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SGC-RH-03

MULTIDISEOS MADERARTE S.A.S PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION

Esta cubierta es un registro de todas las revisiones de los estndares y/o especificaciones identificadas arriba por el nmero y el ttulo. Todas las pginas de cubierta previstas deben ser reemplazadas y destruidas. VERSIN FECHA ELABOR REVIS APROB DESCRIPCIN No. MATEO MILENA 30/05/2011 DIANA. B HENAO OQUENDO PARA 1 JENNI P APROBACION GIRALDO

Proceso de Induccin y Reinduccin. Departamento de Gestin Humana.

MULTIDISEOS MADERARTE S.A.S DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION

ELABORADO POR: DIANA ALEXANDRA BERNAL GREYDIS MILENA OQUENDO JENNY PAOLA GIRALDO WILLINGTON MATEO HENAO

ITAGUI, MAYO 30 DE 2011

Informe sobre la gestin del proceso de induccin y Reinduccin Multidiseos Maderarte SAS.

Proceso de Induccin y Reinduccin. Departamento de Gestin Humana.

TABLA DE CONTENIDO

MULTIDISEOS MADERARTE SAS...............................................................................13

Informe sobre la gestin del proceso de induccin y Reinduccin Multidiseos Maderarte SAS.

Proceso de Induccin y Reinduccin. Departamento de Gestin Humana.

1. INTRODUCCIN
La induccin se puede definir como el proceso que normalmente se aplica antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado el nuevo empleado, de manera que este pueda adaptarse lo ms rpido posible al cargo, evitando as los tiempos y costos que se pueden perder tratando de averiguar por iniciativa propia. El personal que es vinculado a programas de induccin de calidad tiene ms probabilidades de comprometerse a largo plazo con la organizacin, debido a que los primeros recuerdos son los ms persistentes y habrn de influir en su actividad y si son desagradables por la ansiedad que provoca lo nuevo, lo desconocido, an inconscientemente afectaran su moral, su estabilidad y hasta su lealtad con la organizacin. En las organizaciones que estn en crecimiento o en etapa de desarrollo se podra decir que la induccin es pasada a un segundo plano, lo que nos da la perspectiva que no cuentan con un clima de organizacin adecuado para el entrenamiento y desarrollo del personal. Aun as, hoy por hoy es comn que en el medio laboral, nos encontrarnos con el ingreso de personas que llegan a nuestras organizaciones y, por mltiples causas, no reciben una adecuada capacitacin que favorezca la integracin rpida y efectiva de estas personas a las empresas y si tenemos en cuenta que la eficiencia de las acciones de un equipo de trabajo, independiente del rea al que pertenecen, depende en gran medida de la forma como cada miembro realice su labor y la integre con el resto del proceso productivo, entenderemos que esta situacin est intrnsecamente relacionada con la forma en que se lleven a cabo los programas de induccin y entrenamiento en cada una de sus unidades y, el correspondiente vinculo que se de entre ellas. Es por esto que se hace totalmente relevante que dicho programa se establezca y desarrolle de una manera clara y acorde a las metas de la compaa, pero adems de esto que se realicen a este las respectivas revisiones y evaluaciones que permitan identificar su adecuacin con las metas de la empresa. Siguiendo los lineamientos establecidos por la organizacin, en este documento presentamos a la gerencia, el resultado de la aplicacin de los procesos de induccin y re induccin a los empleados que se vincularon recientemente a la compaa teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Evaluacin del proceso. Indicadores del proceso. Conclusiones

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Aspectos a mejorar

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL INFORME.

El propsito de este informe es presentar, a la Gerencia de Multidiseos Maderarte SAS., el resultado de la gestin realizada durante el proceso de Induccin y Reinduccin, del trimestre comprendido entre el 1 de abril y el 30 de Junio de 2011. Este informe presenta una sntesis de las principales actividades cumplidas, durante el proceso particularmente en lo que concierne al logro de sus objetivos y logros institucionales, mostrando los principales resultados cuantitativos y cualitativos de su gestin. Cobija aspectos identificados durante el desarrollo y evaluacin del programa que se aplico tanto al personal de nuevo ingreso a las diferentes reas de la compaa como a la reinduccin tanto en empleados nuevos como antiguos.

3. DEFINICIONES.
Informe Administrativo: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carcter administrativo Induccin: Proceso que le permite a la empresa mostrar a los nuevos trabajadores los aspectos fundamentales de la organizacin. Reinduccin: Proceso que busca refrescar, reforzar y afianzar los valores, objetivos y polticas institucionales.

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4. PROCESO DE INDUCCION.
Implementacin y Desarrollo.

El proceso de induccin realizado entre el 7 y el 11 de Mayo del presente ao, tuvo como fin principal proveer a los nuevos colaboradores de las herramientas necesarias, para facilitar la adaptacin y socializacin con la cultura, normas y procedimientos de la empresa, su duracin fue 5 das, en el horario de 8 am a 4 pm; conto con la participacin de 25 empleados y 6 aprendices de nuevo ingreso a las reas administrativa, operativa y comercial. La direccin del proceso de induccin general estuvo a cargo del Jefe del Departamento de Gestin humana, con apoyo de los Coordinadores de las reas de Nomina, Bienestar laboral; la induccin especifica se llevo a cabo con el apoyo de los jefes de las reas de Produccin y comercial

Se dio apertura al proceso el da 7 de Mayo con la bienvenida a la compaa por

parte del director general, posterior a esta y por medio de la tcnica grupal mesa redonda, se permiti la interaccin entre los nuevos empleados y los directivos de la organizacin la cual permiti que cada uno expresara sus motivaciones, antiguas experiencias expectativas entre otras. Para finalizar se procedi con la entrega del manual de induccin a cada uno de los participantes, y posteriormente el director del rea de gestin humana realiz un anlisis general del contenido de este, brindando a cada colaborador las pautas y reglas establecidas para el desarrollo del proceso en los 4 das de trabajo siguientes. El proceso de Induccin, se dividi en dos etapas la induccin general los das 8 y 9 y la induccin especifica los das 10 y 11 de Mayo respectivamente.

INDUCCION GENERAL: Durante esta se brind toda la informacin general de la empresa; se trabaj entre otra la siguiente informacin:

Estructura (organigrama) general de la compaa, historia, misin, visin, valores corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensin o tamao de la empresa, por medio de la presentacin del video institucional, complementado con una charla motivacional.

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Productos, artculos y servicios que se producen y prestan sectores que atiende y su contribucin a la sociedad.

en la empresa,

Certificaciones actuales, proyectos en los que est trabajando la empresa y planes de desarrollo. Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos de alimentacin y marcaciones, prestaciones y beneficios, das de pago, de descanso y vacaciones entre otros). Programas de desarrollo y promocin general del personal dentro de la organizacin. Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo. Los sistemas de retribucin, reglamentos, rgimen disciplinario y otros aspectos de inters institucional, pertinentes. Adems de otros como: vigilancia y seguridad interna, dotacin general, ubicacin de baos, comedor y vistieres, salidas de emergencia y otros). Polticas y compromiso de la gerencia o de la direccin de la empresa con la salud y la seguridad, y capacitacin general en salud ocupacional y seguridad industrial. Sobre ste ltimo punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es responsabilidad de la empresa y est a cargo del personal dirigente; por lo que es responsabilidad de los funcionarios con nivel de direccin y coordinacin, ofrecer adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopcin de medidas preventivas en el desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del personal a su cargo. De igual forma, la compaa debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como a la produccin, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de convencer al trabajador de que l es responsable de la seguridad de su trabajo.

INDUCCION ESPECFICA: En esta etapa, se trabaj sobre la informacin especfica del puesto a desarrollar dentro de la compaa, profundizando en todo aspecto relevante del cargo.

Esta parte del proceso, fue liderada por el personal dirigente del cargo, quien realizo la presentacin del Jefe inmediato, de los compaeros de trabajo y de las personas claves de las distintas reas, de modo que el nuevo empleado conozca

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su puesto, funciones, al igual que las otras dependencias con que se relacionara. Los temas tratados

Estructura (organigrama) especfica, y ubicacin de su cargo y de todas las personas con las que debe interactuar. Recorrido por el lugar de trabajo. La incidencia que tiene el rea en que trabajar con relacin a todo el resto del proceso, cuales son los clientes internos y externos con los que tendr relaciones. El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones especficas del cargo a desempear incluyendo su ubicacin dentro del organigrama y del proceso productivo. los de turnos de trabajo, las rotaciones y los permisos, se comunic lo relativo a horarios de trabajo, alimentacin, pausas, permisos para ausentarse del puesto de trabajo.

El personal dirigente explico lo relativo a la ropa de trabajo, uso de los loquees o vestideros, y la reglamentacin y procedimientos establecidos para su empleo. Por ultimo se realizo una ambientacin con el puesto de trabajo con simulacin de las actividades a desarrollar Para finalizar el proceso cada participante en forma individual, en el ejercicio de induccin interna estudio en forma detallada los documentos bsicos entregados, los reglamentos, y otros documentos relacionados, para luego proceder al anlisis en forma grupal, y posterior a esta se llev a cabo la evaluacin (ver formato anexo). La evaluacin al proceso de induccin, hace parte fundamental del mismo, por lo tanto cada jefe de cargo tiene bajo su responsabilidad realizarla, con el fin de identificar cules de los puntos claves de la induccin, no quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, y de este modo reforzarlos y tomar acciones concretas sobre los mismos.

5. EVALUACION DE LA INDUCCION:

Esta evaluacin se realiz, con base en los documentos de registro donde consta que se recibi la capacitacin por

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parte del trabajador; lo que permiti detectar que pese al esfuerzo y la preparacin para el desarrollo del proceso, se pasaron por altos temas de vital importancia como las normas de seguridad, reglamentos de higiene y uso de los elementos de proteccin personal, lo cual hizo necesario la programacin del proceso de Reinduccion, en el cual adems de los empleados nuevos, se vincularon a aquellos empleados de planta que anteriormente manifestaron algunas debilidades al respecto.

6. PROCESO DE REINDUCCION.
El proceso de re- induccin se programo para el da 13 de Mayo, fue enfocado en el
conocimiento y actualizacin de normas, reglamentos, polticas y procedimientos relacionados con la higiene y seguridad industrial, en este se vincularon tanto empleados nuevos como unos con antigedad en la empresa con el fin de actualizar a los servidores y reorientar su integracin a la cultura organizacional. Los temas trabajados fueron: El panorama especfico de factores de riesgo, de acuerdo a la seccin o puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa, los riesgos a los que se enfrentan los empleados mientras desempean sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad.

Obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud

ocupacional.

Sanciones disciplinarias aplicadas a quien no los emplee: con el fin de que el

trabajador conozca todo lo relativo al sistema disciplinario. Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo.

Procedimientos bsicos de emergencia: se simularon las emergencias ms comunes que se pueden presentar, se recorrieron las salidas y vas de evacuacin, la ubicacin de los extintores y otros aspectos generales

Para finalizar este proceso, se suministr una copia al trabajador del reglamento de higiene y seguridad industrial de la empresa, y se firm el registro por parte de los empleados, como constancia de haber recibido la capacitacin en todas las actividades realizadas en este proceso de Re induccin.

7. INDICADORES.
INDICADORES DEL PROCESO DE INDUCCIN.

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COBERTURA

(# Trabajadores con induccin / # trabajadores vinculados) X 100 La meta ser 100%. EFECTIVIDAD

(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X 100 La meta ser 100%

INDICADORES DEL PROCESO DE REINDUCCION COBERTURA

(# Trabajadores con re induccin / # trabajadores de Multidiseos Maderarte SAS)X 100 La meta ser 100%. EFECTIVIDAD

(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X 100 La meta ser 100%

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8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Despus de realizar el proceso de induccin se puede observar, la importancia que tiene que de forma paralela al este proceso se realice una motivacin por parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como acompaamiento y sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no se puede definir exactamente cundo termina la induccin ni cuando empieza la motivacin; pero independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comienza a integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa. Con los resultados del proceso podemos confirmar la importancia que tiene el hecho de que toda persona reciba una instruccin clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer (o como se hace) y la forma en cmo va a ser evaluada individual y colectivamente. Durante el desarrollo del proceso se pudo verificar que la empresa cuenta con toda una cantidad de documentacin escrita, que sirve como material de consulta permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los tiempos, posibilidades de errores y costos del proceso de induccin y de capacitacin por parte de los empleados mismos de la organizacin, al evitar la improvisacin de ste al momento de dictarla. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la documentacin del conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro de favorecer la continuidad y disminuir la concentracin de la informacin El proceso de re induccin deber realizarse mnimo una vez al ao, ser incluyendo en este tanto personal de nuevo ingreso como antiguo, luego debe ser evaluado y analizado para generar planes de accin a cumplir en el perodo inmediatamente siguiente. Es recomendable, realizar evaluaciones peridicas de algunos cargos y funciones especficas segn criterios propios de la empresa, ya que en el da a da de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecnica, y pueden ser causal de errores de proceso, daos de maquinaria y hasta de promotores de riesgos accidentes.

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Por ltimo, es importante recalcar que se debe de mantener una motivacin permanente del personal, ya que sta es el impulso que permite mantener la continuidad de la accin.

9. ANEXOS.
Vanse documentos Adjuntos.

ANEXO A: Ficha de seguimiento a induccin ANEXO B: Evaluacin y seguimiento a la induccin

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MULTIDISEOS MADERARTE SAS Ficha Seguimiento a induccin de nuevos empleados


DATOS DEL EMPLEADO Nombre: Puesto: PRIMER DA Marque con X [ ] Dar al empleado un ejemplar del manual del nuevo empleado. [ ] Asignar un colega para contestar preguntas generales. POLTICAS DE LA EMPRESA Marque con X [ ] Enterado polticas clave. Normativa anti acoso Vacaciones y bajas por enfermedad Vacaciones no remuneradas Festivos Fichas horarias Horas extras Autoevaluacin del rendimiento Cdigo indumentario Normas de conducta Acciones disciplinarias progresivas Seguridad Confidencialidad Seguridad Emergencias Visitas Uso del e-mail y de Internet Telfonos Tarjetas de acceso Salas de reuniones Cdulas de identidad Informe de gastos Material de oficina Fecha comienzo: Supervisor:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Marque con X [ ] Enterado procedimientos administrativos general. Oficina/escritorio/ordenador Llaves Correo (entrante y saliente) Mensajera (SEUR, UPS) Tarjetas de visitas Solicitud de compras

PRESENTACIN Y VISITA GUIADA Marque con X [ ] Presentacin nuevo empleado al personal del departamento y personal clave durante la visita guiada. Marque con X [ ] La visita guiada incluir: Cuarto de bao Casilleros correo Copisteras Faxes Tablero mensajes Aparcamiento Impresoras Material oficina Cocina Mquina caf/bebidas Cantina Salidas de emergencia

DETALLES SOBRE EL PUESTO Marque con X [ ] Presentaciones miembros del equipo. [ ] Planes de formacin y primeras tareas encomendadas. [ ] Lectura descripcin del puesto y expectativas de rendimiento. [ ] Horario de trabajo. [ ] Informacin pagos, reloj de fichar (en su caso), polticas y procedimientos. INFORMTICA Marque con X [ ] Revisin hardware y software, incluyendo:

E-mail Intranet

Microsoft Office System Bases de datos Datos compartidos Internet

Anexo B: Evaluacin a las actividades de induccin

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MULTIDISEO MADERARTE S.A.S FORMATO PARA LA EVALUACIN INDIVIDUAL DE LAS ACTIVIDADES DE INDUCCION Y CAPACITACIN
CODIGO: SGC-GH-052 VERSION:02

Fecha: ____________________________________________________________________________________ Nombre del Evento: _________________________________________________________________________ rea: ______________________________________________________________________________ Cargo: ____________________________________________________________________________________

Marque la casilla correspondiente de 1 a 5; en donde 1 es la calificacin menor y 5 la calificacin mayor.


NOTA: Cuando la capacitacin est dirigida por varios conferencistas dirigente/, se debe evaluar a cada facilitador; es decir se utiliza un formato de evaluacin por cada participante y colocar su respectivo nombre en el tem CAPACITADOR.

I. CURSO 1. Al inicio del evento se explicaron los objetivos y l finalidad? 2. Los contenidos se ajustaron a los objetivos del curso? 3. El nivel de profundidad de los contenidos fue adecuado? 4. La duracin del curso fue suficiente? 5. El contenido del curso satisfizo sus necesidades? 6. Adquiri conocimientos segn los objetivos propuestos? 7. El tiempo empleado para desarrollar cada uno de los temas fue adecuado? II CAPACITADOR 1. Explic claramente el objetivo del curso. 2. Demostr conocimiento sobre el tema. 3. Estimul la participacin activa. 4. Demostr capacidad para resolver preguntas. 5. Emple lenguaje de fcil comprensin. 6. Present los contenidos en forma ordenada y clara. 7. Desarroll todos los temas propuestos. 8. Mantuvo el inters de los participantes. III. SATISFACCIN ACERCA DEL CURSO 1. El curso facilita su desempeo en el puesto de trabajo 2. Lo aprendido en el curso se puede aplicar en supuesto de trabajo. 3. Obtuvo los conocimientos e informacin planteados. 4. El curso le aport conocimientos nuevos. 5. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron. IV TEMA 1. Tiempo empleado para el tema 2. El tema es acorde con lo planteado V LA METODOLOGIA UTILIZADA

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OBSERVACIONES

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1. Los medios tcnicos utilizados fueron adecuados. 2. La metodologa estuvo adecuada a los objetivos y contenido del curso. 3. La metodologa permite una participacin activa. 4. La documentacin entregada ha sido suficiente. 5. La calidad del material entregado ha sido suficiente 6. El ritmo de exposicin ha sido adecuado. 7. Las tcnicas de formacin han facilitado asimilar la informacin. 8. Los materiales del curso han sido tiles para el aprendizaje. VI. ORGANIZACIN DEL EVENTO 1. La informacin previa sobre el curso fue adecuada. 2. El aula y el equipo utilizado fue adecuado. 3. La distribucin de la jornada que se estableci en el curso fue adecuada. 4. La duracin del curso con respecto a los contenidos fue adecuada.

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Observaciones /Recomendaciones/Sugerencias:
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