V.

MARCO PRÁCTICO

1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

1.1. Seguimiento de Actividades Administrativas y Operativas de la Entidad

COCAWI no cuenta con procedimientos que formalicen sus actividades

administrativas por escrito. Se suponía que verbalmente el personal debería saber
cuáles eran estos procedimientos.

Sin embargo para poder tener una mejor definición de sus actividades más
importantes definiré a las que más sobresalen.

 Para el uso de fondos presupuestados se aplicaba el uso de los formularios de

recursos económicos (formulario0001) Formulario de solicitud, estos
necesariamente debían ser solicitados por el coordinador de programa y era
únicamente autorizado por e l coordinador general.
 Todos los fondos eran desembolsados en efectivo por el contador con
autorización del coordinador general el mismo que preparaba un
comprobante de egreso y registraba la salida a través del libro diario
 Todas las compras se las realizaba generalmente sin cotización en el caso de
que fueran montos altos.
 La rendición de cuentas de lo solicitado era llenado en el formulario 0002
( formulario de rendición de cuentas) y entregado al responsable de caja
(Contador) juntamente con los respaldos de compra (Facturas y los recibos)
además del formulario 0003 formulario de bienes adquiridos
 El control de caja chica también lo realizaba el contador para lo cual solo
realizaba comprobantes de egreso de caja chica de los cuales los
solicitantes de caja chica respaldaban sus gastos con (facturas y/o recibos).
 Los insumos comprados para el trabajo de programas y proyectos eran
controlados por la misma persona que los solicito. En COCAWI no existe
infraestructura para guardar todos los insumos por tanto no existe kardex de
insumos.
 Todos los activos fijos de COCAWI tienen un ítem que permite ider1tificarlos,
además de que todo activo fijo que era de necesidad del personal se lo presta
fuera de la institución cuando se requiere.
 COCAWI cuenta con movilidad el mismo que es utilizado por el personal
designado, del cual se realizan ·gastos de mantenimiento, gasolina o peaje, estos
son reembolsados por el personal que controla caja chica, que serán
reembolsados con los respectivos respaldos (boletas de peaje, facturas de
gasolina o mantenimiento del mismo).
 La asistencia a la fuente de trabajo (Oficina, e l Campo) son obligatorias, para lo
cual el personal firma Una planilla de asistencia diaria.
 El personal de COCAWI cuenta con vacaciones cada fin de año
aproximadamente 2 semanas.
 Cada vez que se requiere incorporar personalse designaba a una comisión
especializada en el área para la cual se necesita.

1.2 Análisis del antiguo Manual de procedimientos de COCAWI

1.2.1 Análisis del manual de función es operativas recursos humanos

Al inicio de mi investigación me informe de que no contaban con manual de funciones,

sin embargo existen contratos de cada una de las personas que trabajan en COCAWI.

A continuación se verá el organigrama que se utiliza actualmente:

1.2.2. Análisis del Manual de Procedimientos Recursos Económicos

1.2.2.1. Manual de Procedimientos Recursos Económicos

OBJETIVO.- Contar con una información precisa, constante y sistematizada que

facilite determinar la situación real financiera y económica de la ejecución de los
programas y proyectos que son gestionados por COCAWI.
PROCEDIMIENTO.- el procedimiento es único para los Programas y Proyectos se
inicia cuando el responsable tiene una solicitud expresa de alguna comunidad o
beneficiarios interesados, fijando el aporte de las contrapartes mediante convenio
firmado entre dos o más instituciones con COCAWI. Una vez contada esa solicitud
convenio los pasos a seguir dentro COCAWI (interno) son los siguientes:

1.1 Solicitud de desembolso (firmados por el o los responsables del programa o

proyecto)

1.2 Revision de Presupuesto y verificación de partidas y fondos para desembolso.

1.3 Entrega de fondos Mediante comprobante de egreso o salida con cargo a

rendición de cuestas (firmadas).

1.4 Rendición de cuentas por parte de los responsables (firmadas).

1.5 Arqueo de caja (firmadas).

1.6 Registro de comprobantes rendidos.

1.7 Actas de conformidad recepción y lista de beneficiarios (firmadas).

1.8 Registro de recepción de actas.

Este procedimiento debe ser efectuado cada vez que se requiera un determinado
monto de dinero especificando su uso. Sin embargo, si, el responsable no rindió
cuentas hasta antes de hacer otra solicitud, éste debe contar con la aprobación del
Coordinador General y Contabilidad.

FORMULARIO No. 0001

El F-0001 corresponde a la solicitud ante autoridad competente para el desembolso

correspondiente del gasto a efectuar; informando el destino de este gasto y
detallando:

1) DETALLE, ¿qué se comprará o pagará?

2) CANTIDAD, la cantidad que se requerirá

3) TIPO DE CAMBIO, el tipo de cambio a la fecha de solicitud (el arrastre
es automático).

4) COSTOS UNITARIO, el costo de cada pieza o artículo materia de la compra.

5) GENERALIDADES, donde se elaborara un resumen de 2 renglones como un

mínimo la actividad a desarrollar y los logros que conseguirán con el dinero solicitado.

6) FlRMA, firma del solicitante

(1)DETALLE (2)CANTIDAD (3)T/C (4)COSTO TOTAL $US

UNIDAD

FORMULARIO No. 0002

El F-0002 corresponde a la rendición de cuentas presentada ante autoridad

competente para el descargo de los gastos efectuados; contemplando para ello
lo siguiente:

1) RESPONSABLE, nombre del responsable que rinde cuentas

2) MES, mes al que corresponde la rendición

3) FECHA, fecha en la cual se presenta la rendición

4) FECHA, fecha del comprobante (factura o recibo)

5) COMPROBANTE, número del comprobante (factura o recibo)

6) DETALLE, qué se compró o pagó detallado en la factura o recibo.

7) TIPO DE CAMBIO, el tipo de cambio al que se realizó la compra o pago.

8) INGRESO, registro del monto de dinero recibido.

9) EGRESO, registro del monto contemplado en las facturas o recibos.

1O) FIRMA, firma del responsable quien rinde cuentas.

FECHA COMP DETALLE T/C INGRESO EGRESO SALDO $US

 0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
TOTALES 0.00 0.00
SALDO 0.00 0.00

FORMULARIO No. 0003

El F-0003 corresponde a la entrega de los bienes adquiridos mediante compra

rendida en el formulario No. 0002, informando el destino del bien.

Donde se detallara con precisión:

1) LUGAR, lugar o comunidad donde se dejará el bien.

2) FECHA, fecha de día en el que se hace efectivo y entrega del bien.

3) RESPONSABLE, identificación del responsable por (COCAWI) quien hace

entrega del bien.

4) DETALLE, descripción del bien adquirido. .

S) CANTIDAD, cantidad de bienes a entregar

G) TIPO DE CAMBIO, tipo de cambio al cual se hizo la compra

7) UNIDAD, costo unitario del bien adquirido

8) TOTAL, costo total del bien (es) adquirido (s) a entregar

9) TOTAL $US..- monto total en Moneda extranjera del bien adquirido a entregar.
10) 0BSERVACIONES, novedades del bien adquirido a entregar.

11) FIRMA 1, firma del responsable por COCAWI

12) FIRMA 2, firma de la (s) autoridad (es) y beneficiarios.

DETALLE CANTIDAD T/C UNIDAD TOTAL $US

TOTAL
Este formulario debe ser presentado incluyendo la lista de los beneficiarios.

Este manual consta de un área de control especifica que es el Manual de

Procedimientos Y Recursos Económicos del cual menciono textualmente cual era la

razón específica de su uso, sin embargo pude verificar la inexistencia del manual
de funciones.

Como bien se lo puede entender los Objetivos de este manual estaban bien claros
para lo cual se habían definido y se utilizaban tres formularios

 Formulario Nro. 0001 (Formulario de Desembolso)

 Formulario Nro. 0002 (Formulario de Rendición de cuentas)
 Formulario Nro. 0003 (Formulario de entrega de bienes adquiridos)

Pude verificar y observar que todos los programas y proyectos de COCAWI seguían el
procedimiento de llenar estos formularios cada vez que se tenía que realizar
compras y posterior utilización de las mismas en el área rural para ejecutar los
programas y proyectos presupuestados.

Los procedimientos para la ejecución presupuestaria mencionados en los recursos

económicos de COCAWI eran buenos sin embargo carecen de políticas y delegación
de responsabilidades que permitan facilitarlos desembolsos de las cuales haré
mención más detallada en mis observaciones.

1.3. Resultados del diagnóstico del Sistema

a) Observaciones y comentarios sobre los procedimientos de desembolso

de COCAWI
 Verificación de los documentos que sirven para controlar los desembolsos y la
aprobación de los mismos (documentos formulario de solicitud, rendición de
cuentas con respaldo de recibos y facturas) todos los desembolsos eran
aprobados por el coordinador general, no existía un monto que delegue Ja
responsabilidad de desembolsos a otra persona. Mientras se necesite fondos
se solicitaba y desembolsaba. Existía carencia de políticas que limiten los
desembolsos. Verifique de que COCAWI no contaba con manuales que
formalicen el desembolso de fondos. Si bien contaba con (formulario)
propuestos y utilizados por el contador estos no expresaban claramente
el procedimiento para poder demostrar el uso de los fondos. Además de
que los procedimientos no estaban escritos. Esto escapa relativamente del
control por las persona responsable de desembalsarlos (El contador) que por
falta de tiempo en demostrar lo desembolsado escapa del control del
desembolso de algunas partidas, así como del que autoriza los desembolsos
(Coordinador General) debido a que no estaba formalizado textualmente la
forma de desembolsos, el coordinador general era la única persona que
autorizaba desembolsos desde 0.1O ctvs. en adelante, esto mostraba
claramente de que el grado de responsabilidad en los desembolsos no se
delegaba a otras personas.
 El manejo de caja chica debería ser responsabilidad de otra persona que no
sea el contador, sin embargo el contador realizaba también los desembolsos
de caja chica, para lo cual tampoco existía un manual que indique que
cantidad y corno debería de realizarse los desembolsos de caja chica.
Tampoco existían políticas que midan el desembolso en caja chica.

b) Observaciones y Comentarios sobre la utilización de activo fijo y

transitorio (insumos)

 Toda ONG cuenta con activo fijo y transitorio como instrumento de trabajo para
la ejecución de programas y proyectos. Es por esta razó1n que COCA Wl a
través del tiempo que ha estado elaborando varios de sus proyectos ha ido
adquiriendo varios activos fijos de los cuales verifique de que existen
registros del ingreso de los activos disponibles, sin embargo no existe nada
 escrito al respecto de cómo deben ser registrados y tampoco existe una
clasificación adecuada de la codificación de los activos fijos existentes,
tampoco se refleja la depreciación correspondiente de los mismos.
 Los Activos fijos como instrumento de trabajo son utilizados tanto interna como
externamente, pero carecen de control, desde su ingreso como activo fijo
o transitorio (insumos). La utilización de activo fijo fuera de la institución
para fines laborales es importante sin embargo COCAWI no cuenta con
un formulario que permita controlar la salida e ingreso de los activos. El
activo transitorio (Insumos), es importante pues es este el que es entregado
para la colaboración de la contraparte , y antes de ser entregado, se lo solicita,
sin embargo verifique que varios de los insumos carecen del control de
ingreso y salida de almacenes por no tener un formulario apropiado que
permita controlar el ingreso y salida de los mismos.
 El uso de vehículos como parte del activo fijo de la institución es importante
para trasladar y movilizar al personal a las poblaciones y comunidades donde
COCAWI ejecuta los proyectos. COCAWI cuenta con movilidades para trabajos
en el campo, además el personal autorizado de usarlo cuenta con experiencia
para el uso de los mismos, sin embargo carece de control por el uso de los
mismos en horarios no establecidos o de lugares donde no debería dirigirse
para su uso, no existen formularios que permitan controlar su movimiento y el
gasto de combustible y reparaciones.

c) Observaciones y Comentarios sobre la administración del personal

Los recursos humanos son activos mas importantes de toda institución, por
tanto es importante definir cuales son las condiciones de trabajo que debe
tener el personal.
COCAWI tiene un personal diverso de los cuales pude verificar que existe
tareas que están bien definidas de acuerdo a contrato correspondiente al perfil
de profesionales y técnicos que requiere cada programa, sin embargo no están
definidas algunas condiciones que debe cumplir y respetar el personal para
una mejor gestión administrativa, verifique de que no esta bien definida las
funciones más importantes de varias áreas de la institución que comprometen
un grado de responsabilidad más definido del cual el personal puede asumir.
Además verifique que existe multifunciones en el área administrativa, la falta de
separar funciones y responsabilidades pone en riesgo un mejor control
administrativo y contable.
2. SECCIÓN PROPOSITIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS

2.1. MANUAL PARA EL MANEJO DE FONDOS

El presente Manual comprende las normas y procedimientos administrativos y

operativos para el manejo de fondos de los proyectos que COCAWI administre, a
partir de un control del uso de fondos, mediante el uso de formularios que permitirán
al contador un mejor control y además un efectivo uso de los sistema contables que
permita mantener un co1·1trol estricto y salvaguarde los activos de Ia institución.

COCAWIl habilitará una Caja Central por cada uno de los PLANES que vigile el
manejo de fondos por Proyectos. De forma que cada proyecto realice su ejecución en
función de un presupuesto planificado y a la vez registre todas las operaciones
coordinadas.

La Caja Central, deberá ser depositaría de un porcentaje presupuestario por cada

proyecto mensualmente (salvo aquellas operaciones en las que se requiera
montos superiores a $us. 1 0 0 0 , los que serán girados con cheque a
nombre del beneficiario), para efectuar una supervisión tanto administrativa como
contable. Este porcentaje será definido por los proyectos el mismo que podría variar
de un proyecto a otro.

2.1.1 . Planificación financiera

"La Planificación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la

administración'. Cualquier intento de control sin planes carece de sentido, ya que
no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (el resultado
de la tarea de control), a no ser que primero sepan si van en la dirección correcta
(el resultado de la tares de control), a no ser que primero sepan a donde quieren ir
(parte de la tarea de planificación), así los planes proporcionan los estánartes de
control.1

a) Objetivos

Los objetivos principales de la planificación financiera del efectivo, son:

1. Indicar la situación de efectivo probable como resultado de las operaciones

planeadas.
2. indicar los excesos o déficit de efectivo.
3. Indicar la disponibilidad de efectivo inactivo para los gastos.
4. Establece una base sólida para el control continuo de la situación de
efectivo.

b) El Presupuesto

"Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos

numéricos¨2

La presupuestación es la formulación de planes para un periodo futuro dado en

términos numérico. Por tanto, tos presupuestos son declaraciones de resultados
anticipados, en términos " financieros (como en el caso de ingresos y gastos y
presupuestos de capital), en términos no financieros (como en los presupuestos de
horas de trabajo directo) ''3 .

La planificación del flujo de fondos implica elaborar un presupuesto de efectivo que

constituye la posición planeada de dinero por períodos intermedios durante un
tiempo específico.

COCAWI elaborara sus presupuestos de cada uno de sus programas y proyectos de

acuerdo al requerimiento de sus financiadores por gestión.
1
ADMINISTRACIÓN (Harold Koont, Heinz Weihrich pg. 67)
2
ADMINISTRACIÓN (Harold Koont, Heinz Weinz Weihrich), pg. 79
3
ADMINISTRACIÓN (Harold Koont, Heinz Weinz Weihrich), pg. 577
 c) Método

El método que se utilizará es el de ingresos y egresos de efectivo, que consiste en

proyectar la cuenta de Caja considerando todos los ítem necesarios y que reflejen las
entradas o salidas de Caja, denominado como Presupuesto de Caja. .

2.1.2. Sistema Contable

El sistema contable comprende, el conjunto de normas que permitan el registro de

todas las transacciones de la institución, controlar el para diseñar, implementar,
supervisar y manejo de fondos aplicado al giro específico de las actividades de
cada proyecto.

El Área Administrativa Contable será el responsable de realizar los estados financieros

por proyecto y la elaboración de un consolidado anual. Por lo que deberá realizar los
siguientes pasos.

Pasos del Registro.

1. Recopilación de documentos transaccionales

2. Registro Comprobantes en .el Libro Diario

3. Registro en el Libro Mayor.

4. Elaboración de las hojas do trabajo

5. Elaboració11 de los Estados Financieros

6. Ajustes de Cierre

7. Consolidación de los Estados Financieros.

2.1.3. Método para el Manejo de Fondos

El manejo de fondos se basará en el método por ingresos y g as tos para los
Proyectos y Programas que se ejecuten:

2.1.3.1. Ingresos

La Institución probará el origen de los ingresos y de terminará las obligaciones

fiscales que correspondan. El Área Administrativo Contable será estricto en el
tratamiento de los fondos mediante su respectivo registro conforme, a normas
establecidas para cada proyecto y en forma consolidado para COCAWI.

a. Proyectos

Fondos que provienen de Organizaciones Internacionales o Nacionales. Estos fondos

no constituyen un ingreso para la ONG, sino un pasivo que se va descargando en la
medida que los proyectos se van ejecutando. Al finalizar el ejercicio, el saldo no
constituye una utilidad, sino un pasivo.

b. Servicio

Provienen de diligencias propias de la institución, (esta actividad tiene carácter

lucrativo para la instancia que lo ejecuta, y que pueden producir excedentes, por los
cuales hay que tributar, pero que no serán repartidos entre los socios, tal cual indica el
documento de Constitución).

Los servicios pueden definirse como:

 Prestación de servicios por capacitación.

 Consultorías por proyecto y trabajo de investigación.
 Asesorías especializadas.

En caso de presentarse servicios de capacitación, bajo la modalidad de consultorías

pagadas, también reportan algún excedente deben tributarse (en caso de tratarse de
investigación y asesorías, también pueden originar excedentes y mucho más cuando
es ejecutada por los mismos socios de la ONG).

2.1.3.2. Gastos

Todos los gastos deben estar respaldados por documentos que tengan valor
probatorio en una revisión fiscal; Facturas; Boletas; Contratos; Liquidaciones de
Sueldos; Convenios; Pólizas, etc. Los gastos se clasificar en dos grupos:

a. Gastos Operativos
Que son aquellos que están directamente relacionados con la ejecución de
los proyectos. Las cuentas deben reflejar claramente los gastos y permitir
asociarlos a los presupuestos.

b. Gastos Administrativos
Son aquellos gastos necesarios para que la ONG funcione desde el punto de
vista administrativo, tales como, alquileres, teléfono, gastos de papelería,
etc.

Su ejecución debe guardar relación con el presupuesto aprobado para cada gestión
y no deberán sobrepasar el techo presupuestario.

2.2. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE FONDOS PARA ADQUISICIONES

O COMPRAS

Objeto:

Establecer la forma correcta de solicitar fondos para la adquisición de cualquier tipo

de bien o servicio necesarias para la ejecución de programas y proyectos.
Alcance:

Este procedimiento está dirigido exclusivamente para la solicitud de fondos dirigido

a la adquisición o compra de materiales y suministros para la utilización en los
programas y proyectos de COCAWI en función a la ejecución presupuestaria por
objeto de gastos.

Procedimiento:

1. La solicitud de fondos o adquisiciones se realizará dirigido al Coordinador

General de cada Plan, el mismo que debe ser necesariamente refrendado por
el inmediato Superior a su cargo siendo esta instancia la que autorice al
departamento contable el respectivo desembolso previa comprobación de
saldos y presupuesto. En la eventualidad de que el Coordinador General no
se encuentre, esta solicitud derivará en el personal al que cubra esa función y
así sucesivamente.

2. La transferencia o solicitud de fondos inicial (Formulario B2) se realizara

previa presentación del presupuesto y cronograma de actividades, cuya
autorización estará en función a la ejecución presupuestaria por objeto de
gasto.

3. Las trasferencias o solicitud de fondos en avance (Formulario B2), será

efectivizada si el solicitante no tiene ningún cargo a cuenta pendiente.

4. El Área Administrativo Contable autorizará desembolsos que no superen

la suma de (Bs. 101 hasta Bs. 500 a través de Caja Chica) y de (Caja Central
desde Bs. 501 hasta Bs. 1000), para sumas mayores autoriza el Coordinador
General.

5. El solicitante es responsable de realizar las cotizaciones requeridas Y

presentar el cuadro comparativo de cotizaciones (Formulario B1) para su
 evaluación y posterior aprobación cuando el monto sea igual o mayor a la
suma de 8s. 501.

6. En lo posible y dependiendo de la magnitud del bien, contar con tres

cotizaciones que respalden la elección. (valor máximo de compra sin cotización
Bs. 500 -).

7. El solicitante es responsable del giro de la presentación de facturas a nombre

de COCAWI (NIT No. 1003573027), no se reconocerán los gastos efectuados
sin este requisito.

8. En casos en los que el monto sea superior a los $us. 1000.- este monto será
girado mediante cheque a nombre del proveedor, salvo que éste a
petición lo requiera en efectivo (existe susceptibilidad por parte del
solicitante de que el cheque no tenga fondos).

9. Los fondos entregados tienen 5 días calendario para su descargo a través del
(Formulario B3) Formulario de Rendición de cuentas, el mismo que debe
estar debidamente documentado, bajo sanción de medio día de haber por día
de retraso.

10. El solicitante es responsable de realizar el Acta de entrega o de conformidad

(Formulario B5) a los beneficiarios finales del objeto de la compra.

11. El departamento de Contabilidad controlará los descargos antes

mencionados, sin los cuales o a falta de cualquiera de ellos el solicitante
seguirá con cargo a rendición.

RESUMEN DE PASOS
1. Solicitud de fondos para compra (Form. B2).
2. 3 cotizaciones para costos > o = a 501 Bs.(Form. B1).
3. Firma comprobante con cargo a Rendición (diario traspaso).
4. Rendición de cuentas documentado con informe (Form. B3).
5. Firma comprobante de descargo (Egreso).
6. Ingresa a inventario de Activo Fijo (Form. CI.), o Activo transitorio (Kardex)
Ingreso y Salida de Almacén (Form. B4).
 7. Firma de recepción o Acta de entrega a beneficiario final (Form. B5)

Estas adquisiciones deberán! ser autorizadas por el Coordinador General y por

el Departamento Contable.

FLUJO PARA EL REQUERIMIENTO Y AUTORIZACIÓN DE FONDOS A TRAVÉS

DE CAJA CENTRAL

2.3. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE CAJA CENTRAL Y CAJA CHICA

a) Efectivo de Caja

Los fondos Utilizados por Caja Central serán responsabilidad del encargado
de Caja Central (Contador del Plan Trienal) quien con autorización y
aprobación de su inmediato superior (Coordinador General) podrá utilizar los
fondos retirados del Banco mediante Cheque autorizado y firmado por dos
personas que necesariamente serán parte del directorio de la Institución.

Los fondos retirados del Banco serán para los siguientes gastos del

Plan:

 Sueldos y Salarios
 Obligaciones Patronales (AFP, CNS, Ministerio de Trabajo)
 Impuestos
 Reposición de Caja Chica
 Gastos Extraordinarios no Previstos
Los Gastos de Caja Central habrán de ser previamente analizados y
presupuestados para evitar realizar usos inapropiados.

b) Caja Chica

Definición de Caja Chica:

''Se denomina Caja menor a los fondos que se manejan en escala menor, porque
existe movimiento en escala menor y fondo fijo por que se asigna una determinada
cantidad de dinero, que en lo posible no aumentara ni disminuirá, salvo
disposiciones de carácter administrativo y/o anomalía en el manejo de fondos'4'.

El uso de Caja Chica de COCAWI (de cada Plan) será exclusivamente para gastos
menores que se los deberá diferenciar de la siguiente manera:

Gastos previstos por mes

 Alquileres de la Oficina
 Pago de Luz
 Pago de Agua
 Pago del teléfono·
 Pago de Internet
 Reembolso de alquileres de garaje
 Reembolso de combustible y peajes
 Fotocopias
 Compra de material de escritorio
 Compra de servicios de Limpieza y Te

Gastos no previstos

Al respecto los gastos no previstos que saldrán de Caja Chica serán:

4
Temas de Contabilidad Básica (Lic. Gonzalo Terán Gandarillas)Pg.205
  Reembolsos de cursos
 Transporte
 Refrigerios para reuniones

Sobre los gastos previstos:

Todos los gastos previstos están exentos de llenar solicitud ( Form B2) por lo que
tampoco se realizara rendición de cuentas a través del formulario (Form. B3). Sin
embargo están obligados a presentar respaldo correspondiente de los gastos
previstos efectuados durante el mes a través de Facturas y/o Recibos.

El fondo fijo o caja chica deberá tener normalmente un fondo disponible para gastos
previstos, distribuidos de la siguiente manera :

 300 $US para Alquiler de Oficina

 200 $US para Gastos Previstos

De los cuales los Gastos de Alquileres de Oficina siempre deberán de solicitarse antes
de los primeros 5 días del mes para pagar alquileres por adelantado en el caso de no
tener fondos para paga

Sobre los Gastos no previstos:

1. Todas las salidas de gastos no previstos a través de caja chica requieren

solicitud mediante el llenado del (Form·. 82) Formulario de solicitud de fondos.
2. Toda salida de gastos no previstos de caja chica deberán presentar su
rendición de cuentas a partir de (Bs.50,10), mediante el Formulario B3.
 3. Todos los reembolsos se realizaran previamente cuando las personas que lo
requieran, hayan realizado su solicitud a tiempo y con justificación dentro del
presupuesto con fecha anterior a la de la facturación.
4. Todo reembolso solicitado por las personas que ejerzan trabalos autorizados
por la institución deberán presentar preferentemente sus FACTURAS para
podérsele reembolsar los gastos que realizo, en caso de no poder presentar
factura, deberá presentar necesariamente un RECIBO, el mismo que deberá
ser firmado por la persona que provee el material o servicio.

Sobre los gastos previstos y no previstos:

El/la responsable de Caja Chica no estará autorizado a devengar fondos de Caja

Chica sin el consentimiento del responsable de Caja Central quien en caso de
presentarse una situación de devengado el responsable de Caja central deberá dar
instrucciones de cómo reponer esos fondos.

Sobre los montos a solicitar por parte del personal:

1. La solicitud de Fondos (desde Bs. 0.1o c tv. hasta Bs. 100), salen de caja
chica con autorización del el/la responsable de Caja Chica.
2. Las Solicitudes (desde Bs. 101 hasta Bs.500) salen también a través de Caja
Chica con la autorización del responsable administrativo contable. ·
3. Los Fondos que se soliciten (desde Bs. 501 hasta Bs. 1000) sale de Caja
Central con autorización del responsable administrativo contable. Además
deberán de presentar sus cotizaciones como indican los procedimientos de
solicitud de fondos por ser= o> a 501.

Procedimiento para la reposición de Caja Chica:

E l/la persona responsable de Caja Chica deberá realizar las veces que sean
necesarias una solicitud a Caja Central cada vez que la Caja Chica este con un
fondo mínimo de (Bs. 200) que podrá controlar en el formulario de Caja Chica
(elaborado en EXCEL).

Las reposiciones de fondos siempre deberán de ser de 200 $US o su equivalente en

bolivianos a través de una solicitud (Formulario de Solicitud de Fondos para Caja
Chica).

Sobre los arqueos sorpresivos:

Se realizaran arqueos sorpresivos a caja chica por lo menos una vez al mes. El
encargado de Caja central tiene la autorización de realizar estos arqueos.

Flujo para solicitud y reposición de fondos en Caja Chica

2.4. PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y USO DE ACTIVOS FIJOS

Y TRANSITORIO

2.4.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE ACTIVO FIJO

Objeto:

Establece la forma correcta de registrar y de poder solicitar el uso de activos,

desde su registro en los inventarios (Formulario C1),Formulario de control de Altas y
Bajas de Activo Fijo hasta la solicitud de un Activo (Formulario B2) para el uso en un
programa o proyecto, así como también el préstamo de activos fijos fuera de la
institución temporalmente (Formulario C3).

El uso de activos es necesario como instrumento de trabajo, tanto para mejorar la

calidad de la ejecución de los programas Y proyectos como para acelerar el avance de
los mismos.
Alcance:

Estos procedimientos serán utilizados por el personal permanente, eventual y

cooperantes de COCAWI.

Procedimientos:

Todos los activos de la institución deben estar registrados en el inventario

(Formulario C1) respectivo diferenciando los de propiedad con aquellos adquiridos con
fondos de un proyecto.

El inventario de activos debe ser actualizado en forma anual a través del (Formulario
C1a) Tarjeta de control de Activo Fijo donde se deberá de realizar el registro del
nuevo activo con todas sus características o en caso de ser una activo fijo ya
registrado realizar la depreciación correspondiente por año.

El uso de activos dentro de la institución deberá realizarse a partir de una orden

firmada por el Coordinador General a solicitud deI Responsable del Programa, por
lo que se realizará un Acta de entrega de activos (Formulario C2), mediante la cual
el firmante es el Responsable directo a su cargo.

Los Activos utilizados en coordinación con otras instituciones u otras personas

deberán ser registrados en un formulario de control de activos prestados.

A la vez registre todas las funciones coordinadas de intercambio de activos o servicios

con otras Organizaciones y las transferencias o el uso de activos o servicios dentro de
la misma.

En caso de que algún activo fijo sufra algún siniestro, desperfecto o requiera
mantenimiento por el tiempo de uso del mismo, el responsable del activo podrá
elevar una solicitud de Mantenimiento y/o reparación del activo a través del (formulario
C4) en el cual podrá explicar el motivo de reparación del Activo.

Flujo para el procedimiento de registro de Activos Fijos y Transitorios

2.4.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE ACTIVO

TRANSITORIO (INSUMOS)

Objeto:

El Objeto de este procedimiento es la de poder formalizar un control adecuado de las

entradas y salidas de todo material destinado al uso a rnediano y corto plazo los
cuales a la vez están desti11ados a cubrir las necesidades de los beneficiarios de
cada proyecto programa así como (Semilla certificada, Tachos de Leche, y otros).

Alcance:

Este procedimiento estará dirigido a todo el personal de la institución en función

a sus necesidades y solicitudes para el trabajo que realiza.

Procedimiento:

Todo el personal podrá realizar solicitud de insumos o material que este dentro
del techo presupuestario para la ejecución del trabajo que se le asigno en su
programa.
La institución aprobará la compra de insumos a través del Coordinador General que
será de uso inmediato o a mediano plazo de acuerdo a la necesidad de las
contrapartes o de las actividades que estén relacionados con lo mismo.

Para poder adquirir los insumos necesarios el solicitante deberá.

1. Realizar su solicitud de acuerdo al Formulario B2 (Solicitud de Fondos) el

mismo que deberá tener posteriormente el Formulario B1 (Cotizaciones) si
la solicitud es mayor a Bs. 500. Si lo solicitado, no haciende a Bs.500 no
será necesario realizar cotizaciones.

2. Una Vez realizada la cornpra el solicitar1te deberá realizar su descargo o

rendición de cuentas a través del Formulario B3 (Rendición de Cuentas) con la
respectiva documentación de respaldo (en caja chica desde Bs.51 hasta Bs.
500) y en Caja Central (Área Administrativo Contable) desde (Bs. 501 en
adelante). No será necesario realizar rendición de cuentas con el formulario B3
en caso de que las solicitudes no superen los (Bs. 50), esta rendición se
controlara solamente con facturas y recibos en caja chica.

3. Una vez realizadas las rendiciones el material transitorio o insumos deberá de

ser clasificado de acuerdo a sus características e ingresar a almacenes y
registrarse en el Formulario B4 (Formulario de entradas y Salidas de
Activo Transitorio o Kardex). El Formulario B4 deberá de estar anillado y
clasificado de acuerdo a las características de cada insumo.

4. La compra del insumo deberá ser Firmada y Registrada con todos los
detalles del formulario (Fecha, Nombre del Insumo, Cantidad, Unidad, Nombre
y Firma del solicitante asimismo responsable de la compra y el
responsable de custodia de almacenes).

5. Cada vez que se requiera sacar algún insumo, el solicitante deberá firmar el
libro de entradas y salidas (Form. B4), la salida de almacenes del insumo
 solicitado juntamente con el encargado de almacenes, cada vez que sean
necesarias.

RESUMEN DE PASOS:
1. Solicitud del Activo Fijo (Form B2)
2. Codificación y Clasificación del Activo
3. Ingreso a Inventario de Activos de COCAWI (Form. C3)
4. Si es Insumo Ingresa a Kardex (Form. B4)
5. Firma Acta de Entrega del Activo (Form. C2)
6. Solicitud de mantenimiento o reparación (Form. C4)
7. Informe sobre el estado del activo

2.4.3. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE ACTIVO FIJO FUERA DE

LA INSTITUCIÓN

Objeto:

El Objeto de reglamentar el uso de activos fijos fuera de la institución es la de cuidar

los activos fijos del uso que se les podría dar, además dar al personal fa posibilidad de
utilizar los activos que sean necesarios para su trabajo, con la condición de que los
cuide y los entregue en las mismas condiciones que se los presto para su trabajo fuera
de la institución.

Alcance:

Los activos fijos podrán ser utilizados fuera de la institución por todo el personal, por
tiempo definido de 24 Hrs. o más si así lo requiere con la aprobación del responsable
de custodiar los activos fijos.

Procedimientos:
Para poder sacar de la institución activos con motivo de trabajo, el personal debe:

1. Solicitar el activo al encargado de custodia del activo

2. El encargado de custodiar los activos fijos deberá llenar el (Formulario C3)
indicando (Ítem, Detalle, Descripción Técnica, Fecha de Salida del Activo,
Motivo de Salida del Activo, Estado del activo en el momento de la salida).
3. El solicitante y el encargado de custodiar activos fijos, deberán de firmar el
(Formulario C3) como constancia de que se solicitó y aprobó la salida del
mismo.
4. El solicitante deberá entregar el archivo en el tiempo máximo de 24 Hrs. Salvo
que el solicitante lo haya pedido por un tiempo más con aprobación del
responsable de custodia.
5. Pasado el tiempo de préstamo, el solicitante deberá entregar al responsable de
custodiar los activos fijos el activo prestado.
6. El responsable de custodia de activos fijos, deberá verificar el estado de
entrega del activo fijo.
7. Verificado el estado del activo fijo, el solicitante y el responsable de activos fijos
deberán de firmar nuevamente el (Formulario C3 ) como constancia de que se
devolvió el activo en las mismas condiciones que se sacó.
8. En caso de devoluciones en mal estado o perdida de activos fijos, el solicitante
debe reponer el activo fijo (hacerlo arreglar o comprar otro en similares
condiciones del prestado).
9. Si el solicitante del activo fijo no puede comprar o reponer el activo perdido o
dañado, el encargado custodia de activos fijos elevará un informe a través de
un (acta de desperfectos)al área administrativo contable para que el mismo
pueda evaluar el daño o la pérdida del activo.

a. En caso de que el daño o perdida sea leve será posible dar una solución de
decisión personal en mutuo acuerdo entre el responsable administrativo
contable y el personal que perdió o daño el activo.
b. Si el caso fuera grave deberá consultársele y definir juntamente con el
coordinador general la forma de pago o reposición del activo fijo perdido o
dañado que se podrá realizar si fuera necesario a través de una retención de
parte del sueldo u honorarios del personal que perdió el activo fijo para
reponer el activo fijo perdido o dañado.
Flujo de uso de activo fijo fuera de la institución

2.5. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE USO DE VEHÍCULOS

I Antecedentes

Todos los vehículos deberán estar registrados y codificados en la tarjeta de control

de automotor (Formulario D1) para dar de alta el activo automotor de COCAWI y debe
llevar imprescindiblemente et logotipo del proyecto y/o programa. La circulación de los
vehículos en días y horarios no laborales sólo podrá ser autorizada por el máximo
ejecutivo y será de uso propio para operaciones de la institución.

II Objetivo

Proporcionar el instrumento normativo, que oriente la forma de utilización

exclusiva en actividades propias de la entidad.

III Responsables

Son responsables del cumplimiento del presente instructivo, Presidente Coordinador

General, Administrador-Contador, el Responsable de vehículos (Coordinador
Técnico) y el personal involucrado.

IV Control

Los Automotores serán controlados a través de Formulario para controlar el uso de

Vehículo (Formulario D4) que será llenado por el portero de la institución el mismo
que deberá registrar la entrada y salida de los automotores de la institución.

Los Informes Semanales (Formulario D2) serán llenado por el/los conductor/es
autorizado y revisadas por el Administrador en un anillado de planillas semanales que
deberá llevar cada automotor, el mismo que indicara la fecha, el motivo, el lugar,
kilometraje y si realizo algunos gastos de gasolina, peaje uso del automotor.

RESUMEN

1. Registro de Alta de automotor en la tarjeta de Control (Forrn. D1)

2. Registro de movimiento (automotores) (Form. D4)
3. Informe Semanal de Automotor/Vehículos (Form. D2)

2.5. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL PERSONAL

OBJETO:

Servir como instrumento de gestión de recursos humanos procurando a través del

mismo eficiencia y eficacia.

ALCANCE:

. .

Permite formalizar las actividades del personal tanto de forma normativa como
operativa.

PROCEDIMIENTOS:

a) CONDUCTO REGULAR

Cada uno de los integrantes de la organización independientemente de su posición

como socio (si fuera el caso), deben cumplir con el conducto regular tanto para
elevar: ideas, propuestas, proyectos, informes, solicitudes, desembolsos,
cooperación, quejas, inquietudes y otros propios de la actividad cotidiana. (De
acuerdo con el grado de jerarquía expuesto en el organigrama). El conducto regular,
permitirá que el personal de dirección cumpla su función de dirigir a través de sus
coordinadores, ya que la responsabilidad de los coordinadores de programa es
también saber escuchar a sus subordinados y elevar a través de ellos ideas e
inquietudes a los directivos. Sin embargo es importante dar a conocer esas
inquietudes en las reuniones de equipo donde este presente la dirección si es
oportuno.

b) CONTROL DE ASISTENCIA

Los empleados dependientes de la Institución están en la obligación de firmar el libro

de asistencia Formulario E1, el horario laboral será continuo 8:30 a.m. a 16:30 p.m.,
de lunes a viernes, los atrasos y faltas serán contabilizados diariamente y el
incumplimiento de éste requisito será considerado como falta. Cada día hábil el libro
de asistencia se cerrara treinta minutos después del horario de ingreso. En los casos
de que la jornada laboral se inicie en el campo (Área Rural) o (Área Urbana) fuera
de oficina, se deberá de informar un día antes para no considerarla corno falta.
Además el personal que realice sus viajes al campo deberá de llevar siernpre el
Formulario E2 (Formulario de control de asistenciaen el Campo), mismo que deberá
ser firmado por el personal indicando (fecha, horas, lugar, motivo y el nombre y
firma de las personas con las que tuvo contacto). Además este formulario deberá ser
firmado por la persona encargada del control de libro de asistencia cada vez que se
llegue a la oficina después de cada viaje. Este formulario será entregado a todo el
personal en forma de cuaderno, el mismo que servirá de referencia y como control de
asistencia a sus fuentes laborales.

c) DE LOS PERMISOS

Este será solicitado al inmediato superior. Deberán diferenciarse si son:

 Temporal
 En Jornada Laboral
 Comisión
Una vez aprobado el permiso, éste será cargado a cuenta de vacaciones, los
permisos por 1 o 2 horas también se cargaran a las vacaciones, salvo, que el
mismo se deba a causa involuntaria o fortuita.

Las solicitudes deben ser efectuadas por lo menos 24 horas antes del día de motivo
del permiso de lo contrario será considerado como falta asumiendo la respectiva
sanción.

Los permisos para la asistencia a cursos, seminarios, talleres, reuniones y similares

cumplirán el mismo procedimiento pero éstos serán considerados dentro la categoría
de COMISIÓN siempre y cuando la asistencia del mismo sea en representación
Institucional y no personal.

Los permisos se los considerara de cómo mínimo 1 día y como máximo (X) días, los
rnismos que deberán justificarse para ser considerados además deberá ser solicitados
mediante nota, dirigida al inmediato superior. Los permisos temporales, también serán
cuenta vacaciones.

d) AUSENCIAS POR VIAJE EN COMISIÓN

Las ausencias por motivo de viajes en Comisiones serán de conocimiento del

Coordinador General, elevando una solicitud acompañada de un cronograma de
actividades y al retorno un informé de las actividades que realizaron de forma general,
justificando de esta forma la no firma del libro de asistencia.

e) CAUSAS FORTUITAS

Para ser considerado dentro de esta categoría, el empleado deberá demostrar que
el motivo del permiso o falta se debió a una causa involuntaria (enfermedad, baja
médica, etc.)los mismos que serán tomados en cuenta en el momento de la evaluación
por parte de la administración.

f) DE LAS VACACIONES
Estas serán consideradas de acuerdo a ley y al tiempo de trabajo que el empleador
haya permanecido en la institución, con el fin de contabilizar los días que le
corresponden. Asimismo se verificará los días de permiso solicitados y reconocer los
días que le restan.

De 1 – 5 años 15 días de vacación

De 5 - 1O años 20 días de vacaciones

De 10 - más años 30 días de vacaciones

De acuerdo a la ley General del Trabajo Cap. II Art. 44

g) DE LAS SANCIONES.-

Las sanciones al personal de planta o contratado se las realizara por las siguientes
razones:

Cuadro de sanciones al personal

Nro Motivos de sanciones 1ra. Vez 2da. Vez 3ra. Vez 4ta. Vez
1 Incumplimiento a las Llamada de Llamada de Medio día de Un día de haber
funciones del contrato atención atención con haber
multa
2 Falta de respeto a sus Determinar la Llamada de Llamada de Llamada de
compañeros considerando situación para atención verbal atención con atención con
el perfil de la institución determinar la por medio día de informe en file y
sanción incumplimiento haber un día de haber
de sus
responsabilidade
s previa
evaluación del
incumplimiento
3 Daños y perjuicios a la Llamada de Llamada de Medio día de Un día de haber
institución atención atención con haber
multa
4 Otros Llamada de Llamada de Llamada de Suspensión
atención atención con atención con definitiva
memo memo el file
5
 h) DE LOS RECONOCIMIENTOS Y PREMIACIONES AL PERSONAL

 Los incentivos de contenido psicosocial se expresaran mediante:

1. memorándum

2. certificados de felicitaciones,

3. diplomas u otros de naturaleza semejante.

Serán otorgados a objeto el desempeño destacando o la superación del mismo.

 Se realizaran reconocimientos en actos especiales dentro de la institución a

los cooperantes nacionales y extranjeros que colaboran al mejoramiento de
varias de las actividades que realiza la misma para beneficio de los proyectos.

 Asimismo se reconocerá en acto especial, la trayectoria del personal que haya

llegado a instancias de su jubilación, como testimonio del valor que le asigna a
la constancia, contribución y aporte a la institución.

 También se realizará una compensación por las horas de trabajo extras que
estén fuera del horario de trabajo que se podrán contabilizar y compensar a
través de las vacaciones anuales.

6.1. PROCEDIMIENTOS PARA LA REMUNERACIÓN DEL PERSONAL

OBJETO:

Es el establecer métodos y razones que remuneran al personal según ley y razones

que signifiquen que debe ser remunerado.
ALCANCE:

Los procedimiento que se rencionaran son para el personal activo de COCAWI así
como también consultores en diferentes áreas.

PROCEDIMIENTOS:

a) SUELDOS Y SALARIOS

Los sueldos y salarios serán cancelados conforme a ley, previa firma del contrato, y
teniendo como plazo 8 días después de haber concluido el mes (salvo que los
desembolsos para este cometido no se hayan efectuado por parte del FINANCIADOR,
en tal caso se procederá a devengar los montos referidos), donde se especificará los
descuentos que correspondan según contrato.

Los Sueldos o Salarios del personal de planta deberán cumplir una retención por ley
de lo siguiente:

Retenciones

 AFP alícuota de (12.5 %) ·

 RC-IVA alícuota de (13%)
 IVA alícuota de (13%) si corresponde por consultoría
 IT alícuota de (3°/o) si corresponde por consultoría
 IUE (12.5%) si corresponde por consultoría

Aportes patronales

 CNS 10 %
 Fondo de Vivienda 2 %
  Previsión para riesgo Laboral 1.71 %

b) HONORARIOS POR CONSULTORÍAS

La institución podrá realizar contratación de consultores en las distintas áreas en

función a las necesidades que se requiera los cuales deberán de renumerarles
honorarios en forma a su contrato. Además el consultor contratado deberá de emitir
factura por sus servicios como corresponde de acuerdo a ley de 13 % IVA y 3 % IT.

c) COMISIONES

Las comisiones serán pagadas conforme a la disposición del contrato que se haga
con la persona responsable del trabajo a comisión y la institución, por servicios no
remunerados o no explicitados en el contrato de trabajo. Previa evaluación y
aprobación del Coordinador General a solicitud del Responsable del Programa.

d) PASAJES Y VIÁTICOS

Las solicitudes de pasajes y viáticos serán evaluados por el Coordinador General,

previo verificación de la partida contable y revisión de presupuestos por parte del
Departamento Contable. Los pasajes deberán ser comprados a nombre de la
Institución y los viáticos serán pagados en función a una escala de cargo y lugar.

El gasto o pago de viáticos deberá ser documentada por facturas o documento

equivalente por alimentación y hospedaje, coherente con el tiempo y el lugar.

Los pasajes y viáticos deberá estar sujeto a retención impositiva, así como las
comisiones y otros ingresos extras como bonos, etc.
2.6.2. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Para la incorporación de personal se tomará en Cuenta la política Institucional,

cumpliendo con el proceso de contratación generalmente aceptado, así como la
consideración de o tanto verticales como horizontales, despidos, ajusté de
remuneraciones y otros inherentes al cargo.

OBJETIVO:

Establecer métodos para contratar personal de acuerdo a requerimientos y las

necesidades de técnicos y operativos que requiere cada uno de los programas y
proyectos do COCAWI y que además pueda satisfacer el cargo que demanda el
manual de funciones.

ALCANCE:

La contratación de personal, está dirigido a todo tipo de persona que pueda satisfacer
las necesidades del cargo a ocupar. La comisión encargada de evaluar determinara
si cumple o no esos requisitos preestablecidos.

También se podrá realizar contratación por invitación directa.

EXPLICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

1 Coordinador General

Autoriza la publicación de requerimiento y/o invitación de personal. ·

2 Secretaria

Publica el requerimiento de personal y decepciona la documentación de postulantes.

3 Comisión de Selección

Realiza la selección, reclutamiento y entrevista a los postulantes.

 Selección de tema
 Informe de comisión de selección

4 Evaluación realizada en la entrevista

Si es positiva se continúa con la elaboración del informe con recomendaciones, si

es negativa se publica nuevamente el requerimiento de personal.

5 Presidencia de COCAWI

- Recibe el informe y recomendaciones de la comisión

- Autoriza la elaboración de contrato.

- Firma del contrato

6 El proceso de contratación se inicia:

RESUMEN DE PASOS:
1. Convocatoria de Requerimiento de personal (Invitación directa, publicación
¨SABS¨)
2. Evaluación de hojas de Vida de los profesionales
3. Entrevistas
4. Convocatoria al profesional propuesto
5. Evaluación
Flujo para contratación de personal

2.7. SOBRE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación de toda institución es muy importante para constatar y mostrar

como evidencia para Auditorias la ejecución de lo que se ha presupuestado y
ejecutado. Por tanto es muy importante tener una buena clasificación y orden en el uso
de la documentación que cuando sea necesario y se lo requiera esta a disposición del
personal directivo u otros cuando lo requieran.
Todo documento deberá de llevar por lo general y tener cuidado en que contenga los
datos siguientes.

 Nombre del documento

 Numero correlativo de tipo de documento
 Fecha de elaboración del mismo
 Lugar de elaboración del mismo
 Referencias si corresponde
 Nombre y firma de la persona que la elaboro
 Nombre y firma de la persona que lo aprueba y autoriza
 Sello de la institución de acuerdo al tipo de documento si corresponde
 Sello con fecha de cada programa

Es importante también de que podamos distinguir los diferentes documentos que

maneja la institución de los cuales varios de ellos actualmente se utilizan y otros
estarán en consideración del personal para su uso. Por tanto se realizo la siguiente
clasificación de los mismos.

 DOCUMENTOS MERCANTILES
- Letras de Cambio
- Cheques Personales
- Facturas
- Recibos

 DOCUMENTOS CONTABLES
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Comprobantes de Ingreso
- Cormprobar1tes de Egreso
- Balance General
- Estado de Resultados
- Planilla de Sueldos
- Planilla de Descuentos
- Boleta de Pagos
- Inventario de Activo Fijo
- Tarjeta de Control de Activo Fijo

 DOCUMENTOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

o FORMULARIOS B (Formularios para el flujo de fondos)

- Formulario 81 (Cuadro comparativo de Cotizaciones)
- Formulario 82 (Formulario para Solicitud de Fondos)
- Formulario 83 (Formulario de Rendición de Cuentas)
- Formulario B4 (Formulario de Control de Entrada y Salida de Activo
Transitorio para los Beneficiarios)
- Formulario B5 (Acta de Conformidad)
- Formulario 86 (Formulario para el manejo de Caja Chica)

o FORMULARIO C (Formulario para el control de activos)

- Formulario C1 (Inventario de Activo Fijo o para controlar altas y bajas de
activos fijos)
- Formulario C2 (Acta de entrega de activo a peronal de la institución)
- Formulario C3 (Formulario para control de entrada y salida temporal de
activos)
- Formulario C4 (Formulario para solicitud de mantenimiento y reparación de
activos)

o FORMULARIOS D (Formulario para el control de vehículos y automotores)

- Formulario D1 (Tarjeta de control de automotores)cumple las mismas
características del formulario C1
- Formulario D2 (Informes semanales de automotores para el personal
autorizado)
- Formulario D4 (Formulario para el control de uso de vehiculos)

o FORMULARIOS E (Formularios para el control del personal)

- Formulario E1 (Libro de control de asistencia, faltas y permisos)
- Formulario E2 (Formulario para control de asistencia en el campo)
• DOCUMENTOS LEGALES

• Minutas

• Testimonios

•· Actas

• Contratos

• Convenios

• DOCUMENTOS TRIBUTARIOS

• Formulario 98 RC-IVA

• Formulario 200 IT

• Formulario 400 IVA

• Formulario 570 IUE

• Formulario 210

• Formulario 51O RC-IUE

• INFORMES

• Informes Trimestrales por cada Programa

• Informes Semestrales

Toda la documentación mencionada anteriormente debe ser Clasificada. Archivada

antes y después de cada gestión de por lo menos 5 Años como respaldo y constancia
de que se ha procedido y se ha cumplido con forme lo exige el financiador.
La documentación que respalde las afirmaciones contenidas en los informes
financieros debe encontrarse por lo menos:

 Escrituras públicas
 Contratos
 Pólizas de seguro
 Facturas
 Boletas
 Liquidación de sueldos
 Finiquitos
 Otros (reconocidos como descargo)

CHEQUES
Se otorgara un poder para girar cheques de cuentas corrientes bancarias a dos
miembros de la institución, que actúen en forma conjunta registrando las operaciones
en una libreta bancaria y llevando el control de los mismos.