Medios para la Obtención de

Información.
Entrevistas, cuestionarios, y otros medios

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Contenido.

Introducción.
Entrevista.
Cuestionarios.
Otros medios.
Tarea.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

 Introducción

Para comenzar el desarrollo de un sistema, se debe conocer primero el objeto de estudio, y a los
usuarios. Es importante conocer cómo funciona, cuales son interacciones, conocer el sistema de
información y las necesidades nuevas que existen. Es por ello que para esta búsqueda usted requiere
estudiar los medios que le permitirán hacer esto. Entre esos medios se encuentran las entrevistas,
cuestionarios, y otras técnicas. En este tema, comprenderá a profundidad en qué consisten las
entrevistas y los cuestionarios. Aprenderá como realizarlos y cuando. Para encontrar la información
relacionada a los siguientes elementos:
• Hechos: Que indicará que actividades se realizan en el negocio.
• Información Financiera: Esto brindará ayuda de cómo se manejan los recursos y si existe o
no disponibilidad para desarrollar el sistema.
• Contextos Organizacionales: Conocer las relaciones del negocio con otros establecerá
también pautas para la toma de las mejores decisiones para la organización y su entorno.
• Tipos de documentos: El analista debe comprender para quienes y para qué son realizados
estos documentos en el negocio.
• Problemas: El conocimiento de los problemas que puede haber son indicadores de
oportunidades para realizar mejoras al negocio.

En este tema, tiene asociado un documento que incluye un resumen de preguntas que usted puede
usar para hacer sus entrevistas. Deberá redactarlas en función del trabajo que este realizando.

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 Entrevistas

Que es una Entrevista

Se entiende por Entrevista, a la comunicación entre, un analista o miembro del grupo de trabajo de
desarrollo de un sistema y un usuario portador de información importante para el trabajo que se
desarrolla con un propósito bien definido. Las entrevistas se basan en un formato de preguntas y
respuestas.

Información Buscada en la Entrevista.

Entre la información que se busca se encuentran:
1.- Opinión del Entrevistado
2.-Sentimientos Acerca del Sistema Actual.
3.- Objetivos de la organización y Personales.
4.-Procedimientos informales.

1. Opinión del entrevistado. (Veamos el siguiente fragmento de una entrevista)

Ana María dueña de una fábrica de lácteos, es entrevistada por José,

analista de sistemas del equipo de desarrollo de software y le pregunta:

José: - ¿Cuantas devoluciones de productos recibe por día?

Ana María: - 20 a 30 devoluciones.

Cuando José termina la entrevista y revisa los documentos de devoluciones, descubre

que solamente son unas 10 devoluciones por semana. Ana María, había estado
exagerando.

Hubiera sido mejor preguntarle a Ana María cuáles son sus preocupaciones principales a
lo que hubiera respondido la cantidad diaria de devoluciones, aspecto que el analista
hubiera tomado de otra forma. Para Ana María es muy importante y un grave problema
las devoluciones, ella está sumamente preocupada.

De ahí que la opinión del entrevistado es sumamente importante que se conozca. En

muchas ocasiones nos permitirán determinar los problemas reales que existen en la
entidad objeto de estudio.

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 2. Sentimientos acerca del Sistema Actual.

Ayuda a capturar las emociones y actitudes. También ayuda a comprender la cultura de la

organización. Los sentimientos se capturan solamente mediante preguntas que la respuesta
deba expresarlos. Una respuesta “Me siento bien que usted esté realizando estos
cambios”; es síntoma de que el sistema y su desarrollo marchará bien.

3. Objetivos de la organización y personales.

Los objetivos proyectan el futuro de una organización. Conocerlos le dará pautas de cuáles
serían las propuestas de sistemas más acorde con dichos objetivos. Pero no solo los de la
organización, conocer los interese personales de los usuarios para poder ayudarles a
conseguirlos es importante también. Recuerde que todo ser humano tiene intereses de algún
tipo y estos deben ser también logrados, además usted debe vender un sistema.

4. Procedimientos informales.

Deberá conocer la forma de trabajo de las personas con el sistema, que actividades realizan y
con qué objetivo. Esto le ayudará obviamente a desarrollar un sistema para los usuarios.

Importancia de las Entrevistas.

Es una de las fuentes más valiosas para la obtención de información. La razón principal para hacerla
es buscar información. Tome en cuenta que debe desarrollar un sistema, y para ellos si no realiza
una investigación sobre que va a hacer, no podrá crear un sistema.

En la misma el entrevistador debe explicar su trabajo, así como también recopilar información
creando de esta forma un clima favorable para la realización del nuevo sistema.

Pasos de las Entrevistas.

El desarrollo de una Entrevista se divide en tres pasos:
1. Preparación.
2. Realización.
3. Resumen.

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1.- Preparación
La entrevista debe ser previamente preparada cuidadosamente, nunca se debe improvisar y de antemano se
debe ir sabiendo que se espera de ella. Primero se debe examinar que es lo que se quiere conocer para luego
seleccionar la persona o personas necesarias para este objetivo. Para esto es importante conocer las
características del usuario, pues de esta forma las relaciones con el mismo se pueden mejorar.

Aspectos a desarrollar en la preparación:

1. Lectura de material de fondo: Lea y comprenda a fondo tanto material, revistas, artículos, etc. Sobre el
entrevistado y la organización. Sensibilícese con el lenguaje particular que utilizan, construya un
vocabulario común con los miembros del equipo, con esto logrará escribir preguntas mejores y conectar
más rápidamente con el entrevistado, además le ahorrará tiempo haciendo preguntas generales sin
importancia que ya conoce con la lectura.
2. Establecer los objetivos de la entrevista: Deberá seleccionar las áreas sobre las cuales deberá buscar
información, basado en su propia experiencia y en lo que ha aprendido de la empresa.
3. Decidir a quién entrevistar: Decida quién será la persona que podrá darle la información que requiere, el
contacto en la organización también podrá orientarle sobre a quién entrevistar.
4. Preparar al entrevistado: Para realizar la entrevista debe hablar primero con el entrevistado y fijar fecha y
hora en que le puede atender y darle la información que requiere.
5. Decidir sobre tipos de preguntas y estructuras: Redacte las preguntas tomando en cuenta las
características del usuario para la selección de la estructura y tipos de preguntas a realizar.

Preguntas:
Son la base de una entrevista. Las preguntas deben redactarse con cuidado, previendo que cumplan el
objetivo de la entrevista.

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 Tipos de Preguntas
❖ Abiertas: Aquellas cuyas respuestas lo mismo ❖ Cerradas: Limitan la respuesta del
pueden ser de dos palabras o dos párrafos, según entrevistado, a un número finito tal
el entrevistado. como uno ó ninguno, limita la
¿Qué piensa usted del sistema actual? respuesta del entrevistado.
¿Cuál es su opinión acerca del sistema automatizado ¿Cuántos reportes genera por día?
que utiliza? ¿Desde cuándo trabaja aquí?
¿Qué problemas experimenta con el funcionamiento ¿Quién recibe esta salida?
del sistema? Ventajas:
Ventajas Se ahorra tiempo.
Proporciona mayor nivel de detalle. Se mantiene el control de la
Se conoce mejor el vocabulario del entrevistado entrevista.
Muestra información que no se había tomado en Son fáciles de resumir.
cuenta. Desventajas
Permite elaborar nuevas preguntas. Pueden ser aburridas.
Desventajas No permite conocer mejor al
Puede perderse el hilo de la entrevista. entrevistado.
Puede que se den detalles irrelevantes. Se pueden perder ideas que no se
Lleva más tiempo tomar las notas. han tomado en cuenta.
Lleva más tiempo el resumen.
Averiguaciones: El objetivo de este tipo de pregunta es ir más allá.
Ejemplos:
¿Por qué?
¿Puede darme un ejemplo?
¿Me podría hablar más de esto?

Errores en las Preguntas

• Tendenciosas: Obligarlo a dar una • Dobles: se realizan dos preguntas a la
respuesta ¿está de acuerdo en ____ vez ¿Qué es ...? Y ¿por qué?
cómo los otros gerentes?

Orden Lógico en las Preguntas

Las formas de razonamiento humano son • Inductivo.
inductivo y deductivo. Lo mismo se aplica para • Deductivo.
la redacción de preguntas. Combinar el inductivo y deductivo.

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 Estructura de las entrevistas
• Pirámide • Embudo • Diamante

• Se comienza con • Se comienza con preguntas abiertas y • Combina las dos

preguntas luego preguntas cerradas. anteriores.
cerradas y luego • Una entrevista sin comprometerla. • Requiere más tiempo.
preguntas • Cuando el entrevistado está
abiertas. comprometido sentimentalmente con
• Para encadenar el tópico.
preguntas para
llegar al final.
Entrevistas no estructuradas o sin estructura: Son entrevistas que se realizan sin tomar
ninguna estructura estudiada anteriormente.

Comparación de las entrevistas estructuradas y no estructuradas

Criterios de comparación No Estructurad Estructurada
Evaluación Difícil Fácil
Cantidad tiempo Mucho Poco
Entrenamiento Mucho Limitado
Espontaneidad Mucho Poco
Permite conocer entrevistado Mucho Poco
Flexibilidad Gran Poco
Control de la entrevista Bajo Alto
Precisión Baja Alta
Confiabilidad Baja Alta

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2.- Realización
En la realización de la entrevista, se puede definir que, existen tres puntos clave:
• El inicio.
• La realización como tal.
• La conclusión o finalización de la entrevista.

Inicio:
El inicio corresponde al momento en que se comienza la entrevista donde el entrevistador debe identificarse y
explicar los objetivos.
La realización como tal de la entrevista
Durante este paso, el entrevistador debe lograr un clima de confianza con el entrevistado, para esto debe
escuchar con interés, no hacer críticas, no discutir, resolver las contradicciones, adaptar sus preguntas al nivel
del entrevistado, empleando una terminología adecuada. El entrevistador debe tomar nota o utilizar
grabadora si el entrevistado lo permite. Durante la realización de la misma se deben recopilar también
documentos que puedan ser útiles.
Medios usados:
Uso de grabadora: Se debe preguntar la opinión al entrevistado sobre el uso de la grabadora. Si está de
acuerdo se puede usar sino no.
Toma de notas: Se utiliza papel y lápiz.

Solución de problemas durante la entrevista.

• Percibir que la autoestima se encuentra amenazada: Cambiar la forma de la pregunta.
• Reacciones emotivas a temas conflictivos: dar el tema por terminado e ir a otro punto.
• Malentendidos. Hacer estudio de antecedentes, si ocurren, señalar las discrepancias y observar la
reacción si persiste entonces hacer investigación posteriormente.
• Apego a formas tradicionales. (sexos, machismo, feminismo, etc.) aclarar con franqueza y honestidad y
que no incomoda ninguna respuesta.
• Equívocos al inferir sobre lo observado: cuando el entrevistado infiere alguna observación que no ha sido
así.
• Competencia por el tiempo: reprogramar la entrevista.
• Olvido de hechos importantes: corroborar los hechos con otros entrevistados o observación o archivos.
• Mentir para ocultar hechos importantes. Crear una atmósfera favorable.
Conclusión o Finalización de la Entrevista
Al terminar la entrevista el entrevistador se debe despedir, mostrar agradecimiento al entrevistado, si se cree
necesaria otra entrevista se debe dejar abierta la posibilidad de otra entrevista.

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3.- Resumen
Después de terminada la entrevista el entrevistador debe revisar las notas obtenidas. Estas deben ordenarse y
organizarse por tema, clasificarse, comprobar si no hay contradicciones entre esa entrevista y otras realizadas
anteriormente, de existir, se hará una investigación para resolverlas. El resumen debe capturar la esencia de
la entrevista, se debe realizar tan pronto termine la entrevista para asegurar la calidad de los datos obtenidos
en ella.
Pasos
Resumen Inicial Resumen con mayor detalle.

Importancia del Resumen

Le permite obtener los datos más importantes de la entrevista realizada
Le ayuda a planear las próximas entrevistas

Formato Sugerido para el Resumen

Entrevistado Fecha
Entrevistador Tema
Objetivos de la entrevista

Se lograron los objetivos:

Puntos Principales de la entrevista Opinión del Entrevistador

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 Cuestionarios

Que es un cuestionario.
El cuestionario es otro instrumento de recopilación de información, está destinado a obtener las
respuestas de preguntas que vienen impresas en un documento que debe ser llenado por la persona
que responde.

Información que se busca cuando se utiliza cuestionarios.

Actitudes, creencias, comportamientos y características de varias personas de la organización que
pueden ser afectadas por el sistema actual y propuesto.
Actitudes: Es lo que la gente dice que quiere.
Creencias: Es lo que la gente piensa.
Comportamientos: Es lo que hace la gente en la organización.
Características: Son las propiedades de las personas o cosas de la organización.

Cuando utilizar.
Los cuestionarios deben ser utilizados para obtener:
❖ Información de numerosas personas en un corto tiempo.
❖ Respuestas de personas dispersas geográficamente.
❖ Información que pueda consolidarse en tablas analíticas, ya sea por medios manuales o
automatizados.
❖ Para cuantificar lo que ha encontrado en las entrevistas.
❖ Para determinar que tan amplio ó limitado es un sentimiento expresado en una entrevista
❖ Para tratar de encontrar problemas antes que las entrevistas se hayan realizado.

Formas de realizarlos
❖ Realizar primero los cuestionarios y en función de lo detectado hacer entrevistas.
❖ Realizar entrevistas y después cuestionarios.
La forma de realizarlo, será decisión del analista, en función de su propia experiencia, de igual
manera, podrá utilizar las dos formas si así lo requiere.

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Pasos para realizar el cuestionario
1. Preparar el cuestionario:
La preparación del cuestionario debe tomarse en serio.
• Se establecen los objetivos; debe establecerse la información que se quiere obtener de
él.
• Decidir quien recibirá el cuestionario.
• Debe Comenzar con una introducción corta y clara explicando el objetivo del
cuestionario.
• Se podrán establecer preguntas filtro, para saber si el encuestado, tiene las
características necesarias para participar de la encuesta.
• Se formulan las preguntas del cuestionario que nos darán la información buscada.
Tomando en cuenta los siguientes criterios:
• Deben ser muy claras.
• El flujo de preguntas debe ser muy coherente.
• Las preguntas del interlocutor deben ser anticipadas.
• Planeadas a detalle.
2. Realizar la Encuesta
• Determinar la forma de hacer el cuestionario.
• Reunir a todos los involucrados en un lugar a la vez.
• Entregar a los involucrados el cuestionario en blanco y que depositen o lleven a
un lugar específico con un límite de tiempo una vez que lo hayan llenado.
• Enviar por correo y especificar una fecha límite para volver a reenviar.
• Utilizar medios electrónicos, tales como Internet.
Cada uno de estos métodos tiene ventajas y desventajas, el analista analizará cual será el
método mejor a aplicar.
• Realizar el cuestionario.
Aplicación del cuestionario.
• Cierre del Cuestionario.
Se debe agradecer y despedir. También podría ser el mejor momento para pedir
información de contacto y el nombre.
3. Recapitular
Se llega a conclusiones sobre los objetivos propuestos.

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Preguntas en Cuestionarios

Preguntas cerradas.
Ya estudiadas anteriormente.
Pueden ser cuantificadas.
Cuando usar.
Cuando el analista de sistemas sea capaz de listar efectivamente todas las respuestas
posibles a la pregunta.
Cuando todas las respuestas posibles sean mutuamente excluyentes (la selección de una
impide la selección de las demás).

Por ejemplo:

23. A continuación se muestran los paquetes de software disponibles en el centro de

información. Marque el paquete que usted utiliza con más frecuencia.
___WORD ___EXCEL
___WORPAD ___POWER PAINT
___PAINT ___ACCES

24. El paquete actualmente funciona bien

____ De Acuerdo _______ En desacuerdo

25. Si está en desacuerdo, los problemas se presentan

Rara vez A veces Frecuentemente Siempre
1 2 3 4

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 Preguntas Abiertas
Ya estudiadas anteriormente son analizadas e interpretadas de otra forma, por ejemplo:

40.- ¿Cuáles son los problemas más frecuentes con los que se enfrenta en las salidas de la
computadora?

A___________________________________________________________
_______________________________________________________________
__________________________________________________________
_______________________________________________________________
41.- De los problemas enumerados arriba. ¿Cuál de ellos es más grave?
_______________________________________________________________
___________________________________________________________
42.- ¿Por qué?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

Comparación de Preguntas Cerradas y Preguntas Abiertas.

Criterios de comparación: Abiertas Cerradas

Velocidad de conclusión Lenta Rápida
Naturaleza exploratoria Alta Poca
Amplitud y profundidad Alta Poca
Facilidad de preparación Fácil Difícil
Facilidad de análisis Difícil Fácil

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Diseño de un Cuestionario de Calidad.

• Lograr el objetivo para el cual se diseño.

• Adaptarse al nivel jerárquico y cultural del que responder.
• No inducir a responderlo de una manera determinada.
• Tener un ordenamiento funcional, clasificándolo por temáticas, bien impreso y con
instrucciones claras y precisas.
• Prever la forma en que será procesada la información y su objetivo.
• Simplificar al máximo el trabajo del que responde, utilizando alternativas en las que haya
que marcar SI o NO, una cruz (X), etc.
• Use preguntas cortas
• Evite el uso de lenguaje corriente.
• No suponga un conocimiento muy profundo.
• Asegúrese de que las preguntas sean técnicamente precisas, antes de incluirlas.
• Dejar suficiente espacio en blanco.
• Disponer del espacio adecuado para las preguntas.
• Las preguntas de mayor importancia deben ir primero.
• Agrupar las preguntas por temas.
• Los temas más conflictivos o controversiales deben ir en último lugar.
• Use el lenguaje del interlocutor.
• Mantenga simple la redacción.

Utilización de Escalas en Cuestionarios

Escalar es el proceso de asignar símbolos a un atributo o característica con el fin de poder medirlo.
Se utilizan para
• Medir las actitudes o características de la gente que contesta un cuestionario. Ejemplo
algunos no querrán modificar los informes impresos, otros querrán informes más claros,
otros querrán elementos adicionales.
• Contar con un elemento de juicio sobre los temas de un cuestionario. ejemplo cuando se
necesita saber cómo se evalúa algo, los consultados actuarán como jueces.

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Mediciones
Formas de escala de medición:
Formas de Escalas de Medición:
Nominal: Se utilizan para clasificar Ordinal: Permite la clasificación y además
objetos. implica un ordenamiento de rango.
Son la forma de medición más débil Una clase es mayor o menor que otra clase.
Por lo general sólo obtienen totales. La diferencia entre las selecciones no tiene
Ejemplo: que ser la misma. Por ejemplo:
¿Qué tipo de programa utiliza más? El personal del centro de información es:
1. Procesador de texto 1. Extremadamente útil
2. Hoja de cálculo 2. Muy útil
3. Base de Datos. 3. Moderadamente útil
4. No muy útil
5. Nada útil.
De intervalo: Permite la clasificación, ordenamiento por rango, pero con un período de
intervalo de igual tamaño.
Dado que los intervalos son los mismos, se pueden realizar operaciones matemáticas sobre
los datos del cuestionario, permitiendo un mejor análisis. Por Ejemplo:
Escalas de Celsius y Fahrenheit para medir temperaturas.
El personal del centro de información es:
Extremadamente nada
útil útil.
1 2 3 4 5
Proporcional:
Muy parecidas a las de intervalo, pero implica un cero absoluto. El intervalo entre números
es el mismo. Por Ejemplo:
Distancias en una regla.
Cuántas horas dedica en la computadora
0 2 4 6 8

Mediciones de desempeño en la construcción de escalas

Validez en las escalas: Es cuando la pregunta mide lo que el analista trata de medir.
Confiabilidad: Si el cuestionario fue suministrado una vez y otra vez bajo las mismas
condiciones y se obtuvieron los mismos resultados. Mide la consistencia del cuestionario y sus
escalas.

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Problemas al Construir Escalas
Indulgencia
El interlocutor califica a la ligera. Califica todo como excelente ó la máxima evaluación.
Por Ejemplo:
El centro de información es
Nada Útil Un poco Útil Muy útil
1 2 3

Se mejoraría poniendo más escalas:

El centro de información es
Un poco Muy Extremadamente
Útil útil indispensable
1 2 3 4 5

Tendencia Central
Sucede cuando el interlocutor evalúa todo promedio.
Por Ejemplo:
Los reportes son
Nunca Útiles Ocasionalmente Útiles Siempre útiles
1 2 3

Se mejoraría poniendo más escalas:

Los reportes son
Nunca Útiles Ocasionalmente Siempre
Útiles Útiles útiles
1 2 3 4 5 6 7

Efecto de Halo.
Es cuando la impresión formada en una pregunta se lleva a la siguiente pregunta.

Ejemplo:
Los reportes mensuales de desempeño son fáciles de leer
Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

Los reportes mensuales de desempeño son precisos

Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

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 Los reportes mensuales de desempeño son esenciales
Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

Solución:
La solución sería no poner preguntas sobre una misma cosa todas juntas, puede ser que a
esta persona le encanten los reportes de un tipo y llevará la misma respuesta a todas las
demás preguntas.
Los reportes mensuales de desempeño son fáciles de leer
Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

Las gráficas comparativas regionales son fáciles de leer

Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

Los reportes nuevos de presupuesto son fáciles de leer

Nunca Ocasionalmente Siempre
1 2 3 4 5

Material para realizar Encuestas

A continuación, se muestran algunas páginas, donde puede realizar encuestas.

• Google Forms

• Encuesta.com

• surveymonkey.com

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 Otros Medios

Observación

Que es la Observación.
La observación es una técnica mediante la que se lleva a efecto la percepción de la realidad objetiva,
a partir de un procedimiento determinado, el cual permite obtener cierta información acerca de lo
observado. En la observación se distinguen: el sujeto, el objeto y los instrumentos. El primero hace
la observación, el segundo la recibe y los terceros aumentan la capacidad del sujeto para observar al
objeto.

Qué se observa
Al tomador de decisiones: para obtener información del tomador de decisiones.
El ambiente físico: para obtener información del ambiente físico donde trabaja el tomador de
decisión.

Para que se observa

Para obtener información del tomador de decisiones.
Para obtener información del ambiente físico donde trabaja el tomador de decisiones.
Para afirmar ó negar e invertir, lo que ha sido encontrado por medio de las entrevistas,
cuestionarios y otros métodos.

Pasos para la Observación.

1. Decidir que observar
2. Crear escalas para la observación.
3. Decidir el momento de la observación.
4. Ejecutar la observación.

Reglas a seguir para Observar.

• Debe ser estructurada
• Sistemática
• El analista, debe saber qué está observando
• El analista debe saber cuándo, donde, como y porque observa.

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Observación del tomador de decisión

Que se busca al observarlo

Busca obtener una percepción de lo que realmente se hace y no sólo de lo documentado ó
explicado.
Se busca ver la relación entre él y sus subordinados.

Qué se observa del tomador de decisiones.

1.-Observación de sus actividades
• Decidirá qué actividades observar.
Ejemplos;
Observará si el gerente (u objeto de observación), comparte libremente información
con los subordinados.
Observará si el gerente (u objeto de observación), controla personalmente la
solución de los problemas.
Observará si el gerente (u objeto de observación), envía una copia del informe de
desempeño a sus subordinados.
• Creará categorías que capturen adecuadamente las actividades principales.
• Preparará escalas, listas de verificación y otros materiales adecuados para la
observación.
• Decidirá cuando observar.
• Ejecutará la observación.

2.-Observación del lenguaje corporal.

La observación del lenguaje corporal permite que el analista comprenda mejor los
requerimientos de información del tomador de decisiones, añadiendo dimensión a lo que
está diciendo. La interpretación de esto es poco precisa y varía entre culturas.
• Observación del contacto visual.
• Observación de la postura del tomador de decisión.
• Observación del movimiento de los brazos y piernas del tomador de decisión.
• Observación del uso de las manos.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Registro del comportamiento

Para registrar lo observado del tomador de decisiones se utilizan tres técnicas.

• Parejas de adjetivos
• Categorías
• Escalas.

Pareja de adjetivos:
Puede utilizar el siguiente formato tentativo:

Nombre del observador

Nombre del tomador de decisiones Fecha de observación

Hora inicio observación Hora final observación

De cada par encierra en un círculo el adjetivo que describa mejor al tomador de decisiones
1. Enérgico/no enérgico
2. Calmado/ excitado
3. Asertivo/ no asertivo
4. Creíble/no creíble
5. Extrovertido/introvertido
6. Platicador/callado
7. Congruente/incongruente
8. Autoritario/indiferente
9. Con iniciativa/desmotivado
10. Orientado a objetivos/sin orientación
11. Solucionador de problemas/creador de problemas.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Por categorías de Conducta.
Nombre del observador

Nombre del tomador de decisiones Fecha de observación

Hora inicio observación Hora final observación

Cada vez que vea que el tomador de decisiones se involucra nuevamente en el

comportamiento listado, ponga un uno en el cuadro de al lado, de la categoría adecuada.
Comportamiento Cantidad de veces que Total Porcentaje
ocurre el comportamiento total
Instruye a subordinados.
Instruye a sus colegas.
Instruye a sus superiores.
Consulta a subordinados.
Consulta a sus colegas.
Consulta a sus superiores.
Regaña a subordinados.
Regaña a sus colegas.
Regaña a sus colegas.
Abre la correspondencia.
Responde al teléfono.
Hace llamadas telefónicas.
Lee información externa.
Lee información interna.
Procesa la propia información.
Pide a otros que procesen información.

Escalas
Crear escalas para medir el comportamiento del tomador de decisiones

Nada Autoritario Autoritario

1 2 3 4 5
Indeciso Decidido
1 2 3 4 5
etc.

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 Guion del analista
Se utiliza también para registrar el comportamiento de lo observado. El actor es el tomador
de decisiones.
El actor es listado en la columna izquierda y sus acciones en la columna derecha.
Es un enfoque organizado y sistemático.

Tomador de decisiones Actividad relacionada con la información

(Actor) (Guión)
Gerente de control de Calidad Pide al supervisor del piso que traiga el reporte
de producción del día
Supervisor piso Imprime el reporte de producción diario. Y trata
problemas con control de calidad
Gerente de control de Calidad Lee el reporte de producción.
Etc….

Observación del Ambiente Físico.

Método de observación del Ambiente Físico

El método de observación del ambiente físico se llama STROBE.

Que se busca al observarlo.

Se busca el significado simbólico del contexto de trabajo de los tomadores de decisiones.
Busca la influencia sobre el comportamiento del mismo.
Observando su vestimenta, lenguaje corporal, el analista trabaja para ver que mensajes
envía.
El analista trabaja para comprender la influencia del tomador de decisiones sobre los demás
en la organización.

Que características físicas se Observan

Ubicación de la oficina.
Ubicación del escritorio.
Equipo fijo de oficina.
Artículos personales.
Revistas, periódicos.
Iluminación y color de la oficina.
Vestimenta del tomador de decisiones.

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Opciones de Aplicación.
• Análisis de fotografías.
• Enfoque de lista de verificación/escala de Likert: Se realizan escalas con las
características del ambiente.

Escalas para la observación del ambiente físico

1. La iluminación, paredes, pinturas y gráficos están con tonos cálidos, creando
un escenario informal para el intercambio de información.
Paredes con colores Paredes con colores
Fríos, sin decoración cálidos, decoración agradable
1 2 3 4 5

2. La oficina contiene diversas formas de información llevadas desde el exterior

de la organización, incluyendo revistas del negocio, cartas de asociaciones y
periódicos de negocio.
No hay fuentes de información externa Muchas fuentes de información externa
1 2 3 4 5

3. Se encuentran presentes en la oficinas ayudas para el procesamiento de

información y son fácilmente accesibles.
No hay calculadoras o monitores visibles La calculadora o monitor son muy
accesibles sin levantarse del asiento
1 2 3 4 5

4. En la oficina se encuentran muchas piezas para almacenar la información.

No hay archiveros en la oficina Hay cuatro o más archiveros o estantes
1 2 3 4 5

5. El escritorio está dispuesto para maximizar el territorio para el administrador

y limitar el espacio del visitante
El escritorio está puesto contra la pared El escritorio está puesto como una barrera con
poco espacio para el visitante
1 2 3 4 5

6. Usa trajes de negocio convenientes en vez de ropa casual o deportiva.

Usa ropa casual o deportiva Usa ropa de negocio conservadora
1 2 3 4 5

Docente: Ing. Rosa Almaraz

 7. La oficina del administrador es fácilmente accesible.
La oficina está situada en un piso La oficina está situada en el mismo
Diferente al de los subordinados piso de los subordinados
1 2 3 4 5

• Listas anecdóticas (con uso de símbolos).

Se utilizan símbolos significativos para avalar una descripción o no.
Narración: Características a analizar
Se pone en forma de tabla y símbolos

Símbolos ó códigos:

Confirma la narración

Niega la narración X

Nota para mirar más allá

Modificar la narrativa

Complementar la narrativa

Ejemplo:
Narrativa dicha por los Ubicación de Iluminación, Vestimenta
miembros de la organización la Oficina y Color y
el equipo Gráficos
La Información está fluyendo X
Libremente en todos los niveles
Juan dice Me imagino los X
Porcentajes yo mismo
Carla dice me gusta leer todas
Estas cosas

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Recuperación

La recuperación incluye aquellas técnicas que permiten obtener la información de lugares,

documentos, libros, manuales, etc. en los que se encuentra archivada y clasificada de alguna forma
determinada.

Diagramas de Organización

Un Diagrama de Organización u Organigrama se utilizan para representar gráficamente una

organización, empresa o institución.
En el diagrama se dibujan las unidades de organización, las direcciones, las relaciones y
dependencias entre ellos.
.
• Aspectos a tener en cuenta para la confección de un Organigrama:

• Las unidades más importantes se presentan en la parte superior del gráfico y se añaden
hacia abajo otras unidades de mayor importancia a menor importancia.

• Las unidades que dependen de un jefe común se colocan en un mismo nivel y se vinculan
con éste por líneas continuas.

• Las unidades funcionales aparecen en un plano superior al de las ejecutivas, cuando ambas
pertenecen a un mismo jefe.

• En algunos casos se indica por debajo de cada unidad, sus principales objetivos o tareas.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Técnicas de Trabajo Creativo en Grupo.

Que son
Las técnicas de trabajo creativo en grupos son un conjunto de métodos de trabajo que permiten
obtener la experiencia y conocimientos de un grupo de personas (expertos) dentro de un ambiente
de franqueza, no sujeto a restricciones ni censuras de ningún tipo.

Objetivo
Obtener la opinión de los expertos en la esfera del problema a resolver, a través de extraer o exponer
sus intuiciones y experiencias utilizando las capacidades asociativas y clasificadoras del cerebro
humano.

Importancia
La importante de estas técnicas es que se llega a conclusiones, decisiones, valoraciones, etc., en
conjunto, de forma colectiva, lo que brinda un grado mayor de confiabilidad y objetividad, además,
los usuarios sienten un mayor nivel de compromiso con las soluciones planteadas al tomar parte en
su elaboración.

Cuando utilizar
Cuando los grupos de usuarios estén impacientes y quieren algo nuevo rápidamente.
La cultura organizacional da soporte a los comportamientos de la solución de problemas en
conjunto entre varios niveles de empleados.
Los analistas predicen que la cantidad de ideas generadas por medio de entrevistas persona a
persona no será tan abundante como la cantidad de ideas generada por medios de ideas generadas
de un grupo amplio.
El flujo de trabajo organizacional permite la ausencia de personas importantes durante un tiempo.

Quienes participan
Los expertos generalmente son los usuarios y otras personas con experiencia en dicho campo de
acción.
El líder de la sección no debe ser un analista o diseñador siempre, puede ser una persona con
excelentes habilidades de comunicación para facilitar las interacciones.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Reglas generales que se siguen.
Se debe crear un ambiente de confianza y receptividad a las opiniones que se emitan.
Se debe garantizar libertad de opiniones individuales sobre los fenómenos que se están evaluando.
Se debe brindar tiempo suficiente para pensar y responder.
Se elaboran de juicios colectivos de los aspectos evaluados.
Se debe publicar de forma escrita las conclusiones y deberán ser leídas por los participantes.

Beneficios
Ahorro de tiempo de las entrevistas uno a uno.
El tiempo de desarrollo del sistema se disminuirá.
El usuario se sentirá más involucrado y por lo tanto más comprometido con el desarrollo del
sistema.
Aumenta la posibilidad de que el diseño sea más creativo.

Desventajas
Los participantes deben dedicar mucho tiempo extra aparte de su trabajo lo que puede provocar
incomodidad y rechazo, por lo que deben estar realmente interesados en el proyecto.

Requisitos:
Una mesa donde estén cómodamente sentados los participantes.
Lápiz y papel frente a cada participante para que escriba sus ideas.
Una pizarra ó cualquier medio donde se escriban las ideas para ser vistas por todos.

Conductores de proceso:
Facilitador: Persona que facilita el proceso de exposición y elaboración de ideas
1. Hace que todos participen
2. Debe brindar la confianza que se requiere.
3. Protege al que expresa una idea de los ataques de los que no coinciden
4. No evalúa ni sustenta ninguna de las ideas planteadas por los participantes
5. Actúa como policía de tráfico, permite el flujo adecuado de ideas.
6. No dirige.

El Registrador: Anota y registra las ideas que van surgiendo en el proceso por parte de los
participantes.
1. Para el registro de ideas utiliza el medio previsto para el respecto.
2. Utiliza las propias palabras de los participantes.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Técnicas de Trabajo Creativo en Grupo.

• Método brainstorming (Torbellino de cerebro o torbellino de ideas).

Objetivo:
Obtener ideas de forma rápida, sin importar la calidad de ellas, lo que interesa es la cantidad.

Procedimiento:
1. Se plantea el objetivo de la reunión. Se da a conocer la problemática y los objetivos que
se desean.
2. Los participantes pensarán sobre el tema y anotarán las ideas que tenga.
3. Cada participante expondrá sus ideas sin justificarlas ni argumentarlas.
4. Una vez recogida todas las ideas se determinará cuáles ideas se tomarán y cuáles no,
cosa que harán los analistas y usuarios principales.

Método de los Grupos Nominales.

Objetivo:
Obtener una idea que sea consensuada entre todos los participantes.
Es un proceso de preguntas, de respuestas y retroalimentación con nuevas preguntas donde
después de varias iteraciones se alcanza el consenso de los expertos.

Procedimiento:
Primer Paso: Inicio de las preguntas.
Segundo Paso: Se solicita al grupo que redacte sus respuestas de forma silenciosa e
independiente.
Tercer Paso: Se lleva a la pizarra las ideas del grupo.
Cuarto Paso: Se aclaran las diversas ideas
Quinto Paso: Votación.

• Método del Mapa de Color.

Objetivo:
Colorear cada área de la empresa, organización, institución, etc., con un lápiz de determinado
color, según lo que se ha determinado en cuanto a colores.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

Requisitos:
Tres lápices de colores diferentes: rojo, azul y negro.
Un plano con una vista aérea de la organización, empresa u organización que se está estudiando.

Procedimiento:
Cada color tiene su significado: por ejemplo, rojo para funcionamiento bueno, azul para
funcionamiento regular y negro para funcionamiento malo. Se coloreará según el criterio del
participante. Esto por ejemplo puede permitir a los analistas conocer los departamentos de una
entidad por los que se debe comenzar el desarrollo del sistema.

Docente: Ing. Rosa Almaraz

 Tarea

1.- En el documento del contenido del tema, se especificó algunas páginas donde puede realizar
encuestas, entre ellas Google Forms y encuestas.com. Para cada una de ellas, elabore un tutorial en
Word, donde muestre el funcionamiento de ambas.
3.- Para el trabajo practico que va a desarrollar, realice una entrevista y un cuestionario utilizando
Google Forms. En ambos casos, deberá desarrollar todas las etapas y pasos, que especificará en un
documento que deberá subir al ecampus, en el caso del cuestionario, deberá adjuntar el enlace a su
encuesta.

Docente: Ing. Rosa Almaraz