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Documentos de Cultura
CARACAS, 2013
FIDEL BARBARITO
Ministro del Poder Popular para la Cultura
NÉSTOR VILORIA
Viceministro de Cultura para el Desarrollo Humano
XAVIER SARABIA
Viceministro de Fomento de la Economía Cultural
OMAR VIELMA
Viceministro de Identidad y Diversidad Cultural
Producción de contenidos
ALEXANDER ZAMBRANO
JOSÉ TORRES
MAYRA MENA
ARIEN GONZÁLEZ
DEIVI ABAD
ROSANA GARCÍA
NEUSEBELIS BRACAMONTE
FERNANDA RIBEIRO
Editorial
Edición al cuidado de Rosario Soto
Coordinación editorial: Eileen Bolívar
Diseño de portada: Gabriel Serrano
Fotografía de portada: Bóveda AGN. Carlos Velázquez
Diagramación: Orión Hernández
Corrección: Rosario Soto
Impresión: Impresos Marina León
Lugar de impresión: Caracas, Venezuela
ISSN: 2244-7369
Depósito Legal: PP201303DC774
Final Av. Panteón, Foro Libertador, Edif. Sede Archivo General de la Nación
Caracas, República Bolivariana de Venezuela + 58212 - 5095879
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índice
Presentación 9
Normalización y políticas
Introducción 13
La conservación preventiva en archivos 16
La humedad relativa 17
Medidas para Controlar la Humedad Relativa 20
Recursos Técnicos para el control de la Humedad Relativa 20
La Temperatura 21
Hongos y Bacterias 26
Medidas preventivas para evitar la contaminación de las colecciones 29
Luz y Radiaciones 31
Agua 33
Plagas 36
Fuego 41
Robo, vandalismo y seguridad 43
Almacenamiento y condiciones para el resguardo de la documentación 44
Cajas 47
Consideraciones finales 57
Resumen 83
Introducción 83
La naturaleza de material archivístico 84
La digitalización como estrategia de preservación 86
Una imagen. La captura de imágenes digitalizadas 91
Mil palabras. Captura y gestión de los metadatos en los proyecto
de digitalización 93
Conclusiones 97
Bibliografía 97
“Y porque la conservación de los dichos li- titución, Decretos y Leyes),1 el Primer Plan
bros y escrituras no solo consiste en la buena Socialista de la Nación a través del Proyecto
compostura de todo, pero también en que es- Nacional “Simón Bolívar” 2007-2013, en la
tén limpios y bien tratados, encargamos y man- directriz: Suprema Felicidad Social y el Plan
damos al dicho archivero, que es y fuere, tenga de Desarrollo Nacional de la Cultura 2008-
siempre cuidado de que no les falten cubiertas 2013, del Ministerio del Poder Popular para
y las ataduras necesarias, y que estén limpios y la Cultura, que se expresa en:
sacudidos de polvo, y barridos los aposentos,
procurando, en cuanto fuere posible, que no • Garantizar la preservación, enriqueci-
halla polilla, humedad, ni ratones...”. (Instruc- miento, conservación y restauración del
ciones para el gobierno del Archivo de Siman- patrimonio cultural tangible e intangi-
cas, Articulo. 14). Así rezaban las ordenanzas ble y la memoria histórica de la Nación.
que el organizado rey Felipe II expidió en un
mes de agosto pero de 1588 para el obligado • Continuar con el proceso de proteger,
cumplimiento de los archiveros del Imperio, conservar, restaurar y socializar el pa-
Diego Ayala y su hijo Antonio. trimonio cultural, tangible e intangible
a escala nacional, afianzando nuestra
identidad como pueblo.
Para elaborar esta guía de conservación pre- • Análisis de los bienes culturales, su es-
ventiva ha sido fundamental tener un conoci- tado de conservación y el uso y gestión
miento puntual de la situación del patrimonio que se hace de los mismos.
documental; a fin de poder priorizar las inter-
venciones destinadas a la protección del mis- • Análisis de los riesgos de deterioro, va-
mo. Las orientaciones fundamentales se han loración de los mismos y definición de
distinguido en ejes transversales. A título de prioridades respecto a los métodos de
simple esbozo cabría enumerar entre esas di- seguimiento y control.
rectrices o ejes transversales los siguientes:
• Diseño de métodos de seguimiento y
• A la conservación se llega a través de las control mediante el análisis de los recur-
políticas de preservación y no a través sos disponibles, la definición de medios
de las políticas de restauración. técnicos y procedimientos de trabajo, y
la planificación programada de los mis-
• Es preciso distinguir entre el patrimo- mos con el horizonte siempre presente
nio documental que ya es histórico y el de un uso y gestión de los bienes com-
patrimonio documental que se está ge- patible con su conservación.
nerando en estos momentos.
Las propuestas de conservación preventiva
• Es necesario una educación social sobre a medio y largo plazo, forman parte de un pro-
el significado del patrimonio documen- yecto riguroso de intervención y constituyen
tal como testimonio y memoria colectiva. una importante fuente de información para los
responsables técnicos de cada actuación en los
• Formación del productor de documen- archivos. El estudio del edificio, su estructura,
tos. La conservación del patrimonio características constructivas, edificios próxi-
documental del futuro va a depender mos y todos los demás aspectos arquitectónicos
de decisiones tomadas; no por los pro- intervienen en las condiciones de conserva-
fesionales de la conservación sino por ción de la documentación. Por ello, identificar
los mismos productores quienes deben los agentes de deterioro existentes, las vías de
tener presente tres disposiciones que son acceso de insectos o pequeños mamíferos,
trascendentes: la elección de los soportes un grado de incidencia de luz natural agresi-
documentales, la valoración de los docu- vo, las condiciones climáticas del lugar y de
mentos y a partir de ésta la eliminación o su orientación, fuentes de humedad o calor,
permanencia de los documentos. entre otros, permite optimizar sensiblemente
los resultados y por consiguiente una perdura-
• La difusión educativa destinada a un pú- bilidad de la documentación para el disfrute
blico joven que vea en los documentos de las generaciones.
15
19
20
Humificador la temperatura
22
bienes culturales. Jornadas monográficas prevención del • En caso de utilizar lámparas con eleva-
biodeterioro en archivos y bibliotecas. Instituto del Pa- das temperaturas, estas deben contar
trimonio Histórico Español, 14-15 junio, 2004.Pp. 35. con filtros anticalóricos.
23
Temperatura Humedad
Cuadro 4.
Niveles de Temperatura Recomendados en Soportes Documentales
24
Northeast Document
Conservation Center
(1994) Hasta 21°C 35-45% ± 3%
Cuadro 6.
Efecto de las temperaturas en la impermanencia del Papel17
R.D. Smith, Paper impermanence as a consequence of pH and storage conditions. Library Quaterly. April
(17)
• Evitar crear hábitats, para hongos y bac- • Examinar regularmente las colecciones
terias en el interior del edificio, aislar para evidenciar posible desarrollo de
las aéreas de consumo de comida, y el hongos en el papel, encuadernación y
depósito de basuras. cajas de conservación.
Condiciones de Instalación de un
humedad ambiental deshumidificador (40-60%)
altas
Materia orgánica en Evitar almacenar residuos de
descomposición toda índole
Evitar inóculos o Material contaminado
propágulos debe previamente ser
desinfectado
• Utilizar medidores de UV, como ele- • Durante el tiempo que lugares desti-
mento imprescindible para el control de nados para resguardar la de documen-
la iluminación y detección de radiacio- tación se encuentren cerrados para el
nes excesivas. Se recomienda el uso de público, se recomienda apagar las luces,
luxómetros y dosímetros. para disminuir el efecto de la luz sobre
los documentos y como política de aho-
• Evitar que los rayos solares incidan de rro energético. Se considerará también,
forma directa sobre la documentación. cerrar cortinas, persianas y contraventa-
nas cuando la institución se encuentre
• Neutralizar la luz natural ocasionada cerrada.
por grandes ventanales, utilizando vi-
drios polarizados o filtros para rayos ul- (32)
Algunas normativas para museos recomendada como
travioletas (UV), los cuales pueden ser estrategia para disminuir el efecto de la luz, indican que
los espacios donde se resguardan obras realizadas en di-
Gary Thompson, Preventive Conservation In Mu-
(31)
ferentes soportes, las paredes deben estar pintadas de
seum and Archives, Icrom, 1984, Pp.3. color blanco, ya que este color absorbe los rayos UV.
32
• Disolución de materiales.
33
Cuadro 9
Insectos Comúnmente Aislados En Documentaciones
Agente causal Material que Afecta Tipo de daño que Deja
Pececito de Plata Cola, engrudo, papel, aderezo detelas Erosión superficial e irregular del
(Lepisma saccharina) Material.
Cucarachas Pergaminos, piel, papel, Daño superficial. Manchas oscuras.
(Periplaneta Americana) Encuadernaciones. Huecos y depresiones por las
Mordeduras.
Termita Devoran principalmente madera, Construyen galerías.
(Isoptera) Construyen galerías.Papel, materia con
celulosa.
Piojo de los Libros Engrudo y microorganismos (hongos, Daño superficial cerca del lomo del
(Psócido) moho), pueden comer Ocasionalmente Libro o la encuadernación. Raspan la
papel. superficie, no perforan
Coleoptero Cueros, pergaminos, engrudo, Gran cantidad de galerías llenas de
(DermestesLardarius) cola, madera, textiles, piel, pelo, heces, irregulares que terminan en
plumas, insectos muertos, etc. Orificios. En el cuero dejan surcos.
Polillas Plumas, lanas, pieles, pelos, Las larvas con sus enzimas salivales.
(Thineolabissellella) papel, cartón, encuadernaciones Construyen galerías. Dejan gran
de piel y pergaminos. cantidad de heces y capullos
adheridos
Ratas y ratones Libros, madera, cuero, textiles, adhesivos Dejan excrementos y marcas de
de las encuadernaciones, etc. dientes enlos materiales.
Palomas Madera, encuadernaciones, Con sus excrementos, dejan marcas
Papeles. como de ácidos fuertes en Los
materiales.
37
Termita (Isoptera)
Polillas (Thineolabissellella)
Coleoptero (DermestesLardarius)
38
39
40
Medidas preventivas para evitar afectaciones • Probar los sistemas de incendios dentro
por fuego en los espacios que resguardan de una periodicidad adecuada.
documentación.
41
Documentación afectada por un incendio en el Archivo Nacional de Polonia, en el año 1997. Tomada de: The
International Council on Archives. Preserving our common past for childrens future. Paris, 1997, Pp, 5.
42
recurso que puede en algunos casos ser una aliada para sirve de amarre, por fricción ocasiona roturas
conservación, dado que purifica el aire, forma una ba- y rasgaduras. Se recomienda utilizar cintas de
rrera contra los vientos, ayuda a reducir la temperatura; algodón para evitar este efecto. La colocación
pero al mismo tiempo, conlleva problemas tales como la indiscriminada de diferentes formatos y tipos
concentración de humedad y la proliferación de insec- de papel al sobresalir el armado de los legajos,
tos. El edificio debe mantener una distancia prudente
causan deterioros por efecto de manipulación
de los árboles para evitar riesgos de daño a la estructura,
por ramas y raíces; o bien, la acumulación de humedad y y almacenaje. Con el tiempo los adhesivos
proliferación de microorganismos en paredes debido a la tienden a cristalizarse y se tornan insolubles
sombra excesiva que proyectan dichos árboles. por lo cual son difíciles de remover.
45
Cajas de Cartón
Cajas
Son de bajo costo, resistentes a la manipula-
En el campo de la conservación preventi- ción y reaccionan de forma satisfactoria como
va la caja es considerada como la unidad de barrera frente a fluctuaciones ambientales. Sin
conservación que ofrece las mejores garantías, embargo, por ser fabricadas con cartones ácidos
para la protección de la documentación en las se requiere la aplicación de un recubrimiento
fases de depósito y manipulación. En el mer- que evite la migración, por contacto, de la aci-
cado existe una amplia variedad de estilos, sin dez del cartón a los documentos. Se recomien-
embargo, no todas poseen las características da, como barrera adicional, el uso de carpetas
necesarias en cuanto al material, construcción desacidificadas para los expedientes contenidos
y diseño. Entre ellas podemos indicar: en estas unidades de conservación.
47
48
• Para reducir la cantidad de polvo y sucio • A fin de reducir daños notables, en los
que se acumula en la documentación y traslados de libros no deben apilarse ni de-
estantes, los pisos de los depósitos deben ben sobresalir de los bordes del mismo, los
mantenerse limpios, aspirándose. No es carros de transportación deben ser fáciles
recomendable barrer, ya que esta prácti- de maniobrar y tener entrepaños anchos.
ca tiende a levantar y dispersar el polvo.
Habrá que realizar una limpieza total de • Se deben utilizar cajas de cartón sin
cada uno de los documentos, por lo me- ácido o alcalinos que sean resistentes y
nos dos veces al año.41 de un carácter de termoestabilidad muy
superior a las económicas cajas de car-
• Los estantes se limpian mejor con un tón ácido que se utilizan en la mayoría
paño limpiador magnético, que atrae y de bibliotecas y archivos.42
retiene el polvo por su caga electroestá-
tica. Nunca se debe emplear plumeros • No almacenar los libros, revistas, tesis
porque solo redistribuyen el polvo. de grado u otros de manera horizontal.
Se recomienda la posición vertical. Tam-
• Se deberán efectuar revisiones periódicas poco deben quedar inclinados hacia un
entre las colecciones y los mobiliarios lado u otro, porque así se deforman las
para determinar zonas conflictivas del encuadernaciones.43
local, lo cual nos permitirá comprobar la
ausencia o detectar la presencia insectos, • La inclinación puede evitarse procuran-
roedores y de agentes contaminantes. do que los estantes queden llenos, pero
sin apretar tanto los documentos que
• Los grabados, láminas, dibujos, etc. de- puedan dañarse al ser retirados.
berán guardarse en archivadores especí-
ficos para este tipo de material. (42)
La acidez y la alcalinidad se miden en una escala que
va desde el ph, 1. (Muy ácido) pasando por el ph 7 (Neu-
• Una manipulación deficiente puede tro) hasta el ph 14 (Muy Alcalino). El ph es un elemento a
causar daños irreparables a la documen- considerar para el desarrollo de los contenedores de conser-
tación, estos por ejemplo, no deben ser vación, pues la utilización adecuada puede favorecer el dete-
halados de los estantes por la cofia, (Par- rioro de la documentación al producir ácidos que dañen los
te superior), ya que esta práctica hace que materiales que resguarda. El termino libre de ácido, ya no
está usado ampliamente en el campo de la preservación. Se
la misma se debilite y que el lomo se des- recomienda que al menos dichos contenedores para conser-
prenda de la encuadernación. Los docu- var documentación, presente un ph superior a 7, con bajo
mentos que se encuentran a ambos lados contenido de lignina (la lignina es un componente natural
del volumen deseado deben empujarse de la madera que se oscurece al ser expuesta a la luz) y una
reserva alcalina de 2%, reduce ostensiblemente la forma-
ción de ácidos que migren hacia la documentación.
Deben realizarse periódicas revisiones en los sistemas de
(41) (43)
Sherenly Ogden. El Manual de Preservación de Biblio-
aire acondicionados para determinar el estado funcional tecas y Archivos del Northeast Document Conservation
del sistema de filtrado, se recomienda aquellos compuestos Center, Fascículo 4. Almacenamiento y manipulación.
por carbón activo, que impide el acceso partículas de pol- Conservaplan. Biblioteca Nacional de Venezuela. 1998.
vo, bióxido de azufre y anhídrido sulfuroso. Pp, 3-10.
49
51
Mobiliario tipo corredizo, garantiza resguardo de la documentación, y reduce condiciones de espacio, requieren
mantenimiento, y control periódico de la documentación allí ubicada
54
55
POSANI, Juan Pedro. Lineamientos de política Strang, Thomas. Reducción del riesgo produ-
de conservación, Caracas, Instituto del Patri- cido por las plagas en las colecciones de
monio Cultural, 1999. patrimonio cultura. Apoyo 5:2. En:http://
imaginario.org.ar/apoyo/vol5-2_3.htm
TELLECHEA, Domingo I. Enciclopedia de la
conservación y restauración, Argentina, Edito-
rial Technotransfer, 1981.
59
Obreros Becarios
4.1.- Consideraciones Internas
68
69
71
73
74
0002-8231. 48:4 (Apr. 1997) 289-300; RIEUSSET-LE- Definição incluída em: SILVA, Armando Malheiro
(52)
MARIÉ, Isabelle - P. Otlet’s Mundaneum and the inter- da; RIBEIRO, Fernanda - Das “Ciências” Documentais à
national perspective in the history of documentation Ciência da Informação : ensaio epistemológico para um novo
and information science. JASIS - Journal of the American modelo curricular. Porto : Edições Afrontamento, 2002.
Society for Information Science. New York. ISSN 0002- (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 4). ISBN
8231. 48:4 (Apr. 1997) 301-309. 972-36-0622-4. p. 37.
81
resumen introduCCión
Los principales argumentos respecto a las Consejo Internacional de Archivos. Guía para
ventajas y desventajas de la digitalización como la gestión de documentos electrónicos des-
estrategia de preservación, en cualquiera de sus de la perspectiva archivística, ed. Comité
dos enfoques, apuntan por una parte hacia las de Documentos Electrónicos. 1999, Méxi-
amplias facilidades que esta ofrece para el acce- co D. F.: Archivo General de la Nación.
so a la información, y por otra, hacia las dudas
respecto a la funcionalidad de la copias facsi- Delgado Gómez, Alejandro. Archivos y me-
milares digitales como fuentes para la investi- tadatos de conservación: estado del arte y
gación, así como sobre la capacidad de que las propuesta metodológica. Scire. 11: 1 (en.-
tecnologías puedan garantizar la autenticidad e jun. 2005) 83-101.
integridad de la información a largo plazo.
Duranti, L., The impact of digital technolo-
La digitalización como estrategia de preser- gy on archival science. Archival Science,
vación reconoce que los procesos de digitali- 2001. 1: p. 39-55.
zación rebasan considerablemente la fase de
captura de imágenes digitales y se extienden Hughes, Lorna. Digitising Collections: stra-
a otros de creación y captura de importantes tegic issues for the information manager.
volúmenes de metadatos que permiten tanto 2003. 344 p.
la representación y comprensión de los recur-
sos digitales, como documentar los flujos de Gilliland - Swetland, Anne J., Introduction to
trabajo de los propios proyectos de digitaliza- Metadata: Setting the Stage. En: Introduc-
ción. Los metadatos cumplen con funcionali- tion to Metadata: Pathways to Digital In-
dades de identificación, gestión, acceso, uso y formation. Murtha Baca, ed. Los Angeles,
preservación de los recursos digitales, y peri- Getty Research Institute. 2001. Disponible
ten el manejo de los ficheros, capturar las imá- en:
genes, procesarlas, controlar su calidad, darles
seguimiento, diseñar su búsqueda y recupera- http://www.getty.edu/research/conducting_
ción, almacenarlas, gestionarlas y preservarlas research/standards/intrometadata/pdf/
a largo plazo. swetland.pdf
97
http://www.archives.gov/preservation/tech-
nical/guidelines.html
98