Institución educativa PERÍODO: I

FECHA: Febrero
Colegio Santa Bárbara GRADO: 11°A
AREA: Técnica ASIGNATURA: Producción documental - Archivo
COMPETENCIA: Tramitar correspondencia de acuerdo a procesos técnicos y normativa.

TEMA: Generalidades del archivo

DOCENTE: Lida Isabel Becerra Arévalo

RESULTADOS DE APRENDIZAJE 2.Actividades de contextualización e identificación

Reconocer el entorno de la empresa y la relación de
actividades administrativas, aplicadas al trámite de los
documentos de oficina, de acuerdo con la normativa y políticas
institucionales.
TEMA: GENERALIDADES DEL ARCHIVO
de conocimientos necesarios para el aprendizaje
Se establecen equipos de trabajo conformados por
máximo 3 aprendices, dando respuesta a las siguientes
preguntas y posteriormente socializándolas con sus
compañeros en plenaria.

Toda organización - ¿Qué entiende usted por organización o empresa?

debe tener registro de -¿Conoce usted que áreas o dependencias debe tener
la gestión una empresa?
administrativa y - ¿Cuáles considera usted que pueden ser las funciones
operativa que lleve a claves en las empresas?
cabo en el desarrollo - ¿Qué empresas conoce en el municipio o la provincia?
normal de la actividad Mencione al menos 5 empresas.
económica a la que se - Según usted, ¿cómo debe estar conformada una
dedica, lo que permitirá empresa?
en determinado -¿Conoce usted los diferentes tipos de documentos que
momento poseer se manejan en una empresa? Menciónelos.
evidencias que servirán
de soporte en casos especiales, situaciones jurídicas o Tener las actividades resueltas
toma de decisiones. dentro de su portafolio de
Por consiguiente, ustedes como futuros Técnicos evidencias
Administrativos, deben conocer los procesos del
entorno de la organización, sus manuales de
procedimientos y de funciones, conociendo el proceso a
seguir para el tratamiento de todos los documentos 3. Actividades de apropiación del conocimiento
creados y recibidos por la empresa, así mismo todos los (Conceptualización y Teorización) Identificar el
procesos que se generen, de acuerdo con la Entorno Empresarial, Los Procesos Administrativos
normatividad vigente y las políticas de la organización o y Los Conceptos de Documento de Archivo;
empresa. Interpretando Manuales De Función y
Con ello lo invitamos a que participe con mucho Procedimientos y La Estructura Organizacional de
entusiasmo, sinergia y dedicación en las actividades, La Empresa según la Normativa y Políticas
recuerde que “La motivación es lo que te pone en Institucionales.
marcha, el hábito es lo que hace que sigas” (Jim Ryun) Ahora ya pudo evidenciar la importancia que posee esta
Guía de Aprendizaje, por ello lo invito a construir su
FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE conocimiento alrededor de ella en colaboración sus
APRENDIZAJE compañeros y docente/instructor, por medio de las
1. Actividades de Reflexión Inicial siguientes actividades:
Citando una frase célebre del considerado como el 3.1 A continuación lo invito a observar el siguiente video:
científico más famoso del siglo XX, Albert Einstein, que https://youtu.be/jcHZWq44WQs donde podrá conocer
dice: la importancia del Manual de Funciones y Manual de
“Primero tienes que aprender las reglas del juego, Procedimientos, realice apuntes, proceda a dar
y después jugar mejor que nadie” respuesta a las siguientes preguntas en forma individual
y al final se realizará una mesa redonda donde todos
realizaran aportes.
a) ¿Qué entiende por manual de funciones?
b) Nombre 5 características del manual de
funciones
c) ¿Que ítems debe contener la descripción de los
puestos?
d) ¿Qué entiende por manual de procedimientos?
¿Qué aplicación le daría usted a esta frase como futuro e) Nombre 4 características de procedimientos
emprendedor o propietario de una empresa? f) ¿Qué debe contener el manual de
procedimiento?

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3.3.2 En este momento el docente/instructor proyectará Evidencias de - Aplica el proceso Técnica de
un video sobre el tema La estructura organizacional Conocimiento: administrativo, la Evaluación:
Se aplicará estructura Formulación de
https://youtu.be/NpsflJIWNIg, tome apuntes, luego cuestionario de organizacional en el preguntas
formaran equipo de dos (2) aprendices, realizaran la preguntas de trámite de los Instrumento de
ordenación de algunas palabras o frases que están en completar, de documentos, teniendo Evaluación:
desorden y expliquen cada una de ellas: selección en cuenta la Cuestionario
múltiple, de normatividad y las
apareamiento y políticas de la
falso y institución.
verdadero; - Aplica el manual de
donde se funciones y
________________________ identifique el procedimientos en el
entorno de la trámite de los
empresa, la documentos de
___________________________ relación de las oficina, teniendo en
actividades cuenta la
administrativas normatividad y las
___________________________ y los conceptos políticas de la
relacionados institución.
con documento
de archivo.
_________________________

__________________________ 7. GLOSARIO DE TÉRMINOS

___________________
__________________________
__________________________
__________________________
3.3. Lo invito a conformar un equipo de dos (2)
aprendices y elaborar Taller Didáctico: Generalidades
archivísticas propuesto por su instructor/docente. (Ver
material anexo, proporcionado por el docente/instructor)
4. Actividades de transferencia del conocimiento
Estimados aprendices:
Luego de haber desarrollado la presente guía junto a su
instructor/docente y compañeros de ambiente de
formación para llegar al logro de alcanzar nuevos
saberes de manera colaborativa, le ánimo para que
aplique sus nuevos conocimientos con el desarrollo del
siguiente ítem.
4.1 Desarrolle el taller práctico de forma individual sobre
la siguiente temática: Empresa, clasificación, estructura
organizacional, áreas funcionales, manual de funciones
y procesos, generalidades archivísticas, importancia de
la gestión documental, elementos y características;
propuesto por su instructor/docente.
Al finalizar las actividades de la presente guía, el
docente/instructor realizará una evaluación escrita,
aplicando un cuestionario de preguntas de tipo:
abiertas, selección múltiple, apareamiento, falso y
verdadero, que incluya los temas desarrollados y que
evidencie los conocimientos adquiridos por el aprendiz
para reconocer el entorno de la empresa y la relación de
actividades administrativas, aplicadas al trámite de los
documentos de oficina, de acuerdo con la normativa y
políticas institucionales.
6. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Criterios de Técnicas e
Aprendizaje Evaluación Instrumentos de
Evaluación
Áreas funcionales: Las áreas funcionales son aquellas
que permiten el adecuado funcionamiento de la
empresa. Trabajar de manera conjunta les ayuda a
alcanzar los objetivos establecidos por la dirección
general de la organización.
Carácter Seriado: Conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido homogéneos, emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros
Clasificación de Recursos: Son todos aquellos
elementos que se requieren para que
una empresa pueda lograr sus objetivos y que se
clasifican en: Recursos Humanos, Financieros,
Materiales, Técnicos o tecnológicos.
Controlar: El control es una tarea administrativa, la cual
debe ser ejercida con profesionalidad y de forma
transparente. El control de las actividades que se
desarrollan en una empresa sirve para analizar los
puntos altos y los puntos bajos de las mismas. Esta
última función tiene el papel de garantizar que la
empresa está encaminada por el rumbo del éxito.
Direccionar o Ejecutar: En la ejecución se busca dar
el primer paso en la realización de las actividades
designadas a cada grupo de trabajo y que los mismos
continúen realizando dichas actividades de manera
periódica y eficaz. Aquí es necesaria la figura de
un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones, instruir y
ayudar a los diferentes sectores laborales.
Documento: Información registrada, cualquiera que
sea su forma o el medio utilizado.
Documento Apoyo: Documento generado por la
misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información
producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: Registro de la información
generada, recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Elementos de Archivo: Sin olvidar, que la materia
principal de los archivos es el conjunto de documentos
organizados archivísticamente, no se puede dejar de
lado los imprescindibles recursos materiales, los cuales
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son importantes, ya que su finalidad es la de resguardar
y conservarlos los archivos.
Empresa: Una empresa es una unidad económico-
social, integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a
través de su participación en el mercado de bienes y
servicios. Para esto, hace uso de los factores
productivos (trabajo, tierra y capital).
Estructura organizacional: Se conoce como
estructura organizacional a las formas de
organización interna y administrativa de una
empresa u organización. Esto incluye también el
reparto del trabajo en áreas o departamentos
determinados según esa misma estructura. Son todos
aquellos elementos que se requieren para que
una empresa pueda lograr sus objetivos. La estructura
organizacional es la forma de una empresa.
Gestión Documental: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Manual de Funciones: Un manual de funciones es un
documento que se prepara en una empresa con el fin de
determinar las responsabilidades y las funciones de las
empleados de una compañía.
Comprende las funciones o responsabilidades de cada
área de la empresa. El manual contiene la visión,
misión, los objetivos, metas y la descripción de cada
área y sus responsabilidades.
Manual de Procesos: Es un documento que contiene
la descripción de todos y cada uno de los procesos que
integran la secuencia de producción o servicio que
brinda la empresa
El objetivo primordial del manual es describir con
claridad todas las actividades de una empresa y
distribuir las responsabilidades en cada uno de los
cargos de la organización.
Mensaje de datos:. Por lo general se entiende a
comunicaciones efectuadas mediante correo
electrónico; sin embargo, también se extiende a otras
comunicaciones como el telegrama, el telex o el telefax.
Organizar: Luego de la planeación de los objetivos y
actividades futuras a realizar para lograr las metas
propuestas, el siguiente paso es distribuir cada
actividad a los diferentes grupos de trabajos que
componen a una empresa.
Está fuertemente relacionado con las aptitudes físicas e
intelectuales de cada trabajador y con los recursos
físicos que posee la empresa. La finalidad de
la organización es aquel objetivo asignado a cada
actividad de
la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo
de los gastos y a su vez con un grado de satisfacción
máximo en cada empleado.
Planear: Esta función es la primera que debe ejercer el
cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde
serán previstos los objetivos y metas que deberá
cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.
Proceso Administrativo: El proceso administrativo es
un conjunto de funciones administrativas que buscan
aprovechar al máximo cada recurso que posee una
empresa de forma correcta, rápida y eficaz.
El proceso administrativo se compone de 4 funciones
elementales: planeación, organización, ejecución y
control.
Soporte Documentales: Es la forma en la cual se
registra un testimonio o documento: papel, imágenes
audiovisuales, archivos informáticos, entre otros.
Tipología Documental: Son los distintos formatos y
tipos de documentos que una entidad específica elige y
desarrolla, para ser aplicados en las tareas de
producción o recepción documental, a fin de generar a
su vez una dinámica homogénea para todos los
departamentos y fuentes de alimentación de archivos.
Tipos de Empresas: Una clasificación que incluye
diversos criterios los tipos de empresa se pueden
clasificar en: Según el sector de actividad, el tamaño, la
propiedad del capital, el ámbito de actividad, el destino
de los beneficios, la forma jurídica y los tipos de
empresas en economías de mercados.
Unidad Documental: Considerada por la Archivística
como toda unión de documentos –bien si pertenecen a
la misma tipología o no- recogidos con la intención de
ejecutar acciones o trámites administrativos
determinados.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS:
Bueno Campos, Eduardo. Organización de Empresas
Estructura, Procesos y Modelos. 2da Edición
Casanovas, A. y Cuatrecasas, L. (2003). Logística
empresarial: gestión integral de la información y material
en la empresa. Barcelona, España: Gestión 2000
[Versión en línea].
Economía, Decimoséptima Edición, de Samuelson
Paul y Nordhaus William, Mc Graw Hill, 2002, Págs.
102 y 103.
Editorial Pirámide Administración Teoría, Proceso,
áreas funcionales y estrategias para la competitividad.
Mc Graw Hill
Introducción a la Administración de Organizaciones,
Segunda Edición, de De Zuani Rafael Elio, Editorial
Maktub, 2003, Págs. 82 al 86.
Negocios Exitosos, de Jack Fleitman, Mc Graw Hill
Interamericana Editores, 2000, Págs. 22 y 23.
http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad
http://books.google.com.mx/books?id=o9PO4aflPpQC
&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f =false
ENLACES DE APOYO
https://concepto.de/estructura-
organizacional/#ixzz6JYnxmuJ4
https://concepto.de/proceso-
administrativo/#ixzz6JYuq4rzD
https://www.promonegocios.net/empresa/pequena-
empresa.html
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