INFORME PROYECTO FORMATIVO

CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
1836855

Barranquilla, 02 de octubre de 2019

ELABORADO POR: Ficha 1836855

OBJETIVOS GENERALES
Presentar información detallada acerca del desarrollo del proyecto formativo
(contribuir al mejoramiento de los procesos administrativos de las empresas del
sector público y privado) del programa técnico en asistencia administrativa de la
ficha 1836855, en donde debemos evidenciar el trabajo realizado en cada
dependencia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Ejecutar los conocimientos adquiridos en la formación e implementarlos en las

actividades correspondientes del batallón, el cual es el lugar donde se recolectara
información pertinente a través de la técnica de observación para realizar
diagnostico en la unidad administrativa.

Inspeccionar el lugar donde se encuentran los archivos.

Si se identifica alguna deficiencia en el lugar donde se almacenan los documentos,

establecer estrategias de mejora.

RESUMEN
ANALISIS
El proyecto fue realizado el día 29 de agosto de 2019, junto al personal del
batallón paraíso, los cuales se encargaron de explicarnos detalladamente los
procesos administrativos manejados en el batallón, nos mostraron las
instalaciones y como se dividían cada uno de sus distritos y zonas, Definieron el
funcionamiento del personal dentro de cada zona o distrito así como también
fueron asignadas las responsabilidades y funciones dentro de las dependencias.
Se realizó una entrevista sobre qué tipos de eventos se realizaban en esa
organización y se encontraron tales como (ceremonias de juramentos de
banderas, asenso de rango, licenciamientos, entrega de armas y
condecoraciones)
.
PLANEACION

Se implementó un formato único de inventario documental para así identificar

cuantos documentos había en cada estantería, cuantos folios tiene cada
documento, cuales son las fechas de los documentos y de qué distrito es cada
documento; La foliación es importante a la hora de terminar un expediente porque
así se cuida aún más la integridad del documento.

Es importante realizar ese formato porque a la hora de buscar un documento, con

tan solo saber la fecha del documento y el distrito, es más eficaz y rápida su
búsqueda.

EJECUCION
Dentro de las dependencias se encontraron documentos como radiogramas,
informes, actas, expedientes, registros de actualización de datos y eliminación de
doble registro que se encontraban mal organizados, se procedió a ordenar
cronológicamente para luego foliar y en la clasificación se verifico, que los
documentos no tuvieran tanta consulta para ser llevados y almacenados en el
archivo central.
Se le dio a conocer la forma correcta de como ordenar de manera adecuada,
siguiendo las pautas estipuladas por el AGN (Archivo general de la nación).
Luego de la organización de los documentos se hizo un inventario en cual se dejó
por escrito cuantas carpetas había en cada caja, y cuantos folios tenia cada
carpeta.
Después de culminar este proceso se llevó a cabo la rotulación de cada caja.

EVALUACIÓN
En esta fase se evidencian los resultados de todo el trabajo realizado en cada
dependencia, y se muestra que todo lo planeado fue ejecutado.

ANTES DESPUES

CONCLUSION
Los archivos de la mayoría de las dependencias se encontraron en desorden, esta
situación generó un impacto en los aprendices del SENA, debido a que en el
batallón no contamos con la información de cómo organizaban sus archivos, los
sargentos encargados de los aprendices no tenían el mayor conocimiento de las
leyes archivísticas para poder explicarle alguna duda que tuvieran los aprendices
acerca de la organización de documentos, gracias al trabajo en equipo logramos
organizar estos lugares donde se encontraban los archivos dado que se
identificaron varias deficiencias en el sitio, los aprendices están en capacidad de
solucionar este tipo de problemas.

FICHA: 1836855

Transcriptor: Sara Redondo,Glendymar Polo, Mayra Mendoza