CONTROL INTERNO DE OBRA

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OBJETIVO :

Procedimiento é importancia del Control Interno en:

- Fondo fijo de caja. - Bancos y elaboración de cheques. - Elaboración de conciliación bancaria. - Envíos y documentación. - Conciliación cuenta corriente. - Inversiones en valores. - I.V.A. Acreditable.

FONDO FIJO DE CAJA : -------------------------------1.- Se debe establecer un fondo fijo para pagos menores ‚ imprevistos de acuerdo con las necesidades de cada obra, el cheque será a nombre de la persona encargada del fondo fijo. 2.-El fondo fijo estará a cargo de una persona de confianza y que de ser posible no firme en la cuenta de cheques. Este fondo se entregará mediante un recibo de efectivo, el cuál debe anexar al cheque que se menciona en el punto anterior. 3.- Las entregas de efectivo se harán mediante vales de caja debidamente autorizados por el Administrador y el superintendente de la Obra. En dicho vale se debe indicar claramente el concepto de la entrega. 4.- Cuando se haga entrega para gastos a comprobar, éstos deben ser comprobados en el transcurso de la siguiente semana. 5.- La reposición del fondo fijo debe hacerse mediante comprobantes definitivos y autorizados. En la reposición no se debe incluir comprobantes o vales por gastos a comprobar. 6.- Los pagos por compras efectuadas con efectivo del fondo fijo deben estar soportadas por entradas de almacén, procurando de acuerdo con lo indicado en el instructivo de almacén. 7.- Los documentos deben ser cancelados con el sello de pagado con los siguientes datos: Número de cheque, fecha del cheque, así como nombre del Banco. 8.- No deben existir vales como anticipo de sueldos, sin autorización del superintendente.

9.- El Fondo Fijo deberá ser aplicado única y exclusivamente Para el pago de gastos menores y debe estar en un lugar seguro ( Preferentemente Caja Fuerte ) 10.- Si existe caja chica para compras, vigilar que su uso sea exclusivamente para esa actividad y no usarse para Préstamos Personales. Se deberán realizar arqueos periódicos por el Contador y/o Administrador para verificar su correcta aplicación. BANCOS: ----------------1.- Al iniciarse la obra, el administrador debe solicitar la apertura de por lo menos 2 ( dos ) cuentas de cheques con las Instituciones Bancarias ( De preferencia en Aquellas que tengan cobertura a Nivel Nacional y Ofrezcan Mayor Seguridad en el Manejo de Fondos ) en la localidad de la obra. 2.- Para la firmas de Cheques se Deberá tener un Registro de Firmas autorizadas para el retiro de fondos en el cual se especifique que tipo de firma tiene designada cada persona y deben estar registradas en la siguiente forma:
DIRECTOR GENERAL DE LA EMPRESA SUPERINTENDENTE Y GERENTE DE OBRA SUPERINTENDENTE Y ADMINISTRADOR DE OBRA - SOLO - MANCOMUNADA - MANCOMUNADA

Deberá enviarse una copia del registro de firmas a la Oficina Central. 3.- Todos los egresos de la obra deberán hacerse por medio de cheques nominativos y sellados con la Leyenda " NO NEGOCIABLE " y " SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO " , excepto pagos menores que deben hacerse por caja chica, no deben expedirse cheques al portador. 4.- En todos los Casos los Cheques deberán estar firmados en forma mancomunada como se detalla en el Punto No. 2, únicamente en casos excepcionales, estos podrán ser firmados por personas distintas a las anteriores, pero en todos los casos el Coordinador General de la Obra deberá aprobar esta Decisión .

7.Los comprobantes adjuntos a la póliza cheque deben ser previamente revisados utilizando el sello que existe para el caso. como son facturas. 12. sueldos...Los cheques deben formularse y protegerse a máquina ( excepto cuando se tenga protectora de cheques ) y simultáneamente formular la póliza cheque debidamente contabilizada. con el objetivo de evitar que se firmen cheques en blanco.Los ingresos recibidos en obra ( venta de desperdicios.. 10. 6.5. así como también cancelarse con el sello pagado.A la terminación de la obra se debe cancelar la Cuenta Bancaria siguiendo los mismos procedimientos de la apertura. estampando sus firmas y Rúbricas .Los cheques expedidos por concepto de gastos a comprobar deben ser comprobados en el transcurso de la semana siguiente. etc. 13.. 11..El administrador deberá formular una programación de pagos cada semana.Las pólizas cheques deben ser soportadas con documentos originales y definitivos ( que reúnan requisitos fiscales ). por pago de adeudos. y rayas no cobrados.Para el control de los cheques cancelados se debe recortar el numero del cheque y adherirse al talonario. 8. pedidos. cuando se haya firmado el cheque.. se deben seguir dos criterios: ..Cuando alguna de las personas autorizadas para firmar cheques se cambie a otra obra o dejara de prestar sus servicios en la Empresa se debe enviar una carta al Banco para dar de baja la firma correspondiente. en caso de existir cheques pendientes de cobro a la fecha de cierre.. ) deben ser depositados al día siguiente del cobro. la otra parte del cheque debe adjuntarse a la póliza cheque correspondiente y llevar la Leyenda " CANCELADO " y tachadas las firmas . etc.. 9. revisada por el administrador y autorizada por el superintendente. entradas de almacén. Como soporte a la ficha de deposito se anexará copia de la factura. copias del recibo de sueldo y copias de recibo de efectivo.

Lograr el Optimo Aprovechamiento de los Recursos Financieros de la Obra .. b). 15.. 14. REMESAS ENVIADAS A OBRA : ---------------------------------------------OBJETIVO : ----------------a). 16.Las chequeras deben guardarse en la caja fuerte de la obra..EL último cheque se utilizará para traspasar el saldo a la cuenta de Oficina Central y deben poner el sello de cancelado a los cheques en blanco.a).En este caso se debe indicar al banco que los estados de cuenta serán enviados a Oficina Central y ésta se encargará de enviar por correo la carta de cancelación de la cuenta.. c). 17.Si los cheques son de fechas muy atrasadas éstos deben ser cancelados y su importe debe traspasarse a Oficina Central.Al final de la obra debe enviarse a la oficina central los talonarios utilizados y la chequera con el sello de cancelado.. ..Que los recursos solicitados sean determinados de acuerdo al Programa de Ejecución de Obra y sean aplicados a los fines específicos para los cuales fue solicitada la Remesa .Si son cheques de fechas de expedición reciente se debe cuidar que el saldo que debe existir en el Banco deba ser el suficiente para cubrir el importe de éstos cheques. b)....Que la Obra cuente con Recursos Financieros en Forma Oportuna.

serán informadas por la Coordinación de Obra al Administrador. 3. determinarán las necesidades de efectivo que serán solicitadas a la tesorería corporativa . el importe de sus necesidades de efectivo y fecha en que deberán ser situados los fondos en la Obra ( Viernes y Martes ) ... No pudiendo existir desviaciones sobre lo Previamente Autorizado . .Semanalmente ( a mas tardar el día Miércoles en la mañana ) el Superintendente conjuntamente con el Administrador y el Coordinador Administrativo... 5.. 2.Coordinación General de Obra. 4.Las necesidades de efectivo requeridas deberán estar basadas en una adecuada programación de Pagos. la Coordinación de Obra.El Administrador será el Responsable de hacer la aplicación de los Fondos de la Remesa de Acuerdo a lo Solicitado a Oficina Central. informará inmediatamente de esta situación a la Gerencia de Obra respectiva. para que conjuntamente se hagan los cambios pertinentes.Las modificaciones hechas a la remesa solicitada acordadas por la Gerencia de Obra. 6..El día Miércoles por la tarde. evitando que la Obra mantenga excedentes de efectivo . para que este a su vez informe al Superintendente de la Obra de Dichas Modificaciones . mediante formato oficial ( Se Anexa Copia ) el Administrador deberá solicitar a Oficina Central. revisará la razonabilidad de la Remesa solicitada y en caso de que surgiera algún problema de recursos y porque algunas de las partidas solicitada no reúna los requisitos establecidos para su Pago.PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1.

En aquellos casos excepcionales. el Administrador deberá incluir un Informe sobre la utilización de los Fondos de la Semana Anterior ( Flujo de Efectivo. .7.Dichas fechas serán las del corte mensual de Estados Financieros. CONCILIACIÓN BANCARIA : -----------------------------------------. . .Dentro del Paquete de Información Semanal. el Coordinador Administrativo deberá presentar Cartas al Banco donde se mencionen estas situaciones.Para tal efecto. el Coordinador Administrativo..Por aquellos fondos que no hubieran sido utilizados ( Excepciones ). deberá dirigir a la Institución de Crédito. para que oficina central determine la Aplicación de esos Fondos 9. un escrito en el cuál se informe la necesidad de que nuestros Estados de Cuenta sean cortados a las fechas que se indican y mencione además que dichos documentos serán recogidos por una persona autorizada por la Empresa. en que se tenga una emergencia de efectivo. esta deberá ser solicitada por el Administrador Vía Telefónica a Coordinación de Obra . las causas por las cuales no se efectuaron los pagos programados.Dichas conciliaciones deberán ser elaboradas mensualmente por el Contador de la Obra.En caso de que surjan partidas de conciliación que deban ser corregidas y aclaradas por el Banco. Se Anexa Formato ) 8. ... el Administrador deberá informar inmediatamente a Coordinación de Obra. .Se debe efectuar conciliación Bancaria al cierre mensual. Revisadas y firmadas por el Administrador y Autorizadas por el Coordinador Administrativo.

. 2. .De obras a obras. conjuntamente con los Estados de Cuenta.. deben enviarse la documentación el día en que ocurra el evento. 7. para que procedan las Obras a la formulación de sus Estados Financieros.Este envío será a través del servicio de paquetería del transporte más eficiente de la localidad. 6.A..Es importante que el Administrador esté al pendiente de la recepción y envío de su Documentación.Las obras harán el mismo procedimiento para envío de la documentación a Oficina Central. de acuerdo al criterio del Administrador. 5.. ENVÍOS Y DOCUMENTACIÓN : ---------------------------------------------1.Se anexa nuevo formato para la Conciliación. deberán ser autorizados por el contador y/o el contralor de la empresa.Los lunes de cada semana se enviará la documentación a las obras que fueron afectadas por este movimiento.Los movimientos que se canalicen a través de la Cuenta Corriente de Oficina Central. a través de envíos foliados para su control. .Esta conciliación. mandar copia de la cuenta I. 4. a Oficina Central... comunicándose a Oficina Central el martes siguiente del mes de cierre.Al efectuar el cierre. mismo que les será entregado a domicilio u ocurre. por Acreditar. mediante valija. 3... deben formar parte del paquete de Estados Financieros.V. El envío de la última semana del mes se indicará con la palabra CIERRE.

en la cuenta corriente. quedan como partidas en conciliación y se tienen que reclasificar. * Enviar póliza con su respectiva documentación original. RECOMENDACIONES : ------------------------------* Enviar oportunamente los cargos y/o créditos.A. a la Oficina Central. Al consolidar las contabilidades la suma de todos los cargos y la de todos los créditos. cifras inexactas. .". * Cerciorarse de que procedan a la obra que se envían.CONCILIACIÓN CUENTA CORRIENTE : ----------------------------------------------------Es un puente entre obras y central. * No esperar hasta terminar el Balance para cargar el "I. incurrido en el mes.V. Por lo tanto previa a la consolidación debe realizarse la conciliación de la cuenta corriente. debe dar CERO. dando por resultado que se presente en el Balance Consolidado. Las omisiones de registros o diferencias.

Al cierre del mes y como última póliza. A. y/o Facturas.Las inversiones en valores.. etc.V.A. 3.V. que deberán constar en la Factura y/o Recibo que reúnan requisitos fiscales y este a nombre de ******************************** según corresponda.INVERSIONES EN VALORES : --------------------------------------1. equipos arrendamientos. Recibos. quedándose con copia firmada de quien recibe los originales. I.El movimiento mensual de esta cuenta. ACREDITABLE : -----------------------------1.. este venga por separado.Estas acciones deben ser a nombre de *********** según corresponda... servicios. serán única y exclusivamente por compra de Acciones de Teléfonos de México..Es importante que en todas las Notas.. Por Acreditar . con acuse de recibo.Estas acciones y obligaciones deben enviarse inmediatamente a Oficina Central. ). 2. 3. está integrado por cargos que recibe del almacén ( Libro de Compras ) y otros ( Libro central de I.A. 4. enviando copias de su póliza de traspaso con anexo de copia del Auxiliar Cuenta I. deberá traspasar el saldo a Oficina Central. 2.. trasladado en la adquisición de materiales. ..A.V. en las cuales se pague I.A. V...Será el importe de I.V.

Deudores Diversos .Estimaciones certificadas .Obras en Proceso .Depósitos en Garantía .Gastos pagados por anticipado ESTIMACIONES CERTIFICADAS : .OBJETIVO : -----------------------Procedimiento e importancia de Control Interno en : CUENTAS POR COBRAR -------------------------------.Fondos de Garantía .Sub-Contratistas .Anticipos a Proveedores .

para el contador correspondiente.Las estimaciones por regla general deben cobrarse en Oficina Central..Estimaciones certificadas. 3. Las estimaciones deben tener todas las firmas a nivel campo. 2. .------------------------------------------------1.Es conveniente de obtener una copia fotostática del cheque.------------------------------------.Cuando el cliente requiera un recibo o factura foliada con todos los requisitos fiscales impresos se debe comunicar a la Oficina Central para que les proporcione la documentación. 7. en caso contrario el cheque debe depositarse en la cuenta bancaria de la obra al día siguiente de haber recibido el pago e inmediatamente girar una orden de pago a Oficina por el importe total de la Estimación 5..El registro contable de las estimaciones se hará en la cuenta número 104 .. 4.Se debe formular una relación de estimaciones certificadas y estimaciones en trámite como anexo al balance mensual con los siguientes datos : fecha de la estimación.Se considera que la estimación está certificada cuando tiene todas las firmas del cargo y es enviada a Oficina Central para su cobro. 6. saldo por cobrar.... en base a una copia de la última hoja de la propia estimación..Se considera que una estimación está en trámite cuando el proceso para la obtención de las firmas a nivel campo sea mayor de un mes. si se trata de una estimación en trámite cuando menos debe tener la firma del superintendente de la obra por parte de la Empresa. del recibo que se haya firmado al cliente u enviar dicha documentación al Sr.

creando las provisiones correspondientes.8. 2.El fondo de garantía se registra en la contabilidad cuando se contabiliza el cobro de la estimación. OBRAS EN PROCESO : -------------------------------1.El cheque recibido en pago de estimación debe cruzarse y protegerse con la leyenda al reverso que diga : " Para depósito en la cuenta bancaria número____________a nombre de _________________________________. que nos reportará la superintendencia a través de un memorándum.... " 9. debe efectuarse la provisión del Impuesto al Valor Agregado.. FONDOS DE GARANTÍA : ----------------------------------1. del banco_____________S. dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha del cierre del mes.A.Es la cuantificación del avance mensual realizado. ..Este memorándum es el soporte para el registro del avance mensual. 2. misma que se cancelará al efectuarse el cobro.Al registro de la estimación certificada..El cliente descuenta de las Estimaciones cobradas al 5% por concepto de fondo de garantía. verificando contra la copia de un contrato.

deben quedar comprobados en el transcurso de la semana siguiente. Jefes de proyecto.archivo. deben tener un control de fondos de garantía por antigüedad para que este sea cobrado a su vencimiento.. 4. sino hasta que se nos devuelva.S.Tanto el administrador de la obra como el Sr. . fallecimiento. DEUDORES DIVERSOS : -----------------------------------1.R. Superintendentes.Segunda copia .Primera copia ..anexo a la ficha de deposito. .3. en donde se indique que fue hecha la retención del 5%. .Original al interesado. Administradores ).A la entrega de efectivo se debe expedir un recibo de efectivo debidamente numerado en original y dos copias distribuidas en la siguiente forma : . Los Préstamos Personales serán autorizados únicamente por el Sr.. se harán a través de Cheque Nominativo a Favor del Solicitante..La evidencia de retención del fondo de garantía es el recibo que entregue el cliente al cobro de la Estimación o la misma estimación. sobre los fondos de garantía.Para el caso de préstamos al personal técnico y administrativo ( Gerentes. quedando como responsable del Pago del mismo..Por ningún motivo se nos debe retener I.____________________ . accidente. 3.) deben hacerse con autorización del superintendente con un programa definido de pago..Todas las entregas de efectivo por el concepto de gastos a comprobar. etc. 4. 5.Los prestamos al personal de la Empresa deben evitarse y en caso de fuerza mayor (enfermedad. 2.

. 6. b).Los prestamos personales deben ser totalmente liquidados y no hacerlos sucesivos. 7.Cuando se otorgue Avales de la Compañía a alguna institución de crédito por préstamos personales a empleados. GASTOS A COMPROBAR : ----------------------------------OBJETIVOS : -----------------a).Separar en sub-cuentas : . indicando el motivo de la incobrabilidad. los pagos mensuales serán retenidos y pagados por la empresa.. en caso de sobrante de efectivo estos serán devueltos a la compañía .. .. 5.La cancelación de adeudos incobrables deben ser cancelados con autorización del Superintendente.En el caso de que sean entregados comprobantes de alguna entrega de efectivo.Asegurarse que las entregas de efectivo al personal Técnico y Administrativo sean razonables y se destinen exclusivamente para el cumplimiento de funciones y gastos específicos necesarios de la Obra . debe firmarse también un recibo de dichos comprobantes indicando que es comprobación de una entrega de efectivo. 8.Que la comprobación de los anticipos para gastos del personal Técnico y Administrativo sea comprobado con documentación original en un plazo razonable..01 Préstamos personales ..03 Gastos a comprobar.

misma que deberá autorizar su aplicación y cargo correspondiente .. para que en representación de la empresa.. se procederá al igual que en el caso anterior a descontarse por nómina . 2. 5.La comprobación de estos gastos deberá llevarse a cabo en el transcurso del cierre contable semanal.En el Caso de Pago de Viáticos ( Que normalmente se efectúan en Obras ) deberá llevarse a cabo la autorización expresa de la Dirección que le corresponda ( Técnica y Administrativa ). efectúen adquisiciones y lleven a cabo una serie de gastos para el cumplimiento del trabajo y actividades que se les hayan asignado.Para todas las comprobaciones de Gastos de Representación y Viáticos se deberá elaborar una "Cuenta de Gastos"(Se anexa Formato )..PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.. 3. ya que en caso contrario se procederá a efectuar su descuento por nómina .. ya que en caso de no hacerlo en ese tiempo.Todas las erogaciones que no Reúnan requisitos Fiscales y que no Puedan ser comprobadas por la naturaleza misma del Gasto. deberán contar con la Autorización de la Dirección que le Corresponda sea Técnica y Administrativa. estos deberán ser aprobados por la Gerencia de Construcción correspondiente y comprobados a más tardar diez días después de haberlos efectuado. El pago por este concepto deberá efectuarse Quincenalmente contra la presentación de la comprobación correspondiente . 4. la cual deberá estar autorizada por el Jefe Inmediato de quien la presenta y Autorizada por el Gerente de Construcción correspondiente . .En el caso de anticipos otorgados para gastos de viaje y representación.Las entregas a comprobar serán aquellas que se otorguen a empleados de la compañía. las cuales deberán estar aprobadas por el Administrador y Superintendente de la Obra .. 6.

Que los trabajos que se vayan a Subcontratar estén determinados en base a estudio elaborado por la Gerencia de Construcción. legales y fiscales en la Subcontratación de los trabajos .En el caso de que sea imprescindible la Subcontratación...Asimismo. en el cual se mencionaran las causas por las cuales se decidió efectuar los trabajos por este sistema .Evitar riesgos jurídicos. 2. b). c)... con el fin de que verifique la razonabilidad del gasto y que los comprobantes reúnan requisitos fiscales . SUB-CONTRATISTAS : --------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).En todos los casos en que se vaya a Subcontratar parte de la Obra a ejecutar.Que los trabajos Subcontratados se lleven a cabo de acuerdo con lo establecido en los contratos correspondientes . Etc. Precios Unitarios.. con el Objeto de cuidar los aspectos legales y fiscales que en un momento determinado pudieran perjudicar a la Empresa. estas cuentas deberán estar firmadas de revisado por el Coordinador Administrativo. . PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1. se deberá elaborar un contrato en el que se aclaren perfectamente las Condiciones. Garantías. estos contratos deberán ser revisados por el Departamento Jurídico. se deberá utilizar única y exclusivamente a Sociedades y/o Personas Físicas que estén legalmente constituidas ‚ inscritas en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

3.- En todos los contratos que rijan estas operaciones, se deberá pactar y hacer retenciones de las Estimaciones de los Subcontratistas, a fin de que esas cantidades sirvan de garantía a la empresa en el caso de incumplimiento de Contrato . 4.- En base al monto de la Obra Subcontratada, el área técnica en combinación con el área jurídica, determinarán la necesidad y monto a solicitar como fianza al Subcontratista . 5.- Antes de que el Subcontratista inicie los Trabajos que se le encomendaron, deberá cubrir los requisitos legales ( HACIENDA, SEGURO SOCIAL, ETC. ), con el objeto de liberar a la empresa de obligaciones solidarias por el incumplimiento del mismo . 6.- En forma simultánea a la formulación del contrato, se debe dar aviso al I.M.S.S., de la sub-contratación de la Obra. 7.- Para efectos de aprobar la liquidación al Subcontratista, se deberán observar los siguientes puntos por parte del Coordinador Administrativo de la Obra . a).- Solo se efectuarán pagos a la presentación de la Factura y Estimación conciliada del Subcontratista debidamente Autorizada por la Residencia de Obra, Superintendente y en su caso la Gerencia de Obra . b).- El Coordinador Administrativo, deberá efectuar con toda oportunidad los descuentos que procedan a las estimaciones los cuales deberán estar comentados con el Superintendente así como las amortizaciones de los anticipos otorgados . c).- El pago de las estimaciones deberá estar necesariamente condicionado al cumplimiento del Contrato . 8.- Cuando se efectúe el pago a un Sub-contratista, Persona Física la cual expida recibos de Honorarios, se le debe retener el 10% ( Diez Por Ciento ) del Impuesto Sobre la Renta para enterarlo y pagarlo en la Oficina Federal de Hacienda correspondiente.

9.- Si la Superintendencia lo detuviera y se especifica en el contrato de Obra, se debe retener un porcentaje (%) para fondo de garantía. 10.-Para poder controlar los pagos que se efectúen a cuenta de sus estimaciones, se llevará un auxiliar especial, en donde se registren las entregas en efectivo, los materiales entregados y pagados por su cuenta, las listas de raya pagadas por su cuenta y las estimaciones que nos han presentado como avance, el entero del I.S.R., rentas de equipo, I.M.S.S., etc. 11.- Si el aviso de sub-contratación fue elaborado a través de un convenio, deberá retenerse un porcentaje (%) igual al que nos asigne el I.M.S.S., por el importe total del contrato. 12.- Mensualmente nos deberá proporcionar una lista de su personal. para entregarla conjuntamente con la de _________ al I.M.S.S., 13.- El Administrador deberá vigilar e informar al Superintendente del estado en que se encuentra cada sub-contratista al cierre del mes. 14.- Se anexa formato. ANTICIPOS A PROVEEDORES : -------------------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).- Asegurar que existe justificación del Anticipo entregado a Proveedores de Materiales y Servicios ( Excluye renta de Maquinaría y Subcontratos ), y que exista autorización de la Gerencia de Construcción. b).- Garantizar la correcta utilización de los anticipos entregados y su recuperación . c).- que la documentación que soporte el Anticipo, reúna Requisitos Fiscales .

PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.- Solo se podrán otorgar anticipos a proveedores de Materiales y Servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza del Bien ó Servicio a recibir sea indispensable pagar los mismos . 2.- En aquellos casos en que se entregue un anticipo a un Proveedor cuyo bien ó Servicio no será proporcionado en forma inmediata, ó que su monto sea superior a $ _______ ( Importe en Letras ), deberá exigirse una Fianza, Pagaré, ó cualquier otra Garantía que proteja a la Compañía en caso de Incumplimiento en cualquiera de las condiciones previamente pactadas. 3.- En aquellos casos en que se otorgue un anticipo, se deberá elaborar un recibo oficial ( Se Anexa Formato ) en el cual se especificará el Monto del Anticipo, el I.V.A. Trasladado y las condiciones de entrega del Bien ó Servicio . 4.- Será responsabilidad del Coordinador Administrativo, el controlar y aplicar oportunamente los anticipos otorgados a Proveedores, con el fin de evitar el efectuar pagos en exceso . DEPÓSITOS EN GARANTÍA : -----------------------------------------1.- En ésta cuenta se debe registrar los importes de las rentas de las oficinas, casas para campamento o casas de visitas, importe de garantía por equipos rentados, etc. 2.- Las entregas deben hacerse contra un recibo que especifique claramente que es un depósito en garantía. 3.- Al terminarse la Obra, estos depósitos deben recuperarse o en su defecto aplicarse a rentas vencidas, haciendo los asientos de contabilidad correspondientes.

rentas pagadas por anticipado y que corresponden a dos ejercicios 2..En ésta cuenta deben registrarse todas las erogaciones sujetas a amortizar como por ejemplo.GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO : -------------------------------------------------------1.Mensualmente se debe hacer la siguiente aplicación : COSTO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ..

Recepción de Materiales .Apéndice : Formas de papelería utilizadas .PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALMACENES EN OBRA ______________________________ Este manual explica la manera como se deben manejar los almacenes de materiales en las Obras para asegurar su control tanto físico como contable.Salida de Materiales .Introducción . El manual está organizado en cuatro secciones : .

Por lo tanto la función del Almacenista.Despachar el material que requiera la Obra. . por lo tanto es necesario contar con un buen sistema de control para su obtención y suministro. representan dinero muerto que le resta recursos a la empresa o le ocasiona perdida de tiempo.Recibir los materiales que llegan cantidad. . calidad y especificaciones. a la Obra. Las labores del almacenista son principalmente las de: .Efectuar inventarios físicos periódicos. verificando la .INTRODUCCION __________________________ Los almacenes al igual que en cualquier otra industria.Preparar los informes que se requieran. . .Llevar el control de Kardex. Ya que las inversiones excesivas en materiales y la falta de los mismos. Administrador y Superintendente deben ser coordinadas para la obtención de resultados satisfactorios. son la base principal de su producción.

junto con la remisión del proveedor.RECEPCIÓN DE MATERIALES : ----------------------------------------------Las entradas de materiales al almacén.Verificará especificaciones del material. consultará con el Superintendente y actuará según sus instrucciones. .. se clasifican de acuerdo con el lugar de origen.. D) Entradas de materiales proporcionados por el cliente. B) Entradas por Oficia Central. ). E) Entradas por Compras Caja Chica. En caso de no existir. se formularán notas de entradas al Almacén usando la forma No. Si no son las mismas del pedido o requisición. En las entradas de materiales invariablemente. 2. Las labores del Almacenista en la recepción de los materiales serán las siguientes : 1. A) Entradas por compras locales. verificará si hay pedido o requisición (forma No. C) Entradas por traspasos de materiales enviados por el Almacén Central u otras Obras.Al llegar el material a la Obra. consultará con el Superintendente para instrucciones.

3.. que al recibir la Compañía éstos artículos..Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias. ( forma No. mediante estimaciones de los trabajos ejecutados. Al elaborar la estimación por el uso o colocación de éstos artículos. se hace normalmente una deductiva por el costo de los materiales proporcionados por el Cliente.. estableciendo pasivo a favor del Cliente. Si no hay registro. verificará si existe registro del camión previamente cubicado y autorizado por el Superintendente..Materiales Proporcionados por el Cliente . les dará entrada como compra de Oficina Central. 4. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión...Recibirá el material preparando nota de entrada en original y dos copias. 6. 7.. ya que habrá que justificar ante el Cliente el buen uso de ellos. Al recibir el almacenista éstos materiales. Es indispensable dejar señalado. ésta deductiva se aplicará en Oficina Central como pago del pasivo establecido y por lo tanto deben recabarse las facturas o comprobantes respectivos.Es frecuente que en alguna de las Obras contratadas por la Compañía el cliente proporciona determinados artículos y materiales para ser usados en la construcción.Recibirá el material preparando nota de Entrada en original y dos copias.Compras Locales .Si se trata de materiales de consumo directo. además pondrá un sello en la entrada que dirá " CENTRAL ". . 5.. anexará en el original la copia del pedido y de la remisión.Compras Oficina Central .. anexará en el original orden de traspaso. acepta una responsabilidad por su cuidado y manejo. deberá cubicarse y registrarse y registrarse previa autorización. por lo que deben controlarse en forma absoluta. 4 ).Traspasos de Materiales .

En los casos en que la entrega sea por una cantidad diferente de la pedida se hará lo siguiente : . etc. 9. 6 ). se tomara del Kardex el último precio del mismo artículo. 12 ) 13.En caso de materiales de consumo directo. ( forma No.Cuando sea un material que se mida por otras unidades ( muebles de baño..Las compras de " Caja Chica "serán exclusivamente por materiales que se necesitan urgentemente en la Obra y que serán consumidos de inmediato. la cual se encargará por todas éstas compras al reembolsarse la caja chica. . varilla. . manejándose una tarjeta de Kardex (auxiliar) de Materiales comprados de contado y siguiendo la documentación y el trámite señalado por salidas de Almacén. preparará el vale de salida del Almacén ( forma No. la entrada se hará en forma global. el cuál obtendrá la firma de recibido del Jefe de Frente. simultáneamente al preparar la Nota de Entrada al Almacén. etc... sacos de cemento. ). se considerará que el pedido viene excedido cuando se entrega mas del 110 % de lo pedido. 12.En caso de que no existiera copia del pedido se tomará el precio de la remisión y si no viene indicado.Compras de " Caja Chica " .Registrará diariamente las entradas en el libro de compras ( forma No. en orden numérico progresivo y formular una concentración diaria en original y copia.. Se manejará en proveedores una tarjeta auxiliar que se llamará " Compras de Contado ".8. 10. ).Cuando sea un material que se mide por peso ( cemento a granel. 11...En caso de no coincidir las especificaciones de los materiales con los señalados en el pedido. o que no lleguen en buenas condiciones. no habrá tolerancia en la cantidad entregada : el proveedor debe entregar la cantidad exacta. por lo tanto.. deberá hacerlo notar en la nota de Entrada al Almacén y en la copia del pedido. 5 ).

. y revisará el libro de entradas al almacén. se registrará en el Kardex y se enviará la Nota de Entrada al Almacén ( con el número de pedido ). ( forma No. 2. enviará al contador : a). según el punto 16 anterior. se hará la Nota de Entrada indicando la entrega parcial.Archivará ésta documentación en forma cronológica para que después sirva de base a la revisión de facturas y aprobación de los pagos. c) Remisiones y/o copias de factura de los proveedores.Revisará la documentación recibida del almacenista.Si una entrega viene incompleta se recibirá el material.Originales de las Notas de Entrada y la concentración diaria b) Copias de pedido o Requisición. d) Libro de entradas al almacén.. . junto con la remisión del proveedor. y registrará las compras en el auxiliar de cada proveedor ( forma No. Una vez pasada al Kardex. ). ésta copia se archivará en el almacén en forma cronológica. 15. adjuntas a la Entrada. LABORES DEL CONTADOR : 1. ). usando la copia de la Nota de Entrada. También servirá para la programación de Egresos...Registrará diariamente las entradas en las tarjetas Kardex por artículo.. 16.Al final del día..14. anotando cantidad en unidades y valores y el costo por unidad.

3.Determinará si el vale ampara equipo de cargo único y Herramienta. obtendrá la firma de recibido ‚ indicará claramente el Nombre de la Persona que recibe y que deberá devolverlo . 4. b). si es así.. 1. preparará el resguardo correspondiente ( Forma ).... debidamente autorizado ( Forma 9 ).Salidas de materiales por devoluciones a proveedores. y Herramienta al Almacén. no despachará el Material .. se Canjeará por el Resguardo y no se preparará nota de Entrada ni se Afectará el Kardex.SALIDAS DE MATERIALES Las salidas de materiales del almacén se han dividido en cuatro grupos : 1. solamente se llevará un Control Físico.Al recibir el vale de Salida de Almacén..Salidas de materiales o equipo de cargo Técnico y herramienta para uso en la Obra y con cargo al Costo o al Activo Fijo.. 2. En caso de no estar registrada la firma. cuando vuelva a salir preparará únicamente vale de resguardo . deberá verificar la firma con el Registro de Firmas .Salidas de materiales por traspaso a otra Obra o al Almacén Central.Salidas de Materiales o Equipo con cargo al costo Labores del Almacenista : a).Salidas de materiales o equipo con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. Cuando se devuelva en Equipo de Cargo único.

. d). firmada de recibido se enviará al Contador.Salida de Materiales ó Equipo con Cargo a Terceros ó Ventas Labores del Almacenista : a).Preparará a precio de venta. se utilizará para operar el Kardex según se explica en párrafos posteriores.Guardará en el lugar apropiado el original de la Remisión firmada de recibido.c). .. . 2.Despachará el material e invariablemente obtendrá la firma de recibido de la persona encargada del Subcontratista. Destajista. c). etc. una Nota de Remisión de la Compra en original y tres copias. con el vale de salida del Almacén anexo. destajista o Arrendador de maquinaria. esté anotado claramente en el vale de salida. Labores del Contador : a)..El original de la Remisión.La segunda copia de la Remisión.Al recibir el vale de salida de almacén.. para cobrarla o descontarla del próximo pago al tercer interesado. . b).. etc... previa autorización del ingeniero de Frente . El precio de venta será determinado por el Jefe de Proyecto. deberá verificar la autorización del Superintendente del jefe de Frente y que el Nombre del Subcontratista.Se despachará el Material ó Equipo obteniendo la firma de quién recibió en el resguardo. en el original y segunda copia de la nota de Remisión..Distribuirá la documentación en la forma siguiente : .La primera copia de la remisión se la entregará ( junto con el material ) a la persona que recibe.

Labores del Almacenista: a). Destajistas. c). Deudores Diversos.Obtendrá la firma de recibido en la tercera copia de: Traspaso de material u obtendrá copia del talón de embarque. anexándole la copia del talón de embarque. c)...Entregará o enviará el material a la Obra ó Almacén Central junto con el original.La segunda copia del traspaso de material se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante. si así fuera el caso.Archivará en forma cronológica la tercera copia del traspaso de material firmada de recibido.. d).... e). firmada se entregará al tercero. Esta firma debe constar en la requisición.Salidas de materiales por traspasos a otras Obras o al Almacén Central. obtendrá la firma del Jefe del Proyecto autorizando el envío. d)..La tercera copia de la Remisión la archivará en un consecutivo 3. y la Requisición original..b). f). . ya sea Sub-Contratistas. En esta copia se anotará el número de área del Almacén a que corresponda el material entregado. primera y tercera copia del traspaso de Material. según sea el caso. b).Una vez que se haya cobrado o descontado la Remisión original.Preparar el traspaso de material en original y tres copias..Registrara el importe del cargo en el auxiliar respectivo.Al recibir el original de la Requisición de materiales de otra Obra o del Almacén Central.. Este registro se hará con base en la tercera copia de la Remisión y/o Vale de Salida . Cuenta Corriente.

e). Si corresponde a una compra local.Con la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo hará lo siguiente: Registrará el cargo en el auxiliar del proveedor. b).Despachar o enviar… el material al proveedor junto con el original de la Nota de Devolución.En caso de envío foráneo se obtendrá copia del talón de embarque. c).Si se trata de entrega local... la archivará con las factura por pagar con el objeto de deducirlo del próximo pago y obtener la nota de crédito del proveedor. d).4..Deberá obtener la firma de autorización del Superintendente en las dos copias de la Nota de Devolución. f).De acuerdo a las instrucciones que al respecto reciba del Superintendente o del Contador.Salidas del Almacén por Devoluciones a Proveedores Labores del Almacenista: a). g). . preparar… una Nota de Devolución en original y dos copias. la primer copia de la Nota de Devolución también se enviará junto con el material para que el proveedor firme de recibido y se devolverá esta copia al Contador.... Si corresponde la compra a Oficina Central.. Labores del Contador: a)..Enviará al Contador la primera copia de la Nota de Devolución firmada o con el talón de embarque anexo según el caso. enviará estos documentos a la Oficina Central para su descuento en el próximo pago.La segunda copia de la Nota de Devolución se utilizará para operar el Kardex según se explica mas adelante..

.La segunda copia de las Notas de Remisión. Vales de Salida por entregas de materiales con cargo a terceras personas o venta de sobrantes.Registrará diariamente en las tarjetas del kardex por artículo el total de salidas del día tomando las cantidades de la concentración diaria de vales de salida. . )..La copia de la concentración diaria de los vales de salida. . .La segunda copia de las notas de Devolución.Anotará el importe total de las salidas del día en la tarjeta de control general... en unidades y valores. Segunda copia de la Nota de Devolución de materiales a proveedores. .Al final del día.La segunda copia de los traspasos de materiales.Enviará al Contador al final del día : .Tomará el importe del costo de las salidas del kardex por artículo y lo anotará en la concentración diaria de vales de salida ( La valuación se hará al último precio de entrada UEPS ). e)..Registro y preparación del informe por Salidas de Almacén. Segunda copia del traspaso de materiales a otra Obra o al Almacén Central. preparará original y copia de la concentración diaria de Salidas del Almacén ( Forma No. b).. con base en : Vales de Salida por entregas de materiales para uso en la Obra y con cargo al Costo. c).5. Labores del Almacenista : a). d).

En esta sección se mencionan las labores del Almacenista y Contador. referentes a la obtención y comprobación de las existencias y el importe de los saldos.. en original y una copia. . Notas de Remisión.. Tarjeta por artículo ó material que forman parte de cada área.Labores del Contador : a). Los cargos a Sub-contratistas. a Proveedores y Acreedores se detallaran por nombre y el cargo se hará a precio de venta y cuando haya diferencia con el costo se abonará a otros gastos y productos El importe de los traspasos se cargará a la cuenta del Almacén con crédito a la cuenta corriente de la Obra que recibe. traspasos y Notas de Devolución. Los procedimientos para el registro en el kardex tanto de las entradas como de las salidas de material han sido indicadas en las secciones anteriores.Preparará la Póliza semanal de Salidas del Almacén.Revisará y aprobará toda la documentación recibida del Almacenista para lo cual se podrá auxiliar del kardex del Almacén b). en base a la concentración diaria de salidas. MANEJO DEL KARDEX ---------------------------------Se manejaran las siguientes tarjetas de kardex para el registro de entradas y salidas y la obtención de existencias en unidades y valores : Tarjeta mayor o control general.

Semanalmente sumará el importe de los saldos de las tarjetas del kardex por artículo y el total debe coincidir con el importe del saldo de la tarjeta mayor ó control general. Compresor. b).. Motoconformadora. de lo que se deriva lo siguiente : 01 EQUIPO MAYOR Grúas.Diariamente anotará el total de salidas en la tarjeta mayor o control general. es necesario dividirla en Sub-cuentas de acuerdo a su naturaleza. Se deberá seleccionar cada semana un número de tarjetas suficientes para efectuar la comprobación física de la existencia. Labores del contador : Mensualmente verificará que el importe de los saldos de las tarjetas por artículo sumen el importe del saldo del control general. .Diariamente anotará el total de entradas en la tarjeta mayor o control general. verificará que las existencias en unidades de las tarjetas del kardex sean las mismas que existen físicamente en el Almacén. Traxcavo. El resultado de ésta comprobación física se anotará en una "hoja de inventario" y se archivará para aclaraciones posteriores ACTIVO FIJO La Cuenta de Maquinaria y Equipo de Construcción. con base en la suma de las entradas habidas en el día. En forma periódica y por pruebas selectivas. etc. con base en la concentración diaria de salidas c).. Sanjadora.Labores del Almacenista : a)..

etc. 03 EQUIPO AUXILIAR Pulsetas. Vibradores. dicho equipo Auxiliar y Científico. Tránsito. Plantas de Soldar. en salidas sucesivas. las depreciaciones y/o reserva que se manejan por éstos equipos en las cuentas correspondientes.Se hará una solicitud de maquinaria. ADQUISICIÓN O COMPRA. etc. Consecuencia de la anterior división. Se elaborará una Requisición Se formulará un Pedido . controlándose únicamente en vales de resguardo. 04 EQUIPO CIENTÍFICO Estadal. que se cargarán a resultados en el momento de su adquisición por su corta vida probable.b). De acuerdo con el instructivo de Almacén. Nivel. Apisonadoras. en su primer salida se cargará directamente al costo. Bombas. que será el siguiente : a).02 EQUIPO LIGERO Revolvedora. Equipos de Corte. Mangueras de Succión Descarga.c). y contarán con las mismas Sub-cuentas. excepto Equipo Auxiliar y Científico. La adquisición de éstos equipos tiene un proceso similar al de materiales.

firmará el superintendente. tiempo de ocupación. De ser aprobada la solicitud por la Dirección General se observarán las siguientes reglas.Tiempo probable de ocupación (fecha de inicio y terminación) . . Si la celebración del contrato es en la Obra.a) La solicitud contendrá los siguientes datos : .Conveniencia de Rentarlo y comprarlo. indicando si es por mes. . por día o por hora efectiva. comprar o rentar la maquinaria y presentarlo a la consideración de la Dirección General en México. se elaborarán Contratos de Arrendamiento ( que previamente deberán ser revisados por el Departamento Jurídico de la Empresa quién vigilará que no existan situaciones que en un momento determinado puedan causar problemas jurídicos o Legales a la Empresa ). RENTA DE MAQUINARIA Para Controlar el Equipo Rentado a Terceros. garantías. Es necesario elaborar un estudio sobre la conveniencia. por semana. será al Gerente de Construcción respectivo. en donde se indiquen claramente las condiciones del Arrendamiento como son : Importe de la Renta. si se canaliza a través de la Oficina Central. etc.Descripción detallada del equipo y alternativas.

cuenten con las autorizaciones de parte del Área Técnica .Que la documentación de Respaldo de los Pagos que se vayan a efectuar. SE HARÁ UNA REQUISICIÓN .Los reportes de utilización diaria de equipo. para lo cual deberá verificar lo siguiente : . obteniendo finiquito y devolución de garantía.R. Por ningún motivo se podrán efectuar pagos a cuenta de arrendamientos sin que el arrendatario proporcione la factura correspondiente.Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilización del equipo . A la terminación del contrato. absorberá la renta por ese tiempo. .S. debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago. devolver el equipo en el plazo estipulado. .Se proporcionará copia del contrato al Administrador para que registre los Pasivos correspondientes al transcurrir el tiempo pactado. El Coordinador Administrativo deberá Autorizar el Pago del Arrendamiento. y al Almacenista para que controle por separado el equipo rentado con base a los vales de Resguardo. El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los Reportes de utilización diaria de Equipo al Coordinador de Maquinaria. La Obra que no comunique oportunamente y por escrito la desocupación de la máquina. Dichos reportes deberán venir revisados y Autorizados por el Encargado de Maquinaría y Verificados y Autorizados por el Coordinador de Maquinaría . hasta que dicha máquina se desplace a otra Obra ó sea entregada al Arrendador . la cual deberá reunir todos los requisitos fiscales que señala la Ley del I.

cuando menos ahorro en fletes y otros gastos de transportación. distribuyendo las copias en los lugares respectivos. clasificación del equipo. copia 2a. copia Al proyecto que se envía Oficina Central Contabilidad Almacén . transportista. SE FORMULA EL PEDIDO . (Equipo Mayor). copia 3a. El equipo pesado generalmente se enviará directamente por el Proveedor a las Obras. costo de utilización y reservas en caso de que procedan. Oficina Central fincará el pedido. El aviso de traslado se elaborará en original y 3 copias : Original 1a.Las compras de Activos Fijos se harán invariablemente por Oficina Central. Al enviarse el equipo a Obra deberá acompañarse con una Orden de Traslado. En dicho traspaso se anotará el Costo de adquisición o Renta del equipo. por lo que es muy importante que el superintendente supervise la recepción del equipo para reclamar al Proveedor de cualquier deficiencia. descripción detallada del equipo así como accesorios. previa autorización de la Dirección en la Requisición. condiciones en que se envía. Se anexará también hoja control de equipo y manuales. sin embargo será obligación de la superintendencia y del Administrador. tanto el equipo nuevo como usado o rentado. obtener cotizaciones en las zonas más cercanas a la Obra para ver la posibilidad de obtener mejores precios. Proveedor a favor de quién se creará el Pasivo.

Con base al aviso de traslado se formulará la "Alta de maquinaria y equipo ". por lo que únicamente se acompañará una copia para efectos de su registro contable. Las reservas para depreciación de equipo se fijarán de acuerdo con la Gerencia de Construcción.La factura original se controlará por Oficina Central.R. El cargo o resultado será por el importe de la renta que se pacte y el crédito a las reservas será en dos partes como sigue : a) Una parte es la depreciación de maquinaria. de . que es diferente a la Nota de Entrada al Almacén . Las altas de equipo rentado llevarán la indicación de : RENTADO.S. En los dos casos el Almacenista sí controlará físicamente los equipos con base a vales de Resguardo. ALTAS .Equipo propio en cuenta número ___________ . que se calculará acuerdo con los porcentajes establecidos en la Ley del I. que en ningún caso serán inferiores a la renta de mercado. El Administrador Controla : .Equipo rentado en cuentas de orden que serán : EQUIPO RENTADO RENTA DE EQUIPO RESERVAS .

b) Otra parte será la diferencia entre la renta y la depreciación fiscal. al corresponder la Cuenta Corriente registrará : OF. ejemplo : *nombre del proyecto* 401 97/01 204 01 D X H X La Oficina Central de esta obra. La política para la depreciación de los equipos será la siguiente : EQUIPO Mayor Ligero Auxiliar Cientifico COSTO RESERVAS 145 211-01 100 % 25 % 75 % 100 % 25 % 75 % Se cargará a resultados el 100% en el Momento que sale por Primera vez del Almacén . que se acreditará a la cuenta. la Obra que recibe deberá dar el tratamiento de equipo rentado. C. creando el Pasivo respectivo en cuenta corriente de Oficina Central. Reserva para maquinaria. 204 97/01 109 ó 203 D X X H 1. En los traspasos de Obra de diferente empresa (***************). ( Su control en base a vales de Resguardo ) La depreciación con equipos nuevos se calculará a partir del mes de Enero no importando la fecha de adquisición por ser política general ..Además registra en Cuentas de orden el Equipo rentado : D H OBRA EQUIPO RENTADO X .

mismas que serán enviadas conjuntamente a través de la Cuenta Corriente. La Obra que tenga equipos en su poder y no los ponga a disposición de Oficina Central. el proyecto que recibe absorberá la Renta total. EN EQUIPO DE TRANSPORTE . Baja. Es necesario que al registrar Altas y Bajas en los auxiliares se contenga la información suficiente para su fácil identificación. para que el Administrador efectúe los movimientos contables que procedan. Es conveniente que el Administrador conserve un expediente que contenga copias de : Traspasos. BAJAS En las bajas de equipo que únicamente serán por traspasos a Oficina Central u Obras. Bajas y traspasos de Equipo.RENTA DE EQUIPO X DETERMINACIÓN DE ABSORCIÓN DE RENTAS -------------------------------------------------------------------Si el equipo llega antes del día 15 del mes. La disposición en Oficina Central. el costo lo absorberá la Obra que lo envía. Tarjeta control. se hará a través de Memorándum. deberá elaborarse la "Baja de maquinaria y Equipo" acompañada de su respectivo traspaso y tarjeta de control de equipo. absorberá las rentas independientemente que los use o no. etc. en caso de que llegue después de dicho día. Al final del día conjuntamente con la concentración y notas de Entrada al Almacén‚ deberán enviarse las Altas. en la que se indicarán las reservas. Alta.

000. separando la depreciación Fiscal en Cuenta numero 147 y el excedente en 211 .000. siguiendo el procedimiento de obtención de materiales. Valor Adquisición Tiempo Ejecutado Obra Tasa Fiscal 7.00 18 meses 10 % 147 = mensual .La situación es la misma para la maquinaria y el equipo de construcción. La depreciación de este equipo debe ser en la vida probable de la Obra. la diferencia estriba en las Cuentas de Control que son : 124 146 211 RENTA 146 100 % 211 25 % 75 % Equipo de Transporte Depreciación de Equipo de Transporte Reserva para la Maquinaria 02 Equipos de transporte RESERVAS La tasa no es aplicable para automóviles con valor de adquisición superior a $ MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA La autorización de compra será por el superintendente.00 ___________ = 58.03.34 120 $ 7.

34 x 18 = 1.03 18 58.89 H Es importante no capitalizar Mobiliario y Equipo de Oficina.949. con valor de Adquisición menor de $ 5.7.34 330.000.55 x 18 = 5.89 .000.000.00 en 18 meses.00 pero es conveniente controlar con vales de Resguardo CONTROL INTERNO ----------------------------- OBJETIVO : . Por lo que nos da el asiento mensual : 402 Depreciación 147 211 03 58.34 = 330.059.58.55 D 388.10 330.00 ___________ = 388.55 mensual 211 .90 ___________ TOTAL : $ 7.

Establecimiento de Control en General de Pasivos con la finalidad de poder elaborar un programa que permita efectuar los pagos oportunamente.Documentos por Pagar ..Impuestos por pagar OBJETIVOS : _____________ a).Acreedores Diversos . . así como también conocer los pasivos reales de cada proyecto .Proveedores .Procedimiento e importancia del control interno en : .

En el supuesto del punto numero 2..Los Documentos deben firmarse únicamente por el C. 3. adjunto a los documentos debe enviarse la documentación correspondiente como facturas revisadas.Que la documentación soporte de los mismos. .Que se lleven a cabo oportunamente las sanciones y descuentos cuando procedan. pedidos autorizados. notas de entrada de almacén.. 4. -----------------------------. c). sea estrictamente controlada .Los proveedores se deben clasificar en Proveedores Locales y Foráneos. de acuerdo con el lugar en que se halla efectuado la adquisición... PROVEEDORES . 2..Los pasivos documentados en Oficina Central con cargo a las Obras deberán hacerse en base a la documentación mencionada en el punto anterior por consiguiente es importante que los Administradores envíen esas notas de entrada y pedidos Autorizados .b). la Oficina Central enviara a Obra copia del documento con la documentación original de soporte y para efectos de pago controlara físicamente una copia del documento. por consiguiente. así como también la amortización de los anticipos que correspondan . 1.Al pago del documento este debe ser cancelado inmediatamente con el sello de pagado. DOCUMENTOS POR PAGAR : __________________________ 1... según el libro de Compras.

Las facturas deben recibirse un día fijo de la semana.Al formularse el cheque. la copia de la remisión y el pedido autorizado.La revisión de la factura de proveedores debe hacerse en base a un sello que existe para el caso. requisitos Fiscales y aplicación contable. el dia siguiente y archivarse por nombre del Proveedor. 8.El pasivo debe establecerse siempre en base a una entrada de almacén. .. revisión de cálculos aritméticos... firmando la póliza cheque en el casillero de revisado. y que tenga la documentación revisada y que está contabilizado correctamente.Se debe establecer el control de recepción de facturas la expedición de contrarecibos previamente numerados . debe hacerse la aplicación contable correspondiente.. revisará mediante 7. debe revisar que el cheque está correcto y protegido. con los siguientes Datos : Documentación a nombre de la Cía. contra el pedido autorizado. pasivo establecido.. soportada con remisión o remisión factura del Proveedor y pedido autorizado 3. 4..El Superintendente al firmar el cheque debe cuidar que la factura sea original. 9. Documentación suficiente y autentica. 5. 10...El Administrador antes de firmar el cheque.Los cheques deben ser firmados previamente por el Administrador y posteriormente por el Superintendente.2.. 6. que tenga entrada de almacén original y que tenga el sello de revisado. así como el pedido que previamente autorizo..Los pagos a proveedores deben hacerse en base a facturas originales debidamente revisadas y soportadas con la entrada Original de almacén.

.El Administrador mensualmente debe enviar a Oficina Central como anexo a los Estados financieros una relación de Proveedores con las siguientes columnas.Anticipo .El Superintendente casillero de autorizado.En dichos auxiliares deberán puntear pagos contra pasivos. el Administrador debe hacer una programación de pagos por pagos por semana la cual debe enviarse a la Gerencia Administrativa para el presupuesto de egresos mensual a nivel Empresa.Al cierre mensual dichos auxiliares deberán mostrar los movimientos mensuales y reflejar el saldo actual. de modo que el saldo de proveedores está integrado por las partidas que no tienen referencia.Los proveedores.. .Total 13.11. deberán controlarse a través del auxiliar de Proveedores que se anexa. 14. ACREEDORES DIVERSOS . 15.Pasivo .En base a control de contrarecibos mencionado en el punto numero 6. 16. .Nombre del Proveedor ... tanto en creación de pasivos como en sus pagos. debe firmar la póliza cheque en el 12...

contratos si se trata de un recibo de rentas. como son: soportes de horas trabajadas si se refiere a equipo rentado..1. 2. 4.El pasivo debe establecerse en base a documentos debidamente autorizados por la Superintendencia.Para efectos de pagos y programa de pagos debe observarse lo establecido en la sección de proveedores.En cada cuenta se deben registrar pasivos diferentes a compras de materiales. 3. renta de equipo..Asegurarse que se cumplan con todas las obligaciones fiscales derivadas de la operación del proyecto y que estas sean liquidadas correcta y oportunamente .Se debe utilizar el sello de revisado dejando sin efecto los no utilizados. reportes y remisión de viajes efectuados si se refiere a acarreos. etc. cuotas Sindicales.. sueldos y rayas por pagar y algún otro pasivo diferente a proveedores.. .. IMPUESTOS POR PAGAR : _______________________ OBJETIVOS : ____________ a).La documentación debe revisarse a base a reportes.. casilleros 5. como son : Servicios profesionales.

S.. tales como : I.Por aquellos impuestos que deban ser liquidados por la Obra. para que la Oficina Central prepare a nivel Compañía la Declaración y Pago Correspondiente .PROCEDIMIENTOS : ________________ 1.. 3.El cheque debe hacerse a nombre de : TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN poniendo al reverso la siguiente leyenda : " Este cheque cubre crédito Fiscal por concepto de:_________ _____________ y su importe deberá acreditarse exclusivamente a la Cuenta Bancaria de la Tesorería de la Federación " . Mensualmente ( Antes del Día 10 de Cada Mes ) cada proyecto deberá informar a la Oficina central el Importe Neto generado de I. 6.).Toda la documentación que soporte las operaciones realizadas.. Tanto Acreditable ( Pagado ) como Repercutido ( Cobrado ).V.. IMPUESTOS ESTATALES Y MUNICIPALES.V. deberá dejar de Pagar sus impuestos operativos tanto Federales como Estatales . INFONAVIT. 2.El Administrador al inicio de la Obra deberá determinar los impuestos tanto Federales como Estatales a que este sujeta la Empresa. se deberá efectuar una conciliación entre lo registrado contablemente y los Impuestos a Declarar.A.A.. así como también formular un calendario de obligaciones fiscales sobre el cual llevara el control del cumplimiento de estas. SEGURO SOCIAL. evitar discrepancias y diferencias en el calculo de los mismos y se proceda al pago oportuno de los mismos..R.Por ningún motivo el Proyecto ( Obra ).Por lo que respecta al IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ( I.P.. de conformidad con los plazos que establecen las disposiciones fiscales vigentes . 4.T. S. con el Objeto de que se tenga la seguridad de que se encuentran bien registrados sus pasivos correspondientes. deberá reunir los requisitos fiscales establecidos en la Ley del Impuesto Sobre la Renta ‚ Impuesto al Valor Agregado .A.. 5.

.Mediante la Elaboración de Liquidaciones de Sueldos en Base a los Avisos de Trabajo entregados a los Trabajadores cotejados con las lista de Raya. c). el Administrador debe conservar una copia fotostatica de la declaración presentada .M. mismo que será determinado en base al Monto de la Obra y el Plazo de Pago Solicitado en dicho convenio .Mediante la firma de Convenio de Pago de Cuotas Obrero Patronales celebrado con el I. 8.7. Noviembre y Enero. puede ser en tres formas : a).. copia ..Expediente en Obra .S..Para efectos de control...Patronales" al Instituto Mexicano del Seguro Social.Oficina Central * 1a.. Septiembre. si es bajo el régimen tradicional. 11.La retribución ante el I. b). 12.M.S. * Original . 9.Las cuotas deben pagarse en las Instituciones Bancarias dentro del plazo mencionado anteriormente y el cheque debe hacerse a nombre del Instituto Mexicano del Seguro Social.S.Las cuotas deben pagarse bimestralmente a mas tardar el día 15 de los meses de marzo. independientemente de que también se pueda hacer ante las oficinas del propio Instituto.. Julio.En el caso de que la Obra tenga el régimen ordinario. 10..Las Instituciones Bancarias autorizadas para recibir las declaraciones están obligadas a recibirlas sin hacer observaciones ni objeciones y deben devolver una copia sellada con el registro del pago correspondiente. Mayo. debe solicitar una "Guía para la formulacion de los ajustes por deducciones y aumento a las cédulas de liquidación de cuotas " Obrero.S.La forma que indica el instructivo vigente a partir de 1979 o sea al total del contrato se le Aplicaran los índices por tipo de Obra ..

copia . . la copia que nos de la Institución Bancaria.* 2a.Cheques Póliza. Se entenderá por original. ( en el caso de Pago de Impuestos Federales ) Oficina de Finanzas del Estado ( Pago de Impuestos Estales ó Municipales ) ó la Oficina de Cobros del I.. M. en caso de efectuar el Pago Directo en la Caja del Instituto. S. sellada y protegida de recibido . S.

Estado de Flujo de Efectivo ANEXOS : Balanza de Comprobación Conciliación Bancaria Relación Deudores Diversos Relación Subcontratistas Relación Documentos por pagar Relación Proveedores Relación Acreedores Relación Cuentas Corrientes .Estado de Costo de Obra Indirecto 5.Estado de Costo de Obra Directo 4. 1.Estado de Resultados.....ESTADOS FINANCIEROS INFORMACIÓN CONFIDENCIAL .Balance General 2. 3..

V. analizar las Desviaciones. Registros y Documentación Soporte .Administrador . tomar decisiones y poder informar de la situación real de la Obra.- Relación Impuestos por pagar Relación Rva.Libro de Compras .Superintendente ( principal responsable ) .Auxiliares . QUIEN AUTORIZA ESTADOS FINANCIEROS .Libro Diario .Libro Mayor .Contador ( si lo hay ) FINALIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Poder ejercer el control de la Obra. FUENTE DE INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Libros. . para beneficios al personal Relación Adiciones y traspasos de Activos Fijos ENTREGA DE INFORMACIÓN 8 Días después del Cierre.Libro de Control I.A.

Diario .Este libro tiene como finalidad.Se anexa formato de Libro Mayor. las Pólizas de : . que para su identificación deberá llevar el numero 1.Estas afectaciones se traducen en las Pólizas de Diario.Ingresos . . Libro Mayor . que afectan la vida de la Obra. . . que para su identificación deberá llevar el numero 2. a través de las concentraciones mensuales del Libro de Diario. Ingresos y Cheques.La documentación la representan. Este libro deberá ser llevado por el almacenista de la obra.Se anexa formato de Libro Diario. Libro de Compras .Estas sumas finales. . deberá elaborarse un Análisis de la misma. es el libro donde se registran las operaciones diarias. supervisado por el administrador. . .Como su nombre lo indica. . mostrar la vida de la Obra.Al final del Registro de un mes.Cheques Libro Diario . actualizando el Saldo.Su implantación en las Obras es a partir de los Saldos ajustados por Auditoría. pasaron por concentración mensual al Libro Mayor. deberán cancelarse los renglones en blanco.

. Mas el I. Número . en Póliza de Seguros. CONCEPTO : Proveedor Arrendamientos Seguros y Fianzas.Se anexa Formato del Libro de Compras . semanalmente se debe de elaborar la Póliza de Diario por Entradas de Almacén. y que no sean canalizadas a través del Libro de Compras.La finalidad del libro es controlar el I. . y Propaganda. Total Auxiliares . por Acreditar. Fletes.V.Se deberán registrar todas las operaciones que Generen I.A. Libro de Control del I. .V.A. . Ejemplo : I. I. del libro de Control deberá ser el mismo que se refleja en el Auxiliar de la Cuenta I. .A.A. .V.A.A.Este Libro lo deberá llevar el Administrador de la Obra y Constará de las Siguientes Columnas : REFERENCIA : Fecha .La suma del I.Al cierre mensual. los . Asistencia Técnica Inversiones en Activos Fijos. en notas de consumo.Son los documentos que nos ayudan para observar movimientos que tiene una cuenta individualmente .V. Etc. la suma del libro debe cuadrar contra los cargos al almacén .A.V.V.V.V. Publica.De este libro.A. y las Compras. creando el pasivo respectivo .. a través de las notas de Entrada de Almacén .

Deben contener separadores entre las cuentas que lo integran . Activo.Dichas Pólizas deberán ser firmadas por el contador.Todas las Pólizas deben tener soporte de la Operación registrada . .Las Pólizas deben ser archivadas por separado .Que se identifiquen plenamente con : Numero y Nombre del Proyecto.Debe existir un recopilador por cada grupo de Polizas (Diario. Resultados . Libros. . Etc.La numeración de dichas Pólizas. ARCHIVO . Cheques.Los recopiladores deben ser archivados en forma Progresiva y de fácil acceso ( Únicamente contabilidad ) . Ingreso y Cheques ) . rubro de cuentas a que se refiere. Pasivo.Los auxiliares para que cumplan su función Requieren : . .Es conveniente dejar de 2 a 3 Renglones entre Cada Cierre Mensual . Invariablemente . Administrador y Superintendente. sumar los movimientos y Determinar el Saldo .Al Cierre de cada mes. Se anexan ejemplos . . . será consecutiva hasta fin mes .El archivo esta integrado por las Pólizas de Diario.Las Pólizas deben ser agrupadas con sus respectivos comprobantes . .Cada Auxiliar debe ser totalmente identificado . Ingresos. .

Formular Solicitud de Contratación ya sea por parte del superintendente o del residente del Frente . se le debe Asignar . Al Contratar a cada uno de estos trabajadores.Contrato Individual de Trabajo . . ..Formular Memorándum ( Machote ) de Autorización de Sueldo y Categoría . Al Personal de Campo también se le Contratara por Obra Determinada. . Previamente a la Contratación del Personal se debe de llevar a cabo lo Siguiente : . solamente que ellos tienen que firmar la siguiente documentación en Blanco : .Administrativo se le debe contratar en Obra por Contrato por Obra Determinada . P E R S O N A L CONTRATACIÓN : Al Personal Técnico .Solicitud de Ingreso al Sindicato .Se anexan Ejemplos .

Personal de Campo : En el momento de contratar un trabajador se le debe formular su tarjeta de asistencia. asi como horas extras que estén autorizadas por el Superintendente y el residente del frente .. FORMULACION DE NOMINA O LISTA DE RAYA : la formulación deberá hacerla una persona diferente a la tomaduria de tiempo y el Proceso será el Siguiente : . al cual debe de firmar en el momento de contratarlo para que esa firma sea su identificación en el momento de Cobrar .Categoría .Numero de Identificación .Administrativo : Por los menos debe firmar al entrar y salir de Trabajar .Personal Técnico . b). Esta Tarjeta se le debe reponer a los trabajadores al final de cada semana.Frente a Laborar ... firmando la nueva tarjeta y verificando que la firma en la tarjeta sea la misma que en la anterior .Sueldo . Sobre esta Tarjeta de asistencia se anotaran las asistencias y faltas. CONTROL : a).

El Residente de Frente y el Superintendente . PAGO DE LISTA DE RAYA : El Pago de Lista de Raya lo tiene que llevar a cabo el personal de Contabilidad.En Base a las Tarjetas. ( Personal por Administración y por Destajistas ) . El Administrador. Comparando la Lista de Asistencia con la Lista de Raya . LIQUIDACIONES : Cuando se Liquida a algún trabajador.. AUMENTO DE SUELDO : Cuando a un Trabajador de Obra ( Tecnico-Administrativo o de Campo ). se le tiene que liquidar en Base a : . Formular lista de Asistencia de Todos los Trabajadores de Campo .Asistencia Ordenará por numero Progresivo las Tarjetas de Control de 2)..Ya formuladas las Lista de Raya en Base a la Lista de Asistencia. se le aumenta el sueldo. los Salarios devengados no Cobrados. En el momento de Pagar a Cada Trabajador se le tiene que exigir la tarjeta que tiene registrada su firma y que le sirve de identificación y asi tener la seguridad que se esta pagando a la persona que devenga el Sueldo . siempre debe haber Memorándum de Autorización por el Superintendente .15 Días de Aguinaldo ( Proporcional ) .Esta Lista de Asistencia la Tienen que firmar el jefe de Personal.Prima Vacaciones .1). 3).. El Cheque debe ser por la Cantidad exacta de Lista de Raya. se tiene que volver a firmar de Revisado y Autorizado por las Personas antes citadas. 4). serán depositados al Banco al Segundo Día Hábil .Vacaciones .

. Personal de Destajistas : Cuando el Destajista despida a uno de sus Trabajadores.. 2.S.M. tienen que tener en su Poder los Administradores el Destajo Firmado y Autorizado por el Residente y el Superintendente de la Obra y Frente. se le asignara el mismo Numero que tenga anteriormente . Cuando algún trabajador reingrese. 6. ) .A.El Cheque siempre debe ser nominativo y a Favor del Destajista .. b). y tener registro ante el I..Cuando se le formule el Cheque se le tiene que descontar: a).Por política de la Empresa.S..V..S..V.. tienen que expedir Factura ó Recibo de Honorarios por la Diferencia mas el I.S. la diferencia que existe entre la Lista de Raya y el Destajo.Prestamos a Cuenta ( Cuando Existan ) c)..H..S.R.Todos los Jueves de cada semana.P. DESTAJISTAS : 1.Grava I. todos los destajistas tienen que registrarse en la S.Prestamos de Materiales ( Cuando Existan ) d). como personas físicas causantes del I. 4. este debe reportarse con el Jefe de Personal para que formule su liquidación y que no le Pague el Destajista sino " " y posteriormente se le descontara de su Liquidación . para que se le descuente la lista de Raya y se le formule el Cheque .Impuestos patronales 5..El Importe total de la Lista de Raya .Siempre que se le Pague al Destajista.M. 3.A.Se les recomienda que la Diferencia entre el destajo y la lista de raya sea del 20 % ( Valor de la Factura Mas el I.C.

S. .M.F.Las Tarjeta de Asistencia y su lista de asistencia deben ser archivados conjuntamente .S.. ‚ I..Se les recomienda que al personal del destajista se le pague por lista de raya..... 3. entregándole al destajista el Comprobante de la Retención Efectuada . es necesario que el destajista comunique el importe total de las percepciones que perciben todos sus trabajadores .En el Caso de que se cobren destajos con recibos de Honorarios.Hoja Blanca Firmada .S. 9. que contenga las Siguientes Columnas . mismo que deberá ser enterado posteriormente ( Mensual. ( Copias ) . la cantidad que realmente reciben .Debe elaborarse un resumen mensual del importe de las lista de Raya.Deben contener : ..Se deben controlar por numero de ficha. EXPEDIENTES DE PERSONAL ----------------------------------------1. . 4.Alta y Baja de I.Datos Generales 2.R.Contrato Individual de Trabajo . separando los Activos de la Bajas .C. debe(n) soportar la Póliza Cheque .7. ó Trimestralmente ) a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.Avisos de Trabajo ( Copias ) .S.M.Una Copia de la(s) Lista(s) de Raya. Bimestral. ( Abrir expediente por Mes ) 5.Las Lista de Raya originales deben ser archivadas por separado. 8.Para que la Factura importe mas o menos el 20% ( VEINTE POR CIENTO ). se les Debe retener el 10% ( DIEZ POR CIENTO ) de impuesto Sobre la Renta. 6...

enviar carta al I.S.S. en caso de extravió. .M.T I. para evitar que no vayan a quedar sin incluir los interesados y por ende evitar los capitales constitutivos .S. devolverlos con una carta anexa . .P. notificando y mencionando el ó los números extraviados.- Semana Numero Periodo Salario Ordinario Séptimo Día Tiempo Extra Otras Percepciones Total I. Sindicato Otros Neto AVISOS DE TRABAJO : ------------------------------Para evitar Capitales Constitutivos.M.S.Antes de Formular la Liquidación. se debe llevar un estricto control de los avisos de trabajo.S. verificar los Avisos de Trabajo entregados.Al cierre de la Obra.

Compras .Acarreos .CONTROL INTERNO ________________ OBJETIVO : ___________ Procedimiento ‚ importancia del Control Interno en : .

c).. evitando hasta donde sea posible compras de emergencia que provoquen gastos onerosos para la Compañía .Que las compras sean programadas oportunamente.Renta de Maquinaria COMPRAS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).Que la documentación que ampare las compras sea debidamente elaborada y controlada ...Que las compras que se realicen sea de manera oportuna para satisfacer las necesidades de producción de la Obra .Destajos .. .Evitar el exceso de inventarios que provoquen perdidas por obsolescencia de los mismos . b). d)..

El Administrador será el responsable de que todas las compras que se lleven a cabo estén debidamente soportadas con la documentación correspondiente que ampare las mismas. b). ACARREOS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a). serian las siguientes : Factura Original y dos copias de la misma ( Debidamente firmadas por el Proveedor ).Que los volúmenes de Material transportado sean reales .Requisición ( Con firma del almacenista de no existencia en Inventarios ) . un listado de existencias en el Almacén.Cotizaciones ( Mínimo 3 diferentes Proveedores ) .Toda compra deberá encausarse a través del departamento de Suministros de Obra.El Administrador deberá proporcionar al Departamento Técnico de la Obra BIMESTRALMENTE. 3.. así como también la nota de entrada al almacén correspondiente . los cuales abarcan los siguientes Puntos : . en el que deberá señalar la antigüedad de los mismos. 1.. con el Objeto de que pueda cumplir con el tramite administrativo de las mismas.Que el Sistema Administrativo de Control de los Acarreos permita tener la confiabilidad necesaria para proceder al pago de este concepto .. además de las señaladas en el Punto No. 2. con el Objeto de que el área técnica esta enterada de esta situación y proporcione sus comentarios al Administrador..PROCEDIMIENTO : -------------------------1.Autorizaciones de la Gerencia de Obra . para que este a su vez este en posibilidad de tomar decisiones sobre que hacer con ese inventario y así evitar la obsolescencia del mismo y por consecuencia el efecto negativo en el resultado de la Obra ..

elaborara su concentrado diario par que en base a este pueda elaborar el concentrado semanal por Camión y Propietario . 2. . . PROCEDIMIENTOS : ---------------------------1. las tarjetas que amparen los acarreos efectuados en el periodo ( Que debe ser de Jueves a Miércoles de cada semana ) al Departamento de Control de Acarreos. para proceder a elaborar la conciliación correspondiente y en caso de determinar sanciones.Block de tarjetas Pre-Foliadas. se solicitara al transportista la nota de crédito correspondiente ...Una Copia para el Checador de Extracción c). los checadores de extracción y tiro deberán elaborar su reporte diario de Acarreos.Original para el Transportista b). .Para Proceder a efectuar el pago. el cual debe contener dos copias de diferente color. por lo que el Coordinador Administrativo deberá evaluar esta situación y en caso de detectar anomalías en la ejecución del trabajo.c). las cuales se distribuyen de la siguiente forma : a).. .Al finalizar cada turno.. las deberá informar inmediatamente al Superintendente de la Obra .Una vez que el Jefe de Acarreos tenga en su poder ambos reportes ( Extracción y Tiro ) ya cotejados.Una Copia para el Checador de Tiro . el cual deberá ser acompañado de las tarjetas de chequeo respectivas y será entregado al Jefe de Acarreos para su revisión ..Que las tarifas de pago sean debidamente autorizadas por el Cliente .El Sistema de Control de Acarreos que se deberá de Implantar será el siguiente : ..Que el Control de Acarreos en campo sea llavado a cabo por personal capacitado para ello. el transportista presentara anexo a su factura correspondiente.Se anexa formato de reporte de Acarreos . .

la Residencia de la Obra. correspondan a los Contratados . se deberá incluir un Catálogo de Conceptos con Precios Unitarios ( Presupuesto ).. . Solo se Podrá pagar contra el Informe de Destajo. que se deberán pagar al Destajista . el Coordinador Administrativo de Obra. ( A más tardar el día Miércoles ). debidamente autorizado por el Residente de Obra y el Superintendente de la Misma . en el cual se indicarán los Trabajos a efectuar y condiciones de los mismos .Para poder Contratar Trabajos a Destajo. deberá aclararla con la Superintendencia de la Obra y en su caso hacer los Ajustes correspondientes . ----------------OBJETIVOS : ------------------Que los Trabajos que se contraten a Destajo. deberá proporcionar al Cordinador Administrativo. deberá verificar que los Trabajos ejecutados y Precios Unitarios. 4.Semanalmente..Como anexo al Contrato antes mencionado.En caso de que surgiera alguna diferencia en relación con la revisión anterior..DESTAJOS . 5. el Destajo generado en el Período ( Se anexa Formato ) ..Para que el Administrador de la Obra pueda proceder al pago de Destajos. sean los estrictamente indispensables y que por su naturaleza derivado del estudio del Área Técnica no sea redituable para la Empresa efectuarlos . se deberá celebrar previamente un Contrato ( Se anexa modelo de Contrato ).En nigún caso se efectuarán pagos a cuenta de Destajos . PROCEDIMENTOS : ------------------------1.. . 6. 3. 2.

.Que el Equipo propiedad de la Empresa sea aprovechado al Máximo.7.V.Será responsabilidad del Administrador verificar el cumplimiento de las Clausulas del Contrato. 8. Folio A Nombre de la Compañia . 2... quedando cruzado con la Leyenda de “ No Negociable “ ..Controlar el Equipo rentado a Terceros de acuerdo con la Programación previamente elaborada por el Área Técnica . ----------------------------------OBJETIVOS : ------------------1. las cuales repercuten en el resultado de la Obra . 3.Será responsabilidad del Administrador solicitar al Destajista la Factura correspondiente al pago que efectua.. verificando que la misma reuna requisitos fiscales como son : Registro Federal de Contribuyentes Registro de I. RENTA DE MAQUINARIA . expresamente Trasladado.Que el Equipo Rentado se encuentre en las condiciones óptimas de productivadad para poder cumplir con los compromisos de ejecución de Obra y evitar así erogaciones onerosas é injustificadas. efectuando las Retenciones correspondientes para dar cumplimiento a las Mismas .V.A. Fecha del Período que se paga Concepto I.El cheque con que se paguen los Destajos deberá ser nominativo y a nombre de quién factura. ..A. 9.

las Obras pueden proponer “ A Terceros “ . deberán solicitar a Oficina Central el Diagnostico y Visto Bueno del Equipo a Contratar .Los Arrendamientos que se hagan a Oficina Central. c).La contratación que se menciona en el punto anterior es la siguiente : . que tengan el Equipo requerido ..De acuerdo con el Procedimiento que se encuentra debidamente establecido por la Empresa.. las cuales no puedan ser cubiertas por Oficina Central y que tengan que ser contratadas con terceros .....De acuerdo a las necesidades de Equipo que tenga la Obra. deberán ser liquidados oportunamente con recursos de la Obra ..Oficina Central.4. 2. c). enviará Personal calificado para hacer una revisión minuciosa del Equipo propuesto y se elaborará un reporte por escrito del mismo . -------------------------1..Copia del Contrato respectivo .El Coordinador ó Gerente Administrativo será el Responsable de recabar la documentación soporte que ampare la contratación y pago de Renta con Terceros .. deberán apegarse al siguiente procedimiento : a ). b).En caso de que Oficina Central no pueda Suministrar el Equipo solicitado.Todas las Obras. 15 b).Todas las Obras deberán solicitar a Oficina Central con días de Anticipación ( Por lo Menos ) sus necesidades de Equipo. PROCEDIMIENTOS . en la contratación de Equipo se deberá observar lo siguiente : a).

...Por ningún motivo se podrán efectuar Pagos a Cuenta de Arrendamientos sin que el Arrendatario proporciones la Factura correspondiente. 4.El Coordinador ó Gerente Administrativo.Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilzación del equipo . Dichos reportes deberán venir revisados y autorizados por el encargado de Maquinaría y verificados y autorizados por el Coordinador de Maquinaría .Factura Original que ampare el pago de que se trate ( Anticipo ó Pago definitivo ) d).Control de calidad del equipo que se trate . deberá autorizar el pago de Arrendamientos. .. 3. la cual deberá reunir los requisitos fiscales .El encargado de Maquinaría del Área Técnica proporcionará los reportes de utilización diaria de equipo al coordinador de Maquinaria .Que la documentación de respaldo a los pagos que se vayan a efectuar. 6. . cuenten con las autorizaciones por parte del Área Tecnica .. 5. . para lo cual deberá verificar lo Siguiente : .Los adeudos que la Obra tenga con Oficina Central no deberán tener una antiguedad superior a 30 dias ..Los reportes de Utilización diaria de Equipo. debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago .Los Contratos Departamento Jurídico situaciones que en un jurídicos ó legales para de Arrendamiento deberán estar revisados por el de la Empresa quien vigilará que no existan momento detrminado puedan causar problemas la misma .

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