Costos y Gastos por Procesos ABC.

Enero de 2007

INFORME DE COSTOS Y
GASTOS POR
PROCESOS ABC

COMPARATIVO A FEBRERO
2007 Vrs 2006

DIRECCIÓN DE RENTABILIDAD
GASTOS Y COSTOS

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INTRODUCCIÓN

La Dirección de Planeamiento y Control de Rentabilidad, Gastos y Costos hace

entrega de los siguientes informes correspondientes al mes de Febrero de 2007:

1. Informe de Ingresos Comparativo Plan – Real

2. Informe de Costos y Gastos CCA
3. Informe de Costos por Procesos ABC

La fuente de información contenida en estos documentos se basa en los datos

disponibles en SAP – CO, esta información es para consulta tanto de Gerentes
como de Directores, Jefes de División y Planificadores entre otros. La fuente
primaria de las transacciones allí registradas son todas y cada una de las
Gerencias y Direcciones que reflejan en la contabilidad general el impacto
financiero de sus actividades mediante transacciones de diversa índole.

La Contabilidad de Costos con sus módulos de ingresos, costos y gastos por

Centro de Beneficio, Centro de Costo y por Proceso (ABC) constituye la
herramienta de análisis mas importante de que dispone la Empresa para realizar
un control efectivo de la utilización de sus recursos financieros en primera
instancia, y a un nivel más específico de sus recursos de personal, logísticos y de
infraestructura en términos de las actividades rutinarias y extraordinarias por
Gerencias y Direcciones.

La Contabilidad de Costos es una herramienta de control de gestión disponible

para todos los Directivos de la Empresa, para los Ordenadores del Gasto y para
todos los técnicos y profesionales.

Los informes que se ponen a su disposición mensualmente tienen como objetivo

llamar la atención sobre la actividad de autocontrol a realizar por cada una de las
áreas y poner en su conocimiento las desviaciones frente a la planificación
realizada para el 2006.

Como resultado del análisis es posible detectar problemas en la capacidad

ejecutora del área, o deficiencias en la planificación de los contratos. Las causas
de problemas de operación y mantenimiento pueden verse reflejadas en la no
ejecución de las partidas planificadas para estas actividades, etc. O por el
contrario metas alcanzadas a un menor costo son indicador de una buena gestión.

El análisis de la información de costos y el autocontrol sobre la utilización de los

recursos cobra especial importancia para la Empresa cuando se enfrenta a una
coyuntura de reestructuración tarifaria que obliga a medirse permanentemente
frente a las partidas contempladas dentro de las nuevas tarifas.

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1. DEFINICIONES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS POR PROCESOS

(ABC)

El ABC de costos para la EAAB tiene un carácter legal de cumplimiento, se

encuentra implementado y obedece a la aplicación de la resolución
20051300033635 del 28-12-2005 de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios.

La Superintendencia contempla que el servicio de acueducto y alcantarillado tiene

las siguientes actividades y procesos dentro de la cadena de valor del servicio y
que todo costo o gasto que registre la empresa se debe clasificar en alguno de
estos ítems:

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La Administración Basada en Actividades (ABC-SSP) consiste en distribuir los

costos de la organización (mano de obra, materiales, etc.), medidos en unidades
monetarias, a las actividades que se realizan dentro de la cadena de valor, usando
para ello criterios de asignación denominados cost-drivers y/o valores estadísticos.
De esta manera se puede medir con mayor exactitud el esfuerzo asociado a la
aplicación de una acción (producir, mantener, etc) y la utilización de un objeto
(material, maquinaria, etc) a una actividad contenida dentro de un proceso que a
su vez afecta a un servicio.

El servicio de acueducto es llamado también Servicio Público Domiciliario de Agua

Potable, el cual está definido como la distribución municipal de agua apta para el
consumo humano, incluida su conexión y medición.

El servicio de alcantarillado está definido como la recolección municipal de

residuos, principalmente líquidos, por medio de tuberías y conductos. El servicio
de alcantarillado se presta ó efectúa por medio de tres sistemas de colección de
aguas, como son el de Alcantarillado Sanitario, el Pluvial y Combinado.

El sistema de costeo ABC esta dado por Un servicio, el cual se subdivide en

Unidades de Servicio que a su vez se subdividen en Unidades de Costeo y estas
en Proceso y estos en Actividades es decir la estructura esta compuesta por 5
niveles de agrupación.

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SERVICIO DE ACUEDUCTO

El costo por M3 del servicio de acueducto acumulado al mes de febrero es de

$1.359 el cual presenta una disminución con respecto al acumulado al mismo
mes del año anterior en un 2,6%.

La producción al mes de febrero es de 74.946.591M 3, Presentando un aumento de

3.268.418 M3, equivalentes al 5% con respecto al acumulado a febrero del año
anterior.

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Al mes de febrero de 2007 las zonas han facturado 50.098.524 m3, la zona que
mayor facturación de m3 presento fue la zona 3, y la de menor m3 facturados en
el mismo periodo fue la zona 5.

Para costear el metro cúbico en los macroprocesos de abastecimiento y

distribución, lo mismo que los procesos estratégicos y de soporte se tomaron los
costos y gastos cargados a estos macroprocesos y procesos estratégicos sobre la
cantidad de metros tratados por todas las plantas de la EAAB.

Para calcular el costo del macroproceso de comercialización se aplica la misma

formula solo que se hizo sobre los metros facturados por el servicio de acueducto.

El servicio de acueducto esta conformado por tres macroprocesos (Unidades de

servicio) que son: Abastecimiento, Distribución y Comercialización, los cuales al
mes de febrero presentan unos costos y gastos totales de $97.836 millones es
decir el costo del metro cúbico de acueducto acumulado a febrero es de $1.359

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ABASTECIMIENTO
Esquema tablero de control

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La unidad de negocio de Abastecimiento comprende la participación de la

preservación de las fuentes de abastecimiento, la captación, el transporte y el
tratamiento de agua cruda. De esta forma, puede suceder que un acueducto
tenga una o varias fuentes de abastecimiento o más de una captación, que
abastecen del líquido a una planta de tratamiento. También, puede suceder que
una localidad sea abastecida por más de una planta de tratamiento, asociadas a
fuentes de abastecimiento y por ende, captaciones diferentes.

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Para el macroproceso de Abastecimiento el costo por M3 al mes de febrero es de

$434, teniendo en cuenta que los costos de producción ascienden a $13.541
millones equivalentes al 42% y unos gastos asignados correspondientes a la parte
administrativa o de soporte por $18.953 millones, equivalentes al 58% del total de
costos y gastos del macroproceso. Con respecto al año anterior presenta una
variación de costos y gastos de 793 millones equivalentes al 2,5%

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos del macroproceso de

abastecimiento discriminados por recursos de acuerdo a la estructura de la
SSPD.

COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE ABASTECIMIENTO

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Al mes de febrero el recurso más representativo es el de Misceláneos con una

participación del 40%, bajo este recurso se agrupan rubros como Provisiones,
Seguros, Gastos Financieros, Gastos por ajustes de ejercicios Anteriores, Gastos
generales, Costos generales, Impuestos y tasas; servicios públicos. El segundo
recurso con mayor participación es Materiales con un 24%. El siguiente recurso
con mayor participación dentro del macroproceso de abastecimiento es Personal
bajo este recurso se encuentran agrupados todos los conceptos de nomina, como
sueldos, horas extras, primas, vacaciones, cesantías, etc con una participación del
22%. Con respecto al año anterior el recurso que presenta más desviación es el
de personal con un 52.5% por debajo.

DISTRIBUCIÓN
Esquema tablero de control

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El macroproceso de distribución Está constituido por el conjunto de estructuras,

infraestructura, equipos, accesorios, instrumentos y tecnología necesarios para
distribuir el agua potable a través del sistema matriz (la red matriz de distribución y
el conjunto de conducciones y tanques), el sistema secundario (compuesto por la
red secundaria y la red menor de distribución) y los sistemas independientes (los
que no están interconectados con la red matriz o secundaria). Incluye los
elementos especiales, utilizados para realizar el control de pérdidas técnicas.

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Para el macro proceso de distribución el costo por M3 en al mes de febrero es de

$652, teniendo en cuenta que los costos de producción ascienden a $22.594
millones equivalentes al 46% y unos gastos asignados correspondientes a la parte
administrativa o de soporte por $26.287 millones, equivalentes al 54% del total de
costos y gastos del macroproceso. Con respecto al año anterior, el macroproceso
de distribución presenta una desviación del -1,35% equivalente a 671 millones.

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos del macroproceso de

distribución discriminados por rubros de acuerdo a la estructura de la SSPD.

COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE DISTRIBUCIÓN

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A febrero los recursos de mayor participación dentro del macroproceso de

distribución son: Personal 45%, Equipos 25% y Misceláneos 25%. El recurso que
presenta mayor variación con respecto al acumulado a febrero del año anterior es
personal con un -7.5%, los demás recursos presentan un aumento en enero de
2007.

COMERCIALIZACIÓN
Esquema tablero de control

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El macroproceso de Comercialización Comprende las gestiones operativas y de

clientes. La gestión operativa agrupa los procesos de facturación, recaudo y agua
no contabilizada. La gestión de clientes agrupa los procesos de mercadeo y de
atención de clientes.

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Para el macro proceso de Comercialización el costo por M3 facturado al mes de

febrero es de $273, teniendo en cuenta que los costos de producción ascienden a
$8.030 millones equivalentes al 49% y unos gastos asignados correspondientes a
la parte administrativa o de soporte por $8.431millones, equivalentes al 51% del
total de costos y gastos del macroproceso.

Con respecto a los costos de producción a febrero del año anterior las zonas que
presentan mayor variación son: Zona 3, seguida de la Zona 1 y la Zona 2 con un
58.2%, 51.5% y 44.4% respectivamente.

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos del macroproceso de

comercialización discriminados por rubros de acuerdo a la estructura de la SSPD.

COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE

COMERCIALIZACIÓN

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Al mes de febrero el recurso de Personal es el más representativo con una

participación del 71%, seguido por Misceláneos con 21% y equipos con 8%.

Con respecto al año anterior el recurso que presenta mayor variación absoluta es
Personal con un 11.3% equivalente a 1.191 millones.

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SERVICIO DE ALCANTARILLADO

El costo por M3 del servicio de alcantarillado a febrero es de $1.479 el cual

presenta una variación con respecto al mismo periodo del año anterior en un
-12% equivalente a 211 pesos por m3 facturado de alcantarillado.

Al febrero se facturaron 46.017.440M3 correspondientes al servicio de

alcantarillado. Cantidad que se tomara como denominador para el cálculo del
costo del M3 en cada uno de los macroprocesos que conforman el servicio de
alcantarillado.

Con respecto a los m3 facturados de alcantarillado acumulado a febrero del año

anterior presenta una variación del 13%, equivalente a 5.458.141M3. Las zonas
con mayor variación en m3 facturados son: Zona 1, Zona 5 y Zona 4 con un 20%,
17% y 14% respectivamente.

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El servicio de alcantarillado esta compuesto por tres unidades de servicio o

macroprocesos que son: Recolección y Transporte; Tratamiento de Aguas
residuales y Comercialización de Alcantarillado, los cuales tienen una participación
de costos y gastos dentro del servicio de 76%, 2% y 22% respectivamente.

Para calcular el costo del M3 se tomo la totalidad de costos y gastos asignados al

servicio de alcantarillado sobre los metros facturados en el mes dando un valor de
$1.479 por M3 acumulado a febrero.

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RECOLECCIÓN Y TRANSPORTE

Esquema tablero de control

El macroproceso de recolección y transporte consiste en la recolección y

transporte de aguas servidas, domesticas e industriales, resultante del uso del
agua por parte de usuarios del acueducto y de aguas lluvias hasta llevarlas al sitio
de tratamiento o disposición final.

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Para el acumulado al mes de febrero el costo total del macroproceso de

recolección y transporte por M3 facturado es de $1.123 teniendo en cuenta que los
costos de producción ascienden a $22.710 millones equivalentes al 44% y unos
gastos asignados correspondientes a la parte administrativa o de soporte por

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$28.969 millones, equivalentes al 56% del total de costos y gastos del

macroproceso.

Comparado el macroproceso de Recolección y Transporte con el acumulado a

febrero del año anterior se observa una variación del –6.4% equivalente a 3.552
millones.

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos del macroproceso de

recolección y transporte discriminados por rubros de acuerdo a la estructura de la
SSPD.

COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE RECOLECCIÓN Y

TRANSPORTE

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Al mes de febrero el recurso que mayor participación tuvo dentro del

macroproceso fue Personal con 43%, Misceláneos con 30%, seguido por equipos
con 26%.

Con relación al acumulado a febrero del año anterior, el recurso con mayor
variación en valores absolutos es Materiales con -3.546 millones, seguido de
Personal con -1.489 millones y Equipos con 1.228 millones.

TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES

Esquema tablero de control

El macroproceso de tratamiento de aguas residuales consiste en tratan las aguas

residuales para recuperar una calidad equivalente o cercana a la que tiene el
medio natural, o similar a la que tenía cuando fueron captadas.

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Al mes de febrero el costo total del macroproceso de tratamiento de aguas

residuales por M3 facturado es de $23, teniendo en cuenta que los costos de
producción ascienden a $338 millones equivalentes al 32% y unos gastos
asignados correspondientes a la parte administrativa o de soporte por $735
millones, equivalentes al 68% del total de costos y gastos del macroproceso.

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Con respecto al acumulado a febrero del año anterior el macroproceso de

Tratamiento de aguas Residuales presenta una variación de 89.8% equivalente a
508 millones.

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos acumulados del

macroproceso de recolección y transporte discriminados por rubros de acuerdo a
la estructura de la SSPD.

COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE TRATAMIENTO

AGUAS RESIDUALIES

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Con relación al acumulado a febrero del año anterior el macroproceso de

Tratamiento de Aguas Residuales, presenta una variación de 98% en el recurso
de Personal equivalente a 373 millones; el recurso de Misceláneos presenta una
variación del 70% equivalente a 80 millones.

COMERCIALIZACIÓN ALCANTARILLADO
Esquema tablero de control

El macroproceso de comercialización de alcantarillado comprende las gestiones

operativas y de clientes. La gestión operativa agruparía los procesos de
facturación, recaudo y control. La gestión de clientes agrupa los procesos de
mercadeo y de atención de clientes.

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El costo acumulado a febrero del macroproceso de comercialización por M3

facturado del servicio de Alcantarillado es de $332, teniendo en cuenta que los
costos de producción ascienden a $7.447millones equivalentes al 48.67%y unos
gastos asignados correspondientes a la parte administrativa o de soporte por
$7.851 millones, equivalentes al 51.33% del total de costos y gastos del
macroproceso.

En el cuadro siguiente se presentan los costos y gastos del macroproceso de

recolección y transporte discriminados por rubros de acuerdo a la estructura de la
SSPD.

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COSTO POR MILLONES Y M3 DEL MACROPROCESO DE

COMERCIALIZACIÓN ALCANTARILLADO

Los recursos con mayor participación en el mes de Enero dentro del

macroproceso de comercialización de alcantarillado son: Personal con 69.5%,
Misceláneos con un 22.7%, y Equipos con un 7.2%.

Con respecto al acumulado a febrero del año anterior los recursos que presentan
mayor variación en los costos absolutos son: Personal 1.662 millones,
Misceláneos 892 millones y Equipos 150 millones.

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ACUMULADO A ENERO

COSTOS DE PRODUCCIÓN Y GASTOS ASIGNADOS

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
(MILLONES DE PESOS)
A ENERO DE 2006

ACUEDUCTO

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Para el servicio de acueducto el proceso de soporte tiene una participación del

54% del total de costos y gastos, el proceso operativo participa en 44% y el
proceso estratégico en 1%

La Gerencia Financiera y la Gerencia de Gestión Humana son las áreas de mayor

participación dentro del proceso de soporte con 48% y 39% respectivamente; esto
se debe a que en la Gerencia financiera se registran los impuestos, las provisiones
y gran parte de los costos financieros. En la Gerencia de gestión humana se
registra el cálculo actuarial, la mesada pensional, la mayor parte de los costos del
servicio medico correspondiente a los pensionados.

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ALCANTARILLADO

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Dentro del servicio de alcantarillado el proceso de soporte participa con un 41%

del total de costos y gastos asignados al servicio, el proceso operativo con 30% y
el proceso estratégico con 1%.

Dentro del proceso de soporte las áreas de mayor participación son: la Gerencia
Financiera con un 54% y la gerencia de Gestión Humana con un 38%.

El proceso operativo se ve afectado con un 76% por la unidad de servicio de

recolección y transporte; con 23% por la unidad de servicio de comercialización y
con 1% por tratamiento de aguas residuales.

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