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F-SE-022 1
GUÍA DE APRENDIZAJE
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Elemento de la Norma:
Unidad de Aprendizaje:
DESARROLLAR PROGRAMAS DE LA UNIDAD
DESARROLLAR PROGRAMAS DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA SIGUIENDO LOS
ADMINISTRATIVA SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS
LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA
ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACION
ORGANIZACION
Aplica los principios básicos de la planeación de actividades utilizando herramientas como las gráficas de
Gantt, los flujos de procesos y el CPM.
Caracteriza los individuos de la organización teniendo en cuenta los perfiles de cada uno requeridos por
la misma.
Elabora propuestas para el mejoramiento del clima organizacional.
Ejecuta y controla las propuestas, considerando las características de los individuos y de la organización.
Implementa en la organización los manuales de funciones.
3. INTRODUCCIÓN
El mejoramiento, en la mayoría de los casos, depende de la adquisición de nuevas tecnologías, pero por
falta de una adecuada capacitación y entrenamiento del personal con el correr del tiempo pierde su
eficiencia y muchas veces se vuelve a los niveles de Productividades anteriores. Cuando el mejoramiento
se logra por la creatividad y empeño de las personas, éste no se mantiene por la carencia de mecanismos
de estandarización y seguimiento adecuados debido a que el concepto de mejoramiento continúo tampoco
está en la agenda del administrador.
Los programas de Calidad Total suministran metodologías y herramientas que al usarlas Permanentemente
y en toda la empresa generan la cultura de la prevención y del mejoramiento continuo con la utilización
permanente del ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). Cuando se inician estos programas en las
empresas, se centra la atención en el mejoramiento de los aspectos que redundan directamente en la
satisfacción del cliente, de sus colaboradores y de los accionistas, tales como calidad de productos y
servicios, las habilidades del personal para trabajar en equipo y resolver problemas, elevar la Productividad
y disminuir los desperdicios, entre otros. Sin embargo, generalmente se descuida el aspecto más
importante de su desempeño: los procesos administrativos. Estos constituyen la columna vertebral de la
empresa ya que regulan las actividades que en ella se realizan y de ellos depende su eficacia y eficiencia.
Las estrategias pueden estar muy bien definidas, las personas muy bien capacitadas y comprometidas para
hacer su trabajo bien, pero en el momento de ejecutar sus tareas se estrellan con los sistemas o con la
"manera de hacer las cosas" que tiene la empresa y las intenciones de mejoramiento se ven frustradas. Con
el tiempo ese compromiso va desapareciendo y la desmotivación comienza a rondar por todas partes. En
muchas ocasiones los Programas de Calidad fracasan por esta situación. Por esto, es necesario poner un
especial énfasis, desde el inicio de dichos programas, en el mejoramiento de los Procesos administrativos;
En el desarrollo de programas para las unidades administrativas, en su ejecución de a cuerdo a
procedimientos establecidos por la organización.
4.2. En grupos de 3 estudiantes realizarán una investigación sobre las herramientas de planeación
(gráficas de Gantt, flujo de procesos y CPM), la cual deberán sustentar a sus compañeros, utilizando el
método expositivo.(3 horas)
4.5. Los alumnos deben participar en todos los momentos de la dinámica: sumisión, agresión, asertividad.
Con esta actividad se trabajará sobre la importancia de una comunicación efectiva a nivel
organizacional. La actividad se describe a continuación:( 2 horas)
SUMISIÓN/AGRESIÓN/ASERTIVIDAD
OBJETIVO
Ilimitado
LUGAR:
Aula Especial
DESARROLLO
I. El tutor pide a los participantes que hagan una lista de lo que asocian con la palabra "Asertivo" y registren sus
respuestas en las hojas de papel periódico.
II. Se les pide piensen en el individuo "más sumiso" que conozcan, (es decir; no asertivo). Individualmente
imaginen las características de conducta que asocian con ésas personas. Posteriormente, se les indica que
vayan de un lado para otro tomando actitudes sumisas, sin utilizar palabras.
III. Después de cinco minutos, se les pide a los participantes "se queden como estatuas" en una posición que
demuestre comportamiento sumiso y miren a la gente de su alrededor e identifiquen similitudes en sus
comportamientos.
IV. El tutor solicita comentarios acerca de las manifestaciones no-verbales de sumisión (o no asertivos). Hace
una lista de ellas. (Usualmente los comentarios incluirán componentes tales como contacto visual, posturas,
expresiones faciales y interacción distante)
V. Después de que todas las respuestas son registradas por el tutor, los participantes cambian de su
comportamiento de sumisión a uno de agresividad. Nuevamente, se les dice que piensen en el comportamiento
de la persona más "agresiva" que hayan visto utilizando el salón en la forma que lo desee para desempeñar su
papel agresivo con actitudes no-verbales. La única restricción que existe es que no haya abusos físicos o
destrucción de propiedad.
VI. Al final de los cinco minutos, el tutor ordena permanecer en una "posición de estatuas" mostrando un
comportamiento agresivo y mirando a su alrededor para observar similitudes en el comportamiento de otros
miembros.
VII. Posteriormente se solicitan comentarios acerca de las similitudes de los comportamientos no verbales que
se observaron y que estén relacionados con la agresividad, anotando los comentarios en su material de trabajo.
VIII. El tutor describe las características del comportamiento de una persona "asertiva", enfocándose en los
componentes no verbales. ("La persona asertiva establece buen contacto visual, se para confortable pero
firmemente en sus dos pies con sus brazos colgando a los costados. La persona asertiva defiende sus derechos
al mismo tiempo que respeta los de los demás, está consciente de sus sentimientos y los maneja tan pronto se
le presenten, trata sus tensiones y las dirige en forma constructiva". Se puede añadir: "La persona asertiva hace
frases con "YO", usa palabras cooperativas, construye oraciones que enfatizan su interés y busca equilibrio en
el poder")
IX. El tutor dirige a los participantes para que piensen en una persona que hayan observado y que se adapte lo
mejor posible a la descripción de una persona asertiva y representen el comportamiento de esa persona en
forma no verbal.
X. Después de cinco minutos, se da la orden de "quédense como estatuas" como se hizo con anterioridad y que
observen y comparen la conducta de los demás.
XI. Se lleva a cabo una discusión conducida por el tutor sobre las diferencias entre los comportamientos,
sumisas, agresivas y asertivas haciendo una lista en el tablero. Se puede hacer una comparación de esta lista
con las respuestas originales que se anotaron en el paso I.
XII. El tutor dirige una discusión sobre la aplicación del comportamiento asertivo en las situaciones cotidianas.
Se alienta a los participantes a discutir situaciones en las que ellos son generalmente asertivos y otras en las
que les gustaría ser más asertivos.
XIII. El tutor guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida personal
y profesional.
4.6. Basados en la actividad anteriormente descrita, cada estudiante deberá preparar una propuesta que
mejore el clima organizacional de su empresa, o grupo de estudio (en caso de que el estudiante no
tenga experiencia laboral). Para el despliegue de esta propuesta deberá utilizar la herramienta de
planeación Gráfica de Gantt. De manera aleatoria se seleccionaran algunas propuestas para ser
debatidas por el grupo.(4 horas)
4.7. En grupos de 4 estudiantes se dará lectura, análisis y solución al caso “TOMAS Y SUSANA”. El tutor
Seleccionará a un representante de cada grupo para que sustente la decisiones tomadas por el equipo
de trabajo.(3 horas)
Tú eres Enrique Gómez, gerente de la división de presupuesto de una planta perteneciente a una gran
empresa. El trabajo de tu departamento, consiste en realizar todos los aspectos del proceso de presupuestar
para la planta, incluyendo la preparación del presupuesto, su comunicación, el desarrollo de los procedimientos
de control, la supervisión del funcionamiento del presupuesto y la recomendación para cambios en el proceso
del presupuesto.
Aunque tu primera reacción fue de gozo (ya que el hecho de que escojas a una persona reflejaba un
reconocimiento a tu organización) estas teniendo una segunda reacción, pensando en la responsabilidad que esto
significa. No sólo debes pensar en la persona a promover sino el efecto que tendrá en tu departamento, cuando
esta persona se vaya. Al considerar a tu gente en el departamento, rápidamente llegaste a dos candidatos -Susana
y Tomás- cada uno es jefe de las dos secciones principales de tu departamento.
Susana tiene 29 años, graduada con título de maestría en contabilidad. Ha estado 4 años en la organización.
Aunque es joven para la responsabilidad requerida en su trabajo actual, ha hecho un trabajo sobresaliente. Una de
sus características es su habilidad para lograr que la gente trabaje con ella y para ella. Hace un excelente trabajo
en la planeación del trabajo y en su delegación. También ha sido clave en lograr que los jefes de los otros
departamentos aceptaran los cambios en las formas de presupuestar. El hecho de que es atractiva, le ha abierto
muchas puertas y su habilidad para trabajar con otras gentes ha hecho que el número normal de enemigos que
tienen un departamento de presupuesto se haya reducido. Aunque Susana es soltera, ha mencionado en diversas
ocasiones que ella planea seguir trabajando, se case o no.
Al estar meditando, también te acordaste de la junta anterior, en la que se corrió la voz a todos los ejecutivos en la
organización para que pusieran más atención, a fin de que las mujeres tengan igualdad de oportunidades en cuanto
a las promociones.
Por otro lado, Tomás ha hecho un gran trabajo, lleva 15 años trabajando en el departamento y tiene ahora 45 años.
Tiene una licenciatura en matemáticas. Su progreso en la organización ha sido lento pero seguro. en los últimos 6
años ha sido un gran jefe para la otra sección del departamento. Cuando analizas el trabajo que ha hecho, te das
cuenta que si todas las innovaciones creativas en el proceso del presupuesto en tu planta, han sido sus
sugerencias. No sólo es creativo, sino también técnicamente es muy capaz.
Sientes que probablemente nadie trabaja tan duro en la organización como la hace Tomás. Generalmente llega a
trabajar una hora antes que todos y se va una hora después que todos, y no es sorprendente enterarse un lunes en
Cuando él esta en la oficina, es una persona muy orientada hacia los negocios, así que espera que todos los que
trabajan para él sean iguales. Como resultado, parece ser más tosco en su contacto con sus empleados u con otras
personas en la empresa. Es casado, tiene 2 hijos y ya ha platicado contigo que si existe alguna oportunidad de
promoción le gustaría tener chance para obtenerla. Los empleados en su sección responden a su estilo de "caballo
guía" trabajando muy duro también.
Algunas veces han existido conflictos debidos a comunicaciones mal recibidas, pero por lo general el resultado de
su grupo ha sido de gran calidad.
II. Los participantes deberán analizar la información que tienen, la decisión parece no ser muy sencilla. Algunos de
los criterios organizacionales importantes para considerar son:
d) ¿Cuáles serían los efectos en ti como ejecutivo, si pierdes los servicios de cualquiera de estas personas?
¿Deberías recomendar mejor a alguien menos calificado, a fin de conservar a estas personas para tu propia
operación?.
e) El nuevo trabajo requerirá tanto capacidades técnicas como personales. ¿Cuáles serían las más importantes?
Mientras consideras a Susana y a Tomás. ¿Cuál de los dos encajaría mejor ese criterio? ¿Cuáles fueron las
razones por las que se escogió a tu organización para recomendar a alguien para esta promoción? Mientras ves
hacia el pasado te acuerdas que Tomás se relacionaba con la creación de ideas y Susana con su implementación.
información sobre la planta chica donde irá a trabajar la persona que seleccione:
Está a 100 Km de aquí. Tiene 40 personas en el departamento (la mitad del tuyo). El departamento ha tenido
problemas en el pasado para tener ideas nuevas para presupuestar y su implementación, así que, en esa planta
maneja todavía sistemas de presupuestos obsoletos. El gerente de la planta tenia asegurado que está muy
interesado en alguien que modernice el sistema y que él daría su total apoyo. Pero has platicado con otras
personas y te han comentado que hay varias personas en el departamento que no ven ninguna razón para cambiar
su sistema actual de presupuestos.
Estás en el proceso de ver las fuerzas relacionadas con el criterio que usarás para tomar la decisión.
Al pensar en esto, te surgen preguntas como: ¿Cómo me afectará personalmente si la persona que escojo tiene
éxito? ¿Qué pasará con mi reputación si la persona que escojo fracasa? ?Cómo afectará mi desempeño si pierdo
una de mis dos cabezas principales? ¿Cuál me puedo dar el lujo más fácilmente de perder? En el momento actual
no ves a nadie en el departamento que puede substituir fácilmente ninguno de los dos, pero recuerdas que Susana
te comentó de una o dos personas que parecen van por muy buen camino.
En los grupos, discutir el criterio que cada miembro desarrolló y elaboren un conjunto de criterios por el grupo.
Posteriormente tomen la decisión sobre quien debe ser promovido al nuevo cargo y porqué.
4.9. De manera individual, los alumnos investigaran sobre el tema “MANUALES DE FUNCIONES,
ESTRUCTURACION Y DESPLIEGUE”. Deberán Entregar un informe escrito de la investigación. Este no
debe ser mayor de 3 páginas, incluyendo: objetivos y conclusiones.(5 horas)
4.10. En grupos máximo de 4 estudiantes, organizados por el tutor, y tomando como base la investigación
sobre manuales de funciones, realizarán un MAPA CONCEPTUAL Para ello, deben proveerse de los
siguientes materiales: papel periódico, revistas, imágenes varias, colores o marcadores. Cada grupo
socializará y explicará el contenido de su mapa mental. (5 horas)
5. EVIDENCIAS
AMBIENTES DE APRENDIZAJE
Aula tradicional con puestos de trabajo para estudiantes y tutor.
Empresas donde laboran los estudiantes
Dinámicas de grupo.
Elementos de papelería, tijeras, cinta y pegante
7. GLOSARIO
8. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA
Joselyn Arancibia M., Clima organizacional como herramienta de Gestión
Edit. Adams, Gestión y desarrollo de los recursos Humanos
Dolan, Simon, Valle,Ramon, Gestion de los recursos Humanos
Fernández Acebo, jerónimo, Casos de Recursos Humanos Relaciones Laborales
www.gestiopolis.com
www.monografías.com
www.gerencia.com
www.gerencie.com
www.gerza.com