Observe el video ¿Qué es la gestión documental digital?

, el cual se encuentra
en la carpeta del material de apoyo:
Elabore una conclusión sobre el video observado., esta conclusión debe tener al
menos 10 renglones
RESPUESTA:
La conclusión es que un sistema de gestión documental es la mejor forma
porque, por que en caso de que un empleado no este y solamente este tenga
acceso a estos documentos perjudicaría a la empresa y alejaría a los clientes,
en cambio si utilizamos este sistema varios de los empleados tendrían el acceso
a estos documentos sin problema alguno, además que estos documentos se
guarden digitalmente no correríamos el riesgo de que estos se pierdan o se
dañen, cada uno de estos se guardaría en su carpeta correspondiente y al
momento de buscar cada uno de estos por medio de palabras claves como el
nombre de la empresa la fecha o el número de factura se podrían buscar con
mayor facilidad por medio del programa establecido, es uno de los mejores
métodos que todas las empresas deberían considerar tener para una buena
organización de los documentos.

De manera individual analice el siguiente caso: 

 “Lola Mento concursó para una vacante de Asistente Administrativo en Aviatur

en la cual salió favorecida. Para ello, debe presentarse en la Empresa con sus
documentos; pero tiene una dificultad y es que días antes de recibir la
notificación para iniciar labores, extravió el diploma”. Pregunta:
 
- ¿Qué acciones debe realizar Lola Mento para recuperar su diploma y optar por
el cargo ofrecido? Tenga en cuenta lo observado en el vídeo para
RESPUESTA: Dirigirse a la institución del cual se graduó, solicitar el diploma y
pagar el costo que este le pongan, sacarle mínimo 3 copias para que no tenga
que realizar el mismo proceso. Y presentarse para optar por el cargo.

- Plasme en su portafolio las respuestas y socialice con su instructor y

compañeros la relación con el video observado.
 
RESPUESTA: Lola Mento debió escanear o tener una copia en su computador o
en físico para que no tuviera que realizar el proceso de dirigirse hasta la
institución, y no solo de su diploma sino tener sus documentos en el computador
para no tener complicaciones ni en el presente ni en el futuro. Cada vez que
renueve algún documento realizar la actividad inmediatamente de guardar
copias digitales.
Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno).
Aprendiz, recuerde que su formación profesional integral se desarrolla bajo la
metodología de la formación por proyectos. Para este Técnico en Asistencia
Administrativa, el proyecto es “Suministrar apoyo a los procesos de producción y
gestión documental, servicio al cliente y soporte administrativo en las
MIPYMES localizadas en la ciudad de Bogotá y sus alrededores”. 

La presente guía le permitirá desarrollar sus competencias en gestión

documental y archivo el cual le aportará al proyecto en la medida que reconozca
que, como Asistente Administrativo, una de sus funciones y de ocupaciones
será la elaboración de documentos públicos y privados, su organización,
conservación y presentación. 

3.2.1 Para continuar con el desarrollo de esta guía, es importante recordar que
en la vida personal y/o laboral cada mes se reciben o se tiene contacto con
algún tipo de documento. Teniendo en cuenta lo anterior, responda las
siguientes preguntas en su portafolio: 

¿Por lo general cuáles son los tipos de documentos que Usted recibe?

RESPUESTA: Por lo general, recibo facturas, los recibos de servicios públicos
los recibo en físico y el resto de las facturas las recibo digitalmente. Otros
documentos que recibo son ordenes médicas, cuando voy al medico me dan
ordenes en físico y cuando pido alguna cita telefónicamente me envían la orden
digitalmente.
¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y archivarlos? 
RESPUESTA: Las facturas físicas las organizamos por fechas y tipo de factura
estas se archivan en carpetas, y los documentos digitales los organizo por
carpetas les tengo copia a mis documentos personales tanto digital como en
físico, y las ordenes medicas en físico las organizo por el tipo de cita es decir en
una carpeta los de odontología, planificación, etc.