INFORME DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS UNAD

INSTRUCTOR: JEHINSON JOSE RAMOS

UNIDAD PRODUCTIVA ARXIUS

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 1621364

CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL Y TURÍSTICO DEL HUILA

SENA LA PLATA
2019
 INTRODUCCIÓN

Este informe se elabora con el fin de dar a conocer las circunstancias en las que se
encuentra el fondo acumulado que se ubica en el primer piso de las instalaciones
de la UNAD, con el fin de encontrar las condiciones de almacenamiento de los
documentos y establecer si cumplen o no con los criterios archivísticos
reglamentados en la tabla de retención documental de acuerdo a la normatividad
vigente.

DESCRPCION DEL PROBLEMA

FORMULACION DEL PROBLEMA

El Archivo General de la Nación como ente regulador de las políticas archivísticas

de la nación colombiana, realiza numerosos esfuerzos para que las entidades y
sobre todo las del Estado organicen sus archivos a través de las herramientas e
instrumentos que este ente ha creado y que ha dispuesto para tal fin, pero, aun así,
ha sido difícil que muchas entidades entiendan la importancia que representa la
organización de sus documentos.

La UNAD institución de educación superior como ente nacional y de carácter estatal

tiene la misión de educar mediante la generación y difusión del conocimiento en los
ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades
con autonomía y vocación de servicio social, donde la universidad se constituye
como uno de los pilares para su consecución porque hace parte de esta misión. Con
el fin de facilitar a la comunidad universitaria el acceso a la información documental
y mantener también organizados toda aquella documentación que ha servido a esta
dependencia como soporte en el ejercicio de sus funciones, para que a futuro esto
permita mejoras en sus procesos y en la toma de decisiones.

No obstante, la UNAD sede la plata se evidencia la falta de aplicación de criterios

de organización en sus archivos, lo cual obedece a que la Sección de Gestión
Documental, responsable de la aplicación de dichos procesos, no ha enfocado
esfuerzos en el desarrollo de un proyecto orientado a la organización de los Fondos
Acumulados de la Universidad, puesto que no se han priorizado los recursos en la
aplicación de las Tablas de Retención Documental.
 ÁRBOL DE PROBLEMAS

BAJA RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL

Alta ausencia de Deterioro de los Maltrato documental Riesgo biológico y malas

conocimiento archivístico documentos condiciones ambientales

Ausencia de medidas Ausencia práctica de Espacios físicos Presencia de microorganismos que

para establecer el estado conservación inadecuados deterioran los documentos

Ausencia de un diagnóstico Falta de un plan No existen medidas para

Recursos deficientes para
del fondo acumulado archivístico detectar el deterioro de los
los espacios de archivo
documentos

OBJETIVO GENERAL

Identificar el volumen de documentos acumulados sin valoración, con el fin de

recuperar y organizar información institucional de acuerdo al lineamiento básico
establecido en la norma.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar diagnóstico del estado actual del fondo acumulado de la UNAD, de

acuerdo a la normatividad vigente, Acuerdo 002 de 2004, con el fin de hacer una
intervención apropiada para la identificación de los documentos.
 Presentar propuesta de intervención de los documentos acumulados en la
UNAD.
 Organizar los expedientes de acuerdo a los asuntos, de tal forma que la
información sea recuperable para el uso de la administración.

MARCO LEGAL

Para el cumplimiento de las actividades se debe tener en cuenta la normatividad

archivística colombiana vigente, la cual es la más importante para cumplir a
cabalidad el objetivo principal que es la intervención del fondo acumulado de la
UNAD.

Por este motivo a lo largo del desarrollo de las fases y actividades correspondiente
a un plan archivístico con la finalidad de recuperar y conservar la memoria
institucional, se hará hincapié en dicha normativa para generar una adecuada
intervención al acervo documental.

Ley No. 594 de 2000, (Ley General de Archivos) “Por medio de la cual se dicta la
ley general de archivo y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo No. 049 (mayo 5 de 2000) “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del
capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre
condiciones de edificios y locales destinados a archivos”
Acuerdo No. 50 (mayo 5 de 2000) "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título
VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre
"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".
Acuerdo No. 042 (octubre 31 de 2002) “Por el cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
Acuerdo No. 002 (enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos acumulados”
Ley No. 1409 (agosto 30 de 2010) “por la cual se reglamenta el ejercicio profesional
de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones”
Acuerdo No. 004 de (marzo 15 de 2013) “Por el cual se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
Cartilla de ordenación
Cartilla de clasificación
Manual de organización de fondos acumulados

METODOLOGÍA

Inicialmente realizamos una encuesta la cual nos ayudara a recopilar información

sobre el estado actual de la UNAD en cuanto la organización y estado actual de los
archivos; lo primero que tendremos en cuenta es elaborar el diagnóstico, y si cumple
con los criterios archivísticos como lo indican “los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados” Acuerdo 002 de enero 23 de 2004.

DIAGNOSTICO

Para el avance de la actividad se desarrollarán tres etapas, la primera el diagnóstico,

la segunda la presentación de la propuesta “es la intervención del fondo acumulado
de la UNAD y la tercera la organización de los expedientes. Con la elaboración del
diagnóstico se establecieron aspectos como: el estado actual locativo, las
condiciones de seguridad, la limpieza y mantenimiento, el mobiliario y el estado
general de la documentación. Como producto se evidenció que hay
aproximadamente 100 metros lineales inactivos y 32 metros lineales de documentos
que estamos organizando en los periodos de 2006 a la fecha presentando falencias
como:
La instalación locativa no está concebida como un depósito único de material
documental sino también como una oficina que cumple otras funciones. Además, la
instalación locativa es un garaje por donde ingresa polvo en grandes proporciones
en caso de inundación las aguas lluvias pueden entrar causando deterioro a un
porcentaje considerable de los documentos y por ende su eliminación.

 El desconocimiento archivístico y la falta de conciencia por el valor que

representan los documentos como memoria institucional no tienen un plan de
trabajo para el mantenimiento y limpieza de ellos.
 Hay existencia de mobiliario para almacenar los documentos, pero cuenta con
un solo depósito para los archivos de gestión y central.
 Los medios de seguridad y de conservación son nulos, debido a las falencias de
la instalación locativa y al peligro medioambiental y biológico al que están
expuestos.
 El nivel de organización es muy regular ya que la descripción tanto de las cajas
como la de los expedientes son incompletos.
 No existe un plan periódico y continuo de limpieza de depósitos y
documentación.
 El depósito cuenta con iluminación artificial se emplea luz fluorescente (1
lámpara ubicada en el techo), que se mantiene encendida en promedio ocho
horas al día de lunes a domingo.
 No existe un inventario actualizado.
 No cuentan con una tabla de retención documental actualizada.
 No tienen cuadro de clasificación.
 No se evidencia tablas de valoración.

Hallazgos del diagnóstico Se encontraron 100 metros lineales que se ubican en

el archivo central y que no tienen ningún criterio archivístico debido a que la persona
que se encontraba a cargo no realizo entrega de los mismos.
El archivo que se encuentra en el único deposito que existe es el siguiente:

 Archivo acumulado de los años 1999 al 2005 100 ML.

 Archivo de gestión 28 ML.
 Archivo central 14 ML.

El siguiente diagnostico se elaboró a partir de una encuesta que permite evaluar el

estado del Fondo Acumulado de la UNAD, mas sin embargo encontramos
dificultades en la recopilación de la información debido a que fue imposible el acceso
a la información de forma detallada por motivo de políticas de seguridad.

PLAN DE TRABAJO
Para que una actividad tenga éxito debemos planear cada una de las actividades
que se deben cumplir para la organización de los archivos bien sea acumulados,
gestión o central. Ya que se verá reflejado el cumplimiento de cada etapa en el
tiempo que se ha estipulado.
 Plan de trabajo “Intervención fondo acumulado UNAD”
Periodo Septiembre / Diciembre de 2019
Nro. Actividades Periodo de tiempo
Meses/semanas
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 Realizar análisis del estado actual de los
documentos acumulados: se establecerá el nivel
de organización de los documentos.
1.1 Identificar los riesgos medioambientales de los
documentos acumulados: se determinará
agentes(temperatura, humedad) y ( ventilación,
iluminación).
1.2 Identificar los riesgos biológicos de los fondos
acumulados: determinar que agentes
degradantes para la documentación hacen
presencia en el fondo acumulado de la UNAD. Es
decir determinar la presencia de microorganismos
(hongos, protozoarios, bacterias y algas), insectos
(cucarachas, termitas, polillas, escarabajos) o
roedores.
1.3 Identificar el estado de conservación de los
documentos acumulados: se abordara la
documentación existente en el fondo acumulado
con el fin de constatar el deterioro de los soportes.
1.4 Identificar el nivel de organización de los
documentos acumulados: establecer si hay
existencia de instrumentos de descripción
documental, determinar la antigüedad de la
documentación en el fondo acumulado,
establecer las condiciones locativas (inmobiliario,
espacios inadecuados de almacenamiento etc.)
Por último determinar unidades administrativas
que produjeron la documentación abarrotada en
el fondo acumulado y medir el volumen
documental existente.
2 Elaborar la propuesta de intervención de los
 documentos acumulados: a partir de la
identificación del fondo acumulado a
intervenir; además del previo conocimiento de
su historia, unidades administrativas de la
entidad, estado de conservación y organización
de los documentos acumulados, genera esta
propuesta con el fin de reducir el alto volumen
de documentos acumulados
2.1 Limpieza del entorno y de las unidades de
almacenamiento que contienen los
documentos: con la adecuada dotación
personal de bioseguridad (tapabocas, guantes,
gorros, overoles o batas) se iniciara en proceso
de limpieza en las unidades de conservación
existentes donde reposan los documentos.
Retirando de esta manera el polvo y la suciedad
acumulada por años. (En este proceso además
se retirara o aislara el material documental que
contenga riesgo microbiológico, para evitar
riesgos de contaminación
2.2 Clasificar los documentos por periodos:
teniendo en cuenta las estructuras orgánicas y
las oficinas productoras identificadas, se
procederá a realizar la clasificación documental
en orden cronológico.
2.3 Depurar los expedientes que perdieron sus
valores documentales: se reducirá
objetivamente el volumen documental gracias
a la depuración de la documentación con
duplicidad o que carezca de valores
documentales(documentos de apoyo,
duplicados) Y se eliminaran previo
conocimiento y levantamiento de actas por
parte del comité de archivo.
2.4 Ordenar los documentos de acuerdo al
principio de procedencia y de orden original:
basándonos en el conocimiento de las series y
 subseries (asuntos o sub asuntos) de la
dependencia(UNAD) y sus oficinas productoras
se llevará a cabo la ordenación constatando el
orden original y el principio de procedencia de
los documentos de esta manera se seguirá una
secuencia de producción.
2.5 Retirar material abrasivo a los documentos
que se van a conservar: es necesario realizar la
tarea de abstracción de cualquier material
corrosivo (clips metálicos, ganchos, grapas,
materiales inestables como cintas) que generen
deterioro a los documentos.
2..6 Foliar los documentos previa ordenación y de
acuerdo a su orden original: se realizara este
proceso de numeración con el fin de que las
agrupaciones documentales no sean separadas.
2..7 Cambiar los rótulos a los expedientes para la
conservación de los documentos: se realizará
los rótulos con el fin de incluir los datos de
identificación para generar una descripción más
precisa (serie, subseries, número de
expediente, fecha extrema, asuntos, valores
documentales, observaciones etc…) de esta
manera se facilitará el acceso y control a la
información.
3 Relación de los expedientes en los formatos
únicos de inventario: se realizará la descripción
de cada una de las piezas documentales con el
objetivo de obtener un inventario y que sirva
como herramienta a la UNAD para dar la
disposición final a los documentos.
 Preparación conservación documental

Es de aclarar que en esta fase solo se ha aplicado los procesos de conservación a

los archivos de gestión y central debido a que no nos permitieron acceder al acervo
documental del archivo acumulado.
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de Archivo
de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo
el cumplimiento de los siguientes procesos:

Procedimientos

Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas

manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes
documentales y mantener la integridad de la información.

Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips,
cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o
levantar la información contenida en dichos soportes.

Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo tales

como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.

Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro ambiental

y químicos, con el propósito de aislarlos del acervo documental y someterlos al
tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio de
Restauración del Archivo General de la Nación.

Inventario Documental
El inventario documental no fue posible aplicarlo debido a que la persona encargada
del archivo no nos autorizó para intervenir el archivo acumulado existente en esta
entidad.
Por otro lado, solo estamos apoyando la organización del archivo central de la serie
historia académicas egresados de los años 2006 hasta la fecha.

Lo que se evidencia es que no aplican de manera correcta el FUID.

EJEMPLO.

Compilación de la información institucional

En el año 1981 recibía el nombre de UNISUR surge de la ley 52 de 1981 adscrito al
Ministerio de Educación.
En el año 1997 toma un nuevo nombre UNAD IES mediante la ley 396 del 05 de
agosto de 1997.
En el año 1988 comienza sus labores como núcleo estudiantil adscrito al crea
Pitalito.
En el año 2000 el municipio de la plata entrega en comodato el 3 piso del edificio
primitivo losada.
En el año 2004 se transforma en centro regional de educación superior CERES.
Para el año 2015 está ubicada actualmente en la calle 4# 5-58.
 LEY 52 DE 1981
(julio 07)
por la cual se crea la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá y se dictan otras
disposiciones.
Subtipo: LEY ORDINARIA
El Congreso de Colombia
DECRETA:
Artículo primero. Créase la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, con sede en ese
sector de la ciudad, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al
Ministerio de Educación Nacional y con domicilio en la ciudad de Bogotá. La
Institución se denominará Universidad Estatal del Sur de Bogotá, una vez haya
obtenido el reconocimiento institucional como Universidad, de acuerdo con lo
previsto en el artículo 47 del Decreto extraordinario 80 de 1980.
Artículo segundo. La organización, órganos de Gobierno y demás aspectos
relacionados con el funcionamiento de la Unidad, serán los señalados en el Decreto
extraordinario 80 de 1980 para las instituciones universitarias.
Parágrafo. A los miembros del Consejo Superior, previstos en el Decreto 80 de
1980, se agregará un representante de la Comunidad de los barrios del sur de
Bogotá escogidos por los Presidentes de las Juntas de Acción Comunal. El
Gobierno reglamentará el procedimiento y las condiciones de su elección.
Artículo tercero. El Gobierno Nacional, por conducto del Ministerio de Educación
Nacional y de los organismos de planeación, incluirán dentro del Presupuesto
Nacional las partidas o apropiaciones necesarias para darle cumplimiento a la
presente Ley.
Artículo cuarto. De conformidad con lo previsto en el ordinal II del artículo 76 de la
Constitución, autorizase al Gobierno para celebrar los contratos de compraventa,
suministro, obras públicas y prestación de servicios que sean necesarios para el
cumplimiento de la presente Ley.
Artículo quinto. Declarándose de utilidad pública los inmuebles del sector sur de
Bogotá que sean indispensables para las instalaciones de la institución universitaria
de que trata esta Ley.
Artículo sexto. Destinase una suma inicial de cincuenta millones de pesos
($50.000.0000.00) en la vigencia fiscal de 1981 para los fines previstos en esta Ley.
Artículo séptimo. El Instituto Colombiano de Fomento para la Educación Superior
prestará asesoría a la institución universitaria de que trata esta Ley, al menos
durante los primeros cinco años de funcionamiento. Esta asesoría se cumplirá sin
perjuicio de la autonomía que tiene la institución para desarrollar sus programas
académicos, de extensión y de servicio comunitario; para designar a su personal,
admitir a sus alumnos, disponer de sus recursos y darse su organización y gobierno
en los términos del Decreto extraordinario 80 de 1980.
Artículo octavo. Esta Ley rige a partir de la fecha de su promulgación.

LEY 396 DE 1997

(agosto 5)
Diario Oficial No. 43.107 de 14 de agosto de 1997
Por la cual se transforma la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, en Universidad
Nacional Abierta y a Distancia - UNAD - y se dictan otras disposiciones.
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
ARTICULO 1o. ESTADO JURIDICO. A partir de la vigencia de la presente Ley, la
Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, creada mediante Ley 52 de 1981 se
denominará Universidad Nacional Abierta y a Distancia -UNAD-, como
establecimiento público de carácter nacional con personería jurídica, autonomía
académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente, adscrita al
Ministerio de Educación Nacional y con domicilio en la ciudad de Santa Fe de
Bogotá, D. C., y podrá constituir seccionales en todo el territorio nacional, a través
de las cuales podrá ofrecer sus programas en las modalidades presencial y a
distancia.
PARAGRAFO. No obstante, el cambio de nombre de la Unidad Universitaria del Sur
de Bogotá, UNISUR, por el de Universidad Nacional Abierta y a Distancia, UNAD,
ésta queda obligada a cumplir con las exigencias de acreditación, establecidas en
el artículo 20 de la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992, Capítulo IV "De las
Instituciones de Educación Superior".

ARTICULO 2o. DE LA ORGANIZACION, ORGANOS DE GOBIERNO Y ELECCION

DE DIRECTIVAS. La Organización, Órganos de Gobierno, elección de directivas y
demás aspectos relacionados con el funcionamiento de la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia, serán los señalados en la Ley 30 de 1992, para las
Instituciones Universitarias.

ARTICULO 3o. DEL PATRIMONIO Y LAS FUENTES DE FINANCIACION. El

patrimonio y las fuentes de financiación estarán constituidas por:
a) Las partidas y apropiaciones que le sean asignadas dentro de los presupuestos
Nacionales, Departamentales, Distritales o Municipales;
b) Los bienes muebles e inmuebles que actualmente posea la Unidad Universitaria
del Sur de Bogotá y los que adquiera posteriormente bajo la nueva denominación
de Universidad Nacional Abierta y a Distancia, UNAD, así como sus frutos y
rendimientos;
c) Los provenientes por concepto de convenios, donativos, o legados hechos por el
Gobierno, personas, fundaciones extranjeras u otras Entidades del orden Nacional,
Departamental o Municipal;
d) Los derechos que como persona jurídica adquiera a cualquier título;
e) Las rentas que perciba por concepto de matrículas, inscripciones, constancias y
demás derechos pecuniarios;
f) Los recursos de créditos obtenidos conforme a las normas vigentes.
PARAGRAFO 1o. Las partidas y apropiaciones presupuestales, así como los bienes
en dinero o en especie provenientes de trámites actualmente en curso a nombre de
la Unidad Universitaria del Sur de Bogotá, ingresarán igualmente al patrimonio de
la UNAD.
PARAGRAFO 2o. La Institución destinará de su presupuesto de funcionamiento,
como mínimo el dos por ciento (2%), para atender el programa de Bienestar
Universitario y el tres por ciento (3%) para programas de investigación.

ARTICULO 4o. CANALIZACION DEL PATRIMONIO. El patrimonio de la Institución

no podrá ser destinado a fines diferentes a los establecidos en la Ley y servirá a los
propósitos de modernización y desarrollo de la Universidad.

ARTICULO 5o. AUTONOMIA DE CONTRATACION. En virtud de la autonomía que

le es propia a las Instituciones de Educación Superior la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia, UNAD, podrá celebrar contratos o convenios con Instituciones
Públicas o Privadas, Nacionales o Extranjeras de cualquier orden o categoría para
el cumplimiento de su misión, fines y funciones.

ARTICULO 6o. DE LOS EXAMENES DE ESTADO. Para el ingreso a cualquiera de

los programas académicos en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, UNAD,
los exámenes de Estado contemplados en el artículo 14, literal a) de la Ley 30 de
1992 podrán suplirse por el nivel introductorio, entendido éste como el conjunto de
actividad de auto-aprendizaje mediante los cuales el estudiante asimila los
requerimientos básicos exigidos por la estrategia educativa a distancia.
ARTICULO 7o. CULMINACION DEL PERIODO DEL RECTOR. A partir de la
vigencia de la presente ley la persona que se encuentre legalmente nombrada como
Rector de la Institución culminará el período para el cual fue designado.

ARTICULO 8o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige a partir de la

fecha de su promulgación y deroga todas las disposiciones que sean contrarias.

Cuadro evolutivo de la estructura organizacional

Los organigramas se elaboraron de acuerdo a lo consultado con la persona
encargada de la oficina de archivo y demás dependencias; se elaboró un
organigrama de acuerdo a las dependencias que se encuentran en esta sede. Es
de anotar que solo se cuenta con un solo organigrama a nivel nacional.
Los siguientes organigramas se diseñaron de acuerdo a las dependencias con las
que cuenta en esta sede y su evolución.

Organigrama Año 2000

DIRECCION

SECRETARIA

En este periodo solo se contaba con dos dependencias, inicios de la universidad en

el municipio de la plata.
 Actualmente

DIRECCION

VISAE
GAF GIDT GTHUM

APOYO SOPORTE GESTI NOMINA Y DESARROLLO

CONTABILIDAD ADMINISTRA TECNOLOGICO DOCUMENTAL BIENESTAR NOMINA
CONTRATACION ORGANIZACIONAL
TIVO

Clasificación Física de la Documentación

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del
Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización
del fondo documental acumulado.
Observación: esta actividad se desarrolló con el fin de cumplir con los lineamientos
que se utilizan para la elaboración de este instrumento archivístico, la entidad no
facilito el cuadro de clasificación ya que refiere” todo se maneja a nivel nacional”

Código Sección Código Subsección

100 Dirección
200 GAF 210 Contabilidad
300 GIDT 310 Apoyo Administrativo
320 Soporte Tecnológico
400 GTHUM 410 Gestión Documental
420 Nómina y Contratación
430 Desarrollo Organizacional
500 VISAE 510 Bienestar
520 Monitoria

-
- CUADRO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL POR SECCIONES (OFICINAS)

FONDO CÓ CÓ CÓ
DOCUM CÓDI DIG DIG DIG
ENTAL GO SECCIÓN O SUBSECCIÓN O SERIE O SUBSERIE TIPOLOGÍA
Acta de Consejo Asistencia
UNAD 100 Dirección 01 Actas 03 Directivo Anexos
Acuerdo
Consejo
02 Acuerdos 06 Directivo
Circulares
03 Circulares 09 Informativas
Circulares
10 Normativas
Informe de
10 Informes 22 Gestión
Comprobantes
Comproban de entrada de
200 GAF 210 Contabilidad 05 tes 05 almacén
Comprobantes
de salida de
12 almacén
Comprobantes
13 de pago
Comprobantes
de diario
14
Informes
Financieros
10 Informes 24 entes de Control
Informes de
25 Nomina
Circulares
04 Circulares 09 Informativas
Circulares
10 Normativas
Comprobantes
Comproban de entrada de
05 tes 11 almacén
Comprobantes
de salida de
12 almacén
Comprobantes
13 de pago
Comprobantes
de diario
14
34 Proyectos de
300 GIDT 14 Proyectos Investigación
Apoyo Acta de Consejo
310 administrativo 01 Actas 03 Directivo
Acta Consejo
01 Académico
Acuerdo
Consejo
02 Acuerdos 06 Directivo
 Acuerdo
Consejo
05 Académico
Certificados de
03 Certificados 07 Estudio
Certificados
08 Laborales
15 Contratos de
06 Contratos arrendamiento
16 Contratos y
órdenes de
trabajo

17 Contratos de
servicios

18 Convenios
interinstitucional
07 Convenios es
19 Convenios
interadministrati
vos
Derecho de
08 petición
Informe de
10 Informes 22 Gestión
29 Libro Recibido
de Turno
Libros
12
30 Libro de
Entrega de
Turnos
Libro de
Matricula
Soporte Programas de
320 Tecnológico 13 Programas 34 Investigación
Circulares
400 GTHUM 04 Circulares 09 Informativas
Circulares
10 Normativas
21 Historia
académica de
estudiantes
09 Historias
Inventarios del
Gestión archivo de
410 Documental 11 Inventarios 26 gestión
Inventarios del
420 27 archivo central
Nómina y 15 Contratos de
Contratación 07 Contratos arrendamiento
16 Contratos y
órdenes de
trabajo

17 Contratos de
servicios

24 Informes
Financieros
10 Informes entes de Control
25 Informes de
Nomina
 Inventario
individual de
11 Inventario 28 Bienes
Desarrollo 32 Programas
430 Organizacional 13 Programas Académicos
33 Programas de
divulgación y
promoción
institucional
Actas comité
500 VISAE 01 Actas 01 Académico
Acuerdos de
Consejo
02 Acuerdos 05 Académico
Circulares
04 Circulares 09 Informativas
Circulares
10 Normativas
Informe de
10 Informes 22 Gestión
Programas
13 Programas 32 Académicos
Registros
15 Registros 35 Académicos
Acta de
bienestar
510 Bienestar 01 Actas 02 universitario
Registros
520 Monitoria 15 Registros 02 Académicos

CUADRO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL GENERAL

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOLOGÍA

01 Actas 01 Actas comité Académico
02 Acta de bienestar universitario
03 Acta de Consejo Directivo
04 Acta de Consejo estudiantil
02 Acuerdos 05 Acuerdos de Consejo Académico
06 Acuerdos de Consejo directivo
03 Certificados 07 Certificados de Estudio
08 Certificados Laborales
04 Circulares 09 Circulares Informativas
10 Circulares Normativas
05 Comprobantes 11 Comprobantes de entrada de almacén
12 Comprobantes de salida de almacén
13 Comprobantes de pago
 Comprobantes de diario
14
06 Contratos 15 Contratos de arrendamiento
Contratos y órdenes de trabajo
16
Contratos de servicios
17
07 Convenios 18 Convenios interinstitucionales
19 Convenios interadministrativos
08 Derecho de petición 20
Historia académica de estudiantes
09 Historias 21
10 Informes 22 Informe de Gestión
23 Informe de Gestión Académica
24 Informes Financieros entes de Control
25 Informes de Nomina
11 Inventarios 26 Inventarios del archivo de gestión
27 Inventarios del archivo central
28 Inventario individual de Bienes
Libro Recibido de Turno
Libros
12 29
30 Libro de Entrega de Turnos

31 Libro de Matricula
13 Programas 32 Programas Académicos
Programas de divulgación y promoción
33 institucional
14 Proyectos 34 Proyectos de Investigación
15 Registró 35 Registro Académicos

Tablas de Valoración Documental

Para elaborar las tablas de valoración documental se tuvo en cuenta el organigrama
de acuerdo a las dependencias con las que cuenta la sede la plata.
 FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA UNAD HOJA 1 DE 1

GESTIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA DOCUMENTAL

SERIES O RETENCIÓN DISPOCISION

CODIGO CONTENIDO DE LA ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTACIÓN CENTRAL

CT E M S
una vez que haya cumplido su ciclo vital se procede a la
1 ACTAS 5 x eliminación

permanece en el archivo central 10 años, se procede a

2 ACUERDOS 10 X X microfilma y a seleccionar una muestra importante
una vez que haya cumplido su ciclo vital se procede a la
3 CERTIFICADOS 1 x eliminación

una vez que haya cumplido su ciclo vital se procede a la

4 CIRCULARES 1 X X eliminación

una vez que haya cumplido su ciclo vital se procede a la

5 COMPROBANTES 8 x eliminación

permanece en archivo central 12 años una vez que haya

6 CONTRATOS 12 X X cumpliendo su ciclo vital se procede a microfilmar

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

7 CONVENIOS 1 X eliminación

DERECHO DE una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

8 PETICIÓN 1 X eliminación

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

9 HISTORIAS 20 X eliminación

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

10 INFORMES 1 X eliminación

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

11 INVENTARIO 1 X eliminación

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

12 LIBROS 5 X eliminación
 una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la
13 PROGRAMAS 3 X eliminación

permanece en el archivo central 1 año, se procede a

14 PROYECTOS 1 X X microfilma y a seleccionar

una vez que haya cumpliendo su ciclo vital se procederá a la

15 REGISTROS 1 X eliminación

CONVENCIONES Firma responsable: ______________________________________________

CT: conservación total Fecha: __________________________________________________

E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección

Selección y Eliminación Documental

Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección
documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores
primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas
en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la
siguiente información:

- Denominación de la unidad de conservación

- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física

de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas
establecidas por el Archivo General de la Nación.
PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Organización de documentos
No fue posible organizar el archivo acumulado debido a que no autorizarón el
acceso a los mismos.
Como equipo de apoyo nos comprometimos a organizar y digitalizar tipo a tipo el
archivo de gestión y archivo central, de las historias académicas egresados y
estudiantes activos.
Para organizar los documentos se deben tener en cuenta los principios básicos:
 principio de procedencia
 principio orden original

Clasificar
Consiste en la identificación y conformación de las carpetas de acuerdo con las
funciones asignadas a cada una de las dependencias de la entidad.
Depurar
la depuración es la actividad realizada durante el proceso de ordenación que
consiste en retirar de un expediente los documentos que no poseen valores
primarios ni secundarios para proceder a eliminarlos, tales como: copias o
fotocopias (cuando el original se encuentra en el expediente), tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, hojas y formatos en blanco, normatividad,
periódicos o revistas que hubieran sido tomados como apoyo para la gestión del
expediente pero que no tienen ninguna relación directa o que no hacen parte integral
del mismo.

Ordenación Documental
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y
transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series
y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación
preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta.
Re almacenamiento de las Unidades de Conservación
Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de
conservación del fondo documental de la entidad se procederá al re
almacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas
- Numero de folios
- observaciones.
Descripción Documental

Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará,

diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones
técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener
como mínimo los siguientes campos:

- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en
la Tabla Valoración Documental.
- Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.

CONCLUSIONES

Se debe tener conocimiento de la identidad en cuanto su estructura orgánico

funcional y jurídico, procesos administrativos actuales y en sus diversas etapas de
evolución, labor indispensable en el proceso de organización documental de un
fondo acumulado.
La realización del diagnóstico es la primera fase que debe realizarse en la
organización del fondo acumulado teniendo cuenta la matriz DOFA en su situación
actual, así mismo se planteara la organización del mismo.
Se logra identificar que se cuenta falencia en la aplicación en las tablas de retención
documental, no están actualizadas.
Se logra visibilizar que la entidad no cuenta con condiciones físicas óptimas para la
conservación de los documentos.
 BIBLIOGRAFA

Alcaldía Mayor de Bogotá. (2013). Guía para la organización del fondo documental.
http://www.archivobogota.gov.co/ckfinder/userfiles/files/GUIADEFDA30-07-
2013.pdf

Casilimas Rojas, Clara Inés y Ramírez Moreno, Juan Carlos. Fondos acumulados:
manual de organización. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2004.
http://guimar.es/archivo/Archivos/documentostecnicos/Fondos%20Acumulados.%20Man
ual%20de%20Organizacion.%20Archivo%20General%20de%20la%20Nacion.%20Colombia
.pdf

Colombia. Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 049 de 2000.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/

Colombia. Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 050 de 2000.

https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9038_documento.pdf

Colombia. Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo 042 de 2002.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-042-de-2002/

Colombia. Archivo General de la Nación. (2004). Acuerdo 002 de 2004.

http://guimar.es/archivo/Archivos/documentostecnicos/Fondos%20Acumulados.%20Man
ual%20de%20Organizacion.%20Archivo%20General%20de%20la%20Nacion.%20Colombia
.pdf

Colombia. Archivo General de la Nación. (2013). Acuerdo 004 de 2013.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/

Colombia. Archivo General de la Nación. (2019). Acuerdo 004 de 2019.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2019/
 ANEXOS

FORMATO DE DIAGNÓSTICO

FECHA DE ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO: _______09/09/2019____________

NOMBRE: UNIDAD PRODUCTIVA ARXIUS

CARGO: APRENDICES SENA TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL

A. IDENTIFICACION

A.1. DATOS DEL ARCHIVO

Denominación o nombre del depósito: universidad nacional abierta y a distancia UNAD sede la plata.
Fecha de creación: año 1999 A 2005
Dirección: Calle 4# 5-58
Correo electrónico plata@unad.edu.co
Municipio: La Plata Huila Departamento Huila
NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO
ENTIDAD U NIVEL TIPO
OFICINA Nacional Departmental Municipal Distrital Gestión Central Histórico General Otro
PRODUCTORA
UNAD X X

A.2. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECEEL FONDO ACUMULADO

1. Nombre: UNAD
2. Nivel: Nacional X Departamental_____Municipal____ Distrital____
Extranjero________________________.
3. Sector: Educativo
4. Organismo al que pertenece Estado
5. Carácter de la entidad:
Publica: _____________x________________ Privada _____ ________ Mixta
________________________
6. Ubicación en la estructura del estado(rama) ente universitario autónomo
7. Fecha de creación de la entidad: abril de 1981 Acto Legal: ley 52
8. Dirección Calle 4# 5-58 Tel_8370503
9. Fax E-mail plata@unad.edu.co Pág. Web https://sur.unad.edu.co/la -plata
10. Municipio: La plata Departamento Huila
11. Tiene regionales y sucursales 8 regionales
12. No. De dependencias 5
13. Misión de la entidad: la universidad abierta y a distancia UNAD tiene como misión contribuir a la
educación para todos a través de la modalidad abierta, a distancia y en ambientes virtuales de
aprendizaje, mediante la acción pedagógica, la proyección social, el desarrollo social, el desarrollo
regional y la proyección comunitaria, la inclusión, la investigación, la internacionalización y las
innovaciones metodológicas y didácticas, con la utilización de las tecnologías de la información y las
comunicaciones para fomentar y acompañar el aprendizaje autónomo, generador de cultura y espíritu
emprendedor que, en el marco de la sociedad global y del conocimiento, propicie el desarrollo
económico, social y humano sostenible de las comunidades locales, regionales y globales con calidad,
eficiencia y equidad social.
14. Representante Legal:
15. Nombre: Jorge Enrique Montealegre Cabrera.
Profesión: Ingeniero Electrónico, Especialización en Redes de Telecomunicación y Maestría en
Educación.
Cargo: Director sede la Plata Huila.
Tiempo en el cargo: 3 años

16. ¿Existen Tablas de Retención Documental? Si: No: __x___

17. ¿Existen tablas de valoración documental? Si: ___ No: x
18. ¿Existe un reglamento de archivo? Ley 594 de 2000.
19. desde cuando se aplica: se tiene conocimiento de la Ley, pero no en la sede del municipio de la plata no
se aplica.
20. ¿Existe comité de archivo? Sí __x__ No___ Acto administrativo y fecha: No recuerda
Observación: refiere que a nivel nacional si existe el comité de archivo, pero no sabe mediante qué
acto administrativo se conformó.

B.1 EL EDIFICIO

1. Época de construcción: no tiene conocimiento.

2. Función original: casa de habitación.
3. Contexto climático: HR: _________ Temperatura: ________________________
4. Niveles del edificio: 1 Área construida _3.5 mts de ancho x 3 mts de largo
5. Tipo de construcción (estructura, cerramiento, acabados): ladrillo y cemento
6. Estado del inmueble: se observa en buen estado.
7. Espacios que conforman el edificio/ cantidad:
8. Existen planos arquitectónicos: No Planos técnicos No
9. Observaciones: la instalación de la UNAD sede la plata se encuentran ubicadas en una casa.

B.2 EL DEPOSITO (FONDO ACUMULADO)

1. Qué nivel ocupa el fondo acumulado dentro del edificio: 1 piso

Nro. De planta: 1 Área total del deposito
2. Cuantos depósitos existen: uno Construidos: ____Adecuados: ____ Asignado: ___ Tomado: 1
3. El área de depósito ¿está separada de las demás? Si x No __
Como esta separa: Tiene llave: si Quien la maneja: Vigilancia de la UNAD
4. Los depósitos ¿dan a la calle?: Si x No:
5. CONDICIONES DE SEGURIDAD:

B.3. INSTALACIONES (FONDO ACUMULADO)

1. ¿poseen los depósitos iluminación natural? Si No: x

Elemento Nro. Material Control Abierta Salida Deterioro

Cortina Persiana 24hrs Horario Ocasionalmente si no rota otro
laboral
Ventana 1 vidrio x Ninguna x x
Claraboyas
Puerta 2 hierro x x

2. Poseen los depósitos iluminación artificial: si x No

Incandescentes: ____ Nro. de focos: _____ Diferenciada: ___ encendida 24h: ____ H. lab: ______
Fluorescentes: __x__ Nro. de focos: __1___ Diferenciada: ___ encendida 24h: _x___ H. lab: ___
Observaciones:

3. Ventilación natural dada por:

Ventanas: 1 Puertas: 1 Rejillas: ______ otro: _________________________________________
Aire acondicionado: __x__ encendida 24h: _x___ H. lab: _________Ocasional: ______________
Observaciones____________________________________________________________________

4. Ventilación artificial dada por:

Ventiladores: ____ encendida 24h: ____ H. lab: ______ Ocasional: __________________________
Aire acondicionado: __x__ encendida 24h: _x___ H. lab: _________Ocasional: ______________
Otro___________________ encendido 24h: _____ H. lab: _________Ocasional: ______________

5. Los depósitos cuentan con sistemas de regulación de:

HR: __________NO____________ Tipo: __________________________________________________
Temperatura: NO___________ Tipo: __________________________________________________
Ventilación: NO_____________Tipo: __________________________________________________
Iluminación: NO____________ Tipo: __________________________________________________
Filtrado de aire: NO_____________Tipo: __________________________________________________
Observaciones: _______________________________________________________________________

6. La entrada de polvo se da por: el inadecuado sellamiento de una puerta existente en el deposito,

permite el ingreso de particulas ya que es diseñada de hierro,sumandole a ello la carencia de limpieza y
mantenimiento del area de limpieza.
Hay Tapetes: NO cada cuanto se limpian y como:__________Hay cortinas: NO

7. En el eposito hay presencia de:

Hongos ___ Roedores: si Insectos: Otros:
8. Se hace tratamientos de conservacion al cumulo de documentos:
Si_______ No: x
9. Se ha presentado algun tipo de enfermedad laboral relacionado con las condicones en las cuales se
encuentra la documentación: si
Especifique: cuadro viral debido al cumulo de polvo en el deposito, las unidades de conservacion y
documentos.

B.4 CONDICIONES DE PREVENCION DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO

1. Existe un plan de prevención de desastres para la entidad: SI ____ NO: X

Para el depósito: SI ____ NO: X
El edificio posee detector de incendios: SI ____ NO: X
Nro. De detectores en el área de archivo:
Funcionan: SI ____ NO: X Labor de mantenimiento: SI ____ NO: X
Cuales: _______________________________________________________________________________
El edificio posee extintores: SI ____ NO: X Tipo: _________________________________________
Nro de extintores en el area de deposito: 0
Funcionan: SI ____ NO: X Labor de mantenimiento: SI ____ NO: X
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre: si
tipo: Bomberos
3. con Comité Paritario de Salud Ocupasional: __________No_____________________________________
4. con Brígada: _____________ No___________________________________________________________
5. Mapa de Riesgo: __________No___________________________________________________________
6. Planes de evacuacion: _____ No___________________________________________________________
7. Señalización: _ __________No___________________________________________________________
8. Vigílancia: ______Interna________________________________________________________________
9. Hay alguna dotación para funcionarios que trabjan con documentos: SI ____ NO: X
10. Sabe qué hacer con los documentos en caso de desastre: _____________No______________________
Con agua: SI ____ NO: X con fuego: SI ____ NO: X
Observaciones:___________________________________________________________________________

11 Mantenimiento (limpieza)
FRECUENCIA EQUIPOS Y MATERIALES
Anual Semestral Mensual Otro
Depósito x El deposito carece de un plan de mantenimiento o limpieza
Documentación x No estipula tiempo.
Observaciones: No hay cumplimiento alguno de mantenimiento o limpieza en el área de depósito designada para
el fondo acumulado

12. Se realizan acciones de control microbiológico en áreas y/o documentación método, frecuencia, productos:
SI ____ NO: X

13. Inspección deposito

ELEMENTO MATERIAL ESTADO DE CONSERVACIÓN
Grietas Humedad Ataque de Insectos Otro
Pisos Baldosa No No No
Muros Bloque cemento No No No
Techos plancha No No No
Bajantes a la vista:SI ____ NO: X Grietas: SI ____ NO: X
Conductos de Energia a la vista: SI __x__ NO: Deterioro: SI ____ NO: X
Observaciones:
14. Realice un esquema del archivo y su distribución, identificando área, puertas, ventanas y ubicación de
estantes:
15. Relación registro fotografico: se anexa al final del diagnóstico.

C.1 ALMACENAMIENTO

1. Fechas extremas de la documentación 1999-2005 archivó acumulado

2. Cantidades de unidades de conservación:
Total: ___400 cajas________ Aproximado: __________________
3. Las unidades de conservación para la documentación de soporte se encuentran en:
Cajas__x__ Nro. __400__ carpetas__si__ Nro. 14.000_ Libros: ______ Nro. __________
 A-Z _______ Nro. _____
Otros, especifique:
________________________________________________________________________________________
4. Hay documentación en:
Soporte de microfilm ___________________ Nro. ____________________________________
Soporte cinta magnética ___________________ Nro. ____________________________________
Soporte disco óptico ___________________ Nro.____________________________________
Soporte disquetes ___________________ Nro. ____________________________________
Soporte negativo ___________________ Nro._____________________________________
Soporte diapositiva ___________________ Nro.____________________________________

5. Metros lineales de la documentación: Total: _100____ aproximado: _________________________

6. Promedio de folios por unidades de conservación: 200
7. Describa la seguridad de los documentos: los documentos se encuentran organizados en cajas con un
mínimo estándar de seguridad.
8. La documentación se encuentra ubicada en:
Estantería: _______x____________ Archivadores: ______________________________
Planotecas: ___________________ Otro: _____________________________________
Especifique: la documentación reposa en cajas.

Plano del depósito de archivo

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICA