CAPÍTULO 3

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE SELECCIÓN Y EVALUACION

DE PROVEEDORES DE LA EMPRESA LABORATORIOS D.A. CARRION

3.1 Mecanismos para la búsqueda de proveedores en el extranjero

Existen diferentes herramientas para poder buscar nuevos proveedores; sin

embargo, sugiero que la búsqueda de proveedores alternativos se realice

mediante visitas a ferias internacionales, donde el gerente general y una

persona encargada del área de calidad, puedan visitar ferias internacionales

del rubro para poder buscar nuevas alternativas de proveedores nuevos,

garantizando su seriedad y cumplimiento con nuestras exigencias.

3.1.1 Ventajas de asistir a una feria internacional

Una de las ventajas de asistir a una feria internacional es que se constituye

una gran vitrina publicitaria donde se muestra la imagen de un país, sus

ventajas económico-comerciales y sus culturas dentro de un enlace de

comunicación importante entre compradores y vendedores. De esta manera,

puede el cliente conocer más sobre sus posibles proveedores y constatar su

formalidad y seriedad en sus actividades. Al tener un primer contacto con su

proveedor, se puede deducir si la empresa está capacitada, preparada para

iniciar una relación comercial internacional a largo plazo.

57
3.1.2 Feria CPHI

La empresa Laboratorios D.A. Carrion visitara la feria CPHI, feria mundial

más importante para los profesionales del sector farmacéutico. En CPHI se

encuentran  ingredientes y productos químicos, equipos y soluciones para la

manipulación de medicamentos.

CUADRO Nº 9

FERIA CPHI – SOUTH AMERICA

Fuente: CPHI 2012

“CPhI South America es la plataforma de negocios más importante

para acceder a este mercado en crecimiento en Brasil y en todo el
continente. Reúne a los profesionales farmacéuticos de todo el mundo
a CPhI South America a red cara a cara con las empresas nacionales,
construir alianzas, aprender sobre el crecimiento del mercado y
descubrir nuevas oportunidades de negocio”.
CPHI 2012

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Porque visitar esta feria CPHI?

 Establecer alianzas comerciales con empresas de Brasil y muchos

otros países.

 Encontrar principales proveedores de ingredientes farmacéuticos,

fabricación por contrato, externalización de servicios y la

biotecnología en un solo lugar.

 Ampliar la red y generar nuevos negocios en el auge del mercado

farmacéutico de América del Sur.

 Obtener información más reciente del sector durante las conferencias

co-localizados.

La empresa cuenta con diferentes tipos de proveedores, proveedores de

servicios, proveedores de materias primas, proveedores de instrumentos y

equipos, proveedores de materiales de empaque etc. Por ello, se

recomienda separar el término de proveedor, de un proveedor critico. Así

como, insumo, de un insumo crítico. Esta separación de términos, se realiza

con el fin de poder centrarnos en las materias primas que son de suma

urgencia y que poseen una prioridad critica porque afectaría nuestra cadena

de calidad y logística.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o

servicio

Proveedor crítico: Aquella organización o persona jurídica que proporciona

materiales, materias primas, productos o servicios que estén relacionados

directamente con la calidad de los productos.

Insumo: Materiales y/o materias primas

59
 Insumo crítico: Materiales y/o materias primas que estén relacionados

directamente con la calidad de los productos.

3.2 Criterios de selección de proveedores extranjeros

De acuerdo al análisis realizado en el capitulo anterior, se han seleccionado

una serie de criterios para la selección de un nuevo proveedor, con el fin de

frenar los retrasos en fechas de entrega que se suscitan con los proveedores

actualmente.

Esta serie de criterios claves, nos permitirán seleccionar adecuadamente

nuestros proveedores extranjeros y asegurar que sean empresas formales,

serias y con responsabilidad en sus actividades de abastecimiento.

Los criterios de selección de proveedores se basan en los siguientes:

CUADRO Nº 10

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES NUEVOS

Experiencia
Comunicación
Finanzas
Requisitos Legales
Sistemas de gestion de calidad y/o medio ambiental
Antigüedad

Fuente: Elaboración propia 2012

Experiencia; los proveedores deben tener experiencia, suministrando

productos o servicios similares a empresas afines, que estén trabajando

actualmente con otros laboratorios. Esto, nos permitirá saber que los

60
proveedores conocen el manejo de los productos farmacéuticos, abastecen

a empresas del rubro y no tienen problemas en su abastecimiento a otras

empresas.

Comunicación; La mayoría de nuestros proveedores, que actualmente nos

abastecen, provienen de Asia (China). La comunicación es muy importante,

debe hacer facilidades para comunicarse, ya sea a través de correos

electrónicos o vía teléfono, pero debemos tener una respuesta de ellos.

Debido a que si empezamos a trabajar con un proveedor y colocamos una

orden tenemos que hacerle el seguimiento correspondiente y obtener

información contaste de cómo va el proceso de producción.

Finanzas; Con relación a las finanzas, se busca obtener un crédito con

nuestros proveedores extranjeros con respecto a la fecha de pago, debido a

que nos pueden dar un plazo para poder pagar sus facturas.

Requisitos legales; Este requisito es obligatorio, de forma que no

procederá la selección de unos proveedores que incumpla con los requisitos

legales. La empresa debe estar formalmente constituida y tener un registro

en su país, mostrando la fecha de constitución y que es una empresa activa

y formal.

Sistemas de gestión de calidad y/o medio ambiental implementado y/o

certificado; debemos inclinarnos en obtener proveedores que tengan

sistemas de gestión de calidad y/o medio ambiente, debido a que nos

garantizan que están siendo supervisados y cumplen con los requisitos para

abastecer productos farmacéuticos de calidad.

Antigüedad; La antigüedad en una empresa es muy importante, requerimos

que la empresa tenga una antigüedad como mínimo tres años en el

61
 mercado. Se recomienda no trabajar con empresa recientes, ya que están

más propensos a desaparecer.

Solo serán seleccionados como proveedores de insumos críticos aquellos

que cumplan con mínimo tres de los criterios indicados; teniendo prioridad el

proveedor que evidencie tener implementado y/o certificado un sistema de

gestión de calidad y/o ambiental.

3.3 Plan de selección y evaluación de los proveedores extranjeros de la

empresa Laboratorios D.A. Carrión

El plan de selección y evaluación de proveedores muestra el procedimiento

a seguir para una buena selección y evaluación de los proveedores,

basándose en una evaluación constante de los proveedores y la

retroalimentación correspondiente.

3.3.1 Objetivo

El Objetivo de este plan es establecer la metodología a seguir para la

selección y evaluación de proveedores de insumos y servicios críticos con el

fin de asegurar la calidad, oportunidad y continuidad del abastecimiento.

3.3.2 Responsabilidad

La responsabilidad por la ejecución es del área de importaciones, quien

iniciara el proceso de selección de proveedor, cumpliendo con los criterios y

con procedimiento señalado.

62
3.3.3 Alcance

Aplica a los proveedores de insumos y servicios críticos para los procesos

efectuados en Laboratorios D.A. Carrión

3.3.4 Frecuencia

La selección se realizara toda vez que se requiera un nuevo proveedor de

insumos, productos o servicios que están relacionados directamente con la

calidad del producto.

3.3.5 Procedimiento

A continuación, se detallara el procedimiento de la selección de los

proveedores; así como la evaluación y reevaluación de proveedores de

insumos críticos.

3.3.5.1 Selección de proveedores

Se obtiene información de nuevos proveedores, que han sido identificados

en la feria internacional CPHI en la que la empresa participa cada año. La

responsable analizara cada proveedor de insumos críticos considerando los

criterios de selección señalados anteriormente: experiencia, comunicación,

finanzas, requisitos legales, sistema de gestión de calidad y/o medio

ambiental, y antigüedad. Y filtrara una serie de proveedores que cumplan

con los requisitos. Al tratarse de un proveedor nuevo, se debe solicitarse

muestras del insumo a comprar para la evaluación por control de calidad,

antes que colocar una orden de compra. Se mantendrá evidencia del

proceso de selección en el file del proveedor.

63
3.3.5.2 Evaluación y reevaluación de proveedores de insumos críticos

La evaluación y reevaluación de los proveedores se realizara mediante

criterios de evaluación en el área de control de calidad, logística y almacén.

3.3.5.2.1 Criterios de evaluación y reevaluación

Los criterios de evaluación y reevaluación nos permitirán llevar un análisis

constante de los proveedores elegidos y su evolución en el cumplimiento de

nuestros requisitos en tres áreas diferentes, que se considera prioridad

debido a la naturaleza del negocio.

Control de calidad, el área debe evaluar si el producto cumple o no las

especificaciones de cada insumo y designara si el producto es aprobado,

aprobado con observación o rechazado.

-Producto aprobado: El producto aprobado es aquel que cumple

íntegramente las especificaciones establecidas.

-Producto aprobado con observación: El producto aprobado con observación

es aquel insumo que cumpliendo con especificaciones presenta un defecto

no crítico que puede ser manejado en el proceso. Ejemplo: color de cajas,

tamaño de partículas, etc.

-Producto rechazado: El producto rechazado es aquel insumo que presenta

un incumplimiento puntual o tal de las especificaciones establecidas.

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 Logística, el área debe evaluar si la llegada del producto cumple con la

fecha de entrega establecida en la orden de compra.

Almacén, el área debe evaluar si hay un cumplimiento de requisitos

solicitados físico y documentario.

3.3.5.2.2 Calificación de los criterios de evaluación y reevaluación

Se realizara una calificación a los proveedores según los criterios de

evaluación y reevaluación para poder determinar si el proveedor está

cumpliendo con las exigencias de la empresa en temas de fechas de entrega

y calidad del producto.

Para asignar el puntaje al proveedor se calificara cada uno de los ingresos

de insumos críticos en un trimestre y considerara lo siguiente:

Control de calidad

Producto aprobado : 10 puntos

Producto aprobado con observación : 07 puntos

Rechazado : 0 puntos

Logística

Cumple : 8 puntos

Hasta 3 días de retraso : 4 puntos

>3 días de retraso : 0 puntos

65
 Almacén

Conforme : 02 puntos

No conforme : 0 puntos

3.3.5.2.3 Clasificación de los proveedores según su calificación en la evaluación y

reevaluación

La suma de los tres puntajes obtenidos, calificara al proveedor en la

siguiente escala:

PUNTAJE TIPO DE PROVEEDOR

18-20 A - CONFIABLE

12-17 B - CONDICIONAL

<= 11 C – NO CONFIABLE

3.3.5.2.4 Acciones a tomar en razón de la calificación

Toda vez que el proveedor exhiba un problema por calidad del producto, los

responsables de gestión de materiales comunicaran al proveedor para la

toma de acciones. En sistemas quedara registrado el incumplimiento para

los proceso de evaluación y reevaluación, cuando correspondan.

Con las evaluaciones y reevaluaciones trimestrales los responsables de

gestión de materiales procederán a identificar:

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 Proveedor C: No confiable por problemas en calidad: en este caso, el

responsable de gestión de materiales deberá tomar acciones para la mejora

o cambio del proveedor.

Proveedor B: Han tenido problemas logísticos en dos trimestres

consecutivos: en cuyo caso, los responsables de gestión de materiales

procederán a evaluación las razones de los desvíos.

Cuando el análisis evidencie que el desvió es aducible a la gestión del

proveedor procederá a comunicar al proveedor para las acciones

correspondientes.

3.3.5.3 Aplicación de cuestionarios a los proveedores de insumos críticos

De acuerdo a los resultados obtenidos en el seguimiento de la evaluación y

reevaluación de los proveedores, se aplicara cuestionarios a aquellos

proveedores extranjeros que:

- Cuenten con mínimo 3 calificaciones al año y que resulten de la aplicación

de los siguientes criterios:

 Proveedores calificados como B dos veces o más al año por

problemas de calidad

 Proveedores únicos calificados como C por problemas de calidad

una o más veces al año

- Proveedores de principios activos regulares con O/C por lo menos en dos

trimestres del año evaluado que no haya enviado cuestionario en un

periodo de 2 años.

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- Proveedores de excipientes regulares con O/C por lo menos en dos

trimestres del año evaluado que se haya enviado cuestionarios en un

periodo de 3 años.

Esta labor será responsabilidad del responsable de importaciones que

debe:

 Remitir vía correo el cuestionario en el idioma de origen

 Monitorear la respuesta del proveedor

 Comunicar respuestas remitidas a aseguramiento de calidad

 Asegurar el archivo del cuestionario en el file del proveedor

Para ver de forma grafica, se presenta los modelos de cuestionarios que se

enviara a los proveedores del exterior, con el fin de conocer sus procesos e

identificar la razón de las demoras en sus operaciones.

68
CUADRO Nº 11

MODELO DE CUESTIONARIO PARA PROVEEDORES DEL EXTERIOR

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 QUESTIONARY FOR OVERSEAS SUPLIER
RAW MATERIAL OR OTHER MATERIAL
1.- COMPANY INFORMATION:
Company name:
Address:
Type of company:
Number of employees:
Time of acitivities:
Other companies you supply:

2.- INTERNATIONAL CERTIFICATION :

YES NO
Good Manufacturing Practice
Good Storage Practice
ISO 9001
ISO 14000
ISO 17025
Other:
Apply in cases indicate expiration date

3.-INFORMATION OF PERSON RESPONSIBLE FOR FABRICATION, QUALITY

CONTROL AND QUALITY ASSURANCE

Information of people responsible for fabrication

Name:
Profession:

Information of people responsible for Quality Control

Name:
Profession:

Information of people responsible for Quality Assurance

Name:
Profession:

4.- AGREEMENT ABOUT QUALIFICATION LEVEL

YES NO
Agree to comply with the requirements of DA Laboratory Carrion S.A.C. relating to
- Specification for product
- Packing and labeling
-        Certificate of the manufacturer's original analysis
-         Manufacturer information regarding quality management systems
-         Accept the pre-qualification samples?

Fuente: Elaboración propia 2012

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5.- EVALUATION CHECK LIST

EVALUATION CHECK LIST

The following Check List must be completed by the person responsible for Quality Assurance of your
company or a person designated by the Senior Management.

CRITERIA TO EVALUATE YES NO JUSTIFICACION

ORGANIZATION AND PERSONEL
Do you have a adequate personnel involved in production processes, quality control and
storage?
Are the functions of the personnel responsible of the previous areas define by writing?
Those responsible for production and quality control are independent of each other?
They have the same hierarchical category?
The person responsible for Quality Control has the authority to prevent the escape of
nonconforming product?
If positive response as it performs this activity?
Do you have a training program for the personnel involved with product quality?
HYGIENE
They have a regular program review of the health of staff? What is your frequency?
Sick personnel are separated from the process?
Do you have a Hygiene Manual?
Do you have suficient bathrooms according to the number of personnel?
Does the personnel have work clothes?
Do you have norms for the cleaning of the facilities?
Do you have a program of desinfection and elimination of rats in your facilities?
FACILITIES AND EQUIPMENT
Do you have the adequate facilities for the production and quality control?
Are these facilities of adequate size?
Do you have a rational distribution?
Are they free of other materials?
Is the procedure for cleaning documented?
Do you use disinfectants? What?
Manufacturing areas have adequate means of environmental conditioning processes: light,
temperature, humidity,? How do they control it ?
What is the temperature and humidity conditions required for their processes?
Do you have a procedure for disposal of waste?
Do you have norms for the cleaning of equipment?
Do you calibrate and verify the machines periodicly?
Do you have a Preventive Maintenance Program?
PROCESS
Do you have written procedures for the implementation of the processes?
Do you actualize these SOP's
Are the changes in the process always done after proofs and are they accepted by the people
responsible for QC?
As defined batch production?
Can you clearly identify the process of the equiptment and the containers during production?
Do you have a batch record for each lot manufactured?
Has this batch record been reviewen by QC?
Do you file the document in adequate time?
Do you keep a sample of each lot and store it for an adequate time?
Does the finished product have a correct lable?

Fuente: Elaboración propia 2012

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 CRITERIA TO EVALUATE YES NO JUSTIFICACION
Do you attend the requierments of the clients in this form?
Is the packing adequate and protects the product?
STORAGE
Dou you have adequate facility for the storage of the products?
Do you have the correct distribution and separation for products that are going in and coming
out?
Are they free of defected materials with out being control?
As is the packaging product?
Are there any expired or nearly expired material?
QUALITY CONTROL
Is the QC area organized correctly?
Do you have a SOP for aproving the raw material?
Is this SOP aproved by the person responsable?
Is the sampeling plan established for each material?
Do you have analisis results?
Do you have an adequate system of identification labeling of the materials and their status?

NAME OF THE PERSON THAT ANSWERED THE QUESTIONS :

POSITION IN THE COMPANY :

DATE :

Fuente: Elaboración propia 2012

Según se observa en el cuadro Nº 11, el modelo de cuestionario va dirigido a

nuestros proveedores del exterior; por ello, se ha presentado en idioma

inglés, ya que es el idioma de comunicación que actualmente se maneja con

nuestros proveedores.

Como se podrá observar, se está consultando sobre temas de organización

del personal, higiene, facilidades y equipo, procesos, almacenaje y control

de calidad, las cuales se consideran relevantes para poder conocer el

72
 proceso de abastecimiento de los productos críticos de nuestros

proveedores

3.3.1 Comparativo entre el proceso actual y el proceso propuesto

Según se analizo en el capitulo anterior, la causa principal de las ventas

perdidas que presenta la empresa, es ocasionada por el incumplimiento de

los proveedores.

A continuación, se muestra el flujograma comparativo de la situación actual

de la empresa con la situación propuesta implementando el plan de

selección y evaluación de proveedores.

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CUADRO Nº 12

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE ABASTECIMIENTO AL

CLIENTE

INICIO

Participación en
licitaciones

FIN
NO
¿Gana licitación?

Rechazo del
SI cliente y la
aplicación de
Elaboración de sanciones
un plan de correspondiente
producción s

Entrega al cliente
Coloca órdenes
final en fechas
de compra a los
posteriores a lo
proveedores
establecido

Recepción de
materia prima en NO
fechas tardías

Se cumple con la fecha

SI de entrega?
Entrega al
cliente final
Fabricación de en fechas
los productos establecidas
finales

Trabajo de
sobretiempo para
poder cumplir
con la fecha de
entrega

74
Fuente: Elaboración propia 2012

Como se puede observar, el flujograma muestra el proceso desde la

participación de las licitaciones públicas hasta la entrega del producto final al

cliente. Este proceso se ve afectado por el rechazo del cliente al no cumplir

con la entrega en la fecha establecida y puede alterar los resultados del

proceso de forma negativa, la cual significa que el cliente no acepta el

producto y lo rechaza, ocasionándonos perdidas en nuestras ventas.

Es por ello, la importancia de poder dar solución a este problema que afecta

la imagen de la empresa y su rentabilidad, así como a los demás eslabones

del proceso.

A continuación, se presenta el flujograma con la implementación del plan de

selección y evaluación de proveedores.

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CUADRO Nº 13

FLUJOGRAMA DEL PROCESO PROPUESTO DE ABASTECIMIENTO AL

CLIENTE

INICIO

Participación en
licitaciones

¿Gana licitación? NO

SI

Elaboración de
un plan de
producción FIN

Identificación de
la cartera de
proveedores Entrega al
seleccionados cliente final en
fechas exigidas

Selección del
proveedor de Fabricación de
acuerdo a su los productos
calificación finales

Coloca órdenes
Recepción de
de compra a los
materia prima
proveedores
en fechas
estrictamente
establecidas
seleccionados

76
 Fuente: Elaboración propia 2012

Se puede concluir, que el plan propuesto cumple con nuestros

requerimientos, llegando a satisfacer las necesidades de los clientes en

temas de calidad y puntualidad en las entregas.

3.4 Plan de implementación de la propuesta de selección y evaluación de

proveedores

Objetivo General: Demostrar que el diseño e implementación de un plan de

selección y evaluación de proveedores permitirá a la empresa

LABORATORIOS D.A. CARRION elegir apropiadamente a sus proveedores

para que cumplan con las fechas de entrega de sus pedidos oportunamente

contribuyendo así a la mejora de su rentabilidad e imagen en el mercado.

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