República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Universitaria
Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora
Extensión – Píritu

Software Administrativo Contables.

Integrantes:
María Vargas
Luisana Sieiro
Contaduría Pública
VII Semestre
 Píritu, Noviembre, 2023.

Software administrativo contables.

La contabilidad es una de las áreas más importantes

en un negocio, ya que permite conocer el estado de
la empresa en cada momento y tomar decisiones
estratégicas sobre el futuro. Por ese motivo, el uso de
un programa de contabilidad para pymes, autónomos
y grandes empresas es fundamental. Por otra parte, el
software administrativo es un programa digital
especializado para gestionar, sistematizar y
optimizar la operación fiscal de pequeñas y medianas
empresas. Además, tiene la capacidad de manejar
información en un disco duro o en la nube.

Funciones.

En consecuencia, tiene como principal función

registrar y procesar todas las transacciones que se
generan en una empresa o en una actividad
productiva como lo son las funciones de compra,
venta, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control
de inventarios de producción de artículos, nóminas,
entre otros.

Cómo resultado, la mayoría de los softwares

administrativos dedicados a la gestión administrativa
de las empresas suelen realizar una serie de acciones,
siendo las más habituales:

•Registro de ingresos y débitos.

•Gestión de gastos y créditos
•Elaboración y envío de facturas
•Control de caja (cobros y pagos)
•Conciliación bancaria
•Manejo de documentos de contabilidad
•Elaboración de modelos de impuestos como el IVA
o el IRPF
•Realización del balance
•Gestión de la cuenta de resultados

Tipos de software contable

1. Software contable local

Al hablar de software locales hacemos referencia a
todas aquellas herramientas digitales utilizadas por
las empresas o por el personal contable para
gestionar sus finanzas y mantener en orden sus
números.

Los software contables locales pueden diseñarse a la

medida de las necesidades de la organización o bien
pueden ser programas prediseñados, como las hojas
de cálculo. Estas herramientas incluyen muchas
funcionalidades para el área contable, pero muchas
veces requieren un amplio conocimiento técnico.

Excel es una de las plataformas más populares entre

los software de contabilidad local. Esto se debe a que
es simple, económico y realmente potente.

2. Software contable especializado

Por su parte, los software contables especializados
son herramientas que han sido diseñadas para el
manejo contable de un negocio, tanto en sus
operaciones comerciales como en su gestión de
recursos. Esto significa que tienen algunas ventajas
que las hojas de cálculo y los sistemas locales no
poseen.

Centralizan procesos cada vez que se envía un

archivo de contabilidad hecho por Excel, ya que se
está comprometiendo la información, y puede hacer
que otras personas añadan cambios luego de haberlas
recibido. Si los cambios de terceros no se envían a la
base de datos principal, se corre el riesgo de perder
información valiosa.

Por su parte, al utilizar un programa de contabilidad

no habrá necesidad de hacerse cargo de comparar la
información de múltiples versiones, porque la base
de datos central estará disponible para todos y será el
único lugar en el que se vacíe la información.

No solo es complicado cotejar la información de

todos los cambios que se realizan en los documentos
que registran los movimientos contables: también
existe la posibilidad de que haya personas que
cometan modificaciones para realizar fraudes.

Por ello, será más difícil rastrear los cambios y

movimientos realizados. Esto probablemente no
ocurrirá cuando se utilice un software contable,
porque la información estará en un solo lugar, y
desde allí también se podrá monitorear de manera
detallada todas las modificaciones. Una ventaja que
tienen algunos de estos sistemas es que también
operan en la nube, por lo que la información estará
segura y disponible.
3. Sistemas de planificación de recursos
empresariales. Si se tiene una microempresa,
probablemente no puedan enfrentarse a cálculos
complicados ni a cantidades de ventas y compras de
insumos exageradas. Pero si se dispone de una
empresa mediana, que va en camino a consolidarse y
crecer, tal vez comiencen a hacer frente a un volumen
de información que puede llegar a ser insostenible,
incluso para un equipo especializado en contabilidad.

Ventajas y desventajas del software administrativo

contables.

Ventajas:

1. Automatización de tareas. Se realiza

informes, gráficos, datos y resúmenes de
forma totalmente automática a partir de los
datos generados en el sistema.
2. Gestión de datos. Permite la rapidez a la hora
de trabajar con los datos de la empresa, así
 como también una gestión sencilla del
mismo.
3. Mayor velocidad de gestión. Su velocidad
permite la rapidez de los procesos que
involucren facturación, cálculos y reportes.
4. Facilidad de procesos y cálculos. Procesos
como el control de inventarios, cálculos de
nómina, impuestos, entre otros, se vuelven
más sencillo y rápido.
5. Minimización de errores. Como seres
humanos, es normal cometer errores a la hora
de gestionar o calcular. Por lo tanto, se puede
minimizar esos errores con un buen programa
contable.
6. Facilidad de integración. Un software
contable permite la integración de los
sistemas de cobro con facilidad.
7. Reducción de gastos operativos. Gracias al
software administrativo contable se puede
reducir los costos de mantenimiento del
trabajo manual.
 8. Disponibilidad. Se puede acceder al sistema
contable y disponer de la información
centralizada desde cualquier momento.

Desventajas:

1. Capacitación necesaria. Es posible que la

persona que se encargará de controlar el
sistema contable, debe ser primero
capacitado para su uso.
2. Costos. Muchos programas contables tienen
un costo de mantenimiento e implementaron.
Existen programas gratuitos, pero estos
poseen limitaciones y no brindan las
funciones necesarias.
3. Limitaciones y tiempo de elección. Algunos
programas contables pueden adaptarse
fácilmente a todo tipo de negocios, sin
embargo; hay muchos otros que no poseen
esa capacidad y suelen volverse difíciles de
adaptarlos.