El Efectivo

El efectivo que posee una empresa forma parte del activo circulante y su función es hacer
frente a las posibles obligaciones a corto plazo que puedan aparecer. Comienza ahora a
controlar el efectivo y todos sus movimientos de caja con debitar.

El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante, es el elemento

más líquido que posee la empresa, es decir, es el dinero la empresa utiliza ese efectivo
para hacer frente a sus obligaciones inmediata.

Partidas que se consideran efectivo

Se consideran como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a
continuación.
 Dinero del curso legal, propiedad de la empresa, es decir, dinero de obligatoria
aceptación en el país, con las limitaciones que la ley impone, de acuerdo a lo
especificado en la ley del banco central y la ley general de bancos y otras
instituciones financieras.
 Depósitos realizados en bancos, en las cuentas corrientes y de ahorro, a favor de
la empresa.
 Instrumento de crédito de cobranza en cubrireques ordinarios, cheque de
gerencia, cheques de viajeros, giros, postales y telegráficos y otros instrumentos
de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la
empresa.
 Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banca nacional.

Caja: En esta cuenta se registra el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de

créditos que entren en la empresa. Se abonara´al depositar en el banco los ingresos
recibidos y los pagos en efectivos.

Bancos: Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los bancos se suelen realizar diversas
operaciones, no siempre en dinero, cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá
complementarse un apellido.

Efectos por cobrar: La emplearemos para controlar determinados documentos

debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los
documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta
son los denominados letras de cambio o giros y los pagarés.

Cuentas por cobrar: Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por
medio de la aceptación de letras de cambio o pagares si no por medio de facturas
emplearemos cuentas por cobrar.

Inventarios de mercancías: Como su nombre lo indica, la cuenta inventarios de mercancía

o simplemente inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías
propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la intención de venderlas.

Gastos pagados por anticipado: El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la
misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta
de futuros gastos.

Control interno del efectivo: Lo constituyente una serie de procedimientos bien

establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la empresa, que
puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo
salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros
mediantes:
 Division del trabajo
 Delegacion de autoridad
 Asignacion de responsabilidades
 Promocion de personal eficientes
 Identificación del personal con las políticas de la empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de

depósitos en un banco comercial. Valores en monedas curso legal o su equivalente
contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
perdidas.

Presentación en el balance general: La información financieras que muestras el balance

general para que sea razonablemente correcta debe incluir absolutamente todo el activo y
todo el pasivo valuados a su valor razonable, pues cualquier alteración tanto de mas como
de menos, se reflejaría directamente en el capital contable o patrimonio contable, según
su caso.

Con la finalidad de que el bienestar general se interprete mejor, es preciso que el activo y
el pasivo que lo integran aparezcan debidamente clasificados en orden a su disponibilidad
o exigibilidad, según corresponda.
Las partes que integran el balance general son:
 Encabezado
 Cuerpo
 Pie del balance general

A continuación se presentan los elementos que integran cada una de las partes del balance
general.

Graficas de las partes que integran el balance general

1 nombre, razón o denominación social de la entidad

ENCABEZADO 2. mención de ser balance general
3.fecha del balance

Balance 1. nombre de las cuentas que constituyen el activo, correctamente

valuadas y clasificadas
General CUERPO 2. Nombres de las cuentas que forman el pasivo, correctamente
valuadas y clasificadas.
3. Nombres de las cuentas que constituyen el capital contable, con su
respectivo valor y correctamente clasificadas

1. Firma del propietario o funcionario autorizado ( gerente, director o

administrador)
PIE 2. Firma del contador que lo elaboro o del auditor que lo reviso y
autorizo

Efectivo en caja: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una
organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las
partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

 Dinero del curso legal, propiedad de la empresa, es decir, dinero de obligatoria

aceptación en el país , con las limitaciones que la ley impone, de acuerdo a lo
especificado con la ley del banco central y la ley general de bancos y otras
instituciones financieras.
 Depósitos realizados en los bancos, en las cuentas de corrientes y de ahorro, a
favor de la empresa.
 Instrumento de créditos de cobranzas inmediatas: cheques ordinarios, cheques de
 gerencia, cheques de viajeros y otros instrumento de créditos de cobro inmediato,
aceptados por los bancos que legalmente posee la empresa.
 Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banda nacional.

Caja principal: Es la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que
entra, sale o permanece en dentro de las instalaciones de la empresa.

Arqueo de caja: El arqueo de caja es una realidad que ocurre a diario en cualquier tienda
o comercio, por ello comúnmente se conoce como el recuento de efectivo y se estima que
para hacerlo correctamente es necesario llevar una memoria de cada uno de los
movimientos de efectivo producidos durante la jornada.

Faltantes: Es cuando el arqueo arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se

encuentra registrado contablemente.

Sobrante: Es cuando el arqueo arroja un saldo superior a los registros contable.

Control Interno: Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la

finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información
financiera y promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y control interno contable.

Control interno administrativo: Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno de contable: Métodos medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad
.
Tratamiento Contable: Es la forma en que las empresas contabilizan las operaciones tal es
el caso del asiento contable que es denominada a cada una de las anotaciones o registros
que se hacen en libro diario de contabilidad, que se realiza con la finalidad de registrar un
hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la
composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de
una empresa.

Caja chica: Es un fondo que servirá para poder solventar gastos de emergencia que no
están programados en el presupuestos de la compañía, y que no pueden ser pagados con
un cheque o a crédito.

Creación de caja chica: Es una pequeña cantidad del efectivo que se mantiene fijo en las
instalaciones de la empresa para pagar las necesidades menores de efectivo que no son
prácticos pagar con cheques.

Manejo de caja chica: Lo primero es designar a una persona honesta como responsable, y
después asignar una cantidad que corresponda con los movimientos de dinero cotidianos.

El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar todas las
cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto.

El registro de caja chica se elabora diariamente y debe asentar la fecha, el nombre del
responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado, y luego una lista en que se
incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la
cantidad pagada.

Reposición de caja chica: Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados,
durante un periodo determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de
efectivo en la misma.

Faltante o Sobrante: Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de trabajo, debe
hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real
del efectivo, en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia.

El cajero es responsable del efectivo recibido, en consecuencia, al detectar un faltante o

un sobrante deberá ser reportado

Arqueo de caja chica: Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido
y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en caja en dinero en efectivo, cheques o vales.

Control interno de caja chica:

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.
Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni
 a los Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados

previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto
pagado.

Tratamiento contable caja chica: para la creación del fondo fijo de Caja chica se deben
realizar los siguientes procedimientos:

 Se emite un cheque a favor de la persona responsable del manejo de fondo fijo

por el monto establecido para tal fin.

 El responsable hará efectivo el cheque lo depositara en su caja! con el fin de

hacer todos los pagos de acuerdo a la política establecida por la empresa

 En el departamento o unidad de Contabilidad! se hará el siguiente asiento de

diario para crear el fondo fijo

Fecha Ref. Descripción Debe Haber

xxx xx x
Caja chica xxx
Banco xxx

Para registrar la creación del fondo

fijo de caja según cheque Nro. X.