Módulo 6

Administrando los
recursos

os recursos dentro de un proyecto tienen un grado de importancia

L máxima, ya que ellos son los responsables de que las tareas sean
ejecutadas en el tiempo previsto y con la eficiencia necesaria.

En este módulo se configurará los diferentes recursos humanos, equipamientos,

materiales, entre otros.

También se expondrá la forma cómo se ingresan y se administran los diferentes

costos que generan los recursos para el proyecto.
2 Microsoft Project 2002

ESTABLECIENDO LA LISTA DE RECURSOS

Cuando se establece el plan de proyecto, es necesario crear no sólo la lista de

tareas, sino además, se debe establecer la lista de las diferentes recursos a ser
utilizados a los largo del proyecto.

Se debe establecer la lista de recursos cuando desee:

Realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por las
personas y el equipamiento, o la cantidad de material utilizado, en la
realización de las tareas.

Garantizar una gran responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando
las responsabilidades están claras, existe un menor riesgo de pasar por alto
alguna tarea.

Ser más precisos en la programación de la duración de las tareas y de su
fecha de finalización.

Controlar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.

Dar cuenta del tiempo y costos de los recursos.

TIPOS DE RECURSOS
Al momento de planificar se deben tomar en cuenta los recursos a los cuales
estarán destinados a cada tarea. Es necesario determinar los tipos de recursos
a utilizar en cada una de las tareas a ejecutar para completar el proyecto.
Entre los recursos tenemos: Recursos de trabajo (Humanos, equipamiento) y
Recursos materiales.

CONFIGURACION DE RECURSOS HUMANOS Y EQUIPAMIENTO

Este tipo pertenece al grupo de recursos de trabajo, ya que estos son los que
realizan las labores para completar las tareas.

Los recursos humanos pueden ser configurados de tres modos diferentes:

Como persona individual, se puede establecer o identificar los recursos por
su nombre: Haydee Acosta, Sumaira Urdaneta, entre otros.

Como persona por función, se puede establecer o identificar de acuerdo a
la función o trabajo a realizar dentro del proyecto: Gerente, administrador,
operador de grúa, entre otros.

Como grupo de personas, se pueden establecer o identificar agrupados de
acuerdo a la labor realizada (cuadrillas): electricista, obreros, transportistas,
entre otros.
A continuación configuramos una serie de recursos necesarios para llevar a
Módulo 6 – Administrando los recursos 3

cabo las tareas del proyecto.

Visualice el Panel de Recursos haciendo clic sobre el botón Recursos de la
Barra de herramientas Guía de proyectos. Este panel despliega las opciones
para realizar diferentes operaciones con los recursos del proyecto.

Seleccione el vínculo Especificar personas y equipamiento para el
proyecto; se despliega el panel para configurar los recursos de acuerdo a
las siguientes alternativas: Agregar recursos desde la Libreta de direcciones
de la organización, esta opción permite importar recursos directamente
desde Outlook; Agregar recursos desde el directorio de la organización,
esta opción permite especificar recursos directamente desde el servidor
como Active Directory; Agregar recursos desde Microsoft Project Server;
Especificar recursos de forma manual.

Escoja la opción Especificar recursos en forma manual y comience a
escribir los siguientes recursos en la columna Nombre del recurso:
• José Bastidas (Dirección)
• Moraima González (Ingeniero de Obra)
• Sumaira Urdaneta (Compra de materiales)
• Haydee Acosta (Planificador)
• Raúl Díaz (Contabilidad)
• Superintendente
• Equipo de carpintería
• Equipo de obreros
• Equipo de hormigón
• Empresa de nivelación
• Empresa de fontanería
• Electricistas
• Empresa de calefacción y aire acondicionado
• Empresa de colocación de vigas
• Pintores
• Pala mecánica
• Mezcladora

Cuando se ingresan los recursos, debe especificarse la restante información
para configurar los recursos.

Seleccione la vista Hoja de recursos en el menú Ver.

En esta vista debe colocar a cada recurso la configuración correspondiente
a Tipo, en esta columna seleccione si el recurso es de trabajo o material (los

Centro de Educación
4 Microsoft Project 2002

recursos humanos y equipamiento son de trabajo).

La columna Etiqueta de material, no debe ser llenada para los recursos de
trabajo.

En la columna Iniciales, este campo toma la primera letra del recurso como
inicial de campo.

La columna Grupo, se utiliza para escribir el nombre del grupo o
departamento al cual pertenece el recurso.

El campo Capacidad máxima, contiene el porcentaje máximo o el número
de unidades que representan cantidad de recursos disponibles para
realizar cualquier tarea durante el período de tiempo actual. El valor
predeterminado para este campo es 100%. Por ejemplo, si el grupo Obreros
esta representado por 5 personas, la capacidad máxima para este recurso
será de 500%
Coloque los siguientes valores de capacidad máxima a cada recurso:
Recurso Cap. Máx.
José Bastidas (Dirección) 100%
Moraima González (Ingeniero de Obra) 100%
Sumaira Urdaneta (Compra de materiales) 100%
Haydee Acosta (Planificador) 100%
Raúl Díaz (Contabilidad) 100%
Superintendente 100%
Electricistas 300%
Empresa de colocación de vigas 100%

El campo Tasa estándar, permite colocar el valor o tasa de pago por
trabajo normal (no extra) realizado por el recurso.
Recurso Tasa estándar
José Bastidas (Dirección) Bs. 1.000.000,00/MS
Moraima González (Ingeniero de Obra) Bs. 6.000,00/hora
Sumaira Urdaneta (Compra de materiales) Bs. 550.000,00/MS
Haydee Acosta (Planificador) Bs. 2.500,00/hora
Raúl Díaz (Contabilidad) Bs. 450.000,00/MS
Superintendente Bs. 750.000,00/MS
Electricistas Bs. 10.000,00/día
Empresa de colocación de vigas Bs. 0,00/hora

Escriba en el campo Tasa horas extras, el valor o tasa de pago por trabajo
realizado por el recurso en jornadas extraordinarias, es decir, en horas fuera
del horario normal. Los recursos que generan valor por horas extras son
Equipo Obreros Bs. 3.000/hora, Electricistas Bs. 2.500/hora.
Módulo 6 – Administrando los recursos 5

El campo Costo por uso, muestra el costo que se genera cada vez que se
utiliza el recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna
a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso.
Por ejemplo, la Pala mecánica necesita ser lavada una vez culminada la
tarea para la cual fue alquilada y su valor es de Bs. 10.000.

El campo Acumular, indica cómo se genera el costo del recurso asignado a

una determinada tarea. Las opciones para este campo son: Comienzo,
Prorrateo (predeterminada) y Fin. Si selecciona la opción Comienzo, los
costos se acumulan tan pronto como comienza la tarea. Si selecciona la
opción Fin, los costos no se acumularán hasta que el trabajo sea finalizado.
Si selecciona la opción Prorrateo, los costos se acumulan según esté
programada la realización del trabajo y vaya informándose de ésta, y se
calculan mediante la multiplicación de los costos de unidad por el trabajo.
Seleccione Fin para el recurso 4 – Haydee Acosta y Comienzo para el
recurso 16 – Pala mecánica.

El campo Calendario base, seleccione el tipo de calendario por medio del

cual se regirá el recurso para los cálculos de asignaciones. Hay tres
calendarios incorporados en Project, así como cualquier otro calendario
creado en el cuadro Cambiar calendario laboral; el calendario Estándar, el
de 24 horas y el de Turno de noche.

Todos datos descritos anteriormente, pueden ser configurados de igual manera

a través del cuadro de diálogo Información del recurso, el cual se activa por
medio del botón de la barra de herramientas Estándar. También puede
hacer doble clic sobre la celda del recurso para visualizar dicho cuadro de
diálogo.

CONFIGURACION DE RECURSOS MATERIALES

Estos recursos representan los materiales que se consumen durante el desarrollo
del proyecto, como arena, cemento, cabillas, entre otros.

Ingresaremos los recursos materiales utilizados en el ejercicio:

Seleccione la vista Hoja de recursos del menú Ver.

Haga clic sobre la última celda en blanco de los recursos y escriba a
continuación Arena blanca en el campo Nombre del recurso.

En el campo Tipo, seleccione Material.

Escriba en el campo Etiqueta de material Metros cúbicos.

Desplace el cursor hasta la columna Tasa estándar y escriba 40.000 como
valor del material.

A continuación escriba los siguientes recursos materiales para completar el
ejercicio:

Centro de Educación
6 Microsoft Project 2002

Recurso Tipo Etiqueta Tasa Estándar

Bloques de 20” Material Unidad Bs. 220,00
Cemento gris Material Saco Bs. 11.000,00
Cabillas Material Unidad Bs. 4.500,00

AJUSTANDO EL CALENDARIO A LOS RECURSOS

En algunos casos es necesario ajustar el horario laborable a uno a más
recursos, estableciendo calendarios individuales.

Seleccione la opción Cambiar calendario laboral en el menú Herramientas.

Se visualiza el cuadro para modificar el calendario base del proyecto.

Cuadro para modificar Calendario base

La señora Haydee Acosta, ha notificado que no podrá asistir a sus labores

los días 16 y 17 de octubre de 2003, debido a que irá a una convención de
planificadores.

Seleccione Haydee Acosta (Planificador) en la lista Para: para modificar su
calendario laboral.

Escoja los días 16 y 17 del calendario del mes de octubre de 2003 y cuando
estén sombreados haga clic sobre la opción Periodo no laborable; de esta
manera este recurso no estará disponible para esas fechas. Haga clic sobre
el botón Aceptar para finalizar la configuración de dicho calendario.
Módulo 6 – Administrando los recursos 7

RESUMEN

La administración de recursos significa crear, administrar y asignar los diferentes

recursos humanos, de equipamientos y materiales al proyecto.

Estos recursos reflejan las personas encargadas de ejecutar las distintas tareas,
los equipos y maquinarias utilizados, así como los materiales.

PREGUNTAS

1. ¿Tienen los recursos humanos capacidad máxima de trabajo?

2. ¿Los recursos de equipamiento, son considerados recursos de trabajo?

3. ¿Los recursos materiales se van consumiendo con el tiempo?

EJERCICIO

Ingrese los recursos descritos a continuación:

Recurso Cap. Máx. Tasa estándar

Equipo de carpintería 300% Bs. 8.500,00/día
Equipo de obreros 600% Bs. 11.000,00/día
Equipo de hormigón 300% Bs. 15.000,00/día
Empresa de nivelación 300% Bs. 0,00/hora
Empresa de fontanería 300% Bs. 0,00/hora
Pintores 200% Bs. 8.500,00/día
Pala mecánica 100% Bs. 25.000,00/sem
Mezcladora 200% Bs. 15.000,00/día

Centro de Educación