NORMAS PARA EL USO DE FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA PARA EL AÑO FISCAL

2,007 DIRECTIVA REGIONAL Nº 0002 -2007-GORE-ICA/PR-ORADM-OTE FORMULADA FECHA : : Oficina de Tesorería de la Oficina Regional de Administraciòn 16 MAYO 2007

I.

FINALIDAD Establecer el uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, cuya utilización es para gastos menudos y muy urgentes; excepcionalmente para viáticos no programables. Por razones de viabilizar la gestión de cada Unidad Operativa y/o Unidad Ejecutora.

II.

OBJETIVO Normar la utilización del Fondo Fijo para Caja Chica (FFCCH) y del Fondo para Pagos en Efectivo (FPPEE) en el Gobierno Regional – ICA.

III. • • • • • • • • • • •

BASE LEGAL Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28927, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2007. Ley Nº 28693, Ley General del Sistema de Tesorería. Articulo 10º, párrafo 10.3 de la Ley Nº 27783, Ley de Bases de la Descentralización. Articulo 33º Ley Nº 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley Nº 27902. Decreto Supremo Nº 195-2001-EF. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, Normas del Control Interno para el Sector Público. Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15, que aprueba Las Normas General de Tesorería - NGT Nº 05: “Uso del Fondo para Pagos en Efectivo”, NGT – 06: “Uso del Fondo Fijo para Caja Chica” y NGT – 07: “Reexposición Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.

2.• • • • Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77. El Fondo será establecido o modificado. ALCANCE Están sujetas a la presente Directiva las diferentes Unidades Operativas y/o Unidades Ejecutoras que manejan Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica confortantes del Pliego Gobierno Regional de Ica. El Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica cuyo manejo es centralizado en el encargado único y/o responsable. es aquel establecido con carácter único con dinero proveniente de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios y cuyo monto estará determinado de acuerdo a las necesidades de cada Unidad Ejecutora y/o Unidad Operativa por Resolución de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces. mediante Resolución del Director Regional de Administracion o quien haga sus veces. Para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. V. es aquel monto adicional al Fondo para Pagos en Efectivo.15. su modificatoria aprobada mediante Ordenanza Regional Nº 002-2006GORE-ICA. Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT-Reglamento de Comprobantes de Pago y sus normas modificatorias. el Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica se girará a nombre de quién exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo a cargo del responsable del manejo de dichos Fondos. que aprueba la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2. DISPOSICIONES GENERALES El Fondo para Pagos en Efectivo. constítuido con carácter único con recursos provenientes de Fuentes de Financiamiento distintas a Recursos Ordinarios y cuyo monto estará determinado de acuerdo a las necesidades de cada Unidad Ejecutora y/o Unidad Operativa por Resolución de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces. Ordenanza Regional Nº 001-2003-GORE-ICA.007. aprueba “Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Ica” y. Resolucion de Contraloría Nº 123-2000-CG. modifica diversas normas Técnicas de Control Interno. de cada Unidad Ejecutora según la resolución de designación. El Fondo Fijo para Caja Chica. IV. 3. teniendo . en su caso. De acuerdo al Sistema de Administración Financiera del Sector Público.

visado por el área de control de asistencia y permanencia de personal de la Oficina de Administracion de Potencial Humano o de la Oficina que haga sus veces y funcionarios autorizados. dando cuenta al Gerente General y/u Órgano Superior. de quién se solicite consignando nombres y apellidos. y sello respectivo. deben detallar los lugares visitados. Reglamento de Pago y Modificatorias que reúnan los requisitos establecidos por SUNAT: Los cuales serán visados por el usuario rindente. 200. señalados para gastos menudos y urgentes. 4. La declaración jurada por planilla de movilidad local de existir. Todo gasto debe ser sustentado necesariamente con comprobante de pago autorizado mediante la Ley Marco Nº 28112 y Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT. 7. Son documentos de pagos autorizados. habilitados en las Unidades Operativas y/o Unidades Ejecutoras. los siguientes: a) Factura original b) Boleta de Venta (copia del usuario) c) Recibo por Honorarios d) Tícket emitido por máquina registradora e) Especie Valorada f) Boletos de Viaje g) Declaración Jurada (máximo S/. El uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. bajo responsabilidad.en cuenta el flujo operacional de los gastos menudos y urgentes. tales como: 20 Víaticos y Asignaciones 23 Combustible y Lubricantes 24 Alimentos para Personas 30 Bienes de Consumo 32 Pasajes y Gastos de Transporte 39 Otros Servicios de Terceros 49 Materiales de Escritorio 5. y funcionarios responsables y. debe ser restringido a lo estrictamente indispensable y debidamente justificado con la suscripción de los beneficiarios y a quienes faculta la ley a realizar estos gastos. del jefe inmediato. emitido por la SUNAT y deberá contener el número del RUC de la Unidad Ejecutora . 6. h) Otros documentos originales considerados como comprobantes de pago. La declaración jurada sólo procederá únicamente cuando se trate de lugares o conceptos donde no sea posible obtener los comprobantes de pagos y.00) en caso de no existir ninguno de los documentos antes señalados. de conformidad a lo establecido en el reglamento de comprobantes de pago vigente. El gasto por consumo de alimentos para personas. la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio.

Toda compra mayor a S/. La Factura deberá presentarse lo que corresponde al USUARIO y la copia SUNAT así como los Tíkets. Los gastos sustentados con Declaración Jurada. 13. el concepto del gasto será completamente específico. 12. su incumplimiento será responsabilidad del Director de la Oficina de Tesorería y del Director Regional de Administración o quienes hagan sus veces. 16. 200. legible. Las facturas serán en original a excepción de la Boletas de Ventas. la Boleta de Venta el que corresponde al USUARIO y será transcrito del papel carbón. no se aceptarán comprobantes de pago por conceptos no señalados en detalle. deberán llevar el sello de PAGADO para evitar la duplicidad de uso o envío de comprobantes de pago. en ninguno de los casos deberá presentar borrones. caso contrario se deberá obtener tres (03) cotizaciones y seleccionar de acuerdo al criterio. no es valido el fraccionamiento para pagar varias veces el máximo establecido para una misma adquisición 15. Está prohibido presentar como sustento de gastos facturas. El monto a pagar con este Fondo no deberá exceder de los S/. menor precio – mejor calidad.00 (Doscientos con 00/100) Nuevos Soles deberá tramitarse mediante la Oficina de Abastecimiento. serán exclusivamente por concepto de movilidad local. para tal propósito antes de proceder a la compra se debe mantener permanentemente un archivo actualizado de los precios referenciales otorgados por la Oficina de Abastecimiento para no pagar sumas mayores por el mismo producto o servicio. 17. 11. Las adquisiciones de bienes y servicios no programadas deben sujetarse a las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. enmendaduras o alteraciones en su contenido. No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica excepto cuando se .8. boletas y/o tícket cancelados con tarjetas de crédito. 14. 10. Todos los documentos sustentatorios de la rendición de cuentas del Fondo. 200. 9. Queda términantemente prohibido la adquisición de tarjetas télefonicas para realizar llamadas a télefono fijo y télefono móvil bajo responsabilidad del Director Regional de Administración y Tesorero o quien haga sus veces.00 Nuevos Soles.

la Oficina de Tesorería realizará el giro del cheque. VI.autorice en forma expresa e invividualizada por parte del Director Regional de Administración o quien haga las veces. La Oficina de Tesorería es la responsable de la administración del fondo. se efectuará arqueos periódicos y sorpresivos del fondo. 19. se efectuará a tráves del formato “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo y/o Fondo Fijo para Caja Chica”. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 1. 18. actividad. la cual deberá ser firmado por el responsable y la persona que realiza el arqueo. indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo. programa y sub programa (Formatos Nº 01. Para Obtener dinero del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica autorizado por el Director Regional de Administración o quien haga las veces. preferentemente deberá llevar un libro de registros. por los vales otorgados deben justificarse documentadamente en un plazo máximo de 48 horas después de haber recibido el efectivo. considerándose el clasificador económico del gasto. 02 y 03 adjuntos). Como mecanismo de control.SP. El responsable de manejo del fondo debe llevar en forma directa el control de los fondos otorgados y gastos realizados en forma diaria para demostrar oportunamente el saldo existente. 21. el solicitante deberá presentar el “Vale Provisional” prenumerado. 06 y 07 debe llevar un archivo de las Resoluciones que aprueba o modifica el fondo. previo registro de fase de compromiso y devengue en el SIAF . La Dirección de Tesorería podrá girar cheques en el mes sólo hasta tres veces el monto constituido para el Fondo. 22. . Las rendiciones de cuenta. salvo cuando se trate de viáticos en que el plazo será de cinco (05) días calendario después del retorno del viaje 20. La reposición del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. 24. 23. por disposición del Director Regional de Administración o quienes hagan sus veces. con la autorización del Jefe Inmediato y con el visto bueno del Tesorero y del Director Regional de Administración o quienes hagan sus veces. El responsable del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica conforme a las Normas Generales de Tesorería Nº 05. dejándose constancia escrita. Dicha rendición deberá ser presentado al responsable de Control Previo para su fiscalización y afectación presupuestal correspondiente. así como de mantener permanentemente su líquidez.

RESPONSABILIDAD 1. en la fecha establecida en la Directiva de Tesorería. 3. Oficina de Contabilidad y la Oficina de Tesorería o quienes hagan sus veces serán responsables del cumplimiento de la presente Directiva. debiendo rendir cuenta del 100% de los fondos recibidos hasta el 20 del mismo mes. 5. Los saldos no utilizados del Fondo para Pagos en Efectivo. Para efectos del oportuno cierre contable del ejercicio. 2. deberán ser revertidos al Tesoro Público. 4.El Formato Nº 01 “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”.El Formato Nº 03 “Vale Provisional”. La Oficina Regional de Control Interno o quien haga sus veces en los Óganos desconcentrados y descentralizados velará por el cumplimiento de la presente Directiva. .2. . del resgistro en el sistema SIAF – SP en sus etapas de: compromiso y devengue. La Dirección Regional de Administración.El Formato Nº 02 “Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica”. . sólo se atenderán Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica hasta el día 15 de diciembre de cada ejercicio presupuestal. La Oficina de Contabilidad es la responsable del control previo del gasto. bajo responsabilidad del funcionario o servidor designado como responsable titular del Fondo y en el caso del Fondo Fijo para Caja Chica serán devueltos oportunamente a la cuenta corriente de donde fué girado. Forman parte de la presente Directiva: . VII. En la Unidad de Administración documentaria se mantendrán archivadas las Resoluciones Directorales originales de aprobación o modificación de dichos fondos.

GASTO S/. DETALLE Ctas. SUMA TOTALES DEVOLUCIÓN O REINT. DEL IMPORTE ESPECIF.FORMATO Nº 01 RENDICIÓN DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO DIA MES AÑO FECHA DOCUMENTO NÚMERO ASIG. BALANCE : : : VºBº CONTROL PREVIO FIRMA DEL RINDENTE Vº DEL TESORERO VºBº ADMINISTRADOR .

GASTO S/. DETALLE Ctas. BALANCE : : : VºBº CONTROL PREVIO FIRMA DEL RINDENTE Vº DEL TESORERO VºBº ADMINISTRADOR .FORMATO Nº 02 RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DIA MES AÑO FECHA DOCUMENTO NÚMERO ASIG. DEL IMPORTE ESPECIF. SUMA TOTALES DEVOLUCIÓN O REINT.

N.I.FORMATO Nº 03 VALE PROVISIONAL Nº S/. de VºBº ADMINISTRADOR 2007 RECIBÍ CONFORME D. El incumplimiento generará el descuento por planilla de remuneraciones. APELLIDOS Y NOMBRE: CONCEPTO : Nota: Toda entrega deberá ser rendida en un plazo no mayor de cuarenta y ocho (48) horas. salvo cuando se trata de víaticos que deberá ser rendida en un plazo no mayor a cinco (05) días. Nº APELLIDOS Y NOMBRES: DIRECCIÓN : . además de las acciones administrativas correspondientes. VºBº JEFE INMEDIATO VºBº TESORERO Ica.

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