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DIRECTIVA N° 001-2018- UE 036 REGION POLICIAL AYACUCHO-ICA/OFAD

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA EN LA


UNIDAD EJECUTORA 036 REGION POLICIAL AYACUCHO-ICA.

I. OBJETIVO

Normar y establecer procedimientos a aplicarse en los diversos procesos técnicos


administrativos para la gestión de los fondos de Caja Chica con cargo a toda fuente
de Financiamiento en la Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica
(1689-SIAF-SP-MEF).

II. FINALIDAD

Establecer procedimientos que permitan el adecuado empleo, control y reposición


de Caja Chica en forma consistente, veraz y oportuna, satisfaciendo las
necesidades urgentes y menudas que demandan su cancelación inmediata o que
por su finalidad y características no pueden ser debidamente programadas para
efectos de su cancelación mediante otra modalidad de pago.

BASE LEGAL

a) Constitución Política del Perú


b) Decreto Legislativo N° 1267 - Ley de la Policía Nacional del Perú.
c) DS N° 304-2012-EF, TUO de la Ley General del Sistema de Presupuesto Ley
28411.
d) Ley 28112 - Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
e) Ley N° 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
f) Ley N° 30693 - Ley de Presupuesto del Sector Público AF-2018.
g) Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de la Entidades del Estado.
h) Ley N° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado Y su modificatoria.
i) Decreto Supremo DS N° 350-2015-EF - Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
j) Resolución Suprema. N° 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago
y sus modificatorias.
k) Directiva de Tesorería N°. 001-2007-EF/77.15 Disposiciones y procedimientos
Generales relacionados con la ejecución financiera y demás operaciones de
Tesorería y modificaciones.
l) Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 Disposiciones complementarias a la
Directiva de Tesorería, respecto del cierre de operaciones del Año Fiscal anterior,
del G
m) Gasto Devengado y Girado y del uso de la Caja Chica, entre otros.
n) Resolución Directoral N° 004-2011-EF/77.15, donde dispone que el monto
máximo con cargo a la Caja Chica no debe de exceder del veinte por ciento
(20%) de una UIT.

IV. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva, es de cumplimiento


obligatorio por los responsables del manejo de Caja Chica de las Unidades
Orgánicas Dependientes presupuestariamente de la Unidad Ejecutora Nº 036
Región Policial Ayacucho - Ica.

V. SITUACION

a) Las medidas de racionalidad y austeridad fiscal dispuestas por el Supremo


Gobierno, han establecido pautas básicas orientadas al accionar de las
entidades del Sector Público a fin de optimizar los gastos; realizando las
acciones necesarias que permitan el cumplimiento de los objetivos de las
entidades del Sector Público al menor costo posible.

b) Los créditos presupuestales autorizados por la Dirección Nacional de


Presupuesto Público del MEF, obligan a considerar las necesidades de cada
Unidad Ejecutora, así como para los casos de las Regiones Policiales,
Direcciones Especializadas, Administrativas y demás Unidades PNP, de tal
manera que dispongan de un monto que garantice en los niveles
indispensables la operatividad de sus órganos dependientes, motivo por el
cual, mediante la Resolución Directoral correspondiente se apertura la Caja
Chica para el Año Fiscal 2018.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

1. Gestión

a) Anualmente en el marco presupuestal de cada Unidad Ejecutora estará


precisada los montos aprobados para las asignaciones específicas de los
gastos no programables y de rápida cancelación con cargo a Caja Chica al
amparo de lo dispuesto por la Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional,
Regional y Local, emitidas por la Dirección Nacional del Tesoro Público.

b) Las Regiones Policiales, dependientes presupuestariamente de la Unidad


Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, anualmente actualizarán las
Resoluciones Directorales para la apertura de Caja Chica.

c) Toda Resolución autorizativa de apertura, modificación y/o ampliación de la


Caja Chica, deberá ser puesta en conocimiento de los Órganos de Control
Institucional PNP de la Contraloría General de la República, como Entes
Sistémicos del Sistema Nacional de Control, así como de los responsables de
su manejo.

2. Manejo

a) Los gastos que se efectúen con los fondos para Caja Chica, serán únicamente
con cargo al Grupo Genérico de Gastos 2.3. Bienes y Servicios, el mismo que
guardará relación con el Presupuesto Institucional Modificado de la Entidad.

b) Las Regiones Policiales y demás Unidades dependientes de la Unidad


Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica (1689-SIAF-MEF), están
autorizadas para efectuar gastos menores, urgentes y no programables con
cargo al Clasificador Presupuestal de Gastos 2.3. Bienes y Servicios,
autorizados en la presente Directiva.

c) Las Regiones Policiales y demás Unidades dependientes de la Unidad


Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, efectuarán su proceso de
manejo de dichos recursos de acuerdo a lo dispuesto en el Clasificador
Presupuestal de Gastos 2.3. Bienes y Servicios siguientes:

2.3. BIENES Y SERVICIOS


23.11 Alimento y Bebidas
23.11.1 . Alimento y Bebidas para Consumo Humano
23.15. Materiales y Útiles
23.15.12. Papelería en General, Útiles y Materiales de Oficina
23.15.31. Aseo, Limpieza y Tocador
23.15.41. Electricidad, Iluminación y Electrónica.
23-.199.13 Libros, Diarios y Revistas
23.199.199 Otros Bienes
23.21.2 Viajes Domésticos
23.21.21 Pasajes y Gastos de Transportes.
23.22 Servicios Básicos, Comunicaciones, Publicidad y Difusión
23.22.31. Correos y Servicios de Mensajería.
23.22.44. Servicios de Impresión, Encuadernación y Empastado.
23.24.14. Mantenimiento de Mobiliario y Similares
23.24.199 Mantenimiento de Otros Bienes y Activos.
23.24. Servicio de Mantenimiento, Acondicionamiento y Reparaciones
23.24.11. Servicio y Mantenimiento de Edificaciones y Estructuras.

d) El manejo del fondo estará a cargo de los Directores responsables de Región


Policial, quienes aprobarán su uso y asumirán la responsabilidad de su
ejecución y control, exigiendo y aprobando la documentación sustentatoria, la
misma que deberá remitirse a la Unidad Ejecutora.

e) Todo desembolso será autorizado por el Director General de Administración o


quien haga sus veces, a pedido justificado del Jefe de la dependencia
solicitante para atender las necesidades urgentes y gastos menores no
programables que demanden su cancelación inmediata, debiendo el encargado
de la caja pagadora efectuar el pago previa documentación sustentada.

f) Al reverso de los documentos que sustenten el gasto tales como Facturas,


Boletas de Ventas, Tickets y otros autorizados por la SUNAT, se deberá
consignar la Dependencia o Unidad que realice el gasto, deberá ser firmado
por el Jefe de Unidad, Jefe de Administración y el encargado del manejo de los
fondos de conformidad a las normas emitidas por la Contraloría General de la
República.

g) Se sustentará el gasto con boletas de venta siempre y cuando el proveedor no


esté facultado a emitir factura, la omisión recaerá en el responsable del manejo
de Fondos de Caja Chica.
h) Los documentos sustentatorios deberán ser originales y consignarán las
cantidades en forma clara, sin enmendaduras, sin adulteraciones, ni borrones
que motive dudas y conlleve a anulaciones de los mismos y la reformulación de
su rendición de cuentas, la emisión de los comprobantes de pago será a
nombre de: Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, RUC N°
2060247971, con domicilio en la Asociación UNSCH, MZ “E”, lote 05, distrito de
Ayacucho, provincia de Huamanga.

i) Las adquisiciones que se realicen a través del fondo para Caja Chica, se
sujetarán a lo dispuesto en la Norma General de Tesorería (NGT) N° 05 y 07 en
la parte pertinente; así como en la Resolución Directoral de apertura del fondo
y lo acotado en la presente Directiva.

j) Los importes del fondo para Caja Chica no pueden: depositarse en Cuentas
Corrientes, Cuentas de Ahorros, realizar operaciones financieras con él, sino
por el contrario deben mantenerse en efectivo, debiendo asegurar su custodia
a fin de evitar e impedir la sustracción, bajo responsabilidad del administrador
del fondo.

k) El fondo para Caja Chica, no deben ser agotados en su totalidad, sino que
deberá mantenerse siempre en cantidad razonable en reserva, que permita
afrontar oportunamente los gastos muy urgentes, sin necesidad de esperar la
próxima reposición de los mismos, bajo responsabilidad de los funcionarios
encargados de su administración.

l) En cada rendición de cuentas se deberá adjuntar el "Acta del Consejo de


Administración" responsable del manejo de fondos para Caja Chica.

m) El monto máximo a facturar por cada adquisición o servicios no será mayor a


SEISCIENTOS TREINTA CON 00/100 SOLES (S/. 630.00).

3. Reposición.

a) El fondo para Caja Chica, deberá ser repuesto oportunamente a fin de cumplir
con los fines para lo cual fue creado. La reposición será programada en
concordancia al Art. 36. b) de la Directiva de Tesorería del AF-2007, a la letra
dice: ... "el gasto en el mes con cargo a dichos fondos no debe exceder de tres
veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones
documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período".

b) La reposición consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados,


previa verificación de la documentación sustentatoria por el Área de Control
Previo de la Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica.

c) La Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, se abstendrá de


atender la reposición del Fondo para Caja Chica, cuando exista:

1) Falta de liquidez en los Gastos Presupuestarios 2.3. Bienes y Servicios


Considerados en el Presupuesto Institucional Modificado de la Institución.
2) Agotamiento de la asignación en el marco presupuestal de la Genérica del
Gasto Bienes y Servicios.

3) Adulteraciones, borrones y/o enmendaduras en las Facturas, Boletas de


Ventas y demás documentos sustentatorios.

4) Utilización de Específicas del Gasto no autorizadas por la presente


Directiva.

5) En caso de detectarse Boletas de Ventas emitidas por proveedores,


cuando estas empresas se encuentran facultados a emitir facturas.

d) Los gastos no conformes serán motivo de observación y devueltos a su unidad


de Origen.

4. Control

a) Serán responsables de la administración del Fondo para Caja Chica, los


funcionarios policiales designados por los Directores de las Regiones Policiales
que estén considerados en la Resolución Directoral de Apertura o Ampliación
del fondo para Caja Chica emitidas por la Unidad Ejecutora Nº 036 Región
Policial Ayacucho - Ica (1689 SIAF — SP), así como los integrantes del
Consejo de Administración de conformidad a las normas de Control Interno del
Sistema Nacional del Control.

b) El funcionario policial designado por el Jefe de Unidad para la administración


del manejo del fondo para Caja Chica, no podrá administrar otros fondos
distintos para el cual fue designado, bajo responsabilidad.

c) Los Jefes de Unidad o Administración o quien haga sus veces, dispondrán


como medidas de control, entre otros, las siguientes acciones:

1) Que, el pagador o encargado del Manejo de la Caja Chica, haya aperturado


un libro para registrar los ingresos y egresos de acuerdo a los gastos
efectuados por la Unidad, teniendo en cuenta los principios y normas
Generales de Contabilidad.

2) Realizar arqueos inopinados y programados a los responsables de la


administración de la Caja Chica, a través de la Oficina de Inspectoría de la
Institución y Organismos del Sistema Nacional de Control.

3) La designación de los responsables del manejo de la Caja Chica, será


realizada mediante Resolución Jefatural suscrita por el Director de la
Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica.

d) Recepcionar y evaluar la documentación que sustente la rendición de cuentas


por los gastos realizados, verificando su conformidad, posteriormente
programar la reposición de fondo para Caja Chica por el importe del gasto
sustentado, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
e) La Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, mantendrá en
custodia la documentación que justifique los gastos ejecutados de la Caja
Chica, los mismos que estarán a disposición de los Órganos del Sistema
Nacional de Control para las acciones respectivas, debiendo remitir una copia
en forma periódica a la OCI PNP.

f) Unidades de la PNP

1) La Unidad PNP asignada con el fondo para Caja Chica atenderán los
gastos menores, urgentes y de rápida cancelación no programables,
para tal efecto deberá ceñirse a las normas y disposiciones prescritas en
la presente Directiva.

2) Formular oportunamente la documentación de rendición de cuentas y


gestionar la reposición correspondiente de acuerdo a sus necesidades
prioritarias.

3) Cerrar el fondo para Caja chica, conforme a lo establecido en la


respectiva Resolución de apertura de fondos.

g) De los Órganos de control.

1) Los Órganos del Sistema Nacional de Control, efectuarán y/o dispondrán


las acciones pertinentes de fiscalización.

2) Los funcionarios competentes para efectuar arqueos son: El Tesorero, el


Contador, los Auditores Especializados del Sistema Nacional de Control.

3) El arqueo debe hacerse en presencia del responsable de su custodia,


firmando el Acta correspondiente, cuyo resultado se comunicará al
Comando respectivo y a los Organismos del Sistema Nacional de
Control.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

A. La Unidad Ejecutora Nº 036 Región Policial Ayacucho - Ica, aperturará


un fondo para Caja Chica, para la atención de los gastos menores
urgentes no programables, con cargo a la fuente de financiamiento que
se especificará en la respectiva Resolución Directoral.

B. La apertura, ejecución, reposición y rendición de cuentas, se sujetarán a


lo establecido en la Normas Generales de Tesorería (NGT) 5, 6 y 7;
Directiva de Tesorería y Ley del Sistema Nacional de Tesorería.