 Metodología para el Desarrollo de Estudios

Organizacionales
 Toda organización es administrada de manera específica consiente del cambio
importante que se da en todos los aspectos del entorno.
 Debe buscar ser cada día más eficaz, eficiente y eso se logra conociéndose
objetivamente, aprovechando sus fortalezas, oportunidades para crecer, competir y
desarrollarse tratando de minimizar sus debilidades y encarando la incertidumbre de sus
amenazas.
 Al aplicar la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales se logra que la
institución a la que se le aplica tenga los resultados específicos con los objetivos del
estudio, adquiera herramientas para la toma de decisiones ya que recibe una o varias
recomendaciones, la manera metódica de implementarlas y la evaluación de los
resultados.
 Entonces podemos decir, que el método para el desarrollo de estudios organizacionales
tiene las siguientes etapas.
 Etapas de la Metodología

 Se considera importante tomar en cuenta que el ámbito de actuación en una organización

es amplio y variado.
 Que requiere esfuerzo inversión, apertura a nuevas ideas, espíritu de cambio,
pensamiento constructivo, preparación técnica y especialmente actitud positiva.
 A continuación desarrollaremos una definición y explicación de las etapas de la
metodología.
 1. Visión del Estudio.
 Es la etapa inicial de la metodología donde debe quedar claro lo que se quiere alcanzar al
final del estudio y que tipo de aplicaciones esenciales se buscan para que tenga razón de
ser el estudio y peso para alcanzar acciones.
 Tener una visión del estudio no es fácil, hay que percibir por qué y para que del estudio,
cual es la necesidad existente del cambio que al razonar se vuelva una decisión de
cambio.
 Para encontrar la visión del estudio se debe dar una evolución del pensamiento, donde
planteamos conceptos, precisamos ideas básicas, las analizamos, las transformamos de
ser necesario, clasificamos las ideas en primordiales y secundarias en efectos esperados
en la etapa de implantación.
 Esta evolución la podemos guiar por los siguientes pasos.

1. Percepción de la idea
 Concepción: Imagen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la
experiencia y conocimientos.
 A) Examen preliminar
 Revisión e identificación de los puntos clave que servirán como marco de referencia para
desagregar una idea en términos de factibilidad, orden y dirección.
 La ejecución adecuada de este examen facilita la localización y el reconocimiento de la
idea central, de la cual se derivará toda la estructura de pensamiento en función de un
propósito específico.
 Enfoque para analizar datos
– ¿Qué trabajo se hace? ¿Para que se hace?
– ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
– ¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?
 Técnicas e instrumentos de Análisis
 Formulación del Diagnóstico
 2. Depuración de la idea
 A) Organización:
  Reunión ordenada de todas las ideas y los conceptos que se integran en torno a un
pensamiento. Esta disposición de la información permite jerarquizar las ideas con una
composición definida.
 B) Extrapolación:
 Determinación de la viabilidad para aplicar en forma práctica las ideas en un contexto y
un propósito específicos.
 Este ejercicio representa un acercamiento del pensamiento a la realidad, en tanto que se
constituye en un puente entre lo abstracto y lo concreto.
 C) Retroalimentación:
 Intercambio de imágenes y conceptos con agentes del ambiente, proceso que enriquece,
fortalece y valida el contenido esencial de la idea original al considerar otros enfoques.
 3) Consolidación de la idea.
 A) Estructuración:
Proceso de selección de pensamientos, en el cual la mente se concentra en forma total con
el fin de lograr una síntesis de los hechos y las ideas para un estudio. Representa una
expresión dialéctica que permite generar ideas a partir de otras ideas, capaces de
relacionarse e interactuar en forma congruente.
 B) Registro:
Preparación lógica y clara de un borrador con las ideas centrales y complementarias. Este
primer documento puede manejarse en forma manual, a través de medios magnéticos para
facilitar el acceso y el enriquecimiento de su contenido, o de ambas maneras.

 C) Exposición:
Planteamiento del diseño conceptual estructurado en forma abierta y fluida, que precisa su
razón de ser, componentes y nivel de compromiso esperado. Constituye la “venta de la idea”
a las personas o niveles de decisión a quienes puede interesar su puesta en práctica.

2. Planeación del Estudio.

 Consiste en precisar su naturaleza alcance y requerimientos técnicos, es decir,
establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.
 Pasos de la Planeación
1. Determinación del factor del estudio
2. Fuentes de estudio
Internas
Externas.
1. Definición del objetivo de estudio
2. Investigación preliminar
3. Lineamientos para orientar la investigación
6. Contenido de la Investigación
7. Preparación del proyecto de estudio
1. Propuesta técnica
2. Programa de trabajo
8. Autorización para realizar el estudio
9. Integración del equipo de estudio
10. Capacitación del equipo
 - Determinación del factor de estudio
 Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda
cumplir con su cometido.
 Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a
cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información
fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.
 Fuentes de estudio
Fuentes internas
 Nivel directivo.
 Nivel medio
 Área afectada:
 Otras unidades administrativas:
 Unidades de mejoramiento administrativo:
 Comisiones, comités, equipos y grupos de trabajo
 Recursos de información:
 Son herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos
administrativos, como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y
sistemas de información que sirven como soporte al estudio.
 Fuentes externas.
 Normativas:
Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que la organización debe
cumplir de manera obligatoria.
 Competidores..
 Proveedores.
 Clientes o usuarios.
 Organizaciones líderes en el campo de trabajo:
Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia, por lo cual
tienen la imagen y el reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras
organizaciones.
 Organizaciones de otros campos de trabajo.
Instituciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad distinto, cuyas
prácticas administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor.
 Definición del objetivo del estudio
Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar
con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los
resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e
interacción con el medio.

 Investigación preliminar
Una vez definidos la orientación y los factores de calidad que se esperan del estudio, la
secuencia lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o
“reconocimiento” para determinar la situación administrativa de la organización.
 Lineamientos para orientar la investigación
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:
 • Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e
identificar los factores que requieren de atención.
 • Jerarquizar las prioridades en función del fin que se persigue.
 • Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.
 Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno.
 • Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para
aportar elementos de apoyo al estudio.
 • Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios
para cumplir el objetivo del estudio.
 Contenido de la investigación
La investigación preliminar exige que se examinen, por lo menos, los siguientes aspectos:
Información referente a tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, circulares y
otras disposiciones que regulan la creación y funcionamiento de la organización.
Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de
formas, estudios técnicos anteriores, estadísticas del desempeño, condiciones de trabajo que
incluyan espacio, mobiliario y equipo, recursos de todo tipo asignados a estructura, estudios
económicos y de mercado, inversiones destinadas a la investigación y desarrollo de estudios
organizacionales y, en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de
estudio.
 Preparación del proyecto de estudio
Luego de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar
el documento de partida a fin de ponerlo en práctica, que debe quedar integrado por los
elementos siguientes:
 Propuesta técnica que, a su vez debe incluir:
 Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar.
 Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la
estructura orgánica y territorial.
 Justificación: demostrar la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el
mismo reportará a la organización.
 Antecedentes: detallar todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con
anterioridad.
 Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
 Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.
 Acciones: iniciativas o actividades necesarias para implementarlo.
 Recursos: todos los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para
desarrollarlo.
 Costo: estimar global y específicamente los recursos financieros que demanda su
ejecución.
 Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la
organización, el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura
organizacional y las relaciones con el entorno.
 Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.
 Programa de trabajo, que debe considerar:
 Identificación: nombre del estudio.
 Responsable(s): unidad o equipo que se encargará de su implementación.
 Área(s): universo estudiado.
 Clave: número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.
 Actividades: pasos específicos que deben efectuarse para captar la información.
 Fases: definir el orden secuencial para realizar las actividades.
 Calendario: fechas para iniciar y terminar de cada fase.
 Representación gráfica: describir el programa mediante cuadros e imágenes.
 – Formato: presentar y resguardar el programa de trabajo.
 – Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
 – Periodicidad: fechas dispuestas para informar avances.
 Autorización para realizar el estudio
En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad
administrativa responsable de su ejecución para que éste lo evalúe y, en su caso, lo apruebe.
Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del
conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando
los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo, a fin de que todos brinden su apoyo. Sin
este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.
 Integración del equipo de estudio
Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las
acciones no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador
general, auxiliado por un equipo técnico conformado por el (los) líder(es) de proyecto y
asistentes o analistas, quienes deben encargarse de todas las fases de ejecución para
homogeneizar el contenido y presentación de la información.
 Coordinador general:
 Como responsable de conducir las acciones, es conveniente que conozca bien la
organización y tenga experiencia en la materia.
 Asumir la coordinación del equipo de trabajo requiere que su capacidad de respuesta se
traduzca en resultados y su liderazgo mantenga a su gente en un nivel de desempeño
acorde a las necesidades del estudio.
 Para este tipo de trabajo, la organización debe nombrar a una persona que tenga los
conocimientos y la experiencia necesarios. También, por la naturaleza de sus funciones,
puede designar al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar
con este mecanismo), o contratar los servicios de un consultor externo.

3. Recopilación de Datos
 Está dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede
en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad,
incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.
 Aspectos a considerar
 Requisitos básicos de los datos
 Actitud del equipo responsable de recopilar
 Técnicas de recopilación de datos
– Investigación documental
– Observación Directa
– Consulta a sistemas de información
– Entrevista
– Cuestionario
– Cédulas
 Integración de información
– Resguardo
– Clasificación
 Antecedentes
 Situación actual

4. Análisis de Datos
 Consiste en el sometimiento a un proceso de análisis o examen crítico que permita
precisar las causas del estudio ponderar las opciones de acción para su efectiva
atención.
 Componentes
 Naturaleza y propósito del análisis
 Procedimiento
– Conocer el hecho o situación que se analiza
– Describir el hecho o situación
– Descomponerlo
– Examinarlo críticamente
– Ordenar cada elemento
– Definir las relaciones que operan entre los elementos
– Identificar y explicar su comportamiento
 Enfoque para analizar datos
– ¿Qué trabajo se hace? ¿Para que se hace?
– ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
– ¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?
  Técnicas e instrumentos de Análisis
 Formulación del Diagnóstico
5. Formulación de Recomendaciones.
 Consiste en elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas,
y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.
 Pasos
 Consideraciones Previas
 Preparación de recomendaciones
 Tipos de Recomendaciones
 Elaboración del Informe
 Presentación de resultados del estudio
– Al titular de la organización.
– A los niveles directivos.
– A otros niveles jerárquicos.
– A grupos de filiación, corporativos y sectoriales.

6. Implantación
 Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el
momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento
administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio.
 Aspectos a considerar
Fases
 Preparación del programa
 Métodos
– Instantáneo
– Proyecto Piloto
– Implantación en paralelo
– Parcial o por Aproximaciones sucesivas
– Combinación de métodos
– Integración de recursos
– Ejecución del programa
 Acciones de apoyo a la implantación

7. Evaluación.
 Consiste en comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la
identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes
operativos que se desprendan de éstas.
 Aspectos a considerar
 Mecanismos de información
 Seguimiento de las acciones
– Se llevan a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones
esperadas, en cuanto a:
 Responsables
 Productos y/o servicios
 Período de realización
 Costo
 Eficiencia y eficacia
– Se realiza en forma desfasada
 Desviaciones
 Causas
 Consecuencias
 Acciones correctivas
 Medición de resultados