Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Mario?

Lo primero que debe hacer Mario es ubicar un espacio físico y de archivadores,

luego debe empezar a organizar la información teniendo en cuenta un orden
alfabético, cronológico o teniendo en cuenta su importancia, elaborar
separadores dando lugar a un archivo en el cual la información sea fácil de
consultar
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
Las causas que originaron esta situación:
La falta de clasificación y de diferenciación de los documentos
Ausencia de un medio que permita organizar la información.
Falta de capacitación relacionado con el tema de archivo y falta de personal
Interés de la empresa en archivar los documentos
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Es indispensable aplicar el ciclo vital del documento para determinar cómo se
debe realizar la ejecución del archivo. Este se debe gestionar teniendo en cuenta
las fases del ciclo vital, iniciando con la elaboración y recepción de documentos
creándose el archivo de gestión donde los documentos serán de uso frecuente,
luego se realizara utilización y conservación de los documentos de acuerdo a su
valor en donde su consulta no será tan frecuente y por ultimo especificar y tener
en cuenta los criterios para la eliminación del documento, esto permitirá que
haya una trazabilidad en el manejo de la información.
4. Mario encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de
archivo. ¿Cómo deben ser archivados esos documentos?
Se pueden clasificar de acuerdo a su forma de creación los cuales se dividen en
nativos electrónicos o documentos electrónicos digitalizados.
Por su origen dependiendo de quién los elabore.
Por su forma y formato.
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
Se debe hacer por medio de la clasificación de series y subseries acompañadas
de introducción y anexos que sustenten y aseguren la comprensión y aplicación.
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las
TRD?
Ayudar a controlar la producción y trámite documental
Permitir el manejo integral de los archivos
Facilitar la organización de los documentos
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Mario?
Mejorar los problemas que se presentan en la empresa y estar preparados para
la auditoria en un lapso de 2 meses.
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de
la empresa?
Toda empresa debe contar con una base de gestión documental ya que se evita
la pérdida de documentos y tiempo, brindando acceso a la información
seguridad estructurada de los documentos, control d cambios y de revisiones.