NUEVOS RETOS PARA QUIENES LABORAN EN LOS DESPACHOS DE LAS SECRETARÍAS
Un rol que ha evolucionado en los últimos años a
nivel institucional es el de las personas que laboran
en los despachos de las secretarías, denominadas
ahora como asistentes. Sin embargo, algo que no ha
cambiado es el papel clave que cumplen estos y
estas profesionales, considerados el brazo derecho
de los directivos.
En la actualidad, su protagonismo, en especial, en el
mundo de los negocios y en los sistemas educativos
va aumentando paulatina pero inevitablemente. Sus
conocimientos han pasado del manejo de las
agendas y asuntos personales de sus líderes a saber
cómo solucionar conflictos, atender cuestiones
sociales y administrativas y organizar las tareas
cotidianas.
De igual modo, los secretarios y las secretarias (o
asistentes) modernos ya no sólo deben tener la
sabiduría básica que la gestión empresarial necesita,
sino también cualidades personales en las que se
evidencie alto nivel de responsabilidad, calidez
humana, criterio y sobriedad en el modo de
involucrarse con la organización que les alberga.
Este nuevo panorama ha obligado a replantear los
contenidos educativos y de formación que, hasta
hace poco, se dictaban a los trabajadores de este
sector. Las tradicionales clases de taquigrafía,
computación y redacción han cedido el paso a las
técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades
interpersonales, relaciones públicas y gestión de
eventos. En el caso de las instituciones educativas no
es suficiente con esto, ya que deben además contar
con estudios universitarios en la especialidad de
Educación; la óptica con que miran los profesionales
ajenos a este campo es abismalmente diferente con
relación al entorno y, aunque algunos secretarios o
secretarias hacen denodados esfuerzos por suplir
este vacío realizando estudios de segunda
especialidad o post grados en alguna rama de la
Educación, su visión de la realidad educativa es aún
muy corta e insuficiente para asumir el cargo de
secretario o secretaria en las escuelas públicas o
privadas.
Se espera de quienes son secretarios o secretarias
una alta preparación para crear, innovar e
implementar proyectos; preparar presentaciones de
productos o servicios; saber escuchar y atender no
sólo a quienes se pueda considerar como prioridad
(pues, para una buena o un buen secretario toda
persona y situación son importantes); asimismo,
concertar reuniones, realizar eventos, atender a
familias, estudiantes y otras entidades de la
sociedad, además de ostentar un alto sentido de la
prudencia, sobriedad y discreción en el manejo de
las situaciones que se presentan cotidianamente.
Así, paralelamente, también está presente el factor
emocional de la confidencialidad. Lo que más
valoran los gerentes de hoy es su formación
académica además del aspecto personal referente a
la coherencia de vida.
El valor agregado que despliegan las secretarias y
los secretarios o asistentes diariamente es
fundamental para el éxito de la gestión de los
directivos y, además, es uno de los eslabones para el
desarrollo exitoso de su carrera profesional.
Desarrollo de competencias profesionales de los
secretarios y secretarias. Para el cumplimiento
óptimo de su labor, las secretarias y los secretarios
deben tener en cuenta tres grandes campos:
1. Competencias Emocionales:
La figura profesional de un secretario o de una
secretaria está cambiando día a día en cuanto a las
funciones y los requisitos necesarios para conseguir
una verdadera proyección profesional, en donde son
las habilidades emocionales las que tienen un mayor
impacto en el mundo empresarial, más aún que las
mismas e imprescindibles competencias
tecnológicas. Por ende los exámenes de rigor para
asumir este cargo incluyen la evaluación personal,
actitudinal y psicológica además de un período de
prueba de treinta días en el área o sector de posible
asignación, previa capacitación por parte de la
institución.
2. Competencias Sociales:
Las competencias sociales se relacionan con el
saber ser y estar, necesarios para mantener
relaciones exitosas con las personas con quienes
interactuamos en el ámbito, educativo, social y/o
laboral. Las competencias sociales son aquellas
aptitudes necesarias para tener un comportamiento
adecuado y positivo que permiten afrontar
eficazmente los retos en la vida diaria y construir su
propia imagen como clave para desarrollar su
carrera profesional.
3. Competencias de Gestión:
El trabajo de los secretarios implica lograr el
“qué” (objetivo) sin descuidar el “cómo”. Es decir, se
trata de lograr “más” con “menos” recursos (tiempo,
dinero, estrés), sobre la base de las cuatro
principales funciones toda gestión: Planificación,
Organización, Dirección y Control. Recordemos
como premisa que en este mundo tan vertiginoso de
hoy los especialistas dedicados al campo de la
investigación educativa han comprobado que el
99,9% de las fallas y vacíos en la gestión de los
directivos se ha dado por falta de preparación y por
una deficiente actuación en lo referente al “control”.