CAPITULO II

FUNDAMENTOS DE ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION

TECNICAS DE ADQUISICION DE INFORMACION

VALOR DE LA INFORMACION

Redistribucin del conocimiento y del poder El poder en la compaa de hoy y de maana ir a pasar a manos de aquellos que tengan la mayor INFORMACION.

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

Es el estudio de un sistema, para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema.

Una de las actividades ms importantes para los participantes en desarrollo de sistemas de informacin automatizados es la obtencin de informacin que permita comprender el esquema de trabajo en donde se encuentra el sistema, por lo que, es necesario identificar dnde y cmo es posible obtenerla. El dnde, se refiere a los lugares en los cuales se encuentra disponible y que se denominar fuentes que pueden ser internas o externas al organismo y, el medio tcnicas o herramientas, son los instrumentos a travs de los cuales es posible recopilarla.

Las fuentes de informacin se pueden clasificar en internas y externas, las primeras se encuentran disponibles dentro de la organizacin y las segundas, se refieren a las fuentes de informacin que pueden ser localizadas fuera de la misma.

Fuentes de informacin internas Informacin verdaderamente til en el desarrollo de sistemas de informacin automatizados, se encuentra en las siguientes fuentes: Sistema Actual. Presenta las siguientes ventajas: 1. Conocerlo, permite al analista definir si el sistema es correcto, si solamente requiere de pequeas modificaciones, si requiere de importantes cambios o bien, si es necesario sustituirlo totalmente. 2. Al adentrarse en el funcionamiento del sistema actual el analista puede generar ideas para el diseo.

3. Se conocen a profundidad, los recursos humanos, materiales y de equipo con los cuales es posible implementar el nuevo sistema. Adems de la formacin intelectual del elemento humano. 4. En la fase de implementacin facilita las pruebas ya que el analista sabe cmo eran las cosas. 5. Permite comparar el nuevo sistema con el anterior, establecer sus similitudes y de con conocimiento, evitar la reaccin negativa al cambio. Personas. Otros sistemas.. Documentos y archivos.

Fuentes de informacin externas Otros sistemas similares al que se piensa desarrollar, los proveedores, los clientes, lo distribuidores, los cursos o los libros, pueden ser fuentes de informacin valiosa para el diseo del sistema considerando que son algunos de los involucrados en las operaciones de la organizacin y por tanto los que cuentan con informacin valiosa para ser considerada. Otros Sistemas. Proveedores, clientes y distribuidores. Libros e instructivos. Cursos o Seminarios.

Tipos de datos impresos

Anlisis de documentos cuantitativos:

Reportes usados para la toma de decisiones Reportes de desempeo

Estados de inventarios Ventas, produccin

Registros

Desempeo actual frente al desempeo programado El analista debe inspeccionar:

Revisin de errores en cantidades y totales Bsqueda de oportunidades para mejorar el diseo de forma de registro Observacin de la cantidad y tipo de transaccin Observar situaciones en donde la computadora pueda simplificar el trabajo

Formas para captura de datos

Formas en blanco ,junto con las instrucciones para ser llenadas y distribuidas

Tipos de datos impresos

Anlisis de documentos cualitativos:

Bibliografa referida al tema desarrollado Memorandums Consignas en tableros de noticias o reas de trabajo Manuales administrativos

CUESTIONARIOS

tiles si las personas de la organizacin estn ampliamente dispersas, mucha gente estn involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas .

TIPOS DE PREGUNTAS

ABIERTAS
Cuales son los objetivos de este departamento? Como se relaciona esta forma con su trabajo? Que errores se manifiestan frecuentemente?

CERRADAS
Liste sus dos prioridades para el departamento de ventas Desde hace cuanto trabaja en la organizacin?

MIXTAS

ESTRUCTURA DE PREGUNTAS

PIRAMIDAL Comienzan con preguntas

cerradas y detalladas y se amplan a preguntas mas generales. EMBUDO Comienzan con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas mas especificas. ROMBO Combinan las anteriores.

En la elaboracin de un cuestionario, es necesario definir: 1. Qu datos se desean conocer (OBJETIVO) y quines son las personas ms calificadas para proporcionarlos. 2. Seleccionar el tipo de preguntas ms adecuadas: abiertas, cerradas o mixtas. 3. Desarrollar un conjunto de preguntas (considerando la forma de anlisis de las respuestas (tabulacin manual o electrnica)). 4. Revisar el cuestionario para encontrar fallas o defectos como pueden ser :

4.1. Interrogantes innecesarias 4.2. Preguntas que puedan malinterpretarse 4.3. Preguntas que no se puedan responder 4.4. Preguntas que llevan a determinada respuesta 4.5. Preguntas mal establecidas que lleven a varias respuestas 4.6. Falta de opciones en preguntas cerradas 4.7. Desorden en la secuencia de preguntas 4.8. Falta de espacio para responder 4.9. Tendencia central, indulgencia y efecto de halo al usar escalas

5. Probar el cuestionario 6. Analizar las respuestas del grupo de prueba y realizar correcciones 7. Realizar cambios finales de edicin y de presentacin. 8. Aplicar el cuestionario considerando : 8.1. Distribuir el cuestionario de ser posible con los nombres de cada persona (solamente si la informacin no implica compromisos). 8.2. Distribuir el cuestionario con una explicacin del propsito del mismo, as como del uso que se dar a las respuestas y si es necesario especificar el carcter confidencial de las respuestas.

8.3. Agradecer la sinceridad de las respuestas remarcado la importancia de las mismas. 8.4. Considerar de ser necesario instructivo para el llenado del cuestionario. 8.5. Establecer de forma amable el tiempo lmite para la devolucin del cuestionario. 9. Codificar y capturar la informacin. 10. Analizar la informacin recopilada

ENTREVISTA
Mtodo utilizado para la recoleccin de datos sobre los requerimientos

de informacin. Se debe
escuchar buscando objetivos, sentimientos,

opiniones y procedimientos informales.

Como todo trabajo, el entrevistador debe planificar la entrevista antes de realizarla y contemplar al menos los siguientes puntos: 1. Anlisis de antecedentes 2. Determinacin del objetivo de la entrevista 3. Seleccin de entrevistados 4. Preparacin del entrevistado

5. Seleccin y tipo de preguntas: Las entrevistas pueden efectuarse estructuradamente o no. Entrevista estructurada, se refiere a que previo a la realizacin de la entrevista, el entrevistador prepare la lista de preguntas que se van a proponer. Entrevista no estructurada se refiere a que la entrevista se efecte de manera libre, en forma de pltica durante la cual el entrevistador permitir que espontneamente surja el tema de su inters. Las ventajas y desventajas que presentan cada una de stas alternativas son:

OBSERVACION

Por medio de la observacin el analista obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades.

Para obtener mejores resultados del proceso de observacin, es conveniente considerar los siguientes lineamientos: 1. Determinar lo que se va a observar 2. Estimar el tiempo necesario de observacin 3. Obtener autorizacin para efectuar la observacin (por parte del jefe) 4. En su caso, explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a llevar a cabo y las razones para hacerlo.

5. Desarrollar la observacin considerando : 5.1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea en observacin 5.2. Mientras se observa, tomar el tiempo en forma peridica 5.3. Anotar lo que se observa de manera especfica evitando generalidades y descripciones vagas (ser objetivo).

5.4. Si se est en contacto con las personas observadas, evitar hacer comentarios de cualquier tipo. 5.5. Observar las reglas de educacin y seguridad en su caso. 6. Documentar y organizar formalmente las notas de la observacin.

7. Es conveniente, revisar al final de la observacin, los resultados y conclusiones de la misma tanto con las personas observadas como con sus superiores inmediatos. Como un comentario general, a las personas no les gusta ser observadas por lo cual tienden comportarse de manera distinta a la de normalmente lo hacen, por ello se recomienda que la observacin se utilice conjuntamente con algn otro medio de recopilacin de datos como puede ser la entrevista (con la finalidad de prepararla o bien, de estructurarla).

MUESTREO

El muestreo es el proceso de seleccionar sistematicamente elementos representativos de una poblacion

NECESIDAD DEL MUESTREO

Los costos La agilizacin de la recoleccin de datos La mejora de la efectividad La reduccin de la ascendencia

DISEO DEL MUESTREO

Determinar los datos a ser recolectados Determinar la poblacin a ser muestreada Seleccionar el tipo de muestra Decidir el tamao de la muestra

PLAN DE ADQUISICION DE INFORMACION

entrevistas cuestionarios
OBSERVACION

R E O