MUNICIPALIDAD SAN ISIDRO DE HEREDIA

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FORMULARIO DECISIÓN INICIAL DE CONTRATACIÓN No. MSIH-AM-AC-DIC-0002-2023

Nombre del solicitante: Francine Rodríguez Arce

Fecha: viernes, 28 de julio de 2023

Unidad Solicitante: Archivo Central

DETALLE DE LA CONTRATACIÓN

Tipo del Procedimiento de Contratación. Bienes/Servicios Obra Pública

Igual o mayor a: Igual o mayor a:

Licitación Mayor Para el periodo 2023
264.519.083 712.166.540
Igual o menor a: Igual o menor a:
Licitación Menor Para el periodo 2023
264.519.083 712.166.540
Igual o menor a: Igual o menor a:
Licitación Reducida Para el periodo 2023
66.129.771 178.041.690
Procedimiento por Excepción Para el periodo 2023, conforme al monto de los umbrales

Otros: Elija un elemento.

*La Municipalidad de San Isidro de Heredia pertenece al régimen ordinario de umbrales (Art# 36 de LCP)

Nombre del Procedimiento de Contratación.

Contratación de servicios profesionales en Archivística para la elaboración de 14 Tablas de Plazos de Conservación de Documentos para la Municipalidad de San
Isidro de Heredia.

Tipo de Modalidad del Procedimiento de Contratación

Se requiere una contratación de servicios profesionales en archivística para la elaboración de 14

Cantidad definida ☒
tablas de plazos de conservación documental.
Según demanda ☐ justificación

Ejecución por consignación ☐ justificación

Precalificación ☐ justificación

Servicios ☐ justificación

Por Etapas ☐ justificación

Financiamiento ☐ justificación

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Justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad, su vinculación con los planes de largo y mediano plazo, el
Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición de la Municipalidad de San José. (art. 86 inciso a), del Reglamento a la Ley General
de Contratación Pública)

Nombre Centro Funcional Fuente Financiamiento Complemento Actividad Clasificador

Administración General 2023.03.06.24 1.04.99

Descripción del Objeto. (art. 86 inciso b), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)
La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan
existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la
indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo con la naturaleza del objeto

En cumplimiento del Reglamento Ejecutivo No.40554-C a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Capítulo II, Sección III, Artículo 24. Consultas a la CNSED
(Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).
Los CISED (Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos) podrán hacer sus consultas a través de los instrumentos, cuyo modelo y procedimiento
de uso serán determinados por la CNSED:
a. La tabla de plazos de conservación: es un instrumento en el que constan los tipos y series documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en
el cual se anotan todas las características que exige el instrumento y se fija el valor administrativo y legal.
Esta licitación permitirá posteriormente eliminar los documentales que ya cumplieron su valor administrativo y legal, y conservar los documentos sustantivos o con
resolución en relación con su valor científico cultural. Todo dentro del marco jurídico que rige la materia archivística nacional.

Procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio, los terceros
interesados y/o afectados, así como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y los riesgos identificados, debiendo
asegurarse de que el riesgo en ningún caso superará el beneficio que se obtendrá con la contratación. (art. 86 inciso e, del Reglamento a la Ley General
de Contratación Pública)

Mediante acompañamiento en las entrevistas a las unidades correspondientes y con un reporte según
Procedimiento de Control de Calidad:
entrevistas realizadas por la parte contratada.

Terceros Interesados: Todos los Archivos de Gestión de la institución.

Existe la posibilidad de la escasa o nula colaboración por parte de los Archivos de Gestión en otorgar el tiempo
para la o las entrevistas e información respectiva a la persona adjudicada en la contratación del levantamiento
Riesgos Identificados:
de inventarios y elaboración de las tablas de plazos de conservación documental, generando retraso en los
plazos de entrega y por ende información inexacta o incompleta.

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Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegara a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato.
(art. 86 inciso h), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

Recurso Humano disponible: La persona Encargada del Archivo Central.

Recursos Materiales disponible: El Departamento de Archivo Central

INFORMACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

Clasificación del Objeto para contratar:

Bienes / Servicios ☐ Servicios ☒

Bienes ☐ Obra Pública ☐

Especificaciones Técnicas. (art. 86 inciso b, del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública) (Si la información es extensa, se puede hacer
indicación y adjuntar por medio de anexos)
CONDICIONES GENERALES:

- Elaboración de 14 Tablas de Plazos de Conservación de Documentos para la Municipalidad de San Isidro de Heredia.

A. Condiciones Generales:

1. Presentar un cronograma de trabajo que contenga la ejecución de las actividades y los plazos de cumplimiento de las tablas de plazos de conservación
documentos contratadas.
2. Elaboración de 14 tablas de plazos de conservación documentos de unidades de la Municipalidad de San Isidro de Heredia, en secuencia jerárquica
establecida por el organigrama vigente de la municipalidad.
3. Lista de las 14 unidades administrativas a las que se les elaborará la correspondiente tabla de plazos de conservación documental:

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No. Unidad Administrativa

1 Vicealcaldía
2 Unidad Técnica de Gestión Ambiental
3 Desarrollo y Control Urbano
4 Cuadrilla Municipal
5 Inspecciones
6 Catastro
7 Policía Municipal
8 Topografía y Modelo Catastral
9 Geografía
10 Servicios Informáticos
11 CECUDI
12 Junta Vial Cantonal
13 Comité Municipal de Emergencias
14 Escuela Municipal de Música

4. Elaboración de un inventario definitivo de las series documentales, numeradas de forma consecutiva por unidad administrativa, lo que se produce y
recibe en cada unidad de las listadas anteriormente. Se deberá considerar la totalidad de los documentos de las unidades.
5. La persona adjudicada tendrá como base la tabla de plazos de conservación de documentos aprobada en el año 2005 y listas de remisión de documentos.
6. Sin embargo, existen listas de remisión de documentos que no están actualizadas al año 2023, porque no se han realizado anualmente transferencias al
Archivo Central por motivo de espacio.
7. Se debe realizar una visita a cada una de las unidades administrativas para actualizar los inventarios y confeccionar uno por cada una de estas que sea
el definitivo.
8. Deberán consultar en el Archivo Central mediante una entrevista sobre listas de remisión de documentos y la tabla de plazos de conservación documental
aprobada en el año 2005.
9. Posteriormente, se realizará una visita y entrevista en cada unidad administrativa de acuerdo con el cronograma de trabajo que fue debidamente
coordinado con las unidades y personas encargadas de los archivos de gestión, sí no existe una persona encargada directa del archivo de gestión se
entrevistará a la jefatura correspondiente.
10. El inventario definitivo será el insumo principal para la elaboración de las tablas de conservación de documentos.
11. Para la elaboración de las tablas de plazos se utilizará el instructivo y formulario oficial vigente emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos.
12. Queda a decisión de la persona adjudicada si cumplimenta el formulario de las tablas de plazos de conservación de conformidad como va recolectando
la información o si lo realiza al finalizar el levantamiento de los inventarios.
13. La persona adjudicada tendrá un plazo máximo de 4 meses calendario para la entrega de las 14 tablas de plazos de conservación de documentos a la
persona encargada del Archivo Central en un solo tracto y realizar presentación formal ante el CISED mediante reunión presencial o virtual, sea a mejor
convenir para las partes interesadas.
14. La persona adjudicada deberá presentar a cada jefatura de los Archivos de Gestión de las 14 unidades administrativas las tablas de plazos de
conservación de documentos, con el fin de que las estas queden aprobadas por la jefatura para posteriormente ser conocidas y analizadas por parte del
CISED.
15. El formato a entregar las tablas de plazos de conservación de documentos será en Excel o Word sin restricción de edición y en papel al Archivo Central,
la cual deberá de contar con el visto bueno de cada jefatura según corresponda y en el caso de ser electrónico deberá de ser un dispositivo legible para
el Archivo Central.
16. La persona adjudicada hará constar claramente las series documentales que tienen declaratoria de valor científico cultural.
17. Las tablas de plazos de conservación de documentos se revisarán y se corregirán las veces que sean necesarias, tanto por correcciones y adiciones
detectadas por la persona adjudicadas, como por las personas encargadas de los Archivos de Gestión y las jefaturas involucradas, la persona encargada
del Archivo Central y/o integrantes del CISED.

B. Requisitos técnicos que cumplirse por parte de la persona adjudicada:

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1. La persona adjudicada deberá asignar una persona directora del proyecto que cuente como mínimo un grado académico de Bachiller Universitario en la
carrera de Archivística y tener experiencia mínima de 5 años comprobada en la administración de proyectos relacionados con la gestión documental y
uno de esos proyectos debe ser la elaboración de tablas de plazos de conservación documental.
2. La persona adjudicada puede ser a su vez el director o directora del proyecto.
3. La persona directora del proyecto debe presentar los siguientes atestados:
a. Copia del título académico que lo acredite como Bachiller Universitario en la carrera de Archivística.
b. Mínimo 3 cartas de referencia que demuestren la experiencia solicitada.

4. Queda a criterio y decisión de la persona adjudicada contar con un equipo de trabajo para la realización de las tablas de plazos de conservación
documental y esta, deberá suministrar a su personal absolutamente todo el material de trabajo necesario.
5. Deberá crear un control de las visitas realizadas a las unidades de los archivos de gestión, así como del Archivo Central.

Finalmente, el Archivo Central en su calidad de supervisor del contrato se compromete ante la persona adjudicada a:

1. Tener acceso a las unidades administrativas correspondientes.

2. Facilitar listas de remisión, borradores de tablas de plazos de conservación documental y así, cualquier otro documento que conforme parte de la
información de las tablas de plazos de conservación de documentos.
3. Colaborar con espacio físico y mobiliario para el personal operativo (de existir) en la Municipalidad de San Isidro para labores propias de la elaboración
de las tablas de plazos de conservación de documentos.

Estimación actualizada del costo del objeto. (números y letras) (art. 86 inciso f), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

La estimación se realiza con base en dos cotizaciones recibidas:

AULA ABIERTA: con un valor unitario por tabla de plazo de conservación de documentos de ¢850,000.00 (colones).
SERVIARCHIVO: con un valor unitario por tabla de plazo de conservación de documentos de ¢442,857.14 (colones).

Aportar Sondeo, estudio de mercado y precio de referencia. (arts. 44 y 85 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

Contrataciones anteriores de la Municipalidad: lo más cercano localizado fue la contratación 2021CD-000067-

Precios ofertados del catálogo de bienes y 00168000 por un costo total de ¢1.950.000,00
servicios, tomando como marco de referencia los
datos de los últimos seis meses de SICOP

Estudio de Mercado que considerará, la cuantía

y complejidad del objeto, la realización de una
Se anexan 2 cotizaciones: AULA ABIERTA y SERVIARCHIVO.
investigación exploratoria del mercado (oferta y
demanda)

Acreditar la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad
razonables. Solo en Licitación Mayor (art. 86 inciso g, del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

No aplica.

ASPECTOS DE ECONÓMICOS

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Monto Estimado del Negocio Presupuesto

¢646,428.00 (seiscientos cuarenta y seis mil cuatrocientos veintiocho
₡9.500.000,00 (nueve millones de colones exactos)
colones exactos)

CONDICIONES GENERALES

Lugar de entrega del bien o servicio:

En sitio (Servicios u Obra Pública): ☐ Dirección Exacta

Almacén Municipal: ☒ Dirección Exacta: Municipalidad San Isidro de Heredia, departamento de Archivo Central.

Oferta económica

La oferta no debe incluir el impuesto al valor agregado (IVA), toda vez que la Municipalidad se encuentra no sujeto a este impuesto en virtud de lo dispuesto en el
artículo 8 del Código Municipal, Ley N°7794 y lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N°9635.

Forma de Pago: Las facturas deben tramitarse mediante el SICOP

Se cancelará en dos partes, la primera parte del 50% se cancelará con la entrega de las primeras 7 tablas de plazos de conservación de documentos debidamente
acordadas por las personas encargadas de los archivos de gestión y el restante 50% será al finalizar las últimas 7 tablas de conservación de documentos posterior
a la presentación ante el CISED de las 14 tablas de plazos de conservación de documentos.

Opciones de pago:

Pago anticipado SI ☐ NO ☒

Justificación

Reajuste de precios SI ☐ NO ☒

Se debe establecer la fórmula y los índices a utilizar en caso de reajustes de precios.

Garantía Cumplimiento: SI ☐ NO ☒ Porcentaje: ( %) Vigencia: ( )

Garantía del Bien o servicio: SI ☒ NO ☐ Plazo: ( 12 meses )

Póliza de Responsabilidad Civil

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Monto de la Póliza: ₡00,00 Vigencia: __ meses

Póliza de Responsabilidad Civil

Monto de la Póliza: ₡00,00 Vigencia: __ meses

Póliza de Fidelidad

Monto de la Póliza: ₡00,00 Vigencia: __ meses

Visita de Sitios

• No aplica.

Cronograma de tareas. (art. 86 inciso c, del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

Se adjunta.

INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL PLIEGO DE CONDICIONES

Requisitos de Admisibilidad

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Presentar una declaración jurada en conjunto con la oferta de confidencialidad, donde la persona adjudicada deberá comprometerse a manejar una rigurosa
confidencialidad de toda la información de su conocimiento durante y después de la realización de la contratación.

Nota: Confidencialidad es toda aquella información relacionada con el proyecto que sea suministrada a una parte por la otra de forma verbal o escrita.

La Municipalidad de San Isidro es la única dueña de la información obtenida inclusive los derechos de propiedad intelectual.

Funcionario administrador del contrato. (art. 86 inciso d), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)

• Nombre completo: Francine Rodríguez Arce

• Teléfono: 2268-8104, ext. 188
• Correo electrónico: francine.rodriguez@sanisidro.go.cr
• Dependencia: Archivo Central

Adjudicación

Total ☒ Solamente una persona oferente deberá llevar a cabo la contratación de principio a fin.

Parcial ☐ justificación

Por líneas ☐ justificación

Por partida ☐ justificación

Plazo de entrega Vigencia del Contrato

4 meses calendario a partir del primer día que inicia la ejecución. 4 meses calendario a partir del primer día que inicia la ejecución.

Muestras96

No aplica

Pruebas que realizar:

No aplica

Clausulas Penales: Porcentaje Máximo

Para los efectos de este apartado, únicamente se considerará atraso justificado, circunstancias no imputables al oferente
adjudicado, originadas por caso fortuito, por fuerza mayor, o hechos de la propia administración debidamente demostradas
1% 25%
por escrito ante la unidad administrativa responsable, dentro del impostergable plazo máximo de cinco (5) días hábiles de
anticipación a la fecha en que debió hacer efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.
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% %

% %

% %

% %

Multas: Porcentaje

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

**Indique si el Servicio se prolongará por más de un Período y de ser así indique el Monto Mensual Estimado y el Plazo de Vigencia del Servicio**.

Requiere más de un periodo presupuestario: SI: ☐ NO: ☒ Cuantos: ( ) periodos adicionales

₡9,050,000.00 (nueve millones cincuenta mil Adjuntar histórico de consumo

Monto Anual estimado:
colones exactos) Anexo

Monto Total del contrato:

Adjuntar aprobación del Alcalde/sa

Contratación con recurso presupuestario: SI: ☒ NO: ☐
Municipal

ELEMENTOS DE EVALUACIÓN

Criterios: Porcentaje: Nombre del Criterio: Descripción/Justificación:

Empresa Pymes debidamente Empresas Pymes dentro de la jurisdicción del cantón de San Isidro un 10%
PYMES 10% constituida bajo el y las empresas Pymes dentro de la GAM un 5%.
ordenamiento jurídico

El oferente que presente evidencia que al menos una persona con

discapacidad ha formado parte de la planilla por al menos tres meses previos
Sociales 3% Social al día de la apertura de ofertas y certificado de la persona con discapacidad
del Centro Nacional de Rehabilitación CENARE, sujeto a la inscripción del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
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Económicos 87% Precio El precio ofertado.

Ambientales

Culturales

Calidad

Innovación

Conforme el numeral 55 de RLCP los criterios de evaluación no pueden superar el 25%

FIRMA DEL SOLICITANTE:

Unidad Solicitante: Unidad Técnica Jefatura Inmediata:

FRANCINE Firmado digitalmente por

FRANCINE RODRIGUEZ ARCE
RODRIGUEZ ARCE (FIRMA)
Fecha: 2023.09.21 11:07:11
(FIRMA) -06'00' No aplica Lidieth Hernández González
Alcaldesa Municipal
Francine Rodríguez Arce
Teléfono: 2268-8104, ext. 188
Archivo Central

APROBACIÓN O VISTO BUENO DE LA DECISIÓN INICIAL (Alcalde / Concejo Municipal)

Firma del Alcalde: Acuerdo del Concejo Municipal:

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OBSERVACIONES:

Para Contrataciones de Obra Pública la decisión inicial debe contener todo lo establecido anteriormente y adicional lo siguiente:

1. Previo a suscribir la decisión inicial en los casos de obra pública, el encargado de la unidad solicitante deberá emitir una constancia donde se acredite la
necesidad y que se dispone o se han tomado las previsiones necesarias para contar oportunamente con diseños y planos actualizados debidamente
aprobados y de los permisos, estudios y terrenos necesarios para ejecutar la obra, así como de las previsiones en cuanto a la reubicación de servicios y
expropiaciones que sean necesarias y pertinentes.

2. Cuando se trate de obra pública nueva y el proyecto alcance el límite de la licitación mayor según el estrato de cada administración, el proyecto deberá estar
formulado y evaluado según las guías del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) e inscrito y actualizado en el Banco de
Proyectos de Inversión Pública (BPIP), cuando así corresponda. En caso de que haya financiamiento o involucre contingencias fiscales, y así se requiera por
el ordenamiento jurídico, deberá contarse con la autorización de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda.

3. En el caso de nuevos proyectos que alcancen el límite de la licitación mayor, según el estrato de cada administración, siempre deberá hacerse referencia a
su vinculación con el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Nacional de Inversión Pública, los planes estratégicos sectoriales o con la
planificación institucional, así como con el Plan Nacional de Compra Pública. El Ministerio de Planificación emitirá una certificación con la información
respectiva, incluyendo la desagregación de los montos de inversión por año, cuando así corresponda.

Observaciones Generales

1. El presente documento debe ser completado en su totalidad, la presentación incompleta o poco clara de la información, facultará a la Proveeduría a prevenir
por una única vez, para lo cual la Unidad Solicitante contará con un plazo de dos días hábiles para solventar el problema, de no procederse con lo requerido
de manera satisfactoria, se anulará la solicitud de trámite.

2. Toda la actividad de contratación pública deberá realizarse por medio del Sistema Digital Unificado. La utilización de cualquier otro medio para la promoción
de procedimientos de contratación acarreará su nulidad absoluta.

3. Todos los documentos que se anexen en el Sistema Digital Unificado deben ser firmados digitalmente por el responsable de su elaboración.

4. La compra debe de estar incluida en el plan de adquisiciones según el artículo 80 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

5. Para iniciar una contratación sin recursos presupuestarios, se deberá contar con la autorización del jerarca y con la advertencia de esta situación en el cartel.

6. Se puede considerar la asignación de puntaje adicional a los oferentes que subcontraten una PYME local.

7. Se prohíbe la fragmentación y separación por funcionalidad. La Administración no podrá fragmentar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con
el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde (artículo 83 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública).

8. Para procedimiento agrupables (Necesidad de varias unidades para un mismo objeto contractual) de necesidades institucionales le corresponde a la
Proveeduría institucional confeccionar la decisión inicial la cual será firmada por el Proveedor.

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