TCNICAS DE ESTANDARIZACIN EN EL DISEO DE SISTEMAS

Las tcnicas utilizadas para que el manejo de criterios en la documentacin de sistemas sea de forma uniforme y de mejor comprensin, se pueden mencionar la estandarizacin y normalizacin. Estandarizacin: Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas estandarizadas. An cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros. Ventajas de la Estandarizacin: 1. Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la

organizacin de Sistemas. 2. Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento

de los sistemas. 3. Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de

integracin de sistemas. 4. 5. Asegura que el sistema opere correctamente. Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
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Estndares Bsicos De Documentacin: Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:
1. Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones

claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e ndices. 2. Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deber ser legible. 3. La documentacin deber ser completa. 4. Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados. 5. La documentacin siempre se conserva actualizada Normalizacin: Para llevar a cabo la normalizacin se debe asegurar que los estndares sean completos, actualizados, documentados y legibles. Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares. Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estndares sean los apropiados. Teora General de Los Manuales de Documentacin: Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema. Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que
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trabajarn con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se har disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El Estilo de Redaccin de los Manuales de Documentacin debe ser: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Concreto. Ser preciso y definir los trminos utilizados. Utilizar prrafos cortos. Utilizar ttulos y subttulos. Utilizar formas activas en lugar de pasivas. No emplear frases largas que presenten hechos distintos. No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de

referencia. Tipos de Manuales de documentacin de sistemas La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas:

Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

1. 2. 3.

Gerencial. Tcnico. Usuario. Contemplar todos los aspectos del proyecto.

Contar con objetivos fciles de detectar. Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.
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Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas). Contar con adecuada estructura. Manual Administrativo: Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin

de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar si lo expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentacin. El manual tiene como finalidad permitir a la alta gerencia tener la informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente de consulta una vez que el Sistema ha sido implantado. Contenido Nombre del sistema Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado del Sistema

Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema. Resumen Administrativo: Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma superficial de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema.

Planteamiento:
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Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar: Dependencia que requiri el trabajo. Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros), Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.

Fechas correspondientes. Objetivos Del Sistema. Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin.

Entradas

Del

Sistema

(Informacin

Captar).

Debe

quedar

especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema. Ejemplo: Nombre del Documento Fuente el documento documento Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener) En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor nfasis a la informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan slo mencin de los resultados a obtener.
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Mdulo o Procedimiento donde entra Origen del

Usuarios que manejan el documento

Ejemplo: Nombre de la salida Destino Usuarios que lo requieren. Diagramacin General Del Sistema: Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados. Explicaciones De Las Fases Del Sistema Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una supervisin especial. Requerimientos Del Sistema Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las cantidades que se requieran. Estimacin De La Fecha Probable De Implementacin Del Sistema Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la culminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como: anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros.
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Periodicidad

en

que

se

genera

Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el perodo de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema. Ejemplo: Escala del tiempo en semanas Actividades a realizar 1 2 3 ***** 4

Presentacin de la Propuesta Anlisis Costo / Beneficio Adquisicin del Equipo Entrenamiento *****

***** *****

Consideraciones Generales del Nuevo Sistema En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad, disminucin de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Adems, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados. Manual de Usuario: Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.
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Objetivos: Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada. Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. Servir como manual de aprendizaje. Servir como manual de referencia. Definir las funciones que debe realizar el usuario. Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error. Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario. Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el

sistema. Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes

tipos de usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos. Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los

mdulos o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y clara. Importancia Del Manual De Usuario El Manual de Usuario facilita el conocimiento de: Los documentos a los que se pueden dar entrada por computadora. Los formatos de los documentos. Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos. El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
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El momento en que se debe solicitar una operacin deseada Los

resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos. Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario. Contenido 1. Diagrama general del sistema Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques. 2. Diagrama particular detallado. Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales. Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases sealando: El proceso principal que se desarrolla. La entrada de la informacin. La obtencin de un resultado parcial.
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El envo de informacin a otra dependencia. Instalacin Del Sistema

La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular. Iniciacin Al Uso Del Sistema

En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal. Manual de Referencia: Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores. Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales. Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final

Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo de retencin y un destino especificado. Manual de Captacin: Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes previo al procesamiento electrnico de los mismos. Objetivos

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1. Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema. 2. Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecucin del sistema. 1. Contenido Diagrama General Del Sistema

Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo). 2. Diagramas De Pantalla

Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada mdulo. Puntos a documentar en una pantalla: Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla. Formato de los datos a captar. Formato en que son captados los datos. 3. Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el diagrama general.
4.

Equipo Utilizado para La Captacin

Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.

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Debe contener los siguientes puntos: Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y del material que se usa como medio de captacin de los datos. Entrenamiento del Software de la aplicacin: Explicacin del software utilizado en complemento al sistema. Ejemplo: como entrar y salir del sistema. Situaciones Anormales Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier condicin fuera dc lo normal. Ejemplo: Situacin anormal Entregas Al Computador Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un horario para la obtencin de resultados. El calendario determina marca cundo las actividades deben llevarse a cabo de manera que la gestin del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en lnea no se requiere. Ejemplo: Operacin salida Solicitud de reporte Semanal
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Mensaje

Causas

Soluciones

Frecuencia Objetivo

Hora de Entrada

Hora

de

Mensual

Actualizar informe del departamento X Antes de las 2:00 p.m.

3:00 p.m. Caducidad De Documentos Fuentes Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a que han de destinarse ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin en un archivo. Manual de Operacin: Objetivo Contiene la informacin que permite al personal de operacin utilizar en forma eficiente la operacin de los sistemas de procesamiento electrnico. Contenido Diagrama general del sistema Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo). Diagrama general del flujo del proceso electrnico. Se representa en este diagrama todo el ambiente perifrico que interacta en el sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnticos y dispositivos de salida. La simbologa a utilizar debe ser establecida como estndar. (Ejemplos: cintas, discos, disquetes). Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el Diagrama general descrito anteriormente. Diagrama De Pantallas Del Sistema
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Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada mdulo. Puntos a documentar en una pantalla: Explicacin del recorrido en pantalla. Formato en que son captados los datos. Instructivo De Operacin Por Programa Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye: Diagrama electrnico del programa.

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