DIRECTIVA N° 001 - 2016-MDP

NORMAS PARA EL USO Y MANEJO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA, DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PALCA DEL AÑO FISCAL 2016

I. FINALIDAD

Establecer normas y procedimientos adecuados para la correcta administración de Fondo Fijo

para Caja Chica.

II. OBJETIVOS

a) Establecer los procesos técnicos, normativos y administrativos del uso y manejo de caja
Chica.

b) Optimizar el uso de los recursos financieros con destino a Caja Chica.

c) Establecer condiciones, plazos y procedimientos para su habilitación y rendición de cuentas.

III. BASE LEGAL

 Ley Nº 27972; Ley Orgánica de Municipalidades

 Ley Nº 30281; Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2015.
 Ley Nº 28411; Ley General del Sistema Nacional Presupuesto.
 Ley Nº 28708; Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.
 Ley Nº 28693; Ley General del Sistema Nacional de Tesorería
 Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15; que aprueba la Directiva de Tesorería Nº 001-
2007-EF/77.15 para el Gobierno Nacional y los Gobiernos Regionales y por los pliegos
presupuestarios de los Gobiernos Locales; correspondiente al Año Fiscal 2007” vigente para
el presente ejercicio 2015.
 Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15; aprueba las Normas Generales del Sistema de
Tesorería.
 Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG; aprueba Normas de Control Interno para el Sector
Público.
 R.D.N°027-2014-EF/50.01 Aprueban Clasificadores Presupuestarios de Gasto para el año
2015
 Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT; Aprueba el reglamento de Comprobante
de Pago.

IV. ALCANCE

La presente Directiva comprende al Área de Tesorería y a todas las Áreas Administrativas

vinculadas al debido control y cautela de los recursos públicos de la Municipalidad Distrital de
Palca.

V. MARCO CONCEPTUAL

5.1 Fondo Fijo para Caja Chica

Es aquel constituido, con carácter único, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de
acuerdo a las necesidades de la entidad.

5.2 Reposición Oportuna

Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados de acuerdo a lo aprobado y
solicitado previa verificación de la documentación sustentatorio.

5.3 Arqueos Sorpresivos

Consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros está de acuerdo con la
existencia de fondos y valores.

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VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 La apertura para el Fondo Fijo para Caja Chica, se formaliza con Resolución del titular de la
Entidad, en la cual debe precisarse al responsable de su administración, el monto total del
fondo y monto máximo para cada adquisición.

6.2 El Fondo Fijo para Caja Chica se utiliza para efectuar gastos menudos y urgentes que
demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y característica, no pueden ser
debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

6.3 La Municipalidad Distrital de Palca solo podrá girar cheques en el mes por el indicado
concepto, hasta tres veces por el monto constituido, indistintamente del número de
rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho mes.

6.4 Los cheques deben girarse a nombre de los responsables designados para tal fin, de
conformidad a lo establecido en las Normas Generales de Tesorería.

6.5 El Gerente de Administración y Finanzas de la Municipalidad Distrital de Palca, deberán

disponer la realización de arqueos inopinados o sorpresivos. Así como, también podrán
realizar Arqueos de fondos, el Contador y el Tesorero, en cumplimiento de las Normas de
Control Interno. El resultado del arqueo deberá ser comunicado a la Gerencia de
Administración y Finanzas.

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

DE LA SOLICITUD DE APERTURA

a) Las Gerencias, y/o Jefes de Oficinas, deberán solicitar a la Subgerencia de Tesorería de la

Municipalidad, la apertura del manejo de Fondo Fijo para Caja Chica, con el objeto de
realizar pagos menudos y urgentes

b) La designación de los responsables del manejo descentralizado del Fondo Fijo para Caja
Chica de la Municipalidad Distrital de Palca, se formaliza con la expedición del acto
Resolutivo por parte de la entidad, hasta por los montos que a continuación se detalla:

FTE_FTO.:

18RECURSOS DETERMINADOS
Tipo De Recurso : “Q” Rentas de Aduana
Meta : (0020) Gestión Administrativa
Importe : S/. 2,000.00

FTE_FTO.:

09 RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

Tipo De Recurso : “01”
Meta : (0021) Mantenimiento y Reparación de
Equipo Mecánico.
Importe : S/. 1,500.00

DE LA HABILITACIÓN DEL FONDO

a) La Subgerencia de Tesorería consolidará el requerimiento, de acuerdo a las solicitudes de

apertura, los mismos que deben estar sujetos a la certificación presupuestal y Calendario de
pago correspondiente.

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b) El giro del cheque del monto habilitado, se realizará individualmente a nombre del
responsable del uso y manejo del Fondo Fijo para Caja Chica

c) El monto de habilitación acumulada no debe ser mayor al previsto en el punto VII inciso b).
Los montos serán establecidos o modificados según sea la necesidad, mediante Resolución
del titular de la entidad, la cual debe considerarse como ampliación, teniendo en cuenta el
flujo de operaciones de gastos menudos.

d) La ejecución del Fondo Fijo para Caja Chica, serán autorizados por la Gerencia de
Administración y Finanzas, y la Subgerencia de Tesorería, mediante la utilización del
formato “VALE DE CAJA” Pre-Numerado, el mismo que deberá ser solicitado al
responsable del manejo del fondo para Caja Chica.
Al momento de la rendición, el usuario deberá exigir que en su Vale de Caja original y copia
se consigne el sello de “ RENDIDO “, quedando el original en poder del responsable del
manejo de Caja Chica a fin de efectuar cruce de información.

e) Los Vales de Caja Pre-numerados deberá rendirse en un plazo máximo de 72 horas de

recibido el efectivo, con los comprobantes de pago sustentatorio, los cuales deberán contar
con la respectiva conformidad del Jefe Inmediato, y debidamente visados por el Gerente
Municipal, Gerente de Administración y Finanzas, y Subgerencia de Tesorería.
Por ningún motivo se autorizaran nuevos vales provisionales en tanto no se haya efectuado
la rendición de cuenta debidamente documentando del último vale provisional otorgado.

DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO

a) Los usuarios del Fondo Fijo para Caja Chica deberán presentar la documentación
sustentatorio de gastos, debidamente autorizada por el jefe inmediato superior (NGT. 05,
06, 07, respectivamente), adjuntando copia del Vale de Caja Pre-numerado, con el que se
habilitó el Fondo.

b) La solicitud de reposición con la rendición de cuentas del fondo de caja chica será atendida
por la Subgerencia de Tesorería, previa aprobación por la Gerencia de Administración y
Finanzas y Gerencia Municipal y condicionado a la disponibilidad financiera existente.

c) La Subgerencia de Tesorería procederá a recepcionar las rendiciones de cuenta

presentados por el responsable del manejo de fondos de caja chica y enviará las mismas a
la Subgerencia de Contabilidad para su revisión y se efectúe la solicitud de Certificación y
Compromiso Anual, Compromiso y Devengado correspondiente.

d) El responsable del Fondo de Caja Chica, llevara un registro o libro auxiliar autorizado por la
Subgerencia de Contabilidad en el cual se registraran los gastos y reembolsos, formulando
permanentemente el respectivo estado de movimiento, demostrando los saldos a una
determinada fecha.

e) El Responsable del Fondo deberán tomar las precauciones del caso, para que los mismos
sean repuestos oportunamente y la institución no se vea afectada por la falta de fondos
para la atención de gastos menudos y urgentes.

DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO.

a) El responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica de la Municipalidad Distrital de
Palca, deberá sustentar los gastos con documentos (Comprobantes de Pago), debidamente
autorizados por la SUNAT, con excepción de la Declaración Jurada de Gastos, documento
este que será utilizado cuando no se tenga acceso a comprobantes de Pagos debidamente
sustentados.

b) Se podrán atender pagos en efectivo, sólo cuando los requerimientos tengan carácter de
menudos urgentes.

c) El importe de la habilitación del Vale de Caja no deberá exceder de S/. 200.00.

d) Para efectos del reembolso, en la rendición presentada deberá considerar los clasificadores
del gasto, aprobada mediante Resolución Directoral Nº 030-2015-EF/50.01, aprueba los
Clasificadores Presupuestarios para el año fiscal 2016.

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e) El monto máximo para cada adquisición, no deberá exceder los S/. 150.00 (Ciento
cincuenta y 00/100 Nuevos Soles).

f) la Declaración Jurada de Gastos como sustento de gasto en casos excepcionales donde no

se pueda obtener Facturas y/o Boletas de Venta serán a nombre del funcionario y/o servidor
solicitante, siendo el mismo quien deberá rendir cuentas dentro de los plazos establecidos y
de acuerdo a las partidas específicas habilitadas, siendo pre-requisito para una nueva
habilitación, de lo contrario se procederá al descuento de sus haberes.

g) Referente a los gastos de representación solo serán autorizados para hacer uso de estos
desembolsos el Titular de la Municipalidad y el Gerente Municipal, en función al desempeño
del cargo, bajo el criterio de no ser programables

h) Al cierre del ejercicio presupuestal los Vales de Caja no rendidos serán descontados al
personal responsable a quien le fue habilitado los fondos, siendo estos revertidos al Tesoro
Público y/o depositados a la cuenta corriente correspondiente, dependiendo de la fuente de
financiamiento.
Para efectos de rendición de cuentas de cierre, cualquier reembolso en el mes de
Diciembre del presente ejercicio será presentado hasta el día 07 de dicho mes, debiendo
presentar la Rendición de Cuentas como fecha máxima hasta el día 22.

i) Los montos habilitados deberán ser orientados a los gastos para los cuales fueron
solicitados y que fueran consignado en el VALE DE CAJA pre-numerado, caso contrario la
documentación será rechazada.

DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS

a) Se considera Comprobantes de Pago a aquellos documentos que cumplan con todas las
características y requisitos establecidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago,
entre los que tenemos:

 Factura
 Recibo por Honorarios Profesionales Electrónicos
 Boleta de venta
 Liquidación de Compra
 Ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras
 Documentos emitidas por Entidades Prestadoras de Salud.
 Formatos proporcionados por ESSALUD, para el Pago del Seguro Complementario de
Trabajo de Riesgo.
 Etiquetas autoadhesivas para el pago de la Tarifa Unificada del uso del Aeropuerto.
 Boletos y pasajes de transporte terrestre y aéreo.

Siempre que estas sean emitidos a nombre de la Municipalidad Distrital de Palca

b) El Responsable del Fondo verificará la fecha de emisión de los documentos fuentes

sustenta torios, teniendo en cuenta la fecha en que se otorgó la habilitación del Fondo, a fin
de establecer la concordancia con las fecha en que ocurren los gastos.

c) El Responsable del Fondo no aceptará documento sustenta torios con fecha anterior a la
habilitación, con excepción de aquellas que se hallan suscitado en circunstancias ajenas a
la voluntad del habilitado, para lo cual se exigirá el Informe debidamente sustentado y la
autorización del Gerente Municipal.

d) Los comprobantes de pagos utilizados como documentos sustenta torios deberán contener
en el reverso la siguiente información:

 Nombre, DNI, VºBº o firma del servidor o funcionario habilitado con recursos del fondo y
que es responsable del gasto.
 VºBº del jefe inmediato del servidor o funcionario habilitado con recursos del fondo y
que es responsable del Gasto.

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  Sello de V°B° y firma del Gerente Municipal, Gerente de Administración y Subgerente
de Tesorería
 Descripción concreta del gasto efectuado.

f) El responsable del manejo de fondos para caja chica, deberá tener especial cuidado, que
los gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, no sean fraccionados en su monto en la
fecha de emisión y continuidad numérica del Comprobante de Pago reconocido por la
SUNAT.

g) Cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevarán impreso el sello
consignando la frase “ PAGADO “ y la fecha de cancelación del mismo al momento de
realizar el desembolso.

DE LAS PARTIDAS ESPECÍFICAS DEL GASTO

a) Se reconocerán los gastos de menor cuantía en la adquisición de bienes y servicios,

siempre y cuando éstos se encuentren comprendidos en las partidas específicas de gasto
aprobadas mediante Resolución.

b) Solamente en casos excepcionales y debidamente sustentados, los reembolsos podrán

considerar en las mismas partidas específicas que no están consideradas en la Apertura de
los Fondos.

DEL PLAZO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

a) El responsable del Fondo de la Municipalidad distrital de Palca, presentará y tramitará sus

respectivas rendiciones de cuenta debidamente documentada, consignando un resumen de
las partidas específicas del gasto. Asimismo agregarán un resumen adicional para la
Afectación Presupuestal, según el Mnemónico (Meta) y cadena funcional, al que deberá
cargarse el reembolso en el mes, de no tener alcance no se comprometerá el mismo, siendo
de responsabilidad del encargado del manejo de los Fondos.

b) De acuerdo al Artículo 36º inc. b) de la Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/ 77.15, el gasto

en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido en la
apertura, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse
en el mismo periodo.

VIII. DISPOSICIONES FINALES

a) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo al

Fondo Fijo para Caja Chica.

b) Se encuentra prohibida la conformación de fondo especiales o de

naturaleza o características similares al Fondo Fijo para Caja Chica, cualquier sea su
denominación, finalidad o fuente de financiamiento, con excepción de aquellos que estén
expresamente autorizados de acuerdo a Ley, bajo responsabilidad de la Gerencia de
Administración y la Subgerencia de Tesorería de la Municipalidad.

c) Queda prohibido el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica,
en los siguientes casos :

- Compra de gasolina, combustibles y lubricantes.

- Pago de Remuneraciones, Viáticos, servicios públicos
- Realizar pagos fraccionados de honorarios, así como pagos fijos y permanentes
- Bienes muebles de oficina.

d) Los gastos para Compra de útiles de escritorio y materiales de

procesamiento automático de datos, solo serán autorizados por la Gerencia Municipal.

e) Lo no previsto en la presente Directiva será resuelto por la Gerencia

de Administración y Fianzas de la Municipalidad distrital de Palca.

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 f) Si se detecta falsedad y/o fraude de los documentos presentados
para sustenta gastos

IX. RESPONSABILIDADES

El cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva es de responsabilidad del:

 Gerente de Administración y Finanzas.

 Subgerente de Tesorería
 Responsables designados para el manejo del Fondo Fijo para Caja Chica.
 Los funcionarios y servidores que soliciten habilitación de los recursos del fondo.

X. FORMATOS A UTILIZARSE

a) Vale de Caja Pre- numerado.

b) Rendición de Cuenta – Resumen
c) Declaración Jurada de Gastos.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PALCA

Nº.....................

VALE DE CAJA

S/........................

Yo ..................................................................................., recibí del Responsable del Fondo Fondo Fijo

para Caja Chica, la cantidad de (en letras e
imprenta).........................................................................Para efectuar gastos por concepto
de: .............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
................................................................................................................

AUTORIZACIÓN:

...................... .............................................. ......................................

Solicitante Vº Bº Gerencia de VºBº Subgerencia
Administración Tesorería

NOTA : De acuerdo a lo normado en la Directiva Normas para el uso del Fondo Fijo de Caja Chica,
autorizo a la Oficina Regional de Administración para que a través de la instancia competente
disponga que el monto habilitado mediante el presente VALE, sea descontado de mi haber mensual.
en caso de incumplimiento de Rendición de Cuenta dentro del plazo de las 72 horas.

Palca ,................................................ RECIBI CONFORME

..........................................
(Firma)
Nombre............................
DNI: ............................

1) Original (usuario).
2) Copia (responsable del fondo).

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 RENDICION DE CUENTA – RESUMEN

FONDO FIJOPARA CAJA CHICA

SECTOR : PRESUPUESTO :
PLIEGO : FTE. FTO. :
PROGRAMA : FECHA :

Nº FECHA DOCUMENTO DETALLE Y/O IMPORTE S/. ESP.

PROVEEDOR GASTO

TOTAL HABILITADO S/ .....................

PRESENTE RENDICIÓN .....................
SALDO POR RENDIR .....................

RESUMEN POR ESPECIFICA DE GASTO:

............................................................................
............................................................................
.............................................................................
.............................................................................

Palca,...................de...............del 2015

......................................... .................................... .................................

Firma Vº Bº Vª Bº
Responsable del Fondo Subgerente de Gerente de
Tesorería Administración

………………………………
V°B°
Subgerente de
Contabilidad

* Formato sólo en Original.

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 DECLARACION JURADA DE GASTOS

1. DEPENDENCIA : ...................................................................................
2. NOMBRES Y APELLIDOS : ...................................................................................
3. CARGO/ CATEG. REMUNER : ...................................................................................
4. DESTINO/LUGAR DE TRABAJO : ...................................................................................
5. DURACIÓN DE LA COMISION : ...................................................................................

De conformidad con el Art. 71º de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 vigente para el Año
Fiscal 2015que establece las disposiciones y procedimientos de carácter general y permanente
relacionados con la ejecución financiera y demás operaciones de Tesorería, aprobado con Resolución
Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, declaro bajo juramento haber realizado los gastos que se detallan,
de los cuales no ha sido posible obtener Facturas, Boletas de Venta u otro comprobante reconocido y
emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT, los mismos que no exceden de la décima
parte de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT), S/. 385.00 Nuevos Soles. Entendiéndose que este límite
es aplicable solamente para aquellos gastos realizados dentro del territorio nacional.

Nº DE
ORDEN FECHA DETALLE IMPORTE

TOTAL: S/.

En fe de lo cual, firmo la presente Declaración Jurada.

Palca,......... de.................... del2015

................................................... ............................................
SERVIDOR COMISIONADO JEFEINMEDIATO

........................................... .....................................
Vº Bº JEFE PERSONAL Vº Bº CONTADOR

........................................
Vº Bº TESORERO