CONTROL INTERNO DE OBRA

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OBJETIVO :

Procedimiento é importancia del Control Interno en:

- Fondo fijo de caja. - Bancos y elaboración de cheques. - Elaboración de conciliación bancaria. - Envíos y documentación. - Conciliación cuenta corriente. - Inversiones en valores. - I.V.A. Acreditable.

FONDO FIJO DE CAJA : -------------------------------1.- Se debe establecer un fondo fijo para pagos menores ‚ imprevistos de acuerdo con las necesidades de cada obra, el cheque será a nombre de la persona encargada del fondo fijo. 2.-El fondo fijo estará a cargo de una persona de confianza y que de ser posible no firme en la cuenta de cheques. Este fondo se entregará mediante un recibo de efectivo, el cuál debe anexar al cheque que se menciona en el punto anterior. 3.- Las entregas de efectivo se harán mediante vales de caja debidamente autorizados por el Administrador y el superintendente de la Obra. En dicho vale se debe indicar claramente el concepto de la entrega. 4.- Cuando se haga entrega para gastos a comprobar, éstos deben ser comprobados en el transcurso de la siguiente semana. 5.- La reposición del fondo fijo debe hacerse mediante comprobantes definitivos y autorizados. En la reposición no se debe incluir comprobantes o vales por gastos a comprobar. 6.- Los pagos por compras efectuadas con efectivo del fondo fijo deben estar soportadas por entradas de almacén, procurando de acuerdo con lo indicado en el instructivo de almacén. 7.- Los documentos deben ser cancelados con el sello de pagado con los siguientes datos: Número de cheque, fecha del cheque, así como nombre del Banco. 8.- No deben existir vales como anticipo de sueldos, sin autorización del superintendente.

9.- El Fondo Fijo deberá ser aplicado única y exclusivamente Para el pago de gastos menores y debe estar en un lugar seguro ( Preferentemente Caja Fuerte ) 10.- Si existe caja chica para compras, vigilar que su uso sea exclusivamente para esa actividad y no usarse para Préstamos Personales. Se deberán realizar arqueos periódicos por el Contador y/o Administrador para verificar su correcta aplicación. BANCOS: ----------------1.- Al iniciarse la obra, el administrador debe solicitar la apertura de por lo menos 2 ( dos ) cuentas de cheques con las Instituciones Bancarias ( De preferencia en Aquellas que tengan cobertura a Nivel Nacional y Ofrezcan Mayor Seguridad en el Manejo de Fondos ) en la localidad de la obra. 2.- Para la firmas de Cheques se Deberá tener un Registro de Firmas autorizadas para el retiro de fondos en el cual se especifique que tipo de firma tiene designada cada persona y deben estar registradas en la siguiente forma:
DIRECTOR GENERAL DE LA EMPRESA SUPERINTENDENTE Y GERENTE DE OBRA SUPERINTENDENTE Y ADMINISTRADOR DE OBRA - SOLO - MANCOMUNADA - MANCOMUNADA

Deberá enviarse una copia del registro de firmas a la Oficina Central. 3.- Todos los egresos de la obra deberán hacerse por medio de cheques nominativos y sellados con la Leyenda " NO NEGOCIABLE " y " SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO " , excepto pagos menores que deben hacerse por caja chica, no deben expedirse cheques al portador. 4.- En todos los Casos los Cheques deberán estar firmados en forma mancomunada como se detalla en el Punto No. 2, únicamente en casos excepcionales, estos podrán ser firmados por personas distintas a las anteriores, pero en todos los casos el Coordinador General de la Obra deberá aprobar esta Decisión .

8..Para el control de los cheques cancelados se debe recortar el numero del cheque y adherirse al talonario. ) deben ser depositados al día siguiente del cobro. como son facturas. etc. 12.Cuando alguna de las personas autorizadas para firmar cheques se cambie a otra obra o dejara de prestar sus servicios en la Empresa se debe enviar una carta al Banco para dar de baja la firma correspondiente. entradas de almacén...Los cheques deben formularse y protegerse a máquina ( excepto cuando se tenga protectora de cheques ) y simultáneamente formular la póliza cheque debidamente contabilizada..El administrador deberá formular una programación de pagos cada semana. cuando se haya firmado el cheque. la otra parte del cheque debe adjuntarse a la póliza cheque correspondiente y llevar la Leyenda " CANCELADO " y tachadas las firmas . copias del recibo de sueldo y copias de recibo de efectivo. con el objetivo de evitar que se firmen cheques en blanco.Los comprobantes adjuntos a la póliza cheque deben ser previamente revisados utilizando el sello que existe para el caso. 11. se deben seguir dos criterios: . etc. Como soporte a la ficha de deposito se anexará copia de la factura.Las pólizas cheques deben ser soportadas con documentos originales y definitivos ( que reúnan requisitos fiscales ). 10. 9.. 13. 6.Los ingresos recibidos en obra ( venta de desperdicios. pedidos. por pago de adeudos. sueldos.Los cheques expedidos por concepto de gastos a comprobar deben ser comprobados en el transcurso de la semana siguiente.A la terminación de la obra se debe cancelar la Cuenta Bancaria siguiendo los mismos procedimientos de la apertura.5. estampando sus firmas y Rúbricas . revisada por el administrador y autorizada por el superintendente... así como también cancelarse con el sello pagado.. en caso de existir cheques pendientes de cobro a la fecha de cierre. 7. y rayas no cobrados..

.. 17..Las chequeras deben guardarse en la caja fuerte de la obra.Que la Obra cuente con Recursos Financieros en Forma Oportuna.EL último cheque se utilizará para traspasar el saldo a la cuenta de Oficina Central y deben poner el sello de cancelado a los cheques en blanco. b).Si los cheques son de fechas muy atrasadas éstos deben ser cancelados y su importe debe traspasarse a Oficina Central. 15.. 14.Lograr el Optimo Aprovechamiento de los Recursos Financieros de la Obra ..Que los recursos solicitados sean determinados de acuerdo al Programa de Ejecución de Obra y sean aplicados a los fines específicos para los cuales fue solicitada la Remesa . b).a).Si son cheques de fechas de expedición reciente se debe cuidar que el saldo que debe existir en el Banco deba ser el suficiente para cubrir el importe de éstos cheques. c). . REMESAS ENVIADAS A OBRA : ---------------------------------------------OBJETIVO : ----------------a).En este caso se debe indicar al banco que los estados de cuenta serán enviados a Oficina Central y ésta se encargará de enviar por correo la carta de cancelación de la cuenta. 16....Al final de la obra debe enviarse a la oficina central los talonarios utilizados y la chequera con el sello de cancelado..

informará inmediatamente de esta situación a la Gerencia de Obra respectiva.. No pudiendo existir desviaciones sobre lo Previamente Autorizado . revisará la razonabilidad de la Remesa solicitada y en caso de que surgiera algún problema de recursos y porque algunas de las partidas solicitada no reúna los requisitos establecidos para su Pago. para que este a su vez informe al Superintendente de la Obra de Dichas Modificaciones .El Administrador será el Responsable de hacer la aplicación de los Fondos de la Remesa de Acuerdo a lo Solicitado a Oficina Central. 6.El día Miércoles por la tarde..PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1. 2. mediante formato oficial ( Se Anexa Copia ) el Administrador deberá solicitar a Oficina Central. la Coordinación de Obra... para que conjuntamente se hagan los cambios pertinentes..Las modificaciones hechas a la remesa solicitada acordadas por la Gerencia de Obra. 3.Las necesidades de efectivo requeridas deberán estar basadas en una adecuada programación de Pagos. 4. evitando que la Obra mantenga excedentes de efectivo .Semanalmente ( a mas tardar el día Miércoles en la mañana ) el Superintendente conjuntamente con el Administrador y el Coordinador Administrativo.Coordinación General de Obra. determinarán las necesidades de efectivo que serán solicitadas a la tesorería corporativa . . el importe de sus necesidades de efectivo y fecha en que deberán ser situados los fondos en la Obra ( Viernes y Martes ) . 5. serán informadas por la Coordinación de Obra al Administrador..

Por aquellos fondos que no hubieran sido utilizados ( Excepciones ).En caso de que surjan partidas de conciliación que deban ser corregidas y aclaradas por el Banco.Para tal efecto. el Coordinador Administrativo deberá presentar Cartas al Banco donde se mencionen estas situaciones.Dentro del Paquete de Información Semanal.7. Se Anexa Formato ) 8. en que se tenga una emergencia de efectivo.En aquellos casos excepcionales. . .Dichas conciliaciones deberán ser elaboradas mensualmente por el Contador de la Obra. las causas por las cuales no se efectuaron los pagos programados. Revisadas y firmadas por el Administrador y Autorizadas por el Coordinador Administrativo. el Administrador deberá incluir un Informe sobre la utilización de los Fondos de la Semana Anterior ( Flujo de Efectivo.. un escrito en el cuál se informe la necesidad de que nuestros Estados de Cuenta sean cortados a las fechas que se indican y mencione además que dichos documentos serán recogidos por una persona autorizada por la Empresa.. el Coordinador Administrativo. . esta deberá ser solicitada por el Administrador Vía Telefónica a Coordinación de Obra . . . para que oficina central determine la Aplicación de esos Fondos 9.Dichas fechas serán las del corte mensual de Estados Financieros.Se debe efectuar conciliación Bancaria al cierre mensual. el Administrador deberá informar inmediatamente a Coordinación de Obra. deberá dirigir a la Institución de Crédito. CONCILIACIÓN BANCARIA : -----------------------------------------..

Esta conciliación. ENVÍOS Y DOCUMENTACIÓN : ---------------------------------------------1. deben enviarse la documentación el día en que ocurra el evento.. mismo que les será entregado a domicilio u ocurre. por Acreditar..Los movimientos que se canalicen a través de la Cuenta Corriente de Oficina Central.. El envío de la última semana del mes se indicará con la palabra CIERRE.A. mediante valija.. deben formar parte del paquete de Estados Financieros. a Oficina Central. de acuerdo al criterio del Administrador. para que procedan las Obras a la formulación de sus Estados Financieros..Los lunes de cada semana se enviará la documentación a las obras que fueron afectadas por este movimiento.Es importante que el Administrador esté al pendiente de la recepción y envío de su Documentación.. conjuntamente con los Estados de Cuenta.Se anexa nuevo formato para la Conciliación.. . 5. comunicándose a Oficina Central el martes siguiente del mes de cierre. deberán ser autorizados por el contador y/o el contralor de la empresa.Este envío será a través del servicio de paquetería del transporte más eficiente de la localidad.V. mandar copia de la cuenta I.. 7. 4.Al efectuar el cierre.De obras a obras. 3.Las obras harán el mismo procedimiento para envío de la documentación a Oficina Central. 6. . 2. a través de envíos foliados para su control.

dando por resultado que se presente en el Balance Consolidado. * Enviar póliza con su respectiva documentación original. Las omisiones de registros o diferencias. Por lo tanto previa a la consolidación debe realizarse la conciliación de la cuenta corriente. RECOMENDACIONES : ------------------------------* Enviar oportunamente los cargos y/o créditos.CONCILIACIÓN CUENTA CORRIENTE : ----------------------------------------------------Es un puente entre obras y central. incurrido en el mes. debe dar CERO. * Cerciorarse de que procedan a la obra que se envían.A. quedan como partidas en conciliación y se tienen que reclasificar. en la cuenta corriente. cifras inexactas. .". Al consolidar las contabilidades la suma de todos los cargos y la de todos los créditos. * No esperar hasta terminar el Balance para cargar el "I. a la Oficina Central.V.

y/o Facturas. que deberán constar en la Factura y/o Recibo que reúnan requisitos fiscales y este a nombre de ******************************** según corresponda. ACREDITABLE : -----------------------------1. ).V.Estas acciones y obligaciones deben enviarse inmediatamente a Oficina Central.V..A..V. 3. servicios.. . enviando copias de su póliza de traspaso con anexo de copia del Auxiliar Cuenta I. etc. V. deberá traspasar el saldo a Oficina Central. con acuse de recibo..A. serán única y exclusivamente por compra de Acciones de Teléfonos de México.A..V.Las inversiones en valores. está integrado por cargos que recibe del almacén ( Libro de Compras ) y otros ( Libro central de I. 3.Es importante que en todas las Notas...INVERSIONES EN VALORES : --------------------------------------1. 2.. A.Al cierre del mes y como última póliza.. equipos arrendamientos. Por Acreditar . en las cuales se pague I.. 4. Recibos. quedándose con copia firmada de quien recibe los originales.A.Estas acciones deben ser a nombre de *********** según corresponda.Será el importe de I.El movimiento mensual de esta cuenta. 2. trasladado en la adquisición de materiales. I. este venga por separado.

OBJETIVO : -----------------------Procedimiento e importancia de Control Interno en : CUENTAS POR COBRAR -------------------------------.Depósitos en Garantía .Anticipos a Proveedores .Deudores Diversos .Estimaciones certificadas .Fondos de Garantía .Sub-Contratistas .Obras en Proceso .Gastos pagados por anticipado ESTIMACIONES CERTIFICADAS : .

. 3.. 6. 2.Se considera que la estimación está certificada cuando tiene todas las firmas del cargo y es enviada a Oficina Central para su cobro...El registro contable de las estimaciones se hará en la cuenta número 104 .para el contador correspondiente..------------------------------------.------------------------------------------------1.Las estimaciones por regla general deben cobrarse en Oficina Central. . saldo por cobrar. del recibo que se haya firmado al cliente u enviar dicha documentación al Sr.Estimaciones certificadas.Es conveniente de obtener una copia fotostática del cheque. 7.Se considera que una estimación está en trámite cuando el proceso para la obtención de las firmas a nivel campo sea mayor de un mes. 4.Cuando el cliente requiera un recibo o factura foliada con todos los requisitos fiscales impresos se debe comunicar a la Oficina Central para que les proporcione la documentación.Se debe formular una relación de estimaciones certificadas y estimaciones en trámite como anexo al balance mensual con los siguientes datos : fecha de la estimación.. si se trata de una estimación en trámite cuando menos debe tener la firma del superintendente de la obra por parte de la Empresa. en base a una copia de la última hoja de la propia estimación. en caso contrario el cheque debe depositarse en la cuenta bancaria de la obra al día siguiente de haber recibido el pago e inmediatamente girar una orden de pago a Oficina por el importe total de la Estimación 5. Las estimaciones deben tener todas las firmas a nivel campo..

OBRAS EN PROCESO : -------------------------------1. creando las provisiones correspondientes.. 2. dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha del cierre del mes. 2.Es la cuantificación del avance mensual realizado.A. verificando contra la copia de un contrato..El cliente descuenta de las Estimaciones cobradas al 5% por concepto de fondo de garantía. " 9.El cheque recibido en pago de estimación debe cruzarse y protegerse con la leyenda al reverso que diga : " Para depósito en la cuenta bancaria número____________a nombre de _________________________________. misma que se cancelará al efectuarse el cobro. debe efectuarse la provisión del Impuesto al Valor Agregado..Este memorándum es el soporte para el registro del avance mensual. del banco_____________S.8..Al registro de la estimación certificada. FONDOS DE GARANTÍA : ----------------------------------1.. que nos reportará la superintendencia a través de un memorándum. .El fondo de garantía se registra en la contabilidad cuando se contabiliza el cobro de la estimación..

S. 5. 2. 4... 4. se harán a través de Cheque Nominativo a Favor del Solicitante. . etc.) deben hacerse con autorización del superintendente con un programa definido de pago..Primera copia . deben quedar comprobados en el transcurso de la semana siguiente.La evidencia de retención del fondo de garantía es el recibo que entregue el cliente al cobro de la Estimación o la misma estimación. 3.Original al interesado. deben tener un control de fondos de garantía por antigüedad para que este sea cobrado a su vencimiento.anexo a la ficha de deposito.Segunda copia .3.R..____________________ .Para el caso de préstamos al personal técnico y administrativo ( Gerentes.A la entrega de efectivo se debe expedir un recibo de efectivo debidamente numerado en original y dos copias distribuidas en la siguiente forma : . sobre los fondos de garantía. sino hasta que se nos devuelva.Los prestamos al personal de la Empresa deben evitarse y en caso de fuerza mayor (enfermedad. Administradores ).Tanto el administrador de la obra como el Sr. . fallecimiento.. accidente. quedando como responsable del Pago del mismo. en donde se indique que fue hecha la retención del 5%.. Jefes de proyecto.Por ningún motivo se nos debe retener I. Superintendentes. Los Préstamos Personales serán autorizados únicamente por el Sr. .Todas las entregas de efectivo por el concepto de gastos a comprobar.archivo. DEUDORES DIVERSOS : -----------------------------------1.

6.. b). 8.. indicando el motivo de la incobrabilidad.Separar en sub-cuentas : .03 Gastos a comprobar. .. en caso de sobrante de efectivo estos serán devueltos a la compañía .Los prestamos personales deben ser totalmente liquidados y no hacerlos sucesivos. los pagos mensuales serán retenidos y pagados por la empresa.01 Préstamos personales .La cancelación de adeudos incobrables deben ser cancelados con autorización del Superintendente.Que la comprobación de los anticipos para gastos del personal Técnico y Administrativo sea comprobado con documentación original en un plazo razonable.Asegurarse que las entregas de efectivo al personal Técnico y Administrativo sean razonables y se destinen exclusivamente para el cumplimiento de funciones y gastos específicos necesarios de la Obra .En el caso de que sean entregados comprobantes de alguna entrega de efectivo.Cuando se otorgue Avales de la Compañía a alguna institución de crédito por préstamos personales a empleados. debe firmarse también un recibo de dichos comprobantes indicando que es comprobación de una entrega de efectivo. 7. 5. GASTOS A COMPROBAR : ----------------------------------OBJETIVOS : -----------------a)....

ya que en caso contrario se procederá a efectuar su descuento por nómina .. las cuales deberán estar aprobadas por el Administrador y Superintendente de la Obra . ya que en caso de no hacerlo en ese tiempo.En el Caso de Pago de Viáticos ( Que normalmente se efectúan en Obras ) deberá llevarse a cabo la autorización expresa de la Dirección que le corresponda ( Técnica y Administrativa ).Las entregas a comprobar serán aquellas que se otorguen a empleados de la compañía.Todas las erogaciones que no Reúnan requisitos Fiscales y que no Puedan ser comprobadas por la naturaleza misma del Gasto...PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1. la cual deberá estar autorizada por el Jefe Inmediato de quien la presenta y Autorizada por el Gerente de Construcción correspondiente . misma que deberá autorizar su aplicación y cargo correspondiente . efectúen adquisiciones y lleven a cabo una serie de gastos para el cumplimiento del trabajo y actividades que se les hayan asignado.Para todas las comprobaciones de Gastos de Representación y Viáticos se deberá elaborar una "Cuenta de Gastos"(Se anexa Formato ). 4. . para que en representación de la empresa.. 3. 2.En el caso de anticipos otorgados para gastos de viaje y representación... deberán contar con la Autorización de la Dirección que le Corresponda sea Técnica y Administrativa. 6. estos deberán ser aprobados por la Gerencia de Construcción correspondiente y comprobados a más tardar diez días después de haberlos efectuado.La comprobación de estos gastos deberá llevarse a cabo en el transcurso del cierre contable semanal. se procederá al igual que en el caso anterior a descontarse por nómina . El pago por este concepto deberá efectuarse Quincenalmente contra la presentación de la comprobación correspondiente . 5.

Precios Unitarios. con el fin de que verifique la razonabilidad del gasto y que los comprobantes reúnan requisitos fiscales ... legales y fiscales en la Subcontratación de los trabajos . b). en el cual se mencionaran las causas por las cuales se decidió efectuar los trabajos por este sistema . se deberá elaborar un contrato en el que se aclaren perfectamente las Condiciones. SUB-CONTRATISTAS : --------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).En todos los casos en que se vaya a Subcontratar parte de la Obra a ejecutar.Asimismo. Etc.Que los trabajos que se vayan a Subcontratar estén determinados en base a estudio elaborado por la Gerencia de Construcción.. PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1. se deberá utilizar única y exclusivamente a Sociedades y/o Personas Físicas que estén legalmente constituidas ‚ inscritas en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.. Garantías.Evitar riesgos jurídicos. .En el caso de que sea imprescindible la Subcontratación. estos contratos deberán ser revisados por el Departamento Jurídico. c). 2. con el Objeto de cuidar los aspectos legales y fiscales que en un momento determinado pudieran perjudicar a la Empresa. estas cuentas deberán estar firmadas de revisado por el Coordinador Administrativo.Que los trabajos Subcontratados se lleven a cabo de acuerdo con lo establecido en los contratos correspondientes ..

3.- En todos los contratos que rijan estas operaciones, se deberá pactar y hacer retenciones de las Estimaciones de los Subcontratistas, a fin de que esas cantidades sirvan de garantía a la empresa en el caso de incumplimiento de Contrato . 4.- En base al monto de la Obra Subcontratada, el área técnica en combinación con el área jurídica, determinarán la necesidad y monto a solicitar como fianza al Subcontratista . 5.- Antes de que el Subcontratista inicie los Trabajos que se le encomendaron, deberá cubrir los requisitos legales ( HACIENDA, SEGURO SOCIAL, ETC. ), con el objeto de liberar a la empresa de obligaciones solidarias por el incumplimiento del mismo . 6.- En forma simultánea a la formulación del contrato, se debe dar aviso al I.M.S.S., de la sub-contratación de la Obra. 7.- Para efectos de aprobar la liquidación al Subcontratista, se deberán observar los siguientes puntos por parte del Coordinador Administrativo de la Obra . a).- Solo se efectuarán pagos a la presentación de la Factura y Estimación conciliada del Subcontratista debidamente Autorizada por la Residencia de Obra, Superintendente y en su caso la Gerencia de Obra . b).- El Coordinador Administrativo, deberá efectuar con toda oportunidad los descuentos que procedan a las estimaciones los cuales deberán estar comentados con el Superintendente así como las amortizaciones de los anticipos otorgados . c).- El pago de las estimaciones deberá estar necesariamente condicionado al cumplimiento del Contrato . 8.- Cuando se efectúe el pago a un Sub-contratista, Persona Física la cual expida recibos de Honorarios, se le debe retener el 10% ( Diez Por Ciento ) del Impuesto Sobre la Renta para enterarlo y pagarlo en la Oficina Federal de Hacienda correspondiente.

9.- Si la Superintendencia lo detuviera y se especifica en el contrato de Obra, se debe retener un porcentaje (%) para fondo de garantía. 10.-Para poder controlar los pagos que se efectúen a cuenta de sus estimaciones, se llevará un auxiliar especial, en donde se registren las entregas en efectivo, los materiales entregados y pagados por su cuenta, las listas de raya pagadas por su cuenta y las estimaciones que nos han presentado como avance, el entero del I.S.R., rentas de equipo, I.M.S.S., etc. 11.- Si el aviso de sub-contratación fue elaborado a través de un convenio, deberá retenerse un porcentaje (%) igual al que nos asigne el I.M.S.S., por el importe total del contrato. 12.- Mensualmente nos deberá proporcionar una lista de su personal. para entregarla conjuntamente con la de _________ al I.M.S.S., 13.- El Administrador deberá vigilar e informar al Superintendente del estado en que se encuentra cada sub-contratista al cierre del mes. 14.- Se anexa formato. ANTICIPOS A PROVEEDORES : -------------------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).- Asegurar que existe justificación del Anticipo entregado a Proveedores de Materiales y Servicios ( Excluye renta de Maquinaría y Subcontratos ), y que exista autorización de la Gerencia de Construcción. b).- Garantizar la correcta utilización de los anticipos entregados y su recuperación . c).- que la documentación que soporte el Anticipo, reúna Requisitos Fiscales .

PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.- Solo se podrán otorgar anticipos a proveedores de Materiales y Servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza del Bien ó Servicio a recibir sea indispensable pagar los mismos . 2.- En aquellos casos en que se entregue un anticipo a un Proveedor cuyo bien ó Servicio no será proporcionado en forma inmediata, ó que su monto sea superior a $ _______ ( Importe en Letras ), deberá exigirse una Fianza, Pagaré, ó cualquier otra Garantía que proteja a la Compañía en caso de Incumplimiento en cualquiera de las condiciones previamente pactadas. 3.- En aquellos casos en que se otorgue un anticipo, se deberá elaborar un recibo oficial ( Se Anexa Formato ) en el cual se especificará el Monto del Anticipo, el I.V.A. Trasladado y las condiciones de entrega del Bien ó Servicio . 4.- Será responsabilidad del Coordinador Administrativo, el controlar y aplicar oportunamente los anticipos otorgados a Proveedores, con el fin de evitar el efectuar pagos en exceso . DEPÓSITOS EN GARANTÍA : -----------------------------------------1.- En ésta cuenta se debe registrar los importes de las rentas de las oficinas, casas para campamento o casas de visitas, importe de garantía por equipos rentados, etc. 2.- Las entregas deben hacerse contra un recibo que especifique claramente que es un depósito en garantía. 3.- Al terminarse la Obra, estos depósitos deben recuperarse o en su defecto aplicarse a rentas vencidas, haciendo los asientos de contabilidad correspondientes.

.Mensualmente se debe hacer la siguiente aplicación : COSTO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ..En ésta cuenta deben registrarse todas las erogaciones sujetas a amortizar como por ejemplo. rentas pagadas por anticipado y que corresponden a dos ejercicios 2.GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO : -------------------------------------------------------1.

El manual está organizado en cuatro secciones : .Recepción de Materiales .Apéndice : Formas de papelería utilizadas .Salida de Materiales .PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALMACENES EN OBRA ______________________________ Este manual explica la manera como se deben manejar los almacenes de materiales en las Obras para asegurar su control tanto físico como contable.Introducción .

calidad y especificaciones. representan dinero muerto que le resta recursos a la empresa o le ocasiona perdida de tiempo. verificando la .INTRODUCCION __________________________ Los almacenes al igual que en cualquier otra industria. Por lo tanto la función del Almacenista.Efectuar inventarios físicos periódicos. . Las labores del almacenista son principalmente las de: . son la base principal de su producción.Llevar el control de Kardex. Administrador y Superintendente deben ser coordinadas para la obtención de resultados satisfactorios. a la Obra.Despachar el material que requiera la Obra. .Preparar los informes que se requieran.Recibir los materiales que llegan cantidad. . por lo tanto es necesario contar con un buen sistema de control para su obtención y suministro. . Ya que las inversiones excesivas en materiales y la falta de los mismos.

. A) Entradas por compras locales. se clasifican de acuerdo con el lugar de origen. se formularán notas de entradas al Almacén usando la forma No. consultará con el Superintendente para instrucciones. En las entradas de materiales invariablemente. E) Entradas por Compras Caja Chica. Las labores del Almacenista en la recepción de los materiales serán las siguientes : 1. B) Entradas por Oficia Central. verificará si hay pedido o requisición (forma No. 2. D) Entradas de materiales proporcionados por el cliente. consultará con el Superintendente y actuará según sus instrucciones.Al llegar el material a la Obra.Verificará especificaciones del material. ).RECEPCIÓN DE MATERIALES : ----------------------------------------------Las entradas de materiales al almacén. Si no son las mismas del pedido o requisición.. junto con la remisión del proveedor. C) Entradas por traspasos de materiales enviados por el Almacén Central u otras Obras. En caso de no existir..

además pondrá un sello en la entrada que dirá " CENTRAL ". 4 ).Compras Locales .Recibirá el material preparando nota de entrada en original y dos copias. ya que habrá que justificar ante el Cliente el buen uso de ellos.Materiales Proporcionados por el Cliente . Al elaborar la estimación por el uso o colocación de éstos artículos.. 5.. mediante estimaciones de los trabajos ejecutados.Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias. se hace normalmente una deductiva por el costo de los materiales proporcionados por el Cliente. Si no hay registro.. ( forma No.. les dará entrada como compra de Oficina Central. anexará en el original orden de traspaso.Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias. 7.. ... estableciendo pasivo a favor del Cliente.Es frecuente que en alguna de las Obras contratadas por la Compañía el cliente proporciona determinados artículos y materiales para ser usados en la construcción..Si se trata de materiales de consumo directo. 6. Es indispensable dejar señalado. que al recibir la Compañía éstos artículos. ésta deductiva se aplicará en Oficina Central como pago del pasivo establecido y por lo tanto deben recabarse las facturas o comprobantes respectivos. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión.. acepta una responsabilidad por su cuidado y manejo. por lo que deben controlarse en forma absoluta. verificará si existe registro del camión previamente cubicado y autorizado por el Superintendente. Al recibir el almacenista éstos materiales.Traspasos de Materiales .3.Compras Oficina Central . 4. deberá cubicarse y registrarse y registrarse previa autorización.

se considerará que el pedido viene excedido cuando se entrega mas del 110 % de lo pedido. etc. por lo tanto.. simultáneamente al preparar la Nota de Entrada al Almacén. el cuál obtendrá la firma de recibido del Jefe de Frente. . 5 ).. 12. ).Registrará diariamente las entradas en el libro de compras ( forma No. 6 ).En caso de que no existiera copia del pedido se tomará el precio de la remisión y si no viene indicado. manejándose una tarjeta de Kardex (auxiliar) de Materiales comprados de contado y siguiendo la documentación y el trámite señalado por salidas de Almacén.Cuando sea un material que se mide por peso ( cemento a granel. etc. en orden numérico progresivo y formular una concentración diaria en original y copia.En caso de no coincidir las especificaciones de los materiales con los señalados en el pedido. Se manejará en proveedores una tarjeta auxiliar que se llamará " Compras de Contado ".Compras de " Caja Chica " . preparará el vale de salida del Almacén ( forma No.. no habrá tolerancia en la cantidad entregada : el proveedor debe entregar la cantidad exacta. 9. o que no lleguen en buenas condiciones.Las compras de " Caja Chica "serán exclusivamente por materiales que se necesitan urgentemente en la Obra y que serán consumidos de inmediato.En caso de materiales de consumo directo. ).8.En los casos en que la entrega sea por una cantidad diferente de la pedida se hará lo siguiente : . deberá hacerlo notar en la nota de Entrada al Almacén y en la copia del pedido.. la cual se encargará por todas éstas compras al reembolsarse la caja chica..Cuando sea un material que se mida por otras unidades ( muebles de baño. la entrada se hará en forma global. se tomara del Kardex el último precio del mismo artículo.. 12 ) 13. 11. 10. varilla.. sacos de cemento. ( forma No. .

14. También servirá para la programación de Egresos. LABORES DEL CONTADOR : 1.Al final del día.Registrará diariamente las entradas en las tarjetas Kardex por artículo. se registrará en el Kardex y se enviará la Nota de Entrada al Almacén ( con el número de pedido ).Si una entrega viene incompleta se recibirá el material. ). anotando cantidad en unidades y valores y el costo por unidad. c) Remisiones y/o copias de factura de los proveedores.Archivará ésta documentación en forma cronológica para que después sirva de base a la revisión de facturas y aprobación de los pagos. d) Libro de entradas al almacén.Revisará la documentación recibida del almacenista.Originales de las Notas de Entrada y la concentración diaria b) Copias de pedido o Requisición.... ). según el punto 16 anterior.. ( forma No. enviará al contador : a). Una vez pasada al Kardex. 15. 16. se hará la Nota de Entrada indicando la entrega parcial. junto con la remisión del proveedor.. y registrará las compras en el auxiliar de cada proveedor ( forma No.. 2. adjuntas a la Entrada. ésta copia se archivará en el almacén en forma cronológica. usando la copia de la Nota de Entrada. y revisará el libro de entradas al almacén. .

Salidas de materiales o equipo con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. se Canjeará por el Resguardo y no se preparará nota de Entrada ni se Afectará el Kardex. y Herramienta al Almacén.Al recibir el vale de Salida de Almacén. si es así. 4.Determinará si el vale ampara equipo de cargo único y Herramienta.. preparará el resguardo correspondiente ( Forma ).. 2.. Cuando se devuelva en Equipo de Cargo único. 3.... no despachará el Material .Salidas de Materiales o Equipo con cargo al costo Labores del Almacenista : a). b). En caso de no estar registrada la firma. deberá verificar la firma con el Registro de Firmas . cuando vuelva a salir preparará únicamente vale de resguardo .Salidas de materiales o equipo de cargo Técnico y herramienta para uso en la Obra y con cargo al Costo o al Activo Fijo. 1. solamente se llevará un Control Físico. debidamente autorizado ( Forma 9 )..Salidas de materiales por devoluciones a proveedores. obtendrá la firma de recibido ‚ indicará claramente el Nombre de la Persona que recibe y que deberá devolverlo .SALIDAS DE MATERIALES Las salidas de materiales del almacén se han dividido en cuatro grupos : 1.Salidas de materiales por traspaso a otra Obra o al Almacén Central.

Al recibir el vale de salida de almacén. para cobrarla o descontarla del próximo pago al tercer interesado. etc.Salida de Materiales ó Equipo con Cargo a Terceros ó Ventas Labores del Almacenista : a). 2. se utilizará para operar el Kardex según se explica en párrafos posteriores. firmada de recibido se enviará al Contador. . en el original y segunda copia de la nota de Remisión.Se despachará el Material ó Equipo obteniendo la firma de quién recibió en el resguardo... . b).La segunda copia de la Remisión. . deberá verificar la autorización del Superintendente del jefe de Frente y que el Nombre del Subcontratista..Distribuirá la documentación en la forma siguiente : . El precio de venta será determinado por el Jefe de Proyecto. previa autorización del ingeniero de Frente ..El original de la Remisión. etc. d).. Labores del Contador : a). esté anotado claramente en el vale de salida.La primera copia de la remisión se la entregará ( junto con el material ) a la persona que recibe..Preparará a precio de venta. c). destajista o Arrendador de maquinaria.c). con el vale de salida del Almacén anexo.Guardará en el lugar apropiado el original de la Remisión firmada de recibido. Destajista.Despachará el material e invariablemente obtendrá la firma de recibido de la persona encargada del Subcontratista. una Nota de Remisión de la Compra en original y tres copias...

Labores del Almacenista: a). Cuenta Corriente. y la Requisición original...Una vez que se haya cobrado o descontado la Remisión original. c).. primera y tercera copia del traspaso de Material. b).Entregará o enviará el material a la Obra ó Almacén Central junto con el original. ya sea Sub-Contratistas.Preparar el traspaso de material en original y tres copias.b). c). según sea el caso.La segunda copia del traspaso de material se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante.La tercera copia de la Remisión la archivará en un consecutivo 3.Salidas de materiales por traspasos a otras Obras o al Almacén Central.Obtendrá la firma de recibido en la tercera copia de: Traspaso de material u obtendrá copia del talón de embarque.. Deudores Diversos. En esta copia se anotará el número de área del Almacén a que corresponda el material entregado.. e)...Archivará en forma cronológica la tercera copia del traspaso de material firmada de recibido.Al recibir el original de la Requisición de materiales de otra Obra o del Almacén Central. d).Registrara el importe del cargo en el auxiliar respectivo. si así fuera el caso. d). Esta firma debe constar en la requisición. Destajistas. obtendrá la firma del Jefe del Proyecto autorizando el envío. firmada se entregará al tercero.. . f). anexándole la copia del talón de embarque... Este registro se hará con base en la tercera copia de la Remisión y/o Vale de Salida .

f). e). d).Si se trata de entrega local..Con la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo hará lo siguiente: Registrará el cargo en el auxiliar del proveedor... Si corresponde a una compra local.En caso de envío foráneo se obtendrá copia del talón de embarque.4.Enviará al Contador la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo según el caso. la primer copia de la Nota de Devolución también se enviará junto con el material para que el proveedor firme de recibido y se devolverá esta copia al Contador. enviará estos documentos a la Oficina Central para su descuento en el próximo pago... .. Labores del Contador: a)...La segunda copia de la Nota de Devolución se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante. g).Deberá obtener la firma de autorización del Superintendente en las dos copias de la Nota de Devolución. la archivará con las factura por pagar con el objeto de deducirlo del próximo pago y obtener la nota de crédito del proveedor.Despachar o enviar… el material al proveedor junto con el original de la Nota de Devolución. preparar… una Nota de Devolución en original y dos copias.Salidas del Almacén por Devoluciones a Proveedores Labores del Almacenista: a).. Si corresponde la compra a Oficina Central.De acuerdo a las instrucciones que al respecto reciba del Superintendente o del Contador. c). b).

Enviará al Contador al final del día : .La segunda copia de los traspasos de materiales.La segunda copia de las Notas de Remisión.. . con base en : Vales de Salida por entregas de materiales para uso en la Obra y con cargo al Costo.Registro y preparación del informe por Salidas de Almacén. ).Tomará el importe del costo de las salidas del kardex por artículo y lo anotará en la concentración diaria de vales de salida ( La valuación se hará al último precio de entrada UEPS ). c).5. Segunda copia del traspaso de materiales a otra Obra o al Almacén Central. en unidades y valores. e). Vales de Salida por entregas de materiales con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. b)..Anotará el importe total de las salidas del día en la tarjeta de control general..La segunda copia de las notas de Devolución. preparará original y copia de la concentración diaria de Salidas del Almacén ( Forma No.Al final del día.Registrará diariamente en las tarjetas del kardex por artículo el total de salidas del día tomando las cantidades de la concentración diaria de vales de salida. .La copia de la concentración diaria de los vales de salida.. . Labores del Almacenista : a). Segunda copia de la Nota de Devolución de materiales a proveedores.. d).. .

Notas de Remisión. referentes a la obtención y comprobación de las existencias y el importe de los saldos. en original y una copia.Preparará la Póliza semanal de Salidas del Almacén. Los procedimientos para el registro en el kardex tanto de las entradas como de las salidas de material han sido indicadas en las secciones anteriores.. Los cargos a Sub-contratistas.Labores del Contador : a). traspasos y Notas de Devolución.. a Proveedores y Acreedores se detallaran por nombre y el cargo se hará a precio de venta y cuando haya diferencia con el costo se abonará a otros gastos y productos El importe de los traspasos se cargará a la cuenta del Almacén con crédito a la cuenta corriente de la Obra que recibe.Revisará y aprobará toda la documentación recibida del Almacenista para lo cual se podrá auxiliar del kardex del Almacén b). Tarjeta por artículo ó material que forman parte de cada área. . en base a la concentración diaria de salidas. En esta sección se mencionan las labores del Almacenista y Contador. MANEJO DEL KARDEX ---------------------------------Se manejaran las siguientes tarjetas de kardex para el registro de entradas y salidas y la obtención de existencias en unidades y valores : Tarjeta mayor o control general.

con base en la suma de las entradas habidas en el día.. En forma periódica y por pruebas selectivas.Semanalmente sumará el importe de los saldos de las tarjetas del kardex por artículo y el total debe coincidir con el importe del saldo de la tarjeta mayor ó control general. con base en la concentración diaria de salidas c). de lo que se deriva lo siguiente : 01 EQUIPO MAYOR Grúas. Sanjadora. Labores del contador : Mensualmente verificará que el importe de los saldos de las tarjetas por artículo sumen el importe del saldo del control general. es necesario dividirla en Sub-cuentas de acuerdo a su naturaleza.Diariamente anotará el total de salidas en la tarjeta mayor o control general. El resultado de ésta comprobación física se anotará en una "hoja de inventario" y se archivará para aclaraciones posteriores ACTIVO FIJO La Cuenta de Maquinaria y Equipo de Construcción. etc. Traxcavo.. b). . verificará que las existencias en unidades de las tarjetas del kardex sean las mismas que existen físicamente en el Almacén.Diariamente anotará el total de entradas en la tarjeta mayor o control general.Labores del Almacenista : a). Compresor. Se deberá seleccionar cada semana un número de tarjetas suficientes para efectuar la comprobación física de la existencia. Motoconformadora..

Bombas. ADQUISICIÓN O COMPRA. 03 EQUIPO AUXILIAR Pulsetas. La adquisición de éstos equipos tiene un proceso similar al de materiales. Equipos de Corte. dicho equipo Auxiliar y Científico. excepto Equipo Auxiliar y Científico. Vibradores. en su primer salida se cargará directamente al costo. Nivel. etc. que se cargarán a resultados en el momento de su adquisición por su corta vida probable. Se elaborará una Requisición Se formulará un Pedido . en salidas sucesivas. Mangueras de Succión Descarga.02 EQUIPO LIGERO Revolvedora. etc. De acuerdo con el instructivo de Almacén.c). controlándose únicamente en vales de resguardo. Consecuencia de la anterior división. y contarán con las mismas Sub-cuentas. Apisonadoras. Plantas de Soldar. 04 EQUIPO CIENTÍFICO Estadal. las depreciaciones y/o reserva que se manejan por éstos equipos en las cuentas correspondientes.b). Tránsito.Se hará una solicitud de maquinaria. que será el siguiente : a).

. indicando si es por mes.Descripción detallada del equipo y alternativas. Si la celebración del contrato es en la Obra. tiempo de ocupación. comprar o rentar la maquinaria y presentarlo a la consideración de la Dirección General en México. . por día o por hora efectiva.Tiempo probable de ocupación (fecha de inicio y terminación) . se elaborarán Contratos de Arrendamiento ( que previamente deberán ser revisados por el Departamento Jurídico de la Empresa quién vigilará que no existan situaciones que en un momento determinado puedan causar problemas jurídicos o Legales a la Empresa ). en donde se indiquen claramente las condiciones del Arrendamiento como son : Importe de la Renta. por semana. será al Gerente de Construcción respectivo. Es necesario elaborar un estudio sobre la conveniencia. De ser aprobada la solicitud por la Dirección General se observarán las siguientes reglas.Conveniencia de Rentarlo y comprarlo. garantías. RENTA DE MAQUINARIA Para Controlar el Equipo Rentado a Terceros.a) La solicitud contendrá los siguientes datos : . si se canaliza a través de la Oficina Central. firmará el superintendente. etc.

SE HARÁ UNA REQUISICIÓN . . Por ningún motivo se podrán efectuar pagos a cuenta de arrendamientos sin que el arrendatario proporcione la factura correspondiente. A la terminación del contrato.Se proporcionará copia del contrato al Administrador para que registre los Pasivos correspondientes al transcurrir el tiempo pactado. y al Almacenista para que controle por separado el equipo rentado con base a los vales de Resguardo.S. La Obra que no comunique oportunamente y por escrito la desocupación de la máquina.Que la documentación de Respaldo de los Pagos que se vayan a efectuar. . El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los Reportes de utilización diaria de Equipo al Coordinador de Maquinaria.R. absorberá la renta por ese tiempo.Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilización del equipo . la cual deberá reunir todos los requisitos fiscales que señala la Ley del I. hasta que dicha máquina se desplace a otra Obra ó sea entregada al Arrendador . devolver el equipo en el plazo estipulado. debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago.Los reportes de utilización diaria de equipo. para lo cual deberá verificar lo siguiente : . obteniendo finiquito y devolución de garantía. El Coordinador Administrativo deberá Autorizar el Pago del Arrendamiento. Dichos reportes deberán venir revisados y Autorizados por el Encargado de Maquinaría y Verificados y Autorizados por el Coordinador de Maquinaría . cuenten con las autorizaciones de parte del Área Técnica .

(Equipo Mayor). El equipo pesado generalmente se enviará directamente por el Proveedor a las Obras. Proveedor a favor de quién se creará el Pasivo. En dicho traspaso se anotará el Costo de adquisición o Renta del equipo. distribuyendo las copias en los lugares respectivos. previa autorización de la Dirección en la Requisición. copia 3a. sin embargo será obligación de la superintendencia y del Administrador. Oficina Central fincará el pedido.Las compras de Activos Fijos se harán invariablemente por Oficina Central. transportista. condiciones en que se envía. SE FORMULA EL PEDIDO . cuando menos ahorro en fletes y otros gastos de transportación. El aviso de traslado se elaborará en original y 3 copias : Original 1a. Se anexará también hoja control de equipo y manuales. copia Al proyecto que se envía Oficina Central Contabilidad Almacén . costo de utilización y reservas en caso de que procedan. clasificación del equipo. tanto el equipo nuevo como usado o rentado. Al enviarse el equipo a Obra deberá acompañarse con una Orden de Traslado. descripción detallada del equipo así como accesorios. copia 2a. obtener cotizaciones en las zonas más cercanas a la Obra para ver la posibilidad de obtener mejores precios. por lo que es muy importante que el superintendente supervise la recepción del equipo para reclamar al Proveedor de cualquier deficiencia.

En los dos casos el Almacenista sí controlará físicamente los equipos con base a vales de Resguardo. Con base al aviso de traslado se formulará la "Alta de maquinaria y equipo ". ALTAS . El cargo o resultado será por el importe de la renta que se pacte y el crédito a las reservas será en dos partes como sigue : a) Una parte es la depreciación de maquinaria. que en ningún caso serán inferiores a la renta de mercado.La factura original se controlará por Oficina Central.Equipo rentado en cuentas de orden que serán : EQUIPO RENTADO RENTA DE EQUIPO RESERVAS . Las altas de equipo rentado llevarán la indicación de : RENTADO. de .R. Las reservas para depreciación de equipo se fijarán de acuerdo con la Gerencia de Construcción. que se calculará acuerdo con los porcentajes establecidos en la Ley del I. que es diferente a la Nota de Entrada al Almacén .S. El Administrador Controla : . por lo que únicamente se acompañará una copia para efectos de su registro contable.Equipo propio en cuenta número ___________ .

( Su control en base a vales de Resguardo ) La depreciación con equipos nuevos se calculará a partir del mes de Enero no importando la fecha de adquisición por ser política general . Reserva para maquinaria. al corresponder la Cuenta Corriente registrará : OF.Además registra en Cuentas de orden el Equipo rentado : D H OBRA EQUIPO RENTADO X . 204 97/01 109 ó 203 D X X H 1. C. que se acreditará a la cuenta. la Obra que recibe deberá dar el tratamiento de equipo rentado.b) Otra parte será la diferencia entre la renta y la depreciación fiscal.. creando el Pasivo respectivo en cuenta corriente de Oficina Central. ejemplo : *nombre del proyecto* 401 97/01 204 01 D X H X La Oficina Central de esta obra. La política para la depreciación de los equipos será la siguiente : EQUIPO Mayor Ligero Auxiliar Cientifico COSTO RESERVAS 145 211-01 100 % 25 % 75 % 100 % 25 % 75 % Se cargará a resultados el 100% en el Momento que sale por Primera vez del Almacén . En los traspasos de Obra de diferente empresa (***************).

RENTA DE EQUIPO X DETERMINACIÓN DE ABSORCIÓN DE RENTAS -------------------------------------------------------------------Si el equipo llega antes del día 15 del mes. en la que se indicarán las reservas. La Obra que tenga equipos en su poder y no los ponga a disposición de Oficina Central. Alta. Baja. el costo lo absorberá la Obra que lo envía. BAJAS En las bajas de equipo que únicamente serán por traspasos a Oficina Central u Obras. se hará a través de Memorándum. Es necesario que al registrar Altas y Bajas en los auxiliares se contenga la información suficiente para su fácil identificación. Es conveniente que el Administrador conserve un expediente que contenga copias de : Traspasos. deberá elaborarse la "Baja de maquinaria y Equipo" acompañada de su respectivo traspaso y tarjeta de control de equipo. mismas que serán enviadas conjuntamente a través de la Cuenta Corriente. Tarjeta control. Al final del día conjuntamente con la concentración y notas de Entrada al Almacén‚ deberán enviarse las Altas. etc. el proyecto que recibe absorberá la Renta total. La disposición en Oficina Central. absorberá las rentas independientemente que los use o no. en caso de que llegue después de dicho día. EN EQUIPO DE TRANSPORTE . para que el Administrador efectúe los movimientos contables que procedan. Bajas y traspasos de Equipo.

00 18 meses 10 % 147 = mensual . separando la depreciación Fiscal en Cuenta numero 147 y el excedente en 211 .La situación es la misma para la maquinaria y el equipo de construcción. Valor Adquisición Tiempo Ejecutado Obra Tasa Fiscal 7.03.000.00 ___________ = 58.34 120 $ 7. siguiendo el procedimiento de obtención de materiales.000. La depreciación de este equipo debe ser en la vida probable de la Obra. la diferencia estriba en las Cuentas de Control que son : 124 146 211 RENTA 146 100 % 211 25 % 75 % Equipo de Transporte Depreciación de Equipo de Transporte Reserva para la Maquinaria 02 Equipos de transporte RESERVAS La tasa no es aplicable para automóviles con valor de adquisición superior a $ MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA La autorización de compra será por el superintendente.

58. con valor de Adquisición menor de $ 5.949.000.7. Por lo que nos da el asiento mensual : 402 Depreciación 147 211 03 58.00 ___________ = 388.89 H Es importante no capitalizar Mobiliario y Equipo de Oficina.00 en 18 meses.90 ___________ TOTAL : $ 7.55 D 388.89 .03 18 58.55 mensual 211 .34 330.000.000.34 x 18 = 1.55 x 18 = 5.059.00 pero es conveniente controlar con vales de Resguardo CONTROL INTERNO ----------------------------- OBJETIVO : .10 330.34 = 330.

Establecimiento de Control en General de Pasivos con la finalidad de poder elaborar un programa que permita efectuar los pagos oportunamente.Acreedores Diversos . así como también conocer los pasivos reales de cada proyecto .Documentos por Pagar .Proveedores .Impuestos por pagar OBJETIVOS : _____________ a)..Procedimiento e importancia del control interno en : . .

. 3..Que la documentación soporte de los mismos.b). así como también la amortización de los anticipos que correspondan .En el supuesto del punto numero 2. PROVEEDORES . por consiguiente. de acuerdo con el lugar en que se halla efectuado la adquisición. 2. 4.Los proveedores se deben clasificar en Proveedores Locales y Foráneos. c)...Los pasivos documentados en Oficina Central con cargo a las Obras deberán hacerse en base a la documentación mencionada en el punto anterior por consiguiente es importante que los Administradores envíen esas notas de entrada y pedidos Autorizados .. la Oficina Central enviara a Obra copia del documento con la documentación original de soporte y para efectos de pago controlara físicamente una copia del documento. notas de entrada de almacén.Que se lleven a cabo oportunamente las sanciones y descuentos cuando procedan... adjunto a los documentos debe enviarse la documentación correspondiente como facturas revisadas. según el libro de Compras. -----------------------------. .Al pago del documento este debe ser cancelado inmediatamente con el sello de pagado. 1. pedidos autorizados.Los Documentos deben firmarse únicamente por el C. DOCUMENTOS POR PAGAR : __________________________ 1. sea estrictamente controlada .

el dia siguiente y archivarse por nombre del Proveedor.El Administrador antes de firmar el cheque. que tenga entrada de almacén original y que tenga el sello de revisado.2. . así como el pedido que previamente autorizo.. firmando la póliza cheque en el casillero de revisado.El Superintendente al firmar el cheque debe cuidar que la factura sea original. 10.Al formularse el cheque. revisión de cálculos aritméticos. 9.Los cheques deben ser firmados previamente por el Administrador y posteriormente por el Superintendente. la copia de la remisión y el pedido autorizado... 5. revisará mediante 7. debe hacerse la aplicación contable correspondiente.La revisión de la factura de proveedores debe hacerse en base a un sello que existe para el caso.. 6. y que tenga la documentación revisada y que está contabilizado correctamente..Los pagos a proveedores deben hacerse en base a facturas originales debidamente revisadas y soportadas con la entrada Original de almacén.. 8. pasivo establecido. Documentación suficiente y autentica. contra el pedido autorizado..Las facturas deben recibirse un día fijo de la semana. con los siguientes Datos : Documentación a nombre de la Cía.. debe revisar que el cheque está correcto y protegido... requisitos Fiscales y aplicación contable.El pasivo debe establecerse siempre en base a una entrada de almacén. 4. soportada con remisión o remisión factura del Proveedor y pedido autorizado 3.Se debe establecer el control de recepción de facturas la expedición de contrarecibos previamente numerados .

de modo que el saldo de proveedores está integrado por las partidas que no tienen referencia.Al cierre mensual dichos auxiliares deberán mostrar los movimientos mensuales y reflejar el saldo actual. . .. ACREEDORES DIVERSOS .Anticipo .El Administrador mensualmente debe enviar a Oficina Central como anexo a los Estados financieros una relación de Proveedores con las siguientes columnas. 15. 16. deberán controlarse a través del auxiliar de Proveedores que se anexa.Total 13.11.En base a control de contrarecibos mencionado en el punto numero 6..Pasivo . el Administrador debe hacer una programación de pagos por pagos por semana la cual debe enviarse a la Gerencia Administrativa para el presupuesto de egresos mensual a nivel Empresa. debe firmar la póliza cheque en el 12.. tanto en creación de pasivos como en sus pagos..En dichos auxiliares deberán puntear pagos contra pasivos. 14..Los proveedores.Nombre del Proveedor ..El Superintendente casillero de autorizado.

sueldos y rayas por pagar y algún otro pasivo diferente a proveedores.1. 3. renta de equipo. cuotas Sindicales. . 4.En cada cuenta se deben registrar pasivos diferentes a compras de materiales.. IMPUESTOS POR PAGAR : _______________________ OBJETIVOS : ____________ a).Asegurarse que se cumplan con todas las obligaciones fiscales derivadas de la operación del proyecto y que estas sean liquidadas correcta y oportunamente ..El pasivo debe establecerse en base a documentos debidamente autorizados por la Superintendencia.Para efectos de pagos y programa de pagos debe observarse lo establecido en la sección de proveedores. como son : Servicios profesionales. casilleros 5.Se debe utilizar el sello de revisado dejando sin efecto los no utilizados. etc. 2..La documentación debe revisarse a base a reportes.. como son: soportes de horas trabajadas si se refiere a equipo rentado. reportes y remisión de viajes efectuados si se refiere a acarreos... contratos si se trata de un recibo de rentas.

Tanto Acreditable ( Pagado ) como Repercutido ( Cobrado )...T... INFONAVIT.Toda la documentación que soporte las operaciones realizadas. se deberá efectuar una conciliación entre lo registrado contablemente y los Impuestos a Declarar. 6. 2. para que la Oficina Central prepare a nivel Compañía la Declaración y Pago Correspondiente .PROCEDIMIENTOS : ________________ 1.V. de conformidad con los plazos que establecen las disposiciones fiscales vigentes .. 4.El cheque debe hacerse a nombre de : TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN poniendo al reverso la siguiente leyenda : " Este cheque cubre crédito Fiscal por concepto de:_________ _____________ y su importe deberá acreditarse exclusivamente a la Cuenta Bancaria de la Tesorería de la Federación " . evitar discrepancias y diferencias en el calculo de los mismos y se proceda al pago oportuno de los mismos.). tales como : I. 5.S.R.P.Por lo que respecta al IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ( I. con el Objeto de que se tenga la seguridad de que se encuentran bien registrados sus pasivos correspondientes.. así como también formular un calendario de obligaciones fiscales sobre el cual llevara el control del cumplimiento de estas. deberá dejar de Pagar sus impuestos operativos tanto Federales como Estatales .A. SEGURO SOCIAL. 3.A. S. IMPUESTOS ESTATALES Y MUNICIPALES.Por aquellos impuestos que deban ser liquidados por la Obra. deberá reunir los requisitos fiscales establecidos en la Ley del Impuesto Sobre la Renta ‚ Impuesto al Valor Agregado .El Administrador al inicio de la Obra deberá determinar los impuestos tanto Federales como Estatales a que este sujeta la Empresa..V. Mensualmente ( Antes del Día 10 de Cada Mes ) cada proyecto deberá informar a la Oficina central el Importe Neto generado de I.A.Por ningún motivo el Proyecto ( Obra )..

. independientemente de que también se pueda hacer ante las oficinas del propio Instituto. 11.Las Instituciones Bancarias autorizadas para recibir las declaraciones están obligadas a recibirlas sin hacer observaciones ni objeciones y deben devolver una copia sellada con el registro del pago correspondiente. copia .La retribución ante el I. b). el Administrador debe conservar una copia fotostatica de la declaración presentada .Expediente en Obra .En el caso de que la Obra tenga el régimen ordinario.S. 12.Mediante la Elaboración de Liquidaciones de Sueldos en Base a los Avisos de Trabajo entregados a los Trabajadores cotejados con las lista de Raya.M.. Noviembre y Enero.7.Para efectos de control.S.La forma que indica el instructivo vigente a partir de 1979 o sea al total del contrato se le Aplicaran los índices por tipo de Obra ...Las cuotas deben pagarse en las Instituciones Bancarias dentro del plazo mencionado anteriormente y el cheque debe hacerse a nombre del Instituto Mexicano del Seguro Social. 8. c).. Septiembre. puede ser en tres formas : a). Julio.Las cuotas deben pagarse bimestralmente a mas tardar el día 15 de los meses de marzo. * Original . Mayo..Oficina Central * 1a. 9.M.S. 10. debe solicitar una "Guía para la formulacion de los ajustes por deducciones y aumento a las cédulas de liquidación de cuotas " Obrero.Patronales" al Instituto Mexicano del Seguro Social.. si es bajo el régimen tradicional..Mediante la firma de Convenio de Pago de Cuotas Obrero Patronales celebrado con el I. mismo que será determinado en base al Monto de la Obra y el Plazo de Pago Solicitado en dicho convenio ...S.

en caso de efectuar el Pago Directo en la Caja del Instituto. copia . S. la copia que nos de la Institución Bancaria. M. S. . sellada y protegida de recibido .. Se entenderá por original.* 2a.Cheques Póliza. ( en el caso de Pago de Impuestos Federales ) Oficina de Finanzas del Estado ( Pago de Impuestos Estales ó Municipales ) ó la Oficina de Cobros del I.

.Estado de Resultados..Estado de Flujo de Efectivo ANEXOS : Balanza de Comprobación Conciliación Bancaria Relación Deudores Diversos Relación Subcontratistas Relación Documentos por pagar Relación Proveedores Relación Acreedores Relación Cuentas Corrientes .Estado de Costo de Obra Directo 4.ESTADOS FINANCIEROS INFORMACIÓN CONFIDENCIAL ..Estado de Costo de Obra Indirecto 5..Balance General 2.. 3. 1.

Superintendente ( principal responsable ) .V. Registros y Documentación Soporte .Libro Diario .Contador ( si lo hay ) FINALIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Poder ejercer el control de la Obra. para beneficios al personal Relación Adiciones y traspasos de Activos Fijos ENTREGA DE INFORMACIÓN 8 Días después del Cierre.Auxiliares .Administrador .Libro Mayor . analizar las Desviaciones.Libro de Control I.- Relación Impuestos por pagar Relación Rva.A. QUIEN AUTORIZA ESTADOS FINANCIEROS .Libro de Compras . tomar decisiones y poder informar de la situación real de la Obra. FUENTE DE INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Libros. .

las Pólizas de : . deberá elaborarse un Análisis de la misma. . pasaron por concentración mensual al Libro Mayor.Se anexa formato de Libro Diario. . . es el libro donde se registran las operaciones diarias. que afectan la vida de la Obra. supervisado por el administrador.Estas afectaciones se traducen en las Pólizas de Diario. actualizando el Saldo.Como su nombre lo indica.Cheques Libro Diario . deberán cancelarse los renglones en blanco.Estas sumas finales. mostrar la vida de la Obra. . Ingresos y Cheques.Al final del Registro de un mes.La documentación la representan. Libro de Compras . Este libro deberá ser llevado por el almacenista de la obra. Libro Mayor .Este libro tiene como finalidad. a través de las concentraciones mensuales del Libro de Diario. . que para su identificación deberá llevar el numero 1. .Diario .Ingresos .Su implantación en las Obras es a partir de los Saldos ajustados por Auditoría. que para su identificación deberá llevar el numero 2. .Se anexa formato de Libro Mayor.

Fletes.A.A. I. . y Propaganda.A.Se deberán registrar todas las operaciones que Generen I. .Se anexa Formato del Libro de Compras .Al cierre mensual. y que no sean canalizadas a través del Libro de Compras. .A.V.V.V. CONCEPTO : Proveedor Arrendamientos Seguros y Fianzas.A.Son los documentos que nos ayudan para observar movimientos que tiene una cuenta individualmente .V. Libro de Control del I.La suma del I. Mas el I.V.V. Publica. en notas de consumo. . .De este libro.V. a través de las notas de Entrada de Almacén .A.A. creando el pasivo respectivo .La finalidad del libro es controlar el I.V. y las Compras. Etc. semanalmente se debe de elaborar la Póliza de Diario por Entradas de Almacén.. la suma del libro debe cuadrar contra los cargos al almacén .A. . por Acreditar. Ejemplo : I. Asistencia Técnica Inversiones en Activos Fijos. los . Total Auxiliares . del libro de Control deberá ser el mismo que se refleja en el Auxiliar de la Cuenta I.Este Libro lo deberá llevar el Administrador de la Obra y Constará de las Siguientes Columnas : REFERENCIA : Fecha . Número . en Póliza de Seguros.

Pasivo. Libros. . . será consecutiva hasta fin mes . Ingreso y Cheques ) .Todas las Pólizas deben tener soporte de la Operación registrada . ARCHIVO . Resultados .Cada Auxiliar debe ser totalmente identificado .Los recopiladores deben ser archivados en forma Progresiva y de fácil acceso ( Únicamente contabilidad ) . . Activo. Se anexan ejemplos . Etc. .Los auxiliares para que cumplan su función Requieren : . Cheques.Las Pólizas deben ser archivadas por separado .Deben contener separadores entre las cuentas que lo integran . Ingresos.Al Cierre de cada mes.Debe existir un recopilador por cada grupo de Polizas (Diario. . sumar los movimientos y Determinar el Saldo .El archivo esta integrado por las Pólizas de Diario.Que se identifiquen plenamente con : Numero y Nombre del Proyecto.Es conveniente dejar de 2 a 3 Renglones entre Cada Cierre Mensual . Administrador y Superintendente. rubro de cuentas a que se refiere.Dichas Pólizas deberán ser firmadas por el contador. .La numeración de dichas Pólizas.Las Pólizas deben ser agrupadas con sus respectivos comprobantes . . Invariablemente .

Se anexan Ejemplos . . .Contrato Individual de Trabajo .Solicitud de Ingreso al Sindicato .. Al Personal de Campo también se le Contratara por Obra Determinada. solamente que ellos tienen que firmar la siguiente documentación en Blanco : . P E R S O N A L CONTRATACIÓN : Al Personal Técnico .Formular Memorándum ( Machote ) de Autorización de Sueldo y Categoría . .Administrativo se le debe contratar en Obra por Contrato por Obra Determinada . se le debe Asignar .Formular Solicitud de Contratación ya sea por parte del superintendente o del residente del Frente . Al Contratar a cada uno de estos trabajadores. Previamente a la Contratación del Personal se debe de llevar a cabo lo Siguiente : .

al cual debe de firmar en el momento de contratarlo para que esa firma sea su identificación en el momento de Cobrar .Sueldo .Personal de Campo : En el momento de contratar un trabajador se le debe formular su tarjeta de asistencia. Esta Tarjeta se le debe reponer a los trabajadores al final de cada semana...Categoría . asi como horas extras que estén autorizadas por el Superintendente y el residente del frente .Personal Técnico .Frente a Laborar ..Administrativo : Por los menos debe firmar al entrar y salir de Trabajar . CONTROL : a). firmando la nueva tarjeta y verificando que la firma en la tarjeta sea la misma que en la anterior . b). Sobre esta Tarjeta de asistencia se anotaran las asistencias y faltas. FORMULACION DE NOMINA O LISTA DE RAYA : la formulación deberá hacerla una persona diferente a la tomaduria de tiempo y el Proceso será el Siguiente : .Numero de Identificación .

siempre debe haber Memorándum de Autorización por el Superintendente .Vacaciones . se tiene que volver a firmar de Revisado y Autorizado por las Personas antes citadas.1). El Cheque debe ser por la Cantidad exacta de Lista de Raya.15 Días de Aguinaldo ( Proporcional ) . se le aumenta el sueldo.Prima Vacaciones . Comparando la Lista de Asistencia con la Lista de Raya . 3). ( Personal por Administración y por Destajistas ) .. AUMENTO DE SUELDO : Cuando a un Trabajador de Obra ( Tecnico-Administrativo o de Campo ).Esta Lista de Asistencia la Tienen que firmar el jefe de Personal.. 4).En Base a las Tarjetas. serán depositados al Banco al Segundo Día Hábil .. los Salarios devengados no Cobrados. El Residente de Frente y el Superintendente . se le tiene que liquidar en Base a : . Formular lista de Asistencia de Todos los Trabajadores de Campo . En el momento de Pagar a Cada Trabajador se le tiene que exigir la tarjeta que tiene registrada su firma y que le sirve de identificación y asi tener la seguridad que se esta pagando a la persona que devenga el Sueldo . PAGO DE LISTA DE RAYA : El Pago de Lista de Raya lo tiene que llevar a cabo el personal de Contabilidad. El Administrador. LIQUIDACIONES : Cuando se Liquida a algún trabajador.Asistencia Ordenará por numero Progresivo las Tarjetas de Control de 2).Ya formuladas las Lista de Raya en Base a la Lista de Asistencia.

.C.S.M.S.P.A.H.Grava I.S. 6.. tienen que expedir Factura ó Recibo de Honorarios por la Diferencia mas el I...S.Cuando se le formule el Cheque se le tiene que descontar: a).V. 2.Impuestos patronales 5. ) . 4. como personas físicas causantes del I.Todos los Jueves de cada semana. 3.S.. b). tienen que tener en su Poder los Administradores el Destajo Firmado y Autorizado por el Residente y el Superintendente de la Obra y Frente. Cuando algún trabajador reingrese. para que se le descuente la lista de Raya y se le formule el Cheque .R...Prestamos a Cuenta ( Cuando Existan ) c). todos los destajistas tienen que registrarse en la S.M.Prestamos de Materiales ( Cuando Existan ) d).V.A..El Importe total de la Lista de Raya .Se les recomienda que la Diferencia entre el destajo y la lista de raya sea del 20 % ( Valor de la Factura Mas el I.. DESTAJISTAS : 1. la diferencia que existe entre la Lista de Raya y el Destajo. y tener registro ante el I..El Cheque siempre debe ser nominativo y a Favor del Destajista . se le asignara el mismo Numero que tenga anteriormente . Personal de Destajistas : Cuando el Destajista despida a uno de sus Trabajadores. este debe reportarse con el Jefe de Personal para que formule su liquidación y que no le Pague el Destajista sino " " y posteriormente se le descontara de su Liquidación .Por política de la Empresa..Siempre que se le Pague al Destajista.

. EXPEDIENTES DE PERSONAL ----------------------------------------1.Debe elaborarse un resumen mensual del importe de las lista de Raya. entregándole al destajista el Comprobante de la Retención Efectuada ..S.7. debe(n) soportar la Póliza Cheque . que contenga las Siguientes Columnas . ‚ I..Las Tarjeta de Asistencia y su lista de asistencia deben ser archivados conjuntamente . mismo que deberá ser enterado posteriormente ( Mensual. 9.En el Caso de que se cobren destajos con recibos de Honorarios. ( Abrir expediente por Mes ) 5.S. 3..Alta y Baja de I. . separando los Activos de la Bajas .Se les recomienda que al personal del destajista se le pague por lista de raya.. es necesario que el destajista comunique el importe total de las percepciones que perciben todos sus trabajadores .Datos Generales 2.M.Una Copia de la(s) Lista(s) de Raya.F. 6.Hoja Blanca Firmada .S..Para que la Factura importe mas o menos el 20% ( VEINTE POR CIENTO )..Deben contener : .Contrato Individual de Trabajo . ( Copias ) .R. Bimestral.S..C.Se deben controlar por numero de ficha. se les Debe retener el 10% ( DIEZ POR CIENTO ) de impuesto Sobre la Renta.Las Lista de Raya originales deben ser archivadas por separado. 4. ..Avisos de Trabajo ( Copias ) . 8. ó Trimestralmente ) a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.M. la cantidad que realmente reciben .

Antes de Formular la Liquidación.M. devolverlos con una carta anexa .- Semana Numero Periodo Salario Ordinario Séptimo Día Tiempo Extra Otras Percepciones Total I. . notificando y mencionando el ó los números extraviados.M.S. enviar carta al I.S.Al cierre de la Obra. para evitar que no vayan a quedar sin incluir los interesados y por ende evitar los capitales constitutivos .S.T I.P. .S. verificar los Avisos de Trabajo entregados. en caso de extravió. se debe llevar un estricto control de los avisos de trabajo. Sindicato Otros Neto AVISOS DE TRABAJO : ------------------------------Para evitar Capitales Constitutivos.S.

Compras .Acarreos .CONTROL INTERNO ________________ OBJETIVO : ___________ Procedimiento ‚ importancia del Control Interno en : .

.Destajos ..Renta de Maquinaria COMPRAS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).. b).Que la documentación que ampare las compras sea debidamente elaborada y controlada . c). d). evitando hasta donde sea posible compras de emergencia que provoquen gastos onerosos para la Compañía . ..Que las compras que se realicen sea de manera oportuna para satisfacer las necesidades de producción de la Obra .Evitar el exceso de inventarios que provoquen perdidas por obsolescencia de los mismos .Que las compras sean programadas oportunamente..

en el que deberá señalar la antigüedad de los mismos. b).PROCEDIMIENTO : -------------------------1. 1..Que los volúmenes de Material transportado sean reales ..El Administrador deberá proporcionar al Departamento Técnico de la Obra BIMESTRALMENTE.Cotizaciones ( Mínimo 3 diferentes Proveedores ) . ACARREOS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a). para que este a su vez este en posibilidad de tomar decisiones sobre que hacer con ese inventario y así evitar la obsolescencia del mismo y por consecuencia el efecto negativo en el resultado de la Obra .Toda compra deberá encausarse a través del departamento de Suministros de Obra. así como también la nota de entrada al almacén correspondiente .Autorizaciones de la Gerencia de Obra . un listado de existencias en el Almacén. serian las siguientes : Factura Original y dos copias de la misma ( Debidamente firmadas por el Proveedor ). los cuales abarcan los siguientes Puntos : .El Administrador será el responsable de que todas las compras que se lleven a cabo estén debidamente soportadas con la documentación correspondiente que ampare las mismas.. además de las señaladas en el Punto No. 2. con el Objeto de que el área técnica esta enterada de esta situación y proporcione sus comentarios al Administrador.Que el Sistema Administrativo de Control de los Acarreos permita tener la confiabilidad necesaria para proceder al pago de este concepto ..Requisición ( Con firma del almacenista de no existencia en Inventarios ) . 3. con el Objeto de que pueda cumplir con el tramite administrativo de las mismas..

por lo que el Coordinador Administrativo deberá evaluar esta situación y en caso de detectar anomalías en la ejecución del trabajo. el cual deberá ser acompañado de las tarjetas de chequeo respectivas y será entregado al Jefe de Acarreos para su revisión ..Al finalizar cada turno. el cual debe contener dos copias de diferente color. .Que las tarifas de pago sean debidamente autorizadas por el Cliente . PROCEDIMIENTOS : ---------------------------1. 2.Block de tarjetas Pre-Foliadas.. los checadores de extracción y tiro deberán elaborar su reporte diario de Acarreos.El Sistema de Control de Acarreos que se deberá de Implantar será el siguiente : .Que el Control de Acarreos en campo sea llavado a cabo por personal capacitado para ello.Se anexa formato de reporte de Acarreos .c).Para Proceder a efectuar el pago.Original para el Transportista b). el transportista presentara anexo a su factura correspondiente..Una Copia para el Checador de Extracción c). elaborara su concentrado diario par que en base a este pueda elaborar el concentrado semanal por Camión y Propietario .. . las cuales se distribuyen de la siguiente forma : a)..Una vez que el Jefe de Acarreos tenga en su poder ambos reportes ( Extracción y Tiro ) ya cotejados. .Una Copia para el Checador de Tiro . se solicitara al transportista la nota de crédito correspondiente . las deberá informar inmediatamente al Superintendente de la Obra . para proceder a elaborar la conciliación correspondiente y en caso de determinar sanciones.. . las tarjetas que amparen los acarreos efectuados en el periodo ( Que debe ser de Jueves a Miércoles de cada semana ) al Departamento de Control de Acarreos. .

en el cual se indicarán los Trabajos a efectuar y condiciones de los mismos .Como anexo al Contrato antes mencionado. el Destajo generado en el Período ( Se anexa Formato ) ..Para que el Administrador de la Obra pueda proceder al pago de Destajos.En caso de que surgiera alguna diferencia en relación con la revisión anterior.En nigún caso se efectuarán pagos a cuenta de Destajos . 2. correspondan a los Contratados . deberá verificar que los Trabajos ejecutados y Precios Unitarios. deberá proporcionar al Cordinador Administrativo. ( A más tardar el día Miércoles ). . . 6. se deberá incluir un Catálogo de Conceptos con Precios Unitarios ( Presupuesto ).Semanalmente.. deberá aclararla con la Superintendencia de la Obra y en su caso hacer los Ajustes correspondientes . 5. la Residencia de la Obra. sean los estrictamente indispensables y que por su naturaleza derivado del estudio del Área Técnica no sea redituable para la Empresa efectuarlos . 4. ----------------OBJETIVOS : ------------------Que los Trabajos que se contraten a Destajo.. Solo se Podrá pagar contra el Informe de Destajo.Para poder Contratar Trabajos a Destajo. debidamente autorizado por el Residente de Obra y el Superintendente de la Misma . 3.DESTAJOS .. se deberá celebrar previamente un Contrato ( Se anexa modelo de Contrato ).. el Coordinador Administrativo de Obra. PROCEDIMENTOS : ------------------------1. que se deberán pagar al Destajista .

V. ----------------------------------OBJETIVOS : ------------------1. 3.Controlar el Equipo rentado a Terceros de acuerdo con la Programación previamente elaborada por el Área Técnica .. las cuales repercuten en el resultado de la Obra .Que el Equipo propiedad de la Empresa sea aprovechado al Máximo.7.V. verificando que la misma reuna requisitos fiscales como son : Registro Federal de Contribuyentes Registro de I. RENTA DE MAQUINARIA .Será responsabilidad del Administrador verificar el cumplimiento de las Clausulas del Contrato.A. quedando cruzado con la Leyenda de “ No Negociable “ .. Folio A Nombre de la Compañia . Fecha del Período que se paga Concepto I. ..A. 9.Que el Equipo Rentado se encuentre en las condiciones óptimas de productivadad para poder cumplir con los compromisos de ejecución de Obra y evitar así erogaciones onerosas é injustificadas... expresamente Trasladado. efectuando las Retenciones correspondientes para dar cumplimiento a las Mismas .El cheque con que se paguen los Destajos deberá ser nominativo y a nombre de quién factura. 8. 2.Será responsabilidad del Administrador solicitar al Destajista la Factura correspondiente al pago que efectua..

las Obras pueden proponer “ A Terceros “ .De acuerdo a las necesidades de Equipo que tenga la Obra.Oficina Central. las cuales no puedan ser cubiertas por Oficina Central y que tengan que ser contratadas con terceros . b). c).En caso de que Oficina Central no pueda Suministrar el Equipo solicitado. 2. deberán ser liquidados oportunamente con recursos de la Obra . PROCEDIMIENTOS .Copia del Contrato respectivo . deberán apegarse al siguiente procedimiento : a )...De acuerdo con el Procedimiento que se encuentra debidamente establecido por la Empresa.La contratación que se menciona en el punto anterior es la siguiente : .Los Arrendamientos que se hagan a Oficina Central.. 15 b).Todas las Obras.Todas las Obras deberán solicitar a Oficina Central con días de Anticipación ( Por lo Menos ) sus necesidades de Equipo. deberán solicitar a Oficina Central el Diagnostico y Visto Bueno del Equipo a Contratar .. c).4..El Coordinador ó Gerente Administrativo será el Responsable de recabar la documentación soporte que ampare la contratación y pago de Renta con Terceros . enviará Personal calificado para hacer una revisión minuciosa del Equipo propuesto y se elaborará un reporte por escrito del mismo ... en la contratación de Equipo se deberá observar lo siguiente : a). que tengan el Equipo requerido .. -------------------------1..

Que la documentación de respaldo a los pagos que se vayan a efectuar.El Coordinador ó Gerente Administrativo. 5. 3. . ..Factura Original que ampare el pago de que se trate ( Anticipo ó Pago definitivo ) d). deberá autorizar el pago de Arrendamientos.. Dichos reportes deberán venir revisados y autorizados por el encargado de Maquinaría y verificados y autorizados por el Coordinador de Maquinaría . para lo cual deberá verificar lo Siguiente : .Los adeudos que la Obra tenga con Oficina Central no deberán tener una antiguedad superior a 30 dias .Los reportes de Utilización diaria de Equipo. la cual deberá reunir los requisitos fiscales .Los Contratos Departamento Jurídico situaciones que en un jurídicos ó legales para de Arrendamiento deberán estar revisados por el de la Empresa quien vigilará que no existan momento detrminado puedan causar problemas la misma . ..Por ningún motivo se podrán efectuar Pagos a Cuenta de Arrendamientos sin que el Arrendatario proporciones la Factura correspondiente. cuenten con las autorizaciones por parte del Área Tecnica .. 4. debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago . 6..Control de calidad del equipo que se trate .El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los reportes de utilización diaria de equipo al coordinador de Maquinaria ..Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilzación del equipo .

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