manipulacin de la informacin.
4. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de
pagos.
8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros
inexistentes, manipulacin de la informacin.
10. Incumplimiento de las actividades establecidas para la
ejecucin del proceso de tesora - egresos.
8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros
inexistentes, manipulacin de la informacin.
10. Incumplimiento de las actividades establecidas para la
ejecucin del proceso de tesora - egresos.
8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros
inexistentes, manipulacin de la informacin.
3. Errores internos inherentes al proceso de verificacin manual
cometidos durante el proceso de causacin.
10. Incumplimiento de las actividades establecidas para la
ejecucin del proceso de tesora - egresos.

8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros


inexistentes, manipulacin de la informacin.

8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros


inexistentes, manipulacin de la informacin.

8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros


inexistentes, manipulacin de la informacin.

11. Falta comunicacin en los sistemas de informacin por lo


que se dan procesos manuales (estados diferentes a ORD y
ORD_GLOSA: estados de cartera)

Home

Home
Auditora Cartera - Gestin de Cobro
Auditora subproceso gestion de pagos
Fecha: 02-04-2016
Propsito: Identificacin de riesgos

No.

DECLARACIN DEL RIESGO

PT: 001
Auditores: ASESORAR.COM

SAR AI

CAUSA DEL RIESGO IDENTIFICADO


1. Falta de disponibilidad de recursos.
2. Costo mdico y gasto administrativo exceden los ingresos de la compaa.

R1

Incumplimiento con el pago de las obligaciones


adquiridas por la empresa.

3. Errores internos inherentes al proceso de verificacin manual cometidos durante el proceso de causacin.

4. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de pagos.

5. Solicitudes de giro sin: documentos soportes, firmas autorizadas; pagos a terceros errados o inexistentes, con valores errados.
R2

Realizar pagos sin el cumplimiento de los


requisitos establecidos por la compaa.

6. Falta de politicas claras y actualizadas para el manejo de pagos.


7. Falta conocimiento de los aprobadores de gastos y costos.

8. Pagos no incluidos en el flujo de caja, proveedores o terceros inexistentes, manipulacin de la informacin.


R3

Riesgo de fraude.

9. Causaciones no incluidas en Apoteosys ya que se pagan facturas a otros estados diferentes a ORD y ORD_GLOSA.

10. Incumplimiento de las actividades establecidas para la ejecucin del proceso de tesora - egresos.

R4

Informacin financiera no confiable y/o


desactualizada.

11. Falta comunicacin en los sistemas de informacin por lo que se dan procesos manuales (estados diferentes a ORD y
ORD_GLOSA: estados de cartera)

Objetivo general de auditoria


Comprobar el adecuado control y administracin de los recursos financieros.
Objetivos especficos de la auditora:
1.
2.
3.
4.

Evaluar los controles implementados para cumplir oportunamente con los pagos.
Verificar que se cumplan las politicas de pagos contenidas en el subproceso de pagos
Verificar la consistencia entre los abonos a facturacin otorgados a prestadores y la facturacin radicada.
Analizar el flujo de caja con respecto a los pagos efectivos.

ALCANCE

* Registros de informacin financiera correspondiente a cuentas por pagar y cobrar de terceros asistenciales y administrativos a n
el aplicativo APOTEOSYS.
* Revisin de rechazos en transferencias con corte a noviembre de 2015
* Gestin de Administracin y Seguridad (perfiles y permisos por usuario) con corte a noviembre de 2015.
* Interface (Input/Output) al sistema de informacin contable Apoteosys (Mdulo Tesorera)

FUENTES PRIMARIAS DE INFORMACION


Aplicativos Apoteosys e informacin generada por las reas de tesorera y gestin tributaria.
PRIORIDAD DEL RIESGO
Riesgo
R1
R2
R3
R4

Calificacin
Incumplimiento con el pago de las obligaciones adquiridas por la empresa.
Realizar pagos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la compaa.
Riesgo de fraude.
Informacin financiera no confiable y/o desactualizada.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Prueba No.

Descripcin
Mediante una muestra de auditora por cada tipo de pago evaluar:
a. Revisar la lista de aprobadores del gasto.
b. Revisar que las firmas registradas en las solicitudes de giro coincidan con las registradas en la lista de
aprobadores.
C. Revisar los documentos soportes de las solicitudes de giro
d. Validar que los valores de los documentos soportes coincidan con las solicitudes de giro y el valor pagado

Evaluar el flujo de la compaa de Noviembre a Enero 2016 con el fin de validar el registro adecuado de
ingresos y egresos y compararlos con la realidad.

Realizar un comparativo entre el resultado del flujo de caja, lo reportado, lo aprobado y lo pagado por la
gerencia. Teniendo en cuenta:
Generar desde Apoteosys :
a. Los saldos de anticipos a prestadores y administrativos a Diciembre 31 de 2015
b. Saldos de cuentas por pagar a prestadores y administrativas a Diciembre 31 de 2015
Generar desde Integral - Cuentas Mdicas:
c. Las facturas en proceso para las IPS que se tomen en la muestra
d. Facturas en estado ORD y ORD_GLOSA que no han sido contabilizadas (reporte inconsistencias).
Para verificar:
- La edad de cuentas por pagar y de anticipos.
- Cumplimiento de acuerdos y compromisos de pago.
- Que la cuenta por pagar soporta la legalizacin de los anticipos pendientes.
- Analizar la oportunidad de las legalizaciones.
- Top de IPS.

Generar desde Apoteosys los rechazos contabilizados a Diciembre 31 de 2015 para analizar:
a. Causales de rechazo contra la reportada en el informe de rechazos
b. Rechazos contabilizados frente a los relacionados en informe de rechazos.
C. Verificar que los pagos por ventanilla con fecha de emisin superior a 1 mes se hayan anulado.

Revisar el trmite que se ha dado a los ltimos 3 meses a los rechazos para evaluar la oportunidad y gestin
dada por parte de Gestin Tributaria y Tesorera.

Mediante una muestra de auditora revisar:


a. La lista de firmas autorizadas para cheques.
B. Que las firmas autorizadas coincidan con las registradas en los cheques.
C. Que los cheques no entregados esten debidamente custodiados.
d. Que los valores en cheques coincidan con el valor de los soportes.
e. Que todos los cheques esten relacionados en el informe control de cheques.

Tomar una muestra de auditoria de cheques (activos y anulados) para verificar que se cumpla con la poltica:
"Si no es reclamado y cobrado en el transcurso de 6 meses a partir de la fecha de emisin, el cheque pierde
vigencia y se procede a su anulacin en el sistema de informacin financiera, se coloca sello de anulado sobre
el cheque, se recorta el nmero de cheque, se anexa el comprobante de egreso y se archiva el cuerpo del
cheque."
* Hacer Inventario de cheques

Elaborado por: _______________________________________________________________________ Fecha:_____________


Aprobado por: _______________________________________________________________________ Fecha:______________

da.

ales y administrativos a noviembre de 2015 en

Objetivo de
auditoria
relacionado

No. Riesgo
evaluado

R1, R2

R3

R3, R4

R3, R4

R1

Auditor asignado

R1, R3, R4

R3

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