Estudio de métodos en la oficina

1. Importancia del estudio de los métodos de trabajo en la oficina

El estudio del trabajo en general está tradicionalmente relacionado con un entorno
manufacturero. El objetivo del estudio del trabajo es mejorar la eficiencia de la
conversión de recursos o insumos en productos, elevando de ese modo la
productividad de la empresa.
Una objeción que se opone comúnmente a la utilización del estudio del trabajo en
la oficina es que el trabajo administrativo está relacionado con la actividad mental o
trabajo intelectual y no puede fácilmente identificarse, observarse, medirse o
analizarse; sin embargo, en la mayoría de las oficinas, el grueso del trabajo es
rutinario y la actividad mental se sitúa en un nivel bastante bajo.
Otro motivo de que el estudio del trabajo no se aplique frecuentemente dentro de
las oficinas es la situación diferente de los trabajadores manuales y de los
trabajadores administrativos.
Lo que se percibe como una técnica de fabrica no es aceptable para quienes se
consideran a sí mismos como pertenecientes a una categoría superior.
El estudio del trabajo en la oficina sigue estando constituido por las esferas básicas
del estudio de los métodos y de la medición del trabajo y ambas tienen las mismas
modalidades que hemos visto anteriormente.

2. Procedimiento para mejorar métodos de trabajo en la oficina

El procedimiento básico del estudio de los métodos consiste en:
✓ Seleccionar
✓ Registrar
✓ Examinar
✓ Idear
✓ Evaluar
✓ Definir
✓ Implantar
✓ Mantener

Y sigue siendo válido para los estudios realizados en una oficina.

La automatización y computarización de las oficinas se considera
frecuentemente como el medio principal de mejorar su eficiencia. Esto se debe
 a que la computarización o la automatización a menudo no hacen sino acelerar
las deficiencias existentes.
El estudio de los métodos aporta los medios de realizar ese análisis sistemático.

• Seleccionar
La selección de la esfera o actividad que se ha de estudiar aplica los mismos
principios básicos que los del estudio del trabajo en el taller: hallar las esferas
que entrañan problemas o posibilidades importantes y luego darles prioridad. En
la oficina se tratará de detectar las esferas o actividades que:
✓ Representan una proporción importante de los costos de la mano de obra
administrativa
✓ Están produciendo un gran numero de errores o errores graves
✓ Están creando altos niveles de insatisfacción
✓ Es preciso modificar para tener en cuenta algún cambio exterior.

• Registrar
Es en la etapa de registro en la que se observan la mayoría de los cambios
evidentes cuando se compara el estudio del trabajo en el taller con el estudio en la
oficina.
El registro a menudo sigue una jerarquía de manera que el observador registré
primero la información relativa a todo el sistema, antes de pasar a registrar los
procedimientos concretos y luego las actividades particulares y los métodos de
trabajo.
Como sucede con todas las técnicas de registro, lo esencial es concentrarse en
registrar información con un grado de detalle y en una forma que resulte idónea para
su examen posterior.
Los organigramas pueden utilizarse en la oficina, pero es más útil emplear una
variación del organigrama conocida con el nombre de diagrama de procedimiento.
Se trata de un cursograma analítico de tipo documento puesto que describe el
avance de un documento o serie de documentos a lo largo de un procedimiento.
Al registrar el trabajo de oficina, a menudo son escasas las observaciones que se
pueden hacer directamente. El especialista en el estudio del trabajo debe poseer,
por lo tanto, habilidad para comunicarse y para establecer relaciones
interpersonales.
 • Examinar, idear, evaluar y definir
El examen de los datos registrados debe ser sistemático y completo; es útil proceder
a un examen crítico para establecer la estructura.
Una de las dificultades de la etapa de examen estriba en insistir en su importancia
a pesar de que, a diferencia e la etapa registro, se dispone de una gama limitada de
técnicas de apoyo.
Un aspecto importante del establecimiento de nuevos métodos estriba en evaluar
un método posible compararlo con el método existente o con otro cambio factible.
Conviene asegurarse de que todo método modificado responde a los objetivos de
la investigación.

• Implantar y mantener
La implantación de un método revisado es siempre importante. Si la implantación
se efectúa torpemente, el nuevo método tiene pocas posibilidades de dar resultado.
La capacitación y el sostén de los que participan en el cambio son esenciales;
cuando se implanta por primera vez un nuevo sistema o procedimiento, puede
resultar necesario complementar la descripción formal con unas hojas de
capacitación e instrucción concreta y/o con cursillos de formación.

3. Concepción y control de formularios

Como se ha indicado en el apartado de registrar, en todas las oficinas con
comúnmente utilizados documentos y formularios, que a menudo constituyen la
única prueba física de un procedimiento.
Los objetivos de la concepción de un formulario son idénticos a los del propio
estudio de métodos, a saber: eliminar actividad y, cuando esto no es posible, aunar
o simplificar las actividades.
La concepción y el control de los formularios constituye, por consiguiente, una forma
especializada del estudio de métodos más que una actividad distinta.

• Concepción de formularios
Naturalmente un documento o formulario debe examinarse juntamente con el
procedimiento en el que se utiliza. Los propios formularios deben analizarse cuando
el procedimiento se ha examinado y perfeccionado o confirmado. El examen de un
formulario sigue el procedimiento de examen critico básico siguiente:
 ✓ ¿Por qué se necesita el formulario?
✓ ¿Qué información transmite?
✓ ¿Quién lo utiliza?
✓ ¿Cuándo se utiliza?
✓ ¿Cómo se utiliza?
Además, se necesita acopiar información acerca de la frecuencia y el volumen de
utilización, los métodos de cumplimentarlos, el período durante el que se han de
conservar los formularios, etc.
Una vez que resulte evidente la necesidad de un formulario particular, se puede
empezar a diseñarlo. Al idearlo, debemos procurar que el formulario:
✓ Sea compatible con el empleo que se destina
✓ Sea fácil de completar
✓ Sea fácil de utilizar

• Diseño de detalles
Como ya se ha mencionado, el diseño de los detalles depende de la manera en que
se utilizará el formulario. Los detalles que influyen en el diseño son:
✓ El proceso de archivado/recuperación
✓ El itinerario que sigue el formulario a través de la organización
✓ La índole de los datos inscritos en el formulario y el grado en que pueden
agruparse
La agrupación de los datos es uno de los primeros aspectos que se deben tomar en
consideración al diseñar un formulario; a menudo los datos se pueden dividir en dos
o más categorías básicas.

• Control de formularios
La parte mas importante del control de los formularios estriba en realizar
verificaciones regulares para poner al descubierto si todos los formularios siguen
siendo necesarios para alguna función empresarial particular.
Cuando la finalidad del formulario sigue siendo válida, deben formularse preguntas
acerca del entorno en el que el formulario se emplea y si lo cambios en ese entorno
exige que se introduzcan modificaciones en el formulario.
 • Disposición de la oficina
La disposición de la oficina es otro aspecto especializado del estudio de los métodos
de la oficina; en realidad, la mayoría de las oficinas combinan ambos sistemas y la
elección séquele depender mucho de factores como las restricciones impuestas por
los edificios existentes y la cultura de la organización, etc.
La etapa de registro de la investigación debe aportar detalles sobre el equipo
utilizado, los volúmenes y corrientes de documentos, el número de empleados, las
corrientes de comunicación, etc.
Dispositivos como los diagramas de desplazamiento pueden utilizarse para
complementar los datos de los diagramas de procedimientos y proporcionar
información sobre la comunicación y el contacto entre los puntos de trabajo.

• Disposición de la oficina de planta abierta

La principal justificación de las oficinas de planta abierta es el costo del espacio;
estas oficinas permiten casi siempre ahorrar espacio en comparación con conjunto
de pequeñas oficinas celulares.
Las ventajas de la planta abierta son la siguientes:
✓ El ahorro de espacio dedicado a paredes y tabiques
✓ La facilitación de la supervisión del personal
✓ La facilitación y el abaratamiento de la limpieza de la oficina
✓ La facilitación de la distribución de electricidad y servicios
Frecuentemente el personal se resiste a pasar de una disposición tradicional de
oficinas celulares a una disposición de planta abierta; no obstante, esta resistencia
se suele reducir al mínimo si el cambio va acompañado de una mejora considerable
en la calidad de lo muebles y la decoración de la oficina.

• Estudios sobre la disposición de las oficinas

Teniendo en cuenta las observaciones anteriores, un estudio sobre la disposición
de las oficinas debe estar constituido por las siguientes tapas.
1) Registro de los detalles de los principales sistemas utilizados dentro de la oficina.
2) Registro de los detalles de los procedimientos administrativos que apoyan esos
sistemas.
3) Examen de los métodos de trabajo empleados en esos procedimientos y
realización de un estudio básico de métodos cada uno.
4) Evaluación de la capacidad de cada parte del procedimiento.
5) Análisis de los volúmenes de producción y formulación de preguntas a los altos
directivos para descubrir probables tendencias futuras.
6) Determinación de las vías y frecuencias de comunicación y contacto.
7) Diseño de puestos de trabajo individuales.
8) A partir de los datos relativos al volumen y la capacidad, se calculan las
necesidades totales de los puestos de trabajo.
9) Adopción de un tipo básico de disposición.
10) Determinación
de cualquier restricción externa.
11) Utilización de los datos relativos y la comunicación.

5. Control de calidad en la oficina

El control de calidad no se aplica en general al trabajo de oficina. Parece darse por
supuesto que los trabajadores de oficina no cometen errores. Esto simplemente no
es cierto: los trabajadores de oficina no son distintos de cualquier otra categoría de
trabajadores.
La mayoría son errores del sistema, cuando éste no funciona de manera correcta,
lo que provoca retrasos, y errores de interpretación o de dirección. Por consiguiente,
conviene asegurarse de que los sistemas, procedimientos y métodos de trabajos
utilizados en las oficinas está diseñados para reducir al mínimo los errores y que se
han instituido alguna forma de control de errores.
Unos sistemas y procedimientos correctos evitan el error, y prevén que las técnicas
de control de la calidad detectarán los pocos que pueden producirse.
Es posible aplicar técnicas al control de la calidad como las verificaciones por
muestreo o la detección de errores por muestreo y, con respecto a algunas
actividad, esto es imprescindible.