ÍNDICE

1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ....................................................................................... 5

1.1. TIPOS DE RECURSOS ............................................................................................................ 5

1.2. DEFINIR RECURSOS EN MS PROJECT ........................................................................................ 5
1.3. ASIGNAR RECURSOS A TAREAS ............................................................................................... 7
1.4. TASAS DE COSTOS EN RECURSOS ........................................................................................... 13
1.5. COSTOS DE UN PROYECTO ................................................................................................... 17

2. REFERENCIAS .................................................................................................................. 20

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TEMA
06B
DESCRIPCIÓN

Una vez registradas las tareas del proyecto y establecidas sus relaciones de dependencia, debemos
precisar los recursos que se requieran para poder llevar a cabo estas tareas. Definimos el concepto
de recurso como el “conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo
una empresa” (Real Académica Española, 2019).
La optimización en la asignación de los recursos en las tareas, especialmente las que conforman la
ruta crítica, permitirá que los plazos y costos programados se cumplan durante la ejecución del
proyecto.
Iniciaremos esta sesión con la administración de los recursos y el control de los mismos durante el
avance del proyecto.

CAPACIDAD
Administra las tareas y recursos del presupuesto con Ms Project.

TEMÁTICA

 Administración de recursos.

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1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

La administración de recursos consiste en el “manejo eficiente de estos medios, que pueden ser
tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan
la satisfacción de los intereses.” (Perez & Merino, 2010)

1.1. Tipos de recursos

Los recursos son de tres tipos:

 Recursos de trabajo
“Son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una
tarea, permitiendo indicar una tasa estándar por hora…. Consumen tiempo (horas o
días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea.” (www.blogger.com, 2013)
Ejemplos:

1 Las personas que participan en el proyecto, que tengan nombre y apellidos (por
ejemplo, María Gil o Alberto Fernández).
2 Las personas identificadas por su puesto o cargo (Ejemplo: gerente o bien jefe
de personal)
3 Grupos de profesionales identificados por su actividad (Ejemplo: encofradores
o instaladores eléctricos).
4 Los recursos de equipamiento (Ejemplo: una pala excavadora, una grúa, un
taladro)
5 Las instalaciones requeridas para realizar las tareas (Ejemplo: locales, salas de
reunión, espacios de trabajo). (Tic para el aprendizaje, s.f.)
 Recursos materiales
Son recursos que se consumen durante el avance del proyecto. Ejemplo cemento,
ladrillos, etc.
 Recursos de costo
Estos recursos representan un gasto financiero asociado a una tarea del proyecto.

1.2. Definir recursos en Ms Project

Para definir recursos en Ms Project siga los siguientes pasos:

En la pestaña Vista seleccione Hoja de recursos

Ilustración 1: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

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En la vista hoja de recursos pulse en Tablas y verifique que este activa la tabla de Entrada.

Ilustración 2: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

Luego complete los siguientes campos:

 Nombre de recurso: asigna la nomenclatura de los recursos.

 Tipo: indica si el recurso es de tipo trabajo, material o costo.
 Etiqueta de material: asigna la unidad de medida para un recurso de tipo material.
 Iniciales: es la abreviatura del nombre del recurso.
 Grupo: permite establecer el nombre del grupo al que pertenece un recurso.
 Capacidad: permite establecer el número de unidades en valores porcentuales o
decimales para los que un recursos está disponible.
 Tasa estandar: establece la tasa de pago por trabajo normal de un recurso.
 Tasas horas extras: establece la tasa de pago por trabajo extraordinario, es decir, fuera
de la tasa estandar.
 Costo/Uso: muestra el costo cada vez que se usa un recurso.
 Acumulado: permite elegir el cómo y cuándo cargar los costos estandas y extra de los
recursos a una tarea.
 Calendario: indica el calednario base para el calendario del recurso.

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Ejemplo:

Ilustración 3: Captura parcial de la vista Hoja de recursos. Extraído de Ms Project 2019

1.3. Asignar recursos a tareas

Para asignar recursos a cada una de las tareas podemos utilizar los siguientes métodos:

 Desde el botón Asignar recursos

Ejemplo: Asignar el recurso Operario a la tarea Limpieza de terreno manual.

1. Active la vista Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la tarea donde se desea asignar el recurso.
3. Seleccione la ficha Recursos y elija el botón Asignar recursos.
4. En el cuadro de dialogo que se muestra, haga clic en el recurso Operario.
5. Haga clic en el botón Asignar.
6. Si no hay otro recurso a asignar, haz clic en el botón Cerrar.

Ilustración 4: Captura parcial de la vista Diagrama de Gantt con ventana Asignar recursos.
Extraído de Ms Project 2019

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  Desde la pestaña Vista

Ejemplo: Asignar el recurso peón a la tarea excavación manual de zanjas para

cimientos en terreno normal.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. Seleccione la tarea Excavación manual de zanjas para cimientos en terreno
normal, luego acceda a la pestaña Vista y active la casilla de verificación
Detalles
3. En la parte inferior, se muestra una ventana denominada Formulario de
tareas. Haga clic en la columna nombre del recurso y seleccione peón de la
lista desplegable.
4. Pulse en el botón Aceptar.

Ilustración 5: Captura parcial de la vista Diagrama de Gantt mostrando sección Formulario de

tareas. Extraído de Ms Project 2019

Observación:

• El recurso Peón, fue asignado a la tarea excavación manual de zanjas para cimientos
en terreno normal y tiene una disponibilidad completa: Unidades=100%
(disponibilidad completa del recurso: 8 horas/día).

• Como la tarea excavación manual de zanjas para cimientos en terreno normal se

desarrollará en 3 días, entonces tendremos: 8 h/d x 3 d = 24 horas (columna Trabajo).

• Se recomienda después de haber asignado el recurso, desactivar la ventana de

Detalles (desactivarla en la ficha Vista)

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Ilustración 6: Captura parcial de la vista Formulario de tareas. Extraído de Ms Project 2019

 Desde la ventana Información de tarea

Ejemplo: Asignar el recurso oficial a la tarea Cimientos corridos mezcla 1:10 cemento
hormigo 30 % PG.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. En la columna Nombre de tarea, pulse doble clic encima de la tarea Cimientos
corridos mezcla 1:10 cemento hormigon 30 % PG.
3. Se abrirá la ventana Información de la tarea donde seleccionará la pestaña
recurso.
4. Pulse en la primera fila de la columna Nombre del recurso y seleccione el ítem
Oficial de la lista desplegable.

Ilustración 7: Captura parcial vista Diagrama de Gantt mostrando ventana Información de la

tarea. Extraído de Ms Project 2019

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 5. Si lo requiere, podrá establecer la cantidad del recurso en la columna
unidades.
6. Pulse el botón Aceptar.

Para reemplazar un recurso de una tarea:

1. En la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada activa, seleccione la pestaña vista.

2. Active la opción Detalles.
3. En la parte inferior de la ventana se activará la vista Formulario de Tareas.
4. Pulse los botones Anterior o Siguiente hasta que la sección nombre muestre la
Tarea Cimientos corridos mezcla 1:10 cemento hormigon 30 % PG

Ilustración 8: Captura parcial de la vista Información de la tarea. Extraído de Ms

Project 2019

5. En la columna Nombre del recurso, haga el reemplazo del recurso “oficial” por el
de “peón” y pulse Aceptar.
6. Desactive la casilla de verificación Detalles.

Ilustración 9: Ibídem. Extraído de Ms Project 2019

Para eliminar un recurso de una tarea:

 Desde el botón Asignar recursos

Ejemplo: Eliminar el recurso Operario en la tarea Limpieza de terreno manual.

1. Active la vista Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la tarea donde se desea asignar el recurso.
3. Seleccione la ficha Recursos y elija el botón Asignar recursos.
4. En el cuadro de dialogo que se muestra, haga clic en el recurso Operario.
5. Haga clic en el botón Quitar.
6. Si no hay otro recurso a eliminar, haz clic en el botón Cerrar.

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 Ilustración 10: Captura parcial de la vista Diagrama de Gantt con ventana Asignar
recursos. Extraído de Ms Project 2019

 Desde la pestaña Vista

Ejemplo: Eliminar el recurso peón a la tarea excavación manual de zanjas para

cimientos en terreno normal.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. Seleccione la tarea Excavación manual de zanjas para cimientos en terreno
normal, luego acceda a la pestaña Vista y active la casilla de verificación
Detalles
3. En la parte inferior, se muestra una ventana denominada Formulario de tareas.
Haga clic en la fila que muestra la asignación del recurso peón y luego pulse el
botón suprimir de su teclado.
4. Finalmente, pulse en el botón Aceptar.

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Ilustración 11: Captura parcial de la vista Diagrama de Gantt mostrando sección Formulario de
tareas. Extraído de Ms Project 2019

 Desde la ventana Información de tarea

Ejemplo: Eliminar el recurso peón a la tarea Cimientos corridos mezcla 1:10 cemento
hormigo 30 % PG.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. En la columna Nombre de tarea, pulse doble clic encima de la tarea Cimientos
corridos mezcla 1:10 cemento hormigón 30 % PG.
3. Se abrirá la ventana Información de la tarea donde seleccionará la pestaña
recurso.
4. Pulse en la primera fila de la columna Nombre del recurso seleccionando el
ítem Oficial.
5. Pulse Suprimir en su teclado y luego haga clic en Aceptar.

Ilustración 12: Captura de la ventana Informacoón de tarea. Extraído de Ms

Project 2019

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 Eliminar recurso del proyecto

1. Active la vista Hoja de recursos.

2. Seleccione el número de fila del recurso a eliminar. Por ejemplo “operario”
3. Pulse la tecla SUPR para eliminar el recurso.

Ilustración 13: Captura parcial de la vista Hoja de recursos. Extraído de Ms Project 2019

¡Recuerde!:

Al eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan también todas las asignaciones de

dicho recurso a las tareas del proyecto y si estas tareas están Condicionadas por el Esfuerzo se
modificarán en consecuencia las duraciones de las mismas afectándose la duración total del
proyecto.

1.4. Tasas de costos en recursos

Ms Project contiene los siguientes tipos de costos: costos de recursos y costos fijos asociados
a las tareas. Todo recurso puede tener asociado un costo como, por ejemplo: una tasa por
hora, salario anual, alquiler, etc.

Los costos por uso son costos asociados a un recurso de trabajo o de material que se cargan
una sola vez en cada tarea que son utilizados.

Los costos fijos se usan cuando la tarea tiene un costo asociado. Los costos fijos no son
dependientes del tiempo necesario para realizar la tarea. Este tipo de costo se introduce
mediante el campo Costo Fijo de la tabla Costo.

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En la vista Hoja de Recursos podrá introducir los costos básicos de los recursos. Se introducirá
la tasa estándar, la de horas extras y el costo por uso. Para ello:

1. En la pestaña Vista, pulse Hoja de recursos

2. Seleccione el campo Tasa estándar o Tasa horas extras y/o costo uso para cada uno de
los recursos deseados.

Ilustración 14: Captura parcial vista Hoja de recursos. Extraído de Ms Project 2019

También se puede aplicar tasas variables a los recursos. Utilizando tasas variables de recursos,
se pueden controlar los cambios en las tasas de los recursos a lo largo del proyecto, incluyendo
las fechas correspondientes, de modo que las nuevas tasas se apliquen al proyecto en el
momento adecuado.

Para aplicar una nueva tasa de recurso:

1. En la Hoja de recurso pulse doble clic en el nombre del recurso deseado

2. En la ventana Información del recurso haga clic en la pestaña Costos.
3. Seleccione la segunda fila del campo Fecha efectiva.
4. Escriba la fecha efectiva a partir de la cual, será efectiva la nueva tasa de costo para el
recurso.
5. Pulse el botón Aceptar.

Ilustración 15: Captura ventana Información del recurso. Extraído de Ms Project 2019

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Asimismo, podemos asignar tablas de tasas de costo. Un recurso debe pode realizar diferentes
tipos de trabajo con tasas diferentes. Cada recurso puede tener hasta cinco tasas de costo
distintas, que se crean en el cuadro de dialogo Información del recurso, seleccionando la
pestaña Costos.

La tabla de costos por omisión es la tabla A y se pueden configurar las tablas adicionales
rotuladas de la B a la E.

Ilustración 16: Captura parcial ventana Información del recurso. Extraído de Ms Project 2019

La tabla de tasas de costo usada para calcular los costos de recursos de una tarea puede ser
una de las 5 tablas de costo disponible para cada recurso.

Para ello, desde la pestaña Vista grupo Vistas de tareas pulse sobre la opción Uso de tareas.

Ilustración 17: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

En la vista Uso de tareas, seleccione dentro de la tarea correspondiente, haciendo doble clic
directamente sobre el recurso Operario.

Ilustración 18: Captura parcial vista Uso de tareas. Extraído de Ms Project 2019

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En el cuadro de dialogo Información de la asignación, haga clic en la pestaña General y
despliegue el cuadro Tabla de tasas de costo seleccionando la tabla deseada.

Ilustración 19: Captura cuadro de dialogo Información de la asignación.

Extraído de Ms Project 2019

Para introducir un coste fijo a una tarea

1. En la vista Diagrama de Gantt seleccione la pestaña Vistas grupo Datos.

2. Pulse la opción Tablas y luego seleccione la opción Costo.
3. Para la tarea deseada, hacer clic en el campo Costo Fijo.
3. Introducir el valor del costo y luego pulsar la tecla Enter.

Ilustración 20: Captura parcial vista Diagrama de Gantt mostrando tabla de costos.
Extraído de Ms Project 2019

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1.5. Costos de un proyecto
Ms Project cuenta con diversos tipos de costos:

 Costo fijo (CF): muestra los gastos de tareas no relacionados con recursos. Se asigna a
una tarea, sin depender de la duración de la misma ni de los recurspos asignados a
ella.

 Costo total (CT): es el costo programado o proyectado total de una tarea, un recursos
o una asignación, basado en los costos ya contraidos por el trabajo realizado por
recursos asignados a las tareas, ademas de los costos planeados para el trabajo
restante. Es igual a la sumatoria del costo real + costo restante.

 Previsto (CP): es el costo de línea base, es decir es el costo total planeado de una tarea,
un recurso para todas las tareas asignadas o para el trabajo qye debe realizar un
recursos en una determinada tarea. Contiene el mismo valor que el campo Costo
cuando se guarda la línea base.

Costo de línea base (tareas): El costo de línea base se calcula como la suma de los
costos planeados de todos los recursos asignados más cualquier costo fijo asociado
a la tarea. Es el mismo que el contenido del campo Costo cuando se guarda la línea
base.
Costo de línea base = (Trabajo * Tasa estándar) + (Trabajo de horas extra * Tasa de
horas extra) + Costo por uso del recurso + Costo fijo de la tarea

Costo de línea base (recursos): El costo de línea base se calcula como la suma de los
costos planeados del recurso, incluidos el trabajo programado, las horas extra
programadas y los costos por uso de todo el trabajo asignado al recurso. El valor de
este campo es igual al del campo Costo cuando se guarda la línea base.

Costo de línea base = (Trabajo * Tasa estándar) + (Trabajo de horas extra * Tasa de
horas extra) + Costo por uso.

 Variación (V): muestra la diferencia entre el costo de línea base y el costo total de una
tarea, un recurso o una asignación. Es igual a la resta del costo – costo de línea base.

 Real (CR): Son los costos contraídos por el trabajo ya realizado por los recursos en sus
tareas, junto con otros costos registrados asociados con la taera.

Costo real (tarea): Hasta que se informa trabajo real en una tarea, el campo Costo
real será 0,00. Puede elegir que calcule todos los costos reales cuando los recursos
asignados a la tarea notifiquen el trabajo real. Este es el costo del trabajo real más
cualquier costo fijo de la tarea hasta la fecha. ¿Cómo y cuándo se calculan los costos
reales dependerá de la tasa estándar, tasa de horas extra, costo por uso y
acumulación de costos en el cuadro de diálogo Información del recurso.

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 Costo real = (Trabajo real * Tasa estándar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa
horas extra) + Costos de recurso por uso + Costo fijo de tarea

Costo real (recurso): Si el recurso aún no ha notificado ningún trabajo en las tareas
asignadas, el campo Costo real será 0,00. Cuando el recurso notifica trabajo real,
Project calcula la coste real. Este es el costo del trabajo real más los costos por uso
para el recurso. ¿Cómo y cuándo se calculan los costos reales dependen de trabajo
real y el trabajo real horas extras realizado y tasa estándar, tasa de horas extra,
costo por uso y configuración de acumulación de costos en el cuadro de diálogo
Información del recurso.

Costo real = (Trabajo real * Tasa estándar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa
horas extra) + Costos por uso.

 Restante (R): El gasto programado restante en que se incurrirá para completar el

trabajo programado restante.

Para ver los costos del proyecto siga los siguientes pasos:

1. En la pestaña Proyecto pulse en la opción Información del Proyecto.

Ilustración 21: Captura parcial cinta de opciones. Extraído de Ms Project 2019

2. En el cuadro de dialogo Información del proyecto, haga clic en el botón Estadísticas.

Ilustración 22: Captura cuadro de dialogo Información del proyecto.

Extraído de Ms Project 2019

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 3. En el cuadro de dialogo Estadísticas del proyecto, revise los costos totales del proyecto
ubicados en la columna Costo.

Ilustración 23: Captura cuadro de dialogo Estadísticas del proyecto.

Extraído de Ms Project 2019

Para ver los costos de las tareas siga los siguientes pasos:

1. En la pestaña vista, elija la flecha del Diagrama de Gantt y, a continuación, elija más
vistas.

2. En la lista Más vistas, seleccione Hoja de tareas y, a continuación, pulse Aplicar.

Ilustración 24: Captura cuadro de dialogo Más vistas.

Extraído de Ms Project 2019

3. Inmediatamente después, en la pestaña Vista grupo Datos seleccione la opción de

Tabla Costo.

Ilustración 25: Captura parcial vista Diagrama de Gantt activada la Tabla Costos.
Extraído de Ms Project 2019

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2. REFERENCIAS
Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft Project
2013. Madrid: RA-MA Editorial.

Perez, J., & Merino, M. (2010). Definición.de. Recuperado el 20 de junio de 2019, de

https://definicion.de/administracion-de-recursos/

Proyecteus, G. (s.f.). Dependencias entre tareas en Microsoft Project. Recuperado el 21 de marzo

de 2019, de Proyecteus | Proyectos y tecnología:
http://www.proyecteus.com/dependencias-entre-tareas-en-microsoft-project/

Real Académica Española. (2019). Recuperado el 11 de junio de 2019, de

https://dle.rae.es/?w=RECURSO

Sites.google.com. (s.f.). Tic para el aprendizaje. Recuperado el 20 de junio de 2019, de

https://sites.google.com/site/ticdeapoyo/ms-project

www.blogger.com. (2013). Recuperado el 20 de junio de 2019, de

http://microsoftprojectinf.blogspot.com/2013/05/recursos-tipos-y-asignacion-de-
recursos_18.html

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