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CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS

CONTROL INTERNO

La implementacin de un buen sistema de control interno en las organizaciones, se han
incrementado en los ltimos aos, debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la
productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas
que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
El control interno comprende el plan de organizacin y la coordinacin de todos los mtodos y
medidas adoptadas por una empresa para:

Salvaguardar sus activos: Una compaa debe proteger sus activos, de lo contrario,
estara derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el ms lquido de los
activos, ste se agotar rpidamente.

Motivar a los empleados para que sigan las polticas de las
compaas: En una organizacin, todo mundo necesita trabajar hacia las mismas metas.
Pero para ello la empresa debe de identificar las polticas de la compaa que ayuden a
alcanzar las metas.

Promover la eficiencia operativa: Las empresas no pueden darse el gusto de
desperdiciar recursos.

Asegurar registros contables exactos y confiables: Sin registros confiables,
los administradores no sabran qu parte de la empresa es rentable y cul necesita mejora.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducir
a conocer la situacin real de las mismas, es por ello, la importancia de tener una planificacin
que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor revisin sobre su
gestin.
As mismo, es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado
de fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control poco
confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
Entonces, un buen sistema de control interno, es importante, desde el punto de vista de la
integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo
en caja y bancos, mercaderas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina,

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maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin
de empleados, fraudes, robos, etc.



CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que
permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones
que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar,
en su complejidad, de acuerdo al carcter, volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado
por orden de la empresa.

OBJETIVOS:

- Proporcionar una contabilidad precisa de los cobros, desembolsos y saldos de efectivo.
- Evitar o minimizar prdidas por robo o fraude.
- Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de sumas
adecuadas de efectivo para las transacciones del negocio.
- Evitar tener grandes sumas de efectivo innecesarias. Invertir los sobrantes.
- La reduccin de errores.
- Exactitud y veracidad de resultados, registros, informacin financiera y pronsticos
financieros.
- Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.









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PRINCIPALES ASPECTOS:
El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los
principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento
deben vigilarse, son:

Separacin de labores:
Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen
auxiliares y registros y efecten conciliaciones.

Fianzas:
El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias, deben estar afianzados para
garantizar posibles desfalcos por malos manejos.

Fondos Fijos:
Debe estar establecido -dependiendo del tamao de la empresa- por lo menos un fondo fijo
(caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente
definida.

Firmas autorizadas:
Se deber contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, as como la
forma en que podrn ir mancomunadamente.

Lmites de pago:
Debe existir lmite de pago para cada una de las firmas autorizadas.

Depsitos diarios:
Las cobranzas y otros ingresos debern depositarse al da siguiente o a ms tardar al
siguiente da hbil.

Arqueos peridicos:
Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando peridicamente -y por
sorpresa- arqueo de los mismos.

Conciliaciones bancarias:

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Las cuentas bancarias debern conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener
debidamente depuradas las partidas en conciliacin.





CONCILIACIN BANCARIA

La Conciliacin Bancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene
registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le
suministra por medio del estado de cuenta bancario, para determinar si existen diferencias
entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco.
Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan
correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros.
Y le permite determinar que el saldo de su cuenta segn el banco sea correcto, detectando
cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo.
La conciliacin bancaria forma parte del control interno del efectivo.

OBJETIVOS:
Identificar qu valores representan las diferencias y determinar cul es el saldo correcto.
- Asegurar que todos los depsitos estn correctamente reflejados en el saldo bancario y que
no se han abonado a otra cuenta.
- Detectar algn depsito contabilizado que no lleg al banco por algn motivo.
- Identificar depsitos a la cuenta que no estn contabilizados.
- Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado.
- Detectar algn cheque emitido y cobrado pero no contabilizado.
- Contabilizar todos los cargos bancarios.
- Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.

ELEMENTOS:

Depsitos: Estn constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por
concepto de las ventas al contado, los cobros.


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Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras
efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.

Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco, por
medio de un endoso o garanta real. Supone una obligacin de pago para el banco,
hacindose inmediatamente el cargo a la cuenta habiente (cliente). Para los efectos de la
conciliacin se considera un cheque pagado.




Nota de crdito: Se llama as al documento que enva el banco a sus cuentas habientes
(clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses
ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por
Cobrar), remesas de tarjetas dbito y/o crdito, diferencias en depsitos (Sobrante en
Depsitos Nocturnos), prstamos solicitados, y otros conceptos.

Notas de dbito: Documento que enva el banco a sus cuenta habientes (clientes) por
concepto de disminucin del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como
intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias
en depsitos (Faltante en Depsitos Nocturnos), cargos por tarjeta dbito y/o crdito, carta
de crdito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.

Carta de crdito: Instrumento financiero emitido por un banco a peticin de un proveedor,
en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa presentacin de los
documentos especificados en la carta de crdito. Se usa generalmente en las importaciones
de bienes.

Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado
por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer Abonado en los libros de la empresa y
no estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al final de
mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los libros de la
empresa pero no en estado de cuenta del mes.

Cheques Omitidos o no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que
nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Depsitos Omitidos o no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero que nunca
fueron registrados en los libros de la empresa.

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se registran con un monto por
encima o por debajo del monto de emitido.


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Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se registran con un monto por
encima o por debajo del monto de emitido.







DIFERENCIAS ENTRE LOS REGISTROS:

1. Cheques en circulacin o pendientes de pago: girados y registrados por la empresa, pero
sin presentar al banco para su pago.
2. Depsitos en trnsito: efectivo depositado por la empresa pero que el banco no lo ha
acreditado en la cuenta.
3. Cargos por servicios bancarios: dbitos que realiza el banco para descontar los servicios
brindados
4. Cargos por cheques sin fondos.
5. Cargos por intereses.
6. Crditos por depsitos de clientes o por intereses ganados.
7. Errores tanto del banco como de la empresa.

RECOMENDACIONES PARA LA LOCALIZACIN Y CORRECCION DE
ERRORES:

- Revisar cuidadosamente los talones de cheque.
- Revisar las copias de los depsitos.
- Detallar minuciosamente el Estado de Cuentas.
- Revisar los pases del libro Auxiliar Banco al Libro Diario y Libro Mayor.
- Verificar el saldo normal de las cuentas de efectivo.
- Detectar el error y realizar asientos respectivos.
- Realizar adecuadamente los ajustes.



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CASO PRCTICO:

PREPARACIN DE UNA CONCILIACIN BANCARIA Y DE ASIENTOS DE
DIARIO:

A continuacin se presentan los siguientes registros de efectivo de julio para Dickson
Company:

ENTRADAS DE EFECTIVO PAGOS EN EFECTIVO
FECHA CARGO A
EFECTIVO
CHEQUE
NM.
ABONO A
EFECTIVO

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La cuenta Efectivo de Dickson Company muestra un saldo de s/ 16,520 al 31 de julio. El 31 de
julio, Dickson Company recibi el siguiente estado de cuenta bancario:

ESTADO DE CUENTA DE JULIO

Saldo Inicial
Depsitos y otros abonos
Julio 1 TEF
5
10
15
18
22 CB

Cheques y otros cargos
Julio 8 CHFI
11 (cheque nm. 1416)
19 TEF
22 (cheque nm. 1417)
29 (cheque nm. 1418)
31 (cheque nm. 1419)
31 CS
Saldo final



200
4,160
530
540
2,130
1,400


500
860
300
120
650
1,950
10

13,700






8,960








(4,390)
18,270
Explicaciones: CB: cobros efectuados por el banco; TEF:
transferencia electrnica de fondos; CHFI: cheques con
fondos insuficientes; CS: cargos por servicios.


Datos adicionales para la conciliacin bancaria:
a) El depsito de TEF fue el cobro de una renta. El cargo por TEF fue un pago de seguros.
b) El cheque con fondos insuficientes se recibi de un cliente.
c) El cobro bancario de s/ 1,400 fue por un documento por cobrar.
d) El monto correcto del cheque 1419 por concepto de gasto por renta es de s/ 1,950. El
contralor de Dickson Company registro errneamente el cheque como s/ 1,590.

Se requiere:
1. Preparar la conciliacin bancaria de Dickson Company al 31 de julio del 2013.
2. Registrar en el diario los asientos requeridos a partir de la conciliacin bancaria.


Julio 4
9
14
17
31

4,160
530
540
2,130
1,840

1416
1417
1418
1419
1420
1421
1422

860
120
650
1,590
1,440
1,100
620

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SOLUCIN:

DICKSON COMPANY
CONCILIACIN BANCARIA
31 DE JULIO DEL 2013

BANCO:
Saldo, 31 de Julio del 2013
MS: Depsito de trnsito

MENOS: Cheques en circulacin
Ch/ N 1420
Ch/ N 1421
Ch/ N 1422
Saldo Bancario Ajustado

LIBROS:
Saldo, 31 de Julio del 2013
MS: TEF por cobro de alquileres
Cobro bancario de documentos

MENOS: Cheques sin fondos
TEF por pago de seguros
Gastos bancarios

ERRORES: Girado por
Registrado por
Saldo en Libros Ajustado







1,440
1,100
620







500
300
10

1,950
1,590


18,270
1,840
20,110



(3,160)
16,950


16,520
200
1,400
18,120


(810)


(360)
16,950





ASIENTOS CONTABLES:


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1

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
104 Cuentas Corrientes en Instituciones Financieras
1041 Cuentas Corrientes Operativas
10413 Scotiabank
12 CUENTAS POR COBRAR COMECIALES TERCEROS
121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar
1213 En cobranza
75 OTROS INGRESOS DE GESTIN
754 Alquileres
7542 Edificaciones
Para regularizar el saldo con la cuenta del Banco Scotiabank
segn conciliacin bancaria del 31 de julio del 2013.

2

12 CUENTAS POR COBRAR COMECIALES TERCEROS
121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar
1215 Cheques no conformes
63 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
639 Otros servicios prestados por terceros
6391 Gastos bancarios
65 OTROS GASTOS DE GESTIN
651 Seguros
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
104 Cuentas Corrientes en Instituciones Financieras
1041 Cuentas Corrientes Operativas
10413 Scotiabank
Para regularizar el saldo con la cuenta del Banco Scotiabank
segn conciliacin bancaria del 31 de julio del 2013.

3

94 GASTOS DE ADMINISTRACIN
79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y
GASTOS
791 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos
Para registrar la funcin del gasto al 31 de julio del 2013.

X



1,600
















500


10


300












810







1,400


200

















810












810





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4

63 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
635 Alquileres
6352 Edificaciones
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
104 Cuentas Corrientes en Instituciones Financieras
1041 Cuentas Corrientes Operativas
10413 Scotiabank
Para reconocer el error cometido por la empresa el 31 de
julio del 2013.

5

94 GASTOS DE ADMINISTRACIN
79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y
GASTOS
791 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos
Para registrar la funcin del gasto al 31 de julio del 2013.

X




360












360






360











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ARQUEO DE CAJA

DEFINICIN:
Es un procedimiento que permite el anlisis de las transacciones en relacin al efectivo recibido
por la empresa durante un perodo de tiempo determinado, con la nalidad de comprobar la
contabilizacin correcta del efectivo recibido.

IMPORTANCIA:
Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo
en el cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y
otros ingresos, as como por las salidas de ste con un programa adecuado para cancelar
proveedores de bienes y servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos,
fraudes e inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin de las partidas,
verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempeo eficiente de los
empleados.

SOBRANTES O FALTANTES EN CAJA:
Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un
movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de ms en algn gasto, al extraviar de
algn recibo, etc.).
S hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del fondo es menor
que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a
Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no
construya un gasto para la compaa.
Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del fondo es mayor que el
fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

POLTICAS CONTABLES:
La gerencia de la empresa deber establecer las polticas contables referidas a la custodia
del efectivo, en la cual se incluirn a las reas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas,
Tesorera y Contabilidad.

- Se deber identicar a los responsables de la custodia del efectivo y equivalentes de
efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrn a cargo el resguardo del efectivo.

- Se establecern las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables
(incluye las formas, condiciones, importes mximos, aspectos impositivos tributarios tales

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como bancarizacin, rgimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre
otros).



- Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio ms
seguro (bveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.)

- Desarrollar un ujograma, identicando reas, personas responsables, hecho econmico
que genere la recepcin de efectivo, en relacin a las actividades que desarrolle la
empresa.

La gerencia deber identicar plenamente el rea o persona que llevar a cabo l a revisin
de los controles internos diseados para la custodia del efectivo, el mismo que har las
veces de Auditor (Contralora), el mismo que practicar los arqueos de caja de manera
progresiva y permanente a las reas involucradas.

MBITO DE APLICACIN:
El mbito de aplicacin de los arqueos implica a los fondos en caja central o general
(segn la denominacin que la entidad haya adoptado), documentacin en custodia (valores
negociables), documentos en garanta.

ELEMENTOS:
- Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depsitos, etc.)
- Recibos de ingreso de caja.
- Recibos de egreso de caja.
- Valores negociables (letras, facturas negociables).
- Cheques en cartera.
- Cartas anzas.
- ltimos depsitos efectuados a las cuentas nancieras de la empresa.
- Chequeras (identicando en el rango del perodo a examinar el primer cheque emitido y
el ltimo cheque emitido).
- ltima transferencia bancaria realiza- da por la empresa.
- Documentacin de entregas a rendir, viticos, etc.

PROCEDIMIENTOS:

- Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden
desarrollarse ordinaria-mente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo).

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- Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona
responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo.



- Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deber levantar un acta en el
cual se consignar la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el
encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo.

- Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos debern ser comunicadas
por escrito a las gerencias respectivas, con la nalidad de adoptar medidas correctivas.



DESCRIPCION DE LA LABOR DE ARQUEO DE CAJA:

Los pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:

PASO 1:
El responsable del arqueo deber elaborar el acta de toma de arqueo, en presencia del sujeto
del arqueo y del jefe inmediato de ste, de considerarlo necesario, segn la estructura
organizacional de la empresa.

PASO 2:
Para el corte del documentario solicitar la ltima documentacin girada y visara cada uno de
ellos luego de su verificacin.

PASO 3:
El sujeto del arqueo proceder, en presencia del responsable del arqueo, a verificar la
documentacin y los ltimos movimientos realizados.

PASO 4:
El responsable del arqueo proceder al conteo y confirmacin del saldo, debiendo visar cada
documento verificado y conciliado.

PASO 5:

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El responsable del arqueo efectuar el cierre del acta de arqueo realizado, debiendo anotar
cualquier diferencia detectada, as como cualquier observacin relacionada al incumplimiento de
las normativas de la empresa.

PASO 6:
Se emitir al Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita tanto por el responsable del arqueo
como por el sujeto del arqueo en seal de conformidad, debiendo ser distribuidas a reas
competentes de la siguiente manera:


Original: rea de Contralora.
Copia 1: Sujeto del Arqueo.
Copia 2: rgano de Control Institucional (Gerencia General).

PASO 7:
La Contralora analizar el acta en relacin a las matrices de control (polticas, procedimientos,
etc.) y determinara si existen diferencias.

PASO 8:
- De existir diferencia, proceder a solicitar por escrito al sujeto del arqueo el descargo de las
diferencias detectadas.
- En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento de arqueo.

PASO 9:
El sujeto del arqueo proceder a efectuar el descargo por escrito, distribuyndolos a las reas
competentes (Contralora, Gerencia de Administracin y Finanzas y al rgano de Control
Institucional).

PASO 10:
La Contralora emitir un informe dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre los
arqueos practicados, a fin de que se tome las medidas correctivas que correspondan.

PASO 11:
Fin del procedimiento.


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EL CONTROL INTERNO- INVENTARIO

Tener un adecuado registro de inventarios no es simplemente hacerlo porque las empresas
grandes lo hacen, porque el contador lo pide o porque los necesitamos para armar un estado
situacin financiera. El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para:
minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y
comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin de gastos operativos, as como
tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de
la empresa.
En la MYPE el control de inventarios es pocas veces atendido, lo que no permite tener registros
fehacientes, polticas o sistemas que ayuden a esta fcil pero tediosa tarea de inventariado. Los
diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos
y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los
mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema
de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales
son: Planeamiento, compra, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.
Hoy en da, los registros y controles de los inventarios se suelen llevar aplicando sistemas
computarizados, que son ms fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una vez al ao
para la toma de inventarios, pues es ms confiable y se detecta mejor cualquier anomala si
estos se realizan en forma continua durante todo el ao.


OBJETIVOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

- Verificar la aprobacin de la administracin para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar
activos.

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
- Comprobar la utilizacin de polticas de contabilizacin y mtodos apropiados para su
valuacin.
- Verificar la segregacin adecuada de las funciones de adquisiciones, custodia, registro y
disposicin final.
- Comprobar la existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y
registrado adecuadamente los bienes adquiridos.
- Comprobar la existencia de archivos y documentacin que sustente su adquisicin,
propiedad y disposicin final.
- Comprobacin peridica de existencia y condiciones fsicas de activo.
- Verificar si existen conciliaciones peridicas de los montos o valores consignados en los
registros auxiliares, kardex fsico, libros de contabilidad y balance.

INVENTARIO FSICO DE EXISTENCIAS

Podemos definir las existencias como aquellos bienes posedos por la empresa para su venta en
el curso ordinario de la explotacin, o para su transformacin o incorporacin al proceso
productivo.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea
empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable,
polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. El objetivo principal del
presente trabajo es proporcionar informacin sobre el control de inventarios, a modo de hacer
de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la
maximizacin de utilidades.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado
de proteger sus inventarios.

INVENTARIO FSICO:
Se puede definir como el registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin (materias primas, productos en proceso y productos
terminados). Tambin se define como un amortiguador entre dos procesos: el abastecimiento y
la demanda, donde el proceso de abastecimiento contribuye con bienes al inventario, mientras
que la demanda consume el mismo inventario.

El inventario fsico es importante por las siguientes razones:

- Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias del sistema y la
existencias fsicas (cantidad real en existencia).

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
- Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
- Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

- El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en
el libro de inventario, conforme a la legislacin.
- El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad personal los
cuales estn disponibles para la venta en una operacin ordinaria comercial y estn en
un proceso de produccin para tales ventas. As como estarn disponibles para
el consumo corriente en la produccin de bienes y servicios disponibles para la venta.

El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo corriente,
no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ah
la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de control interno para este
rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

- Mantener el mnimo de capital invertido.
- Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas.
- Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.
- Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas.
- Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.
- Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

CONTROL DE INVENTARIOS:
Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de
produccin y su comparacin con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer,
teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas
para atender la demanda.

PROBLEMAS A FALTA DE UN ADECUADO CONTROL:

Exceso de inventario e insuficiencia de inventario:

Cuando el empresario tiene altos niveles de inventario para asegurar las ventas,
incurre en excesos de materiales para la venta y como consecuencias de esto se
producen altos costos de almacenamiento, aumento de la merma y la disminucin de la

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
calidad en perecederos, lo que lleva a una menor calidad de los productos que se ofrecen.
Cuando el inventario es insuficiente no slo corremos el riesgo de perder la venta sino que
tambin podemos perder al cliente. No tener productos y el stock suficiente afecta la
concepcin que el cliente tiene de la empresa, provocando que el consumidor recurra a
otra empresa.

En resumen, el reconocimiento de un FALTANTE de inventario, implica el reconocimiento de
una prdida (gasto) para la entidad, la misma que ser deducible siempre y cuando se lleve
el Registro de Inventarios Permanente en Unidades Fsicas y/o Valorizado; adems que el
Inventario fsico tomado se encuentre debidamente autorizado; asimismo, la entidad deber
reintegrar el IGV referido al faltante identificado.

De tratarse de un SOBRANTE de inventario, la empresa deber reconocer una ganancia
(ingreso), el mismo que en consideracin al artculo 3 del TUO de la Ley del IR, constituye
renta gravada cualquier ganancia o ingreso derivado de operaciones con terceros; adems
por la venta de estos inventarios reconocidos como sobrantes se tributar tanto RENTA
como IGV, de encontrarse gravados.


El robo de mercancas

El descontrol de inventarios se presta al robo, siendo usual que sean los mismos
empleados (o aun los clientes) quienes lo lleven a cabo, este tipo de robo se conoce
generalmente como el robo hormiga, que origina un incremento de costos.

Las mermas

La prdida o reduccin de materiales aumenta considerablemente los costos de ventas,
pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. Existen autores que
consideran que una merma aceptable sera desde el 2% hasta el 30% del valor del
inventario. La realidad es que la nica merma aceptable es del 0%.

Desorden en los inventarios:

Esto pude provocar graves prdidas a la empresa, debido al desconocimiento de las
existencias en almacn y comprar dems o simplemente no encontrar material
necesario.

Sistemas de inventarios:

La determinacin de niveles de inventarios que debe mantener una empresa, se
asocia a la manera en que se realiza la gestin de flujos fsicos, el tipo de contrato con
proveedores y distribuidores y los costos aceptados para cumplir niveles de servicio a la
produccin y a los clientes.

Es importante sealar que una ruptura del inventario, es decir que no est disponible un
producto, cualquiera que sea el sistema de inventario empleado tiene un costo que es
deseable evitar. Por lo tanto, es necesario un adecuado balance entre la necesidad de
inventarios y el costo de mantenerlos.

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS


BENEFICIOS:

Tener un adecuado control de inventarios, habla de una empresa eficiente
- Informacin exacta que ser til para aprovisionamiento de productos sin excesos y sin
faltantes.
- Ahorro y reduccin de tiempo y costos, durante el proceso de aprovisionamiento.
- Preparar planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificacin de produccin y
ventas.
- Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.





MTODO DE CONTROL:
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control empieza a ejercerse
con antelacin a las operaciones mnimas, debido a que si compra si ningn criterio, nunca se
podr controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como
Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se
necesita, evitando acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas
en el control preventivo.

ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO

- Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se
utilice.
- Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin.
- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
- Comprar el inventario en cantidades econmicas.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual
conduce a prdidas en ventas.
- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artculos innecesarios.

NORMAS DEL CONTROL INTERNO

- Llevar un control de inventario por clase y por rengln, en tarjetas estiba o
electrnicamente.
- Extremar medidas de precaucin contra los robos y daos, responsabilizando al Jefe de
Almacn.
- Recepcin de mercancas por almacn, donde se verifican los pesos, medidas, cantidades y
especificaciones y realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar los faltantes y
fallas encontradas.



- Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser controlados
con igual rigor que la mercanca corriente.
- Debe realizarse una correcta planificacin de los inventarios a realizar y a su vez llevarlos a
cabo con personal no vinculados al rea a auditar y previamente instruido.

VALUACIN DE INVENTARIOS
La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un buen
manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados o
falta de artculos para la venta. As mismo, un buen inventario significa una buena produccin
porque se logra tener disponible toda la contabilidad de inventarios.
La valuacin de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base especfica
para evaluar los inventarios en trminos monetarios. A continuacin se presentarn 4 mtodos
de valuacin de inventarios que son los que comnmente se utilizan en las empresas:

Identificacin especfica
Cada artculo vendido y cada unidad que queda en el inventario estn individualmente
identificados.

Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en ingls FIFO):
Los primeros artculos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de
ventas) o consumidos (costo de produccin). El inventario final est formado por los ltimos
artculos que entraron a formar parte de los inventarios.


CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
ltimas entradas primeras salidas (UEPS) (en ingls LIFO):
El mtodo UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del mtodo PEPS. Los
ltimos artculos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o
consumirse. En este mtodo no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta
que la partida ms reciente de artculos se haya agotado y as sucesivamente. Si se recibe
en almacn una nueva partida, automticamente el costo de esa partida se vuelve el que se
utiliza en las nuevas salidas.

Costo Promedio:
Este es el mtodo ms utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio
unitario de los artculos.








RECOMENDACIONES:

- La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener
acceso al documento del suministrador (Recepcin a ciega).
- Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados y los
Submayores de inventario del rea contable deben estar al da.
- El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos e
entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que
cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizndose
inmediatamente las diferencias detectadas.
- Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos del 10% de los
productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen
diferencias sistemticas, realizarse un inventario general anual.
- El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad del
material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o prdidas,
aplicrseles dicha responsabilidad.
- El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los
Submayores de Control de Inventarios.



CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS














INVENTARIO FSICO DE ACTIVOS FIJOS

El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las operaciones de una
empresa. Estos bienes tienen una vida til o de servicios de ms de un ao, se emplean
(directa o indirectamente) para producir unos ingresos y no estn destinados a la reventa en el
curso normal de los negocios. El activo fijo se compone generalmente de:


Terrenos:
Una caracterstica de los terrenos es su existencia permanente y de no estar sujeta a
depreciacin.

Edificios, maquinarias, equipos, herramientas y muebles y mejoras
Introducidas en la propiedad. Estos bienes tienen una vida limitada y estn sometidos a una
depreciacin.

Recursos naturales:
(Pozos petroleros, minas de carbn y zonas madereras) se agotan a medida que los recursos
naturales se extraen o se eliminan. Las adquisiciones y la venta de propiedades, de planta y
equipo suelen producir grandes cantidades de dinero, pero se concentran en unas cuentas

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
transacciones. Los componentes de la planta y de equipo permanecen inalterados en las
cuentas durante muchos aos.

FINALIDAD:

- Mantener al da el Inventario de Muebles y Enseres, Maquinarias, Equipos, Unidades de
Produccin en general y Semovientes de la entidad.
- Controlar los actos de administracin y disposicin sobre el patrimonio de la entidad.
- Asegurar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los Muebles y Enseres,
Maquinarias, Equipos, Unidades de Produccin en general y Semovientes que constituyen
patrimonio de las entidad.
- Proporcionar informacin objetiva, uniforme, completa, ordenada e interrelacionada de los
tipos de bienes muebles susceptibles de ser considerados como patrimonio de la entidad.
- Cumplir las normativas legales establecidas para el ejercicio presupuestal y contable de todas
las entidades del sector pblico.





OBJETIVOS:
Tiene como finalidad asegurarse que los resultados del inventario fsico reflejen una
informacin, debidamente comprobada y sustentada de los bienes muebles e inmuebles
existentes en toda y cada una de las dependencias de la empresa o entidad, en forma que
garanticen un adecuado control de su existencia, ubicacin, conservacin, utilizacin, seguridad
custodia e identificacin de los usuarios responsables. En marco general, regula los bienes del
estado desarrollado por la superintendencia de bienes nacionales.

Establecer las disposiciones generales para la adecuada y oportuna ejecucin del inventario
fsico general de los activos fijos, muebles y enseres, maquinarias y equipo, bienes
semovientes, etc. Al 31 de diciembre del ao de las reas y/ o dependencias de las entidades
o empresas del Estado.


RECONOCINIENTO DE UN ACTIVO:

Un activo fijo se reconoce cuando es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios
econmicos asociados a los activos y el costo del activo puede ser determinado
confiablemente.


CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
Mayormente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porcin
de los activos totales de la empresa, por lo que resultan significativas en el contexto de su
posicin financiera. Adems, la determinacin de si un cierto gasto representa un activo o es un
cargo a resultados del perodo, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones
de la entidad.

Los reconocimientos del activo, se satisfaces de forma inmediata, puesto que la transaccin que
pone de manifiesto la compra del activo identifica su costo.

Un activo fijo que califica como tal, debe ser medido a su costo; el costo de los elementos de
las propiedades, planta, equipo, comprende el precio de compra, incluidos los aranceles de
importacin y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisicin, as
como cualquier costo directamente relacionado en servicio del activo para el uso destinado que
corresponde.



MEDICIN POSTERIOR INICIAL DE UN ACTIVO:

Se realiza de la siguiente forma:

- Costo menos depreciacin acumulada y prdidas de desvalorizacin.
- El valor revaluado, siendo ste su valor razonable a su fecha de reevaluacin menos la
depreciacin acumulada subsiguiente.






REVALUACIONES:

Mayormente, el valor razonable de los terrenos y edificios ser su valor de mercado, este valor
se determinara por medio de una tasacin llevada por un perito tasador calificado. Cuando no
existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carcter especializado de estos elementos
y porque las maquinarias y el equipo son bienes que poco se venden, salvo que forma parte de
la empresa en su funcionamiento, la frmula de valoracin empleada ser el costo de
reposicin, debidamente depreciado.

Segn la NIC 16, la empresa podr efectuar revaluaciones peridicas de sus activos si considera
que el costo registrado no tiene relacin con el valor de mercado, es decir, el registro histrico
tiene relacin con el valor de los activos si pretende venderlos.

En el Per las revaluaciones voluntarias han empezado a ser revaluaciones obligatorias y por ley
las empresas deberan efectuarlas para compensar la prdida del poder adquisitivo de nuestra
moneda; a diferencia de las revaluaciones obligatorias, la revaluacin voluntaria deber
realizarse mediante la participacin de un perito tasador calificado, quien deber emitir un
informe respectivo.



CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
INVENTARIO FSICO:

Es el proceso que consiste en verificar fsicamente, valorizar y registrar los bienes muebles de
las entidades existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real.
Permite contrastar los resultados obtenidos, con los registros contables.


EVALUACIN DE CONTROL INTERNO:

Los desembolsos que realizan las organizaciones por concepto de inversin en activos fijos, los
cuales son generalmente cuantiosos, hacen indispensable la implantacin de un buen sistema
de control interno para la preparacin de Estados Financieros confiables.

As, por ejemplo, pueden cometerse errores materiales al determinar la utilidad sin reconocer el
deterioro de los activos o si no se aplican polticas para distinguir los gastos de capital (activos)
de los que no lo son (tales como los de mantenimiento o reparacin), as como la distincin de
los ingresos de capital de los provenientes del giro natural del cliente.

Otro aspecto que el auditor puede tomar en cuenta es la existencia y ejecucin del plan anual
(incluido el presupuesto) instaurado por la direccin para la adquisicin y venta de activos fijos,
lo que le permitir conocer los tipos de activos y sus movimientos reflejados en los libros y
registros contables. El estudio (revisin y verificacin) del control interno de la empresa tiene
como finalidad determinar el grado de confiabilidad que el auditor le conceder a los controles
para determinar la naturaleza, grado y oportunidad de las pruebas de auditora.







CONTROLES GENERALES:

- Si existe una adecuada segregacin de funciones en el rea de activos fijos, especficamente
si las funciones de aprobacin de las adquisiciones y retiros de activos estn segregadas de
la contabilizacin de los mismos.

- Funciones de registro y control del movimiento de los activos realizados por el rea de
gestin patrimonial deben estar separados de la funcin de los registros de contabilidad.

- Las funciones de custodia, conservacin, mantenimiento, deben estar separados de las
funciones de registro y modificacin de los datos en la vida de los activos fijos.

PROGRAMAS:

- Verificar que los registros y la contabilizacin de los activos fijos se encuentren integrados
y estn libres de gravmenes.

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
- Comprobar que los montos o valores de los activos fijos se han registrado y procesado
apropiadamente.
- Verificar si los activos fijos existen fsicamente y se encuentran en uso.
- Verificar que los rubros que integran los activos fijos se han registrado a un valor
apropiado.
- Verificar que las partidas componentes del activo fijo, adquiridos o construidos, sean de
propiedad de la entidad.
- Verificar que las partidas componentes del activo fijo, adquiridos o construidos, sean de
propiedad de la entidad.

CONCLUSIONES:
El control de activos fijos tangibles es de vital importancia para evitar prdidas econmicas en
cualquier empresa o entidad, por lo que determinar las deficiencias en cada unidad en cuanto al
control de los activos tangibles es de gran importancia; y por lo tanto la implementacin de una
estrategia de capacitacin para el personal que desarrolla esta labor en cada entidad es
primordial.








LINCOGRAFA

http://www.ean.ucr.ac.cr/materiales%20cursos/PC/Contabilidad%20Basica/materiaclaseV08.pdf
http://www.ean.ucr.ac.cr/materiales%20cursos/PC/Contabilidad%20Basica/materiaclaseV08.pdf
http://elcontadorvirtual.blogspot.com/2010/11/control-interno-del-efectivo-en-caja-y.html
http://gerentesunesrmaracay.blogspot.com/2013/04/control-del-efectivo.html
http://www.inventario.us/activos/balances/control-interno-sobre-inventarios-2/
http://es.scribd.com/doc/97740679/g-9-Auditoria-de-Activo-Fijo
http://www.aempresarial.com/servicios/revista/255_11_SRKLTXSNFOTAMOLETMQGAJCBFMXNP
YDIQOUJLMWRBQROFDSYPI.pdf

CONTROL INTERNO: EFECTIVO- INVENTARIOS
http://es.wikipedia.org/wiki/Valuaci%C3%B3n_de_inventarios
http://bibliotecavirtual.dgb.umich.mx:8083/jspui/bitstream/123456789/356/1/CONTROLINTERN
O.pdf
http://www.aempresarial.com/web/revitem/11_3195_32851.pdf
http://www.aempresarial.com/servicios/revista/185_11_JCLGNMBGEWMIRNLQYFVYKAJWGVLH
WJPGLANZNOGRLTACGLTFRO.pdf
http://www.aempresarial.com/web/revitem/17_8141_20557.pdf