Análisis de Sistemas Organizacionales

Formato: Taller

Tema: Técnicas para recopilar y documentar información en la etapa de análisis

de sistemas. Entrevistas.

Docente: Verónica Isola

Hemos visto la importancia de las entrevistas en la etapa de Análisis de Ciclo de vida de sistemas.
En esta oportunidad los invito a profundizar sobre esta técnica de recopilación de información.
Veremos entonces los pasos que se deben seguir para su elaboración, los tipos de preguntas que se
pueden realizar y la redacción de informes finales.

Técnicas de recopilación de información

Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se puede definir como el medio a
través del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la información
necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigación. Es así que los Analistas Funcionales
utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente como:
observación, estudio de documentación / antecedentes, entrevistas y cuestionarios.

Entrevistas
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que
propone el Analista. Quienes responden son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la
aplicación propuesta.

La entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de

comunicación entre el analista y la organización ya que sirve para obtener información acerca de las
necesidades y la manera de satisfacerlas.

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Pasos para la entrevista

1-Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de la organización, con frecuencia este
material se puede obtener del sitio Web. La ventaja de investigar la organización es maximizar el
tiempo que invierta en las entrevistas sin hacer preguntas generales sobre antecedentes.

2-Establecer los objetivos que se desean cumplir por medio de la entrevista: recopilar datos, ganar
confianza, vencer el miedo, recolectar datos, consultar, explicar, capacitar, analizar nuevas ideas,
evaluar conclusiones etc.

3-Decidir a quién entrevistar, teniendo en cuenta la posición que ocupa en la organización, sus
responsabilidades básicas, actividades, etc.

Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a las personas claves de todos los niveles que
vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.

Se debe tener cuidado de seleccionar aquellas personas que tienen información que no se pueda
conseguir de otra forma.

En la primera etapa la entrevista solo se aplica a gerentes o personal de supervisión, en la

investigación detallada donde el objetivo es descubrir hechos especificar opiniones y conocer cómo
se manejan las operaciones desempeñadas actualmente las entrevistas se aplican a todos los
niveles de empleados, acorde a la información que puedan proporcionar.

4-Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado y dándole tiempo para
pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista en profundidad, puede enviar sus preguntas
por correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas.

Sin embargo, debido a que con la entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la
creación de confianza y la observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se debe realizar en
persona.

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Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus
conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en
ninguna otra forma.

En las entrevistas son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se
podría hacer el trabajo; a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. Se
pueden descubrir rápidamente por este medio malos entendidos, falsa expectativa o incluso
resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo.

Durante la entrevista se deberá precisar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio y
explicar la función del Analista, la imparcialidad y reserva que se tendrá respecto a los datos por él
ofrecidos.

Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido, ser cortés, escuchar atentamente lo que se dice,
absteniéndose de emitir juicios de valores, conservar el control de la entrevista, evitando las
divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.

5- Decidir el tipo de preguntas y la estructura. Los dos tipos básicos de preguntas son las
abiertas y las cerradas. Es necesario que usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta
en el entrevistado

Tipos de preguntas

Preguntas abiertas
Estas preguntas incluyen aquellas como "¿Cuál es su opinión del estado actual del sistema?” y
“¿Cuáles son algunos de los errores comunes de captura de datos que se cometen en su
departamento? ”. Como vemos en una pregunta abierta el encuestado tiene la libertad de dar su
opinión sin tener restricciones.

Las ventajas de utilizar las preguntas abiertas son muchas e incluyen las siguientes:
1. Proporcionan gran cantidad de detalles.
2. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.
3. Permiten más espontaneidad.

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Preguntas cerradas
Tales preguntas son de la forma básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las respuestas posibles se
cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito como "Ninguno",
"Uno" o "Quince".
¿Cuántas veces por semana se imprime el informe?
¿Utiliza la Web para proporcionar información a los distribuidores?

Las ventajas de utilizar preguntas cerradas de cualquiera de los dos tipos incluyen lo siguiente:
1. Ahorrar tiempo.
2. Comparar las entrevistas fácilmente.
3. Ir al grano.
4. Mantener el control durante la entrevista.
5. Cubrir terreno rápidamente.

Recomendaciones

Resumiremos algunas recomendaciones para lograr buenos resultados de una entrevista, sin que
esto se interprete como una receta definitiva y que pueda además sustituir las falencias personales
en cuanto a habilidad del entrevistado.

1. Tener en claro el objetivo de la entrevista y de los aspectos que deben relevarse.

2. Obtener datos acerca del entrevistado, previo a la reunión, o sea, conocer, si fuera posible,
aspectos de su tarea personalidad, etc.

3. Concertar una entrevista con anticipación. No solo ahorra tiempo, sino que es una buena
actitud de respeto hacia el entrevistado, incluso suele ser conveniente adelantarle el tema de
la reunión.

4. La entrevista debe ser lo más privada posible y de corta duración.

5. Obtener confianza del entrevistado, motivarlo con temas interesantes.

6. Tener una guía de la entrevista y mantener el control de la misma. Si fuera necesario tomar
notas pero en forma abierta.

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Redacción del informe de la entrevista

Cuando la entrevista misma haya concluido necesita captar la esencia de la entrevista a través de un
informe escrito. Es indispensable que escriba dicho informe lo más pronto posible, cuanto más
tiempo espere para hacer el informe de su entrevista, más dudosa será la calidad de sus datos.

Repase el informe de la entrevista con el entrevistado, este paso le ayuda a clarificar lo que el
entrevistado pretendía y le permite a éste saber que usted está bastante interesado en tomarse el
tiempo necesario para entender sus puntos de vista y percepciones.

Bibliografía
Análisis y diseño de sistemas Julie E. Kendall, Kenneth E Kendall
R. Saroka Metodologías para el estudio de Sistemas

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