LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL

SECTOR PÚBLICO

ÍNDICE GENERAL

Introducción..........................................................................................................................................1

1.Definición del documento administrativo.......................................................................................2

2. Cualidades esenciales de los documentos administrativos.......................................................2

2.1. Constancia………………………………………………………………………………………..2

2.2. Comunicación…………………………………………………………………………………………………………….2

3. Características de los documentos administrativos……………………………………………………………………3

3.1. Caracteres externos…………………………………………………………………………………………………….3

3.1.1. La clase………………………………………………………………………………………………………………....3

3.1.2. El soporte…………………………………………………………………………………………………………..….3

3.2. Caracteres internos………………………………………………………………………………………………..…..3

3.2.1. Emisión……………………………………………………………………………………………………………..….3

3.2.2. Produce efectos………………………………………………………………………………………………..…..3

3.2.3. Formalización………………………………………………………………………………………………………..4

4. Funciones de los documentos administrativos………………………………………………………………………….4

4.1. Relativa a su génesis…………………………………………………………………………………………….....…4

4.2. Por su contenido…………………………………………………………………………………………………………4

4.3. Documentos únicos…………………………………………………………………………………………………….4

4.4. Carácter seriado………………………………………………………………………………………………………….4

5. Conclusiones………………………………………………………………………………………………………………………….…5
6. Bibliografía…………………………………………………………………………………………………..5
 INTRODUCCIÓN

Los textos administrativos son los documentos a través de los cuales se realiza la
comunicación entre la Administración y los ciudadanos. El lenguaje administrativo-jurídico
se emplea para regular las relaciones entre los ciudadanos y realizar tareas de servicio
público que afectan al funcionamiento de la sociedad en general. Algunos de estos textos
(el contrato, la instancia, etcétera.) son de uso habitual y nos será de mucha utilidad
cotidiana conocer sus características.

Además, sirven en gran medida para marcar la pauta organizativa en cada uno de
los aspectos industriales que se puedan desarrollar en un campo específico, la gran parte de
los textos administrativos muestran casos y soluciones ante diversos fenómenos que se
desarrollan en esta área de la administración.
Por lo que a lo largo de esta monografía precisaremos de forma puntual desde un punto
inicial, cómo este tipo de documentos logran funcionar de forma ordenada en nuestra
sociedad, para facilitar la comunicación formal y sobretodo, expresar adecuadamente la
información que se quiere transmitir, organizándola de acuerdo a quién y cómo se presente.
 LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL
SECTOR PÚBLICO

1. Definición de un documento administrativo

Desde un punto de vista general, se define el documento como «escrito en el que constan
datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información,
especialmente de carácter histórico, oficial o legal». En esencia, la definición se resume en
la combinación de un soporte y la información registrada en él. Su contenido puede
consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, películas, como en los nuevos
soportes multimedia (páginas web, archivos informáticos, etc.).

2. Cualidades esenciales de los documentos administrativos

Dos son las funciones que cumplen los documentos: la de constancia y la de comunicación.

2.1. Constancia

• Para asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como

prueba de su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos,
administrativos o meramente informativos.
• Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de acceso
o la consulta a los registros y archivos de las Administraciones públicas.
• Como testimonio y justificación de la gestión administrativa, que garantiza el
control de legalidad.

2.2. Comunicación

Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el que la

Administración se dirige a los ciudadanos, a otras entidades o a los distintos órganos
que la integran. En consecuencia, los documentos también cumplen una función
informativa y comunicativa.
 3. Características de los documentos administrativos

Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se

refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo.

3.1. Caracteres externos: clase y soporte

3.1.1 La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información.
Los documentos pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto
escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso); también pueden ser iconográficos
(mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e informáticos
(generados en el entorno de los ordenadores: disquetes, CD ROM, etc.).

3.1.2 El soporte: En la Administración ha sido predominante -y sigue siéndolo- el

documento de texto sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el
documento administrativo con el documento escrito. Pero la implantación de las
nuevas tecnologías requiere alternativas modernizadas para el ejercicio del servicio
público. Aunque la pervivencia de la escritura como código de transmisión parece
asegurada, los nuevos soportes requieren codificaciones diferentes de la escritura -
los códigos de barras, por ejemplo- para ser descodificados y entendidos por el
destinatario.

3.2. Caracteres internos

3.2.1 Emisión: Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de
sus competencias. Pese a la gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen en
la actividad administrativa -sus solicitudes, alegaciones o recursos inician e
impulsan los procedimientos- no pueden considerarse documentos administrativos,
ya que carecen del elemento subjetivo que Los documentos administrativos:
Concepto, funciones y características. Clasificación y características de los
documentos administrativos emitidos por la Administración. Estilo administrativo
en la redacción de documentos. 5/48 acabamos de definir: ser emitidos por una
autoridad pública en el ejercicio de sus potestades.

3.2.2 Produce efectos: El documento, en tanto que soporte del acto administrativo que
contiene, produce los mismos efectos de éste, tanto para el ciudadano, frente a
terceros y ante la propia organización administrativa. Quedan fuera de la condición
de documentos administrativos aquellos otros que, como resúmenes, extractos,
índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto alguno.
3.2.3 Formalización: Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados
del acto que contienen (competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento
jurídico) hay un requisito específico para la validez del documento administrativo:
se trata de la formalización.

4. Funciones de los documentos administrativos

Las funciones que tradicionalmente se han atribuido a los documentos administrativos son
las de constancia y las de comunicación. Por tanto, además del carácter documental
(constancia) de los textos administrativos, por el que se asegura la conservación y
pervivencia de las actuaciones administrativas, cumplen una función de comunicación entre
la Administración y la ciudadanía.

Algunas características que definen el documento administrativo como tal:

4.1. Relativa a su génesis: Nacen espontáneamente al gestionar el interés de la

Administración Pública; por ello son la memoria de las actuaciones administrativas
que la ley establece.
4.2. Por su contenido, son documentos que sirven de testimonio de los
derechos y obligaciones de los administrados y de la Administración. Aquí radica la
doble función o valor del documento. Un valor primario, administrativo o legal, que
tiene como principal objetivo servir de garantía y justificación de la gestión
administrativa, y un valor secundario e histórico, ya que sirven de fuente de la
historia.
4.3. Son documentos únicos. En efecto, cada documento constata un hecho
jurídico único como consecuencia de una actividad o trámite en un procedimiento
administrativo.
4.4. El carácter seriado de estos documentos. Procede aquí mencionar el
aspecto burocrático de la Administración Pública, que somete el documento a la
tramitación de un proceso administrativo de reenvío de unos despachos a otros. Ello
complica, evidentemente, el procedimiento y la resolución, y origina documentos en
serie o expedientes administrativos entendidos como el conjunto de documentos que
genera o recibe la Administración en seguimiento de las normas jurídicas propias de
esa Administración para la consecución de una resolución. Estos documentos se
producen uno a uno; el nexo entre ellos es el asunto, y su finalidad, la resolución.
Reflejan secuencialmente las actuaciones del procedimiento administrativo
Fernández Bajón (1969).
5. Conclusiones

 En conclusión, los administrativos gestionan, organizan, planifican, atienden a los

pacientes o usuarios y realizan tareas administrativas, de soporte y apoyo a la
organización.
  Entre las principales funciones de los administrativos se encuentran: Tramitar
documentos o comunicaciones internas o externas en los circuitos de información
de la empresa, es por tanto necesario que dispongan de un conocimiento actualizado
y de soltura ante los mismos.

 Tenemos que respetar la función del documento administrativo, ya que todo el

puñado de documentos individuales que entran en su jerarquía sirven para una
comunicación mucho más adecuada de acuerdo a la información que se quiere
transmitir, cuenta con la estructura adecuada de acuerdo a quién y cómo se quiera
compartir el mensaje, es por eso que su permanencia en la sociedad es
imprescindible y el porqué debemos aprender sobre este tema.

 Los documentos administrativos que generamos en el uso de nuestras funciones

funcionan como comunicación principal con los ciudadanos, por ello debemos
demostrar profesionalidad en el manejo de la información.

6. Bibliografía:

Fernández Bajón, M. T. (1996). Documentación administrativa: una revisión de las

tipologías documentales administrativas comunes. Revista General De Información

Y Documentación

Ginés Ros castaño (2015). Los documentos administrativos: Concepto, funciones y

características. Clasificación y características de los documentos administrativos

emitidos por la Administración. Murcia

REIG ALAMILLO, Asela (2008): El discurso administrativo: análisis de la

documentación pública de la Comunidad de Madrid, Madrid: Instituto Madrileño

de la Administración Pública.