UNIVERSIDAD ANDINA NÉSTOR CÁCERES

VELÁSQUEZ
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ECONOMÍA Y NEGOCIOS
INTERNACIONALES

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

REALIZADO EN:
DIRECCIÓN REGIONAL AGRARIA PUNO
AREA:
LOGÍSTICA DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN
CARGO:
PRACTICANTE
ELABORADO Y PRESENTADO POR:
ROYER COPARI BUSTAMANTE

PUNO-2021
 INDICE
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................6

MARCO TEÓRICO..........................................................................................................9

1. Logística del sector publico...................................................................................9

1.1. Sistema Nacional de Abastecimiento..............................................................9

1.2. Procesos técnicos de: Catalogación..............................................................10

1.3. PROCESOS DE ABASTECIMIENTO........................................................11

1.3.1. Procesos técnicos Catalogación:............................................................11

1.3.2. Procesos técnicos Registro y control.....................................................11

1.3.3. Procesos técnicos Programación............................................................12

1.3.4. Procesos técnicos Adquisición...............................................................12

1.3.5. Procesos técnicos Recuperación de bienes............................................12

1.3.6. Procesos técnicos Recuperación de bienes............................................12

1.3.7. Procesos técnicos Almacenamiento.......................................................13

1.3.8. .Procesos técnicos Mantenimiento.........................................................13

1.3.9. Procesos técnicos Seguridad..................................................................13

1.3.10. Procesos técnicos Distribución..........................................................13

1.4. Área de bienes...............................................................................................14

1.5. Documentos Contables:................................................................................15

1.5.1. Funciones:..............................................................................................15

1.5.2. Características de los bienes y servicios:...............................................16

2
 1.5.3. Adquisiciones:.......................................................................................16

1.5.4. Almacenes:.............................................................................................16

1.5.5. Inventarios:............................................................................................17

1.6. Sistema nacional de abastecimiento..............................................................17

1.6.1. El abastecimiento...................................................................................17

1.6.2. Importancia............................................................................................20

1.6.3. Aprovisionamiento.................................................................................20

1.6.4. El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:......................21

1.6.5. Sus necesidades......................................................................................22

1.6.6. Con el gerente de Producción para determinar:.....................................22

1.7. Con el gerente de Logística para determinar:...............................................23

1.8. Con el jefe de Compras para definir:............................................................23

1.9. Con el gerente de Ventas o Comercialización para:.....................................23

1.10. Con Contabilidad con el propósito de conocer:........................................23

1.11. Proceso del sistema de abastecimientos....................................................24

1.11.1. Programación.....................................................................................25

1.12. Adquisición................................................................................................25

1.13. Almacenamiento........................................................................................26

1.14. Distribución...............................................................................................26

2. GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE................................................27

2.1. Solicitud de cotización..................................................................................27

3
 3. RECUPERACIÓN DE BIENES.........................................................................29

4. CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS.................................29

5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO:..................29

MATERIALES Y MÉTODO..........................................................................................32

6. METERIALES....................................................................................................32

6.1. Maquinarias y equipos de oficina.................................................................32

6.2. Muebles de escritorio....................................................................................32

6.3. Elementos auxiliares.....................................................................................32

6.4. Técnicas.........................................................................................................33

7. METODOS..........................................................................................................33

7.1. Inventario final U.E.P.S monetario:..............................................................33

7.2. Selección de artículos para el calcular el U.E.P.S monetario.......................33

7.3. Registro contable...........................................................................................34

7.4. Método Detallista..........................................................................................35

7.5. Selección del Sistema de Valuación.............................................................35

7.6. Sistema permanente o perpetuo....................................................................37

7.7. Sistema periódico o juego de inventarios......................................................37

7.8. Control de inventarios de mercancías...........................................................38

7.9. Línea de inventario inicial.............................................................................38

7.10. Línea de compras.......................................................................................39

7.11. Línea de costo de la mercancía vendida....................................................39

4
 7.12. Línea de inventario final............................................................................39

7.13. Control Interno Sobre Inventarios.............................................................40

7.14. Método PEPS.............................................................................................40

7.15. Método UEPS............................................................................................41

7.16. Método Promedio Ponderado....................................................................42

7.17. Costo de los artículos disponibles.............................................................42

7.17.1. Unidades disponibles para la venta....................................................43

7.18. Costo ajustado de los artículos disponibles...............................................43

7.18.1. Unidades disponibles para la venta....................................................43

7.19. Método A Escoger “PEPS”.......................................................................44

RESULTADOS Y ANALISIS........................................................................................45

8. Presentación, análisis e interpretación de cuadros..............................................45

8.1. Diagnostico situacional del Área de Almacén de la Unidad de Logística....45

8.2. Operatividad de las Principales Actividades.................................................48

8.2.1. Seguimiento y Archivamiento de la documentación generada en el Área

de Almacén..........................................................................................................49

8.3. Elaboración de PECOSAS............................................................................50

8.4. Verificar que en el Kardex de almacén este al cero el bien ya atendido.......55

8.5. Emisión de Vales de Combustible................................................................57

8.6. Logística publica...........................................................................................58

CONCLUSIONES...........................................................................................................59

RECOMENDACIONES.................................................................................................60

5
BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................61

ANEXOS.........................................................................................................................62

6
 INDICE DE GRAFICOS

Grafico 1 Aplicativo SIGA.............................................................................................51

Grafico 2 Modulo de Logística.......................................................................................52

Grafico 3 Modulo de Logística 2....................................................................................52

Grafico 4 Autorización del Pedido.................................................................................53

Grafico 5 Autorización de Pedido en SIGA - DRA.......................................................54

Grafico 6 Autorización de Pedidos.................................................................................54

Grafico 7 Autorización de Pedidos DRA.......................................................................55

Grafico 8 Kardex de almacén este al cero el bien ya atendido.......................................55

7
 INDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Descripción del Inventario de Existencias realizado en el Almacén Central de

la Dirección Regional Agraria Puno................................................................................48

8
 INTRODUCCIÓN

Las practicas pre- profesionales se realizaron en cumplimiento del plan de estudios de la

Universidad Andina “Néstor Cáceres Velásquez”, a la escuela profesional de Economía

y Negocios Internacionales, tiene como principal propósito complementar

conocimientos de adquiridos durante el proceso de enseñanza aprendizaje y de estar a la

vanguardia del amplio mercado laboral competitivo.

La realización del presente informe de prácticas pre profesionales se encuentra en

cumplimiento al plan de estudios de la Escuela Profesional de Economía y Negocios

Internacionales, siendo requisito necesario para obtener el grado de Bachiller y es que

pongo a disposición el presente documento que describe las principales actividades

realizadas en la Dirección Regional Agraria – Puno.

Las labores en mis prácticas pre profesionales en el área de Logística de la Oficina de

Administración fueron las Control del inventario y procesos y tareas de almacén

Las practicas pre profesionales, permiten aplicar los conocimientos adquiridos en la

formación como estudiante de la Escuela Profesional de Economía y Negocios

Internacionales en la DIRECCION REGIONAL AGRARIA – PUNO, realizado en el

Área de Logística, una de las oficinas importantes de la DIRECCIÓN REGIONAL

AGRARIA y cumple con la realización de actividades y obligaciones de forma

satisfactoria, sin dejar de mencionar algunas de las deficiencias e irregularidades

mencionadas. Así mismo poseen personales altamente capacitados que saben solucionar

los problemas conforme a las expectativas. Este informe está estructurado en datos

generales de la institución, objetivos, resultados, conclusiones, recomendaciones y

anexos.

9
 MARCO TEÓRICO

1. Logística del sector publico

La administración pública y el desempeño gestión pública sistema Nacional de

Abastecimiento La modernización de la gestión pública del estado peruano Conjunto de

instituciones que poseen la autoridad y potestad para establecer las normas que regulan

una sociedad, teniendo soberanía interna y externa sobre un territorio determinado. Es el

conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines,

objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales

establecidas por el Poder Ejecutivo. La administración pública está conformada por un

conjunto de instituciones y de organizaciones de carácter público que disponen de la

misión de administrar y gestionar el estado y algunos entes públicos. Mediante Ley N°

27658, en enero 2002 se declara al Estado Peruano en proceso de modernización, con la

finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado: Democrático

Descentralizado y Servicio del ciudadano Es el conjunto interrelacionado de políticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, con la intención de

lograr la gestión eficiente y eficaz de los procesos de abastecimientos que requieren las

entidades del Estado

1.1. Sistema Nacional de Abastecimiento

Los sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e

instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la administración

pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los poderes del

Estado, los organismos constitucionales y los niveles de gobierno.

• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Ley Nº 29158, publicada el 28-12-07.

10
• El sistema nacional de abastecimiento es creado mediante Decreto Ley N.°

22056, publicado el 30-12-77.

Objetivo: asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de

abastecimiento de bienes y servicios no personales en la administración pública.

1.2. Procesos técnicos de: Catalogación

Registro de proveedores, Programación, Adquisiciones, Almacenamiento, Seguridad,

Distribución, Registro y control, Mantenimiento, Recuperación de bienes y disposición

final.

Sistema Nacional de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, con la intención de

lograr la gestión eficiente y eficaz de los procesos de abastecimientos que requieren las

entidades del Estado, busca orientar el racional flujo, de distribución o suministro,

empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas

para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal

desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos

productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.

El Marco normativo del sistema de abastecimiento las normas que rigen el sistema de

abastecimiento en la administración pública peruana son las siguientes:

• Constitución Política de 1993: arts. 58 y 76-

• Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público – Ley Nº 28112.

• Decreto Ley Nº 22056, Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento,

publicado el 30-12-77.

• Decreto Ley Nº 22867, Ley de desconcentración de atribuciones de los sistemas de

personal, abastecimiento y racionalización, publicado el 23-01- 80

11
• Sistema Nacional de Abastecimiento El Organismo Supervisor de las

Contrataciones del Estado (OSCE).

• Es el organismo técnico especializado encargado de promover el cumplimiento de

la normativa de contrataciones del Estado peruano.

• Ejerce competencia en el ámbito nacional y promueve las mejores prácticas en los

procesos de contratación de bienes, servicios y obras.

• El OSCE es un organismo público adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas,

con personería jurídica de derecho público, goza de autonomía técnica, funcional,

administrativa, económica y financiera, constituyendo pliego presupuestal.

1.3. PROCESOS DE ABASTECIMIENTO

1.3.1. Procesos técnicos Catalogación:
Proceso a través del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evalúa la información

comercial relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la entidad, y

también los bienes, servicios, obras y consultoría que estos suministran, prestan,

ejecutan, etc.

Procesos técnicos Registro de proveedores : Proceso a través del cual se obtiene,

procesa, utiliza y se evalúa la información comercial relacionada con los proveedores

(contratista y consultores) de la entidad, y también los bienes, servicios, obras y

consultoría que estos suministran, prestan, ejecutan

1.3.2. Procesos técnicos Registro y control

Es un proceso referido a las acciones de “control previo”, verificación y conformidad, a

cada una de las fases de cada uno de los procesos técnicos, a fin de detectar

oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias. Así como también

referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los diversos

12
niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el trámite de los mismos,

hecho que perjudicaría a la oficina de abastecimiento y a la institución.

1.3.3. Procesos técnicos Programación

Proceso mediante el cual se prevé en forma racional y sistemática, la satisfacción

conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras, consultoría, etc. que son

requeridas por las dependencias de las entidades públicas, previa determinación sobre la

base de las respectivas metas institucionales, a la disponibilidad presupuestaria,

aplicando criterios de austeridad y prioridad.

1.3.4. Procesos técnicos Adquisición

Proceso técnico a través del cual se formaliza de la manera más conveniente, adecuada

y oportuna para el Estado, la adquisición, obtención, contratación de bienes, servicios,

obras, consultoría, siguiendo un conjunto de acciones técnicas administrativas y

jurídicas, requeridas por las dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y

alcance de sus metas, por medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta el

presupuesto asignado

1.3.5. Procesos técnicos Recuperación de bienes

Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o

disposición de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tenía

derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas

1.3.6. Procesos técnicos Recuperación de bienes

Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.

• Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad

13
• Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que

permanecieron en stock o sin rotación, por haber sido adquiridos sin rotación, por

haber sido adquiridos sin programación en exceso o en forma indiscriminada.

1.3.7. Procesos técnicos Almacenamiento

Actividad técnica, administrativa y jurídica relacionada con la ubicación física temporal

de los bienes materiales adquiridos por las entidades públicas a través de las

modalidades de adquisición establecidas, en un espacio físico apropiado denominado

almacén, con fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de la Pecosa o PIA, a

las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos

1.3.8. .Procesos técnicos Mantenimiento

Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento por

medio de la unidad de servicios o de terceras personas idóneas, proporciona adecuada y

oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo,

preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. Con el

propósito de estar en óptimo estado de conservación y de operación de los mismos.

1.3.9. Procesos técnicos Seguridad

Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento, por medio de la unidad de

seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brinda un eficiente servicio de

seguridad integral.

1.3.10. Procesos técnicos Distribución

Es un proceso que, a través del almacén institucional, proporciona adecuada y

oportunamente los bienes requeridos para las dependencias solicitantes, para el logro de

sus objetivos y alcance de metas institucionales.

14
Procesos técnicos Disposición final : Es una etapa del sistema de abastecimiento

relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en

uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o

servicios innecesarios para la entidad, por lo que será pertinente tramitar su baja y

posterior venta, incineración o destrucción, según su estado.

1.4. Área de bienes

Comprende las operaciones de adquisición u obtención, almacenamiento y distribución

de los bienes muebles del gobierno. Incluye también la construcción, adquisición y

registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos

públicos.

Documentos Fuentes:

• Orden de Compra-Guía de Internamiento.- Es un documento que se encarga de

comprar bienes a sus proveedores y va acompañado de su factura.

• Orden de Servicio.- es un documento fuente que ordena el pago de los servicios.

• Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).- es un documento que se encarga de

dar salida del almacén.

• Inventario Físico.- Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o

confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la

empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los

materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de

existencias o en el banco de datos sobre materiales.

• Existencias Valoradas de Almacén.- son tarjetas que sirven para controlar los

ingresos y salidas de mercadería promediando su valor.

• Control Visible de Almacén.- son tarjetas que van a controlar las entradas y salidas

de los bienes, las tarjetas se colocan junto con los bienes.

15
 1.5. Documentos Contables:
• Orden de Compra-Guía de Internamiento

• Orden de Servicio

• Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)

• Nota de Entrada al Almacén

• Otros

1.5.1. Funciones:
• Supervisar e implementar el procedimiento de suministro de bienes, insumos y

servicios requeridos por dichas empresas.

• Solicitar y gestionar todas las acciones necesarias para la adquisición y contratación

de servicios, así como los bienes de uso recurrente a la Dirección General de

Proveeduría.

• Elaborar y actualizar el registro de proveedores de bienes y servicios.

• Administrar, Supervisar, controlar y verificar la recepción de bienes de activo fijo,

así como la salida del almacén de los mismos, con el fin de establecer mecanismos

para identificar los resguardos de dichos bienes, de acuerdo a las normas que

establece la Dirección General del Patrimonio Universitario.

• Supervisar y controlar los bienes inventariables, los bienes no capitalizables a

través del registro de altas y bajas y transferencias, de acuerdo a las normas y

disposiciones emitidas por la Dirección General del Patrimonio Universitario.

• Elaborar anualmente un plan de trabajo e informe de labores y presentarlos a la

Secretaria Administrativa.

• Colaborar con la Secretaría Administrativa en la realización del anteproyecto de

presupuesto de las entidades.

16
• Supervisar la aplicación de las políticas y procedimientos generales que normen el

funcionamiento del departamento.

• Realizar todas aquellas funciones afines a las señaladas que sean encomendadas por

la Secretaría Administrativa.

1.5.2. Características de los bienes y servicios:

• El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el Área, definiendo la cantidad

y características de los bienes, servicios ú obras que se van a adquirir, las que

deberán contar obligatoriamente con las especificaciones técnicas respectivas.

• No se deberá consignar marcas o similares características.

• El Valor Referencial no podrá ser superior a los valores de mercado.

1.5.3. Adquisiciones:
• Recepción de Solicitudes Internas de Compra

• Cotización de mobiliario, equipo, materiales e insumos solicitados por

procedimiento de compra directa

• Mantener comunicación directa con el usuario para aclaraciones en torno a

especificaciones y características técnicas de los insumos y materiales solicitados

• Elaboración de cuadros comparativos de las adquisiciones como lo marca la

normatividad institucional de forma eficiente, buscando determinar la adquisición

al mejor costo y tiempo de respuesta

• Realizar análisis de costos y disposición de recursos

• Realizar los compromisos de compra

1.5.4. Almacenes:
• Informar al usuario del tiempo de entrega para salida de materiales de almacén

• Registrar y controlar los insumos, materiales, mobiliario y equipo que transita en el

área de almacén

17
• Establecer el programa de abastecimiento de materiales de uso recurrente

(papelería, artículos de oficina, materiales de limpieza) material esencial con el que

se debe contar para el óptimo y primordial desempeño de las labores de la entidad

• Establecer el programa de abastecimiento de material elemental para el trabajo que

la entidad pueda necesitar

• Registrar y controlar la entrega de materiales al usuario solicitante

1.5.5. Inventarios:
• Dar seguimiento oportuno a las transferencias internas del mobiliario y equipo

dentro de la interacción de áreas.

• Registro oportuno ante la Dirección General del mobiliario y equipo para la

liberación del trámite de pago

• Gestión y verificación de bajas de mobiliario y equipo por desuso o destrucción

para el envío al Almacén General de Bajas Patrimoniales

• Elaboración y registro de resguardos internos de mobiliario y equipo asignado en

las distintas áreas que conforman esta Dependencia

• Establecer el programa de verificación de mobiliario y equipo de la ENAP

mediante levantamiento de inventario físico al menos una vez al año.

1.6. Sistema nacional de abastecimiento

1.6.1. El abastecimiento
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee

a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es

sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso

son las siguientes:

Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las

necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el

18
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período

de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las

necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,

reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.

Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de

materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al

que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento

• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada

• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para

la empresa

• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada

• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales

• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación

• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la

permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística

o gerente general acerca de la marcha del departamento.

Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la

continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la

exactitud y calidad de lo que se recibe.

19
Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos

los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que

se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de

esta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias.

• Mantenimiento de la seguridad.

• Conservación de los materiales.

• Reposición oportuna.

Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario

contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de

los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función

asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez

de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una

cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la

capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos

de abastecimiento.

Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la

empresa.

1.6.2. Importancia

20
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o

servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos

tenemos los siguientes:

• Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios

para el funcionamiento de la organización.

• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel

mínimo.

• Mantener unas normas de calidad adecuadas.

• Buscar y mantener proveedores competentes.

• Normalizar los elementos que se adquieren.

• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.

• Mantener la posición competitiva de la organización.

• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los más bajos posibles.

1.6.3. Aprovisionamiento
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay

que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.

Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un

contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.

La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes

confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.

1.6.4. El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

• Las previsiones en un plan general.

• Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.

21
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen

aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en

mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus

ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los

fondos comprometidos.

El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como

un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de

abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el

desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y

de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización,

tanto a corto plazo como a largo plazo.

En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del

control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la

investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de

entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o

los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de

acuerdo a los objetivos trazados.

La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y

conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la

aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la

recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la

empresa.

1.6.5. Sus necesidades

22
En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe

considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:

• Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;

• Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se

produzcan.

• Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.

También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para

determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la

capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra

disponible y el nivel de instalación.

Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con

diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras

dependencias de la empresa

1.6.6. Con el gerente de Producción para determinar:

a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en

el volumen previsto.

b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder

determinar cuándo colocar los pedidos.

c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.

1.7. Con el gerente de Logística para determinar:

• Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.

• Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.

• Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.

• Equipo y material necesario para el mantenimiento.

23
 • Capacidad de equipo y material para el transporte.

• Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

1.8. Con el jefe de Compras para definir:

• Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.

• La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.

• Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

1.9. Con el gerente de Ventas o Comercialización para:

• Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.

• Fechas necesarias de cada uno de ellos.

1.10. Con Contabilidad con el propósito de conocer:

• Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de

la empresa.

• La conciliación que se efectúa en los inventarios.

• Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al

elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se

refiere a:

• La fabricación durante un determinado período.

• El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.

• Una orden de compra específica.

• La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.

• Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Por lo tanto:

24
El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización,

puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado de los materiales

y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.

Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que

cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.

Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es

recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer

a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol

importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y

por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de

mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer

productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación

razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios

que produce.

1.11. Proceso del sistema de abastecimientos

Concepto básico del proceso técnico de abastecimientos

El proceso técnico de abastecimientos se da a través de 4 fases claramente definidas,

que son:

1.11.1. Programación
Es la fase donde se planifican las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y

obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes etapas:

25
• Determinación de las necesidades de bienes y servicios que requiere la entidad en

función de cantidad y costo. Consta en el documento denominado cuadro de

necesidad.

• Formulación del presupuesto correspondiente.

• Formulación del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la cantidad y

características de los bienes, servicios y obras a adquirir o contratar, su fuente de

financiamiento y se identifica el Proceso de Selección a seguir. Los procesos de

selección son:

• Licitación pública: para contratación de obras y adquisiciones de bienes y

suministros.

• Concurso público: para la contratación de servicios de toda naturaleza.

• Adjudicación directa: para las adquisiciones y contrataciones de obras.

• Adjudicación de menor cuantía: para las adquisiciones y contrataciones cuyo monto

sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido para la Licitación o

Concurso Publico.

1.12. Adquisición
Es la fase en la que la entidad pública convoca a los proveedores para que hagan llegar a

la entidad sus propuestas, implementando los procesos de selección que correspondan,

seleccionando a la oferta y otorgando la buena pro. Se complementa con la elaboración

de la Orden de Compra o de Servicio o la firma del contrato según sea el caso. El

proceso de adquisición concluye con la recepción de los bienes o servicios y el pago

respectivo.

1.13. Almacenamiento
• Se inicia con la recepción de los bienes en el almacén de la entidad. Comprende los

siguientes pasos:

26
• Recepción: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el Comprobante de

pago correspondiente (factura, boleta de venta, etc.). Implica el examen externo,

conteo y pesaje de los bienes que se reciben.

• Verificación y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes, revisando y

verificándole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La conformidad consta

en la Orden de Compra.

• Internamiento: consiste en agrupar los bienes según sus características y su

ubicación en zonas apropiadas del almacén.

• Registro y control: se procede a su registro en las tarjetas de control visible, se

envía la copia de la Orden de Compra a la oficina correspondiente para su

anotación en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén.

• Custodia: tiene por finalidad mantener las características físicas y la cantidad d los

bienes ingresados al almacén. Comprende la protección de materiales, del local del

almacén y del personal.

1.14. Distribución
• Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de la

entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:

• formulación del pedido: consta en el Pedido – Comprobante de Salida y es

formulado por la oficina solicitante.

• Autorización de despacho: es la autorización para entregar los bienes a la oficina

solicitante. Consta en el Pedido – Comprobante de Salida.

• Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los bienes para su

entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los trabajadores del almacén.

• Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y vigilancia de

los bienes a ser entregados.

27
• Entrega de los bienes: el responsable del almacén hace entrega física de los bienes

al funcionario que se indica en el Pedido – Comprobante de Salida, firman tanto el

que entrega como el que recibe los bienes.

2. GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE

2.1. Solicitud de cotización
Tiene por finalidad solicitar a tres o más proveedores (en cumplimiento de los

dispositivos legales vigentes) la cotización de los artículos por adquirir, con el propósito

que el Comité de Adquisiciones establezca las comparaciones los precios, calidad,

especificaciones y fecha de entrega más conveniente.

• Cuadro comparativo de cotizaciones

Tiene por finalidad trasladar las informaciones proporcionadas por los proveedores en

las solicitudes de cotización, con el propósito de comprar precios, calidad,

especificaciones, fecha de entrega y otras características requeridas para otorgar la

Buena Pro a los proveedores que coticen en las mejores condiciones.

• Orden de compra

Tiene por finalidad servir como documento fuente en el área de abastecimiento, para

formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Dirección de Abastecimiento,

Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus

veces, en cumplimiento de la Buena-Pró otorgada por el Comité de Adquisiciones.

• Nota de entrada a almacén

Tiene por finalidad servir de documento fuente en el área de bienes y comprobar el

ingreso de los artículos al almacén por cualquier concepto distinto de la adquisición a

proveedores nacionales o extranjeros.

28
• Almacenamiento

Para el cumplimiento de esta etapa, se utilizan los siguientes formularios:

Existencias Valoradas de Almacén (Kardex).

• Control visible de almacén

Tiene por finalidad facilitar la localización y controlar en unidades físicas el

movimiento y saldo de cada artículo almacenado.

• Distribución

Pedido ý comprobante de salida

Tiene por finalidad servir de documento fuente en el área de bienes, facilitar el pedido y

despacho de los artículos de cada dependencia así como de información contable de los

artículos egresados del almacén.

• Adquisiciones y contrataciones con cargo al fondo para pagos en efectivo y

fondo fijo para caja chica

Las adquisiciones y contrataciones que, por razones de necesidad y eficiencia y con

sujeción a las normas de tesorería, se efectúen con cargo al Fondo para pagos en

Efectivo o al Fondo Fijo para Caja Chica, se realizarán mediante acciones directas, no

encontrándose sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley.

• Del contrato

El contrato está conformado por el documento que lo contiene, las Bases integradas y la

oferta ganadora.

3. RECUPERACIÓN DE BIENES

29
Es el conjunto de actividades de naturaleza Técnico – Administrativo – Jurídico,

orientado a volver a tener dominio o disposición sobre los bienes para su uso, consumo

o proporcionar servicios, comporta como condición previa, haber tenido derecho de

propiedad y uso y luego haberlos perdido por descuido, deterioro, abandono, uso, robo,

distribución, merma, obsolescencia ú otros.

4. CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS

 El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el Área, definiendo la

cantidad y características de los bienes, servicios ú obras que se van a

adquirir, las que deberán contar obligatoriamente con las especificaciones

técnicas respectivas.

 No se deberá consignar marcas o similares características.

 El Valor Referencial no podrá ser superior a los valores de mercado.

5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO:

PROGRAMACION DE NECESIDADES: La Programación de necesidades debe

efectuarse estrictamente en función a las metas de cada área solicitante

(Usuarios/Áreas de Línea), señalando un plazo referencial de ejecución de acuerdo a

sus prioridades y un perfil genérico de las especificaciones técnicas.

ELABORACION DEL PRESUPUESTO VALORADO: Esta fase consiste en la

consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentadoras del

Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

ELABORACION DEL PAAC: En la fase de programación y formulación del

Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinará,

dentro del plazo señalado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de

bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas,

30
señalando la programación de acuerdo a sus prioridades. Las Entidades utilizarán el

Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el órgano

encargado de la contratación es de la Entidad responsable de esta actividad.

EJECUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN: Para la determinación del

proceso de selección se considerará el objeto principal de la contratación y el valor

referencial establecido por la Entidad para la contratación prevista. En el caso de

contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del

proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor

incidencia porcentual en el costo. En cualquier caso, los bienes o servicios que se

requieran como complementarios entre sí, se consideran incluidos en la contratación

objeto del contrato.

INGRESO AL ALMACEN INSTITUCIONAL: Es el ingreso de los bienes materiales

adquiridos a través de los diversos procesos de selección , en aplicación de la SA 05-

Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas

Técnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación,

Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su

estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de

Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad.

VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACEN: Se realiza en función a

los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras

entradas, primeras salidas).

INVENTARIO FISICO: En ese proceso se aplican las normas legales vigentes del

Sistema de Abastecimiento, SBN, etc.

31
AJUSTE DEL VALOR MONETARIO: Aplicando lo establecido en las normas legales

vigentes Esta actividad es clave para la sustentación del Balance

32
 MATERIALES Y MÉTODO

6. METERIALES.
Equipos del Área de Logística de la Oficina de Administración de la Dirección Regional

Agraria Puno.

Cuenta con los siguientes materiales y equipo:

6.1. Maquinarias y equipos de oficina

 02 computadoras

 01 teléfono fijo

 03 escritorios

 01 impresoras

6.2. Muebles de escritorio

 Sillas

 Estantes

 Mesas

 Otros

6.3. Elementos auxiliares

 Papel bond

 Fólderes

 Clips

 Resaltador

 Lápiz

 Borrador

 Regla

33
  Corrector liquido

 Archivos de palanca

 Lapiceros

6.4. Técnicas.

 Observación

 Verificación

 Análisis

 Aprobación

 Análisis

 Inspección

7. METODOS
Los métodos utilizados durante el periodo de practicas pre-profesionales son:

7.1. Inventario final U.E.P.S monetario:

Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumándole el estrato obtenido del

año a evaluar con el inventario a precios del año base del año con que se le compara. Si

envés de un estrato se determina una disminución en el inventario a evaluar en el año,

este se le resta de igual forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario.

7.2. Selección de artículos para el calcular el U.E.P.S monetario.

Para poder realizar el cálculo del U.E.P.S monetario es importante que la empresa tenga

definida claramente los artículos que conforman los inventarios dentro de la compañía,

además de sus precios para poder realizar el cálculo.

Dentro de lo que son las empresas industriales estas cuentan por lo general con tres

tipos de inventarios que son:

• Materia prima

34
• Producto en proceso

• Producto terminado

Por tal motivo estos deben de ser evaluados por separado afín de poder revelar de una

forma más concreta el inventario con que cuenta la empresa.

En lo que es el sector comercial este no sufre tanto problema, ya que recordemos que

este tipo de empresas la función principal es la compra de artículos para posteriormente

venderlos, ya sea con algún valor agregado o sin ninguno, pero siempre son la filosofía

de no transformar significativamente el producto.

7.3. Registro contable

Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del inventario

valuado por el método U.E.P.S monetario y recordando que este método lo que pretende

es realizar ajustes al método U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se

realicen serán ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de

inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el impuesto sobre la

renta.

El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario debe de llevarse a

cabo de la siguiente manera:

Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de

poder realizar el asiento contable por la valuación hecha por el método U.E.P.S

monetario, esta se deberá de afectar todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se

acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder

registrar lo actual.

En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de

impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de más el cual no fue registrado,

35
afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se

obtiene comparando los inventarios finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el

método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del

impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método monetario sea

menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea la tasa

impositiva aplicada.

7.4. Método Detallista

Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las

existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta,

así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.

Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

• Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando

tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.

• Agrupación de los artículos homogéneos.

• Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.

• Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de las cuentas y en

su caso hacer los ajustes que se producen.

7.5. Selección del Sistema de Valuación

Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación más adecuado a sus

características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en

las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas

particulares.

Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los

inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de

36
mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del

mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.

Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

1. El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que

2. El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e

indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden

calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS

(últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio

ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o

periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación

fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance,

deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de

ventas reflejen adecuada-mente los ajustes por inflación correspondientes.

Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su

valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la

posición financiera y los resultados operativos de la compañía. Existen, para tal

propósito, dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y

b) sistema periódico o juego de inventarios

7.6. Sistema permanente o perpetuo

Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere

llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de

inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos,

37
normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las

tarjetas de kárdex.

El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente

se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y

al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de es¬tos

ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se

consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo

tercero.

7.7. Sistema periódico o juego de inventarios

A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el

sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por uno

cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido

como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el

inventario inicial y el final.

Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es

indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendrá

que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados

iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el

cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras.

Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empre¬sas que, por ley,

no estén obliga-das a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y me¬dianas

empresas.

7.8. Control de inventarios de mercancías

38
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los

sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de

administración de materiales.

Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos

(materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel

deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud

significativa.

Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de

mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de

mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada

artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información

confidencial.

7.9. Línea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará

del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior.

El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia

cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día

anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el

balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en

ambas columnas.

7.10. Línea de compras.

En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales

de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de

39
"acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de

"hoy".

7.11. Línea de costo de la mercancía vendida

El renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente el

código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en

dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado

se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de

acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del

día anterior.

7.12. Línea de inventario final

El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y

"acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=)

inventario final.

Al cierre del período, deben reconocerse a través de una provisión las contingencias de

pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su

valor neto de realización.

7.13. Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el

aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen

gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno

sobre los inventarios incluyen:

40
 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no

importando cual sistema se utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de

embarque

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a

los registros contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto

costo unitario

6. Comprar el inventario en cantidades económicas

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

7.14. Método PEPS

El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de pro¬ductos que se

compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía infla¬cionaria esto

quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base

en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser

artificialmente más altas, aunque los inventarios no ven¬didos queden registrados, en el

balance, a los precios más próximos o actuales.

41
Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables

más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a

pagar.

El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que

se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el

mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflación.

Y esto se debe a que los inventarios más antiguos —que producen el mayor ajuste por

inflación— son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía

vendida.

7.15. Método UEPS

El método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de

la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en

consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos,

disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto

monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.

Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará

resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre

porqué, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a

fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema

permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa

fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrán

liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre

bajo sistema de inventarios periódicos.

42
El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo

de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la

renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para

sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia

entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida

denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus siglas en inglés), la cual se encuentra

ahora expresamente prohibida en nuestro país, lo cual significa que, para el caso de los

inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los

contabilizados.

Como se verá en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflación su efecto

quedará reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales

en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrará por los costos reales

incurridos en la compra o producción de la mercancía vendida, excepto en lo que tiene

que ver con los demás factores que integran el costo de producción, especialmente las

depreciaciones, agotamiento y amortizaciones.

7.16. Método Promedio Ponderado

Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales

deben evaluarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número

de unidades adquiridas a diferentes precios:

7.17. Costo de los artículos disponibles

7.17.1. Unidades disponibles para la venta
Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden presentarse dos

situaciones que arrojarían resultados diferentes para la valuación del inventario final y la

determinación del costo de ventas. En la primera, si los costos únicamente se registran

al final del período (mes, trimestre, semestre o año), en esa fecha se calcula un sólo

43
costo promedio. En la segunda situación, los costos relacionados con las ventas se

registran a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben

estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio

ponderado después de cada nueva compra que se realice, llegando así al método

conocido bajo el nombre de "promedio móvil".

Con ajustes por inflación, el procedimiento es el mismo sólo que tomando en cuenta los

ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las compras, cuando

apliquen en éste último caso:

7.18. Costo ajustado de los artículos disponibles

7.18.1. Unidades disponibles para la venta
El método de costo promedio ponderado es el de uso más difundido, en razón de que

toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación

de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A éste método se le señala,

como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente

costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales.

Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del

sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de

dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas.

Se desprende del anterior cuadro, que el método PEPS de valuación de inventarios

subvalúa el costo de ventas y, en consecuencia, incrementa la utilidad dada por el

diferencial entre precio y costo de venta, conllevando a un pago de mayores impuestos y

debilitando patrimonialmente a la empresa. El sistema promedio ponderado arroja unos

44
resultados intermedios entre UEPS y PEPS, pero tampoco corrige los problemas de

valuación originados por el registro contable en pesos de diferente fecha de origen y

distinto poder adquisitivo.

7.19. Método A Escoger “PEPS”

Este método ha sido escogido de acuerdo a las exigencias de la empresa como tal. Por

medio de este método se sabe que aunque no es el método que más nos cuida en materia

tributaria, es el más sencillo y el que mayor utilidad revela.

Este como antes expresamos en su teoría, se usa más que todo contablemente mas no a

efectos de impuestos. El método PEPS es el utilizado en The Cyber Shop, C.A. ya que

los inventarios los llevan de manera sencilla por medio de un programa que a su vez

lleva el control de tiempos de navegación y ventas. En primer paso se carga al

inventario las compras o mercancía entrante y luego este programa descarga a medida

que va vendiendo la mercancía, por esta razón se ha escogido este método a parte de

que la venta de mercancía no es la principal actividad de la compañía, este solo se presta

como servicio a aquellos usuarios que lo requieran.

45
 RESULTADOS Y ANALISIS

8. Presentación, análisis e interpretación de cuadros

Durante el periodo de mis prácticas pre – profesionales que realice en el Área de

Logística del área de Administración de la Dirección Regional Agraria Puno, me ha

permitido conocer acerca del funcionamiento y operatividad de la organización, manejo

y tramites diversos en forma coordinada con las demás áreas y/o unidades para cumplir

oportunamente con el abastecimiento de bienes, materiales e insumos a los diferentes

punto de atención.

Por lo tanto, durante todo el tiempo que estuve realizando mis practicas pre –

profesionales demostré, que si uno se lo propone se pueden realizar varias actividades, y

como primera actividad asignada fue participar en el inventario de existencia de bienes

del Área de Logística del área de Administración. Así como también, las actividades

que realice en el área de almacén están relacionados con el manejo del SIGA el cual

detallo las labores que cumplí durante el periodo de mis prácticas

8.1. Diagnostico situacional del Área de Almacén de la Unidad de Logística.

La unidad de logística es el órgano de apoyo que depende en el Área de Logística del

área de Administración de la Dirección Regional Agraria Puno y sus funciones están

establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección Regional

Agraria Puno. Así mismo las funciones de los cargos asignados al Área de Almacén

están establecidos en el Manual de Organización y Funciones de la Dirección Regional

Agraria Puno aprobado con R.D. Nº 0269-2015-RED-EL-C-D/URRHH.

Se precisa que el responsable del Área de Almacén es un profesional contratado bajo el

régimen laboral 1057 CAS, lo cual se genera a partir de una asignación de funciones por

46
parte del Jefe Inmediato, esta situación se da a raíz de que no se cuenta con el suficiente

personal nombrado en el Área de Logistica

Para poder realizar actividades de Inventario, Saneamiento y Ordenamiento de las

existencias del Almacén Central, se conforma comisiones de trabajo mediante acto

resolutivo. En donde muchas veces los miembros de la comisión no tienen una

participación activa, y cayendo toda la responsabilidad en el personal del Área de

Almacén de la Unidad de Logística.

47
 Flujo grama de la Elaboración de la PECOSA

Unidad De Logística

Adquisiciones Responsable Del Área De Almacén Patrimonio

Inicio
Ubicación del

ítem
Elabora cuadro de

adquisiciones en base a Obtener el cuadro de

necesidades de las unidades
Autorización de
distribución en base a
orgánicas y deriva al área de pedido
las necesidades a

atender
Generación de
Recepción del
Realizar verificación
pecosa
Cuadro de
en el kardex para
necesidades Imprimir las
verificar la existencia
Realizar
pecosas ya
real de bienes
la
generadas
atención
Entrega de pecosas
Stock de
al jefe de la unid.
pedidos
De logística para

Firma y sella Recibe pecosas

autorizadas
pecosas
Realiza el registro de

pecosas autorizadas

para su entrega al área

Entrega de pecosas
de almacén

autorizadas al
Recepción de
almacén
pecosa atendida

Firma y sello del área

Distribución de
usuaria en señal de
Termino
bienes
conformidad con lo

8.2. Operatividad de las Principales Actividades

48
Inventario de Existencias de Almacén Central

El inventario de existencia de bienes que se llevó en el almacén central se enfocó en el

proceso de verificar físicamente y registrar en detalle la cantidad, descripción, unidad de

medida y otras características relevantes de los bienes que se encuentran en el almacén

central así como también los que se entregan, decepcionan o almacenan, con el fin de

asegurar su existencia real. Ya que, en la Red de Salud el Collao existen dos almacenes:

el almacén central (principal) y el sub almacén de medicamentos, para mejor detalle se

organiza el procedimiento en el Cuadro Nº 01.

Cuadro 1 Descripción del Inventario de Existencias realizado en el Almacén Central de

la Dirección Regional Agraria Puno

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

 Imprime reporte de existencias del Sistema de Responsable del Área de

Emite reporte Control de Inventarios
 Reporte de existencias almacén

 Realiza conteo físico entre encargado de Responsable del Área de

Realiza conteo físico almacén y un representante de la Subdirección
de Recursos Financieros almacén

 Compulsa existencia física contra existencia

del reporte emitido, si existen diferencias, Responsable del Área de
compulsa revisa Kardex, de lo contrario levantar acta
para hacer constar la diferencia almacén
 Acta de Levantamiento de Inventario
 Emite acta del inventario realizado, se
determinan las acciones correspondientes Responsable del Área de
Determina acciones  Acta de Levantamiento de Inventario
almacén
TERMINA PROCEDIMIENTO.

49
 8.2.1. Seguimiento y Archivamiento de la documentación generada en el Área
de Almacén
Realizar el seguimiento a los documentos que se generan en el almacén como las

pecosas, así como también realizar el archivamiento de las pecosas una vez atendidas y

ordenar correlativamente, ya sea según el mes y el número de pecosa.

Elaboración de NEAS

Nota de entrada de almacén (NEA), su finalidad es servir de documento fuente, se

utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos de la

adquisición con orden de compra. La nota de entrada a almacén se utiliza por el ingreso

de bienes por concepto de: donaciones – transferencias – regalos, etc.

Tiene por finalidad el de registrar en forma permanente de los ingresos y salidas de

bienes de almacén y determinar las existencias en cantidades totales y unitarias

debidamente valorizadas. Para la elaboración de una NEA, se ingresa al SIGA y se

realiza las siguientes actividades:

• Verificar la Documentación (Orden de Compra y Cuadro de Distribución).

• Insertar entrada de Almacén

50
 • Conformidad de Bienes (Acta de Conformidad de Bienes).

8.3. Elaboración de PECOSAS

¿QUÉ ES EL VINCAR? – CONTROL VISIBLE DE ALMACEN

VINCAR es una tarjeta de control de entrada y salida del almacén la cual está pegada o

colgado en los bienes almacenados para descargar en el momento de almacenar o retirar

un bien.

¿QUE ES NEA? – NOTA DE ENTRADA A ALMACEN

NEA es el formulario de nota de entrada a almacén se usa para ingresar bienes

sobrantes, donaciones, usados, etc. Ya que los bienes nuevos lo adquieren el estado

ingresan con orden de compra para efectuar contables.

PECOSA: es el documento de gran importancia para el control de salida de bienes de

almacén que permite tener un valor contable para efectuar los descargos de las

existencias despachada a distintas dependencias usuarias.se le conoce como; Pedido De

Comprobante De Salida de almacén

Para la elaboración de pecosas se debe ingresar al SIGA módulo ATENCIÓN DE

PEDIDOS (el pedido se hace de acuerdo al cuadro de distribución o al PAO

ACTUALIZADO, según el requerimiento que se recibe por parte del área usuaria y que

esta debe de ser por recursos ordinarios o por una meta presupuestal).luego se realiza el

visto bueno, una vez realizada el visto bueno se hace lo que es la AUTORIZACIÓN

DEL PEDIDO y posteriormente se GENERA LA PECOSA. Imprimir la relación de

pecosas generadas (firmar y sellar), Entregar las pecosas al jefe de la unidad de logística

para su autorización, Realizar el registro de PECOSAS autorizadas para su entrega al

área de almacén (almacenero), Entrega de PECOSAS autorizadas ya autorizadas,

firmadas, y registradas al almacén – distribución de los bienes de acuerdo a la PECOSA.

51
Así mismo, para la elaboración de la PECOSA se realizan o siguen las siguientes

actividades:

Realizar el pedido: Pedidos - Registro del Pedido - Pedidos de Compras B/S.

En la siguiente actividad se realiza el pedido y permite a los usuarios de los centros de

costos, registrar pedidos programados provenientes del registro de cuadro de

necesidades para ser atendidos directamente mediante una PECOSA, y según el

requerimiento que se recibe por parte del área usuaria y que esta debe de ser por

recursos ordinarios o por una meta presupuestal. Luego se realiza el visto bueno, una

vez realizada el visto bueno se hace lo que es la autorización del pedido

El ingreso al menú Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: “Pedidos – Registro del

pedido – pedidos de compras de B/S.”, como se muestra a continuación en los gráficos

N°01, 02, 03, 04, 05 y 06.

Grafico 1 Aplicativo SIGA

52
Grafico 2 Modulo de Logística

Grafico 3 Modulo de Logística 2

53
a. Realizar Autorización del Pedido: Pedido – Autorización del Pedido –

Busca Centro de Costo – Autoriza.

La autorización del pedido se realiza después de haber dado el visto bueno al

pedido que se realizó. Luego, se busca el centro de costo en la cual ya fue dado

el visto bueno para posteriormente ingresar la cantidad que requiere del bien y

autorizarlo, así como se muestra en el grafico N°07, 08 y 09.

Grafico 4 Autorización del Pedido

54
 Grafico 5 Autorización de Pedido en SIGA - DRA

Generar la PECOSA: Almacenes - Atención de Pedidos – Buscar PECOSA –

Generar PECOSA – Impresión.

55
Luego de ser autorizada el pedido se genera la pecosa ingresando al módulo

almacén del SIGA seguidamente atención de pedidos y luego se genera la pecosa

con un numero y/o de manera correlativa, como se muestra en el grafico N°

Grafico 6 Autorización de Pedidos

Grafico 7 Autorización de Pedidos DRA

8.4. Verificar que en el Kardex de almacén este al cero el bien ya atendido.

Una vez realizada el pedido y generada la pecosa, el modulo del almacén SIGA, en

la opción Kardex se realiza la verificación de que el bien ya atendido este en la

56
 cantidad exacta y así mismo comprobar que no haya una equivocación al momento

de ingresar las cantidades requeridas del bien.

Grafico 8 Kardex de almacén este al cero el bien ya atendido

b. Realiza la entrega para la Firma de la PECOSA según corresponda.

Una vez realizada todas las actividades y/o pasos para elaborar la pecosa e imprimir la

pecosa se sigue con la firma del jefe de la unidad de logística para su respectiva

autorización así como también la firma del responsable del área de almacén.

57
 c. Registro el Número de PECOSA en el Cuaderno.

El registro de pecosas se realiza de manera correlativamente para llevar el adecuado

control de las pecosas ya sea, las pecosas que se están entregando al almacén

(almacenero) para que así pueda distribuir oportunamente los bienes que requieren los

usuarios, así como también el mismo control de pecosas se realiza en el Excel para así

que al final puedan comparar el número de pecosas atendidas en el SIGA.

8.5. Emisión de Vales de Combustible

Entregar oportunamente los recursos que requiera el personal como son los vales de

combustible para realizar inspecciones, que se realizan en cada centro de costo; así

como los recursos que se requieran para asistir a eventos oficiales, cursos, actividades

laborales dentro y fuera de la Dirección Regional Agraria Puno.

58
 a. Registro en la Solicitud de Combustible datos del chofer, cantidad de

Combustible, placa de la Unidad Vehicular, Nº de PECOSAS, Solicitante y

Motivo de uso.

b. Registro en el Excel para el control de la Solicitud de Combustible.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: De La Emisión De Vales De

Combustible:

RESPONSABLE ACTIVIDAD
USUARIO SOLICITANTE requiere a encardada de combustible la cantidad
que requiere de combustible
ENCARGADA DE Llena el formulario o el vale de combustible
COMBUSTIBLE especificando el motivo la n° de pecosa.
USUARIO SOLICITANTE Recibe el vale
Presenta el recibo a la dirección administrativa
para su autorización

DIRECCIÓN Recibe el vale y revisa

ADMINISTRATIVA Autoriza firmando y sellando, y la cual entrega a
solicitante
USUARIO SOLICITANTE Recibe el vale autorizado

8.6. Logística publica

A través de la logística publica, se establece de la manera más, adecuada y

oportuna, para el estado, la compra, obtención, y contratación de bienes y

servicios, administrativos y jurídicas, solicitadas por el área usuaria, para el logro

de sus objetivos, al alcance de sus metas, por medio de la oficina de

abastecimiento, siempre mantener en cuenta el presupuesto otorgado. La principal

determinación es de lograr un servicio adecuado de excelencia.

59
60
CONCLUSIONES

Durante el periodo de mis prácticas pre – profesionales que realice en el Área de

Logística de la Oficina de Administración de la Dirección Regional Agraria, me ha

permitido conocer acerca del funcionamiento y operatividad de la organización, manejo

y tramites diversos en forma coordinada con las demás áreas y/o unidades para cumplir

oportunamente con el abastecimiento de bienes, materiales e insumos a los diferentes

punto de atención.

Por lo tanto, durante todo el tiempo que estuve realizando mis practicas pre –

profesionales demostré, que si uno se lo propone se pueden realizar varias actividades, y

como primera actividad asignada fue participar en el inventario de existencia de bienes

de Área de Logística de la Oficina de Administración de la Dirección Regional Agraria.

Así como también, las actividades que realice en el área de almacén están relacionados

con el manejo del SIGA el cual detallo las labores que cumplí durante el periodo de mis

prácticas.

61
RECOMENDACIONES

Promover acciones a través de una adecuada política integral en el Sistema de

Abastecimiento para el personal que labora en el área, de tal forma de mantenerlo

permanente actualizado a fin de reemplazar en cualquier momento con personal idóneo

a los funcionarios o servidores que se retiren o cesen en el servicio.

Para el cumplimiento de las metas y objetivos en la Oficina de Almacén es necesario

que se utilice el Flujo grama de procedimiento de almacenamiento y sea aplicado en

forma correcta por el personal que labora en la Oficina de Almacén del Sistema de

Abastecimiento de la Dirección Regional Agraria Puno.

62
BIBLIOGRAFÍA

Redondo (2010) Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. Hangren,

Harrison y Robinson. Contabilidad. Editorial Hispanoamericana.

Herbert E.(2015) Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión Tipográfica, Editorial

Hispano-América, México.

Guajardo C. (2019), Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill.

Holmes, W (2016) Principios y Procedimientos Contables. España, Editorial

Hispanoamericana, 1990.

Cordera M. (2017) Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 1994-

Administración financiera.

Johnson G.( 2014) Presupuestos planificación y control de las utilidades.

Welsch A. (2018) . Planificación y control de la producción. Inicio página 217.

63
ANEXOS

ANEXO 1 : CERTIFICADO DE REALIZACIÓN DE PRACTICAS PRE-

PROFESIONALES

64
ANEXO 2 : FOTO INTERIOR DE OFICINA DE LOGISTICA

65
ANEXO 3 : PICADO DE TARJETA DE ASISTENCIA

66
ANEXO 4: PICADO DE TARJETA DE SALIDA

67
ANEXO 5: TOMA EXTERIOR DE LA DIRECCIÓN REGIONAL AGRARIA PUNO

68
69
ANEXO 6: CARTA N° 823 SOLICITUD DE REGISTRO DE TRAMITE

DOCUMENTARIO

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