CONTROL INTERNO DE OBRA

-----------------------------------------

OBJETIVO :

Procedimiento é importancia del Control Interno en:

- Fondo fijo de caja. - Bancos y elaboración de cheques. - Elaboración de conciliación bancaria. - Envíos y documentación. - Conciliación cuenta corriente. - Inversiones en valores. - I.V.A. Acreditable.

FONDO FIJO DE CAJA : -------------------------------1.- Se debe establecer un fondo fijo para pagos menores ‚ imprevistos de acuerdo con las necesidades de cada obra, el cheque será a nombre de la persona encargada del fondo fijo. 2.-El fondo fijo estará a cargo de una persona de confianza y que de ser posible no firme en la cuenta de cheques. Este fondo se entregará mediante un recibo de efectivo, el cuál debe anexar al cheque que se menciona en el punto anterior. 3.- Las entregas de efectivo se harán mediante vales de caja debidamente autorizados por el Administrador y el superintendente de la Obra. En dicho vale se debe indicar claramente el concepto de la entrega. 4.- Cuando se haga entrega para gastos a comprobar, éstos deben ser comprobados en el transcurso de la siguiente semana. 5.- La reposición del fondo fijo debe hacerse mediante comprobantes definitivos y autorizados. En la reposición no se debe incluir comprobantes o vales por gastos a comprobar. 6.- Los pagos por compras efectuadas con efectivo del fondo fijo deben estar soportadas por entradas de almacén, procurando de acuerdo con lo indicado en el instructivo de almacén. 7.- Los documentos deben ser cancelados con el sello de pagado con los siguientes datos: Número de cheque, fecha del cheque, así como nombre del Banco. 8.- No deben existir vales como anticipo de sueldos, sin autorización del superintendente.

9.- El Fondo Fijo deberá ser aplicado única y exclusivamente Para el pago de gastos menores y debe estar en un lugar seguro ( Preferentemente Caja Fuerte ) 10.- Si existe caja chica para compras, vigilar que su uso sea exclusivamente para esa actividad y no usarse para Préstamos Personales. Se deberán realizar arqueos periódicos por el Contador y/o Administrador para verificar su correcta aplicación. BANCOS: ----------------1.- Al iniciarse la obra, el administrador debe solicitar la apertura de por lo menos 2 ( dos ) cuentas de cheques con las Instituciones Bancarias ( De preferencia en Aquellas que tengan cobertura a Nivel Nacional y Ofrezcan Mayor Seguridad en el Manejo de Fondos ) en la localidad de la obra. 2.- Para la firmas de Cheques se Deberá tener un Registro de Firmas autorizadas para el retiro de fondos en el cual se especifique que tipo de firma tiene designada cada persona y deben estar registradas en la siguiente forma:
DIRECTOR GENERAL DE LA EMPRESA SUPERINTENDENTE Y GERENTE DE OBRA SUPERINTENDENTE Y ADMINISTRADOR DE OBRA - SOLO - MANCOMUNADA - MANCOMUNADA

Deberá enviarse una copia del registro de firmas a la Oficina Central. 3.- Todos los egresos de la obra deberán hacerse por medio de cheques nominativos y sellados con la Leyenda " NO NEGOCIABLE " y " SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO " , excepto pagos menores que deben hacerse por caja chica, no deben expedirse cheques al portador. 4.- En todos los Casos los Cheques deberán estar firmados en forma mancomunada como se detalla en el Punto No. 2, únicamente en casos excepcionales, estos podrán ser firmados por personas distintas a las anteriores, pero en todos los casos el Coordinador General de la Obra deberá aprobar esta Decisión .

.El administrador deberá formular una programación de pagos cada semana... copias del recibo de sueldo y copias de recibo de efectivo.. se deben seguir dos criterios: .Los ingresos recibidos en obra ( venta de desperdicios.. así como también cancelarse con el sello pagado. como son facturas. pedidos... entradas de almacén.. con el objetivo de evitar que se firmen cheques en blanco. 10.. y rayas no cobrados.A la terminación de la obra se debe cancelar la Cuenta Bancaria siguiendo los mismos procedimientos de la apertura. etc.Las pólizas cheques deben ser soportadas con documentos originales y definitivos ( que reúnan requisitos fiscales ). etc. 6. 11.Los cheques expedidos por concepto de gastos a comprobar deben ser comprobados en el transcurso de la semana siguiente. Como soporte a la ficha de deposito se anexará copia de la factura. 8.Los comprobantes adjuntos a la póliza cheque deben ser previamente revisados utilizando el sello que existe para el caso. la otra parte del cheque debe adjuntarse a la póliza cheque correspondiente y llevar la Leyenda " CANCELADO " y tachadas las firmas . sueldos. 7. estampando sus firmas y Rúbricas .5. 13.Los cheques deben formularse y protegerse a máquina ( excepto cuando se tenga protectora de cheques ) y simultáneamente formular la póliza cheque debidamente contabilizada. 9. revisada por el administrador y autorizada por el superintendente. cuando se haya firmado el cheque. ) deben ser depositados al día siguiente del cobro. 12.Cuando alguna de las personas autorizadas para firmar cheques se cambie a otra obra o dejara de prestar sus servicios en la Empresa se debe enviar una carta al Banco para dar de baja la firma correspondiente. por pago de adeudos.Para el control de los cheques cancelados se debe recortar el numero del cheque y adherirse al talonario. en caso de existir cheques pendientes de cobro a la fecha de cierre.

.. 16. 15.Si son cheques de fechas de expedición reciente se debe cuidar que el saldo que debe existir en el Banco deba ser el suficiente para cubrir el importe de éstos cheques.Si los cheques son de fechas muy atrasadas éstos deben ser cancelados y su importe debe traspasarse a Oficina Central.En este caso se debe indicar al banco que los estados de cuenta serán enviados a Oficina Central y ésta se encargará de enviar por correo la carta de cancelación de la cuenta. 14... c). REMESAS ENVIADAS A OBRA : ---------------------------------------------OBJETIVO : ----------------a).a). b). b)...Que la Obra cuente con Recursos Financieros en Forma Oportuna..EL último cheque se utilizará para traspasar el saldo a la cuenta de Oficina Central y deben poner el sello de cancelado a los cheques en blanco.Lograr el Optimo Aprovechamiento de los Recursos Financieros de la Obra .Las chequeras deben guardarse en la caja fuerte de la obra.. 17.Que los recursos solicitados sean determinados de acuerdo al Programa de Ejecución de Obra y sean aplicados a los fines específicos para los cuales fue solicitada la Remesa .. .Al final de la obra debe enviarse a la oficina central los talonarios utilizados y la chequera con el sello de cancelado.

No pudiendo existir desviaciones sobre lo Previamente Autorizado . mediante formato oficial ( Se Anexa Copia ) el Administrador deberá solicitar a Oficina Central.El día Miércoles por la tarde. revisará la razonabilidad de la Remesa solicitada y en caso de que surgiera algún problema de recursos y porque algunas de las partidas solicitada no reúna los requisitos establecidos para su Pago. el importe de sus necesidades de efectivo y fecha en que deberán ser situados los fondos en la Obra ( Viernes y Martes ) . serán informadas por la Coordinación de Obra al Administrador.. 3. informará inmediatamente de esta situación a la Gerencia de Obra respectiva.Las necesidades de efectivo requeridas deberán estar basadas en una adecuada programación de Pagos... 4..Semanalmente ( a mas tardar el día Miércoles en la mañana ) el Superintendente conjuntamente con el Administrador y el Coordinador Administrativo.Coordinación General de Obra..PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1..El Administrador será el Responsable de hacer la aplicación de los Fondos de la Remesa de Acuerdo a lo Solicitado a Oficina Central. determinarán las necesidades de efectivo que serán solicitadas a la tesorería corporativa . . para que conjuntamente se hagan los cambios pertinentes. evitando que la Obra mantenga excedentes de efectivo . la Coordinación de Obra. 6. 5. para que este a su vez informe al Superintendente de la Obra de Dichas Modificaciones .Las modificaciones hechas a la remesa solicitada acordadas por la Gerencia de Obra. 2.

el Coordinador Administrativo. Revisadas y firmadas por el Administrador y Autorizadas por el Coordinador Administrativo. .Dentro del Paquete de Información Semanal. para que oficina central determine la Aplicación de esos Fondos 9. el Coordinador Administrativo deberá presentar Cartas al Banco donde se mencionen estas situaciones.En caso de que surjan partidas de conciliación que deban ser corregidas y aclaradas por el Banco. el Administrador deberá informar inmediatamente a Coordinación de Obra.Se debe efectuar conciliación Bancaria al cierre mensual.. en que se tenga una emergencia de efectivo. .Por aquellos fondos que no hubieran sido utilizados ( Excepciones ). .7.Para tal efecto. el Administrador deberá incluir un Informe sobre la utilización de los Fondos de la Semana Anterior ( Flujo de Efectivo. Se Anexa Formato ) 8. CONCILIACIÓN BANCARIA : -----------------------------------------. .. esta deberá ser solicitada por el Administrador Vía Telefónica a Coordinación de Obra . deberá dirigir a la Institución de Crédito. .En aquellos casos excepcionales. un escrito en el cuál se informe la necesidad de que nuestros Estados de Cuenta sean cortados a las fechas que se indican y mencione además que dichos documentos serán recogidos por una persona autorizada por la Empresa. las causas por las cuales no se efectuaron los pagos programados.Dichas conciliaciones deberán ser elaboradas mensualmente por el Contador de la Obra..Dichas fechas serán las del corte mensual de Estados Financieros.

. 3.A.. El envío de la última semana del mes se indicará con la palabra CIERRE.Las obras harán el mismo procedimiento para envío de la documentación a Oficina Central. de acuerdo al criterio del Administrador.Los movimientos que se canalicen a través de la Cuenta Corriente de Oficina Central. deben enviarse la documentación el día en que ocurra el evento. . ENVÍOS Y DOCUMENTACIÓN : ---------------------------------------------1. conjuntamente con los Estados de Cuenta.Los lunes de cada semana se enviará la documentación a las obras que fueron afectadas por este movimiento...Este envío será a través del servicio de paquetería del transporte más eficiente de la localidad.Se anexa nuevo formato para la Conciliación.Esta conciliación.De obras a obras.. 7. por Acreditar.. para que procedan las Obras a la formulación de sus Estados Financieros. mandar copia de la cuenta I. . mismo que les será entregado a domicilio u ocurre.. 6. deben formar parte del paquete de Estados Financieros. 4. comunicándose a Oficina Central el martes siguiente del mes de cierre. 2.Es importante que el Administrador esté al pendiente de la recepción y envío de su Documentación. a Oficina Central.V. mediante valija. a través de envíos foliados para su control. 5.Al efectuar el cierre. deberán ser autorizados por el contador y/o el contralor de la empresa..

Al consolidar las contabilidades la suma de todos los cargos y la de todos los créditos. RECOMENDACIONES : ------------------------------* Enviar oportunamente los cargos y/o créditos. debe dar CERO. * No esperar hasta terminar el Balance para cargar el "I.A.V. cifras inexactas.CONCILIACIÓN CUENTA CORRIENTE : ----------------------------------------------------Es un puente entre obras y central. a la Oficina Central. en la cuenta corriente. * Enviar póliza con su respectiva documentación original. dando por resultado que se presente en el Balance Consolidado. . quedan como partidas en conciliación y se tienen que reclasificar. Las omisiones de registros o diferencias. * Cerciorarse de que procedan a la obra que se envían.". Por lo tanto previa a la consolidación debe realizarse la conciliación de la cuenta corriente. incurrido en el mes.

V. I. A.Es importante que en todas las Notas. que deberán constar en la Factura y/o Recibo que reúnan requisitos fiscales y este a nombre de ******************************** según corresponda.Estas acciones y obligaciones deben enviarse inmediatamente a Oficina Central.Será el importe de I.. equipos arrendamientos. ). 2.. ... deberá traspasar el saldo a Oficina Central.. 2.. 4.A.A. con acuse de recibo. 3. serán única y exclusivamente por compra de Acciones de Teléfonos de México. enviando copias de su póliza de traspaso con anexo de copia del Auxiliar Cuenta I.Al cierre del mes y como última póliza. quedándose con copia firmada de quien recibe los originales. en las cuales se pague I.El movimiento mensual de esta cuenta. trasladado en la adquisición de materiales.V... Por Acreditar .A. este venga por separado.A. ACREDITABLE : -----------------------------1.Estas acciones deben ser a nombre de *********** según corresponda. Recibos. V. etc.V.. 3..V.INVERSIONES EN VALORES : --------------------------------------1.Las inversiones en valores. servicios. y/o Facturas. está integrado por cargos que recibe del almacén ( Libro de Compras ) y otros ( Libro central de I.

Gastos pagados por anticipado ESTIMACIONES CERTIFICADAS : .OBJETIVO : -----------------------Procedimiento e importancia de Control Interno en : CUENTAS POR COBRAR -------------------------------.Sub-Contratistas .Obras en Proceso .Deudores Diversos .Anticipos a Proveedores .Fondos de Garantía .Estimaciones certificadas .Depósitos en Garantía .

Cuando el cliente requiera un recibo o factura foliada con todos los requisitos fiscales impresos se debe comunicar a la Oficina Central para que les proporcione la documentación.Se considera que la estimación está certificada cuando tiene todas las firmas del cargo y es enviada a Oficina Central para su cobro.. 3.. 2.El registro contable de las estimaciones se hará en la cuenta número 104 . saldo por cobrar. si se trata de una estimación en trámite cuando menos debe tener la firma del superintendente de la obra por parte de la Empresa. 4.para el contador correspondiente. . 7..------------------------------------------------1. 6.Se debe formular una relación de estimaciones certificadas y estimaciones en trámite como anexo al balance mensual con los siguientes datos : fecha de la estimación. en caso contrario el cheque debe depositarse en la cuenta bancaria de la obra al día siguiente de haber recibido el pago e inmediatamente girar una orden de pago a Oficina por el importe total de la Estimación 5.Estimaciones certificadas. en base a una copia de la última hoja de la propia estimación.. del recibo que se haya firmado al cliente u enviar dicha documentación al Sr.Se considera que una estimación está en trámite cuando el proceso para la obtención de las firmas a nivel campo sea mayor de un mes.Las estimaciones por regla general deben cobrarse en Oficina Central.------------------------------------...Es conveniente de obtener una copia fotostática del cheque.. Las estimaciones deben tener todas las firmas a nivel campo.

. FONDOS DE GARANTÍA : ----------------------------------1. " 9. .Es la cuantificación del avance mensual realizado..El cheque recibido en pago de estimación debe cruzarse y protegerse con la leyenda al reverso que diga : " Para depósito en la cuenta bancaria número____________a nombre de _________________________________. 2. dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha del cierre del mes. que nos reportará la superintendencia a través de un memorándum. creando las provisiones correspondientes.8..El fondo de garantía se registra en la contabilidad cuando se contabiliza el cobro de la estimación.. verificando contra la copia de un contrato. del banco_____________S. misma que se cancelará al efectuarse el cobro..El cliente descuenta de las Estimaciones cobradas al 5% por concepto de fondo de garantía.Al registro de la estimación certificada.. 2.Este memorándum es el soporte para el registro del avance mensual. debe efectuarse la provisión del Impuesto al Valor Agregado.A. OBRAS EN PROCESO : -------------------------------1.

Original al interesado. Administradores ).Primera copia .. en donde se indique que fue hecha la retención del 5%. deben tener un control de fondos de garantía por antigüedad para que este sea cobrado a su vencimiento. Los Préstamos Personales serán autorizados únicamente por el Sr. Superintendentes. 5. 4.3. .) deben hacerse con autorización del superintendente con un programa definido de pago.anexo a la ficha de deposito. 4.Para el caso de préstamos al personal técnico y administrativo ( Gerentes.Por ningún motivo se nos debe retener I..____________________ .A la entrega de efectivo se debe expedir un recibo de efectivo debidamente numerado en original y dos copias distribuidas en la siguiente forma : . DEUDORES DIVERSOS : -----------------------------------1.Los prestamos al personal de la Empresa deben evitarse y en caso de fuerza mayor (enfermedad. . fallecimiento. sino hasta que se nos devuelva. sobre los fondos de garantía. . deben quedar comprobados en el transcurso de la semana siguiente. Jefes de proyecto. 2.Tanto el administrador de la obra como el Sr. 3.R..La evidencia de retención del fondo de garantía es el recibo que entregue el cliente al cobro de la Estimación o la misma estimación. quedando como responsable del Pago del mismo.S.. etc.archivo.Todas las entregas de efectivo por el concepto de gastos a comprobar.Segunda copia ... se harán a través de Cheque Nominativo a Favor del Solicitante. accidente.

Que la comprobación de los anticipos para gastos del personal Técnico y Administrativo sea comprobado con documentación original en un plazo razonable.Separar en sub-cuentas : . 8.. indicando el motivo de la incobrabilidad. 5... . b).La cancelación de adeudos incobrables deben ser cancelados con autorización del Superintendente.Los prestamos personales deben ser totalmente liquidados y no hacerlos sucesivos.En el caso de que sean entregados comprobantes de alguna entrega de efectivo. los pagos mensuales serán retenidos y pagados por la empresa. 6. GASTOS A COMPROBAR : ----------------------------------OBJETIVOS : -----------------a).01 Préstamos personales . en caso de sobrante de efectivo estos serán devueltos a la compañía .Cuando se otorgue Avales de la Compañía a alguna institución de crédito por préstamos personales a empleados.03 Gastos a comprobar. 7....Asegurarse que las entregas de efectivo al personal Técnico y Administrativo sean razonables y se destinen exclusivamente para el cumplimiento de funciones y gastos específicos necesarios de la Obra . debe firmarse también un recibo de dichos comprobantes indicando que es comprobación de una entrega de efectivo.

. efectúen adquisiciones y lleven a cabo una serie de gastos para el cumplimiento del trabajo y actividades que se les hayan asignado. . 3.. deberán contar con la Autorización de la Dirección que le Corresponda sea Técnica y Administrativa. 6.En el Caso de Pago de Viáticos ( Que normalmente se efectúan en Obras ) deberá llevarse a cabo la autorización expresa de la Dirección que le corresponda ( Técnica y Administrativa ). 4.En el caso de anticipos otorgados para gastos de viaje y representación...PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1. misma que deberá autorizar su aplicación y cargo correspondiente .. 2.. para que en representación de la empresa. El pago por este concepto deberá efectuarse Quincenalmente contra la presentación de la comprobación correspondiente .Todas las erogaciones que no Reúnan requisitos Fiscales y que no Puedan ser comprobadas por la naturaleza misma del Gasto. la cual deberá estar autorizada por el Jefe Inmediato de quien la presenta y Autorizada por el Gerente de Construcción correspondiente .Para todas las comprobaciones de Gastos de Representación y Viáticos se deberá elaborar una "Cuenta de Gastos"(Se anexa Formato ). se procederá al igual que en el caso anterior a descontarse por nómina . 5.Las entregas a comprobar serán aquellas que se otorguen a empleados de la compañía. ya que en caso de no hacerlo en ese tiempo.La comprobación de estos gastos deberá llevarse a cabo en el transcurso del cierre contable semanal. las cuales deberán estar aprobadas por el Administrador y Superintendente de la Obra . estos deberán ser aprobados por la Gerencia de Construcción correspondiente y comprobados a más tardar diez días después de haberlos efectuado. ya que en caso contrario se procederá a efectuar su descuento por nómina .

. se deberá elaborar un contrato en el que se aclaren perfectamente las Condiciones. estas cuentas deberán estar firmadas de revisado por el Coordinador Administrativo. en el cual se mencionaran las causas por las cuales se decidió efectuar los trabajos por este sistema . .Asimismo.Evitar riesgos jurídicos.Que los trabajos que se vayan a Subcontratar estén determinados en base a estudio elaborado por la Gerencia de Construcción.En todos los casos en que se vaya a Subcontratar parte de la Obra a ejecutar. con el Objeto de cuidar los aspectos legales y fiscales que en un momento determinado pudieran perjudicar a la Empresa.En el caso de que sea imprescindible la Subcontratación. PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1. Etc.Que los trabajos Subcontratados se lleven a cabo de acuerdo con lo establecido en los contratos correspondientes . se deberá utilizar única y exclusivamente a Sociedades y/o Personas Físicas que estén legalmente constituidas ‚ inscritas en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. c).. SUB-CONTRATISTAS : --------------------------------OBJETIVOS : -------------------a). con el fin de que verifique la razonabilidad del gasto y que los comprobantes reúnan requisitos fiscales . 2.. legales y fiscales en la Subcontratación de los trabajos . Precios Unitarios. estos contratos deberán ser revisados por el Departamento Jurídico... Garantías. b).

3.- En todos los contratos que rijan estas operaciones, se deberá pactar y hacer retenciones de las Estimaciones de los Subcontratistas, a fin de que esas cantidades sirvan de garantía a la empresa en el caso de incumplimiento de Contrato . 4.- En base al monto de la Obra Subcontratada, el área técnica en combinación con el área jurídica, determinarán la necesidad y monto a solicitar como fianza al Subcontratista . 5.- Antes de que el Subcontratista inicie los Trabajos que se le encomendaron, deberá cubrir los requisitos legales ( HACIENDA, SEGURO SOCIAL, ETC. ), con el objeto de liberar a la empresa de obligaciones solidarias por el incumplimiento del mismo . 6.- En forma simultánea a la formulación del contrato, se debe dar aviso al I.M.S.S., de la sub-contratación de la Obra. 7.- Para efectos de aprobar la liquidación al Subcontratista, se deberán observar los siguientes puntos por parte del Coordinador Administrativo de la Obra . a).- Solo se efectuarán pagos a la presentación de la Factura y Estimación conciliada del Subcontratista debidamente Autorizada por la Residencia de Obra, Superintendente y en su caso la Gerencia de Obra . b).- El Coordinador Administrativo, deberá efectuar con toda oportunidad los descuentos que procedan a las estimaciones los cuales deberán estar comentados con el Superintendente así como las amortizaciones de los anticipos otorgados . c).- El pago de las estimaciones deberá estar necesariamente condicionado al cumplimiento del Contrato . 8.- Cuando se efectúe el pago a un Sub-contratista, Persona Física la cual expida recibos de Honorarios, se le debe retener el 10% ( Diez Por Ciento ) del Impuesto Sobre la Renta para enterarlo y pagarlo en la Oficina Federal de Hacienda correspondiente.

9.- Si la Superintendencia lo detuviera y se especifica en el contrato de Obra, se debe retener un porcentaje (%) para fondo de garantía. 10.-Para poder controlar los pagos que se efectúen a cuenta de sus estimaciones, se llevará un auxiliar especial, en donde se registren las entregas en efectivo, los materiales entregados y pagados por su cuenta, las listas de raya pagadas por su cuenta y las estimaciones que nos han presentado como avance, el entero del I.S.R., rentas de equipo, I.M.S.S., etc. 11.- Si el aviso de sub-contratación fue elaborado a través de un convenio, deberá retenerse un porcentaje (%) igual al que nos asigne el I.M.S.S., por el importe total del contrato. 12.- Mensualmente nos deberá proporcionar una lista de su personal. para entregarla conjuntamente con la de _________ al I.M.S.S., 13.- El Administrador deberá vigilar e informar al Superintendente del estado en que se encuentra cada sub-contratista al cierre del mes. 14.- Se anexa formato. ANTICIPOS A PROVEEDORES : -------------------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).- Asegurar que existe justificación del Anticipo entregado a Proveedores de Materiales y Servicios ( Excluye renta de Maquinaría y Subcontratos ), y que exista autorización de la Gerencia de Construcción. b).- Garantizar la correcta utilización de los anticipos entregados y su recuperación . c).- que la documentación que soporte el Anticipo, reúna Requisitos Fiscales .

PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.- Solo se podrán otorgar anticipos a proveedores de Materiales y Servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza del Bien ó Servicio a recibir sea indispensable pagar los mismos . 2.- En aquellos casos en que se entregue un anticipo a un Proveedor cuyo bien ó Servicio no será proporcionado en forma inmediata, ó que su monto sea superior a $ _______ ( Importe en Letras ), deberá exigirse una Fianza, Pagaré, ó cualquier otra Garantía que proteja a la Compañía en caso de Incumplimiento en cualquiera de las condiciones previamente pactadas. 3.- En aquellos casos en que se otorgue un anticipo, se deberá elaborar un recibo oficial ( Se Anexa Formato ) en el cual se especificará el Monto del Anticipo, el I.V.A. Trasladado y las condiciones de entrega del Bien ó Servicio . 4.- Será responsabilidad del Coordinador Administrativo, el controlar y aplicar oportunamente los anticipos otorgados a Proveedores, con el fin de evitar el efectuar pagos en exceso . DEPÓSITOS EN GARANTÍA : -----------------------------------------1.- En ésta cuenta se debe registrar los importes de las rentas de las oficinas, casas para campamento o casas de visitas, importe de garantía por equipos rentados, etc. 2.- Las entregas deben hacerse contra un recibo que especifique claramente que es un depósito en garantía. 3.- Al terminarse la Obra, estos depósitos deben recuperarse o en su defecto aplicarse a rentas vencidas, haciendo los asientos de contabilidad correspondientes.

.En ésta cuenta deben registrarse todas las erogaciones sujetas a amortizar como por ejemplo.. rentas pagadas por anticipado y que corresponden a dos ejercicios 2.Mensualmente se debe hacer la siguiente aplicación : COSTO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO .GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO : -------------------------------------------------------1.

Salida de Materiales . El manual está organizado en cuatro secciones : .Recepción de Materiales .Apéndice : Formas de papelería utilizadas .Introducción .PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALMACENES EN OBRA ______________________________ Este manual explica la manera como se deben manejar los almacenes de materiales en las Obras para asegurar su control tanto físico como contable.

Ya que las inversiones excesivas en materiales y la falta de los mismos.Efectuar inventarios físicos periódicos. representan dinero muerto que le resta recursos a la empresa o le ocasiona perdida de tiempo. Por lo tanto la función del Almacenista. por lo tanto es necesario contar con un buen sistema de control para su obtención y suministro. . son la base principal de su producción.INTRODUCCION __________________________ Los almacenes al igual que en cualquier otra industria. a la Obra. . Las labores del almacenista son principalmente las de: . Administrador y Superintendente deben ser coordinadas para la obtención de resultados satisfactorios.Llevar el control de Kardex.Recibir los materiales que llegan cantidad. calidad y especificaciones.Preparar los informes que se requieran. verificando la .Despachar el material que requiera la Obra. . .

D) Entradas de materiales proporcionados por el cliente. En caso de no existir. consultará con el Superintendente y actuará según sus instrucciones. ). se formularán notas de entradas al Almacén usando la forma No. verificará si hay pedido o requisición (forma No. .RECEPCIÓN DE MATERIALES : ----------------------------------------------Las entradas de materiales al almacén. E) Entradas por Compras Caja Chica. 2. junto con la remisión del proveedor.. En las entradas de materiales invariablemente..Verificará especificaciones del material. C) Entradas por traspasos de materiales enviados por el Almacén Central u otras Obras. Las labores del Almacenista en la recepción de los materiales serán las siguientes : 1.Al llegar el material a la Obra. B) Entradas por Oficia Central. se clasifican de acuerdo con el lugar de origen. consultará con el Superintendente para instrucciones. A) Entradas por compras locales. Si no son las mismas del pedido o requisición.

3.Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias. ..... se hace normalmente una deductiva por el costo de los materiales proporcionados por el Cliente. les dará entrada como compra de Oficina Central. estableciendo pasivo a favor del Cliente.. Es indispensable dejar señalado. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión. Si no hay registro. anexará en el original orden de traspaso. 6.Materiales Proporcionados por el Cliente . mediante estimaciones de los trabajos ejecutados. deberá cubicarse y registrarse y registrarse previa autorización.. 7.Es frecuente que en alguna de las Obras contratadas por la Compañía el cliente proporciona determinados artículos y materiales para ser usados en la construcción.Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias.. verificará si existe registro del camión previamente cubicado y autorizado por el Superintendente. acepta una responsabilidad por su cuidado y manejo. 4. ésta deductiva se aplicará en Oficina Central como pago del pasivo establecido y por lo tanto deben recabarse las facturas o comprobantes respectivos. Al elaborar la estimación por el uso o colocación de éstos artículos. ( forma No. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión. 5.Compras Locales . 4 ).Compras Oficina Central . ya que habrá que justificar ante el Cliente el buen uso de ellos.. que al recibir la Compañía éstos artículos. además pondrá un sello en la entrada que dirá " CENTRAL ". por lo que deben controlarse en forma absoluta.Si se trata de materiales de consumo directo.Recibirá el material preparando nota de entrada en original y dos copias.Traspasos de Materiales .. Al recibir el almacenista éstos materiales.

por lo tanto. Se manejará en proveedores una tarjeta auxiliar que se llamará " Compras de Contado ". . 5 ).En caso de no coincidir las especificaciones de los materiales con los señalados en el pedido..8. se considerará que el pedido viene excedido cuando se entrega mas del 110 % de lo pedido.En caso de que no existiera copia del pedido se tomará el precio de la remisión y si no viene indicado.Registrará diariamente las entradas en el libro de compras ( forma No. etc.. manejándose una tarjeta de Kardex (auxiliar) de Materiales comprados de contado y siguiendo la documentación y el trámite señalado por salidas de Almacén. sacos de cemento.Las compras de " Caja Chica "serán exclusivamente por materiales que se necesitan urgentemente en la Obra y que serán consumidos de inmediato. varilla. preparará el vale de salida del Almacén ( forma No..Compras de " Caja Chica " . 12 ) 13. 9.. en orden numérico progresivo y formular una concentración diaria en original y copia. etc.. la cual se encargará por todas éstas compras al reembolsarse la caja chica.Cuando sea un material que se mide por peso ( cemento a granel. o que no lleguen en buenas condiciones.En caso de materiales de consumo directo. ).Cuando sea un material que se mida por otras unidades ( muebles de baño. el cuál obtendrá la firma de recibido del Jefe de Frente. 6 ).. deberá hacerlo notar en la nota de Entrada al Almacén y en la copia del pedido. 11. . la entrada se hará en forma global. simultáneamente al preparar la Nota de Entrada al Almacén. 10. se tomara del Kardex el último precio del mismo artículo.En los casos en que la entrega sea por una cantidad diferente de la pedida se hará lo siguiente : . no habrá tolerancia en la cantidad entregada : el proveedor debe entregar la cantidad exacta. ( forma No. 12.. ).

).Archivará ésta documentación en forma cronológica para que después sirva de base a la revisión de facturas y aprobación de los pagos. anotando cantidad en unidades y valores y el costo por unidad.14. 2. 16. se hará la Nota de Entrada indicando la entrega parcial.Al final del día. según el punto 16 anterior.. usando la copia de la Nota de Entrada.Originales de las Notas de Entrada y la concentración diaria b) Copias de pedido o Requisición. 15. d) Libro de entradas al almacén.. c) Remisiones y/o copias de factura de los proveedores. También servirá para la programación de Egresos. Una vez pasada al Kardex. ( forma No.. enviará al contador : a). LABORES DEL CONTADOR : 1. ésta copia se archivará en el almacén en forma cronológica.. y registrará las compras en el auxiliar de cada proveedor ( forma No. se registrará en el Kardex y se enviará la Nota de Entrada al Almacén ( con el número de pedido ). junto con la remisión del proveedor. ). adjuntas a la Entrada.Registrará diariamente las entradas en las tarjetas Kardex por artículo.Revisará la documentación recibida del almacenista..Si una entrega viene incompleta se recibirá el material. y revisará el libro de entradas al almacén.. .

se Canjeará por el Resguardo y no se preparará nota de Entrada ni se Afectará el Kardex. 1. y Herramienta al Almacén.Salidas de Materiales o Equipo con cargo al costo Labores del Almacenista : a).. preparará el resguardo correspondiente ( Forma ).. 4. Cuando se devuelva en Equipo de Cargo único...Salidas de materiales o equipo de cargo Técnico y herramienta para uso en la Obra y con cargo al Costo o al Activo Fijo.Determinará si el vale ampara equipo de cargo único y Herramienta.. b).. 3. no despachará el Material . obtendrá la firma de recibido ‚ indicará claramente el Nombre de la Persona que recibe y que deberá devolverlo .Al recibir el vale de Salida de Almacén. cuando vuelva a salir preparará únicamente vale de resguardo . En caso de no estar registrada la firma. debidamente autorizado ( Forma 9 ).SALIDAS DE MATERIALES Las salidas de materiales del almacén se han dividido en cuatro grupos : 1. 2..Salidas de materiales por devoluciones a proveedores. solamente se llevará un Control Físico. deberá verificar la firma con el Registro de Firmas .Salidas de materiales por traspaso a otra Obra o al Almacén Central. si es así.Salidas de materiales o equipo con cargo a terceras personas o venta de sobrantes.

Despachará el material e invariablemente obtendrá la firma de recibido de la persona encargada del Subcontratista. c).Guardará en el lugar apropiado el original de la Remisión firmada de recibido. etc.. previa autorización del ingeniero de Frente . se utilizará para operar el Kardex según se explica en párrafos posteriores... esté anotado claramente en el vale de salida. El precio de venta será determinado por el Jefe de Proyecto. . 2.. deberá verificar la autorización del Superintendente del jefe de Frente y que el Nombre del Subcontratista.Preparará a precio de venta.La primera copia de la remisión se la entregará ( junto con el material ) a la persona que recibe. para cobrarla o descontarla del próximo pago al tercer interesado. Labores del Contador : a).c)... etc. Destajista. d).Se despachará el Material ó Equipo obteniendo la firma de quién recibió en el resguardo. una Nota de Remisión de la Compra en original y tres copias. b). . firmada de recibido se enviará al Contador. destajista o Arrendador de maquinaria. con el vale de salida del Almacén anexo.El original de la Remisión.Distribuirá la documentación en la forma siguiente : . ..Al recibir el vale de salida de almacén.La segunda copia de la Remisión.Salida de Materiales ó Equipo con Cargo a Terceros ó Ventas Labores del Almacenista : a). en el original y segunda copia de la nota de Remisión..

. Destajistas..La segunda copia del traspaso de material se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante.. obtendrá la firma del Jefe del Proyecto autorizando el envío. firmada se entregará al tercero. e). y la Requisición original. Labores del Almacenista: a). f). c). c). En esta copia se anotará el número de área del Almacén a que corresponda el material entregado.Entregará o enviará el material a la Obra ó Almacén Central junto con el original. si así fuera el caso. Deudores Diversos. b). Cuenta Corriente. Este registro se hará con base en la tercera copia de la Remisión y/o Vale de Salida ... .b).Al recibir el original de la Requisición de materiales de otra Obra o del Almacén Central. d)...La tercera copia de la Remisión la archivará en un consecutivo 3. primera y tercera copia del traspaso de Material. ya sea Sub-Contratistas.Obtendrá la firma de recibido en la tercera copia de: Traspaso de material u obtendrá copia del talón de embarque. Esta firma debe constar en la requisición.Registrara el importe del cargo en el auxiliar respectivo..Preparar el traspaso de material en original y tres copias. d). según sea el caso.. anexándole la copia del talón de embarque.Una vez que se haya cobrado o descontado la Remisión original..Salidas de materiales por traspasos a otras Obras o al Almacén Central.Archivará en forma cronológica la tercera copia del traspaso de material firmada de recibido.

Salidas del Almacén por Devoluciones a Proveedores Labores del Almacenista: a). enviará estos documentos a la Oficina Central para su descuento en el próximo pago.De acuerdo a las instrucciones que al respecto reciba del Superintendente o del Contador. b). Labores del Contador: a).En caso de envío foráneo se obtendrá copia del talón de embarque.Enviará al Contador la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo según el caso.Con la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo hará lo siguiente: Registrará el cargo en el auxiliar del proveedor.. d).Si se trata de entrega local...Despachar o enviar… el material al proveedor junto con el original de la Nota de Devolución..4. f).. e).Deberá obtener la firma de autorización del Superintendente en las dos copias de la Nota de Devolución. Si corresponde la compra a Oficina Central. c).. preparar… una Nota de Devolución en original y dos copias.. Si corresponde a una compra local.La segunda copia de la Nota de Devolución se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante.. la archivará con las factura por pagar con el objeto de deducirlo del próximo pago y obtener la nota de crédito del proveedor. g). .. la primer copia de la Nota de Devolución también se enviará junto con el material para que el proveedor firme de recibido y se devolverá esta copia al Contador.

con base en : Vales de Salida por entregas de materiales para uso en la Obra y con cargo al Costo. .La segunda copia de las notas de Devolución. . b).La copia de la concentración diaria de los vales de salida.Registrará diariamente en las tarjetas del kardex por artículo el total de salidas del día tomando las cantidades de la concentración diaria de vales de salida. ). . Vales de Salida por entregas de materiales con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. en unidades y valores. e).Registro y preparación del informe por Salidas de Almacén.Anotará el importe total de las salidas del día en la tarjeta de control general. .Al final del día. preparará original y copia de la concentración diaria de Salidas del Almacén ( Forma No..La segunda copia de los traspasos de materiales.. Labores del Almacenista : a)..Tomará el importe del costo de las salidas del kardex por artículo y lo anotará en la concentración diaria de vales de salida ( La valuación se hará al último precio de entrada UEPS ).Enviará al Contador al final del día : .5. d). Segunda copia del traspaso de materiales a otra Obra o al Almacén Central.La segunda copia de las Notas de Remisión.... Segunda copia de la Nota de Devolución de materiales a proveedores. c).

MANEJO DEL KARDEX ---------------------------------Se manejaran las siguientes tarjetas de kardex para el registro de entradas y salidas y la obtención de existencias en unidades y valores : Tarjeta mayor o control general. en base a la concentración diaria de salidas. . Notas de Remisión. Los procedimientos para el registro en el kardex tanto de las entradas como de las salidas de material han sido indicadas en las secciones anteriores. en original y una copia.Preparará la Póliza semanal de Salidas del Almacén.Labores del Contador : a). Tarjeta por artículo ó material que forman parte de cada área. En esta sección se mencionan las labores del Almacenista y Contador. a Proveedores y Acreedores se detallaran por nombre y el cargo se hará a precio de venta y cuando haya diferencia con el costo se abonará a otros gastos y productos El importe de los traspasos se cargará a la cuenta del Almacén con crédito a la cuenta corriente de la Obra que recibe... traspasos y Notas de Devolución. Los cargos a Sub-contratistas.Revisará y aprobará toda la documentación recibida del Almacenista para lo cual se podrá auxiliar del kardex del Almacén b). referentes a la obtención y comprobación de las existencias y el importe de los saldos.

Diariamente anotará el total de salidas en la tarjeta mayor o control general. Compresor. con base en la suma de las entradas habidas en el día. con base en la concentración diaria de salidas c).. verificará que las existencias en unidades de las tarjetas del kardex sean las mismas que existen físicamente en el Almacén. Motoconformadora. El resultado de ésta comprobación física se anotará en una "hoja de inventario" y se archivará para aclaraciones posteriores ACTIVO FIJO La Cuenta de Maquinaria y Equipo de Construcción. es necesario dividirla en Sub-cuentas de acuerdo a su naturaleza.. de lo que se deriva lo siguiente : 01 EQUIPO MAYOR Grúas. b). Traxcavo. Labores del contador : Mensualmente verificará que el importe de los saldos de las tarjetas por artículo sumen el importe del saldo del control general. etc. En forma periódica y por pruebas selectivas..Semanalmente sumará el importe de los saldos de las tarjetas del kardex por artículo y el total debe coincidir con el importe del saldo de la tarjeta mayor ó control general. Sanjadora.Diariamente anotará el total de entradas en la tarjeta mayor o control general. .Labores del Almacenista : a). Se deberá seleccionar cada semana un número de tarjetas suficientes para efectuar la comprobación física de la existencia.

Vibradores. excepto Equipo Auxiliar y Científico.b). etc. Nivel. Equipos de Corte. Mangueras de Succión Descarga.Se hará una solicitud de maquinaria. ADQUISICIÓN O COMPRA. Plantas de Soldar. que se cargarán a resultados en el momento de su adquisición por su corta vida probable. Bombas. en salidas sucesivas.02 EQUIPO LIGERO Revolvedora. controlándose únicamente en vales de resguardo. Consecuencia de la anterior división.c). las depreciaciones y/o reserva que se manejan por éstos equipos en las cuentas correspondientes. Apisonadoras. 04 EQUIPO CIENTÍFICO Estadal. y contarán con las mismas Sub-cuentas. 03 EQUIPO AUXILIAR Pulsetas. Se elaborará una Requisición Se formulará un Pedido . en su primer salida se cargará directamente al costo. Tránsito. dicho equipo Auxiliar y Científico. De acuerdo con el instructivo de Almacén. etc. La adquisición de éstos equipos tiene un proceso similar al de materiales. que será el siguiente : a).

comprar o rentar la maquinaria y presentarlo a la consideración de la Dirección General en México. por semana. será al Gerente de Construcción respectivo. . garantías. De ser aprobada la solicitud por la Dirección General se observarán las siguientes reglas. etc. si se canaliza a través de la Oficina Central. tiempo de ocupación.a) La solicitud contendrá los siguientes datos : . Si la celebración del contrato es en la Obra. RENTA DE MAQUINARIA Para Controlar el Equipo Rentado a Terceros.Tiempo probable de ocupación (fecha de inicio y terminación) . .Conveniencia de Rentarlo y comprarlo. indicando si es por mes. firmará el superintendente. en donde se indiquen claramente las condiciones del Arrendamiento como son : Importe de la Renta. se elaborarán Contratos de Arrendamiento ( que previamente deberán ser revisados por el Departamento Jurídico de la Empresa quién vigilará que no existan situaciones que en un momento determinado puedan causar problemas jurídicos o Legales a la Empresa ). Es necesario elaborar un estudio sobre la conveniencia.Descripción detallada del equipo y alternativas. por día o por hora efectiva.

. obteniendo finiquito y devolución de garantía. A la terminación del contrato. cuenten con las autorizaciones de parte del Área Técnica . . la cual deberá reunir todos los requisitos fiscales que señala la Ley del I.Se proporcionará copia del contrato al Administrador para que registre los Pasivos correspondientes al transcurrir el tiempo pactado.Los reportes de utilización diaria de equipo. El Coordinador Administrativo deberá Autorizar el Pago del Arrendamiento. y al Almacenista para que controle por separado el equipo rentado con base a los vales de Resguardo.R. El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los Reportes de utilización diaria de Equipo al Coordinador de Maquinaria. debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago. La Obra que no comunique oportunamente y por escrito la desocupación de la máquina. absorberá la renta por ese tiempo. Dichos reportes deberán venir revisados y Autorizados por el Encargado de Maquinaría y Verificados y Autorizados por el Coordinador de Maquinaría .S.Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilización del equipo . para lo cual deberá verificar lo siguiente : . hasta que dicha máquina se desplace a otra Obra ó sea entregada al Arrendador . Por ningún motivo se podrán efectuar pagos a cuenta de arrendamientos sin que el arrendatario proporcione la factura correspondiente. SE HARÁ UNA REQUISICIÓN .Que la documentación de Respaldo de los Pagos que se vayan a efectuar. devolver el equipo en el plazo estipulado.

Se anexará también hoja control de equipo y manuales. (Equipo Mayor). distribuyendo las copias en los lugares respectivos. SE FORMULA EL PEDIDO . copia Al proyecto que se envía Oficina Central Contabilidad Almacén . En dicho traspaso se anotará el Costo de adquisición o Renta del equipo. cuando menos ahorro en fletes y otros gastos de transportación. Oficina Central fincará el pedido. tanto el equipo nuevo como usado o rentado. Al enviarse el equipo a Obra deberá acompañarse con una Orden de Traslado. obtener cotizaciones en las zonas más cercanas a la Obra para ver la posibilidad de obtener mejores precios. por lo que es muy importante que el superintendente supervise la recepción del equipo para reclamar al Proveedor de cualquier deficiencia. El aviso de traslado se elaborará en original y 3 copias : Original 1a. Proveedor a favor de quién se creará el Pasivo. clasificación del equipo. transportista. previa autorización de la Dirección en la Requisición. sin embargo será obligación de la superintendencia y del Administrador. copia 3a. El equipo pesado generalmente se enviará directamente por el Proveedor a las Obras. condiciones en que se envía.Las compras de Activos Fijos se harán invariablemente por Oficina Central. costo de utilización y reservas en caso de que procedan. copia 2a. descripción detallada del equipo así como accesorios.

Las reservas para depreciación de equipo se fijarán de acuerdo con la Gerencia de Construcción. El Administrador Controla : . Las altas de equipo rentado llevarán la indicación de : RENTADO. Con base al aviso de traslado se formulará la "Alta de maquinaria y equipo ". En los dos casos el Almacenista sí controlará físicamente los equipos con base a vales de Resguardo. por lo que únicamente se acompañará una copia para efectos de su registro contable.Equipo rentado en cuentas de orden que serán : EQUIPO RENTADO RENTA DE EQUIPO RESERVAS . de .R. que en ningún caso serán inferiores a la renta de mercado.La factura original se controlará por Oficina Central.S. que es diferente a la Nota de Entrada al Almacén . ALTAS .Equipo propio en cuenta número ___________ . que se calculará acuerdo con los porcentajes establecidos en la Ley del I. El cargo o resultado será por el importe de la renta que se pacte y el crédito a las reservas será en dos partes como sigue : a) Una parte es la depreciación de maquinaria.

( Su control en base a vales de Resguardo ) La depreciación con equipos nuevos se calculará a partir del mes de Enero no importando la fecha de adquisición por ser política general . ejemplo : *nombre del proyecto* 401 97/01 204 01 D X H X La Oficina Central de esta obra.. Reserva para maquinaria. 204 97/01 109 ó 203 D X X H 1. la Obra que recibe deberá dar el tratamiento de equipo rentado. En los traspasos de Obra de diferente empresa (***************).Además registra en Cuentas de orden el Equipo rentado : D H OBRA EQUIPO RENTADO X . al corresponder la Cuenta Corriente registrará : OF. C. que se acreditará a la cuenta. La política para la depreciación de los equipos será la siguiente : EQUIPO Mayor Ligero Auxiliar Cientifico COSTO RESERVAS 145 211-01 100 % 25 % 75 % 100 % 25 % 75 % Se cargará a resultados el 100% en el Momento que sale por Primera vez del Almacén .b) Otra parte será la diferencia entre la renta y la depreciación fiscal. creando el Pasivo respectivo en cuenta corriente de Oficina Central.

Tarjeta control. etc. Es necesario que al registrar Altas y Bajas en los auxiliares se contenga la información suficiente para su fácil identificación.RENTA DE EQUIPO X DETERMINACIÓN DE ABSORCIÓN DE RENTAS -------------------------------------------------------------------Si el equipo llega antes del día 15 del mes. el costo lo absorberá la Obra que lo envía. La disposición en Oficina Central. para que el Administrador efectúe los movimientos contables que procedan. EN EQUIPO DE TRANSPORTE . Al final del día conjuntamente con la concentración y notas de Entrada al Almacén‚ deberán enviarse las Altas. BAJAS En las bajas de equipo que únicamente serán por traspasos a Oficina Central u Obras. Es conveniente que el Administrador conserve un expediente que contenga copias de : Traspasos. deberá elaborarse la "Baja de maquinaria y Equipo" acompañada de su respectivo traspaso y tarjeta de control de equipo. La Obra que tenga equipos en su poder y no los ponga a disposición de Oficina Central. Baja. en caso de que llegue después de dicho día. Alta. el proyecto que recibe absorberá la Renta total. absorberá las rentas independientemente que los use o no. Bajas y traspasos de Equipo. se hará a través de Memorándum. en la que se indicarán las reservas. mismas que serán enviadas conjuntamente a través de la Cuenta Corriente.

Valor Adquisición Tiempo Ejecutado Obra Tasa Fiscal 7.03.00 18 meses 10 % 147 = mensual . separando la depreciación Fiscal en Cuenta numero 147 y el excedente en 211 .00 ___________ = 58.34 120 $ 7.000.000. siguiendo el procedimiento de obtención de materiales. La depreciación de este equipo debe ser en la vida probable de la Obra. la diferencia estriba en las Cuentas de Control que son : 124 146 211 RENTA 146 100 % 211 25 % 75 % Equipo de Transporte Depreciación de Equipo de Transporte Reserva para la Maquinaria 02 Equipos de transporte RESERVAS La tasa no es aplicable para automóviles con valor de adquisición superior a $ MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA La autorización de compra será por el superintendente.La situación es la misma para la maquinaria y el equipo de construcción.

58.55 x 18 = 5.000.00 pero es conveniente controlar con vales de Resguardo CONTROL INTERNO ----------------------------- OBJETIVO : .949.89 H Es importante no capitalizar Mobiliario y Equipo de Oficina.00 en 18 meses.000.55 D 388.55 mensual 211 .34 = 330. Por lo que nos da el asiento mensual : 402 Depreciación 147 211 03 58.89 .90 ___________ TOTAL : $ 7.00 ___________ = 388.10 330.03 18 58.34 x 18 = 1. con valor de Adquisición menor de $ 5.059.000.7.34 330.

Acreedores Diversos .Documentos por Pagar . así como también conocer los pasivos reales de cada proyecto .Impuestos por pagar OBJETIVOS : _____________ a).Establecimiento de Control en General de Pasivos con la finalidad de poder elaborar un programa que permita efectuar los pagos oportunamente. .Procedimiento e importancia del control interno en : .Proveedores ..

.Los pasivos documentados en Oficina Central con cargo a las Obras deberán hacerse en base a la documentación mencionada en el punto anterior por consiguiente es importante que los Administradores envíen esas notas de entrada y pedidos Autorizados . notas de entrada de almacén.Que se lleven a cabo oportunamente las sanciones y descuentos cuando procedan. sea estrictamente controlada .Que la documentación soporte de los mismos. así como también la amortización de los anticipos que correspondan ... de acuerdo con el lugar en que se halla efectuado la adquisición.. PROVEEDORES . c). pedidos autorizados. 2.Los Documentos deben firmarse únicamente por el C. por consiguiente.Los proveedores se deben clasificar en Proveedores Locales y Foráneos.. la Oficina Central enviara a Obra copia del documento con la documentación original de soporte y para efectos de pago controlara físicamente una copia del documento. DOCUMENTOS POR PAGAR : __________________________ 1.En el supuesto del punto numero 2. 4. según el libro de Compras.. adjunto a los documentos debe enviarse la documentación correspondiente como facturas revisadas.Al pago del documento este debe ser cancelado inmediatamente con el sello de pagado.. 1. -----------------------------. 3.b)..

. 6. revisión de cálculos aritméticos. así como el pedido que previamente autorizo. revisará mediante 7. con los siguientes Datos : Documentación a nombre de la Cía. debe hacerse la aplicación contable correspondiente.. requisitos Fiscales y aplicación contable.. 4.. 9. que tenga entrada de almacén original y que tenga el sello de revisado.. debe revisar que el cheque está correcto y protegido.Los cheques deben ser firmados previamente por el Administrador y posteriormente por el Superintendente. y que tenga la documentación revisada y que está contabilizado correctamente.Se debe establecer el control de recepción de facturas la expedición de contrarecibos previamente numerados .. 8. 5.. 10.El Administrador antes de firmar el cheque. . firmando la póliza cheque en el casillero de revisado. el dia siguiente y archivarse por nombre del Proveedor.Las facturas deben recibirse un día fijo de la semana.El pasivo debe establecerse siempre en base a una entrada de almacén. pasivo establecido.El Superintendente al firmar el cheque debe cuidar que la factura sea original.Al formularse el cheque. contra el pedido autorizado. la copia de la remisión y el pedido autorizado.La revisión de la factura de proveedores debe hacerse en base a un sello que existe para el caso. Documentación suficiente y autentica.2..Los pagos a proveedores deben hacerse en base a facturas originales debidamente revisadas y soportadas con la entrada Original de almacén... soportada con remisión o remisión factura del Proveedor y pedido autorizado 3.

.Pasivo .11. deberán controlarse a través del auxiliar de Proveedores que se anexa. 15.Los proveedores. 16.En base a control de contrarecibos mencionado en el punto numero 6. 14.. .Anticipo . . ACREEDORES DIVERSOS ..En dichos auxiliares deberán puntear pagos contra pasivos... debe firmar la póliza cheque en el 12.Total 13.El Administrador mensualmente debe enviar a Oficina Central como anexo a los Estados financieros una relación de Proveedores con las siguientes columnas.. tanto en creación de pasivos como en sus pagos.Al cierre mensual dichos auxiliares deberán mostrar los movimientos mensuales y reflejar el saldo actual.El Superintendente casillero de autorizado.Nombre del Proveedor . el Administrador debe hacer una programación de pagos por pagos por semana la cual debe enviarse a la Gerencia Administrativa para el presupuesto de egresos mensual a nivel Empresa. de modo que el saldo de proveedores está integrado por las partidas que no tienen referencia.

3. .. cuotas Sindicales. casilleros 5. como son : Servicios profesionales. reportes y remisión de viajes efectuados si se refiere a acarreos.En cada cuenta se deben registrar pasivos diferentes a compras de materiales. contratos si se trata de un recibo de rentas. etc.La documentación debe revisarse a base a reportes.1.. renta de equipo.El pasivo debe establecerse en base a documentos debidamente autorizados por la Superintendencia.. sueldos y rayas por pagar y algún otro pasivo diferente a proveedores..Asegurarse que se cumplan con todas las obligaciones fiscales derivadas de la operación del proyecto y que estas sean liquidadas correcta y oportunamente ..Se debe utilizar el sello de revisado dejando sin efecto los no utilizados. IMPUESTOS POR PAGAR : _______________________ OBJETIVOS : ____________ a). 2.Para efectos de pagos y programa de pagos debe observarse lo establecido en la sección de proveedores. 4.. como son: soportes de horas trabajadas si se refiere a equipo rentado.

Mensualmente ( Antes del Día 10 de Cada Mes ) cada proyecto deberá informar a la Oficina central el Importe Neto generado de I.PROCEDIMIENTOS : ________________ 1... IMPUESTOS ESTATALES Y MUNICIPALES.Por ningún motivo el Proyecto ( Obra ). INFONAVIT. se deberá efectuar una conciliación entre lo registrado contablemente y los Impuestos a Declarar.A..Toda la documentación que soporte las operaciones realizadas. de conformidad con los plazos que establecen las disposiciones fiscales vigentes .Por aquellos impuestos que deban ser liquidados por la Obra. así como también formular un calendario de obligaciones fiscales sobre el cual llevara el control del cumplimiento de estas. 4. Tanto Acreditable ( Pagado ) como Repercutido ( Cobrado )..Por lo que respecta al IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ( I..T.A.). con el Objeto de que se tenga la seguridad de que se encuentran bien registrados sus pasivos correspondientes.. S. deberá dejar de Pagar sus impuestos operativos tanto Federales como Estatales . 3. para que la Oficina Central prepare a nivel Compañía la Declaración y Pago Correspondiente . 6.A.V.P. 5. evitar discrepancias y diferencias en el calculo de los mismos y se proceda al pago oportuno de los mismos.El cheque debe hacerse a nombre de : TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN poniendo al reverso la siguiente leyenda : " Este cheque cubre crédito Fiscal por concepto de:_________ _____________ y su importe deberá acreditarse exclusivamente a la Cuenta Bancaria de la Tesorería de la Federación " .. 2.. tales como : I.S.El Administrador al inicio de la Obra deberá determinar los impuestos tanto Federales como Estatales a que este sujeta la Empresa. SEGURO SOCIAL. deberá reunir los requisitos fiscales establecidos en la Ley del Impuesto Sobre la Renta ‚ Impuesto al Valor Agregado .V.R.

.... debe solicitar una "Guía para la formulacion de los ajustes por deducciones y aumento a las cédulas de liquidación de cuotas " Obrero.La retribución ante el I.En el caso de que la Obra tenga el régimen ordinario.Oficina Central * 1a.7.S. c)...Las Instituciones Bancarias autorizadas para recibir las declaraciones están obligadas a recibirlas sin hacer observaciones ni objeciones y deben devolver una copia sellada con el registro del pago correspondiente.. el Administrador debe conservar una copia fotostatica de la declaración presentada .. * Original .Para efectos de control. si es bajo el régimen tradicional.S. 11.S. 9.Las cuotas deben pagarse bimestralmente a mas tardar el día 15 de los meses de marzo.S. Julio. 12... Septiembre.M. Noviembre y Enero.Las cuotas deben pagarse en las Instituciones Bancarias dentro del plazo mencionado anteriormente y el cheque debe hacerse a nombre del Instituto Mexicano del Seguro Social. independientemente de que también se pueda hacer ante las oficinas del propio Instituto. 8. mismo que será determinado en base al Monto de la Obra y el Plazo de Pago Solicitado en dicho convenio . b).Mediante la Elaboración de Liquidaciones de Sueldos en Base a los Avisos de Trabajo entregados a los Trabajadores cotejados con las lista de Raya. 10.Expediente en Obra .La forma que indica el instructivo vigente a partir de 1979 o sea al total del contrato se le Aplicaran los índices por tipo de Obra . Mayo. copia .Patronales" al Instituto Mexicano del Seguro Social.Mediante la firma de Convenio de Pago de Cuotas Obrero Patronales celebrado con el I. puede ser en tres formas : a).M.

* 2a. sellada y protegida de recibido . en caso de efectuar el Pago Directo en la Caja del Instituto. S. la copia que nos de la Institución Bancaria. ( en el caso de Pago de Impuestos Federales ) Oficina de Finanzas del Estado ( Pago de Impuestos Estales ó Municipales ) ó la Oficina de Cobros del I. S..Cheques Póliza. Se entenderá por original. copia . . M.

1. 3.Estado de Costo de Obra Indirecto 5.Estado de Resultados.....Estado de Flujo de Efectivo ANEXOS : Balanza de Comprobación Conciliación Bancaria Relación Deudores Diversos Relación Subcontratistas Relación Documentos por pagar Relación Proveedores Relación Acreedores Relación Cuentas Corrientes .Balance General 2.ESTADOS FINANCIEROS INFORMACIÓN CONFIDENCIAL ..Estado de Costo de Obra Directo 4.

Libro de Compras . FUENTE DE INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Libros.Libro Mayor .Libro Diario .V. para beneficios al personal Relación Adiciones y traspasos de Activos Fijos ENTREGA DE INFORMACIÓN 8 Días después del Cierre.A.Administrador . Registros y Documentación Soporte .Superintendente ( principal responsable ) .Libro de Control I. analizar las Desviaciones.Auxiliares . tomar decisiones y poder informar de la situación real de la Obra.Contador ( si lo hay ) FINALIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Poder ejercer el control de la Obra. . QUIEN AUTORIZA ESTADOS FINANCIEROS .- Relación Impuestos por pagar Relación Rva.

las Pólizas de : . pasaron por concentración mensual al Libro Mayor. que para su identificación deberá llevar el numero 2. . Libro Mayor . . . actualizando el Saldo.Cheques Libro Diario .Se anexa formato de Libro Diario. supervisado por el administrador. Este libro deberá ser llevado por el almacenista de la obra. deberán cancelarse los renglones en blanco.Estas afectaciones se traducen en las Pólizas de Diario.Su implantación en las Obras es a partir de los Saldos ajustados por Auditoría. es el libro donde se registran las operaciones diarias. .Al final del Registro de un mes. Ingresos y Cheques. que para su identificación deberá llevar el numero 1.Ingresos .Diario .Este libro tiene como finalidad.Se anexa formato de Libro Mayor. . Libro de Compras .Como su nombre lo indica. . deberá elaborarse un Análisis de la misma. a través de las concentraciones mensuales del Libro de Diario. que afectan la vida de la Obra. mostrar la vida de la Obra.Estas sumas finales. .La documentación la representan.

a través de las notas de Entrada de Almacén .V. en notas de consumo. . Etc. Número . semanalmente se debe de elaborar la Póliza de Diario por Entradas de Almacén.V. y que no sean canalizadas a través del Libro de Compras. del libro de Control deberá ser el mismo que se refleja en el Auxiliar de la Cuenta I. creando el pasivo respectivo .. CONCEPTO : Proveedor Arrendamientos Seguros y Fianzas.V. .De este libro.A.A.La finalidad del libro es controlar el I. Ejemplo : I. Mas el I.Este Libro lo deberá llevar el Administrador de la Obra y Constará de las Siguientes Columnas : REFERENCIA : Fecha . por Acreditar.V. I. los . y las Compras.V.V. . .V. la suma del libro debe cuadrar contra los cargos al almacén .A.La suma del I.A.A.A. y Propaganda.Al cierre mensual.Son los documentos que nos ayudan para observar movimientos que tiene una cuenta individualmente . . en Póliza de Seguros. Libro de Control del I. .Se anexa Formato del Libro de Compras . Publica. Total Auxiliares .A. Fletes.A.V.Se deberán registrar todas las operaciones que Generen I. Asistencia Técnica Inversiones en Activos Fijos.

Invariablemente . . . .Que se identifiquen plenamente con : Numero y Nombre del Proyecto. Pasivo. será consecutiva hasta fin mes .Dichas Pólizas deberán ser firmadas por el contador.Debe existir un recopilador por cada grupo de Polizas (Diario.Todas las Pólizas deben tener soporte de la Operación registrada . Libros. Etc.La numeración de dichas Pólizas. Se anexan ejemplos .Los auxiliares para que cumplan su función Requieren : . sumar los movimientos y Determinar el Saldo . Activo. Cheques. . ARCHIVO .Al Cierre de cada mes. Administrador y Superintendente. Resultados .Las Pólizas deben ser archivadas por separado . rubro de cuentas a que se refiere. . .Los recopiladores deben ser archivados en forma Progresiva y de fácil acceso ( Únicamente contabilidad ) . Ingreso y Cheques ) .Cada Auxiliar debe ser totalmente identificado . Ingresos.Deben contener separadores entre las cuentas que lo integran . .El archivo esta integrado por las Pólizas de Diario.Las Pólizas deben ser agrupadas con sus respectivos comprobantes .Es conveniente dejar de 2 a 3 Renglones entre Cada Cierre Mensual .

Contrato Individual de Trabajo . se le debe Asignar . Previamente a la Contratación del Personal se debe de llevar a cabo lo Siguiente : . . Al Personal de Campo también se le Contratara por Obra Determinada. . P E R S O N A L CONTRATACIÓN : Al Personal Técnico .Solicitud de Ingreso al Sindicato ..Formular Memorándum ( Machote ) de Autorización de Sueldo y Categoría .Se anexan Ejemplos .Administrativo se le debe contratar en Obra por Contrato por Obra Determinada .Formular Solicitud de Contratación ya sea por parte del superintendente o del residente del Frente . solamente que ellos tienen que firmar la siguiente documentación en Blanco : . Al Contratar a cada uno de estos trabajadores. .

Numero de Identificación . Esta Tarjeta se le debe reponer a los trabajadores al final de cada semana. CONTROL : a). al cual debe de firmar en el momento de contratarlo para que esa firma sea su identificación en el momento de Cobrar .Categoría .Frente a Laborar .Administrativo : Por los menos debe firmar al entrar y salir de Trabajar ..Personal Técnico . asi como horas extras que estén autorizadas por el Superintendente y el residente del frente ...Personal de Campo : En el momento de contratar un trabajador se le debe formular su tarjeta de asistencia. firmando la nueva tarjeta y verificando que la firma en la tarjeta sea la misma que en la anterior . FORMULACION DE NOMINA O LISTA DE RAYA : la formulación deberá hacerla una persona diferente a la tomaduria de tiempo y el Proceso será el Siguiente : . b). Sobre esta Tarjeta de asistencia se anotaran las asistencias y faltas.Sueldo .

Asistencia Ordenará por numero Progresivo las Tarjetas de Control de 2).Prima Vacaciones . PAGO DE LISTA DE RAYA : El Pago de Lista de Raya lo tiene que llevar a cabo el personal de Contabilidad. serán depositados al Banco al Segundo Día Hábil ..1).. los Salarios devengados no Cobrados. El Residente de Frente y el Superintendente . 3). Formular lista de Asistencia de Todos los Trabajadores de Campo . se tiene que volver a firmar de Revisado y Autorizado por las Personas antes citadas. El Administrador..Esta Lista de Asistencia la Tienen que firmar el jefe de Personal. AUMENTO DE SUELDO : Cuando a un Trabajador de Obra ( Tecnico-Administrativo o de Campo ).15 Días de Aguinaldo ( Proporcional ) .En Base a las Tarjetas. 4). Comparando la Lista de Asistencia con la Lista de Raya . En el momento de Pagar a Cada Trabajador se le tiene que exigir la tarjeta que tiene registrada su firma y que le sirve de identificación y asi tener la seguridad que se esta pagando a la persona que devenga el Sueldo . El Cheque debe ser por la Cantidad exacta de Lista de Raya. LIQUIDACIONES : Cuando se Liquida a algún trabajador.Vacaciones . ( Personal por Administración y por Destajistas ) .Ya formuladas las Lista de Raya en Base a la Lista de Asistencia. siempre debe haber Memorándum de Autorización por el Superintendente . se le aumenta el sueldo. se le tiene que liquidar en Base a : .

la diferencia que existe entre la Lista de Raya y el Destajo. tienen que tener en su Poder los Administradores el Destajo Firmado y Autorizado por el Residente y el Superintendente de la Obra y Frente.Grava I. 2..V..Cuando se le formule el Cheque se le tiene que descontar: a)..Impuestos patronales 5.S. para que se le descuente la lista de Raya y se le formule el Cheque . tienen que expedir Factura ó Recibo de Honorarios por la Diferencia mas el I.M. se le asignara el mismo Numero que tenga anteriormente .Prestamos de Materiales ( Cuando Existan ) d).R..A... todos los destajistas tienen que registrarse en la S. Cuando algún trabajador reingrese..Todos los Jueves de cada semana. ) . 3... este debe reportarse con el Jefe de Personal para que formule su liquidación y que no le Pague el Destajista sino " " y posteriormente se le descontara de su Liquidación . DESTAJISTAS : 1.S. 6. como personas físicas causantes del I. y tener registro ante el I.S.M.S.A. Personal de Destajistas : Cuando el Destajista despida a uno de sus Trabajadores.C.. b).H.Prestamos a Cuenta ( Cuando Existan ) c). 4..S.Siempre que se le Pague al Destajista.V.Por política de la Empresa.El Importe total de la Lista de Raya .P.Se les recomienda que la Diferencia entre el destajo y la lista de raya sea del 20 % ( Valor de la Factura Mas el I.El Cheque siempre debe ser nominativo y a Favor del Destajista .

‚ I. ( Abrir expediente por Mes ) 5.M.S.Se les recomienda que al personal del destajista se le pague por lista de raya. mismo que deberá ser enterado posteriormente ( Mensual.Datos Generales 2..Deben contener : ..S. EXPEDIENTES DE PERSONAL ----------------------------------------1.C.Alta y Baja de I.En el Caso de que se cobren destajos con recibos de Honorarios.. es necesario que el destajista comunique el importe total de las percepciones que perciben todos sus trabajadores . .. ( Copias ) . 8.Las Lista de Raya originales deben ser archivadas por separado. debe(n) soportar la Póliza Cheque . que contenga las Siguientes Columnas . 3..Debe elaborarse un resumen mensual del importe de las lista de Raya. entregándole al destajista el Comprobante de la Retención Efectuada . Bimestral.Avisos de Trabajo ( Copias ) . ó Trimestralmente ) a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico. se les Debe retener el 10% ( DIEZ POR CIENTO ) de impuesto Sobre la Renta.Una Copia de la(s) Lista(s) de Raya. 4.M. separando los Activos de la Bajas .Contrato Individual de Trabajo .F. la cantidad que realmente reciben . 6.R.S.. 9..Para que la Factura importe mas o menos el 20% ( VEINTE POR CIENTO )..S.Se deben controlar por numero de ficha.Las Tarjeta de Asistencia y su lista de asistencia deben ser archivados conjuntamente ..7. .Hoja Blanca Firmada .

devolverlos con una carta anexa . . para evitar que no vayan a quedar sin incluir los interesados y por ende evitar los capitales constitutivos . .- Semana Numero Periodo Salario Ordinario Séptimo Día Tiempo Extra Otras Percepciones Total I.S.Antes de Formular la Liquidación. enviar carta al I.S.M.S.S.M. verificar los Avisos de Trabajo entregados. Sindicato Otros Neto AVISOS DE TRABAJO : ------------------------------Para evitar Capitales Constitutivos.P. en caso de extravió.S. se debe llevar un estricto control de los avisos de trabajo.Al cierre de la Obra. notificando y mencionando el ó los números extraviados.T I.

Compras .Acarreos .CONTROL INTERNO ________________ OBJETIVO : ___________ Procedimiento ‚ importancia del Control Interno en : .

Renta de Maquinaria COMPRAS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).Que las compras sean programadas oportunamente..Destajos . d).Evitar el exceso de inventarios que provoquen perdidas por obsolescencia de los mismos . evitando hasta donde sea posible compras de emergencia que provoquen gastos onerosos para la Compañía .Que las compras que se realicen sea de manera oportuna para satisfacer las necesidades de producción de la Obra ...Que la documentación que ampare las compras sea debidamente elaborada y controlada . b).. .. c).

. serian las siguientes : Factura Original y dos copias de la misma ( Debidamente firmadas por el Proveedor ). 3.El Administrador será el responsable de que todas las compras que se lleven a cabo estén debidamente soportadas con la documentación correspondiente que ampare las mismas. con el Objeto de que pueda cumplir con el tramite administrativo de las mismas.. un listado de existencias en el Almacén. 2.Que los volúmenes de Material transportado sean reales .Cotizaciones ( Mínimo 3 diferentes Proveedores ) .Toda compra deberá encausarse a través del departamento de Suministros de Obra. b). los cuales abarcan los siguientes Puntos : .Autorizaciones de la Gerencia de Obra ..El Administrador deberá proporcionar al Departamento Técnico de la Obra BIMESTRALMENTE.. para que este a su vez este en posibilidad de tomar decisiones sobre que hacer con ese inventario y así evitar la obsolescencia del mismo y por consecuencia el efecto negativo en el resultado de la Obra .PROCEDIMIENTO : -------------------------1. ACARREOS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).. con el Objeto de que el área técnica esta enterada de esta situación y proporcione sus comentarios al Administrador. así como también la nota de entrada al almacén correspondiente . además de las señaladas en el Punto No.Requisición ( Con firma del almacenista de no existencia en Inventarios ) . en el que deberá señalar la antigüedad de los mismos.Que el Sistema Administrativo de Control de los Acarreos permita tener la confiabilidad necesaria para proceder al pago de este concepto . 1.

el cual deberá ser acompañado de las tarjetas de chequeo respectivas y será entregado al Jefe de Acarreos para su revisión . .Original para el Transportista b). se solicitara al transportista la nota de crédito correspondiente .Que el Control de Acarreos en campo sea llavado a cabo por personal capacitado para ello...Block de tarjetas Pre-Foliadas.El Sistema de Control de Acarreos que se deberá de Implantar será el siguiente : .c). el transportista presentara anexo a su factura correspondiente. 2. para proceder a elaborar la conciliación correspondiente y en caso de determinar sanciones. . elaborara su concentrado diario par que en base a este pueda elaborar el concentrado semanal por Camión y Propietario . las deberá informar inmediatamente al Superintendente de la Obra .Para Proceder a efectuar el pago. las cuales se distribuyen de la siguiente forma : a). .. ..Que las tarifas de pago sean debidamente autorizadas por el Cliente .Una Copia para el Checador de Tiro . los checadores de extracción y tiro deberán elaborar su reporte diario de Acarreos.. .Se anexa formato de reporte de Acarreos .Al finalizar cada turno. por lo que el Coordinador Administrativo deberá evaluar esta situación y en caso de detectar anomalías en la ejecución del trabajo.Una vez que el Jefe de Acarreos tenga en su poder ambos reportes ( Extracción y Tiro ) ya cotejados. el cual debe contener dos copias de diferente color. PROCEDIMIENTOS : ---------------------------1..Una Copia para el Checador de Extracción c). las tarjetas que amparen los acarreos efectuados en el periodo ( Que debe ser de Jueves a Miércoles de cada semana ) al Departamento de Control de Acarreos.

se deberá incluir un Catálogo de Conceptos con Precios Unitarios ( Presupuesto ). sean los estrictamente indispensables y que por su naturaleza derivado del estudio del Área Técnica no sea redituable para la Empresa efectuarlos . deberá aclararla con la Superintendencia de la Obra y en su caso hacer los Ajustes correspondientes . el Coordinador Administrativo de Obra.Como anexo al Contrato antes mencionado..Semanalmente. 2.DESTAJOS . ( A más tardar el día Miércoles ). que se deberán pagar al Destajista . se deberá celebrar previamente un Contrato ( Se anexa modelo de Contrato ). debidamente autorizado por el Residente de Obra y el Superintendente de la Misma . 3. . Solo se Podrá pagar contra el Informe de Destajo. 4. 5. el Destajo generado en el Período ( Se anexa Formato ) . 6..Para poder Contratar Trabajos a Destajo. en el cual se indicarán los Trabajos a efectuar y condiciones de los mismos . ----------------OBJETIVOS : ------------------Que los Trabajos que se contraten a Destajo. ... deberá verificar que los Trabajos ejecutados y Precios Unitarios.. la Residencia de la Obra. PROCEDIMENTOS : ------------------------1.Para que el Administrador de la Obra pueda proceder al pago de Destajos. correspondan a los Contratados . deberá proporcionar al Cordinador Administrativo.En nigún caso se efectuarán pagos a cuenta de Destajos .En caso de que surgiera alguna diferencia en relación con la revisión anterior.

Será responsabilidad del Administrador verificar el cumplimiento de las Clausulas del Contrato. 8.Será responsabilidad del Administrador solicitar al Destajista la Factura correspondiente al pago que efectua. RENTA DE MAQUINARIA .. Fecha del Período que se paga Concepto I. verificando que la misma reuna requisitos fiscales como son : Registro Federal de Contribuyentes Registro de I.A. quedando cruzado con la Leyenda de “ No Negociable “ . las cuales repercuten en el resultado de la Obra .. 9.. ----------------------------------OBJETIVOS : ------------------1. expresamente Trasladado..V.Que el Equipo Rentado se encuentre en las condiciones óptimas de productivadad para poder cumplir con los compromisos de ejecución de Obra y evitar así erogaciones onerosas é injustificadas.7... .El cheque con que se paguen los Destajos deberá ser nominativo y a nombre de quién factura. Folio A Nombre de la Compañia .Que el Equipo propiedad de la Empresa sea aprovechado al Máximo. 2. efectuando las Retenciones correspondientes para dar cumplimiento a las Mismas .A. 3.V.Controlar el Equipo rentado a Terceros de acuerdo con la Programación previamente elaborada por el Área Técnica .

. 15 b).De acuerdo con el Procedimiento que se encuentra debidamente establecido por la Empresa.De acuerdo a las necesidades de Equipo que tenga la Obra..Todas las Obras..La contratación que se menciona en el punto anterior es la siguiente : . en la contratación de Equipo se deberá observar lo siguiente : a).4.Copia del Contrato respectivo . deberán solicitar a Oficina Central el Diagnostico y Visto Bueno del Equipo a Contratar . deberán ser liquidados oportunamente con recursos de la Obra . b).. PROCEDIMIENTOS . -------------------------1. c).Oficina Central.. enviará Personal calificado para hacer una revisión minuciosa del Equipo propuesto y se elaborará un reporte por escrito del mismo . que tengan el Equipo requerido . las Obras pueden proponer “ A Terceros “ .En caso de que Oficina Central no pueda Suministrar el Equipo solicitado.. las cuales no puedan ser cubiertas por Oficina Central y que tengan que ser contratadas con terceros . deberán apegarse al siguiente procedimiento : a ).Todas las Obras deberán solicitar a Oficina Central con días de Anticipación ( Por lo Menos ) sus necesidades de Equipo... 2..El Coordinador ó Gerente Administrativo será el Responsable de recabar la documentación soporte que ampare la contratación y pago de Renta con Terceros .Los Arrendamientos que se hagan a Oficina Central. c).

Por ningún motivo se podrán efectuar Pagos a Cuenta de Arrendamientos sin que el Arrendatario proporciones la Factura correspondiente.Que la documentación de respaldo a los pagos que se vayan a efectuar... Dichos reportes deberán venir revisados y autorizados por el encargado de Maquinaría y verificados y autorizados por el Coordinador de Maquinaría . debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago .Los Contratos Departamento Jurídico situaciones que en un jurídicos ó legales para de Arrendamiento deberán estar revisados por el de la Empresa quien vigilará que no existan momento detrminado puedan causar problemas la misma ..Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilzación del equipo .. 3.. .Control de calidad del equipo que se trate . la cual deberá reunir los requisitos fiscales .. 5.Factura Original que ampare el pago de que se trate ( Anticipo ó Pago definitivo ) d). 4. .Los adeudos que la Obra tenga con Oficina Central no deberán tener una antiguedad superior a 30 dias .El Coordinador ó Gerente Administrativo. cuenten con las autorizaciones por parte del Área Tecnica .Los reportes de Utilización diaria de Equipo. deberá autorizar el pago de Arrendamientos. 6.El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los reportes de utilización diaria de equipo al coordinador de Maquinaria . para lo cual deberá verificar lo Siguiente : . .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful