DIRECTIVA N° XXXX-2019-MDSJ/ADM

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL

FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN
JERONIMO

ARTÍCULO 1°: OBJETIVO.

I.1. Establecer los procedimientos y aspectos técnicos normativos

relacionados con la apertura, manejo, utilización, rendición y
liquidación del FONDO FIJO DE CAJA CHICA de la Municipalidad
Distrital de San Jerónimo.
I.2. Fortalecer el control de los recursos de la Caja Chica para cautelar
el uso racional y eficiente de los recursos públicos.

ARTICULO 2°: FINALIDAD.

1. Normar y uniformizar los procedimientos que regulen la atención

de aquellos gastos de menor cuantía destinados a mantener la
operatividad de las Unidades orgánicas, dinamizando o priorizando
su atención de acuerdo a los recursos disponibles.
2. Normar los procedimientos para la adecuada habilitación,
administración y control del fondo Fijo de Caja Chica para Pagos en
Efectivo.
3. Establecer responsabilidades a los encargados de su administración
y custodia.

ARTICULO 3°: ALCANCE.

Las disposiciones establecidas en las presentes Directivas, son de obligatorio

cumplimiento para quien administra, autoriza el gasto y para aquellas Unidades
Orgánicas de la Municipalidad Distrital de San Jerónimo que hacen uso del Fondo Fijo
de Caja para Pagos en Efectivo.

ARTICULO 4°: BASE LEGAL.

 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y sus

modificatorias.
 Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del
Sector Publico.
  Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
 Ley N° 30879, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año
Fiscal 2019.
 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado; modificado por
D.L. N°144.
 D.S. N° 298–2018-EF, Aprueban Unidad Impositiva Tributaria (UIT)
para el año 2019.
 R.D. N° 026-80-EF/77.15, Aprueba Normas Generales de
Tesorería.
 R.D. N° 002-2007-EF/77.15, Aprueba la Directiva de Tesorería N°
001-2007-EF/77.15.
 Resolución directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Tesorería, en lo que corresponde a:
• NGT-05 Uso del fondo para pagos en efectivo.
• NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica.
• NGT-07 Reposición oportuna del fondo para pagos en
efectivo y del Fondo para Caja Chica.
• NGT-08 Arqueos Sorpresivos.
 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT que aprueba el
reglamento de Comprobante de Pago.
 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las
Normas de Control Interno.
 R.D. N° 001-2007-EF/77.15, Disposiciones Complementarias a la
Directiva de Tesorería, aprobada por R.D N° 002-2007-EF/77.15 y
sus modificatorias, respecto del cierre de operaciones del Año
Fiscal Anterior, del Gasto devengado y Girado y del uso de la Caja
Chica, entre otros.

ARTICULO 5°: VIGENCIA.

La presente Directiva entrara en vigencia, al día siguiente de la fecha de expedición de

la Resolución Gerencial, que la apruebe.

ARTICULO 6°: RESPONSABILIDADES.

1. La responsabilidad de administrar, controlar y custodiar los Fondos de Caja

Chica, recae en la persona designada mediante Resolución de Gerencia
Municipal; y la responsabilidad de rendir en forma correcta y oportuna, recae
 en los funcionarios y servidores que reciban estos fondos públicos, para
efectuar determinados gastos.
2. La unidad de tesorería será la encargada de los registros de los fondos fijos
que sea asignados.
3. La unidad de contabilidad será la encargada de revisar y validar los
comprobantes de pago, así mismo comprobar su correcta utilización a través
de los arqueos sorpresivos.

ARTICULO 7°: DISPOSICIONES GENERALES.

Para efecto de la aplicación de la presente Directiva, debe entenderse por:

7.1. Definición de caja chica.

7.1.1. La caja chica, es un fondo en efectivo constituido con Recursos Públicos de

cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado
únicamente a gastos menores y urgentes que demanden su cancelación inmediata o
que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados.

7.1.2. La autorización del gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, corresponde
a los Titulares de las Gerencias, Subgerencias, Direcciones y/o otras unidades
orgánicas quienes deben ejercer dicha facultad con criterio de austeridad y
racionalidad, siendo responsables del mal uso o desembolsos indebidos o
injustificados lo que autoricen.

7.2. Comprobante de pago.

Documentos que acrediten las transferencias de bienes (a título oneroso o gratuito),

entrega en uso y/o prestación de servicios. Siempre que reúnan todos los requisitos y
las características mínimas establecidas por el Reglamento de Comprobantes de Pago
y hayan sido impresos por empresas gráficos que se encuentran inscritos en el
registro de imprentas (Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT,
modificatorias y ampliatorias).

7.3. Unidad impositiva tributaria.

La Unidad Impositiva Tributaria – UIT, es el valor referencial fijado en forma anual por
el Ministerio de Economía y Finanzas – MEF la misma que es aplicable a las
operaciones comerciales en general; debiéndose tener presente el uso de esta
denominación en la aplicación de la presente directiva.
7.4. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO CAJA CHICA.

7.4.1. Designación de los Responsables del Manejo de Caja Chica.

La designación de los responsables del manejo de Caja Chica es efectuada mediante

Resolución de Gerencia Municipal a propuesta de la Dirección de Administración y
Finanzas. Dicha resolución debe indicar:

7.4.1.1. Nombres, Apellidos, DNI y régimen laboral del responsable único del manejo
de Caja Chica.
7.4.1.2. El monto aprobado.
7.4.1.3. El monto máximo a ser atendido con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica.
7.4.1.4. Todo cambio que afecte la Administración del Fondo Fijo de Caja Chica
deberá ser comunicado por escrito a la Gerencia Municipal por intermedio
de la Dirección de Administración y Finanzas para modificar la Resolución
de Gerencia.
7.4.2. Cuando el responsable designado para el manejo de Fondo Fijo para Caja
Chica se encuentre de Licencia o goce de vacaciones, si fuera el caso, se
designara a un suplente que será otro de la misma condición laboral,
encargado del manejo de los citados fondos solo por un lapso de 30 días,
mayor a este periodo se cambiara al encargado del manejo del Fondo Fijo para
Caja Chica, el cual será modificado por resolución gerencial.
7.4.3. El monto máximo, por cada vale provisional será el 30% de la UIT vigente.
7.4.4. Toda entrega de dinero se efectuara a través de responsable del manejo del
fondo, previa autorización del área usuaria, utilizando el formato “Vale
Provisional” (Anexo N° 01), donde se especificará el concepto puntual del gasto
y se adjuntara la proforma de gastos (Anexo N° 02).
El vale provisional será emitido a nombre del servidor, quien será responsable
de su rendición documentada en un plazo no mayor a 48 horas de la entrega
del dinero. Asimismo será responsable de la veracidad de la documentación
que presenta como sustento de gasto.
7.4.5. El solicitante entregara al responsable del Fondo de Caja Chica el Vale
Provisional visado por el responsable del área usuaria donde labora, en el que
indicara el concepto e importe del gasto que realizara, no debiendo exceder
cada comprobante de gasto el 30% de la UIT vigente.
Para el caso de la compra de bienes, el vale provisional deberá estar firmando
en el reverso por el responsable del almacén indicando “El bien no existe en el
stock de almacén”.
7.4.6. Una vez efectuado el gasto, de existir sobrante de dinero, el servidor
devolverá al responsable del Fondo de Caja Chica, asimismo entregara los
comprobantes de pago que sustentan el gasto efectuado, teniendo en cuenta lo
siguiente:
 Los comprobantes de pago deberán ser coherentes con los conceptos
indicados en el Vale Provisional y llevar en el reverso la firma y sello del
funcionario que recibió los fondos y la conformidad del gerente del área
solicitante. En ningún caso se aceptaran gastos de naturaleza diferente,
ni montos excedentes a lo autorizado. El incumplimiento de estas
disposiciones es bajo responsabilidad del funcionario que ejecuto el
gasto.
 Los gastos se sustentan con los documentos establecidos por el
Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de
Superintendencia N° 007-99-SUNAT, modificada con Resolución de
Superintendencia N° 223-2015/SUNAT, y el artículo 71° de la Directiva
de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución
Directoral N° 002-2007-EF.15, y sus modificatorias.
 Los comprobantes de pago deberán emitirse a nombre de la
Municipalidad Distrital de San Jerónimo, consignando el RUC N°
20199906306, y dirección Jr. San Martin N° 204 Cercado (Plaza de
armas) Apurímac – Andahuaylas – San Jerónimo.
 Todos los documentos sustenta torios de la rendición de cuentas del
Fondo, deberán llevar el sello de PAGADO para evitar la duplicidad del
uso del comprobante de pago.
7.5. Específicas de gasto:
Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo de Caja deben afectarse
únicamente a las siguientes específicas del clasificador de los Gastos Publicas:

BIENES
Clasificadores Descripción
2.3.1.1.1.1 Alimentos y bebidas para consumo humano
2.3.1.2.1.1 Vestuario, accesorios y prendas diversas
2.3.1.3 Combustibles, carburantes, lubricantes, y afines
2.3.1.3.1 Combustibles, carburantes, lubricantes, y afines
2.3.1.5 Materiales y útiles
2.3.1.5.1.1 Repuestos y Accesorios
2.3.1.5.1.2 Papelería en general, útiles y materiales de oficina
2.3.1.5.3.1 Aseo, limpieza y tocador
2.3.1.5.3.2 De cocina, comedor y cafetería
2.3.1.5.4.1 Electricidad, iluminación y electrónica
 2.3.1.5.99.99 Otros
2.3.1.6.1. Repuestos y Accesorios
2.3.1.6.1.1 De vehículos
2.3.1.6.1.4 De seguridad
2.3.1.6.1.99 Otros accesorios y repuestos
2.3.1.8.1.2. Medicamentos
2.3.1.10 Suministro para uso agropecuario, forestal y veterinario
2.3.1.99.1 Compra de otros bienes
2.3.1.99.1.4 Símbolos, distintivos y condecoraciones
SERVICIOS
2.3.2.1.2.99 Otros Gastos
2.3.2.2.2 Servicios de telefonía e internet

2.3.2.2.3 Servicios de mensajería, telecomunicaciones y otros afines

Servicio de Publicidad, impresiones, difusión e imagen
2.3.2.2.4 institucional
2.3.2.4.1.3 De vehículos
2.3.2.6.1.1 Gastos legales y judiciales
2.3.2.6.1.2 Gastos Notariales
2.3.2.6.3.3 Seguro Obligatorio accidentes de tránsito (SOAT)
2.3.2.7.9 Servicios de organización de eventos
2.3.2.7.11.99 Servicios Diversos

7.6. Alimentación y movilidad.

Gastos por alimentación y/o movilidad local según sea el caso cuando el
funcionario o servidor público se desplaza fuera de la localidad o de su centro
de trabajo, por comisión de servicio por carácter eventual o transitorio.
Entiéndase como centro de trabajo la reparación donde el servidor ejerce sus
funciones con carácter de permanente.

Comprenden los gastos de movilidad local, de acuerdo a las tarifas oficiales de

pasajes vigentes dentro de la provincia de Andahuaylas, entiéndase que
corresponde a aquellos gastos que se efectúan en servicio urbano por el
desplazamiento del personal de la Municipalidad de San Jerónimo con carácter
oficial hacia otras reparaciones del estado o instituciones particulares dentro
del radio urbano.

Tratándose solo de traslado de cheques, valores, expedientes u otra

documentación en riesgo, el Gerente Municipal y/o Director de Administración
de Fianzas, bajo criterio de racionalidad, autoriza el uso de taxis y o
Transportes particulares para su traslado.

Local fuera del Distrito, monto pagado por día

 Funcionarios y servidores S/. 40.00

7.7. Combustibles y Lubricantes

Gastos por la adquisición de elementos destinados a la combustión,

carburación y lubricación. Solamente se entenderá esta participa en casos muy
especiales, a vehículos de propiedad de la Municipalidad en servicio, con el V°
B° del Gerente Municipal y/o Director de Administración y Finanzas.

7.8. Alimentos y bebidas para el consumo humano.

7.8.1. Se consideran en esta específica los gastos de alimentación que se otorga al
personal cuando por necesidad de servicio deban prolongar su permanencia en
el puesto de trabajo excepcionalmente de lunes a viernes, fuera del horario
habitual de trabajo. Se deberá consignar al reverso del comprobante de pago la
labor realizada, con la autorización del Funcionario responsable.
7.8.2. El gasto generado con motivo de reuniones de trabajo de carácter institucional
y oficial deberá estar justificado por el órgano o Unidad usuaria y autorizado
por la Gerencia Municipal y el Director de Administración y Finanzas, indicando
los nombres apellidos, números de DNI y firmas de los participantes y la
visación (V°B°) de la unidad de Contabilidad como control previo.
7.8.3. Excepcionalmente se reembolsara dentro de 72 horas siguientes con la debida
justificación de la permanencia, facturas, boletas, de venta y tickets, por
alimentación y movilidad por labores desarrolladas después de las 20:00 horas
o durante días no laborables por un mínimo de 04 horas a los servidores
debidamente autorizados por la área usuaria, quien comunicara por escrito
(correo electrónico, nota, memorando, etc) al Gerente Municipal y/o Director de
Administración y Finanzas quien autorizara el pago.
7.8.4. Materiales de construcción y maquinarias.

Constituyen los gastos por adquisición de materiales para el mantenimiento y

reparación de las instalaciones de los inmuebles (material sanitario, materiales
eléctricos, pintura, triplay, chapas de puerta, clavos y otros similares),
corresponde a la adquisición debidamente autorizada por el responsable de la
oficina de Logística y el V| B° de la Gerencia Municipal y/o Dirección de
Administración y Finanzas:

Materiales de construcción
Materiales eléctricos
Materiales sanitarios
 El motivo del gasto de los bienes antes señalados, deberá indicarse al reverso
de los comprobantes de pago (Facturas y/o Boletas), debidamente ser firmadas
en señal de conformidad, por el área solicitante.

7.8.5. Compra de bienes

Corresponde a la adquisición debidamente autorizada de:
Materiales de escritorio
Materiales de procesamiento automático de datos
Materiales de limpieza
Que, por urgencia, requiera atenderse a través de Fondo Fijo de Caja Chica, lo
cual será refrendando al reverso de cada comprobante de pago; asimismo, se
atenderán gastos de menos cuantía de:
Materiales médicos
Materiales de laboratorio
Materiales fotográficos y fonográficos
Repuestos
Impresiones y suscripciones
Materiales de instalación y acondicionamiento
Otros materiales de uso no duradero.
7.8.6. Otros servidores de terceros.

Se deberá tomar en cuenta todos los gastos por retribuciones a personas

jurídicas o naturales como son:

Mantenimiento y Reparación
Impresiones
Encuadernación y empastado
Otros servicios de terceros
Instalaciones y acondicionamiento
Servicio de arbitraje para eventos deportivos
1. Por los gastos de servicios, adicionalmente a lo anterior señalado, debería
indicarse al reverso del comprobante de pago, el motivo del gasto,
debiendo ser firmados en señal de conformidad por el usuario.
2. Para los gastos de mantenimiento y/o reparación de vehículos se
atenderán los relativos a la compra de repuestos menores y reparaciones
menores. De necesitar una reparación mayor se deberá coordinar con la
jefatura de Logística.
3. La rendición de los vales provisionales de los vales otorgados por el
encargado del Fondo Fijo de Caja Chica debe realizarse dentro de 2 días.
 Vencido este plazo el usuario deberá reintegrar el dinero, no pudiendo
efectuar rendición alguna. El encargado solicitara la devolución del dinero
otorgando un plazo no mayor de 2 días. De no cumplir el usuario con este
requerimiento, se proceder al descuente en la planilla de haberes.
4. El encargado único del manejo del Fondo de Caja Chica de la
Municipalidad de San Jerónimo, es responsable de la rendición oportuna
de los Vales Provisionales, bajo responsabilidad administrativa y
económica.

Artículo 8°: Rendición de cuentas y reposición del fondo.

La rendición de cuentas se efectuará siguiendo el siguiente procedimiento:

a) El encargado de Administrar el Fondo Fijo de Caja Chica, mediante

informe dirigido a la Gerencia Municipal, detallara la utilización de
los fondos y adjuntara los documentos originales 15 días antes y 10
después del mes correspondientes de habilitación por el monto total
y/o parcial del importe habilitado, tan pronto como el efectivo
descienda a niveles que hagan necesarios nuevas habilitaciones, a
fin de mantener la provisión de fondos y cubrir los gastos menudos
y/o urgentes.
b) La unidad de contabilidad, se encargará de revisar y fiscalizar la
documentación boletas, facturas, tickets y en casos excepcionales y
debidamente justificados, se utilizará el formulario “Declaración
Jurada” para sustentar por los que no sea posible obtener los
comprobantes de pago, hasta un máximo del 25% del monto total
habilitado, asegurándose que los gastos efectuados se hayan
realizado dentro de los niveles autorizados de gasto. Los
documentos presentados por gastos que no estén debidamente
sustentados o comprendidos en la presente Directiva, serán
devueltos para la absolución de las observaciones planteadas,
debiendo el responsable emitir un informe a fin de levantar
observación, en un plazo no mayor a 48 horas, de no ser
reconocido el gasto, se solicitara la devolución del dinero. En caso
que el responsable no efectuara la devolución, se procederá al
descuento por planilla.
c) La Gerencia Municipal, remitirá la información y documentación a la
dirección de Planificación y presupuesto para la correspondiente
afectación presupuestaria de los gastos.
 d) La reposición de los fondos, se efectuará a través de la Unidad de
Tesorería previo revisión y fiscalización de los documentos
sustentatorios, por una vez al mes, por el importe máximo de S/.
6,000 (Seis Mil con 00/100 soles).
e) El responsable del fondo podrá solicitar el reembolso de caja chica
hasta un 75% de lo gastado debidamente rendido ante la oficina de
Tesorería.

ARTÍCULO 9°: Uso excepcional de declaración jurada para sustentar gastos.

9.1. La declaración jurada es un documento sustenta torio de gastos únicamente

cuando se trate de casos, lugares y conceptos, por lo que no sea posible
obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo
establecido por la SUNAT.
9.2. El gerente municipal y el Director de Administración y Finanzas determinara de
manera expresa los casos, lugares y los conceptos del gasto en los que se
utilizara la Declaración Jurada como sustento de determinados gastos.
9.3. El monto de la declaración jurada no debe exceder a S/. 420.00 (Cuatrocientos
Veinte y 00/100 soles), que equivale al 10% de la Unidad Impositiva Tributaria
vigente.

ARTICULO 10°: PROHIBICIONES.

10.1. Adelantos de remuneraciones, préstamos o cualquier tipo de gasto de

remuneraciones.
10.2. Efectuar el cambio de cheques personales por cualquier concepto o
circunstancia.
10.3. Realizar gastos diferentes al autorizado en el vale provisional.
10.4. En compras y/o contrataciones programables, bajo responsabilidad económica
del Funcionario solicitante.
10.5. Pago de recibos por honorarios por servicios de carácter permanente o
servicios eventuales en forma reiterada durante el mismo mes.
10.6. Pago a los servidores por labores fuera del horario establecido de trabajo.

ARTÍCULO 11°: Mecanismos de control.

11.1. La designación de la persona responsable del manejo del fondo deberá recaer
en personas ajenas a los encargados de giro de cheques, cajeros y personal
que maneja registros contables.
11.2. La unidad de tesorería en coordinación con el responsable del manejo del
Fondo Fijo de Caja Chica deberá de implementar medidas de seguridad que
impidan la sustracción del fondo o deterioro de la documentación sustentatoria
así como la seguridad de las instalaciones físicas en ambientes seguros.
11.3. Es responsabilidad del encargado del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica
llevar un registro auxiliar para el control de los recursos asignados.
11.4. La unidad de contabilidad efectuara arqueos inopinados a los responsables del
manejo del fondo, informando del resultado a la Dirección de Administración y
Finanzas.
11.5. Se levantaran actas en los arqueos que se practiquen cono evidencia de la
acción y conformidad las que serán firmadas por los responsables del Fondo y
los funcionarios y servidores que intervengan en el arqueo.
11.6. Todos los comprobantes de pago que sustenten el gasto del fondo deberán
presentar las siguientes firmas:
a) Firma o sello en el reverso del funcionario o servidor del área
usuaria del gasto.
b) Firma y sello del Tesorero.
c) Visto bueno V° B° del Gerente Municipal y/o Director de
Administración y Finanzas.
d) Deben contar con el sello de pagado, a fin de evitar duplicidad.
e) No deben presentar borrones ni enmendaduras.

ARTÍCULO 12°: LIQUIDACIÓN.

12.1. El fondo de caja chica, serán liquidadas en su totalidad al finalizar el año del
ejercicio presupuestal, bajo responsabilidad del encargado, debiendo presentar el
recibo de caja de reversión del saldo no utilizado a la Unidad de contabilidad,
conjuntamente con la última rendición del año.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

1. El responsable de la Caja Chica deberá contar con un registro de todos

los funcionarios con sus firmas y vistos y sus respectivos sellos que
permita corroborar que los gastos han sido efectivamente autorizados
por ellos.
 2. El Encargado Único del Fondo Fijo de Caja Chica, bajo responsabilidad,
deberá adoptar medidas correctivas a efectos de aplicación un criterio
de racionalidad en el gasto, con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica,
orientando su ejecución a la atención de necesidades básicas,
menudas y urgentes.
3. Por los gastos indicados, deberá indicarse el RUC de la Municipalidad
Distrital de San Jerónimo en las facturas, recibidos por honorarios
profesionales y ticket, excepto boleta de venta. Los documentos
sustentatorios deberán ser originales.
4. Las facturas deberán presentar lo que corresponde al USUARIO y copia
SUNAT, así como los Ticket, la Boleta de venta el que corresponde al
USUARIO y será transcrito del papel carbón.
5. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente
directiva genera sanción administrativa independientemente de las
sanciones penales o civiles a que hubiera lugar.
6. La dirección de Administración y Finanzas, la unidad de Tesorería y la
Unidad de Contabilidad o quienes hagan sus veces son responsables
de vigilar el estricto cumplimiento de la Directiva.
7. La vigencia de los comprobantes de pago que sustenten los gastos de
caja chica no deben exceder a (30) treinta días de la fecha de emisión.
8. Los formatos anexos no deben tener borrones ni enmendaduras.

DISPOSICIONES FINALES.

Primera: Los aspectos no contemplados en la presente Directiva, serán resueltos por

la Dirección de Administración y Finanzas y/o la Gerencia Municipal en el marco de las
disposiciones de la normativa vigente sobre la materia.

Segunda: La unidad de contabilidad cumplirá las funciones de control preventivo en el

marco de sus funciones y competencias respecto a las disposiciones contenidas en la
presente directiva.

Tercera: Cualquier acción contraria a lo dispuesto en la Presente Directiva será

comunicada por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas, quien a su vez
informara a la Gerencia Municipal para las acciones correspondientes.

Cuarta: La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su aprobación,

asimismo, será publicada en el Portal Institucional de la Municipalidad Distrital de San
jerónimo.
Quinta: Regístrese, notifíquese a todas las dependencias de la Municipalidad Distrital
de San Jerónimo.