Evidencia: actividad 2 informe de procedimiento para el recibo y

despacho de objetos
1. Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se
despacha)
Para la solución de la actividad he tomado como referencia empresa
que
Comercializa productos lácteos.
ENTRADA:
10 ENVASES DE LECHE ENTERA
SALIDA:
10 UNDS DE QUESO PARMESANO
2. Realice una breve descripción de los dos productos, sus
características
en cuanto a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la
manipulación.
LECHE ENTERA
CARACTERISTICAS Alimento perecedero derivado de la
leche de vaca, La
coloración de una leche es blanca,
cuando es muy rica
en grasa presenta una coloración
ligeramente
crema, debida en parte al caroteno
contenido en la
leche de vaca. La leche pobre en grasa
o descremada
es ligeramente azulada.
CONSERVACION Actualmente se recomienda en la mayoría
de los países
una temperatura de conservación de la
leche de 4º C
como la más eficaz para controlar el
crecimiento
bacteriano
DENSIDAD Aproximadamente de 1.032 g/ml
INFORMACION 66 kcal/100 ml, 3,8 g de grasa, 3,1 g
de proteína y 4,7 g
NUTRICIONAL de CHO.
ENVASE Y EMBALAJE Envase tetra pack, de cartón en forma
de
paralelepípedo, lamina externa de LDPE,
capa de papel
cartón, capa de LDPE, lamina de
aluminio y capa
interna de LDPE
TRANSPORTE Y Deben distribuirse en vehículos
refrigerados para evitar
ALMCENAMIENTO romper la cadena de frio Evitar el
inadecuado
tratamiento del producto, con
apilamientos excesivos,
golpes y sobrecargas para evitar la
pérdida de
hermeticidad de los envases
Respetar las temperaturas y condiciones
del
almacenamiento. Evitar la contaminación
cruzada de
los productos lácteos frescos una vez
abiertos los
envases.
QUESO PARMESANO
CARACTERISTICAS Es un alimento perecedero derivado de la
leche de
 vaca, de forma cilíndrica achatada, de
pasta dura, color
amarillo pálido, con textura granulada,
escamosa, aroma
fragante y delicado, cáscara lisa y
consistente, sabor
suavemente láctico, la corteza con grosor
de 5 mm, de
color amarillo oscuro con dorado natural.
CONSERVACION Temperatura óptima de 8ºC a 15ºC
PESO Varía entre 32 a 36 kg.
INFORMACION Producto fresco Carbohidratos 0,1 Calorías
392
NUTRICIONAL Proteínas 33,0 Grasa 28,4 Calcio 1160 Agua
30,8 Sal
 1,39
EMPAQUE Y Bolsas retráctiles y de vacío con altas
propiedades
EMBALAJE barrera para la mejor conservación,
almacenamiento y
seguridad alimentaria. Ayuda a preservar el
producto en
su interior desde el momento que se envasa,
durante el
transporte, almacenamiento, distribución y
exhibición,
hasta que es abierto por el consumidor.
ATMOSFERA • Mantener las características sensoriales
de color,
MODIFICADA sabor y textura, lo que minimiza las
pérdidas de peso
del producto y retarda el desarrollo de
hongos y
bacterias, detiene el proceso de
maduración en el
punto deseado.
• Permite ampliar el área geográfica de
distribución.
• Disminuye las devoluciones del producto
por deterioro.
• Diferencia al producto del de la
competencia
3. Identifique las políticas que existen en la organización en
cuanto a los
procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro.
 Realizar un manual de procedimientos para el registro y control
de la
entrada y la salida de materiales aplicados a los diferentes
almacenes,
tanto para el almacén de Diario como el almacén de auxiliar que
se
encuentran en la empresa.
 Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al
personal
responsable de realizarlas.
 Identificar qué actividades y funciones debe cumplir el almacén
Diario y
el almacén de Parada.
 Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de
entrada y
salida en los diferentes almacenes, así como de entrega y
control de las
cajas de herramientas.
 Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para
el almacén
Diario, como el almacén de Parada.
 Realizar formatos de dotación y control de equipos de seguridad
personal y colectiva.
 Proponer las bases para un sistema electrónico de control de
inventario.
 4. Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan
y la
información que contiene.
DOCUMENTOS
REQUISICIONES ─ Fecha elaboración de la
requisición
Documento interno, para ─ Datos de quién solicita
solicitar por escrito algún ─ Departamento o área de la
empresa y nombre
objeto o producto entre áreas. del solicitante.
─ Número de la requisición
─ Descripción del material
─ Cantidad requerida
─ Nombre y firma de la persona
que solicita.
ORDEN DE COMPRA O ─ Fecha solicitud pedido
PEDIDO ─ comprador: nombre de la empresa
o razón
Solicitar materiales o social del solicitante, NIT o
RUT, dirección,
mercancías a los proveedores teléfono. Nombre y datos de la
persona
responsable de la solicitud.
─ proveedor: nombre o razón
social, NIT o RUT,
dirección y teléfono. Nombre y
datos de la
persona que recibe la solicitud
y se hace
responsable del proceso.
─ Especificaciones del producto
─ valor unitario, valor total.
─ Condiciones: tiempo y
condiciones de entrega,
forma de pago, plazos de pago y
firma
autorizada. Datos adicionales:
lugar de entrega
y contactos para la
programación de la entrega
DOCUMENTOS
FACTURA ─ Fecha elaboración y vencimiento
COMERCIAL ─ Número de la orden de compra
Documento contable ─ Datos comerciales del vendedor: nombre
de la empresa o
que entrega el razón social, NIT o RUT, dirección,
teléfono.
vendedor al ─ Datos comerciales del comprador: nombre
de la empresa o
momento de la razón social, NIT o RUT, dirección,
teléfono.
adquisición de la ─ Información de los productos
mercancía. ─ Forma y condiciones de pago. (Efectivo,
crédito y plazo,
 pago contra entrega).
─ impuesto a la venta IVA.
─ Numeración de la factura autorizada por
la DIAN.
─ Nombre o razón social y NIT de quienes
elaboran las
facturas.
─ impuesto sobre las ventas.
REMISION Si es interna:
Utilizado para ─ Fecha de entrega
entregar la ─ Área que entrega
mercancía de forma ─ Área que recibe
parcial, sirve de ─ Referencia y cantidad de producto
entregado
constancia de Si es externa:
recibido del material ─ Datos del proveedor y del cliente
─ Referencia del producto y cantidad
─ Fecha de entrega del producto
─ Observación
DOCUMENTOS
LISTADO DE PICKING ─ Almacén, pasillo, columna,
nivel, posición
Es el alistamiento de las ─ Código articulo
unidades a ser despachadas. ─ Descripción
─ Lote
─ cantidad
REGISTRO DE DEVOLUCION Es el proceso en el cual se
registra la información
sobre aquellas mercancías que
son devueltas por los
clientes. Este registro va
acompañado de un informe
en el cual se indican las
causas por las cuales se
efectúa la devolución de los
objetos.
ORDEN DE SALIDA ─ Identificación de la
empresa: nombre o razón
Permite el registro de la salía social, NIT o RUT.
de mercancía que va a ser ─ Fecha en la cual se realiza
la salida
despachada bien sea interna o ─ Descripción del producto
externa ─ Identificación del cliente:
nombre o razón social,
NIT o RUT
─ Identificación de quien
recibe y entrega el objeto
─ La orden de salida debe
tener un número
consecutivo
─ Observaciones generales
5. Realice una descripción paso a paso sobre la manera como
las
personas encargadas de estas áreas ejecutan los procesos
incluyendo el
registro.
RECIBO DESPACHO
Solicitar documentos del material, materia prima, insumo
o producto. Recepción de documentos como factura, listas de
empaque u orden de salida.
Iniciar el descargue Realizar la lista de picking
Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con
relación a la
factura Hacer el picking
Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la
devolución
total o parcial. Debe ir acompañada de un informe donde se
especifique la
razón de la misma y las condiciones. Rotular la mercancía, de tal
manera
que se
identifique
el pedido antes de ser cargado y despachado.
Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y
especificaciones.
Verificación de la mercancía, es importante que antes
de realizar el cargue de la mercancía se realice una nueva
inspección y
verificación
Registrar ingreso de la mercancía, de tal manera que ingrese al
inventario.
Revisión de la documentación antes de ser entregada con la
mercancía, facturas, listas de empaque.
Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios
asignados.
Entrega de la mercancía y cargue. Firma y entrega de la
documentación
6. Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las
políticas
existentes y la manera como en la realidad realizan los procesos
de ingreso y
salida de mercancía.
LA POLITICA DICE EN LA PRACTICA SE HACE
Realizar un manual de procedimientos para el registro y
control de la
entrada y la salida de materiales aplicado a los diferentes
almacenes, tanto
para el almacén de Diario como el almacén de auxiliar que se
encuentran en
la empresa.
Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al
personal
responsable de realizarlas.
Identificar qué actividades y funciones debe cumplir el
almacén Diario y
el almacén de Parada.
Realizar formatos para el registro de los diferentes
procesos de entrada
y salida en los diferentes almacenes, así como de entrega y
control de las
cajas de herramientas.
Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto
para el almacén
Diario, como el almacén de Parada. Realizar formatos de
dotación y
control de equipos de seguridad personal y colectiva.
Proponer las bases para un sistema electrónico de control
de inventario
No se lleva si no un solo manual de procedimientos
para el
almacén diario el otro se rige a las políticas del manual
anterior.
La persona encargada del seguimiento no lleva al día los
indicadores
de gestión para saber las fallas del personal responsable de cada
persona.
Las funciones no se cumplen a la letra de acuerdo al manual
de
funciones y procedimientos.
 Los formato para los registros se llevan de una forma
desordenada no
registrando de una forma detallada todo los procedimientos.
No se clasifican los artículos de acuerdo a
7. Realice un análisis del cuadro comparativo
Al analizar las fallas que tiene la empresa en cuanto al proceso
de recibo y
despacho de mercancia se puede evidenciar que el personal no
colabora en el
mejoramiento de los procesos, el manual de funciones y
procedimientos no se
cumplen de acuerdo a lo establecido en las políticas
organizacionales de la
empresa y los indicadores de gestión no se verifican para poder
tener un
análisis detallado de que área esta fallando para su corrección.