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Administracin de Proyectos

Ingeniera Civil en Obras Civiles + Facultad de Ingeniera

Universidad del Desarrollo

CONTROL DE PROYECTOS
Carlos Edo. Fernndez
Constructor Civil, MSc PUC
cfernandez@udd.cl

Empresa - Proyecto
Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto
es el proceso de dar

seguimiento,
revisar e informar
el avance a fin de
cumplir con los
objetivos de
desempeo definidos
en el plan para la
direccin del
proyecto (la Obra).

EMPRESA /
ORGANIZACION

Validar el Alcance

Controlar el Alcance
Controlar las
Comunicaciones

Activos de los
procesos de la
organizacin

Plan para la
direccin del
proyecto

Controlar las
Adquisiciones

Controlar el
Cronograma
Controlar los Costos

Controlar la Calidad

Documentos del
Proyecto

Factores
ambientales de
la empresa
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Controlar los Riesgos

Controlar la
participacin de los
Interesados

Control - Proyecto

Informes de
desempeo del
trabajo

Actualizaciones al
plan para la direccin
del proyecto

Monitorear
y
Monitorear
Controlar
el
y Controlar
Trabajo
del
el Trabajo
proyecto
del
Proyecto

Dirigir el Equipo del


proyecto
Gestionar las
Comunicaciones

Actualizaciones a
los documentos
del proyecto

Informes de
desempeo del
trabajo
Solicitudes de
cambio

Controlar los Riesgos

Controlar las Adquisiciones

Informes de
desempeo del
trabajo

Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto

(Fundamentos para la direccin de Proyectos (Gua


de PMBOOK)

Realizar el Control
Integrado de Cambios

Control - Proyecto
La importancia de este proceso
es que permiteComprender:
el estado actual del proyecto
Las medidas adoptadas
Las proyecciones del presupuesto
El Programa
El alcance

Control - Proyecto
El monitoreo y
control permite al
equipo conocer la
salud del proyecto
e identificar las
reas que puedan
requerir una
atencin especial

Control - Proyecto
El monitorear y controlar el trabajo de
la obra o proyecto busca:
Comparar el desempeo real con respecto a lo planificado
Determinar la necesidad una accin preventiva o correctiva
Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los
riesgos existentes

Mantener informacin precisa y oportuna respecto de la obra

o el proyecto y su documentacin relacionada


Proporcionar Informacin de respaldo del estado actual,
medicin del avance y las proyecciones a termino del proyecto
Proyectar informacin referida al costo y al programa
Monitorear implementacin de cambios aprobados.
Informar sobre el avance y el estado del proyecto a la gerencia,
dado que forma parte de una carpeta de proyectos

Control - Proyecto
Las tareas o actividades involucran un proceso de
inventiva o creatividad, de tal modo que, si bien
es posible medir la eficiencia de ellas una vez
conocidos
los
resultados,
las
evaluaciones
intermedias
de avance resultan bastante
difciles y subjetivas. La apreciacin del avance
estar dada, en gran medida, por la opinin del
mismo ejecutante, que no querr confesarse
atrasado, de tal modo que se inclinar a creer que
puede dar trmino a su trabajo dentro del plazo
disponible. En estos casos, para ser eficaz, el

sistema
de
control
necesariamente complejo.

deber

Administracin de Proyectos Civiles, Luis Fernando Alarcn- Mario Campero

ser

Control - Proyecto
Los controles que deben
hacerse en la administracin
de obras o proyectos son:

Control de calidad
Control de avances
Control de Costos
Control de la gestin
interna

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control Costos del Proyecto


un sistema de control de costos puede generar
informaciones
tiles
para
otros
objetivos
importantes:

Anlisis para disminuir costos (Optimizacin


econmica)
Recopilar estadsticas (costos y unidades fsicas)
Prever recursos de caja (proyectar gastos para
conocer desembolsos)
Revisar presupuestos de inversin
Obtener informacin contable

Control Costos del Proyecto


Esquema
de
Control
de Costos

1. Registra las transacciones


financieras de un proyecto

2. Describe el estado de avance


del proyecto en relacin a lo
planificado originalmente
(desviaciones, varianzas)

Control Costos del Proyecto


Objetivos Estructura de Control de Costos
Control de recursos estimados originalmente
Identifica desviaciones del programa original
Compatibilizar informacin contable de la compaa
(conciliacin de informacin)
Estructura de Costos Contables versus Estructura de
Costos con fines de
Administracin
Ambos sistemas utilizan informacin de terreno para
confeccionar sus reportes
El sistema de costos con fines de administracin
requiere un nivel de detalle superior al sistema de
costos contables
Al final del proyecto ambos sistemas deben entregar la
misma informacin

Control Costos del Proyecto


Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos
con fines de Administracin

Costos Contables: Organizan


la informacin con el fin de
conocer estados generales de la
compaa: Estados Financieros,
Balances, etc.

Costos con fines de


Administracin: Organizan la
informacin con el fin de ayudar
peridicamente a la toma de
decisiones a travs de reportes de
control de costos

Control - Proyecto

Control - Proyecto
Ciclo de la Estructura de Control de Costos
1. Definir el Presupuesto del proyecto

Estimacin detallada de costos (cantidad y precio)


Prediccin del comportamiento de los costos a lo largo
del proyecto (tiempo)

2. Project Environment (distractores del entorno)

Analizar situaciones reales que afectan los resultados y


producen desviaciones (condiciones de mercado, clima,
productividad, etc.)

3. Reportes de Administracin

Generar canales de informacin eficientes que evalen el


desempeo actual versus presupuesto original

4. Toma de decisiones

Identificar desviaciones
Desarrollar polticas correctivas

Control Costos del Proyecto


Tarea:
Con los Antecedentes de un Proyecto
cualquiera se debe traer para prxima
clase del da Jueves 15 de Octubre el
PLAN DE CUENTAS CORRESPONDIENTE

Control - Costos
Que es el Plan de Cuentas?
Es el conjunto ordenado que incluye todas
las cuentas contables que se emplean en
una empresa. Son establecidas al comienzo
del ejercicio , sin embargo podr modificarse
o complementarse durante el desarrollo de
las operaciones. No existe ninguna limitante
en cuanto al nombre o denominacin que
debe llevar cada una de las cuentas que se
utilizan en la contabilidad para lo cual se
apela slo al sentido comn y al principio
contable de la exposicin.

Control - Costos
Plan de Cuentas?
El cuadro de Plan de Cuentas acta
como men, del cual los centros de
costos son escogidos dependiendo de
los requerimientos del proyecto.
Es un Instrumento que se utiliza para
llevar y estudiar la situacin financiera
del proyecto

Control - Costos
Plan de Cuentas:
Debe ser lo suficientemente sensible
para mostrar alarmas que permitan
efectuar acciones correctivas.
Generalmente el plan de cuentas se
basa en el itemizado de las
estimaciones de costos originales del
proyecto.

Control Costos del Proyecto

Definicin Centros de Costos


Son subelementos
generadores de
costos del proyecto

Elementos fsicos:
movimiento de
tierras, estructuras,
montajes
especficos

Elementos no
fijos: bonos,
seguros asociados
al proyecto, etc.

Control Costos del Proyecto

Control Costos del Proyecto


Secuencia necesaria para que el Plan de
Cuenta cumpla con sus funciones

Definir Presupuesto Base a partir de estimaciones


individuales de costos
Definir Plan de Cuentas que atomiza el presupuesto
y lo representa en mejor forma
Fijar lnea base - Presupuesto Original
Recoleccin de datos de terreno por parte de la
administracin con fines comparativos
Monitoreo de costos esperados y produccin de
terreno
Anlisis de varianzas y toma de decisiones correctiva
Registro de experiencia para futuras estimaciones

Control Costos del Proyecto

Control Costos del Proyecto


Diseo de la Estructura de control de costos
1. Estructura de plan de cuentas:

Costos estimados por presupuesto


Cuentas generales de la compaa y funciones
contables
Nivel de detalle a controlar
Interaccin con otras cuentas del libro mayor.

2. Plan de Costos del proyecto:

Compatibilizar la estructura de cuentas de costo


con los registros atualizados de terreno (permitir
comparaciones)
Relacionar el presupuesto estimado con el plan de
construccin y la programacin en la formacin de
una estructura de control de costos

Control Costos del Proyecto


3. Recoleccin de informacin de costo:
Obtener informacin e integrable al sistema
de informacin de costos

4. Reportes de la informacin de costos del


proyecto: Definir informacin de costos es
relevante e importante para la administracin
5. Ingeniera de costos: Procedimientos ha
implementar por la administracin para
minimizar los costos

Control Costos del Proyecto


Esquema de cuentas de costos
Dependiendo de la administracin, la
estructura de cuentas de costos puede ser
diseada siguiendo dos propsitos:
1. Que la estructura de costos vaya a la par
con los requerimientos del libro mayor,
manteniendo las cuentas de costos
balanceadas.

Registro
financiero
balanceado
en
concordancia con los requerimientos del SII y
las buenas practicas contables (GAAP)

Control Costos del Proyecto


2. Que la estructura de costos se disee
como una herramienta de informacin
para decisiones de la administracin,
independiente
de
la
informacin
contable.
No necesariamente debe estar balanceado
En ambos casos, la recoleccin de costos se refiere a
una cuenta de costos ( sub elemento del plan de
cuentas).

Control Costos del Proyecto


Codificacin de Cuentas

Identificacin de toda la informacin


requerida
Consolidar informacin (generalidades a
informacin detallada)
Permitir la identificacin de toda la
informacin que conforma el total
Diseada par ser utilizada por los sistemas
computacionales
Debe ser compatible con los datos
histricos y actuales

Control Costos del Proyecto

Control Costos del Proyecto


Integracin de Tiempo y Costos
1. Definir Presupuesto Base
2. Plan de Cuentas y Codificacin
3. Definir estructura de control de costos
utilizando como parmetro el
presupuesto base
4. Desarrollar Programa del Proyecto
5. Integracin

Control Costos del Proyecto


EJERCICIO

INTEGRACION DE
TIEMPO Y COSTOS

Control - Costos
Objetivos
Informes de Control
Mano de Obra
Materiales
Equipos
Subcontratos
Otros
Gastos Generales
Determinar Variaciones respecto del
Cierre de Propuesta o POM

Control - Costos
Toma de Decisiones y
coordinacin

Gerente General
Gerente Proyecto
Administrador
Jefe Oficina Tcnica
Jefe de Terreno
Jefe de Calidad

Planificacin de la
Obra

Control - Costos
Contrato Base:

Contrato Original equivalente a


la Oferta Econmica. Puede estar compuesto por
contrato tipo Suma Alzada o Precio Unitario.

COSTO

VENTA

Contrato Base

S.A.
P.U.
Util.

Control - Costos
POM
(Presupuesto
de
Obra
Modificado): Modificacin del Presupuesto
original debido variaciones en las partidas a Precio
Unitario, Obras Extraordinarias y/o Reclamos.

Control - Costos
Budget:

Costo real de precios y cantidades de


Mano de Obra, materiales, equipos, subcontratos y
otros, necesarios tanto para ejecutar el contrato
original, como las Obras Extraordinarias.

Control - Costos
Clave para el Control:

Asignar Cuentas
Contables a los distintos recursos para determinar
las variaciones del BUDGET al ser comparado con
el POM.
POM

MAT

5020XX

EQ
S/C
GG

5040XX
5050XX
5060XX

Utilidad

COSTO

5010XX
VENTA

COSTO

VENTA

M.O

BUDGET
M.O

5010XX

MAT

5020XX

EQ

5040XX

S/C

5050XX

GG

5060XX

Utilidad

Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
HH:
PF (Productivity Factor):
FF (Factor Final):
CF (Cost Factor):
H.H. REAL GANADAS OBRA:
MOD (Mano de Obra Directa):
MOI (Mano de Obra Indirecta):

Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
HH: Horas-Hombre.
PF (Productivity Factor): Factor

de rendimiento calculado a partir


de la divisin de Horas Gastadas por Horas Ganadas. Este factor debera
ser menor o igual a 1.

FF (Factor Final): Factor calculado a partir de la multiplicacin de PF


por CF.

CF (Cost Factor):

Factor de rendimiento calculado a partir de la


divisin de Costo Gastado (Real) por Costo Ganado (Presupuestado). Este
factor debiera ser menor o igual a 1.

H.H. REAL GANADAS OBRA:

Son las horas hombre ganadas por la

obra incluidos los subcontratos.

MOD (Mano de Obra Directa): Desde Capataz hacia abajo en


la organizacin jerrquica.

MOI (Mano de Obra Indirecta): Desde Supervisor hacia arriba en


la organizacin jerrquica. Slo residentes en el proyecto, no se incluye el
Gerente General, Gerente de Operaciones y Gerente de Proyecto.

Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
PRESTO:

PRESUP. REDIST.:
S. A. (Suma Alzada):
P. U. (Serie de Precios Unitarios):

Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
PRESTO: Software que permite el clculo de presupuestos mediante el
anlisis de los recursos y actividades a ejecutar en un proyecto.

PRESUP. REDIST.:

Presupuesto Original de Contrato Redistribuido.


Corresponde al valor neto de venta de cierre del contrato, considerando
el costo de las cuadrillas a valor de estudio, especificando los costos
asociados de alimentacin, traslado, elementos de proteccin personal,
artculos de oficina, materiales de consumo proporcional y herramienta
menor proporcional.

S. A.:

Suma Alzada. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual se


acuerda con el Cliente un monto fijo por la ejecucin de una obra o
parte de ella. Generalmente se aplica a casos cuando el producto est
bien definido.

P. U.:

Precio Unitario. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual


generalmente el producto no est bien definido. Se acuerda con el
Cliente un precio unitario por la ejecucin de una actividad, servicio o
recurso que en su conjunto, define la obra o parte de ella.

Indicadores

Control - Costos

PF (Productivity Factor): HH Gastadas sobre


HH Ganadas

Proy. 200.000 HH
Control Tiempo
Programacin

120.000 HH
100.000 HH

PF > 1

Proy. 200.000 HH
Control Tiempo
Programacin

110.000 HH
130.000 HH

PF < 1

Control - Costos

Indicadores
CF (Cost Factor): Costo Gastado sobre Costo
Ganado

Estado de
Pago

Venta
Costo

Util.

Proy. M$ 25.000
Control Obra
Estado de Pago

M$ 14.000
M$ 13.000

CF > 1

Proy. M$ 25.000
Control Obra
Estado de Pago

M$ 13.000

M$14.500

CF < 1

Control - Costos
Indicadores
FF (Final Factor): PF x CF
Factor utilizado para proyectar cantidad
(PF) y Costo (CF) de la Mano de Obra
Directa a utilizar durante el proyecto.

Indicadores

Control - Costos

Consideraciones:

Los factores son medidos


en un periodo determinado de la obra. Deben
analizarse bajo un contexto. Ejemplo:
E. P. 1

E.P. 3

Costo

Util

Costo

Util

Costo

E.P. 6
Util

Costo

Util

BUDGET
POM

CF > 1

Costo
CF >> 1

Util

Costo
CF < 1

Util

Control - Costos
Informes de Control
Resumen Estado de Contrato.
Presupuesto Ventas Contrato Original y
POM Actualizado.
Cuadro Resumen Obras Extraordinarias.
Cuadro Resumen Reclamos.
Cuadro Facturacin Obras Ordinarias y
Extraordinarias.
Cuadro Resumen Avance (Facturado ms
Desfasado).
Presupuesto Budget Actualizado.

Control - Costos

Informes de Control

Resumen Plan de Cuentas.


Detalle Gastado.
Detalle Plan de Cuentas.
Anlisis y Proyeccin de Mano de Obra
Directa.
Weekly.
Detalle de Cuentas de Beneficios e Insumos
de Mano de Obra Directa.
Anlisis de Incidencia de Materiales y
Control de Prdidas.

Control - Costos

Informes de Control

Programacin de Equipos (Carta Gantt).


Anlisis de Subcontratos.
Programacin de Mano de Obra Indirecta.
Control Avance de Obra.
Planning Obra.

Relaciones entre Informes


PRESTO BUDGET
OBRA, OOEE Y CLAIMS
PLANNING OBRA
(BUDGET)

PRESTO POM
OBRA, OOEE Y CLAIMS
CONTROL DEL ESTADO
DE CONTRATO

PRESUPUESTO
CIERRE PROP.

OBRA

E. DE PAGO
OBRA, OOEE Y CLAIMS

COMPRAS/SUMINISTROS

INFORME CONTABLE
DE COSTOS REALES

Relaciones entre Informes


ANEXO A
ESTADO DE CONTRATO
ANEXO C
OBRAS EXTRAORD.

ANEXO D
RECLAMOS

CONTROL PLANOS O
NUEVOS REQ. CLIENTE

CONTROL
BASES TCNICAS

ANEXO B-1.
VENTA INICIAL Y POM

PRESTO POM

ANEXO E-1
AVANCE FACTURADO

ANEXO F-2A
RESUMEN PLAN DE CUENTAS

ANEXO E-2
RESUMEN AVANCE

FACTURAS
ANEXO F-2B
DETALLE PLAN DE CUENTAS

Relaciones entre Informes


PLANNING OBRA
ANEXO F-6
CONTROL EQUIPOS

ANEXO F-8
CONTROL MOI

JEFE DE TERRENO

OFICINA TCNICA

ANEXO AUXILIAR
MOD

OTRAS PROYECCIONES

ANEXO F-2B-2C
CONSULTA CUENTA
CONTROL OBRA

JEFE TERRENO

VENTAS
MARGEN

COSTOS

EE.RR.
A LA FECHA

AVANCE

CTO. OFICIAL
(ESTUDIO)

CUBICACIONES
ACTUALIZADAS
MENSUALMENTE

POM

VENTAS

PROYECCIONES
APROBADAS

OO.EE.
EN REVISION

CLAIMS
REAJUSTE
(INDICE REAJUST.)

COSTOS
CTO. REDISTRIBUIDO
PRECIOS RECURSOS NUEVOS

PF

CF

FF

COSTOS

HHPROYECTADAS
BENEFICIOS
PROPORCIONALES HH

BUDGET ACTUALIZADO
% PERDIDA REAL MATERIALES

CARTA GANTT DE EQUIPOS

ANALISIS DE SUBCONTRATOS

PROGRAMA MANO OBRA INDIRECTOS

EP

CTO
ORIGINAL

OO.EE.

OO.EE.

CLAIMS

CLAIMS

FACTURACION

FACTURACION
DESFASADA

AVANCE

VARIACION
INDICE REAJUSTABILIDAD.

REAJUSTE

OO.EE.

CLAIMS

CUADRO FACTURACION

OO.EE.

CLAIMS

FACTURACION DESFASADA

AVANCE

REAJUSTE

EE.RR

CONSULTA CUENTA
CORRECCIONES
CONTABILIDAD OBRA

GASTO